FAQ Allgemeines Aufbau Abrechnung Rechnungskauf/Lastschrift Aufbau Abrechnung Ratenkauf Abrechnungsdetails Auszahlbetrag ungleich Überweisungsbetrag Änderung Ihrer Stammdaten Bestellübersicht (CSV Reports) Umsatzsteuerrückforderung
Allgemeines Alle Abrechnungen werden im wöchentlichen Rhythmus erstellt. Der Leistungszeitraum der Abrechnungen ist demnach von Montag-Sonntag. Die Abrechnungen sind in der Folgewoche Mittwoch oder Donnerstag im Backoffice Tools (BO-Tool) downloadbar. Die Auszahlung erfolgt am Donnerstag. Je nach Zahlart und Land erhalten Sie unterschiedliche Abrechnungen. Rechnungskauf / Lastschrift Deutschland = G2015/xxxxx Rechnungskauf Niederlande = NL-G2015/xxxxx Rechnungskauf Schweiz= CHF-G2015/xxxxx Rechnungskauf Österreich= EURAT-G2015/xxxxx Lastschrift Österreich= EURAT-DD-G2015/xxxxx Ratenkauf Deutschland = WG2015/xxxxx Ratenkauf Österreich = EURAT-WG2015/xxxxx Ratenkauf Schweiz = CHF-WG2015/xxxxx PayLater Deutschland = PL-G2015/xxxxx Factoring Deutschland = BWG-G2015/xxxxx Factoring Österreich = EURAT-BWG-G2015/xxxxx Die Abrechnungen stellen wir Ihnen als PDF-Dokument, CSV-Datei und XML-Datei zur Verfügung.
Aufbau Abrechnung Rechnungskauf/Lastschrift Im Folgenden stellen wir Ihnen den Aufbau der Abrechnung für Rechnungskauf/Lastschrift dar: Auf der ersten Seite der PDF-Abrechnung ist eine Abrechnungs-Übersicht dargestellt. Aus dieser Übersicht können Sie den jeweiligen Leistungszeitraum, die Summe der Guthaben und die Summe aus Gebühren entnehmen. Abrechnung Übersicht Zeitraum von 29.12.2014 Zeitraum bis 04.01.2015 Guthaben aus Ankauf von Forderungen Ankauf von Forderungen gemäß Anlage 350,00 Rechnung Gebühr gemäß Anlage 119,98 Umsatzsteuer (19%): 22,80 Gesamtsumme: 142,78 Summe Guthaben 350,00 Summe Rechnung 142,78 Von Billpay zu zahlender Betrag nach Verrechnung: 207,22 In der Abrechnungs-Übersicht sind auf der linken Seite die Summe der Guthaben aus dem Ankauf von Forderungen dargestellt. Diese Summe entspricht der Summe der abgerechneten Bestellwerte. Auf der rechten Seite können Sie die Summe der Gebühren entnehmen zzgl. evtl. anfallender Umsatzsteuer (Rechnung). Die Summe der Guthaben abzüglich der Summe der Rechnung ergibt den von Billpay zu zahlenden Betrag nach Verrechnung. Auf der letzten Seite der Abrechnung (Seite 5) ist die Anlage zu der jeweiligen Guthabennummer /Rechnungsnummer dargestellt. Anlage zu Gutschriftsnummer G2012/xxxxx und Rechnungsnummer R2012/xxxxx Händler-ID H10000000xxx Gebührenart Portal Händler Referenz Händler Customer ID Forderung ID Billpay Customer ID Forderungsbetrag Betrag in EUR Set Up Gebuehr muster.de - 59,99 Monatliche Gebuehr muster.de - 19,99 Transaktionsgebuehr muster.de 128yy 73yy 5657xx 4056yy 300,00 30,00 Transaktionsgebuehr (Mindestgebuehr)muster.de 127yy 74yy 5658xx 4057yy 50,00 5,00 Stornogebuehr muster.de 129yy 75yy 5659xx 4058yy - 5,00 - - - - Summe: 350,00 119,98
Aus dieser Anlage können Sie folgende Daten entnehmen: Die Händler-ID ist eine interne Billpay ID, welche für jeden Händler angelegt wird. In der Spalte Gebührenart können Sie die jeweilige anfallende Gebühr entnehmen. Die Set UP Gebühr bzw. Einrichtungsgebühr wird einmalig berechnet. Die Monatsgebühr wird immer mit dem ersten neuen Tag eines Monats abgerechnet. Ist der Leistungszeitraum der Abrechnung wie im Beispiel angegeben vom 29.12.2014 04.01.2015, wird die Monatsgebühr für den Monat Januar 2015 berechnet. Die Transaktionsgebühr fällt immer im Zusammenhang mit einer ausgezahlten Bestellung an. Die Stornierungsgebühr fällt an, wenn eine Bestellung storniert worden ist. In der Spalte Händler-Referenz ist Ihre interne Bestellnummer und in der Spalte Händler Customer ID ist Ihre interne Kundennummer angegeben. Somit können Sie die Auszahlung der jeweiligen Bestellung genau zuordnen. Die Spalte Forderung ID und Billpay Customer ID sind interne Billpay ID s. In der Spalte Forderungsbetrag können Sie den jeweiligen Bestellwert entnehmen. In der Spalte Betrag in EUR sind die jeweiligen Gebühren (netto) aufgelistet. Die Summen-Zeile für den Forderungsbetrag und Betrag in EUR ist identisch mit den Summen in der Abrechnungs-Übersicht. Um die Daten noch einfacher zuordnen zu können, stellen wir Ihnen diese Anlage als CSV-Datei und/oder als XML-Datei zur Verfügung. Aufbau Abrechnung Ratenkauf Im Folgenden stellen wir Ihnen den Aufbau der Abrechnung für Ratenkauf dar: Die Ratenkaufabrechnung wird über unseren Partner dem Net-m Privatbank 1891 AG abgerechnet. Diese stellt eine reine Guthabenabrechnung dar. Etwaige anfallende Gebühren werden über die Abrechnung für Rechnungskauf/Lastschrift abgewickelt. Auch hier ist die Anlage zur Abrechnung identisch mit der Anlage zur Abrechnung Rechnungskauf/Lastschrift.
Abrechnungsdetails Sollte der Kundenzahlungseingang innerhalb des Zahlungszieles liegen wird die aktivierte Bestellung mit der nächsten Abrechnungsperiode abgerechnet. Zahlt der Kunde nicht innerhalb des Zahlungszieles ist die aktivierte Bestellung mit Ablauf des Zahlungszieles Gegenstand der nächsten Abrechnung. Sollte der Kunde versehentlich auf Ihr Konto den Bestellwert überwiesen haben, bitten wir Sie uns dies mitzuteilen unter haendler@billpay.de bzw. können Sie einen Haken im Backoffice bei dem Feld der Kunde hat das Geld direkt auf mein Konto überwiesen setzen und den Überweisungsbetrag sowie das -datum eingeben. Bitte überweisen Sie fehlerhafte Überweisungen durch den Kunden nicht auf unser Konto. Wenn Sie die Mahngebühren von dem Kunden übernehmen möchten, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit dies im Backoffice zu melden. Wir werden diese Fehlüberweisung durch den Kunden bzw. die Übernahme der Mahngebühren mit Ihrer nächsten Abrechnung verrechnen. Bei den Zahlarten Lastschrift und Ratenkauf wird der Bestellwert nach erfolgreicher Aktivierung mit Ablauf des Zahlungszieles mit der nächsten Abrechnungsperiode abgerechnet. Auszahlbetrag ungleich Überweisungsbetrag Verrechnung aufgrund von negativen Abrechnungen Ist in einer Abrechnung der von Billpay zu zahlender Betrag negativ entspricht die Abrechnung einer Rechnung. Dies kann aufgrund von Stornierungen oder allein durch die Berechnung von Gebühren entstehen. Wir bitten Sie keine Beträge auf unser Konto zu überweisen. Weiterhin ziehen wir auch keine Beträge von Ihrem Konto ein. Negative Abrechnungen werden mit den nächsten positiven Abrechnungen verrechnet. Sollte eine Verrechnung nicht möglich sein, werden wir Sie zeitnah darüber informieren und Sie gegebenenfalls bitten den ausstehenden Betrag an uns zu überweisen. Wird ein Betrag aufgrund einer Abrechnung an Sie überwiesen, steht immer im Verwendungszweck die entsprechende Guthabennummer und Rechnungsnummer, sodass Sie die Zahlung stets einer Abrechnung zuordnen können. Erfolgt eine Verrechnung aufgrund einer vorherigen negativen Abrechnung, steht im Verwendungszweck nur die Guthabennummer der positiven Abrechnung. Es stehen nicht die verrechneten Guthabennummern im Verwendungszweck. Wenn der Überweisungsbetrag nicht erklärbar ist aufgrund von Verrechnungen, können Sie uns jederzeit gerne kontaktieren unter abrechnung@billpay.de.
Änderung Ihrer Stammdaten Sollten sich Ihre Stammdaten ändern (Adresse, Bankverbindung, Firmierung etc.) möchten wir Sie bitten uns dies schnellstmöglich mitzuteilen, sodass wir Ihre Abrechnung dementsprechend anpassen können. Eine Rückdatierung auf eine neue Adresse ist nicht möglich. Bitte teilen Sie uns dies entweder über unsere Postadresse oder unter folgender E-Mail abrechnung@billpay.de mit. Umsatzsteuerrückforderung Umsatzsteuerrückforderung für uneinbringliche Forderungen werden nach 5.3 Billpay's Allgemeinen Geschäftsbedingungen in Abzug gebracht. "Im Fall eines durch entsprechende Belege nachgewiesenen Ausfalls einer Rechnungsforderung, vermindert sich der Forderungskaufpreis (wie in Ziffer 7.2 definiert) um den in der ausgefallen Forderung enthaltenen Umsatzsteueranteil. Billpay ist berechtigt, den zu viel gezahlten Teil des Forderungskaufpreises im Rahmen der Abrechnung gemäß Abschnitt 8 mit Forderungen des Vertragspartners zu verrechnen. Billpay wird in einem solchen Fall dem Vertragspartner entsprechende Ausfallbescheinigung auf Verlangen aushändigen, damit der Vertragspartner auf dieser Grundlage den Rückerstattungsanspruch der Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend machen kann." Die Umsatzsteuerrückforderung basiert auf 17 Abs. 2 UStG sowie auf Urteile des Bundesfinanzhofes u.a. V R 13/04. Die in der Abrechnung in Abzug gebrachte Umsatzsteuer kann beim Finanzamt geltend gemacht werden und stellt somit keine zusätzlichen Kosten dar.