Benutzerhandbuch Leitfaden zur Benutzung der Anwendung für sicheren Dateitransfer. 1
Startseite Wenn Sie die Anwendung starten, können Sie zwischen zwei Möglichkeiten wählen 1) Sie können eine Datei für einen Empfänger innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens bereitstellen oder 2) Sie können eine Datei abrufen, die jemand für Sie bereit gestellt hat. Klicken Sie zum Einleiten einer der Aktionen auf den gewünschten Button. 1) Bereitstellung von Dateien Absenderdaten eingeben Zunächst bittet die Anwendung Sie um die Eingabe Ihrer Absenderdaten. Diese werden benötigt, um den Empfänger entsprechend zu informieren und ihm die Möglichkeit zu geben, Sie bezüglich des Passwortes zu kontaktieren. Damit die Daten nicht bei jedem Vorgang erneut eingegeben werden müssen, können Sie diese als Cookie in Ihrem Browser für die angegebene Anzahl an Tagen speichern. Bei erneuter Verwendung der Anwendung wird das Ablaufdatum des Cookies erneut um die angegebene Anzahl an Tagen in die Zukunft gesetzt. Anforderung einer Verifizierung Sofern der Absender die Anwendung von seinem Browser zuvor noch nicht verwendet hat, fordert das System eine Verifizierung an. Um die Verifizierung durchzuführen, erhält der Absender einen Verifizierungscode per E-Mail. Damit wird sichergestellt, dass der Absender im Besitz dieser Email-Adresse ist und die Emailadresse korrekt eingegeben wurde. 2
Durchführung der Verifizierung Der Absender kann den Verifizierungscode aus der erhaltenen Mail per copy & paste in das Eingabefeld in die Anwendung übertragen. Die Verifizierung erfolgt und wird nun als Cookie gespeichert. Empfängerdaten eingeben Im folgenden Dialog werden Sie um Eingabe der Empfängerdaten gebeten. Diese werden benötigt, um eine automatische Informationsmail an den Empfänger zu senden. Das Kennwort können Sie beliebig wählen. Beachten Sie die vom Administrator festgelegte Mindestlänge. Zusätzlich können Sie im Hinweis-Feld noch beliebige Angaben machen. Es wird nicht empfohlen hier das Passwort einzutragen. Wir empfehlen, dieses dem Empfänger via Telefon mitzuteilen. 3
Datei auswählen Wählen Sie nun die Datei(en) aus, die Sie übertragen möchten. Die Anwendung leitet die verschlüsselte Übertragung und Ablage auf Ihren Server ein. Fertig Wenn der Bereitstellungsvorgang erfolgreich abgeschlossen ist, wird der von Ihnen angegebene Empfänger automatisch darüber informiert, dass Sie ihm eine Datei zur Verfügung gestellt haben. Neben einem Link zum Abruf der bereitgestellten Datei werden auch Ihre Telefonnummer und optional ein Kommentar in der Email angegeben, so dass der Empfänger Sie kontaktieren kann, um das Passwort zu erfragen oder Rückfragen an Sie zu stellen. 4
2) Abruf von Dateien Um eine Datei abzurufen klicken Sie auf den Button Abrufen Benachrichtigungsmail Sobald Ihnen über die Anwendung eine Datei bereit gestellt wird, erhalten Sie automatisch eine Benachrichtigungsmail mit den Absenderdaten. Nehmen Sie zum Absender Kontakt auf, um das Passwort zu erhalten, sofern es Ihnen noch nicht mitgeteilt wurde. Passwort eingeben Durch einen Klick auf den Link in der Benachrichtigungsmail gelangt der Empfänger der Datei auf den Server. Dort wird er nach dem Passwort für den Download gefragt. Die Dateikennung wird automatisch eingetragen. Sie ist in dem Link codiert. 5
Download starten Die zur Verfügung gestellte Datei wird angezeigt. Durch einen Klick auf den Dateinamen kann der Download gestartet werden. Der Dateitransfer ist somit abgeschlossen. Benachrichtigung über Download Der Absender der Datei erhält eine Benachrichtigung per Email, sobald der Empfänger die Datei heruntergeladen hat. 6