Microsoft Word Einstieg 1

Microsoft Word Einstieg 1 1 Worum handelt es sich? Das Computer-Programm namens Microsoft Word (oder kurz Word ) ist ein so genanntes Textverarbeitungs-Programm. Es ist eine Art Schreibmaschine im Computer, mit der man z.b. Briefe oder andere Texte tippen kann. 2 Die Tastatur Die folgenden Fotos zeigen ein paar spezielle Tasten, die wir zur Benutzung des Word Programms brauchen. Wie wir sehen, sind einige der Tasten (z.b. Shift und Ctrl) doppelt auf der Tastatur zu finden: einmal auf der linken Seite und einmal auf der rechten. Wozu diese Tasten dienen, werden wir in den folgenden Kapiteln sehen. 1 Anmerkung: Dieses Dokument fasst die Basis-Funktionen von Microsoft Word auf Windows PC Rechnern zusammen. Es ist gedacht als Kursusunterlage für 7 e Klassen, um den Einstieg in die Welt der Textverarbeitung zu erleichtern, und sollte nicht als komplettes Benutzerhandbuch für das Word Programm angesehen werden. Version 1.0 Seite 1

3 Der Cursor und das Markieren von Text-Teilen Irgendwo im getippten Text befindet sich meistens ein senkrechter, blinkender Strich. Das ist der so genannte Cursor. Er bestimmt, wohin der Text kommt, den wir eintippen. Den Cursor kann man im Text bewegen, indem man auf die Pfeiltasten drückt, oder indem man mit der linken Maustaste an die gewünschte Stelle im Text klickt. Im folgenden Beispiel befindet sich der Cursor zwischen den Buchstaben n und e des Wortes einer : Bevor wir irgend etwas mit einem bestimmten Teil unseres Textes tun können, müssen wir den gewünschten Bereich markieren (anwählen). Dazu klicken wir mit der linken Maustaste in den Text, halten die Maustaste gedrückt, und verschieben dann die Maus. Der angewählte Text erscheint daraufhin weiß auf schwarz markiert: Wir können auch ein ganzes Wort markieren, indem wir einen Doppel-Klick auf dieses Wort ausführen (das heißt: wir klicken zweimal schnell hintereinander mit der linken Maustaste auf das gewünschte Wort). 4 Text überschreiben und löschen Um einen Teil des Textes zu überschreiben (d.h. durch einen neuen Text zu ersetzen), gehen wir wie folgt vor: 1) Den zu ersetzenden Text markieren. 2) Den neuen Text tippen. Version 1.0 Seite 2

Wir können auch einen Teil des Textes löschen ohne ihn durch einen neuen Text zu ersetzen: 1) Den zu löschenden Text markieren. 2) Die Backspace oder die Delete Taste drücken. Ein Beispiel: Hier ist das Wort Sohn markiert. Würden wir hier die Backspace oder die Delete Taste drücken, so würde dieses Wort gelöscht werden. Geben wir statt dessen in dieser Situation z.b. das Wort Junge ein, wird im Text an der markierten Stelle Sohn durch Junge ersetzt. Um einen einzelnen Buchstaben löschen, gehen wir wie folgt vor: 1) Den Cursor links oder rechts des zu löschenden Buchstabens setzen. 2) Die Backspace Taste löscht den Buchstaben links vom Cursor. Die Delete Taste löscht den Buchstaben rechts vom Cursor. Zum Beispiel: Wie wir sehen, befindet sich der Cursor zwischen den Buchstaben n und a des Wortes Chinas. Würden wir nun die Backspace Taste drücken, so würde der Buchstabe n (links vom Cursor) gelöscht werden. Die Delete Taste dagegen würde hier den Buchstaben a löschen, denn er befindet sich rechts vom Cursor. 5 Text-Eingabe Normalen Text geben wir ganz einfach über die Tastatur ein. Um einen Abstand zwischen den Wörtern zu lassen, benutzen wir die Leertaste. Version 1.0 Seite 3

Normalerweise erscheinen alle getippten Buchstaben in Kleinschrift. Wollen wir einen Großschrift-Buchstaben tippen, so halten wir die Shift Taste gedrückt, während wir den Buchstaben eingeben. Um mehrere Großschrift-Buchstaben hintereinander zu schreiben, können wir auch die Caps-Lock Taste einmal kurz drücken. Es entstehen dann solange Großbuchstaben bis wir die Caps-Lock Taste ein zweites Mal drücken. Ein kleines Lämpchen auf der Tastatur zeigt uns an, dass Caps-Lock gedrückt wurde. Wir können einen neuen Abschnitt im Text beginnen, indem wir die Return Taste drücken. Auf die gleiche Weise können wir leere Zeilen in den Text einfügen, indem wir die Return Taste wiederholt betätigen. Wichtig: Wir drücken die Return Taste nicht am Ende jeder Zeile, denn Word ist intelligent genug, um automatisch in eine neue Zeile zu gehen, sobald die aktuelle Zeile voll ist. Die Return Taste benutzen wir nur wenn wir einen neuen Abschnitt beginnen wollen. 6 Umlaute und spezielle Buchstaben 2 Einige Umlaute sind direkt auf der Tastatur zu finden, z.b. die deutschen Buchstaben ü, ä, ö, sowie die französischen Buchstaben é, è, à, ç. Eventuell muss man die Shift Taste in Verbindung mit der jeweiligen Taste benutzen, um den gewünschten Buchstaben zu tippen. Andere Umlaute, wie z.b. die Buchstaben ë und ê, sowie die meisten Großschrift-Umlaute (Ü, Ä, Ö, È, É, Ê usw.) erhalten wir, indem wir zwei Tasten nacheinander drücken: 1. die Taste mit dem speziellen Zeichen, also z.b. oder ^ 2. die Taste mit dem Buchstaben (z.b. u, a, e). Um Großschrift-Umlaute zu basteln, müssen wir hier zusätzlich die Shift Taste verwenden. Ein @ Symbol kann man mit der Tastenkombination Alt Gr-2 erzeugen. Um ein scharfes S (ß) einzufügen ist es ein bisschen komplizierter: wir halten die Alt Taste gedrückt, und tippen dann die Zahl 225. 2 Dieses Dokument bezieht sich auf eine französisch-schweizerische PC Tastatur, wie sie in Luxemburg üblicherweise verwendet wird. Mit anderen Tastaturen müssen die Umlaute eventuell anders eingegeben werden. Version 1.0 Seite 4

7 Die Formatierungs-Zeichen anzeigen lassen Jeder Text enthält haufenweise Zeichen, die wir normalerweise nicht direkt sehen können, z.b. Abstände zwischen den Wörtern, oder Zeichen, die den Beginn eines neuen Abschnittes markieren. Wir können diese Zeichen trotzdem sichtbar machen, und zwar indem wir auf den speziellen Knopf am oberen Rand des Fensters klicken: Es kann nützlich sein, diese so genannten Formatierungs-Zeichen anzeigen zu lassen, um so eventuelle überflüssige Abstände und ähnliches in unserem Text zu entdecken: Wie wir in diesem Beispiel sehen, werden Abstände als Punkte zwischen den Wörtern angezeigt, und das Ende eines Abschnittes wird mit dem Symbol markiert. Auch leere Zeilen erkennen wir auf den ersten Blick: sie enthalten weiter nichts als ein Symbol. Die Formatierungs-Zeichen verschwinden wieder wenn wir den Knopf ein zweites Mal drücken. Beim Ausdrucken des Textes werden diese Zeichen übrigens nicht mit gedruckt, auch wenn sie am Bildschirm gerade sichtbar sind. Version 1.0 Seite 5

8 Text kopieren Brauchen wir einen Teil des getippten Textes mehr als einmal, so können wir ganz einfach eine Kopie dieses Text Teils erstellen. Es ist also nicht nötig, den Text ein zweites Mal neu einzugeben. Um einen Text-Block zu kopieren, befolgen wir diese vier Schritte: 1) Den zu kopierenden Text-Block markieren. 2) Im Edit Menü den Menüpunkt Copy anwählen. Der Text wird dadurch noch nicht verändert. 3) Den Cursor an die Stelle des Textes setzen, wo die Kopie eingefügt werden soll. 4) Im Edit Menü den Menüpunkt Paste anwählen. Der kopierte Text erscheint nun an der gewählten Stelle, als ob wir ihn gerade eingegeben hätten. Tipp: Wollen wir mehrere Kopien des gleichen Text-Blocks erstellen, so brauchen wir nur die Schritte (3) und (4) mehrmals zu wiederholen. Die Schritte (1) und (2) müssen wir nur ein einziges Mal, am Anfang, ausführen. Tipp: Hinter vielen Menü-Kommandos sind Abkürzungen aufgelistet. So finden wir hinter dem Copy Kommando zum Beispiel die Buchstaben Ctrl+C, während hinter dem Paste Kommando Ctrl+V zu sehen ist. Dies bedeutet, dass wir die Kommandos auch über die Tastatur ausführen können. Wenn wir zum Beispiel die Ctrl Taste gedrückt halten, und dann auf die V Taste drücken, so wird das Paste Kommando ausgeführt. Diese Methode ist meistens viel schneller als wenn wir das Menü benutzen würden. 9 Text ausschneiden und einfügen Statt eine Kopie eines Text-Blockes zu erstellen, können wir ihn auch an einer Stelle ausschneiden, um ihn dann an einer anderen Stelle einzufügen. Die Vorgehensweise ist fast die gleiche als beim Kopieren: 1) Den auszuschneidenden Text-Block markieren. Version 1.0 Seite 6

2) Im Edit Menü den Menüpunkt Cut anwählen. Der Block wird dadurch gelöscht, doch er ist noch nicht verloren. 3) Den Cursor an die Stelle des Textes setzen, wo der Block eingefügt werden soll. 4) Im Edit Menü den Menüpunkt Paste anwählen. Der vorhin ausgeschnittene Text erscheint nun an der gewählten Stelle. Tipp: Genau wie beim Kopieren eines Text-Blocks können wir den ausgeschnittenen Text mehrmals einfügen. Dazu brauchen wir nur die Schritte (3) und (4) ein paar Mal zu wiederholen. Die Schritte (1) und (2) führen wir nur ein einziges Mal aus. 10 Text verschieben Statt einen Teil des Textes auszuschneiden und an einer anderen Stelle wieder einzufügen können wir den Text-Block auch ganz einfach mit der Maus verschieben. Und das geht so: 1) Den zu verschiebenden Text-Block markieren. 2) Den Mauspfeil über den markierten Bereich setzen. 3) Bei gedrückter linker Maustaste die Maus an die Stelle führen, wohin der Text-Block verschoben werden soll. 4) Die Maustaste los lassen. Der Text-Block befindet sich nun an der gewünschten Stelle. Tipp: Wird beim Verschieben eines Text-Blocks zusätzlich die Ctrl Taste gedrückt, so wird eine Kopie des Blocks erstellt. Das heißt, dass der Block in dem Fall nicht von seiner ursprünglichen Stelle gelöscht wird. Version 1.0 Seite 7

11 Fettdruck, Schrägschrift und Unterstreichen Es gibt verschiedene Methoden, Teile eines Textes hervorzuheben, z.b: Fettdruck Schrägschrift Unterstrichener Text Man nennt dies den Stil des Textes. Wir können die verschiedenen Stil-Arten auch kombinieren. So ist z.b. der folgende Text gleichzeitig fett, schräg und unterstrichen: Fett, schräg und unterstrichen Den Stil eines Textes einstellen ist ganz einfach: 1) Den betroffen Teil des Textes markieren. 2) Die gewünschten Stil-Knöpfe am oberen Rand des Fensters klicken: Knopf Bedeutung Beispiel Fettdruck. (Der Buchstabe B kommt vom englischen Wort bold, was fett gedruckt bedeutet.) Schrägschrift. (Der Buchstabe I kommt vom englischen italic, was schräg geschrieben bedeutet.) Unterstrichen. (Der Buchstabe U kommt vom englischen underline, was unterstrichen bedeutet.) fett gedruckter Text schräg geschriebener Text unterstrichener Text Wichtig: Wir benutzen die Stile nur an den Stellen, wo sie wirklich Sinn machen! So sollte man z.b. niemals einen kompletten Text unterstreichen oder fett drucken, sondern nur die Überschrift oder bestimmte Wörter. Version 1.0 Seite 8

12 Die Schriftgröße einstellen Verschiedene Teile des Textes können in verschiedenen Größen dargestellt werden: Groß, Mittelgroß, Klein Die Größe eines Text Teiles wird in Punkten ausgedrückt. In einem typischen Text wirkt eine 10 oder 12-Punkt Schrift ziemlich klein, eine 18-Punkt Schrift mittelgroß und eine 24-Punkt Schrift schon ziemlich groß: 10 Punkt, 12 Punkt, 16 Punkt, 18 Punkt, 24 Punkt Die Schriftgröße lässt sich bequem über ein Menü einstellen. Wir gehen wie folgt vor: 1) Den zu ändernden Text Teil markieren. 2) Die gewünschte Größe im Schriftgröße-Menü auswählen. 13 Die Schriftart einstellen Je nachdem, ob man einen ernsten, einen eher lustigen oder einen sachlichen Text schreibt, kann man die passende Schriftart verwenden. Es gibt sehr viele verschiedene Schriftarten, z.b. solche, die aussehen als hätte man den Text mit einer alten Schreibmaschine getippt, oder andere, die an eine Handschrift erinnern. Jede Schriftart hat einen eigenen Namen. Einige Beispiele: Dieser Text verwendet die Schriftart Times. Die meisten Bücher und Zeitungen werden in dieser Schriftart verfasst. Hier sehen wir die Schriftart Helvetica. Sie wird oft für Überschriften oder auf Schildern verwendet. Die Schriftart Courier sieht sehr nach einer klassischen Schreibmaschine aus. Die Schriftart namens Lucida Handwriting simuliert eine Handschrift. Version 1.0 Seite 9

Die Schriftart kann wiederum ganz einfach über ein Menü eingestellt werden: 1) Den zu ändernden Text markieren. 2) Die gewünschte Schriftart im Schriftarten-Menü auswählen. 14 Den Text ausrichten Normalerweise erscheint unser Text linksbündig, d.h. es sieht so aus, als würde der Text von einem Magneten nach links gezogen werden, so dass wir eine gerade Linie entlang seinem linken Rand ziehen können: Wir können den Magneten auch rechts vom Text platzieren. Das nennen wir dann rechtsbündig, denn nun können wir eine Linie am rechten Rand des Textes ziehen: Es ist auch möglich, zwei Magneten zu benutzen (einen rechts und einen links vom Text), so dass wir eine Linie auf beiden Seiten ziehen können. Man sagt dann, der Text sei justiert: Version 1.0 Seite 10

Man kann aber auch gar keinen Magneten verwenden. Der Text wir dann weder nach links noch nach rechts gezogen, und jede Zeile schwebt also in der Mitte der Seite. Der Text wird dann zentriert genannt. Dies wird oft bei Überschriften oder bei Gedichten verwendet. In einem normalen Brief oder Buch sieht es allerdings nicht so gut aus: Wie stellen wir nun ein, wie viele Magneten wir verwenden wollen, und wohin sie platziert werden sollen? Nun, das ist ganz einfach: 1) Den betroffenen Text markieren. 2) Auf den gewünschten Knopf am oberen Rand des Fensters klicken: Knopf Bedeutung Beispiel Linksbündig. Der Magnet wird auf die linke Seite des Textes platziert. Zentriert. Wir verwenden keine Magneten. Rechtsbündig. Der Magnet wird auf die rechte Seite des Textes platziert. Justiert. Wir setzen zwei Magneten rechts und links vom Text. Der Vater hatte nicht viel Zeit und Geld auf seine Erziehung verwenden können, und der Sohn hatte auch nichts gelernt. Der Vater hatte nicht viel Zeit und Geld auf seine Erziehung verwenden können, und der Sohn hatte auch nichts gelernt. Der Vater hatte nicht viel Zeit und Geld auf seine Erziehung verwenden können, und der Sohn hatte auch nichts gelernt. Der Vater hatte nicht viel Zeit und Geld auf seine Erziehung verwenden können, und der Sohn hatte auch nichts gelernt. Version 1.0 Seite 11

15 Eine Aktion rückgängig machen Sollten wir mal etwas falsch machen bei der Benutzung des Programms, so können wir die letzten unserer Aktionen rückgängig machen. Dazu brauchen wir nur auf den entsprechenden Knopf am oberen Rand des Fensters zu klicken. Diesen Knopf nennen wir auch noch Undo. Das ist Englisch und bedeutet ungeschehen machen. Wir können auch mehrere unserer Aktionen ungeschehen machen, indem wir mehrmals auf den Undo Knopf klicken. Nun kann es natürlich mal vorkommen, dass wir eine Aktion rückgängig gemacht haben, ohne das eigentlich zu wollen. Aber auch das ist kein Problem: in dem Fall klicken wir einfach den Redo Knopf (rechts neben dem Undo Knopf). 16 Ein Dokument speichern Damit unser Dokument nicht verloren geht, wenn wir das Programm verlassen, müssen wir es als eine Datei auf der Festplatte oder auf einer Diskette speichern. Dazu gehen wir wie folgt vor: 1) Im File Menü das Save As Kommando anwählen. Ein Fenster öffnet sich, welches uns die schon gespeicherten Dateien zeigt. 2) In diesem Datei-Fenster wählen wir zuerst den Ordner, in welchem das Dokument gespeichert werden soll. 3) Wir geben dann den gewünschten Datei-Namen ein. 4) Zum Abschluss klicken wir auf den Save Knopf. Falls wir unser Dokument vorher schon einmal in eine Datei gespeichert hatten, so können wir das Dokument nach einer kleinen Änderung auch ganz einfach noch einmal in die gleiche Datei zurück schreiben. Dazu benutzen wir das Version 1.0 Seite 12

Save Kommando im File Menü (nicht Save As ). Wir werden in dem Fall nicht mehr nach einem Datei-Namen gefragt; statt dessen wird die alte Datei ganz einfach durch eine neue Version ersetzt. Wichtig: Wir sollten unser Dokument nach jeder kleinen Änderung (mindestens einmal pro Satz oder Zeile) erneut speichern, denn im Fall einer Strompanne wäre unser Text andernfalls verloren. Dazu ist es sehr nützlich, die Tastatur-Abkürzung des Save Kommandos zu benutzen (Ctrl-S). Wir halten also die Ctrl Taste gedrückt, und drücken dann die S Taste einmal kurz. 17 Ein Dokument laden Ein als Datei gespeichertes Dokument kann natürlich auch wieder geladen werden. Die Vorgehensweise ist sehr ähnlich wie beim Speichern eines Dokumentes: 1) Im File Menü das Kommando Open wählen. Ein Fenster öffnet sich dann, welches uns die gespeicherten Dateien anzeigt. 2) Im Datei-Fenster den gewünschten Ordner wählen. 3) Die zu ladende Datei markieren. 4) Den Open Knopf klicken. 18 Bilder in den Text einfügen Wir können auch Bilder in unseren Text einfügen, die auf unserem Computer gespeichert sind. Dazu gehen wir wie folgt vor: 1) Den Cursor an die Stelle des Textes setzen, wo wir das Bild haben wollen. 2) Das Insert Menü öffnen und den Mauspfeil über das Wort Picture bewegen 3. Ein Untermenü öffnet sich. 3 Picture ist das englische Wort für Bild. Version 1.0 Seite 13

3) In dem geöffneten Untermenü das Kommando From File anwählen. Ein Fenster öffnet sich dann, welche uns die auf unserem Computer gespeicherten Dateien zeigt. 4) In dem Datei-Fenster den gewünschten Ordner wählen, eine Bild-Datei markieren, und dann auf den Insert Knopf klicken. Ein Bild verhält sich in unserem Text ähnlich wie ein Wort. Das heißt, es befindet sich zwischen anderen Wörtern, und wir können es genau so kopieren, verschieben oder löschen wie wir das mit einem Teil des Textes tun würden (siehe die vorhergehenden Kapitel). Die Größe eines Bildes kann verändert werden: 1) Einmal auf das Bild klicken, um es anzuwählen. Ein Rahmen mit kleinen Griffen wird um das Bild herum angezeigt. 2) Den Mauspfeil über einen der Griffe in einer Bild- Ecke bewegen, die linke Maustaste drücken und gedrückt halten. 3) Die Maus bewegen, bis das Bild die gewünschte Größe hat, dann die Maustaste loslassen. Version 1.0 Seite 14