Merkblatt zur Übernahme von Reisekosten 中 德 科 学 中 心 关 于 资 助 旅 行 费 用 的 实 施 细 则

Seite 1 von 6 Merkblatt zur Übernahme von Reisekosten 中 德 科 学 中 心 关 于 资 助 旅 行 费 用 的 实 施 细 则 Die Bewilligungsempfänger werden gebeten, dieses Merkblatt frühzeitig an alle Teilnehmer des Symposiums zu verteilen. 请 批 准 函 接 收 人 尽 早 将 本 文 分 发 给 所 有 与 会 人 员 Für die Übernahme von Reisekosten aus Bewilligungen des Chinesisch-Deutschen Zentrums (CDZ) gelten folgende Regeln: 为 方 便 由 中 德 科 学 中 心 资 助 的 中 德 科 学 家 办 理 旅 行 事 务, 简 化 相 关 手 续, 提 高 中 德 科 学 中 心 的 办 事 效 率, 特 制 定 以 下 实 施 细 则 : Um zeitnah die notwendigen Flugtickets reservieren und günstige Gruppenangebote nutzen zu können, haben wir unser Vertragsreisebüro gebeten, die Tickets entsprechend dem Veranstaltungstermin und der Verbindungslinie für die Reisenden zu reservieren. In Bezug auf spezielle Reisewünsche und -daten bitten wir darum, dass der Koordinator oder in Ausnahmefällen der Reisende selbst mit unserem Vertragsreisebüro direkt Kontakt aufnimmt. Wir werden Ihnen schnellstmöglich unsere Entscheidung über den Antrag mitteilen. Dann können die Tickets ausgestellt werden. 为 了 能 够 订 上 合 适 而 优 惠 的 团 体 国 际 机 票, 我 们 已 在 受 理 申 请 的 同 时 委 托 合 同 旅 行 社 为 参 加 者 按 会 期 时 间 和 路 线 预 订 了 相 关 国 际 机 票 在 个 别 例 外 情 况 下, 如 果 部 分 旅 行 者 有 时 间 和 路 线 的 调 整 要 求, 请 他 们 尽 早 主 动 与 该 旅 行 社 负 责 人 联 系 我 们 在 申 请 获 批

Seite 2 von 6 准 后 会 通 知 申 请 人 一 旦 批 准, 本 中 心 将 根 据 附 件 中 的 旅 行 须 知 承 担 旅 行 者 的 相 关 费 用, 并 通 知 合 同 旅 行 社 给 予 出 票 Wir bitten Sie, die folgenden Informationen an alle Reisenden weiterzugeben und dieses Merkblatt gründlich zu lesen. Das Zentrum übernimmt grundsätzlich die Kosten in dem im Merkblatt abgesteckten Rahmen und bittet sie direkt mit dem Vertragsreisebüro abzurechnen. Aufpreise müssen selbst getragen werden. 请 收 到 此 件 后 立 即 转 发 给 其 他 旅 行 者 并 请 其 仔 细 阅 读 旅 行 须 知 中 德 中 心 只 能 在 规 定 范 围 内 承 担 费 用, 超 过 部 分 由 其 自 理, 并 直 接 与 该 旅 行 社 结 算 1. Reiseorganisation und Teilnehmerwechsel 关 于 会 议 事 务 和 人 员 更 换 1.1. Die Koordinatoren (Bewilligungsempfänger) sind für die Regelung aller Reiseangelegenheiten grundsätzlich selbst verantwortlich. Grundlage ist das Bewilligungsschreiben mit Anlagen. Jeder Schriftwechsel mit dem Zentrum zu den Angelegenheiten der Veranstaltung muss von den Koordinatoren und nicht von einzelnen Teilnehmern selbst geführt werden. 受 中 德 科 学 中 心 资 助 的 项 目 和 会 议 所 有 涉 及 旅 行 的 事 务 均 由 项 目 协 调 人 ( 批 准 函 接 收 人 ) 负 责 按 照 资 助 通 知 书 及 其 附 件 内 容 办 理 所 有 与 会 议 相 关 的 事 务 必 须 由 项 目 协 调 人 负 责 而 不 能 由 参 会 代 表 个 人 的 名 义 与 中 心 联 系 1.2. Bei Bestellung des Flugtickets ist dem Vertragsreisebüro des CDZ das Geschäftszeichen des Antrags anzugeben, damit die Abrechnung direkt zwischen dem Zentrum und dem Vertragsreisebüro erfolgen kann. Der Koordinator wird gebeten, sich unverzüglich nach Erhalt der Bewilligung mit dem Vertragsreisebüro in Verbindung zu setzen und die gewünschten Flugtermine der Teilnehmer mitzuteilen. Selbstständige Buchungen einzelner Teilnehmer sollten nur in Ausnahmefällen erfolgen (siehe auch 3.3.). 受 资 助 者 应 向 中 德 科 学 中 心 的 合 同 旅 行 社 订 票 时 应 说 明 项 目 号 (GZ-Nr.), 以 便 中 德 科 学 中 心 直 接 同 合 同 旅 行 社 结 算 项 目 协 调 人 收 到 批 准 函 后 应 尽 早 与 合 同 旅 行 社 联 系, 通 知 与 会 人 员 的 行 程 及 路 线 只 有 在 个 别 情 况 下, 旅 行 者 自 己 购 置 飞 机 票, 可 以 按 照 第 三 条 第 三 款 执 行 1.3. Teilnehmerwechsel können nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch das CDZ vorgenommen werden, wenn die Koordinatoren beider Seiten dies vorher schriftlich beantragt haben. Der Antrag zum Teilnehmerwechsel muss grundsätzlich

Seite 3 von 6 drei Wochen vor Veranstaltungsbeginn vorgelegt werden, damit eine Bearbeitung erfolgen kann. 如 果 人 员 更 换 必 须 通 过 会 议 双 方 申 请 人 正 式 向 中 心 提 出 书 面 申 请, 在 得 到 书 面 批 准 后 方 可 更 换 更 换 申 请 原 则 上 必 须 提 前 至 少 3 周, 否 则 不 予 受 理 2. Visagebühren 关 于 签 证 费 Visagebühren sind ein Teil der Reisekosten. Die Visaanträge für Reisende aus Deutschland werden durch das Vertragsreisebüro bearbeitet. Visagebühren für Teilnehmer aus Drittländern werden vom CDZ mit einer Pauschale von 85 EUR abgegolten. Visakosten für Teilnehmer aus China, die entsprechend ihrer Situation ihre Visa selbst beschafft haben, können im Anschluss an die Veranstaltung mit dem Zentrum in der Höhe von höchstens 85 EUR abgerechnet werden. Die Gebühren für Visa, die durch vom deutschen bzw. chinesischen Konsulat anerkannte Geschäftsträger verlängert worden sind, können mit Quittung beim CDZ abgerechnet werden. 普 通 一 次 性 签 证 费 属 于 旅 费 的 一 部 分 德 国 科 学 家 的 签 证 事 宜 请 委 托 中 心 合 同 旅 行 社 办 理 第 三 国 代 表 的 签 证 中 心 可 提 供 85 欧 元 作 为 签 证 费 补 贴 中 国 科 学 家 自 行 办 理 普 通 签 证, 其 费 用 可 在 会 后 统 一 向 中 心 报 销, 最 高 报 销 相 当 于 85 欧 元 通 过 双 方 领 事 馆 指 定 的 签 证 代 办 机 构 所 产 生 的 合 理 签 证 代 办 费 也 可 以 凭 票 在 中 心 报 销 3. Reisekosten im In- und Ausland 关 于 国 际 和 国 内 旅 费 3.1. Das CDZ geht davon aus, dass die internationalen Flugtickets über sein Vertragsreisebüro gebucht werden. 国 际 机 票 应 由 中 德 科 学 中 心 指 定 合 同 旅 行 社 代 为 订 购 3.2. Reisekosten des CDZ beinhalten internationale Flugtickets und inländische Anschlüsse (Flug, Bahn). Das Zentrum übernimmt nur die Kosten für die günstigsten Flugtickets der Economy Class für die direkte Strecke zwischen Deutschland und China bzw. Drittland und China. Höhere Kosten für andere Fluglinien sowie Aufpreise für Business Class- oder First Class-Tickets sind selbst zu tragen und direkt mit unserem Vertragsreisebüro abzurechnen.

Seite 4 von 6 中 德 科 学 中 心 资 助 的 旅 行 费 用 含 国 际 机 票 及 国 内 续 航 段 机 票 或 火 车 票 1 中 德 科 学 中 心 只 资 助 中 德 之 间 或 第 三 方 至 中 德 之 间 最 直 接 路 线 的 经 济 舱 最 低 票 价 的 机 票 科 学 家 如 需 订 购 其 他 等 级 或 路 线 的 机 票, 超 出 部 分 票 价 由 其 自 理 并 直 接 同 我 合 同 旅 行 社 结 算 3.3. Buchungen auf eigene Initiative sollten nur im Ausnahmefall erfolgen. Der Reisende kann direkt mit dem Vertragsreisebüro des CDZ abrechnen, wenn er das Ticket selbst gebucht hat. Wird dabei der Normalpreis des Vertragsreisebüros überschritten, trägt der Reisende die überschreitenden Teilkosten selbst. Die Abrechnung erfolgt über das Vertragsreisebüro. Für die Abrechnung muss das Originalticket, die Originalrechnung und eine Kopie des Reisepasses vorgelegt werden. Bei einer Teilerstattung durch Kostenbeteiligung von dritter Seite muss eine Kopie mit Angabe des zu erstattenden Betrags mit Dienstsiegel vorgelegt werden. In diesem Fall kann das CDZ bis zu 1300 Euro für interkontinentale und 650 EUR für kontinentale Flüge erstatten. Zusätzlich zu diesem Nachweis müssen Kopien des Reisepasses, des Flugtickets und der Rechnung eingereicht werden. 特 殊 情 况 下 方 可 自 行 购 票 受 资 助 者 如 自 行 购 票, 请 直 接 在 中 心 指 定 合 同 旅 行 社 报 销, 其 报 销 金 额 不 得 超 过 合 同 旅 行 社 该 团 的 最 高 价 格 超 出 部 分 自 理 中 心 不 受 理 个 人 或 申 请 人 的 报 销 事 宜, 而 是 由 合 同 旅 行 社 与 其 结 算 结 算 时, 必 须 出 具 原 始 机 票 票 根 发 票 原 件 和 护 照 复 印 件 如 果 部 分 费 用 由 第 三 方 报 销, 则 须 提 供 由 报 销 单 位 盖 章 确 认 的 账 单 复 印 件 并 注 明 已 报 销 金 额 中 德 科 学 中 心 最 多 支 付 余 额 中 1300 欧 元 ( 洲 际 机 票 ) 650 欧 元 ( 洲 内 机 票 ) 此 外 还 必 须 同 时 提 供 护 照 复 印 件 机 票 复 印 件 以 及 发 票 复 印 件 3.4. Flugkosten, die aufgrund eines Umweges, z. B. einer Anreise aus einem dritten Land oder einer Rückreise über ein drittes Land anfallen und über dem Normalflugpreis des Vertragsreisebüros bei direkter Reise liegen, müssen vom Reisenden selbst getragen werden. 受 资 助 者 从 第 三 国 赴 会 议 地 点 或 会 后 经 由 第 三 国 回 国 机 票 超 出 合 同 旅 行 社 票 价 的 部 分 由 受 资 助 者 自 理 1 对 于 前 往 德 国 参 会 的 中 国 与 会 者 : 如 有 德 国 火 车 联 乘, 请 您 务 必 在 出 行 前 记 下 注 明 在 电 子 机 票 上 的 火 车 票 预 订 号, 便 于 您 在 德 国 火 车 站 的 自 动 售 票 机 处 打 出 火 车 票 如 自 己 失 误 须 另 行 购 票, 费 用 自 理 如 果 旅 行 社 方 面 无 法 解 决 中 国 境 内 的 航 班 或 者 火 车 联 程, 可 以 自 行 购 置, 然 后 凭 票 在 中 心 报 销 但 中 心 不 负 责 支 付 其 他 费 用, 如 住 宿 费 等 NUR FÜR CHINESISCHE TEILNEHMER: Wenn Sie über eine Anschlussverbindung per Zug (Rail&Fly- Ticket) verfügen, bitten wir Sie, sich die Reservierungsnummer für das Zugticket auf Ihrem elektronischen Flugticket zu merken bzw. zu notieren, damit Sie bequem Ihre Fahrkarte am Fahrkartenautomat im Bahnhof in Deutschland erhalten. Bei Versäumnissen müssen die Kosten für eine neue Zugfahrkarte selbst getragen werden. Sollte es dem Reisebüro nicht möglich sein, Anschlussverbindungen in China per Zug oder Flug zur Verfügung zu stellen, so können diese Verbindungen selbst gebucht und danach mit dem CDZ abgerechnet werden. Das CDZ übernimmt jedoch keine weiteren Kosten, wie z.b. für Übernachtungen usw.

Seite 5 von 6 3.5. Das CDZ übernimmt die Kosten, wenn der Reisende sich vor bzw. nach seiner Veranstaltung im Gastland aufhält, die Aufenthaltszeit darf aber nicht mehr als sechs Wochen betragen und seine Flugkosten dürfen nicht höher als die der anderen Reisenden sein. Der Reisende trägt die überschreitenden Teilkosten selbst und rechnet diese direkt bei unserem Vertragsreisebüro ab. 受 资 助 者 可 以 在 会 议 召 开 前 后 去 对 方 国 家 进 行 访 问 或 停 留, 期 限 只 要 不 超 过 6 周, 其 旅 费 如 果 不 超 过 其 他 同 行 者 的 价 格, 可 以 直 接 在 旅 行 社 订 票 和 结 算 但 超 出 部 分 自 理 3.6. Werden bei Überschreitung des Gruppenticketpreises des Vertragsreisebüros, z.b. durch doppelte Reservierungen oder durch ein Business Class-Ticket oder durch Flüge auf nicht direktem Weg, die zu überschreitenden Kosten nicht bezahlt, dann kann das Vertragsreisebüro die Ticketausstellung ablehnen bzw. die Reservierung stornieren. Der daraus entstandene Verlust muss vom Reisenden selbst getragen werden. 如 果 个 人 行 为 而 造 成 飞 机 票 超 过 合 同 旅 行 社 团 体 票 价, 如 : 重 复 订 票 要 求 公 务 舱 绕 道 等 而 不 缴 纳 超 出 部 分 费 用, 旅 行 社 可 以 拒 绝 出 票 或 取 消 其 舱 位 由 此 引 起 的 损 失 由 个 人 承 担 3.7. Die Stornierungskosten bei Umbuchung oder Rückgabe für das Vertragsreisebüro werden durch das CDZ getragen, wenn der Reisende kein Visum wie geplant bekommen hat. Erfolgt die Visumsausstellung erst kurz vor bzw. nach dem Ende der Veranstaltung, erfolgt durch das CDZ keine Kostenübernahme. Das Vertragsreisebüro wird darüber informiert, die Ticketausstellung abzulehnen. 由 于 签 证 原 因 未 能 按 计 划 成 行, 在 合 同 旅 行 社 产 生 的 改 票 或 退 票 费 均 由 中 心 负 担 但 是 如 果 签 证 获 得 时 已 经 快 会 议 结 束 或 已 经 结 束 时, 我 们 不 支 持 其 继 续 成 行 旅 行 社 在 得 到 我 们 通 知 时 拒 绝 开 出 飞 机 票 3.8. Der chinesische Koordinator übernimmt die Abrechnung der innerchinesischen Tickets für die chinesischen Teilnehmer der in China stattfindenden Veranstaltungen. Die Kosten sind mit dem Zentrum direkt abzurechen. Umgekehrt gilt diese Regelung entsprechend für Veranstaltungen in Deutschland. 中 国 科 学 家 参 加 中 心 资 助 的 在 中 国 举 办 的 研 讨 会, 机 票 由 协 调 人 审 核 后 统 一 同 中 心 结 算 反 之, 德 国 科 学 家 参 加 在 德 国 举 行 的 会 议, 机 票 也 应 由 协 调 人 审 核 后 统 一 与 中 心 结 算

Seite 6 von 6 4. Teilnehmer aus Drittländern oder von dritter Seite 关 于 第 三 方 或 第 三 国 参 加 者 Teilnehmer aus Europa erhalten eine Pauschale von 1300 EUR für interkontinentale und 650 EUR für kontinentale Flüge. Sollten die Kosten für Anschlussflüge innerhalb des Veranstaltungslandes diese 1300 EUR bzw. 650 EUR überschreiten, wird das CDZ diese Kosten übernehmen. Für die Abrechnung muss dem Zentrum die GZ-Nr., das Originalticket, die Originalrechnung, eine Kopie des Reisepasses, die Bankverbindung seines Instituts mit SWIFT-Code und IBAN vorgelegt werden. Reisende aus europäischen Ländern können ihr Ticket im Vertragsreisebüro buchen. Alle Abrechnungen müssen innerhalb von einem Monat erledigt werden. Als Nachweise müssen Kopien des Reisepasses, des Flugtickets und der Rechnung eingereicht werden. 来 自 欧 洲 国 家 的 代 表 除 外, 中 心 为 来 自 第 三 方 或 第 三 国 的 科 学 家 提 供 一 次 性 国 际 旅 费 补 助, 跨 洲 1300 欧 元, 洲 内 650 欧 元 旅 费 包 含 签 证 费 报 销 时 须 提 供 原 始 机 票 账 单 和 护 照 复 印 件 来 自 欧 洲 的 代 表 可 以 在 合 同 旅 行 社 预 订 飞 机 票 所 有 报 销 须 在 会 后 1 个 月 之 内 完 成 自 行 购 票 人 须 同 合 同 旅 行 社 结 算 提 供 参 加 活 动 的 项 目 号 (GZ-Nr.) 所 在 单 位 的 银 行 账 号 和 SWIFT-Code 以 及 IBAN 号 5. Umbuchung und Stornierung 关 于 改 票 或 退 票 Das CDZ beauftragt das Vertragsreisebüro, die betreffenden Flugtickets zu reservieren, nachdem das CDZ den Antrag erhalten hat. Das Zentrum übernimmt grundsätzlich keine Gebühren für Umbuchungen, Stornierungen, doppelte Reservierungen etc. aus individuell zu vertretenden Gründen. Wird die Teilnahme durch einen Krankheitsfall verhindert, so übernimmt das CDZ die Stornierungskosten, sofern vom Betreffenden ein ärztliches Attest über die Reiseunfähigkeit vorgelegt wird. 中 心 在 收 到 申 请 之 日 起 就 委 托 合 同 旅 行 社 预 订 相 关 飞 机 票, 个 人 改 票 或 退 票 或 重 复 订 票, 产 生 的 费 用 须 自 理 参 会 代 表 因 病 不 能 与 会, 须 提 供 医 生 证 明 其 不 能 旅 行 的 文 件, 方 可 由 中 心 承 担 退 票 费 Das CDZ behält sich Änderungen dieser Regeln vor. 中 德 科 学 中 心 有 权 更 改 上 述 实 施 细 则 并 对 以 上 细 则 作 出 解 释