2 INSTALLATION DES SMS4OL-CLIENT

Transkript

1 Benutzerhandbuch

2 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS 2 1 VORWORT 3 2 INSTALLATION DES SMS4OL-CLIENT Downloaden der Installationsdatei Installation von SMS4OL Registrierung 4 3 VERWENDUNG VON SMS4OL Sperre bis zur Freischaltung durch den Administrator Aktivierung Ihres SMS-Accounts durch den Administrator Versand von SMS Auswahl der Empfänger Fehlerhafte Empfängerkontakte SMS-Text eingeben Sendezeit 10 4 SMS-ANTWORTEN IN MICROSOFT OFFICE OUTLOOK ODER VARIABLER ABSENDER SMS mit Rückkanal SMS mit variablem Absender Antworten auf SMS-Eingang Nachvollziehbarkeit der Kommunikation Benachrichtigung bei Fehlermeldungen 12 Seite 2 von 13

3 1 Vorwort SMS4OL stell eine Komplettlösung dar, die Ihre Unternehmenskommunikation um das schnelle, direkte und kostengünstige Medium SMS sinnvoll erweitert, ohne ein zusätzliches Programm neben Microsoft Office Outlook verwenden zu müssen. Sie besitzen mit SMS4OL nun die Möglichkeit über Ihre Microsoft Office Outlook Adressbücher wichtige Informationen wie Termine, News und Produktinformationen an Ihre Mitarbeiter, Geschäftpartner und Kunden zu senden. Mit Hilfe des SMS4OL Add-Ins wird Ihr Microsoft Office Outlook in wenigen Minuten SMS-Ready. Nachfolgend erhalten Sie eine Schritt für Schritt Anleitung zur Nutzung und Administration von SMS4OL. Lesehilfen des Benutzerhandbuchs Beschreibung Tipps Hinweise Icon-Namen, Feldnamen, Dateinamen Darstellung rot markiert und fett rot markiert und fett kursiv Seite 3 von 13

4 2 Installation des SMS4OL-Client Zur Installation benötigen Sie Ihre Firmenseriennummer. Diese wurde in einer separaten Infomail/Infobrief an Ihren Ansprechpartner im Unternehmen (i.d.r. Administrator) gesendet. Bitte beachten Sie folgende Punkte bevor Sie SMS4OL installieren: Microsoft Office Outlook muss während der Installation geschlossen sein Microsoft Office Outlook muss als Standard-Mailclient definiert sein (falls Sie mehrere - Programme nutzen) 2.1 Downloaden der Installationsdatei Die Installationsdatei finden Sie unter Laden Sie sich bitte die Version SMS4OL-Add-In V1.83 herunter. 2.2 Installation von SMS4OL Doppelklicken Sie bitte die Datei SMS4OL.msi folgen Sie bitte den Anweisungen der Installationsroutine nach Beendigung der Installation starten Sie bitte Outlook neu 2.3 Registrierung Ihre Microsoft Office Outlook -Oberfläche besitzt nun ein neues Icon. Um die Registrierung bzw. SMS4OL zu starten, betätigen Sie bitte dieses Icon (Abb. 1): Abb. 1 SMS for Outlook-Icon Es öffnet sich nun das SMS4OL-Einstellungen Fenster: Bitte wählen Sie unter dem Menüpunkt Sprache die gewünschte Einstellung aus (Abb. 2) Bitte wählen Sie unter dem Menüpunkt Landesvorwahl die gewünschte Einstellung aus (Abb. 3) Hinweis Die gewählte Landesvorwahl wird als Standardvorwahl verwendet. Falls Sie eine Mobilfunknummer ohne Landeskennzahl bei einem Microsoft Office Outlook Kontakt eingepflegt haben, wird automatisch z.b. +49 beim Versand ergänzt.

5 Abb.2 Abb. 3 Wählen Sie hier die Sprache aus Wählen Sie hier die Landesvorwahl aus geben Sie nun Ihren Benutzernamen und die Seriennummer ein (Abb. 4). Diese erhalten Sie entweder von Ihrem EDV-Administrator oder direkt von NetXP (wird Ihnen per Mail zugeschickt) geben Sie hier Ihren Benutzernamen ein geben Sie hier die Seriennummer ein Abb. 4

6 geben Sie anschließend noch ihr Passwort und den Absender ein (Abb. 5). Das Passwort teilt Ihnen Ihr Administrator mit oder Sie erhalten es direkt von NetXP (wird Ihnen per Mail zugeschickt) Geben Sie hier das Passwort ein Geben Sie hier den Absender ein Abb. 5 Tipp Wenn Sie im Feld Absender Ihre Handy-Nummer eintragen, erhalten Sie die RückSMS direkt auf Ihr Handy. Tragen Sie z.b. Ihren Namen ein, kann der Empfänger Ihnen nicht mehr antworten. Bleibt das Feld Absender leer, erhalten Sie die Rückantwort des Empfängers per E- Mail an Ihre Firmen-Mail-Adresse (weitere Informationen zu diesem Thema, siehe Punkt 4). Seite 6 von 13

7 3 Verwendung von SMS4OL 3.1 Sperre bis zur Freischaltung durch den Administrator Nach erfolgreicher Registrierung erhält Ihr Administrator eine , dass ein neuer Benutzer angemeldet wurde. Ebenfalls erhalten Sie eine mit der Information, ob Ihre Anmeldung erfolgreich war. 3.2 Aktivierung Ihres SMS-Accounts durch den Administrator Nach Aktivschaltung Ihrer Anmeldung durch den Administrator erhalten Sie eine weitere das Sie ab jetzt SMS versenden und empfangen können. 3.3 Versand von SMS Klicken Sie in der Microsoft Office Outlook Oberfläche auf das SMS4OL-Icon (siehe Abb. 1). Daraufhin öffnet sich das SMS4OL-Versendefenster (Abb. 6). Abb Auswahl der Empfänger Klicken Sie den AN -Button um auf Ihre Microsoft Office Outlook und Exchange-Kontakte zuzugreifen. Wie bei einer können Sie einen oder mehrere Empfänger auswählen. Sie können selbstverständlich auch Ihre Verteilerlisten von Microsoft Office Outlook nutzen, falls Sie an eine bestimmte Gruppe von Empfängern versenden möchten (Abb. 7). Alternativ können Sie wie bei Microsoft Office Outlook den Namen eines Empfängers oder einer Verteilerliste direkt in das AN:-Fenster eintragen. Bei mehreren Empfängern müssen Sie jeden Eintrag mit einem Semikolon ; beenden (Abb. 8). Wenn Sie nur eine Handynummer eintragen, wird diese von SMS4OL nicht mit dem Adressbuch von Microsoft Office Outlook überprüft. Sie können daher auch schnell an eine bestimmte Nummer versenden ohne hierzu einen Kontakt in Microsoft Office Outlook anzulegen (Abb. 9). Tipp Es steht Ihnen frei, wie Sie die Nummer eingeben (z.b oder ). SMS4OL wandelt die Nummer in das richtige Format um. Seite 7 von 13

8 Abb. 7 Abb. 8 Abb. 9 Seite 8 von 13

9 3.5 Fehlerhafte Empfängerkontakte Falls Sie einen Kontakt auswählen, der keine Handynummer (bzw. eine fehlerhafte Handynummer) enthält, wird der betreffende Kontakt im An-Feld rot markiert (Abb. 10). fehlerhafter Kontakt Abb. 10 Sie können mit einem Doppelklick auf den rot markierten Empfänger den entsprechenden Microsoft Office Outlook Kontakt aufrufen und diesen bei Bedarf nachpflegen. 3.6 SMS-Text eingeben Geben Sie hier (Abb. 11) hier Ihren SMS-Text ein. Ein Zähler zeigt Ihnen an, wie viele Zeichen Sie noch eingeben können. Es stehen Ihnen 160 Zeichen zur Verfügung. Dadurch ist sichergestellt, dass die SMS-Nachricht auf jedem Handy oder Mobilfunkendgerät vollständig dargestellt wird (Abb. 11). Textfeld für den SMS-Text Zeichen-Zähler Abb. 11 Seite 9 von 13

10 3.7 Sendezeit Wenn Sie keine Sendezeit vorgeben, wird die SMS unmittelbar nach Eingang im Rechenzentrum versendet. Soll die SMS Zeit verzögert, z.b. zu einer bestimmten Uhrzeit und Datum, versendet werden, so können Sie dies hier einstellen (Abb. 12). Tipp Sollten Sie Microsoft Office Outlook an einem privaten PC/NB nutzen, müssen Sie gegebenenfalls noch Senden/Empfangen betätigen, damit Outlook die Daten an den Server überträgt. Die SMS wird mit der Wunschsendezeit in das Rechenzentrum übertragen und zum gewünschten Sendezeitpunkt versendet. Ihr Microsoft Office Outlook muss zum Sendezeitpunkt nicht aktiv bzw. nicht gestartet sein. stellen Sie hier die Sendezeit ein Abb. 12 Seite 10 von 13

11 4 SMS-Antworten in Microsoft Office Outlook oder variabler Absender SMS4OL bietet Ihnen zwei Arten von SMS an. 4.1 SMS mit Rückkanal Bei diesem Verfahren wird als Absender der SMS eine Nummer des Rechenzentrums (z.b ) angezeigt. Antwortet nun ein Empfänger auf die von Ihnen versendete SMS, so wird diese SMS im Rechenzentrum ausgewertet und Ihnen als an Ihr Microsoft Office Outlook Postfach gesendet. Hinweis Als Absender können Sie natürlich auch Ihre eigene Handynummer eintragen lassen. Allerdings werden Ihnen die Antworten dann nur noch an Ihr Handy übermittelt. 4.2 SMS mit variablem Absender Bei diesem Verfahren wird als Absender entweder der Name Ihrer Firma eingetragen oder eine Telefonnummer (z.b. Telefonnummer der Service-Annahme, damit der Empfänger bei Bedarf direkt vom Handy aus auf Ihre Nachricht reagieren kann). Hinweis Der Empfänger kann Ihnen nicht per SMS antworten. Für welches Verfahren Sie jeweils frei geschaltet sind, teilt Ihnen Ihr Administrator bzw Netxp mit. 4.3 Antworten auf SMS-Eingang Wenn Sie die SMS als SMS mit Rückkanal versendet haben und der Empfänger Ihnen via SMS antwortet, erhalten Sie dies als in Ihren Posteingang (Beispiel: Empfangene SMS per an Outlook Abb.13). Abb.13 Sie können die Nachricht nun wie gewohnt öffnen und mit dem Microsoft Office Outlook -Button Antworten wiederum eine SMS an den Sender zurück senden (das SMS4OL-AddIn öffnet sich automatisch). Durch Doppelklick auf diese Nachricht oder den Microsoft Office Outlook -Button Antworten wird automatisch SMS4OL aktiviert und Sie können sofort antworten, ohne die Empfängeradresse neu einzutippen. 4.4 Nachvollziehbarkeit der Kommunikation SMS4OL speichert jede versendete und empfangene SMS wie eine in Ihrem Gesendete Objekte -Ordner bzw. Posteingang ab. Somit können Sie z.b. über die Suchen -Funktion von Microsoft Office Outlook sowohl die - als auch SMS-Kommunikation nachvollziehen.

12 4.5 Benachrichtigung bei Fehlermeldungen Sollten beim Versand einer SMS Probleme auftreten, erstellt das Rechenzentrum automatisch eine E- -Nachricht für Sie und Ihrem Administrator. Typische Probleme Sie sind für den Versand von SMS (noch) nicht berechtigt Eine oder mehrere Empfängernummern sind für Ihren Account blockiert (Whitelist) Das SMS-Kontingent ist nicht mehr ausreichend Seite 12 von 13

13 Nähere Informationen erhalten Sie auch unter Sollten Sie dennoch Probleme, Fragen und/oder Anregungen haben, können Sie uns diese gerne an: senden. Wir bedanken uns für den Erwerb unseres Produktes. Ihr SMS4OL-Team Netxp GmbH Alle Rechte vorbehalten. Änderungen und Irrtum möglich. Seite 13 von 13