2 INSTALLATION DES SMS4OL-CLIENT

Transkript

1 Benutzerhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS 2 1 VORWORT 3 2 INSTALLATION DES SMS4OL-CLIENT Systemvoraussetzungen Downloaden der Installationsdatei Installation von SMS4OL Registrierung 4 3 VERWENDUNG VON SMS4OL Sperre bis zur Freischaltung durch den Administrator Aktivierung Ihres Benutzers durch den Administrator Versand von SMS Auswahl der Empfänger Fehlerhafte Empfängerkontakte SMS-Text eingeben Sendezeit 10 4 SMS-ANTWORTEN IN MICROSOFT OUTLOOK ODER FREI DEFINIERBARER ABSENDER SMS mit Antwort SMS mit frei definierbarem Absender Antworten auf SMS-Eingang Nachvollziehbarkeit der Kommunikation 11 Seite 2 von 12

3 1 Vorwort SMS4OL stell eine Komplettlösung dar, die Ihre Unternehmenskommunikation um das schnelle, direkte und kostengünstige Medium SMS sinnvoll erweitert, ohne ein zusätzliches Programm neben Microsoft Outlook verwenden zu müssen. Sie besitzen mit SMS4OL nun die Möglichkeit über Ihre Microsoft Outlook Adressbücher wichtige Informationen wie Termine, News und Produktinformationen an Ihre Mitarbeiter, Geschäftpartner und Kunden zu senden. Mit Hilfe des SMS4OL Add-Ins wird Ihr Microsoft Outlook in wenigen Minuten SMS-Ready. Nachfolgend erhalten Sie eine Schritt für Schritt Anleitung zur Nutzung von SMS4OL. Lesehilfen des Benutzerhandbuchs Beschreibung Tipps Hinweise Icon-Namen, Feldnamen, Dateinamen Darstellung rot markiert und fett rot markiert und fett kursiv Seite 3 von 12

4 2 Installation des SMS4OL-Client 2.1 Systemvoraussetzungen Um SMS4OL nutzen zu können benötigen Sie einen PC mit Microsoft Windows als Betriebssystem und Microsoft Outlook als Standard-Mailclient. Microsoft Outlook muss installiert und konfiguriert sein, so dass der Versand und der Empfang von s gewährleistet ist. Während der Installation benötigen Sie außerdem folgende Daten: pr[sms] Username pr[sms] Passwort (optional) Benutzername Absenderkennung (optional) Diese Daten erhalten Sie von Ihren Ansprechpartner im Unternehmen (i.d.r. Administrator) oder von Ihrem pr[sms] Medienberater. Bitte beachten Sie noch folgende Punkte bevor Sie SMS4OL installieren: Microsoft Outlook muss während der Installation geschlossen sein Microsoft Outlook muss als Standard-Mailclient definiert sein (falls Sie mehrere -Programme nutzen) 2.2 Downloaden der Installationsdatei Die Installationsdatei finden Sie unter Laden Sie sich bitte die Version SMS4OL-Add-In V1.83 herunter. 2.3 Installation von SMS4OL Doppelklicken Sie bitte die Datei SMS4OL.msi folgen Sie bitte den Anweisungen der Installationsroutine nach Beendigung der Installation starten Sie bitte Outlook neu 2.4 Registrierung Ihre Microsoft Outlook -Oberfläche besitzt nun ein neues Icon. Um die Registrierung bzw. SMS4OL zu starten, betätigen Sie bitte dieses Icon (Abb. 1): SMS4OL-Icon Abb. 1 Seite 4 von 12

5 Es öffnet sich nun das SMS4OL-Einstellungen Fenster: Bitte wählen Sie unter dem Menüpunkt Sprache die gewünschte Einstellung aus (Abb. 2) Bitte wählen Sie unter dem Menüpunkt Landesvorwahl die gewünschte Einstellung aus (Abb. 3) Hinweis Die gewählte Landesvorwahl wird als Standardvorwahl verwendet. Falls Sie eine Mobilfunknummer ohne Landeskennzahl bei einem Microsoft Outlook Kontakt eingepflegt haben, wird automatisch z.b. +43 beim Versand ergänzt. Abb.2 Abb. 3 Wählen Sie hier die Sprache aus. Wählen Sie hier die Landesvorwahl aus. Geben Sie nun Ihren Benutzernamen und den pr[sms] Username ein (Abb. 4). Geben Sie hier Ihren Benutzernamen ein. Geben Sie hier den pr[sms] Username ein. Abb. 4 Seite 5 von 12

6 Geben Sie anschließend noch Ihr pr[sms] Passwort und den Absender ein (Abb. 5). Hinweis Werden diese Felder korrekt aufgefüllt, so sind Sie sofort nach der Konfiguration zum Versenden von SMS frei geschalten. Sollten Sie diese optionalen Daten nicht zur Hand haben, können Sie diese Felder auch leer lassen. In diesem Fall müssen Sie nach der Konfiguration auf die Freischaltung durch Ihren Administrator warten. Geben Sie hier das Passwort ein. Geben Sie hier den Absender ein. Abb. 5 Tipp Wenn Sie im Feld Absender Ihre Handynummer eintragen, erhalten Sie die Antwort-SMS direkt auf Ihr Handy. Tragen Sie z.b. Ihren Namen ein, kann der Empfänger Ihnen nicht mehr antworten. Bleibt das Feld Absender leer, erhalten Sie die SMS Antwort des Empfängers per an Ihre -Adresse (weitere Informationen dazu siehe Punkt 4). Seite 6 von 12

7 3 Verwendung von SMS4OL 3.1 Sperre bis zur Freischaltung durch den Administrator Nach erfolgreicher Registrierung erhält Ihr Administrator eine , dass ein neuer Benutzer angemeldet wurde. Ebenfalls erhalten Sie eine mit der Information, ob Ihre Anmeldung erfolgreich war. Hinweis Dieser Punkt entfällt wenn Sie bei der Aktivierung die Felder für das pr[sms] Passwort und die Absenderkennung korrekt ausgefüllt haben. 3.2 Aktivierung Ihres Benutzers durch den Administrator Nach Aktivschaltung Ihres Benutzers durch den Administrator erhalten Sie eine weitere , dass Sie ab sofort SMS versenden und empfangen können. 3.3 Versand von SMS Klicken Sie in der Microsoft Outlook Oberfläche auf das SMS4OL-Icon (siehe Abb. 1). Daraufhin öffnet sich das SMS4OL-Versendefenster (Abb. 6). Abb Auswahl der Empfänger Klicken Sie den An-Button um auf Ihre Microsoft Outlook und Exchange-Kontakte zuzugreifen. Wie bei einer können Sie einen oder mehrere Empfänger auswählen. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit Ihre Verteilerlisten von Microsoft Outlook zu nutzen, falls Sie an eine bestimmte Gruppe von Empfängern versenden möchten (Abb. 7). Alternativ können Sie den Namen eines Empfängers oder einer Verteilerliste direkt in das An-Fenster eintragen. Bei mehreren Empfängern müssen Sie jeden Eintrag mit einem Semikolon ; beenden (Abb. 8). Falls Sie nur eine Handynummer eintragen, wird diese von SMS4OL nicht mit dem Adressbuch von Microsoft Outlook überprüft. Sie können daher auch schnell SMS an eine bestimmte Nummer versenden ohne hierzu einen Kontakt in Microsoft Outlook anzulegen (Abb. 9). Tipp Es steht Ihnen frei, wie Sie die Nummer eingeben (z.b oder ). SMS4OL wandelt die Handynummer in das richtige Format um. Seite 7 von 12

8 Abb. 7 Abb. 8 Abb. 9 Seite 8 von 12

9 3.5 Fehlerhafte Empfängerkontakte Falls Sie einen Kontakt auswählen, der keine Handynummer (bzw. eine fehlerhafte Handynummer) enthält, wird der betreffende Kontakt im An-Feld rot markiert (Abb. 10). fehlerhafter Kontakt Abb. 10 Mit einem Doppelklick auf den rot markierten Empfänger kann der Microsoft Outlook Kontakt aufgerufen werden und bei Bedarf nachpflegt werden. 3.6 SMS-Text eingeben Geben Sie im unteren Textfeld des SMS4OL-Versendefensters den SMS-Text ein (Abb. 11). Ein Zähler zeigt Ihnen an, wie viele Zeichen Sie noch eingeben können. Es stehen Ihnen 160 Zeichen zur Verfügung. Dadurch ist sichergestellt, dass die SMS-Nachricht auf jedem Handy oder Mobilfunkendgerät vollständig dargestellt wird (Abb. 11). Textfeld für den SMS-Text Zeichen-Zähler Abb. 11 Seite 9 von 12

10 3.7 Sendezeit Falls Sie keine Sendezeit vorgeben, wird die SMS unmittelbar nach Eingang im Rechenzentrum versendet. Soll die SMS zu einem späteren Zeitpunkt versendet werden, können Sie dies hier einstellen (Abb. 12). Tipp Sollten Sie Microsoft Outlook an einem privaten PC nutzen, müssen Sie gegebenenfalls noch Senden/Empfangen betätigen, damit die Daten an den Server übertragen werden. Die SMS wird mit der Wunschsendezeit an das Rechenzentrum übermittelt und zum gewünschten Sendezeitpunkt versendet. Ihr Microsoft Outlook muss zum Sendezeitpunkt nicht aktiv bzw. nicht gestartet sein. stellen Sie hier die Sendezeit ein Abb. 12 Seite 10 von 12

11 4 SMS-Antworten in Microsoft Outlook oder frei definierbarer Absender SMS4OL bietet Ihnen zwei Arten von SMS an. 4.1 SMS mit Antwort Bei diesem Verfahren wird als Absender der SMS eine Nummer des Rechenzentrums (z.b ) angezeigt. Antwortet nun ein Empfänger auf die von Ihnen versendete SMS, wird diese SMS im Rechenzentrum ausgewertet und Ihnen als an Ihr Microsoft Outlook Postfach gesendet. Hinweis Als Absender können Sie natürlich auch Ihre eigene Handynummer eintragen lassen. Allerdings werden Ihnen die Antworten dann nur noch an Ihr Handy übermittelt. 4.2 SMS mit frei definierbarem Absender Bei diesem Verfahren wird als Absender entweder der Name Ihrer Firma eingetragen oder eine Telefonnummer (z.b. Telefonnummer der Service-Annahme, damit der Empfänger bei Bedarf direkt vom Handy aus auf Ihre Nachricht reagieren kann). Hinweis Der Empfänger kann Ihnen bei dieser Variante NICHT per SMS antworten. Für welche Variante Sie frei geschaltet sind, teilt Ihnen Ihr Administrator oder Ihr Medienberater mit. 4.3 SMS-Eingang Falls Sie SMS als SMS mit Antwort versendet haben und der Empfänger Ihnen via SMS antwortet, erhalten Sie diese als in Ihren Posteingang (Abb.13). Abb Nachvollziehbarkeit der Kommunikation SMS4OL speichert jede versendete und empfangene SMS wie eine in Ihrem Gesendete Objekte bzw. Posteingang - Ordner ab. Somit können Sie z.b. über die Suchen - Funktion von Microsoft Outlook sowohl die als auch die SMS-Kommunikation nachvollziehen. Seite 11 von 12

12 Nähere Informationen erhalten Sie auch unter Sollten Sie dennoch Probleme, Fragen und/oder Anregungen haben, können Sie uns diese gerne an: senden. Wir bedanken uns für den Erwerb unseres Produktes. Ihr SMS4OL-Team 2005 Peter Rauter GmbH Alle Rechte vorbehalten. Änderungen und Irrtum möglich. Seite 12 von 12