Success-Story Rechenzentrums-Lösungen» Umzug der Server in Rechenzentrum generiert Mehrwert www.badenit.de
Für BIT Consulting, einen erfolgreichen Software-Entwickler im medizintechnischen Bereich, plante und realisierte badenit eine Serverumstellung. Im Laufe dieses Projekts sollte der Daten- und E-Mail Server in das Rechenzentrum der badenit umziehen, wo er künftig gehostet wird. Für die Umsetzung stand ein eng bemessenes Zeitfenster von nur einem Tag zur Verfügung. Während dieser Zeit sollten alle bestehenden Daten und Anwendungen mit einem speziellen Migrationsprogramm von den physikalischen Servern auf eine virtuelle Plattforum übertragen werden. Ein Vorgang, der in Fachkreisen auch unter der Kurzformel physical to virtual (P2V) bekannt ist. Der Kunde BIT Consulting BIT Consulting wurde 1998 von Michael Knauer gegründet. Im Fokus der Unternehmenstätigkeit stehen die Entwicklung und der Betrieb von zusätzlichen, maßgeschneiderten Software-Lösungen für SAP R/3. Das Hauptprodukt des Unternehmens, mymediset, ermöglicht die optimale und kostengünstige Verwaltung von hochwertigen Instrumenten und Systemen - insbesondere im medizinischen Bereich (Leihsetabwicklung). Zielgruppe von mymediset sind Kliniken und Medizintechnikunternehmen, die teure medizinische Geräte aus Kostengründen leihen und vermieten, um stets auf dem aktuellen Stand der Technik zu sein. Ein zweiter Anwendungsbereich von mymediset liegt in der Kongressabwicklung, bei der Unternehmen hohe Warenwerte weltweit versenden. Mit Hilfe der Software lässt sich der Warenfluss eindeutig dokumentieren. Die Leistungen der BIT Consulting umfassen die Prozessanalyse und optimierung, Customizing, Anwendungsentwicklung, Datenmigration und Schulung. Ein besonderes Qualitätsmerkmal des Unternehmens bildet die individuelle Kundenbetreuung.
Die Ausgangslage: Produktivitätsverluste durch internen Wartungsaufwand Seit etwa zwei Jahren ist BIT Consulting Kunde der badenit. Bereits seit dieser Zeit laufen im Rechenzentrum der badenit der komplette SAP- Basisbetrieb und die begleitende Datensicherung für das Unternehmen. Die Mitarbeiter von BIT Consulting können über einen VPN-Tunnel, der zwischen dem Rechenzentrum der badenit und dem Unternehmensstandort des Kunden eingerichtet wurde, auf das SAP-R/3-System zugreifen. Zugleich besteht die Möglichkeit, mit VPN-Clients mobilen Zugriff auf das SAP-System zu erhalten. Für das SAP-Entwicklungsteam von BIT Consulting brachte die Übernahme der Betriebsführung des SAP-Systemes durch die badenit eine spürbare Entlastung. Unterm Strich hatten die Mitarbeiter danach erheblich mehr Zeit für ihre eigentliche Kernaufgabe, die Softwareentwicklung, zur Verfügung. Auf Grund dieser positiven Erfahrungen zogen die Verantwortlichen des Unternehmens für die Pflege- und Instandhaltung des Daten- und E- Mail-Servers ebenfalls eine Outsourcing-Lösung in Betracht. Nach der Umstellung würde zum einen der Wartungsaufwand entfallen, zum anderen konnte das Projekt auch dazu genutzt werden, einige technische Verbesserungen vorzunehmen: So sollte der Zugriff auf Daten und Anwendungen für die Benutzer flexibler gestaltet werden und z.b. direkt aus anderen Unternehmensnetzwerken heraus oder ortsungebunden möglich sein. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Suche und Implementierung einer kostengünstigen Anti- Spam-Lösung, mit der sich die Arbeitseffizienz der Mitarbeiter erhöhen ließe. In mancherlei Hinsicht stellte dieses Vorhaben die Beteiligten vor neue Herausforderungen: Nicht alle (fremden) Unternehmensnetzwerke lassen direkte VPN-Verbindungen ins Internet zu. Deshalb favorisierte der Kunde eine Lösung, die über einen regulären Internetzugang über den Browser mit HTTP oder HTTPS, den Zugang zu seinen Daten zulässt. Der zeitliche Rahmen für die gesamte Umstellung war denkbar knapp bemessen: Das Kundennetzwerk sollte maximal einen Tag nicht zur Verfügung stehen. Wir hatten uns über Monate über eine instabile Office Infrastruktur und wacklige Backups geärgert. Die Entscheidung, die Office-Server von der badenit hosten zu lassen, war für uns die rettende Insel.
Die Lösung: Vitueller Server mit realen Vorteilen Die Projektverantwortlichen begannen unmittelbar nach der Beauftragung durch den Kunden ein detailliertes Ablaufszenario für die geplante Server-Umstellung zu entwickeln: Die bestehenden physikalischen Server werden in das badenit-rechenzentrum überführt. Der laufende Betrieb könnte über die für den SAP- Betrieb bereits bestehende VPN-Verbindung zwischen badenit und BIT Consulting erfolgen, so dass damit keine zusätzlichen Kosten oder technische Risiken verbunden wären. Sämtliche Dienste wie E-Mail (Exchange Server), Datenserver und Benutzer- und Berechtigungsverwaltung (Active Directory Service) werden für die Betriebsführung dokumentiert. Zur effizienteren Wartung und Betreuung sollen die Systeme und Dienste nach erfolgter Umstellung durch das badenit Monitoring überwacht werden. Ein Citrix-Terminal-Server wird den ortsungebundenen weltweiten Zugang zu den Unternehmensdaten und applikationen herstellen. Die notwendige Verbindung kann über einen Internetbrowser aufgebaut werden. Die unternehmensspezifischen Anwendungen wie Office 2007, SAP-Gui und weitere Applikationen können über diesen Terminalserver gestartet und ausgeführt werden. Die Voraussetzung für diese Verbindung ist die Verwendung der Protokolle Http (Port 80) und Https (Port 443). Über diesen Terminal-Server können auch die bereits bestehenden SAP-Systeme direkt verwendet werden. Ein weiterer Vorteil: Durch die Verwendung von HTTPS muss kein VPN- Tunnel eingerichtet werden. Die von BIT Consulting gewünschte Spam-Lösung wird mit einem leistungsfähigen Tool realisiert, das sich bei der badenit bestens bewährt hat: Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden über den badenit-eigenen Antispam-Gateway- Checker geroutet, der unerwünschte Spam- Mails zuverlässig aussortiert. Zugleich werden sämtliche Mails und deren Anhänge gründlich auf schädliche Programme wie Viren oder Trojaner untersucht und können proaktiv gelöscht werden, noch bevor sie auf dem Kundenserver oder im Outlook eintreffen. Kunden-Statement Seit dem Umzug in das Rechenzentrum der badenit gab es nicht einen einzigen Systemausfall. Über CITRIX haben wir an jedem beliebigen Ort der Welt rund um die Uhr Zugang zu unseren Rechnern und Applikationen. Deshalb konnten wir unseren Servicelevel nochmals deutlich verbessern, was vor allem unsere Kunden freut. Die Planung und Realisierung des Umzugs war eine Punktlandung auch was die Termine und Kosten angeht. Die vereinbarten Monatsraten schaffen anders als beim Eigenbetrieb - eine klare Transparenz über die jährlichen IT-Kosten. Über mögliche Systemausfälle und die damit häufig verbundenen Umsatzeinbußen müssen wir uns nun keine Gedanken mehr machen. Für uns war das ASP-Outsourcing mit badenit definitiv die richtige Entscheidung. Michael Kanuer, Geschäftsführer BIT Consulting
Die Vorgehensweise: Punktlandung durch präzise Vorfeldplanung Da der Zeitraum, der den badenit-mitarbeitern für die Server-Umstellung zur Verfügung stand, sehr eng bemessen war, kam der zeitlichen Planung eine besondere Bedeutung zu. Die erforderlichen Arbeiten mussten gut geplant sein und sollten koordiniert ablaufen. Das zur Verfügung stehende Zeitfenster wurde von Freitagnachmittag bis Samstag 13.00 Uhr definiert. Zu diesem Endtermin sollten dem Kunden sämtliche Daten- und Services zur Verfügung stehen. Die Umstellung begann mit einer Testund Aufbauphase. In diesem Projektabschnitt wurden notwendige Vorarbeiten durchgeführt. Der gesamte Migrationsablauf wurde simuliert. Im laufenden Betrieb wurde von den bestehenden Systemen des Kunden eine Kopie erstellt. Diese Kopie wurde in die virtuelle Infrastruktur der badenit importiert. Dies hatte den Vorteil, dass man die Migration der Daten und Anwendungen in das badenit-rechenzentrum im Vorfeld testen und wenn nötig - optimieren konnte. Zeitgleich wurde der Citrix-Terminal-Server aufgebaut. Die vom Kunden gewünschten Anwendungen wurden aufgespielt und installiert. Anschließend wurde der Zugang via Internetverbindung eingerichtet und getestet. Auf Grund der VPN-Anwendung zur bestehenden Netzwerk-Infrastruktur konnte der Server problemlos integriert und zum Migrationszeitpunkt fertig eingerichtet bereitgestellt werden. Die eigentliche Migration fand dann im Zeitraum mit dem geringsten Verkehrsaufkommen statt: Am Freitagnachmittag um 14.00 Uhr wurden die Verbindungen zu den Servern gekappt und alle laufenden Dienste beendet. Die bestehenden Daten und Anwendungen wurden mit einem speziellen Migrationsprogramm von den physikalischen Servern auf eine virtuelle Plattforum übertragen. Dieser Vorgang wird in Fachkreisen auch als physical to virtual (P2V) bezeichnet. Die erzeugten Kopien wurden anschließend als virtueller Server in das ASP-Rechenzentrum der badenit importiert. Dank der vorangegangenen Testphase war man auf mögliche Schwierigkeiten vorbereitet und konnte mit entsprechenden Gegenmaßnahmen proaktiv Fehler vermeiden. Nachdem der Import erfolgreich abgeschlossen war, mussten die Techniker der badenit lediglich die Netzwerk-, Backup- und E-Mail Konfigurationen auf die neue Umgebung anpassen.
Der Nutzen: Konzentration auf das Kerngeschäft Wie in der Planung vorgesehen, konnten dem Kunden am Samstag pünktlich um 13.00 Uhr sämtliche Services wieder zur Verfügung gestellt werden. Im Anschluss daran wurden die Funktionen des Citrix-Servers erläutert und die Kundenmitarbeiter in die Nutzung eingewiesen. Nach einem ersten kritischen Test, der erfolgreich verlief, wurde das System vom Kunden abgenommen. Infolge der Umstellung ergeben sich für BIT Consulting eine Reihe von Nutzen, aus denen das Unternehmen künftig Mehrwerte ziehen kann: Sicherheit der Daten und Anwendungen Im modernen RZ der badenit sind die Daten zuverlässig gegen Ausfall, Diebstahl oder im Brandfall geschützt. Vertraglich garantierte Betriebszeiten Das Service Level Agreement (SLA) garantiert festgelegte Zeiten, in denen das System zur Verfügung stehen muss. Investitionssicherheit für das Unternehmen Die Services werden über eine monatliche Mietpauschale abgerechnet. Der Kunde zahlt für die ihm zur Verfügung gestellten IT-Services und ist vor ungeplanten Investitionen wie Betriebsausfällen sicher. Ortsungebundenes Arbeiten Wenn sich ein Mitarbeiter z.b. in den USA aufhält, braucht er nur sein Notebook und einen Internetanschluss. Über den Webbrowser kann er am RZ-System die Authentifizierung durchführen. Höhere Arbeitseffizienz im Unternehmen Durch die implementierte Spam-Lösung können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit effektiver einsetzen, da Spam-Mails bereits ausgefiltert werden, bevor sie ins Unternehmensnetzwerk gelangen können. Erfüllung gesetzlicher Auflagen Die Geschäftsführung erfüllt die gesetzlichen Auflagen zum Schutz der Daten-Verarbeitung und -Speicherung im Unternehmen, die sich aus dem BDSG, dem KonTraG und aktuellen EU-Richtlinien zum Datenschutz ergeben - und beugt möglichen Haftungsrisiken vor. Ein Terminalserver (wie der im Projekt verwendete Citrix) kann mehrere Desktops darstellen bzw. emulieren. Auf diesem Desktop kann ein Nutzer - wie mit jedem realen PC auch verschiedene Programme ausführen. Diese werden auf dem Bildschirm der einzelnen Computer angezeigt, jedoch auf einem externen Server ausgeführt. Die Vorteile: Es stehen immer die gleichen Anwendungen zur Verfügung. Die Benutzer arbeiten stets mit dem aktuellen Datenbestand. Zum Beispiel ist es nicht mehr notwendig, die Daten auf ein Notebook zu kopieren. Der Zugang zu einem Terminal-Server lässt sich z.b. über die gängigen Internetprotokolle http und https ausführen.
Die badenit badenit ist der kompetente Partner für innovative, pragmatische und kostenbewusste IT-Lösungen. Als Tochterunternehmen des südbadischen Energieversorgers badenova AG & Co. KG richten wir unsere Lösungen gezielt auf den spezifischen Bedarf mittelständischer Unternehmen aus. Die mittel- und langfristige Partnerschaft mit dem Kunden steht für uns dabei im Vordergrund. Mit unseren vernetzten Kompetenzfeldern bieten wir ein in der Region einzigartiges Spektrum an IT-Dienstleistungen, das folgende Leistungsbereiche beinhaltet:» Rechenzentrums-Lösungen: Hosting, Housing, Shared Services, Dienstleistungen» Telefonie-Lösungen: Klassische Telekommunikationsanlagen, VoIP-Lösungen und Zusatzapplikationen» SAP: SAP-Basis, SAP-Schnittstellen und Add-Ons badenit GmbH Tullastraße 70 79108 Freiburg Tel. +49 (0)761 279-2549 Fax +49 (0)761 279-2472 info@badenit.de www.badenit.de Mitarbeiterzahl: ca. 95 Gründungsdatum: 1997 Gesellschaftsform: GmbH Gesellschafter: badenova AG & Co.KG (100%) Geschäftsführung: Peter Lais