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Warenwirtschafts - Programm Programmbeschreibung - elektronische Karteiführung - leichte Auszeichnung aller Artikel mit unterschiedlichen Kalkulationsschemas, bei Nachkäufen Information über letzte Preise. - Unterstützung professioneller Etikettendrucker und Barcodescanner - Bilddatenbank für alle Artikel - umfangreiches Informationssystem - Verhältnis Einkauf / Verkauf - Bestand / Verkauf verschiedener Warengruppen - Bestand / Verkauf Artikel je Lieferanten - Summe Inventurwert zum beliebigen Stichtag - Umsatzverlauf - leichte Inventuraufnahme ohne Unterbrechung des Geschäftsablaufes - Netzwerkfähig Besonderheiten - leichte Bedienung - schnelle Programmausführung - keine besonderen Computeranforderungen - Bedienung mit Tastatur oder Maus - geringer Speicherbedarf auf der Festplatte - ASC II Schnittstelle - günstiger Preis Autor / Vertrieb / Service Vertrieb / Service HANS-PETER SCHMITZ GERHARD SCHMITZ Staatl. gepr. Augenoptiker und Augenoptikermeister Augenoptikermeister und Juwelier Im Dicken Hop 8 Waltroper Str. 13 21762 Otterndorf 44536 Lünen Telefon 04751 / 9998435 0231 / 871668 Telefax 04751 / 909256 0231 / 872062 Email solftware@schmitz-team.de Mail@Schmitz-Team.de Internet http://software.schmitz-team.de 2
Installation Windows 98, NT, 2000, XP, Vista Legen Sie die CD in Ihr Laufwerk. Der Startbildschirm erscheint nach ca. 10 sec. automatisch. Ist die automatische CD-Erkennung deaktiviert so: Klicken Sie auf [Start] in der Taskleiste Klicken Sie auf Ausführen In das Eingabefeld d:start CD eingeben [OK] anklicken Es erscheint das CD-Menü. Die Installation besteht aus zwei Teilen. Zunächst werden die Programmbibliotheken (Hilfsprogramme), anschließend die Programmdateien auf die Festplatte kopiert. Die Installationsprogramme starten automatisch nacheinander. 3
Die Daten werden auf Ihre Festplatte in den gewünschten Ordner (Verzeichnis) kopiert. Es wird ein neues Fenster für den Programm-Manager erzeugt, aus dem Sie das Programm durch Anklicken des Symbols starten können. Netzwerk Auf dem Server-Rechner installieren Sie das Programm wie oben geschrieben. Das Laufwerk auf dem Server-Rechner mit Lese- und Schreibrechten freigeben. Auf dem Client-Rechner eine Verbindung zum Server herstellen. Laufwerksbuchstabe für die Netzwerkverknüpfung erstellen. Icons zum Programmstart erstellen Sie über den Menüpunkt Netzwerkinstallation von der InstallationsCD. Hier wird der Netzwerklaufwerksbuchstabe benötigt. Sie können das Programm nun auch vom Client-Rechner aus starten. Bitte prüfen Sie nach der Installation die Programmeinstellungen über den Menüpunkt Programm/Einstellungen/Programm! 4
Nach dem ersten Programmstart muss das Programm für den Rechner freigeschaltet (lizenziert) werden. Hierzu wird eine einmalige Freigabenummer generiert. Teilen Sie uns diese Nummer per Mail, Fax oder Telefon mit. Sie erhalten von uns eine Freigabenummer, die die Nutzung auf diesem PC ermöglicht. Deinstallation Die Deinstallation erfolgt über die Windows-Systemsteuerung. Wählen Sie Software. In der Liste der installierten Programme markieren Sie die Einträge: Schmitz Opti Schmitz Hilfsprogramme und klicken auf [Entfernen]. Wichtig! Die Hilfsprogramme nur entfernen, wenn keine andere Schmitz-Software mehr verwendet wird. Es werden alle Programme und Daten entfernt! 5
Wichtiger Ratschlag! Nur bei einer lückenlosen Eingabe von Zugängen und Abgängen der Artikel, ist eine aussagekräftige Lagerverwaltung möglich. Wird hier nicht mit der nötigen Sorgfalt gearbeitet, stehen über kurz oder lang keine genauen Bestandsdaten mehr zu Verfügung. Sämtliche statistischen Auswertungen und die Inventurdaten können dann nicht mehr dem realen tatsächlichen Lager entsprechen. Es ist daher die Grundlage zu schaffen, dass sämtliche Artikel nach einem erfolgten Verkauf auch aus der Lagerkartei ausgetragen werden. Schalten Sie Ihren Computer nie mitten im Programm aus!!! Beenden Sie zuerst das Programm! Sonst: DATENVERLUST 6
Allgemeine Grundlagen Allgemeine Bedienungshinweise Mit [F1] erhalten Sie Hilfe. [F9] = OK Taste schließt Eingaben und Auswahlen ab. [ESC] = Abbruch Verlassen Grundgedanke In der Lagerverwaltung werden 3 Listen geführt. Diese sind notwendig, um die Reihenfolge der Eingaben sowie Abgänge der Artikel nach zu halten. Nur so ist es möglich eine stichtagbezogene Statistik und Inventur zu erstellen. Es werden nur Einkäufe und Verkäufe bis zu diesem Stichtag berechnet. Es kann hier auch nachgehalten werden ob ein Artikel zu früheren Zeitpunkten z.b. mit einem anderen EK-Preis eingekauft wurde. Die Listen können nach Bedarf in Fenstern geöffnet werden. In diesen Fenstern kann dann durch weitere Ausschnitte eine Eingrenzung vorgenommen werden. 7
Die 3 Lagerlisten Wareneingangs-Liste Hier werden alle Artikel die neu eingekauft wurden, in der Reihenfolge der Neueingabe aufgenommen. Die Liste wird von den Statistikmodulen durchgearbeitet, um zeitliche Zugänge der Artikel berücksichtigen zu können. Warenverkaufs-Liste Hier werden alle Artikel die verkauft wurden in der Reihenfolge der Abgänge aufgenommen. Die Liste wird von den Statistikmodulen durchgearbeitet, um zeitliche Abgänge der Artikel zu berücksichtigen zu können. Warenbestand-Liste Dies ist der eigentliche Artikelstamm. Hier werden zu jedem Artikel Lieferant, Artikelnummer, EK und VK Preise, Lagerbestand, Gesamtverkäufe, sowie Inventurdaten abgelegt. Bei einem Lagerzugang wird die Wareneinkaufsliste ergänzt, und in der Bestandsliste der Artikel als Zugang gebucht. Anschließend wird automatisch der Preis zum späteren Ausdruck vorgesehen. Bei einem Lagerabgang wird die Warenverkaufsliste ergänzt, und in der Bestandsliste der Artikel als Abgang gebucht. Bei einem Warenumtausch wird der Artikel aus der Warenverkaufs-Liste entfernt und in der Bestandsliste wieder eingebucht. Anschließend wird automatisch der Preis zum späteren Ausdruck vorgesehen. Bei einer Lieferanten-Gutschrift wird der Artikel aus der Wareneinkaufs-Liste entfernt und in der Bestandsliste ausgebucht. 8
Tägliche Arbeit Programmaufruf Nach dem Programmstart muss ein Kennwort eingegeben werden. Nur mit einem gültigen Kennwort ist der Zugang zum Programm möglich. Die Passwörter sind in der Zulässigkeit zu bestimmten Auswahlen abgestuft, so dass nicht jeder Mitarbeiter an interne Daten gelangt. 9
VERSION 1 : Augenoptiker Neue Ware auszeichnen (Warenzugang) Menüpunkt: Kartei/neue Artikel [ALT] [K] [N] (Kartei) (Neueingabe) oder [Strg]+[N] Im Hintergrund sehen Sie die Einkaufsliste und im Vordergrund öffnet sich der Eingabedialog. 10
Die Eingabemaske Lieferant Hier durch Teilsuche Lieferanten Namen heraussuchen. z.b. Eingabe Rod gefunden wird Lieferant Rodenstock z.b. Eingabe stock gefunden wird Lieferant Rodenstock z.b. Eingabe oden gefunden wird Lieferant Rodenstock Bestandteile des Namens reichen zur Suche! Sollte Lieferant noch nicht angelegt sein, wird zur Lieferantenaufnahme verzweigt. BestellNummer Hier bitte die BestellNr des Lieferanten eingeben Bei Brillen nur Modellnummer ohne Farbnummer Warengruppe Mit der [Enter]-Taste oder mit Mausklick wird die Auswahl der Warengruppen getroffen. Es erfolgt eine aufeinander abgestimmte Auswahl. Die Auswahl ist baumartig aufgebaut, so dass nur relevante Folge-Warengruppen abgefragt werden. Ist die Auswahl fertig wird auf das nächste Eingabefeld gewechselt. Textetikett / Farbe Hier wird die Farbnummer bei Brillenfassungen, oder die Erweiterung eingetragen, die unbedingt auf dem Preisetikett stehen soll. z.b. Dia 0,1 TW/SI Rubin 42 cm usw. Bemerkung Hier können beschreibende Erklärungen, die zur Identifizierung des Artikels dienen eingegeben werden. z.b. Flache Fassung mit viel Strasssteinen rotverlauf z.b. HAU rund Zifferblatt blau Datum bei 6 Größe/Gewicht Größe eingeben z.b. 50,16 Brückenweite 16mm. 11 entspricht Scheibengröße 50mm, und
EKPreisliste Einkaufspreis laut Preisliste Rabatt Mengenrabatt oder Sonderrabatt Bonus Wird automatisch mit aktuellem Wert aus Lieferantendatenbank gefüllt EKNetto Anzeige Ergebnis: EK-Preisliste Rabatt - Bonus Inventurwert Bei Neueingabe = NettoEK. Durch Inventurbewertung änderbar. Prozentsatz Hier wird der Kalkulationsaufschlag ohne MwSt. errechnet der sich zwischen dem EK Preis und dem VK-Preis ergibt. Die Vorgabe ergibt sich aus der für jede Warengruppe und EK-Preis hinterlegten Kalkulation Sie können hier jedoch die Vorgabe überschreiben. Die Vorgabe wird zusätzlich etwas abgeblendet angezeigt. Kalkulation auf Festlegung auf welchen Grundpreis sich die Kalkulation beziehen soll. VK-Preis Verkaufspreis welcher automatisch nach dem hinterlegtem Kalkulationssatz der betreffenden Warengruppe errechnet wurde. Es erfolgt automatisch eine Preisrundung, so daß keine ungünstigen Preise auftauchen. Der vorgeschlagene Verkaufspreis kann jederzeit manuell abgeändert werden. (Einfach überschreiben). Kommission Hier kann mit j oder 1 der Artikel als Kommissionsware gekennzeichnet werden. Bei Auswahlsendungen, oder Aktionswaren, welche nach beendeter Aktion an Hersteller zurückgegeben wird. Diese Artikel werden bei der Statistik nicht dem Bestand zugeordnet. Einkauf 12
Hier wird die Anzahl der Artikel eingegeben, um die der Lagerbestand erhöht werden muss. Es werden pro Artikel ein Preis zu Verfügung gestellt Wird mehr als ein Preis pro Artikel benötigt, muss dieser zusätzlich angefordert werden. Min = Mindestbestand Hier kann ein Mindestbestand hinterlegt werden. So das abgefragt werden kann, ob dieser Artikel noch in ausreichender Anzahl im Bestand vorhanden ist. Einkaufs-Datum Das Einkaufsdatum wird mit dem aktuellem Tagesdatum vorbelegt, und braucht nur bei Eingabe alter Lagerware geändert werden. 13
VERSION 2 Juweliere Neue Ware auszeichnen (Warenzugang) Menüpunkt: Kartei/neue Artikel [ALT] [K] [N] (Kartei) (Neueingabe) oder [Strg]+[N] Im Hintergrund sehen Sie die Einkaufsliste und im Vordergrund öffnet sich der Eingabedialog. 14
Die Eingabemaske Lieferant Hier durch Teilsuche Lieferanten Namen heraussuchen. z.b. Eingabe Dug gefunden wird Lieferant Dugena z.b. Eingabe ena gefunden wird Lieferant Dugena z.b. Eingabe Du gefunden wird Lieferant Dugena Bestandteile des Namens reichen zur Suche! Sollte Lieferant noch nicht angelegt sein, wird zur Lieferantenaufnahme verzweigt. BestellNummer Hier bitte die Bestellnummer des Lieferanten eingeben Warengruppe Mit der [Enter]-Taste oder mit Mausklick wird die Auswahl der Warengruppen getroffen. Es erfolgt eine aufeinander abgestimmte Auswahl. Die Auswahl ist baumartig aufgebaut, so dass nur relevante Folge-Warengruppen abgefragt werden. Ist die Auswahl fertig wird auf das nächste Eingabefeld gewechselt. Textetikett / Farbe Hier werden Eingaben oder die Erweiterung eingetragen, die unbedingt auf dem Preisetikett stehen soll. z.b. Dia 0,1 TW/SI Rubin 42 cm usw. Bemerkung Hier können beschreibende Erklärungen, die zur Identifizierung des Artikels dienen eingegeben werden. z.b. Flache Fassung mit viel Strasssteinen Rotverlauf z.b. HAU rund Zifferblatt blau Datum bei 6 Größe/Gewicht Geicht bei Schmuckwaren. Diese Eingabe ist bei der Berechnung von EK-Preisen bei getrennter Fasson und Goldanlieferung notwendig.. Fasson 15
Preis für den vom Lieferanten berechneten Bearbeitungsaufwand EKPreisliste Einkaufspreis laut Preisliste. Wenn Gewicht und Fasson eingegeben wurde wird hier der Edelmetallwert plus der Fassonwert addiert. Es ergibt sich so der komplette EK-Preis. Wird das Gewicht und nur der EK-Preis eingegeben, wird der Fassonwert als Differenz von EK und Edelmetallwert ausgerechnet. Rabatt Mengenrabatt oder Sonderrabatt oder Skonto Bonus Wird automatisch mit aktuellem Wert aus Lieferantendatenbank gefüllt EKNetto Anzeige Ergebnis: EK-Preisliste Rabatt - Bonus Inventurwert Bei Neueingabe = NettoEK. Durch Inventurbewertung änderbar. Prozentsatz Hier wird der Kalkulationsaufschlag ohne MwSt. errechnet der sich zwischen dem EK Preis und dem VK-Preis ergibt. Die Vorgabe ergibt sich aus der für jede Warengruppe und EK-Preis hinterlegten Kalkulation Sie können hier jedoch die Vorgabe überschreiben. Die Vorgabe wird zusätzlich etwas abgeblendet angezeigt. Kalkulation auf Festlegung auf welchen Grundpreis sich die Kalkulation beziehen soll. VK-Preis Verkaufspreis welcher automatisch nach dem hinterlegtem Kalkulationssatz der betreffenden Warengruppe errechnet wurde. Es erfolgt automatisch eine Preisrundung, so dass keine ungünstigen Preise auftauchen. Der vorgeschlagene Verkaufspreis kann jederzeit manuell abgeändert werden. (Einfach überschreiben). Kommission 16
Hier kann mit j oder 1 der Artikel als Kommissionsware gekennzeichnet werden. Bei Auswahlsendungen, oder Aktionswaren, welche nach beendeter Aktion an Hersteller zurückgegeben wird. Diese Artikel werden bei der Statistik nicht dem Bestand zugeordnet und bei der Inventur nicht berücksichtigt. Einkauf Hier wird die Anzahl der Artikel eingegeben, um die der Lagerbestand erhöht werden muss. Es werden pro Artikel ein Preis zu Verfügung gestellt Wird mehr als ein Preis pro Artikel benötigt, muss dieser zusätzlich angefordert werden. Min = Mindestbestand Hier kann ein Mindestbestand hinterlegt werden. So das abgefragt werden kann, ob dieser Artikel noch in ausreichender Anzahl im Bestand vorhanden ist. Einkaufs-Datum Das Einkaufsdatum wird mit dem aktuellem Tagesdatum vorbelegt, und braucht nur bei Eingabe alter Lagerware geändert werden. BILD-Eingabe Es kann für jeden Artikel ein Bild eingefügt werden. Bilder die sich in der Zwischenablage befinden werden durch Anklicken der RECHTEN Maustaste im Bildfenster sofort hinterlegt. Sollten Sie Bilder vom Scanner oder aus einer Datei einfügen wollen klicken Sie mit der LINKEN Maustaste in das Bildfenster. Hier stehen Ihnen jetzt die nötigen Möglichkeiten zur Verfügung. 17
Nach Eingabe von Lieferant und Bestellnummer erfolgt automatisch ein Prüfung ob dieser Artikel bereits einmal in die Kartei aufgenommen wurde. Sie sehen folgende Tabelle: Stellen Sie eine Übereinstimmung fest, so klicken Sie auf den gefundenen Artikel. Die Daten werden in die Eingabemaske übernommen. Prüfen Sie auf Veränderung des Einkaufspreises, geben die hinzugekaufte Stückzahl an und beenden Ihre Eingabe mit [OK]. Stellen Sie keine exakte Übereinstimmung fest, Größe oder Farbe weichen ab, so markieren Sie die beste Übereinstimmung und klicken auf [Abbruch]. Ein neuer Datensatz wird angelegt und mit den vorher markiertem Datensatz vorbelegt. Ändern Sie nun die Eintragungen und speichern mit [OK]. Durch diese Technik erhalten gleiche Modelle auch gleiche Preise. Einmal vorgenommene individuelle Kalkulationen eines Artikels stehen Ihnen wieder zu Verfügung. 18
Ausdruck der Preisetiketten Für jede Neuaufnahme wird ein Preisetikett vorgemerkt, d.h. in einem Etikettenzwischenspeicher abgelegt. Aus den Tabellen und für jeden angezeigten Artikel kann die Preisetikettenausgabe ebenfalls vorgemerkt werden. Markieren Sie den gewünschten Artikel mit der Maus und klicken Sie auf die Etikettenschaltfläche. Auch für alle Artikel des aktuellen Fensters kann der Preisetikettendruck aktiviert werden. Menüpunkt: Bearbeiten/Fensterpreise Vorher bitte durch geeignete Auswahl die Anzahl der Artikel auf eine überschaubare Größe reduzieren. Beispiel: Sie möchten für die zuletzt eingegebenen Waren neue Etiketten. Menüpunkt Fenster/Einkaufsliste zeigt Ihnen die komplette Einkaufsliste. Stellen Sie die Markierung auf den ersten neu eingegebenen Artikel und wählen Sie Ausschnitt ab Stelle. Das nun neu gebildete Fenster enthält nun nur noch die gewünschten Teile. Menüpunkt Bearbeiten/Fensterpreise erzeugt die Etiketten. Die dritte Möglichkeit besteht in dem direkten Aufruf des Artikels über die Lagernummer. Hier besteht ebenfalls über eine Schaltfläche die Möglichkeit ein Etikett vorzumerken. Der Ausdruck der zwischengespeicherten, vorgemerkten Preise erfolgt über den Menüpunkt Drucken/Preise Den Zwischenspeicher können Sie über den Menüpunkt Drucken/Preiszwischenspeicher bearbeiten ansehen und auch Einträge entfernen. Sollte der Ausdruck nicht korrekt sein, kann dieser wiederholt werden. Wählen Sie einfach den Menüpunkt Drucken/Preise erneut an. Es erscheint eine Mitteilung Keine Preise zum Ausdruck, alten Preisausdruck wiederholen. Wenn dies bestätigt wird, erfolgt die Wiederholung der Preisetikettenausgabe. Justierung der Preisetiketten Über den Menüpunkt Drucken/Testetikett [F7] besteht die Möglichkeit Testetiketten auszugeben. Dies beeinflusst nicht die vorgemerkten Etiketten. Sie können den Testdruck solange wiederholen bis die Rolle korrekt eingespannt ist. Diese Funktion ist auch hilfreich, um einen Vorschub zum Entnehmen der Etiketten auszulösen. Sie können die gewünschten Etiketten entnehmen ohne die Justierung der Rolle zu verändern. 19
Verkaufte Ware austragen (Warenabgang) Durch die Verbindung mit dem Opti-Programm erfolgt das Austragen der Brillenfassungen automatisch bei der Auftragseingabe. Auf der Rechnungsseite der Auftragserfassung können weitere Artikel z.b. Etuis aus der Lagerverwaltung ausgetragen werden. Alle Artikel für die kein Auftrag erfasst wird tragen Sie über den Menüpunkt: Kartei/Verkäufe [Strg]+[V] aus. Nach Verlassen des Lagernummer-Feldes erfolgt automatisch die Anzeige der Artikeldaten. Restliche Eingabefelder füllen oder Eingabe gleich mit [F9] oder [OK] abschließen. Verkäufer Dieses Feld wird ähnlich wie das Lieferantenfeld durch Eingabe einiger Buchstaben des Mitarbeiternamens oder durch die Mitarbeiternummer gefüllt. Es können nur Verkäufer eingetragen werden, die in der Mitarbeiterliste enthalten sind. Abgabepreis Tragen Sie hier den wirklich erzielten Verkaufspreis ein, wenn sich dieser von dem ausgezeichneten Preis unterscheidet. Dies ist für die korrekte Erlösrechnung wichtig. Im Hintergrund sehen Sie die Verkaufsliste mit Ihren Eingaben. 20
Suchen von Artikeln oder Warengruppen Menüpunkt: Kartei/Suchen oder [ + ] Taste am Zahlentastaturblock oder [ F2 ] Taste Dies ist der zentrale Anlaufpunkt für fast alle Abfragen an das System. Sie können ein oder mehrere Felder füllen und so Ihre Abfrage einschränken. Folgende Möglichkeiten stehen somit zur Verfügung Suche eines Artikels über Lieferant + Bestellnummer Suche eines Artikel über den VK-Preis Anzeige des Bestandes der Artikel eines Lieferanten Anzeige des Bestandes einer Warengruppe Anzeige einer Lieferantenanschrift Das Ergebnis ist eine Tabelle mit Artikeln, die Ihren Suchekriterien entsprechen. 21
Wichtig Vor Beginn Ihrer Suchabfrage sollten Sie über die Schaltfläche Felder löschen alle Eingabefelder leeren. Jedes gefüllte Eingabefeld stellt eine weitere Bedingung für die Suche dar. Je mehr Eingaben desto kleiner die neue Tabelle. Anzeige mit vorhandener Lagernummer Menüpunkt: Kartei/Zeige Lagernummer oder [ - ] Taste am Zahlentastaturblock oder [ STRG ] [ Z] Taste Hier erreichen Sie sofort die Artikelanzeige, ohne Tabelle. Ideal um eine Preisetikett zu erneuern oder einen Artikel umzuzeichnen. Ware an Lieferanten zur Gutschrift zurücksenden Wenn Ware an den Hersteller zurückgesandt wird, muss diese aus der Einkaufsliste entfernt werden, da sonst die Erfolgsrechnung einen getätigten Wareneinkauf annimmt, der in Wirklichkeit nicht getätigt wurde. Benutzen Sie diesen Menüpunkt auch für irrtümlich doppelt erfasste Ware. Menüpunkt: Kartei/Gutschrift Lieferant Lagernummer und Anzahl eingeben. Der Artikel wird aus der Zugangsliste gelöscht, und gilt als nicht eingekauft. Wurde der Artikel mehrfach eingekauft, so wird Ihnen ein Ausschnitt aus der Einkaufsliste gezeigt und Sie wählen, welcher Einkauf rückgängig gemacht werden soll. Kunden-Umtausch Menüpunkt: Kartei/Umtauch Kunde Lagernummer und Anzahl eingeben. Der Artikel wird aus der Verkaufsliste gelöscht, der Bestand wird wieder erhöht und ein neues Preisetikett wird vorgemerkt. Wurde der Artikel mehrfach verkauft, so wird Ihnen ein Ausschnitt aus der Verkaufsliste gezeigt und Sie wählen, welcher Verkauf rückgängig gemacht werden soll. 22
Auswertungen Vertreter Info Hiermit erhalten Sie schnelle Informationen für Ihren Einkauf. Eine Liste der noch vorhandenen Artikel eines Lieferanten. Eine Liste mit den verkauften Artikel eines Lieferanten. Die Bestandliste kann auf neue Ware beschränkt werden (alte Artikel werden nicht angezeigt). Die Verkaufsliste bezieht sich auf einen gewünschten Zeitraum, z.b. seit dem letzten Einkauf. Sollten Sie von einem Lieferanten verschiedene Warengruppen beziehen, so können Sie die Liste auch auf bestimmte Warengruppen begrenzen Statistik-Übersicht Hier erhalten Sie mit einem Klick viele wichtige Informationen zu einem Bericht zusammengestellt. Zunächst wählen Sie den gewünschten Zeitraum: von...bis... Zur leichteren Eingabe ist laufendes Jahr, Vormonat, VorJahr anklickbar. Die Informationen werden mit dem entsprechenden Vorjahreszeitraum verglichen. Der Bericht enthält folgende Informationen: Stückzahlvergleich Verkauf Zeitraum1 / Zeitraum2 für verschiedene Warengruppen Verkaufserlösvergleich Verkauf Zeitraum1 / Zeitraum2 für verschiedene Warengruppen Übersicht der Verkäufe nach Warengruppen / Preislagen Gegenüberstellung der Einkäufe / Verkäufe im Prüfzeitraum unterteilt nach Lieferanten Gegenüberstellung der Einkäufe / Verkäufe im Prüfzeitraum unterteilt nach Warengruppen Augenblicklicher Warenbestand unterteilt nach Lieferanten Augenblicklicher Warenbestand unterteilt nach Warengruppen 23
Weitere Statistiken Umsatzverlauf Darstellung des Umsatzverlaufes aller oder bestimmter Warengruppen und Vergleich mit Vorjahren. Warengruppen-Statistiken Verteilung der vorhandenen oder verkauften Ware auf verschiedene Warengruppen. Lieferantenstatistiken Vergleich von Einkauf, Verkauf oder Bestand der Artikel verschiedener Lieferanten. Preislagenstatistiken Summenbildung aus Fensterausschnitten Altersstatistik Übersicht über das Alter des Warenbestandes 24
Inventur Inventur Assistent Der Inventur-Assistent führt in der richtigen Reihenfolge durch den Inventur-Ablauf. Zunächst entscheiden Sie auf welche Weise die Inventuraufnahme erfolgen soll. 1. Bestandsprüfung durch Erfassen der gefundenen Artikel mit dem Computer (empfohlen) 2. Bestandsprüfung mit Ausdruck einer Zählliste 3. Ausdruck ohne Bestandsprüfung Je nach Ihrer Wahl entscheidet sich das weitere Vorgehen. 1. Bestandsprüfung durch Erfassen der gefundenen Artikel mit dem Computer - Inventurbestand (Computerzählliste) zurücksetzen. - Artikel über Lagernummer aufnehmen (zählen). - Differenzen prüfen und korrigieren - Abwertung unmodischer Artikel - Inventurausgabe 2. Bestandsprüfung mit Ausdruck einer Zählliste - Zähl-Liste drucken - Differenzen korrigieren - Abwertung unmodischer Artikel - Inventurausgabe 3. Ausdruck ohne Bestandsprüfung - Abwertung unmodischer Artikel - Inventurausgabe Methode 1 Computerzählen wird empfohlen. Die Erfassung erfolgt durch Eingabe der Lagernummern in beliebiger Reihenfolge. Der Computer vermerkt die gefundene Ware in einem Zählfeld des Artikels. Nach Abschluss der Aufnahme erhalten Sie automatisch eine Differenzliste zur manuellen oder automatischen Korrektur. Sind die Differenzen, Karteibestand wirklicher Bestand, behoben kann eine manuelle oder automatische Abwertung erfolgen. Danach steht Ihnen die benötigte Inventurliste zum Ausdruck zur Verfügung. Details entnehmen Sie bitte der Online-Hilfe. 25
Zur Inventurdurchführung mit Computerzählliste Direkte Eingabe der gefundenen Artikel ohne schriftliche Zählliste. Dazu starten Sie das Programm WAWI für Windows und gehen wie folgt vor: 1. Inventurzähler zurücksetzen Einmalig vor Beginn der Inventur die Inventurzähler zurücksetzen. Dieser Menüpunkt ist mit Chefkennwort geschützt. 2. Artikel erfassen Im 2. Schritt erscheint das Menü Artikel erfassen. In dem Feld Lagernummer wird die Artikelnummer der Fassung eingegeben. Danach den Punkt [Inventur zählen] bestätigen. So werden alle Artikel, die in den Computer eingegeben sind und eine entsprechende Lagernummer haben, aufgenommen. Im Hintergrund sehen Sie ein fortlaufendes Erfassungsprotokoll. Dies dient nur zur Information zu Eingabereihenfolge. Die eigentliche Erfassung der Inventurbestände erfolgt beim jeweiligen Artikel im Feld AnzInv. Die Art der Erfassung wird über Programm / Einstellungen / Programm auf der Registerkarte Sonstiges festgelegt. Die Eingabe der Verkaufspreise kann als Kontrollziffer zwingend gefordert werden. Der Inventurwert ist für Bewertungen während der Erfassung wählbar. Zum Abschluss der Erfassung: Klicken Sie danach auf [Fertig, weiter]. 3. Inventurdifferenzen ermitteln Nach der Erfassung folgt die Differenzermittlung. Den Tag der Inventuraufnahme eingeben (aktuelles Datum), nicht den 31. Dezember 2004. Mit Klicken auf [OK] wird die Fehlerliste gebildet. Diese Tabelle wird über das Menü Drucken ausgedruckt. Diese Fehlerliste ist dann gewissenhaft durchzuarbeiten. Nachträglich gefundene Fassungen oder geklärte Fehler sind in der ausgedruckten Fehlerliste zu markieren (mögliche Fehlerquellen: z. B. vergessene Fassungen im Schaufenster, in diversen Schubladen, Fassungen - die zur Ansicht mitgegeben wurden, Fassungen - die aus Reparaturgründen demontiert wurden usw.) 3.0 Fehlerkorrektur Es können nun die Fehler bearbeitet werden. Durch Doppelklick auf den markierten Artikel öffnet sich ein Fenster, mit dem man die Liste bearbeiten kann. Unten links im Fenster befinden sich Schaltflächen: 26
3.1 Nachträglich wieder gefundene Artikel Durch Klicken auf [Zähler] wird ein wieder gefundener Artikel noch nachträglich in die Inventurliste aufgenommen. In der Fehlerliste ist dieser Fehler dadurch zu erkennen, dass die Anzahl im Bestand höher ist als die Anzahl der bei der Inventur gefundenen. Beispiel: Anz_Bestand =1 / Anz_Inv=0 3.2 Mehr gefunden als vorhanden Durch Klicken auf [Umtausch] kann ein im Bestand befindlicher und gezählter Artikel, der jedoch bereits als verkauft markiert ist, umgetauscht werden. In der Fehlerliste zeigt sich dies, wenn die Anzahl im Bestand kleiner ist als bei der Inventur gefundenen.. Beispiel: Anz_Bestand =0 / Anz_Inv=1 3.3 Nicht gefundene Artikel Anzahl-Bestand > Anzahl-Inventur. Der im Bestand geführte Artikel ist nicht mehr vorhanden. Schalter anklicken. Als Kunde wird INV für Inventur eingetragen, als Datum der 31.12.2004. Mit diesen Daten wird der Artikel aus der Fehlerliste ausgetragen. 27
3.4 automatischer Abgleich Bei sehr vielen Differenzen kann auch der Computer die Arbeit übernehmen. Nicht gefundene Artikel werden automatisch als Verkauf ausgebucht und so der Karteibestand dem Inventurbestand angeglichen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche [automatischer Abgleich] oben rechts in der Differenztabelle. Zunächst müssen Sie das Datum für die Korrekturbuchungen eingeben. Dieses Datum ist gleich dem Zähldatum oder dem Inventurdatum, je nachdem welches Datum kleiner ist. Beispiele: Zähldatum = 10.01.2005, Inventurdatum = 31.12.2004 -> Korrekturdatum = 31.12.2005 Zähldatum = 28.12.2005, Inventurdatum = 31.12.2004 -> Korrekturdatum = 28.12.2005 Das Weiterschalten zur Abwertung ist erst möglich, wenn alle Differenzen beseitigt sind. 4. Abwertung Abhängig von Alter und Warengruppe kann eine automatische Abwertung vorgenommen werden. Alternativ gezielt Artikel aufrufen und Inventurwert manuell verringern. Evtl. Abwertungsbegründung in das Bemerkungsfeld eintragen. Artikel mit Inventurwert = 0 erscheinen nicht auf der gedruckten Inventurliste. 5. Ausdruck Ermittlung des endgültigen Inventurwertes zum 31.12.2004 und Ausdruck Dabei wird der aktuelle, tatsächliche Inventurwert nochmals gebildet. In der Zwischenzeit getätigte Einkäufe bzw. Verkäufe werden automatisch berücksichtigt! Der dann ermittelte Inventurbestand wird als Liste angezeigt. Hier steht auch die Schaltfläche [Inventur ausdrucken] zur Verfügung. Damit erfolgt der Druck des Inventurbestandes einschließlich der aufaddierten Summen. 6. Zusätzliche Erfassung Bei fertigen und halbfertigen Brillenaufträgen müssen die Inventurwerte der Brillenfassungen, wie die Glaswerte, manuell auf Inventurlisten aufgenommen werden. Bei der Auftragseingabe wurde die Fassung dem Computer-Lager bereits entnommen. 28
Zur Inventurdurchführung mit Papierzählliste Bei diesem konventionellen Verfahren wird eine aktuelle Bestandsliste ausgedruckt und gefundene Artikel abgehakt. 1. Zählliste drucken [fertig, weiter] 2. gefundene Artikel abhaken 3. Korrekturen durchführen Prüfen Sie Ihre Zählliste auf Fehler. Nicht gefundene oder überzählige Artikel. Bei Differenzen: Artikel mit Lagernummer aufrufen 3.1 Artikel nicht oder zuwenig gefunden Verringern Sie die Bestandszahl über die Schaltfläche [Verkauf] Wichtig: Verkaufsdatum <= Inventurdatum (kleiner oder gleich) Als Kunde sollten Sie INV eingeben. VK-Preis unverändert bei vergessenem Austragen oder = 0 bei Diebstahl. 29
3.2 Mehr Artikel gefunden als laut Kartei vorhanden Es wurden versehentlich Artikel ausgetragen (verkauft) oder vergessen Umtäusche zu buchen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sonstiges und im Menü auf Umtausch. Der Bestand wird erhöht, der Verkauf verringert. 4. Abwertung Abhängig von Alter und Warengruppe kann eine automatische Abwertung vorgenommen werden. Alternativ gezielt Artikel aufrufen und Inventurwert manuell verringern. Evtl. Abwertungsbegründung in das Bemerkungsfeld eintragen. Artikel mit Inventurwert = 0 erscheinen nicht auf der gedruckten Inventurliste. 5. Ausdruck Ermittlung des endgültigen Inventurwertes zum 31.12.2004 und Ausdruck Dabei wird der aktuelle, tatsächliche Inventurwert nochmals gebildet. In der Zwischenzeit getätigte Einkäufe bzw. Verkäufe werden automatisch berücksichtigt! Der dann ermittelte Inventurbestand wird als Liste angezeigt. Hier steht auch die Schaltfläche [Inventur ausdrucken] zur Verfügung. Damit erfolgt der Druck des Inventurbestandes einschließlich der aufaddierten Summen. 5. Zusätzliche Erfassung Bei fertigen und halbfertigen Brillenaufträgen müssen die Inventurwerte der Brillenfassungen, wie die Glaswerte, manuell auf Inventurlisten aufgenommen werden. Bei der Auftragseingabe wurde die Fassung dem Computer-Lager bereits entnommen. 30