Handbuch Reed2Lead Handbuch App Reed Exhibitions Austria
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 1 Einleitung... 3 1.1 Basis vs. Premium-Variante... 4 2 Installation der App... 5 3 Starten der App... 5 4 Passwort festlegen / ändern... 6 5 Benutzer-Einstellungen anpassen... 7 6 Startseite... 8 7 Meine Leads / Letzter Lead / Leadbearbeitung... 9 8 Neuen Lead Hinzufügen... 9 8.1 Lead durch Scannen des Barcodes hinzufügen... 9 8.2 Tab Fragebogen...10 8.3 Tab Fotos / Visitenkarte...11 8.4 Neuen Lead manuell hinzufügen...11 8.5 Neuen Lead per Visitenkartenscan hinzufügen...12 9 Abmelden...13 10 Was geschieht mit den erfassten Leads?...14 11 Zusammenfassungs-Email an Besucher...15 12 FAQ...16 Hinweis I: Die Screenshots in dieser Broschüre zeigen die Smartphone Ansicht der Lead-Erfassungs-App. Wenn Sie ein Endgerät mit größerem Display verwenden, können die Masken etwas anders aussehen. Alle in dieser Broschüre beschriebenen Funktionalitäten verhalten sich aber auf allen Endgeräten und Plattformen exakt identisch. Hinweis II: Wir würden Sie bitten, die Scan-Funktion beim Lead-Scan vor der Messe mit den im Portal zur Verfügung gestellten Test-Badges zu testen, um sicherzustellen, dass die Scan-Funktion auf allen von Ihnen verwendeten Endgeräten reibungslos funktioniert Seite 2 von 16
1 Einleitung Bei einigen Fachmessen stellt die Reed Messe Austria GmbH Ihren Ausstellern seit Herbst 2016 das selbstentwickelte Lead-Erfassungs-System Reed2Lead zur Verfügung. Alle Besucher, die sich online registriert haben, werden bei diesen Messen ihr Messeticket in einem Lanyard um den Hals tragen. Auf diesem Messeticket ist ein Barcode eingedruckt, den Sie mittels Reed2Lead scannen können, um so die Daten des Besuchers zu erhalten, die dieser bei seiner Registrierung eingegeben hat. Dies beinhaltet alle relevanten personenbezogenen Daten sowie die Kontaktdaten. Nach, oder sogar noch während der Messe, kann Ihr Administrator die von Ihnen erfassten Leads dann bequem in eine CSV- oder PDF-Datei exportieren. Damit entfällt zum einen das nervige Abtippen von Visitenkarten nach der Messe. Zum anderen wird dadurch eine höhere Datenqualität sowie eine schnellere Weiterverarbeitung und Nachverfolgung der Leads sichergestellt. Als Aussteller haben Sie jederzeit Einsicht in die erfassten Leads und können so noch während der Messe die nächsten Schritte in Angriff nehmen. Seite 3 von 16
1.1 Basis vs. Premium-Variante Reed2Lead wird grundsätzlich allen Ausstellern kostenfrei in einer Basis-Variante zur Verfügung gestellt. Die Basis-Variante umfasst die folgenden Features: Unbegrenzte Anwenderzahl zur Verwendung der App Leaderfassung per Scan Manuelle Leaderfassung Zusatzinformationen zum Lead (Leadscore, Notiz, Fotos) Suchfunktion Benutzerverwaltung PDF-Export der Leaddaten Auflistung Ihres Unternehmens in der Zusammenfassungs-Email an die Besucher (Firmenname und Webadresse) In der Premium-Variante (250,00 EUR all incl.) erhalten Sie alle Features der Basis-Variante und darüber hinaus noch die folgenden Funktionalitäten: CSV-Export zum schnellen Import der Daten in Ihr hauseigenes CRM-System Grafisch aufbereitete Statistiken (Leads pro Tag, Stunde, Mitarbeiter), die in ein PNG-Format exportiert werden können. Leadbogen-Editor zur Gestaltung Ihres individuellen Fragebogens (Freitext- Antworten, Radio-Buttons und Checkboxen) Quick-Scan-Option zur noch schnelleren Leaderfassung mit nur einem Klick Anzeige zusätzlicher Daten in der Zusammenfassungs-Email an den Besucher (Firmenlogo, Titel, Vor- und Nachname Ihres Mitarbeiters, Telefonnr. und Email- Adresse Ihres Mitarbeiters und Foto Ihres Mitarbeiters). Bei der Erklärung der Funktionalitäten auf den folgenden Seiten wird auf die Premium-Features noch einmal gesondert hingewiesen. Die Premium-Variante kann der Administrator Ihres Unternehmens jederzeit, auch noch während der Messe, direkt im Portal freischalten. Seite 4 von 16
2 Installation der App Reed2Lead steht für folgende Plattformen zur Verfügung: Android (ab Version 4.4) ios (aktuelle Version) Windows Phone (Version 10) Um die App herunterzuladen suchen Sie bitte im entsprechenden App-Store nach: Reed2Lead Anschließend können Sie die App wie jede andere App herunterladen und installieren. 3 Starten der App Reed2Lead kann wie jede andere App auf Ihrem Endgerät durch Antippen gestartet werden. Seite 5 von 16
4 Passwort festlegen / ändern Wenn sie die App zum ersten Mal starten, müssen Sie ein Passwort festlegen. Dazu geben Sie bitte Ihren Benutzer-Namen ein und klicken dann auf Neues Passwort erstellen. Anschließend zeigt Ihnen eine Vorschau, an welche Email-Adresse der Passwort-Link gesendet wird. Wenn die Email-Adresse korrekt ist, klicken Sie bitte auf Übernehmen. Die Email, die Sie erhalten, enthält einen Link, der Ihnen ermöglicht, ein eigenes Passwort festzulegen. Sie erhalten eine Bestätigung, dass Ihr neues Passwort gespeichert wurde. Anschließend gelangen Sie zurück zur Logon-Maske, wo Sie sich durch Eingabe Ihres Benutzernamens und Ihres neuen Passworts einloggen können. Seite 6 von 16
5 Benutzer-Einstellungen anpassen Um Ihre Benutzer-Einstellungen anzupassen, klicken Sie bitte auf der Startseite auf das Kontext-Menü. Anschließend klicken Sie auf Einstellungen. Im Menü Einstellungen könne Sie Ihr Passwort ändern und die Sprache, in der Sie die App verwenden. Zurzeit steht die App auf Deutsch und Englisch zur Verfügung. Die Verwendung des Quickscan-Modus steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie die Premium-Variante freigeschaltet haben. Sinn des Quickscan-Modus ist es, den Prozess der Leaderfassung für all jene Aussteller zu beschleunigen, die ausschließlich die personenbezogenen Daten eines Besuchers erfassen möchten (d.h. keine weiteren Informationen, wie Leadbogen, Notizen, Bilder). Beim Verwenden des Quickscan-Modus wird der Lead nach dem Scannen des Besucher-Badges direkt gespeichert, so dass es möglich ist, einen Besucher mit einem einzigen Klick zu erfassen. Seite 7 von 16
6 Startseite Die Startseite der App zeigt Ihnen folgende Informationen an: Meine Leads : Die Anzahl der von Ihnen erfassten Leads wenn Sie diese Taste drücken, springen Sie auf die Leadliste Letzter Lead : Hier werden einige Daten des zuletzt von Ihnen erfassten Leads angezeigt. Beim Klick auf diese Taste, werden die Details des zuletzt erfassten Leads angezeigt Je einen Button für die Leaderfassung durch Barcode-Scan, die manuelle Leaderfassung und die Leaderfassung per Visitenkartenscan Seite 8 von 16
7 Meine Leads / Letzter Lead / Leadbearbeitung Durch einen Klick auf Meine Leads gelangen Sie auf die Liste aller von Ihnen erfassten Leads (chronologisch geordnet). Jeder Lead wird durch ein farbiges Symbol dargestellt. Die Farbe des Symbols entspricht dabei der von Ihnen vergebenen Leadscore: rot = hot, orange = warm, gelb = cold und grau = keine Bewertung (vgl. dazu auch Tab Fragebogen ). Zusätzlich werden Datum und Uhrzeit der Erfassung, der Vor- und Nachname des Leads, sowie Unternehmen und Position angezeigt. Je nach Größe Ihres Displays werden rechts ggfs. auch noch die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des Leads dargestellt. Durch Anklicken eines Leads gelangen Sie auf die Leaddetail-Seite, wo sie den Lead jederzeit bearbeiten können. Durch Anklicken von Letzter Lead auf der Startseite gelangen sie in entsprechende Leaddetail-Seite des zuletzt erfassten Leads. 8 Neuen Lead Hinzufügen 8.1 Lead durch Scannen des Barcodes hinzufügen Um den Barcode eines Besuchers zu scannen, klicken Sie auf den Scan - Button. Erfassen Sie den Barcode mit der Kamera. Seite 9 von 16
Die erfassten Leaddaten werden angezeigt und können ggfs. manuell bearbeitet werden. Durch Klick auf die entsprechenden Tab- Header oder durch Swipen nach rechts gelangen Sie zu den Tabs Leadbogen und Fotos / Visitenkarte (siehe unten). Sie können den Lead jederzeit von einer der drei Tabs aus durch Klicken auf das Speichern Symbol speichern. Quick Scan: Wenn Sie Quick-Scan- Option verwenden, wird diese Maske übersprungen und Sie gelangen direkt zurück zur Startseite. 8.2 Tab Fragebogen Das Ausfüllen der Felder im Tab Fragebogen ist nicht verpflichtend. Generell finden Sie im Tab Fragebogen zwei Eingabefelder vor: Score: erlaubt Ihnen, den Lead direkt als Hot, Warm oder Cold zu qualifizieren. Die vergebene Leadscore bestimmt auch, in welcher Farbe der Lead in der Lead-Übersichtsliste dargestellt wird (3 Sterne: rot, 2 Sterne: orange, 1 Stern: gelb, keine Bewertung: grau) Info: erlaubt Ihnen, eine beliebige Notiz einzugeben. Tipp: Durch das Verwenden der Spracheingabe-Funktion Ihres Gerätes können das Anlegen einer Notiz und das Ausfüllen von Freitext-Feldern erheblich beschleunigt werde Wenn Sie die Premium-Variante freigeschaltet haben, können Sie im Bereich Fragebogen individuell auf Ihre Organisation zugeschnittene Fragen vorfinden (Beispiel im Screenshot). In diesem Fall können Sie diese ganz normal durch Freitexteingabe ausfüllen bzw. falls es sich um eine Multiple-Choice- oder Mehrfachauswahl-Frage handelt, durch Anticken der entsprechenden Option(en). Wenn Sie einen langen Fragebogen haben, ist der Slider-Button hilfreich. Durch ihn haben Sie die Möglichkeit, alle Fragen auf- bzw. zuzuklappen. Die einzelnen Fragen können Sie ebenfalls durch Antippen der Überschrift auf- bzw. zuklappen, d.h. im zugeklappten Zustand wird nur die Frage selbst, aber nicht die Antwortoptionen angezeigt. Seite 10 von 16
8.3 Tab Fotos / Visitenkarte Die App bietet die Möglichkeit, auf Ebene des Leads zwei Fotos zu hinterlegen. Diese Fotos werden unter den Labels Portraitfoto und Visitenkarte abgespeichert. Um ein Portraitfoto zu machen, klicken Sie auf Portratifoto. Anschließend Können Sie mit der Kamera das Bild machen. Das Foto wird nun auf Ebene des Leads hinterlegt und kann durch Antippen vergrößert werden. 8.4 Neuen Lead manuell hinzufügen Um einen Lead händisch zu erfassen, klicken Sie bitte auf das Stift -Symbol Sie haben dann die Möglichkeit die Leaddaten manuell einzugeben. Die Tabs Leadbogen und Fotos funktionieren genau wie bei der Leaderfassung per Scan. Seite 11 von 16
8.5 Neuen Lead per Visitenkartenscan hinzufügen Zur Erfassung eines Lead per Visitenkarte, klicken Sie auf den Visitenkarten-Button Es öffnet sich nun die Kamera und die Visitenkarte kann abfotografiert werden. Ein Foto der Visitenkarte ist nun im oberen Bereich der Maske hinterlegt. Im unteren Bereich sollten nun einige der Datenfelder automatisch ausgefüllt sein. Den Feldern, die nicht automatisch ausgefüllt sind, können Sie die eingelesenen Textbausteine händisch zuweisen. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Datenfeld. Es öffnet sich nun eine Maske, die alle eingelesenen Textbausteine anzeigt. Durch Antippen eines Textbausteins wird dieser automatisch dem entsprechenden Feld zugewiesen. Sollte ein Textbaustein nicht oder fehlerhaft eingelesen worden sein, können Sie den entsprechenden Eintrag auch manuell mit Hilfe der Tastatur korrigieren. Seite 12 von 16
Sobald alle Pflichtfelder befüllt sind, wird der Speicherbutton aktiviert und Sie können den Lead speichern. 9 Abmelden Um sich aus der App abzumelden, klicken Sie auf das Symbol Menü und anschließend auf den Menüpunkt Abmelden. Generell besteht aber kein Grund sich aus der App abzumelden. Sie können sie während der Messe einfach im Hintergrund laufen lassen und verwenden, wann immer es nötig ist. Seite 13 von 16
10 Was geschieht mit den erfassten Leads? Sobald ein neuer Lead erfasst worden ist, wird er ins Reed2Lead Portal übertragen. Dort hat ein Administrator Ihres Unternehmens eine Gesamtansicht aller von allen Mitarbeitern erfassten Leads. Der Administrator kann die Leads im Backend bearbeiten. Änderungen, die der Administrator an Ihren Leads vornimmt, werden in Echtzeit wieder auf Ihr Endgerät zurückübertragen, sodass Sie die Änderungen sehen können, wenn sie in die Lead-Detail-Ansicht wechseln. Sie bekommen aber keine Benachrichtigung, wenn Ihr Administrator einen Ihrer Leads bearbeitet. Der Administrator kann die erfassten Leads vom Backend in eine CSV-Datei importieren oder alle Leads in einer PDF-Datei ausgeben. Administrator-Ansicht der Export-Funktionalität Der CSV-Export ist ein Premium-Feature. PDF-Export eines Leads aus dem Portal Seite 14 von 16
11 Zusammenfassungs-Email an Besucher Am Ende eines jeden Messetages erhalten die Besucher eine Zusammenfassungs-Email, in denen alle Aussteller, von denen sie gescannt wurden, aufgelistet werden. In der Basis-Variante werden nur der Name des Ausstellers, die Webseite des Ausstellers und die Zeit des Besuches aufgelistet. In der Premium-Variante werden zusätzlich noch das Logo des Ausstellers sowie Vor- und Nachname, Telefonnummer, Email-Adresse und Portraitfoto des Mitarbeiters, der den Lead erfasst hat, angezeigt. Seite 15 von 16
12 FAQ Kann ich einen Lead löschen? Nein, ein Lead, der einmal erfasst ist, kann nicht mehr gelöscht werden. Kann ich ein Bild löschen? Ist einmal ein Bild (sowohl Portrait als auch Visitenkarte) zu einem Lead hinzugefügt, kann es lediglich durch ein anderes Bild ersetzt werden (durch erneute Verwendung des Foto -Symbols). Es ist aber nicht möglich, das Bild gänzlich zu löschen, so dass dem Lead kein Bild mehr hinzugefügt wäre. Wer kann meine Leads sehen? Jeder Standmitarbeiter kann nur die Leads sehen, die er selbst erfasst hat. Sobald ein Lead gespeichert ist, wird er ins Back-Office übertragen, wo ein Administrator Ihres Unternehmens Einsicht in alle bei der Messe erfassten Leads hat und diese ggfs. bearbeiten kann. Sie haben Fragen zur App? Dann einfach melden! Kontakt: Email: reed2lead@reedexpo.com Tel.: 01 72720 4635 Seite 16 von 16