Wichtige Informationen zur Erasmus+ - Bewerbung Incoming Bevor Sie mit dem eigentlichen Bewerbungsverfahren beginnen, lesen Sie bitte die folgenden Hinweise sorgfältig durch. Das Bewerbungsportal steht für die Erasmus+ - Bewerbung von Studierenden, die als Austauschstudierende an der FH Dortmund studieren möchten, innerhalb folgender Zeiträume zur Verfügung: Bewerbung für das Wintersemester 01. März bis 15. Mai Bewerbung für das Sommersemester 01. September bis 15. November Beachten Sie den Bewerbungsschluss: 15. Mai für das Wintersemester 15. November für das Sommersemester 1) Allgemeine Informationen Informieren Sie sich schon vorab im Internet über die FH Dortmund und Ihren Fachbereich. www.fh-dortmund.de/exchange Auch die Fachbereiche bieten auf ihren Internetseiten oft noch zusätzliche Informationen an. Sollte Sie dann noch weitere Fragen haben wenden Sie sich bitte an Ihre Auslandsbeauftragten im Fachbereich. 2) Vorbereitung der notwendigen Bewerbungsunterlagen Erkundigen Sie sich bei Ihrem /ihrer Auslandsbeauftragten. Ihren Ansprechpartner an der FH finden Sie unter dem hier benannten Weblink: www.fh-dortmund.de/exchange 3) Online-Bewerbung in Mobility Online Nachdem Sie von Ihrer Heimathochschule nominiert worden sind, erhalten Sie vom International Office der FH Dortmund eine E-Mail, mit der Sie aufgefordert werden sich zu registrieren. Das müssen Sie unbedingt tun, um die weiteren Schritte ausführen zu können. Bitte geben Sie in der Eingabemaske eine E-Mailadresse an, die Sie regelmäßig abrufen. 1
Hinweise zum Erasmus+ - Bewerbungsverfahren Incomings 1. Online-Bewerbung Bitte nutzen Sie den Link, den wir Ihnen per Email zusenden oder klicken Sie auf den Internetseiten des International Office auf den Link Erasmus+ Online-Bewerbung. So werden Sie automatisch auf unsere Online-Bewerbung für Austauschstudierende weitergeleitet. Füllen Sie diese bitte zuerst aus. Nachdem die Daten bei uns eingegangen sind erhalten Sie eine automatisch generierte E-Mail, in der Sie zur Registrierung in Mobility Online aufgefordert werden. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine automatisch generierte E-Mail handelt. Es ist möglich, dass diese von Ihrem Server als Spam gekennzeichnet wird. Bitte prüfen Sie in jedem Fall auch Ihren Spamordner! 2. Registrierung Wenn Sie dem Registrierungslink folgen, gelangen Sie auf die Registrierungsseite von Mobility Online: Der Registrierungscode wird Ihnen automatisch zugeteilt. Ihre erfolgreiche Registrierung wird von einer automatischen E-Mail bestätigt. 3. Hochladen von Bewerbungsunterlagen Wenn Sie dem Link in der E-Mail folgen, müssen Sie zunächst Ihre Personenstammdaten weiter vervollständigen. Das International Office nimmt nun eine formelle Prüfung dieser Daten vor. Erst nach diesem Schritt können Sie Ihre Bewerbung weiter vervollständigen. Erst dann gelangen Sie in die Übersicht Ihres Bewerbungsverlaufs, die Sie jederzeit aufrufen und wo Sie den Status Ihrer Bewerbung prüfen und noch nachträglich Änderungen vornehmen können. 2
Folgende Unterlagen sind einzureichen: Passfoto Passkopie Sprachnachweis der Unterrichtssprache an der Fachhochschule Dortmund (diese hängt vom Studiengang ab) Nachweis bisheriger Studienleistungen (Transcript of Records) Learning Agreement (siehe unten) Ihre Unterlagen werden anschließend formell geprüft. Nach der formellen Prüfung sind keine weiteren Änderungen Ihrer Bewerbungsdaten mehr möglich. 4. Learning Agreement Was ist ein Learning Agreement (LA)? Dieses Dokument ist Ihr persönlicher Studienplan, auf dem Sie die von Ihnen ausgewählten Kurse und eventuelle Änderungen eintragen. Dieser Arbeitsplan beinhaltet eine Auflistung von: - Kursen, die Sie an der FH Dortmund belegen möchten. Wichtige Informationen zum LA: Das Learning Agreement ist Bestandteil Ihrer Bewerbungsunterlagen. Es steht zum download in Mobility online für Sie bereit. Pro Semester geben Sie auf dem LA Kurse mit einer maximalen Gesamtzahl von 30 ECTS an. Das L A ist dann zuerst von Ihrer Heimathochschule und Ihnen zu unterschreiben. Im Rahmen der Bewerbungsfristen (15. Mai bzw. 15. November) müssen Sie das LA mit den Unterschriften im Portal hochladen. Hier können Sie alternativ auch das Formular Ihrer Heimathochschule hochladen. Es folgt ein Prüfung der Unterlagen durch die FH Dortmund. Wir stellen Ihnen das unsererseits unterschriebene Formular im Portal zum Download zur Verfügung ein Postversand erfolgt nicht mehr. Spätestens 2 Wochen nach Ankunft an der FH Dortmund prüfen Sie die Realisierbarkeit der Kurse und nehmen gegebenenfalls Veränderungen vor. Nachdem Sie Ihr LA geändert haben, benötigen Sie erneut die Unterschriften Ihrer Heimathochschule und des Auslandsbeauftragten Ihres Fachbereichs an der FH Dortmund. Sie müssen das geänderte Change of Learning Agreement selbständig im Portal mit allen Unterschriften hochladen. 3
5. Zimmerreservierung für internationale Studierende Das International Office der FH Dortmund bietet Austauschstudierenden die Möglichkeit einer Zimmerreservierung an. Falls Sie dies wünschen, müssen Sie dies in der Online- Bewerbung für einen Auslandsaufenthalt unter Daten zur Bewerbung Zimmerreservierung seitens des International Office gewünscht? JA ankreuzen. In letzter Zeit übertraf die Anfrage nach Zimmern das verfügbare Angebot. Bitte beachten Sie, dass bis zur offiziellen Zusage eines Wohnheimzimmers durch das International Office kann keine Zimmerreservierung garantiert werden. Es besteht kein Rechtsanspruch auf eine Zimmerreservierung. Sie werden von uns am Ende des Bewerbungsverlaufs also nach Erhalt des Acceptance Letter informiert, ob Sie ein Zimmer erhalten oder nicht (Zimmerzusage oder Zimmerabsage). Bei Zimmerzusage enthält diese Email auch eine Aufforderung über die Zahlung einer Kaution über 350 an das Studierendenwerk Dortmund. Neben der Kontoverbindung finden Sie dort auch Informationen zu dem Verwendungszweck. Bitte tragen Sie unbedingt unter Verwendungszweck die in der Email benannte Registrierungsnummer sowie Ihren Nach- und Vornamen ein. Ohne diese Angaben kann das Studierendenwerk Ihre Gelder nicht zuordnen. Die Überweisung der Kaution muss innerhalb 7 Tage nach Verschickung dieser Email erfolgen. Sie müssen danach den Nachweis der Überweisung sowie die unterschriebenen Accommodation form im Bewerbungsportal hochladen. Die Reservierung erfolgt ausschließlich bei fristgerechter Bezahlung der Kaution. Eine Nichteinhaltung der Fristen (Kautionszahlung 7 Tage nach Zahlungsaufforderung) führt zur Stornierung der Zimmerreservierung. Es besteht kein Anspruch mehr auf eine Zimmerreservierung. Die Zimmer für Bachelorstudierende müssen ab 01. September mit einem Einzugstermin 2-5 Tage später angemietet werden. Masterstudierende mieten die Zimmer ab 01. Oktober mit einem Einzugstermin 2-5 Tage später. Achtung: der Einzug, genauso wie der Auszug kann nur an einem Werktag und nicht am Wochenende oder am Feiertag (z.b. am 03. Oktober ist ein nationaler Feiertag in Deutschland) erfolgen. Falls ein(e) Masterstudierende ab 01.September ein Zimmer mieten möchte, bitten wir um eine frühzeitige Kontaktaufnahme zum International Office. Die Zimmer werden in möblierten Studierendenwohnheimen reserviert. Es ist nicht möglich, hier besondere Wünsche, wie Einzelapartment oder bezüglich des Standort s des Zimmers zu berücksichtigen. Soweit möglich wohnen Studierende in einem 4
Wohnheimzimmer des Studierendenwerks Dortmund. In Ausnahmefällen weichen wir auf Wohnheimzimmer privater Anbieter, auch in benachbarten Städten, aus. Die Mietkosten betragen je nach Zimmer zwischen 280 und 380 Euro. Der Zeitpunkt des Eingangs der oben aufgeführten Unterlagen und der Kaution ist entscheidend für die Zimmerreservierung. Informationen zur Adresse des Zimmers und zur Schlüsselübergabe erhalten Sie kurzfristig vor Ihrer Anreise nach Dortmund. Studierende des Fachbereichs Wirtschaft werden vom faculty exchange point (FEP) über die Wohnungsdetails, Schlüsselübergabe etc. informiert. Andere Studierender erhalten diese Informationen über das International Office oder über einen anderen Ansprechpartner. Von weiteren Nachfragen bitten wir im Vorfeld abzusehen. 5