vhs Schwabach Intranet für Dozenten Tutorial Seite 1 von 17
Sehr geehrte Dozentin, sehr geehrter Dozent! Die Volkshochschule Schwabach möchte Ihnen mit dem Zugang zu der eigenen internen Plattform, dem Intranet für Dozenten, die Verwaltung und Planung Ihrer Kurse deutlich vereinfachen und komfortabler machen. Zukünftig können Sie bequem von zu Hause aus z.b. die Anmeldestände kontrollieren, Ausdrucke vornehmen oder auch mit den Teilnehmern in Kontakt treten. Sie können Ihre Kurse planen und direkt an uns weitergeben. Wir können diese Daten ohne Umwege in unser Verwaltungssystem übernehmen und Ihnen dann wieder zur Kontrolle bereitstellen. Damit Sie sich schnell im Intranet zurechtfinden, haben wir Ihnen eine kurze Anleitung zusammengestellt. Wir wünschen Ihnen bei Ihren ersten Schritten viel Erfolg und wünschen uns, dass Sie das Intranet intensiv nutzen! Ihre Volkshochschule Schwabach 1. Erstanmeldung Sie haben von uns bereits eine E-Mail mit Ihrem Login-Namen bekommen. Dieser setzt sich in der Regel aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und dem vollständigen Nachnamen zusammen (z.b. Max Mustermann = MMUSTERMANN). Bei Namensgleichheit mehrerer Dozenten wird eine laufende Nummer angehängt. Um das Intranet nun nutzen zu können, müssen Sie zuerst ein Passwort anfordern. Dies funktioniert folgendermaßen: Sie gehen auf unsere Homepage unter www.vhs.schwabach.de und rufen dort unter Service Login - Bildschirme Login KuferTools Seite 2 von 17
den Anmeldebildschirm für das Intranet auf, der so aussieht Damit Sie bei der ersten Anmeldung ein Passwort erhalten, tragen Sie auf diesem Bildschirm noch keinen Login-Namen ein, sondern drücken direkt den Button Jetzt einloggen. Sie gelangen dann auf einen gesonderten Anmeldebildschirm für das Intranet. Auch hier müssen Sie noch keinen Login-Namen eingeben. Drücken Sie auf der linken Seite oben den Button neues Passwort anfordern. Sie sehen dann diesen Bildschirm Seite 3 von 17
Dort fügen Sie (wie gezeigt) Ihren Login-Namen (hier spielt Groß- oder Kleinschreibung keine Rolle) ein, füllen die Sicherheitsabfrage (bitte Groß- und Kleinschreibung beachten) aus und bestätigen dann den Button Passwort anfordern. Sie erhalten dann sofort eine E-Mail mit einem Passwort. Das Passwort können Sie später jederzeit in Ihrem Profil ändern. Sie werden dann nach kurzer Zeit wieder auf den Login-Bildschirm zurück geleitet und können sich dort nun mit Ihrem Login-Namen und dem Passwort in das Intranet einloggen. Zukünftig können Sie Ihre Anmeldung dann direkt über unsere Homepage über den Weg Service Login - Bildschirme Login KuferTools vornehmen. Seite 4 von 17
2 Start ins Intranet Sie gehen auf unsere Homepage unter www.vhs.schwabach.de und rufen dort unter Service Login - Bildschirme Login KuferTools den Anmeldbildschirm für das Intranet auf, der so aussieht Dort können Sie sich nun mit Ihrem Login-Namen und dem Passwort anmelden. Seite 5 von 17
Nach dem Einloggen sehen Sie den Startbildschirm des Intranets, auf dem Ihnen zuerst aktuelle Nachrichten angezeigt werden. Wir können hier sehr gezielt auch Nachrichten für bestimmte Fachgruppen hinterlegen, die dann auch nur von Dozenten gelesen werden können, die in diesem Fachbereich einen Kurs anbieten (z.b. Hinweis auf einen Englischvortrag nur für die Sprachdozenten im Fach Englisch). Sie haben nun folgende Möglichkeiten: Details zu Ihren Kursen einsehen Änderungen an Kursdaten weitergeben Neue Kurse planen (dabei können bisherige Kurse als Kopie genutzt werden) Eine Übersicht über alle stattfindenden Kurse eine Tages einsehen Ihre persönlichen Daten ändern Ihr Passwort ändern Aktuelle Nachrichten einsehen Zu unserer Homepage gelangen Alle Daten werden regelmäßig aktualisiert, so dass Sie immer auf einen aktuellen Datenbestand zugreifen können. Der Zugriff auf diese Daten ist nur Ihnen gestattet und auch nur für die Kurse möglich, die Sie selbst leiten. Aus Datenschutzgründen können Sie auch nicht alle Angaben einsehen, die uns zur Verfügung stehen. Eine Weitergabe der Daten an Dritte oder die Nutzung der Daten für andere Zwecke ist nicht erlaubt und wäre eine Verstoß gegen unsere vertraglichen Vereinbarungen. Wir bitte Sie, den Datenschutz ernst zu nehmen und sensibel mit den Informationen umzugehen! Seite 6 von 17
2.1 Meine Kurse Mit dem Button Meine Kurse gelangen Sie zu den Details Ihrer Kurse. Zuerst wird Ihnen eine Listenübersicht (chronologisch) der Kurse angezeigt. Sie sehen hier Ihre Kurse des aktuellen Semesters und evtl. auch des kommenden Semesters, soweit diese Kurse schon zur Ansicht frei geschaltet wurden. In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Ausdrucke zu erzeugen. Sie können dabei mehrere Kurse selektieren, indem Sie das Kästchen links neben der Kursnummer anhaken. Es sind folgende Ausdrucke möglich: Teilnehmer: Anwesenheitsliste mit Kurstagen Teilnehmerliste einzeilig (voreingestellt sind hier nur die angemeldeten Teilnehmer) Weitermeldeliste Die Listen werden erst dann vollständig erzeugt, wenn im jeweiligen Kurs die Mindestteilnehmerzahl erreicht ist! Listen: Liste Ihrer Kurse Liste Ihrer Kurstage Kursstammblätter Grafiken: Wochenplan Monatsplan Honorar: Honorarübersicht Honorarjournal (für bereits abgerechnete Kurse) Übersicht Ihrer Honare für das Finanzamt (für bereits abgerechnete Kurse) Seite 7 von 17
Bei fast allen Druckausgaben können Sie noch individuelle Einstellungen vornehmen. Die Druckausgabe erfolgt immer im PDF-Format und kann auch für eine weitere Nutzung abgespeichert werden. 2.1.1 Kursdetails Über das kleine Lupensymbol mit dem roten Pluszeichen erreichen Sie die Detailübersicht eines einzelnen Kurses. Am unteren Rand haben Sie in dieser Übersicht folgende Funktionsbuttons: Feedback Zu jedem Kurs können Sie uns direkt ein Feedback zurückgeben, dass uns per Mail dann zugestellt wird. Teilnehmer Sie können auf die Drucklisten zugreifen, die auch bei der Kursübersicht erreichbar sind ICS Die Kurstermine können als i-calendar-datei heruntergeladen und in ein Terminsystem übernommen werden Drucker Sie erhalten ein Kursstammblatt im Querformat Seitenbutton Sie können hier zwischen Ihren Kursen vor- und zurückblättern zur Übersicht Sie gelangen zurück zur Kursübersicht Seite 8 von 17
Im oberen Bereich der Seite sehen Sie folgende Karteireiter: Kursdetails Eine Übersicht mit den wichtigsten Daten zu Ihrem Kurs einschließlich der Anzahl der bisher vorliegenden Anmeldungen und auch Wartelistenteilnehmern. Die Angaben unter dem Punkt Termindetails können aufgrund technischer Umsetzungsprobleme nicht immer vollständig angezeigt werden (wie im Beispiel oben zu sehen). Diese Daten werden alle halbe Stunde aktualisiert. Seite 9 von 17
Inhalt Hier sehen Sie den Text, wie er im Druckprogramm angezeigt wird. Der Text im Webauftritt kann hier unter Umständen abweichen. Die Programmtexte (sowohl für das Druckprogramm als auch den Webtext) eines laufenden Kurses können Sie im Bereich Kursplanung nachbearbeiten und uns zur Einarbeitung übergeben. Diese Daten werden alle halbe Stunde aktualisiert. Termine Seite 10 von 17
Unter diesem Punkt sehen Sie eine Auflistung der einzelnen Kurstage. Sie haben u.a. auch die Möglichkeit, über den Button Termin-Absage an uns eine Nachricht zu schicken, damit wir die Verlegung oder Absage einzelner Termine prüfen und dann auch durchführen können. Diese Daten werden alle halbe Stunde aktualisiert. Teilnehmer Dieser Reiter ist nur dann zu sehen, wenn für diesen Kurs die Mindestteilnehmerzahl erreicht wurde! Sie können die Teilnehmer (alphabetisch sortiert) mit Namen, Adresse und Telefonnummern sehen. Es werden alle Teilnehmer mit folgenden Status angezeigt: (A)ngemeldet, (F)irmenanmeldung, (U)mgemeldet oder (W)arteliste Sollten Leerzeilen mit einem Status vorhanden sein, so liegt dies daran, dass die Teilnehmerdaten in einem größerem Zeitabstand aktualisiert werden und erst zu einem späteren Zeitpunkt (max. nach sechs Stunden) sichtbar sind. Sie haben hier die Möglichkeit, einzelnen oder mehreren Teilnehmern eine E-Mail zu senden (Button Sammel-E-Mail). Der Versand erfolgt aus einem internen Mail-Programm des Web- Servers. Als Absender ist dann Ihre E-Mail-Adresse eingetragen. Eine Kopie der Mail wird an unser Postfach vhs@schwabach.de versendet. Die Ansicht der Liste können Sie über die Spaltenköpfe Ihren Wünschen nach sortieren. Seite 11 von 17
Honorar Hier sehen Sie die Honorarvereinbarungen, die wir mit Ihnen abgeschlossen haben. 2.2 Kursplanung Über den Button Kursplanung haben Sie Zugriff auf Ihre laufenden Kurse, um die Programmtexte evtl. nachbearbeiten zu können. Sie können aber auch neue Kurse planen und an uns weitergeben. Seite 12 von 17
2.2.1 Kurs bearbeiten In jeder Kurszeile sehen Sie links zwei Symbole. Das untere Symbol (Kalendersymbol) kann zwar angeklickt werden, die Funktion Termine steht aber nicht zur Verfügung. Mit dem oberen Symbol (Schreibblattsymbol) können Sie auf die Kursdaten zugreifen und nun die Programmtexte bearbeiten. Änderungen an anderen Daten sind nicht möglich (grau hinterlegte Felder). Solange kein gesonderter Webtext vorhanden ist, wird der Text für das Druckprogramm auch für den Webauftritt übernommen. Sobald Sie die Textänderungen durchgeführt haben, drücken Sie unten auf den grünen Haken und übersenden dann die Änderungen an uns. Nach Prüfung durch uns werden die Daten dann in das System übernommen. Eine Änderung am Text im gedruckten Programm kann natürlich nur bis zum Redaktionsschluss eingearbeitet werden, jedoch werden die Textänderungen im Webauftritt auch nach Drucklegung aktualisiert. Ein gesonderter Webtext macht häufig dann Sinn, wenn es sich um einen sog. Parallelkurs handelt. Für diese Kurse wird im Druckprogramm auf den Text des ersten Kurses verwiesen ( Beschreibung siehe Kurs-Nr. XXX ). Aus technischen Gründen wird deshalb bei den Parellelkursen kein normaler Programmtext erfasst. Damit im Webauftritt immer der vollständige Beschreibungstext ausgewiesen wird, muss hier der Webtext gesondert erfasst werden. Auch nachträgliche Ergänzungen, die nur für den Webtext relevant sind, können dann dort direkt erfasst werden. Seite 13 von 17
2.2.2 Kursplanung Auf der Übersichtsseite der Kursplanung finden Sie den Button Kursvorschlag. Sie gelangen nun zur Planungsseite für einen Kurs. Sie haben nun zwei Möglichkeiten: a) Sie planen den Kurs auf Grundlage eines bereits bestehenden Kurses. Dann können Sie über den Button Kurskopie auf eine Liste Ihrer Kurse des laufenden sowie vergangenen Semester zugreifen. Es wird nur eine kleine Anzahl von Kursen angezeigt. Sollten Sie den Kurs nicht finden, so können Sie über das Lupensymbol eine Suchfunktion aufrufen. Seite 14 von 17
Mit dem Ordnersymbol wählen Sie den gewünschten Kurs aus und alle zur Verfügung stehenden Daten werden übernommen. Passen Sie nun die Angaben - für Semester - evtl. Titel und Programmtext - 1. und letzter Kurstag (ein Kalender zur Auswahl wird angeboten, wenn Sie in das Feld klicken) - evtl. Beginn und Ende (Uhrzeit im Format hh:mm) - evtl. Mindest- und Höchstteilnehmerzahl - Alternativtermine - evlt. Raumanforderungen - evtl. Material entsprechend an und können dann die Daten mit dem Button Absenden an uns schicken. Der erfolgreiche Versand wird auf dem Bildschirm durch eine Meldung bestätigt. Für Ihre Unterlagen können Sie sich die Planung auch noch einmal ausdrucken. b) Sie planen ein neues Angebot und füllen alle Felder mit Ihren Angaben aus. Danach geht die Planung wieder mit dem Button Absenden an uns. Wir bearbeiten Ihr Kursangebot und entscheiden über die Aufnahme in das Programm. Wir ergänzen dann die notwendigen Angaben, führen die Raumplanung durch, ermitteln die Kursgebühr und legen das Honorar fest. Wenn von unserer Seite der Kurs vollständig im System eingestellt ist, werden wir ihn für das Intranet frei geben, und Sie können ihn dann noch einmal Korrektur lesen. 2.3 Was ist heute wo Unter diesem Menüpunkt finden Sie eine Übersicht über alle stattfindenden Kurse des aktuellen Tages und können auch auf andere Tagesübersichten zugreifen Seite 15 von 17
2.4 Persönliche Daten Ihre persönlichen Daten können Sie ebenfalls einsehen und ggf. auch ändern. 2.5 Passwort ändern Sie können jederzeit Ihr Passwort ändern. Bitte beachten Sie dabei die Mindestanforderungen an das Passwort (min. 5 Zeichen lang, min. eine Zahl) Seite 16 von 17
2.6 Aktuelle Nachrichten Aktuelle Nachrichten werden von uns in das System eingestellt. Je nach Zielgruppe werden diese Nachrichten an alle Dozenten gesendet oder sind nur für bestimmte Fachbereiche vorgesehen. Sie sehen also alle Nachrichten allgemeiner Natur sowie Nachrichten aus dem Fachbereich, in dem Sie Kurse abhalten. Persönliche Nachrichten, die die direkte Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der Volkshochschule betreffen, werden nicht über diese Plattform versendet. 2.7 Weitere Möglichkeiten Sie können aus dem Intranet über den Button Zu unsere Homepage direkt auf den öffentlichen Webauftritt wechseln. Ebenso haben Sie direkten Zugriff auf das Impressum und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Stand: Mai 2015 Seite 17 von 17