Hintergrund DIE PERSONALKARTE DER UNIVERSITÄT WÜRZBURG: JMU-CARD 2011 wurden die damaligen MUCK-Karten gegen den heute verwendeten Studierendenausweis getauscht, nicht zuletzt deshalb, weil der enthaltene Chip ernste Sicherheitsmängel aufwies. Aus dem gleichen Grund wird im kommenden Wintersemester auch die Mitarbeiterkarte durch ein Nachfolgemodell ersetzt die JMU Card. Im Gegensatz zur bisherigen Mitarbeiterkarte wird die neue JMU Card personalisiert, d.h. Sie wird mit Ihrem Namen bedruckt und kann darüber hinaus mit einem Bild ausgestellt werden, sofern Sie dies wünschen; wenn Sie wollen, kann die Karte auch als Ausweis für die Universitätsbibliothek dienen. Funktionen der JMU Card Die JMU Card stellt folgende Funktionen bereit: Geldbörse (beispielsweise für Mensen und Cafeterien) Zeiterfassung (für Teilnehmer an der Gleitzeit) Zutrittsberechtigung für elektronische Schließanlagen UB-Benutzerausweis JMU Card bestellen Weil sowohl das Bild als auch die Verwendung der Karte als Bibliotheksausweis optional sind, wird die bisherige Mitarbeiterkarte nicht automatisch ausgetauscht, sondern kann von Ihnen auf einfachem Weg bestellt werden. Melden Sie sich hierzu bitte mit Ihrem Rechenzentrums-Account unter https://econtrol.rz.uniwuerzburg.de an und wählen Sie oben JMU Card beantragen aus. Dort haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Wenn Sie Ihre JMU Card mit Bild wollen, können Sie ein Passbild als Datei hochladen (Format JPEG, Seitenverhältnis 3:4, Größe maximal 64 kbyte). Sollten Sie Ihr Bild noch anpassen müssen, haben wir unter http://go.uni-wuerzburg.de/jmucardpicupload ein einfach zu bedienendes Werkzeug bereitgestellt, mit dem Sie Bilder zuschneiden und auf die richtige Größe bringen können. Sollten Sie kein Bild in digitaler Form vorliegen haben, können Sie alternativ einen persönlichen Bilderfassungsbogen anfordern, der Ihnen per E-Mail zugesandt wird. Dort können Sie Ihr Passbild aufkleben und wieder an das JMU-Personalkartenbüro zurücksenden. Wenn Sie schließlich Ihre JMU Card auch als Bibliotheksausweis verwenden wollen, müssen Sie nur Ihre Zustimmung zur Datenverwendung durch die Universitätsbibliothek geben, indem Sie bei der Beantragung unter dem o. g. Account den entsprechenden Haken setzen. Näheres hierzu auch in den FAQ s. Bitte beachten Sie, dass die UB-Nummer generell aufgedruckt wird, auch wenn Sie der Verwendung als Bibliothekskarte nicht zugestimmt haben: In diesem Fall werden keine Daten an die UB übertragen und es wird dort auch kein Benutzerkonto für Sie eingerichtet. Nun müssen Sie nur noch speichern und können sich wieder abmelden. 1
Gültigkeit der JMU Card Die Gültigkeit Ihrer JMU Card muss von Ihnen in regelmäßigen Abständen in der Regel alle zwei Jahre verlängert werden. Gehen Sie hierzu einfach an eine Validierungsstation, um das Gültigkeitsdatum automatisch hochsetzen zu lassen. Das Gültigkeitsende, das hierbei aufgedruckt und im Chip gespeichert wird, wird um zwei Jahre hochgesetzt bzw. bei befristeten Verträgen auf das Vertragsende (je nachdem, welches Ereignis früher eintritt). Da dieser Vorgang beliebig oft wiederholt werden kann, müssen Sie in der Folge lediglich am Ende des Gültigkeitszeitraums an einen Validierungsautomaten, um die Gültigkeit wieder zu verlängern. Ihre JMU Card wird vor der ersten Validierung mit einer begrenzten Gültigkeit ausgeliefert (3 Monate ab Ausstellungsdatum). Gehen Sie deswegen im Laufe der nächsten Zeit an eine der Validierungsstationen, um das Gültigkeitsdatum zu verlängern. Validierungsstationen finden Sie an folgenden Standorten: Neue Universität, Sanderring (EG, Nähe Studentenkanzlei). Universitätsbibliothek, Am Hubland (EG, Halle). Uniklinikum, Josef-Schneider-Str. (Geb. D7, UG, gegenüber Fachschaft). Wittelsbacherplatz (für einen Übergangszeitraum im CIP-Pool, Raum 00.301, danach wieder im Durchgangsraum 150 zwischen dem Alt- und Neubau). Zeiterfassung Da das Zeiterfassungssystem nur einen Kartentyp verarbeiten kann, wird die Umstellung erst dann erfolgen, wenn alle Teilnehmer an der Gleitzeit eine neue Karte besitzen. Voraussichtlich zum 16.12.2013 wird das System umgestellt, bis dahin verwenden Sie bitte noch Ihre alten Karten. Auslieferung Die JMU Card wird per Hauspost an Ihre Dienstadresse gesendet. Da die Produktion der Karten evtl. nicht sofort nach Antragsstellung erfolgen kann, haben Sie bitte etwas Geduld. Fragen Sie uns, wenn Sie Hilfe brauchen Die meisten Fragen werden Sie sicherlich in den FAQs klären können, doch wenn Sie dort nicht fündig werden, schreiben Sie uns einfach eine Mail jmucard@uni-wuerzburg.de 2
FAQ Ausstellung der JMU Card Bekomme ich die JMU Card automatisch? Nein. Melden Sie sich hierzu bitte mit Ihrem Rechenzentrums-Account unter https://econtrol.rz.uni-wuerzburg.de an und wählen Sie oben JMU Card beantragen aus. An welche Adresse wird die JMU Card gesendet? Die JMU Card wird nach Fertigstellung ausschließlich an Ihre Dienstadresse gesendet. Was muss ich nach Erhalt der JMU Card tun? Ihre JMU Card ist grundsätzlich schon einsatzbereit, aber noch mit einem vorläufigen Gültigkeitsdatum versehen. Gehen Sie daher bitte zu einem Validierungsautomaten, um sie mit einem aktuellen Gültigkeitsaufdruck zu versehen. Funktionen Was kann die JMU Card? Die JMU Card stellt folgende Funktionen bereit: Geldbörse (beispielsweise für Mensen und Cafeterien) Zeiterfassung (für Teilnehmer an der Gleitzeit) Zutrittsberechtigung für elektronische Schließanlagen UB-Benutzerausweis Kann ich die Karte für die Zeiterfassung nutzen? Erst nach dem 15.12.2013. Da das Zeiterfassungssystem umgestellt werden muss und nur einen Kartentyp verarbeitet, wollen wir sicherstellen, dass alle Gleitzeitteilnehmer auch bis dahin eine neue Karte haben. Bis zu diesem Zeitpunkt verwenden Sie bitte noch Ihre alte Karte für die Zeiterfassung, ab dem 16.12.2013 nur noch Ihre JMU Card. Was muss ich tun, um die Karte als UB-Ausweis nutzen zu können? Beim Beantragen der JMU Card unter https://econtrol.rz.uni-wuerzburg.de können Sie angeben, ob Sie Ihre Karte auch als Bibliotheksausweis nutzen wollen und ob die UB zu diesem Zweck auch die dafür notwendigen Daten nutzen darf. Ohne diese Zustimmung wird zwar eine UB-Nummer aufgedruckt, aber es werden weder Daten an die UB übertragen noch ein Nutzerkonto für Sie dort angelegt. 3
Was gibt es beim Bild zu beachten? Wenn Sie es wünschen, können Sie Ihre JMU Card auch mit Bild ausstellen lassen. Generell gilt, dass nur Portraitaufnahmen (Frontaufnahmen) mit möglichst hellem und neutralem Hintergrund verwendet werden sollten und die Bilder möglichst aktuell sein sollten (nicht älter als ein Jahr). Ihr Bild können Sie als Datei unter beim Beantragen der Karte hochladen. Es sollte als JPEG vorliegen, im Größenverhältnis 3:4 sein wie bei normalen Passbildern eigentlich immer der Fall ist und eine Größe von 64 kb nicht überschreiten. Haben Sie kein passendes Bild, haben wir für Sie unter http://go.uni-wuerzburg.de/jmucardpicupload ein Werkzeug bereitgestellt, mit dem Sie die Bilder zuschneiden und in der passenden Größe speichern können. Dieses bearbeitete Bild können Sie dann zum Hochladen für Ihre JMU-Card verwenden. Ich habe ein Passbild nur in Papierform was nun? Sollten Sie kein Bild als Datei besitzen, können Sie sich auch einen Bilderfassungsbogen per E-Mail zusenden lassen, wenn Sie das entsprechende Feld ankreuzen. Dieses Passbild muss im Format 35 mm x 45 mm (ohne Rand) vorliegen, darf keine Spuren von Büroklammern aufweisen und soll nicht älter als ein Jahr sein. Bitte schreiben Sie auf die Rückseite des Bildes vor dem Aufkleben Ihren Namen, damit wir es zuordnen können, sollte es sich vom Bogen lösen. Senden Sie das Bild bitte per Hauspost zurück an die angegebene Adresse. Welche persönlichen Daten enthält die Karte? Auf die Karte werden folgende Angaben gedruckt: Bild (nur wenn gewünscht, ansonsten wird ein Platzhalter gedruckt) Titel, Vorname, Name UB-Benutzernummer Chipkartennummer Gültigkeitsdatum (variabel) Der Chip enthält neben der Geldbörse folgende Daten: Chipkartennummer Personenkennziffer für die Geldbörsenfunktion des Studentenwerks (Studierender, Beschäftigter, Gast) Hochschulkennzeichen (Universität Würzburg, Hochschule Würzburg-Schweinfurt, Hochschule für Musik, Studentenwerk) Gültigkeitsdatum UB-Benutzernummer Zutrittsberechtigung 4
Mit welcher Technik arbeitet die Karte? Die JMU Card ist eine Chipkarte, die auf MIFARE DESFire EV1 basiert. Dies ist ein RFID-System, bei dem die Kommunikation zwischen Lese-Schreib-Gerät und Chipkarte kontaktlos erfolgt. Die Chipkarte ist dazu in einem Abstand von weniger als 10 cm vom Leser zu halten. Jede Karte besitzt eine eindeutige ID, die Chip-Nummer. Gültigkeit der JMU Card? Wie lange ist die JMU Card gültig? Die Gültigkeit Ihrer JMU Card muss von Ihnen in regelmäßigen Abständen in der Regel alle zwei Jahre verlängert werden. Gehen Sie hierzu einfach an eine Validierungsstation, um das Gültigkeitsdatum automatisch hochsetzen zu lassen. Das Gültigkeitsende, das hierbei aufgedruckt und im Chip gespeichert wird, wird um zwei Jahre hochgesetzt bzw. bei befristeten Verträgen auf das Vertragsende (je nachdem, welches Ereignis früher eintritt). Da dieser Vorgang beliebig oft wiederholt werden kann, müssen Sie in der Folge lediglich am Ende des Gültigkeitszeitraums an einen Validierungsautomaten, um die Gültigkeit wieder zu verlängern. Ihre JMU Card wird vor der ersten Validierung mit einer begrenzten Gültigkeit ausgeliefert (3 Monate ab Ausstellungsdatum). Gehen Sie deswegen im Laufe der nächsten Zeit an eine der Validierungsstationen, um das Gültigkeitsdatum zu verlängern. Was muss ich tun, wenn ich die JMU Card erhalten habe? Ihre JMU Card wird vor der ersten Validierung mit einer begrenzten Gültigkeit ausgeliefert (3 Monate ab Ausstellungsdatum). Gehen Sie deswegen im Laufe der nächsten Zeit an eine der Validierungsstationen, um das Gültigkeitsdatum zu verlängern. Wo finde ich die Validierungsautomaten? Validierungsstationen finden Sie an folgenden Standorten: Neue Universität, Sanderring (EG, Nähe Studentenkanzlei). Universitätsbibliothek, Am Hubland (EG, Halle). Uniklinikum, Josef-Schneider-Str. (Geb. D7, UG, gegenüber Fachschaft). Wittelsbacherplatz (für einen Übergangszeitraum im CIP-Pool, Raum 00.301, danach wieder im Durchgangsraum 150 zwischen dem Alt- und Neubau). Wann muss ich meine JMU Card validieren? Sie sollten Ihre JMU Card kurz nach dem erstmaligen Erhalt validieren; danach genügt es, jeweils vor Ende der aufgedruckten Gültigkeit die Karte wieder zu validieren, um das Gültigkeitsdatum wieder hochzusetzen. Wie aufwendig ist das Validieren? Das Validieren der Karten ist in wenigen Sekunden erledigt. Sie müssen dabei nichts weiter tun, als die Karte in den Validierungsautomaten einzuführen, der Rest geschieht von alleine 5
Was passiert, wenn ich die Gültigkeit meiner Karte nicht verlängern lasse? Wenn die Gültigkeit Ihrer Karte nicht aktuell ist, kann an den Kassen in den Mensen und Cafeterien nicht mehr bargeldlos bezahlt werden. Bargeldaufladungen sind ebenfalls nicht mehr möglich. Umgang mit der JMU Card Was ist beim Umgang mit der Karte zu beachten? Die JMU Card ist genauso pfleglich zu behandeln wie eine Bank- oder EC-Karte. Vermeiden Sie: Biegen der Karte (Antennenbruchgefahr), Dauerwölbung der Karte, sie höheren Temperaturen oder UV-Strahlung auszusetzen (Probleme beim Aufdruck des Gültigkeitsdatums bei der Validierung), starke Verschmutzung, Zerkratzen und Bekleben der Kartenoberfläche sowie andere mechanische Einwirkungen und chemische Einflüsse (z.b. Waschen der Karte). Wie erhalte ich eine Ersatzkarte? Bei Verlust oder Problemen mit der Funktion der Chipkarte wenden Sie sich bitte an das JMU- Personalkartenbüro. Bitte beachten Sie, dass die Ausstellung einer Ersatzkarte kostenpflichtig ist (Unkostenpauschale i.h.v. 20 EUR), sollte dies aus von Ihnen zu vertretenden Gründen notwendig werden (Verlust, Diebstahl, Beschädigung etc.). An wen kann ich mich wenden, wenn ich Fragen zur JMU Card habe? Bitte wenden Sie sich an das JMU-Personalkartenbüro. Was mache ich wenn ich meine Karte verliere? In diesem Fall müssen Sie eine neue Karte beantragen. Die Vorgehensweise ist genauso wie bei der Erstbeantragung. Bei Fragen können Sie sich natürlich auch an das Personalkarten-Servicebüro wenden. Etwaig aufgeladene Geldbeträge können nicht erstattet werden und sind leider verloren. Umgang mit den alten Mitarbeiter- und Studentenwerkskarten Kann ich den Geldwert auf meiner Karte auf die JMU-Card umbuchen lassen? Ja. Das Studentenwerk bietet ab 07.01.2014 einen Umbuchungsservice an folgenden Orten an: Rücknahme-Orte: - Büro des Studentenwerks im Mensa Foyer Hubland, 1. Stock, Zi. 113, Uhrzeiten: Mo-Fr 10:00 Uhr bis 13:30 Uhr - Hauptkasse des Studentenwerks, Am Studentenhaus (Stadtmensa), 1. Stock, Zi. 115, Uhrzeiten: Mo-Mi, Fr 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr, Do 13:00 Uhr-15:00 Uhr. 6
In welchem Umfang werden die Karten getauscht, einbehalten und Geldwerte umgebucht? - Grundsätzlich soll der Ablauf bargeldlos erfolgen. Dies setzt voraus, das Sie bereits im Besitz einer neue Karte sind - Rücknahme der "MUCK"-Karten (= grüne Karten des Studentenwerks) mit Umbuchung Pfand und Restguthaben auf die neue Karte. Die alte MUCK-Karte wird vom Studentenwerk einbehalten. - Umbuchung der Zeiterfassungskarten der Universität (blaue oder gelbe): d.h. Umbuchung des Restguthabens auf die neue Karte, welche Sie hierzu mitbringen müssen. Die alten Karten können dann zerschnitten und entsorgt werden. Das JMU-Personalkartenbüro nimmt Karten natürlich auch entgegen. - In Ausnahmefällen kann eine Barauszahlung erfolgen (z.b. bei defekten Karten oder Ihr Mitarbeiter verlässt die Universität) In welchem Zeitraum werden die Karten getauscht, einbehalten und Geldwerte umgebucht? - die Rücknahme ist zunächst zeitlich begrenzt bis Ende Februar 2014. Wie lange sind die alten Karten gültig? - Die alten Karten (alle) verlieren mit Beginn des Sommersemester 2014 Ihre Gültigkeit. Mit diesen alten Karten sollen dann keine Auf- und Abwertungen mehr möglich sein. An den Kassen des Studentenwerks werden dann keine alten Karten mehr akzeptiert werden. 7