Digitales Rechnungsmanagement Marcus Svitak Vertriebsbereichsleiter Public Hagen Glänzel Produktmanager
Digitales Rechnungsmanagement mit ELO Business Solution invoice Anforderungen Der Rechnungsprozess Rechnungsüberwachung / Transparenz Nutzen 2
Anforderungen an das Digitale Rechnungsmanagement Mögliche Problemstellungen! Lange Durchlaufzeiten! Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle?! Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung! Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich! Datenredundanzen! Risiko der Skontofrist-Überschreitung! Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg! Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen 3
Der Rechnungs-Prozess Jan Eichner Posteingang Ute Schenk Buchhaltung Felix Unger Einkauf Bodo Kraft GF Ute Schenk Buchhaltung 4
Jan Eichner Posteingang Posteingang / Automatische Erfassung 5
Rechnungseingang Eingangskanäle E-Mail Papier Elektronisch Automatische Erfassung in den Prozess integriert. Transparenz und Nachvollziehbarkeit. 6
Automatische Erfassung ELO DocXtractor Neue Integration für mehr Transparenz im Prozess Extraktion & Verifikation Plausibilitäts- und Compliance-Prüfung der ausgelesenen Informationen Erkennung unterschiedlicher Rechnungsdokumentarten Unterscheidung von Buchungskreisen Unterscheidung zwischen MM- und FI-Rechnungen Aktive Nutzung der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP-System Effiziente manuelle Kontrolle der ausgelesenen Informationen 7
Automatische Erfassung ELO DocXtractor 8
Das ZUGFeRD-Format Aufbau & Formate PDF/A3 (incl. eingebettete XML-Struktur) Comfort mit allen Informationen für Rechnungsaustausch Basic - Kopf- und Fuß- Daten, reduzierte Positionsdaten Extended alle für ZUGFeRD vorgesehenen Datenfelder 9
Sandra Renz Buchhaltung Formelle Prüfung 10
Formelle Prüfung ELO Workflow mit ELO Forms Services Tagesaktuelle Wechselkurse Dynamische Folgeknotenermittlung ERP Bearbeitungszustand Auswahl der zuständigen Fachabteilung (Besteller) 11
Felix Unger Einkauf Fachliche Prüfung/ Freigabe 12
Fachliche Prüfung/ Freigabe Warenlieferung vorhanden? Übereinstimmung mit Bestellung? Vorkontierung ERP 13
Bodo Kraft CEO Freigabe 14
Freigabe Kontrolle über große Rechnungssummen Regelwerk nach Rechnungsinformationen Nettobetrag in Hauswährung. Steuerung nach Kostenstelle/ Betrag/ etc Oberfläche zur schnellen Konfiguration. 15
Sandra Renz Buchhaltung Kontierung & Überwachung 16
Abschließende Kontierung Abschließende Kontrolle/ Vorkontierung Übergabe der Rechnungen an das ERP-System 17
ERP-Prozesse Übergabe aller Daten an ERP-System Standard-Schnittstelle zur Integration. Anbindung an SAP, NAV, AX, Datev, Rückmeldung Status aus dem ERP-System Beleg wurde gebucht Beleg wurde bezahlt 18
Digitales Rechnungsmanagement 19
Transparenz / Dashboard Maximale Transparenz Statistische Auswertungen Ampel für drohende Skonto- Verluste 20
Prozessdokumentation Prozesslogik ist individuell! Gesetzeskonforme Dokumentation auch technischer Vorgänge. ELO Feed schafft lückenlose Transparenz Möglichkeiten der Kollaboration 21
Wir erinnern uns Lange Durchlaufzeiten Unsicherheit: Rechnungsbestand unter Kontrolle? Zeitaufwändige manuelle Bearbeitung und Erfassung Fehlerbehaftung, da keine Validierung möglich Datenredundanzen Risiko der Skontofrist-Überschreitung Mangelhafte Transparenz über den gesamten Prozess hinweg Individual-Schnittstellen oft Dauerbaustellen 22
Ihr Nutzen? Lösungs-Merkmale & Highlights Modularer Aufbau bis ins Detail Abdeckung des vollständigen Prozesses Skalierbarkeit der Lösung Flexibles Dashboard Einfaches Customizing Bedarfsgerechter Automatisierungsgrad Modernste Architektur Umfassende Dokumentation 23
Offene Fragen 24
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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