Mit PROmitea haben wir zusätzlich 7 Prozent beim Einkauf von Zitronensäure gespart. Ohne diese moderne e-procurement-lösung hätten wir ein Einsparpotenzial in dieser Größenordnung auf einem transparenten und wettbewerbsintensiven Markt nicht realisieren können. Sebastian Althaus, Einkaufsleiter der Walter Rau Neusser Öl und Fett AG Kunde Walter Rau Neusser Öl und Fett AG Branche Lebensmittelindustrie Ziel Optimale Einkaufskonditionen unter Vorgabe qualitativer und quantitativer Kriterien erzielen. Einkaufsprozess dauerhaft vereinfachen und Projektlaufzeiten verkürzen. Lösung Einsatz der e-procurement-lösung PROmitea von e-integration zum Definieren und Durchführen elektronischer Ausschreibungen und Auktionen. Die extrem flexible SaaS-Lösung PROmitea integriert den Beschaffungsprozess vom RFI/RFQ über die Auktion bis zum Order2Pay (O2P). Ergebnisse Rund 7 Prozent Ersparnis beim Einkauf des wichtigen Produktionsstoffs Zitronensäure Dank sehr einfacher Bedienbarkeit von PROmitea schnelles Definieren der Ausschreibung und Vorbereiten der Auktion Problemlose Teilnahme der Lieferanten an der Ausschreibung und der Auktion Zeitersparnis: Erfolgreicher Abschluss der Auktion innerhalb von nur 40 Minuten Einfache Duplizierung: Auktion kann bei Bedarf mit Minimalaufwand wiederholt werden
e-procurement: Mit PROmitea schnell zu besseren Einkaufskonditionen Zitronensäure günstig einkaufen Beschaffungsprozess vereinfachen, besten Preis finden, strenge Qualitätsvorgaben einhalten Bereits beim ersten Einsatz von PROmitea konnte die Walter Rau Neusser Öl und Fett AG beim Einkauf des wichtigen Produktionsstoffs Zitronensäure eine Ersparnis von rund 7 Prozent erzielen. Die durchgeführte Auktion lässt sich mit minimalem Aufwand immer wieder durchführen das spart Zeit und Ressourcen. Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von der Flexibilität der Lösung: Die Ausschreibungs- und Auktionsbedingungen lassen sich jederzeit anpassen. 2
Die Walter Rau Neusser Öl und Fett AG ist europäischer Markt- und Qualitätsführer für kundenindividuelle Lösungen im Bereich pflanzlicher Öle und Fette. Für die laufende Produktion muss das Unternehmen mitunter Rohstoffe beschaffen, die ungewöhnlichen und sehr strengen Qualitätskriterien unterliegen so wie die Zitronensäure. Das Unternehmen suchte nach einer Möglichkeit, den Einkauf von Produktionsstoffen dauerhaft effizienter zu gestalten. Dabei sollten moderne Tools und Prozesse zum Einsatz kommen, welche sich nicht zwingend an das eigene ERP-System anbinden lassen müssen. Diese Lösung fand das Unternehmen in Form von PROmitea, dem elektronischen e-procurement-system von e-integration. PROmitea ist eine Cloud-basierte Software für elektronische Ausschreibungen und Auktionen. Sie integriert den Beschaffungsprozess umfassend vom Request for Information (RFI) und Request for Quotation (RFQ) über die Auktion bis zum Order2Pay (O2P). Die Lösung unterstützt Anwender dabei, optimale Einkaufskonditionen zu erzielen. Gleichzeitig kann sie sicherstellen, dass Lieferanten gewünschte qualitative und quantitative Vorgaben erfüllen. 3
Extrem flexibel und leicht bedienbar PROmitea ist äußerst flexibel und lässt sich weitreichend anpassen. Gleichzeitig ist die Lösung sehr einfach zu bedienen. Durch das integrierte Klassifizierungssystem ecl@ss können Anwender Produkte schnell kategorisieren und effizient geeignete Lieferanten finden. Aktivitäten eingeloggter Auktionsteilnehmer zeichnet das System vollständig und revisionssicher auf. Das umfassende Reporting und die durchdachte, rollenbasierte Benutzerverwaltung ermöglichen transparente Einkaufsprozesse, unterstützen Compliance- Anforderungen und geben Rechtssicherheit. Zur Nutzung der Software reichen Browser und Internetanschluss. Eine aufwendige Installation auf eigener Server-Hardware ist nicht erforderlich. e-integration betreibt die Cloud-basierte SaaS-Lösung in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hier werden auch alle Daten gespeichert. Durch das User-basierte Lizenzmodell erzielen PROmitea-Nutzer schnell einen Return on Investment (ROI). 4
Optimaler Preis nach 40 Minuten Auktion Die Walter Rau Neusser Öl und Fett AG steuerte den Einkaufsprozess für die Zitronensäure mithilfe von PROmitea in zwei Phasen. Zunächst definierte Einkaufsleiter Sebastian Althaus mit seinem Team einen RFQ mit zwingend notwendigen Bedingungen (z.b. Zertifizierungen, Rohstoffherkunft, logistische Voraussetzungen etc.). Neben dem Preis fragten sie Kriterien für die Produktion sowie für die Lieferkette ab. Nach der Abfrage konnte in Phase zwei die Auktion mit drei qualifizierten Lieferanten durchgeführt werden. Diese erfolgte als English Reverse Auction (ERA). Bereits beim Erstellen der Ausschreibung konnte Althaus festlegen, welche Informationen die Lieferanten im klar strukturierten Gebotsraum von PROmitea einsehen können. Dank der intuitiven Bedienung konnten sie am Bietprozess ohne jegliches Training teilnehmen. Bereits nach ca. 40 Minuten und einem regen Schlagabtausch stand der Sieger der Auktion fest die Walter Rau Neusser Öl u. Fett AG. Denn mithilfe des für alle Beteiligten transparenten Vorgangs konnte der Öl- und Fett-Produzent rund 7 Prozent Preisreduktion erzielen. Eine Ersparnis in dieser Größenordnung ist für Produktionsstoffe auf traditionellem Weg praktisch nicht verhandelbar, freut sich Althaus. Integriertes Supply Chain Management Einkäufer RFI RFG Auktion Protokolle Order2Pay Einladung zur Zusammenarbeit Lieferanteninformationen Einladung zum RFG mit Spezifikationen Lieferantenangebot Einladung zur Auktion Auktion Reports Orders ORDRSP, DESADV, INVOIC Lieferanten Informationsvorbereitung Gebotsvorbereitung Auktionsteilnahme Erhaltene Protokolle Kommunikation und Lieferung Warenlieferung 5
Bessere Einkaufskonditionen und schneller ROI Durch den Einsatz der Cloud-basierten e-procurement-lösung PROmitea kann die Walter Rau AG die Vorteile der integrierten Beschaffung von der katalogbasierten Lieferantenauswahl bis zur revisionssicheren Dokumentation, vom elektronischen RFI bis zu den Auktionen und Konditionenverhandlungen vollständig ausnutzen. Das Unternehmen profitiert von besseren Einkaufskonditionen und schnellem ROI. Trotz des Funktionsreichtums und der enormen Flexibilität ist PROmitea leicht bedienbar und erfordert keine aufwendigen Schulungen. Schon nach kurzer Einarbeitungszeit konnten wir unsere Ausschreibung in PROmitea einstellen und hervorragende Einkaufskonditionen erzielen, sagt Althaus. PROmitea hat uns effektiv Zeit und Kosten gespart. Wir sind begeistert und werden die Lösung auch in Zukunft für uns gewinnbringend einsetzen. Über Walter Rau Neusser Öl und Fett AG Die Walter Rau Neusser Öl und Fett AG ist europäischer Markt- und Qualitätsführer für kundenindividuelle Lösungen im Bereich pflanzlicher Öle und Fette. Am Standort Neuss veredelt das Unternehmen seit über 100 Jahren ausgewählte pflanzliche Rohstoffe zu hochwertigen funktionellen pflanzlichen Ölen und Fetten. Rund 200 Mitarbeiter sind dort unter anderem für die kundenorientierte Produktenwicklung und die Herstellung von Fetten und Ölen für die Nahrungsmittelindustrie, Kosmetik und weitere Anwendungsbereiche im Einsatz. 6
Über e-integration Die e-integration GmbH bietet für alle Kunden- Lieferanten-Beziehungen elektronischen Datenaustausch von Geschäftsdokumenten (EDI, Electronic Data Interchange) und darauf aufbauende B2B-Dienstleistungen an. In über 30 Jahren hat sich e-integration eine führende Marktposition erarbeitet. Der EDI-Spezialist arbeitet mit tausenden Unternehmen in Europa und Nordamerika zusammen. PROmitea ist eine innovative Cloud-basierte eprocurement-lösung von e-integration für Einkäufer aller Unternehmensgrößen. Die Software systematisiert Einkaufsprojekte vom RFI/RFQ über die e-auktion und bis zu den Konditionenverhandlungen. Durch den für alle Beteiligten transparenten Prozess können Einkäufer optimale Einkaufskonditionen erzielen. Kontakte: Jörg Hövel Peter Wutzler Tel.: 02102 479 183 E-Mail: joh@e-integration.de Tel.: 02102 479 125 E-Mail: pw@e-integration.de 7