ANLEITUNG BUSINESS KONFERENZ APP FÜR IHR ANDROID-SMARTPHONE KONFERENZEN MOBILE PLANEN UND BUCHEN.
INHALT 2 3 1 EINFÜHRUNG 3 1.1 SOFTWARE 3 1.2 FUNKTIONEN 3 2 LEISTUNGSMERKMALE 3 2.1 PROFIL 4 2.2 STANDARDEINSTELLUNGEN FESTLEGEN 5 2.3 NEUE KONFERENZ ANLEGEN 5 2.4 AN KONFERENZ DIREKT AUS DER APP HERAUS TEILNEHMEN 6 2.5 KONFERENZ ABSAGEN 6 3 BERECHTIGUNGEN
3 1 EINFÜHRUNG Diese Anleitung erläutert Ihnen die Funktionen der Conference App, mit der Sie Konferenzen direkt auf Ihrem Android Smartphone oder Tablet buchen und starten können. 1.1 SOFTWARE Voraussetzung ist eine Android Betriebssystemversion ab 2.2 (Froyo). Ältere Versionen werden nicht unterstützt. 1.2 FUNKTIONEN Die Anwendung für Android Smartphones und Tablets hat gegenüber klassischen Konferenzlösungen den Vorteil, dass Sie: Konferenzen ohne die Verwendung eines PCs buchen können Konferenzen in Ihrer gewohnten Android Umgebung buchen können Konferenzen schnell und einfach von unterwegs buchen und starten können Konferenzteilnehmer direkt aus Ihrem Adressbuch auswählen können per One Click to Conference mit nur einem Klick in Ihre Konferenz gelangen Mit der App können Sie Ihre Konferenzen komfortabel unterwegs buchen, starten und durchführen und so ungenutzte Zeit wie z. B. Zugfahrten zu Geschäftsterminen produktiv nutzen. Hinweis: Um mit einem Android Tablet Konferenzen starten und durchführen zu können, muss das Gerät mit einer Funktion zum Telefonieren ausgestattet sein. 2 LEISTUNGSMERKMALE In den folgenden Abschnitten wird Ihnen der Umfang der Anwendung näher erläutert. 2.1 PROFIL Nach dem Start der App müssen Sie vor der ersten Buchung Ihr Profil bearbeiten. Benutzername Profil Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, um sich als Nutzer des Konferenzsystems zu authentifizieren. Falls Sie noch keinen Account haben, können Sie sich auf der Übersichtsseite über den Link http://konferenzen.telekom.de registrieren. Name Ihr Vor- und Zuname. Telefonnummer Die Telefonnummer wird als Moderatorenrufnummer verwendet.
4 E-Mail-Adresse Die E-Mail-Adresse ist Absender-Adresse für Benachrichtigungs-E-Mails. Theme Sie haben die Wahl zwischen einem hellen oder dunklen Hintergrund. 2.2 STANDARDEINSTELLUNGEN FESTLEGEN Unter Vorgaben können Sie Ihre Standardeinstellungen für jede Konferenz festlegen. Konferenztyp Zur Auswahl stehen Dial-In oder Dial-Out Konferenz sowie Sofortige Dial-Out-Konferenz und Anytime Konferenz. Standardmäßig ist Dial-In Konferenz eingestellt. Thema Standard-Thema (optional). Dauer Standard-Dauer. Kostenstelle Standard-Kostenstelle (optional). Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Konferenz aufzeichnen Standardeinstellung für Gesprächsmitschnitte. Benachrichtigung mittels E-Mail, sonst SMS: Der Teilnehmer wird per E- Mail oder SMS benachrichtigt. Wird bei der Buchung ein Teilnehmer eingegeben bzw. aus dem Adressbuch ausgewählt, bei dem keine E- Mail-Adresse eingegeben ist, dann wird der Teilnehmer per SMS benachrichtigt. Wurde für den Teilnehmer auch keine Telefonnummer eingegeben, dann wird der Teilnehmer nicht benachrichtigt. SMS, sonst E-Mail: Der Teilnehmer wird per SMS oder E-Mail benachrichtigt. Wird bei der Buchung ein Teilnehmer eingegeben bzw. aus dem Adressbuch ausgewählt, bei dem keine Telefonnummer eingegeben ist, dann wird der Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt. Wurde für den Teilnehmer auch keine E-Mail-Adresse eingegeben, dann wird der Teilnehmer nicht benachrichtigt. Nur E-Mail: Der Teilnehmer wird per E-Mail benachrichtigt. Wird bei der Buchung ein Teilnehmer eingegeben bzw. aus dem Adressbuch ausgewählt, bei dem keine E-Mail- Adresse eingegeben ist, dann wird der Teilnehmer nicht benachrichtigt. Nur SMS: Der Teilnehmer wird per SMS benachrichtigt. Wird bei der Buchung ein Teilnehmer eingegeben bzw. aus dem Adressbuch ausgewählt, bei dem keine Telefonnummer eingegeben ist, dann wird der Teilnehmer nicht benachrichtigt. Keine: Der Teilnehmer wird nicht benachrichtigt. Konferenzserver Der Konferenzserver, über den die Buchung erfolgt. Dial-In Rufnummer Auswahl der Dial-In Nummer bezüglich Land und Sprache der Ansagen.
5 2.3 NEUE KONFERENZ ANLEGEN Über das Buchen -Icon auf der Übersichtsseite können Sie eine neue Konferenz anlegen. Sie können eine terminierte Dial-In, eine terminierte Dial-Out Konferenz sowie eine Sofortige Dial-Out Konferenz buchen. Der Standard wird aus den Standardeinstellungen übernommen. Thema Standardeinstellungen. Termin/Dauer Angabe von Datum, Uhrzeit und Dauer. Voreingestellt ist ein Termin zur nächsten vollen Viertelstunde. Die Dauer wird aus den Standardeinstellungen entnommen. Wenn Sie den Typ Sofortige Dial-Out Konferenz ausgewählt haben, können Sie nur die Dauer einstellen. Sicherheitscode (nur bei Dial-In) Sie können zusätzlich zum Zugangscode einen 4- stelligen Sicherheitscode definieren. Kostenstelle Die Kostenstelle wird für die Weiterberechnung oder Zuordnung von Konferenzkosten verwendet. Standardeinstellungen. Automatischer Mitschnitt Die Konferenz kann aufgezeichnet werden. Standardeinstellungen. Teilnehmer benachrichtigen Standardeinstellungen. Wählen Sie aus, welche Art der Benachrichtigung Sie wünschen. Teilnehmer hinzufügen Über das + -Symbol unten links können Sie Teilnehmer hinzufügen. Sie können diese einmalig für eine Konferenz eintragen oder sie direkt aus Ihrem Adressbuch hinzufügen. Ihre Konferenz buchen Sie über das Pfeil -Icon unten in der Mitte. 2.4 AN KONFERENZ DIREKT AUS DER APP HERAUS TEILNEHMEN In der Übersicht der Konferenzen können Sie sich die Konferenzdetails inkl. der Zugangscodes für den Moderator und die Teilnehmer anzeigen lassen. Das Feature One Click to Conference ermöglicht es Ihnen, an einer Dial- In Konferenz direkt aus der App heraus teilzunehmen. Dabei entfallen das Wählen einer Einwahlrufnummer und die Eingabe des Zugangscodes. Sie kommen also direkt in Ihre Konferenz.
6 2.5 KONFERENZ ABSAGEN Sie können eine Konferenz absagen, indem Sie in der Übersicht einen Eintrag lange antippen und anschließend Entfernen auswählen. 3 BERECHTIGUNGEN Damit Sie die Anwendung verwenden können, sind bestimmte Berechtigungen erforderlich: Netzkommunikation: Abfrage des Netzwerkstatus, uneingeschränkter Internetzugriff für Zugriff auf Konferenzserver zur Konferenzbuchung und Konferenzübersicht. Persönliche Informationen: Lesezugriff auf Adressbuch für Teilnehmerauswahl. Kostenpflichtige Dienste: Benachrichtigung per SMS und Einwahl in die Konferenz. HERAUSGEBER Telekom Deutschland GmbH Landgrabenweg 151 53227 Bonn www.telekom.de/konferenzen