Compliance Management 2016

1 Prof. Dr. René Seidenglanz Elisa Lopper Compliance Management 2016 STRUKTUREN, STATUS UND COMPLIANCE-KOMMUNIKATION

2 Seidenglanz, René/Elisa Lopper (2016): Compliance Management 2016. Strukturen, Status und Compliance-Kommunikation. Berlin: Quadriga Media Berlin GmbH, 2016 ISBN: 978-3-942263-44-3 Herausgeber: Berufsverband der Compliance Manager (BCM) e. V. 1. Auflage November 2016 Alle Rechte vorbehalten (c) Berufsverband der Compliance Manager (BCM) e. V., Berlin 2016 Berufsverband der Compliance Manager (BCM) e. V. Oberwallstraße 24 D-10117 Berlin Tel.: +49 (0)30 / 84 85 93 20 Fax : +49 (0)30 / 84 85 92 00 info@bvdcm.de www.bvdcm.de Produktion: Quadriga Media Berlin GmbH, Werderscher Markt 13, D-10117 Berlin info@quadriga.eu, www.quadriga.eu Satz, Layout und Gestaltung: Nadine Kazimiersch Druck: Print & Media, Merten Schmidt, Möllerdamm 3, D-18337 Dänschenburg, Tel. +49 (0)3 822 44 42 96

3 Inhaltsverzeichnis Impressum... 2 Vorwort... 3 Der BCM Wer wir sind... 4 Compliance Management im Umbruch!?... 5 Forschungsdesign & Methodik... 7 Compliance Management in Deutschland ein Überblick... 9 Compliance-Kommunikation... 25 Compliance Manager im Fokus: Karrierewege, Positionen, Einkommen... 43 Zufriedenheit & Work-Live-Balance... 57 Sponsor... 69

4 Vorwort Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich freue mich, Ihnen die Ergebnisse unserer diesjährigen Berufsfeldstudie vorzustellen. Der BCM als Berufsverband begleitet die Arbeit der Compli ance- Verantwortlichen mit der Berufsfeldstudie bereits seit dem Jahr 2013. Einige Aspekte verfestigen sich in der Betrachtung über die Zeit, andere verändern sich. Darüber gibt die Studie Auskunft und ist als unabhängige Untersuchung mittlerweile eine etablierte Informationsquelle für viele Institutionen zum Berufsbild Compliance Manager und damit im Zusammenhang stehende Fragen. Da sich fast 90 Prozent der deutschen Compliance Manager als Vermittler zwischen Leitungsebene und Mitarbeiterschaft sehen, und in dieser Rolle die Vermittlung von Wissen und komplexen Anforderung en unterschiedlichen Anspruchsgruppen gerecht werden müssen, widmet sich die vorliegende Studie in diesem Jahr dem Schwer punkt "Compliance-Kommunikation", beleuchtet aber auch andere Aspekte im Vergleich zu den Ergebnissen vorheriger Studien. Ich möchte mich an dieser Stelle ganz herzlich bei allen Studienteilnehmern bedanken sie haben dazu beigetragen, unser Berufsbild weiter zu erforschen. Mein Dank gilt insbesondere auch Prof. Dr. René Seidenglanz, Vizepräsident der Quadriga Hochschule Berlin sowie seiner Wissenschaftlichen Mitarbeiterin Elisa Lopper, die uns bei der Durchführung und Analyse maßgeblich unterstützt haben. Ich wünsche Ihnen interessante Einblicke und freue mich auf Ihr Feedback zur Studie. Mirko Haase Präsident, Berufsverband der Compliance Manager (BCM) e. V.

5 Der BCM Wer wir sind Seit unserer Gründung im Februar 2013 sind wir als Berufsverband der Com pliance Manager (BCM) e. V. mittlerweile zur führenden berufsständischen Vereinigung im deutschsprachigen Raum herangewachsen. Unsere Mitglieder sind ausschließlich Inhouse Compliance -Verantwortliche aus Unternehmen, Verbänden und sonstigen Organisationen, die sich persönlich und ehrenamtlich im Verband engagieren. Diese Exklusivität zählt zu unseren Alleinstellungsmerkmalen, die uns von anderen Verbänden unterscheidet. Mit unserem Netzwerk, bestehend aus Regional- und Fach gruppen, schaffen wir Strukturen, die unseren Mitgliedern vor Ort einen qualitativ hochwertigen und intensiven Erfahrungsaustausch über Unternehmens- und Branchengrenzen hinweg ermöglichen und gleichzeitig die externe Kommunikation und Meinungsbildung über Compliance-Themen auf überregionaler Ebene vorantreiben. So sind wir durch die Regionalgruppen lokal fest verankert und dank der Arbeit unserer Fachgruppen in zentralen Themen des Compliance Managements als Impuls- und Ratgeber präsent. Als Berufsverband setzen wir uns für anerkannte Ausbildungsstandards und den Wissenstransfer innerhalb und außerhalb unseres Netzwerkes ein. Hierfür stellen wir ein umfassendes Leistungsportfolio zur Verfügung von Veranstaltungen bis hin zu Fachpublikationen und Arbeitshilfen. Dank einer Vielzahl an Plattformen und Weiterbildungsformaten schaffen wir so einen qualitativ hochwertigen Wissenstransfer auf Regional- und Bundesebene. Zudem haben wir seit diesem Jahr erstmalig ein international aufgestelltes und anbieterunabhängiges Zertifizierungsprogramm namens "Certficate of Proven Excellence in Compliance (BCM)" etabliert, um für unser Berufsfeld einheitliche und branchenübergreifende Qualitätskriterien zu setzen. Die Berufsfeldstudien des BCM zählen zu den wichtigsten Publikationen des Verbandes und tragen dazu bei, das Berufsfeld Compliance Management aus unterschiedlichen Perspektiven zu vermessen. Mehr Informationen zum BCM unter: www.bvdcm.de

6 Compliance Management im Umbruch!? Als vor drei Jahren im Auftrag des Berufsverbandes der Compli ance Manager (BCM) erstmalig in Deutschland das Berufsfeld Compli ance Management umfassend untersucht wurde, waren Strukturen und Karrierewege im Feld noch weitgehend unbekannt. Seitdem haben vertiefende Studien mit wechselnden Themenschwerpunkten ein breiteres Verständnis vermitteln können. Das ist wichtig, auch um Compliance Management als anerkannte Profession in der Wahrnehmung der Branchenangehörigen selbst, aber auch in der Fremdwahrnehmung zu festigen. Fremdwahrnehmung meint dabei vor allem, inwieweit Compliance von relevanten Stakeholdern der Organisationen wie etwa Leitungsebene, Mitarbeitern, etc. beurteilt und akzeptiert wird. Wo steht Compliance 2016 als Profession? Fakt ist: Compliance ist in vielen Organisationen angekommen, hat interne Strukturen und Prozesse gebildet und ist stabil in der Organisationshierarchie verankert. Einen Berufsstand, der sich als Profession versteht und verstehen möchte, macht aber mehr aus. Aus der klassischen Professionsforschung kennen wir Merkmale wie die berufsständische Konstituierung und Vertretung durch Standesorganisationen, die ein berufliches Selbstverständnis formulieren und berufliche Standards setzen. Hier hat in Deutschland der Berufsverband der Compliance Manager (BCM) inzwischen wichtige Vorarbeit geleistet. Merkmal einer Profession ist außerdem ein klar umrissenes Portfolio an Leistungen, das für ihre jeweilige Organisation unverzichtbar ist und nicht durch andere Leistungen ersetzt werden kann. Compliance, das zeigen auch die Ergebnisse der vorliegenden Studie, ist für vor allem in größeren Unternehmen in Deutschland Selbstverständlichkeit und die Fachabteilungen mit Spezialisten besetzt, die einschlägige Aufgaben selbst verantworten und umsetzen. Nicht wunderlich sind daher die Forderungen der Compliance-Beauftragten, den strategischen Beitrag ihrer Abteilung zu erhöhen. Zuversichtlich geht die Mehrheit der Befragten davon aus, dass in den nächsten Jahren Compliance im Unternehmen an Gewicht gewinnen wird und Budgets steigen. Aus der Studie geht aber auch hervor, dass über ein Drittel der Organisationen trotz verhältnismäßig hoher hierarchischer Ansiedlung von Compliance-

7 Abteilungen in der Organisationsstruktur keine Erfolgskontrolle durchführt. Hier besteht Handlungsbedarf. Ein hochgradig spezialisiertes Wissen, das in einer theoretisch fundierten, lang dauernden Ausbildung erworben wurde, bezeichnet das dritte wichtige Merkmal einer Profession. Compliance Management hat sich einen solchen Wissenskanon definitiv aufgebaut, auch haben die Berufsfeldangehörigen überwiegend studiert in der Regel Rechts- oder Wirtschaftswissenschaften. Allerdings fehlt es häufig noch an spezifischen Ausbildungswegen, die direkt in eine Position als Compliance Manager überleiten. Nahezu alle Mitglieder des Berufsstandes sind Seiteneinsteiger und haben zuvor andere Tätigkeiten wahrgenommen. Nur ganze vier Prozent der Befragten arbeiten schon immer im Feld. Aus- und Weiterbildung, standardisierte Wege in den Beruf, zertifizierte und dokumentierbare Ausbildungsinhalte sind eine Herausforderung, der sich die Branche stellen muss und gegenwärtig beginnt, zu stellen. Compliance Management ist ein Berufsstand auf dem Weg, das wird auch anhand der aktuellen Ergebnisse deutlich. Die Studie "Compliance Management 2016" soll ein Wegbegleiter sein. Prof. Dr. René Seidenglanz ist Professor für Kommunikationswissenschaft und Vizepräsident der Quadriga Hochschule Berlin. Er leitet den dortigen Schwerpunkt Berufsfeldforschung. Elisa Lopper ist Wissenschaftliche Mitarbeiterin an der Quadriga Hochschule Berlin und promoviert zum Thema Personalentwicklung und Berufsfeldforschung an der Humboldt-Universität zu Berlin.

8 Forschungsdesign & Methodik Die Studie Compliance Management 2016 soll erneut einen umfassenden Überblick über das Berufsfeld der Compliance Manager in Deutschland geben. Dementsprechend ist sie, wie in den vergangenen Jahren breit angelegt, damit wesentliche Daten der Branche erhoben werden können. Als Branchen-Monitor erhebt die Untersuchung aktuelle Strukturdaten der Compliance-Abteilungen ebenso auch Karrierewege, Positionen und Einstellungen der Compliance Manager in Deutschland. Die vorliegende Studie gliedert sich vor diesem Hintergrund in vier Themenblöcke: Compliance Management in Deutschland Vorgegebene Rahmenbedingungen in Organisationen beeinflussen maßgeblich den beruflichen Handlungsspielraum. Daher sind die Ansiedlung von Abteilungen innerhalb der organisatorischen Struktur oder strukturelle Zuordnungen entscheidend für das berufliche Handeln und Entscheiden. Wesentliche Ergebnisse der organisatorischen Einbindung des Compliance Managements in Deutschland werden in Kapitel 1 dargestellt. Compliance-Kommunikation Information über Compliance-Themen, Unterrichtung und Vermittlung, aber auch dialogische Einbindung organisationsinterner wie -externer Stakeholder in Anforderungen und Hintergründe normativer und rechtlicher Konstituenten moderner Organisationen werden immer wichtige Aufgaben in einem sich zunehmend professionalisierenden Compliance Management sein. Compliance-Kommunikation gewinnt entscheidende Bedeutung für die Wirksamkeit und damit den Erfolg von Compliance und wurde daher in der aktuellen Untersuchung als Schwerpunktthema gewählt. Wichtige Ergebnisse hierzu werden im Folgenden in Kapitel 2 vorgestellt. Compliance Manager im Fokus: Karrierewege, Positionen, Einkommen Mit der Berufsfeldstudie sollen nicht nur Erkenntnisse über Abteilungen hinweg dargestellt werden, sondern es soll auch ein gesonderter Blick auf die Berufsfeldangehörigen erfolgen. Dabei interessieren insbesondere Informationen zur Ausbildung, zur aktuellen beruflichen Position und Tätigkeit sowie zu Einkommensstrukturen. Zufriedenheit & Work-Live-Balance Für die Akquise von neuen, qualifizierten Mitarbeitern oder der Mitarbeiterbindung gewannen sogenannte weiche Faktoren in den letzten Jahren an Bedeutung. Kapitel 4 untersucht daher Zufrie-

9 denheit, Stresserleben und Work-Life-Balance. Als wichtiger Gegenstand des beruflichen Erlebens wurde auch hier ein Selbstverständnis der Branche erhoben. Die Untersuchung Compliance Management 2016 wurde im September 2016 als Online-Befragung durchgeführt. Sie war vom 1. bis 16. September im Feld. Zur Teilnahme waren alle Berufstätigen des Compliance Managements in Deutschland eingeladen. Insgesamt haben 530 Personen die Online-Umfrage bis zum Ende ausgefüllt. Bezüglich aller Eingeladenen ergibt dies eine Rücklaufquote von 7 Prozent. Durch eingeführte Filterfunktionen nehmen an jeder Frage nicht alle Personen teil. Die jeweils gültige Anzahl an Teilnehmern wurde für jede Frage separat angegeben. Insgesamt nahmen 37 Prozent weibliche Compliance-Beauftragte und 63 Prozent männliche teil. Der Altersdurchschnitt liegt bei 45 Jahren, wobei nur 3 Prozent unter 30 Jahre alt sind. Eine statistische Repräsentativität für das gesamte Berufsfeld des Compliance Managements beansprucht die Untersuchung nicht. Um dies zu gewährleisten, wäre es notwendig gewesen, wissenschaftliche Verfahren der Stichprobenziehung zur Anwendung zu bringen. Dahingehend besitzen die Ergebnisse im strengen statistischen Sinne nur eine eingeschränkte Repräsentativität. Die Studie stützt sich stattdessen stark auf die Mitglieder des Berufsverbandes der Compliance Manager (BCM), der diese Studie maßgeblich begleitet und unterstützt. Insgesamt sind Compliance-Führungskräfte, der Struktur der zur Teilnahme an der Untersuchung eingeladenen entsprechend überrepräsentiert. Compliance Management 2016 gibt daher insbesondere Positionen von Entscheidern im Compliance-Sektor wieder. Positionen und Herausforderungen der Branche insgesamt kann die Untersuchung aus einer solchen Eliteperspektive heraus besonders präzise beschreiben. Mit wiederholten Fragen kann zudem ein Vergleich zu Ergebnissen früherer Studien des BCM und der Quadriga Hochschule Berlin gezogen und so Entwicklungen des Berufsfeldes hinsichtlich einiger Variablen betrachtet werden. Interessant ist hierbei, ob über die Zeit hinweg Veränderungen in der Branche zu verzeichnen sind. Allgemeine Anmerkung: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird im Text verallgemeinernd das Maskulinum verwendet. Diese Formulierungen umfassen gleichermaßen weibliche und männliche Personen.

10 Compliance Management in Deutschland ein Überblick Die in den letzten Jahren zunehmende Sensibilisierung für das Thema Compliance in Unternehmen lässt die Frage aufkommen, inwieweit sich dies auch strukturell in hierarchischer Ansiedlung und interner Struktur von Compliance-Abteilungen in Deutschland widerspiegelt. Naturgemäß sind eigenständige Compliance-Abteilungen und Compliance Manager vor allem in größeren Unternehmen tätig. Bei den Organisationen mit weniger als insgesamt 100 Beschäftigten, bei denen fünf Prozent der Befragten tätig sind, dürfte es sich um Einrichtungen handeln, die aufgrund ihres Organisationszwecks besonderen Compliance-Anforderungen unterworfen sind. Die strukturelle Bedeutung von Compliance in Deutschland wird dadurch unterstrichen, dass 51 der entsprechenden Abteilungen auf der Leitungsebene verortet sind, entweder als unmittelbare Leitungsaufgabe oder in einer Stabsstelle. Dieser Wert hat sich im Vergleich zur Berufsfeldstudie 2013 zudem leicht erhöht. Vor drei Jahren glaubten allerdings noch 87 Prozent der deutschen Compliance Manager optimistisch an einen Bedeutungsgewinn bis 2016. Der Anteil dieser Optimisten hat sich aktuell vielleicht auch aufgrund nur leichter Verbesserungen auf 60 Prozent verringert. Die zunehmende Regulierungsdichte und damit einhergehenden Sanktionsmöglichkeiten sowie ein verändertes Bewusstsein der Organisationsleitung sind immer noch die meist genannten Gründe für einen möglichen Bedeutungsgewinn. In der Gesamtbetrachtung sehen die Compliance-Beauftragten den strategischen Beitrag ihrer Abteilung als ausbaufähig. Dieser Anspruch wird heute häufiger formuliert als vor drei Jahren. Vielleicht ist dies auf ein gestiegenes (Selbst-)Bewusstsein von Compliance zurückzuführen, dass Compliance Management zunehmend als Führungsfunktion versteht. Dazu gehört maßgeblich, dass auch Compliance-Abteilungen systematische Erfolgskontrolle betreiben. Zwar führen 58 Prozent einfache Verfahren durch überprüfen etwa die Effektivität ihrer eigenen Prozesse, die Wirksamkeit ihrer Maßnahmen bei relevanten Zielgruppen kontrollieren allerdings weniger als 30 Prozent und ein Drittel führt gar keine Erfolgskontrolle durch gerade für die Compliance-Branche ein unbefriedigendes Ergebnis.

70 Sponsor Idox Compliance: embedding a culture of integrity Idox Compliance unterstützt Unternehmen bei ihren Anstrengungen, sich an Gesetze, Regularien und Richtlinien zu halten. Dadurch helfen wir ihnen bei der Bewahrung ihrer Werte, ihres Rufes und ihrer Wettbewerbsvorteile. Idox Compliance ist einer der größten Anbieter von Compliance- Lösungen in Europa. Unter dieser Marke finden sich die Compliance- Produkte und -Lösungen von digital spirit (gegründet 1995), Deutschlands Pionier in Sachen Compliance-Training, und Interactive Dialogues (gegründet 1998), renommiertem internationalen Anbieter von Compliance-E-Learning für multinationale und Fortune 500-Firmen. Unsere Büros befinden sich in Berlin und Brüssel. Zu den Kunden von Idox Compliance zählen internationale Top- Unternehmen und Mittelständler aus allen Branchen. Schwerpunkte des Portfolios sind Compliance-Beratung, Compliance- Training und Compliance-Kommunikation als Full-Service aus einer Hand. Dabei orientieren wir uns an den Empfehlungen etablierter Standards wie z. B. ISO 19600, ISO 37001, IDW PS 980, UN Global Compact oder der Guidance zum UK Bribery Act. In Anlehnung an diese Standards haben wir gemeinsam mit dem Center for Business Compliance & Integrity ein eigenes Rahmenkonzept für effektives Compliance Management entwickelt. Idox Compliance ist Teil der britischen Unternehmensgruppe Idox plc, einem Anbieter von spezialisierten Informations-Management-Lösungen und Dienstleistungen für den öffentlichen Sektor Großbritanniens sowie für Unternehmen in stark regulierten, kapitalintensiven Industrien weltweit. Unsere Lösungen: Compliance as a Service Erfolgreiches Compliance Management hat einen umfassenden Anspruch. Unsere Compliance-Lösungen richten sich jedoch immer nach dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Dabei orientieren wir uns vor allem an Ihrem Risikoprofil, welches wir gemeinsam ermitteln. Bei den am meisten mit Risiken behafteten Bereichen beginnend, stellen wir aus einzelnen Komponenten Leistungen zusammen, die Ihrer Situation entsprechen. So unterstützen wir Sie dabei, Compliance in Ihrer Unternehmenskultur mittels eines maßgeschneiderten Compliance Management Systems zu verankern. Jede unserer Leistungen steht dabei auch für sich allein, auch wenn sich durch Koordination und Ineinandergreifen natürlich besondere Vorteile ergeben. Viele unserer größeren Kunden, welche über Jahre Compliance Management Strukturen aufgebaut haben, setzen auf unseren modernen Ansatz für Compliance-Training und nutzen unsere Erfahrung im Bereich Compliance-Kommunikation.

Viele andere Unternehmen, insbesondere mittelständische Organisationen, stehen am Anfang Ihrer formalen Compliance-Projekte. Ihnen stehen wir mit individueller Hilfe zur Seite, wenn es darum geht, Compliance-Risiken zu ermitteln, Richtlinien zu erstellen, ergänzen oder zu überarbeiten, oder eine angemessene Compliance Management-Struktur zu schaffen. Unsere Leistungen werden dabei von technischen Systemen und Lösungen unterstützt, so dass sich die Compliance-Verantwortlichen ganz um ihre beratende Rolle und Hilfestellung bei der Umsetzung erfolgreicher und sauberer Geschäfte konzentrieren können. Compliance E-Learning zur Schulung Ihrer Mitarbeiter Von Idox Compliance erhalten Sie ausgereifte Compliance-Lernprogramme, die zur grundlegenden Schulung Ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte als Awareness- und Fachtraining geeignet sind. Die Inhalte der standardisierten Web Based Trainings werden von renommierten Fachexperten entwickelt. Inhaltlich orientieren sich die Schulungen an Gesetzesgrundlagen sowie an deren unternehmensspezifischer Umsetzung in Form von Verhaltenskodex, unternehmenseigenen Richtlinien und Compliance-Organisationsstrukturen. Als wichtiger Bestandteil des unternehmerischen Compliance-Programms können unsere Lernprogramme firmenspezifisch erweitert und angepasst werden. Die Themenpalette reicht dabei von Compliance-Grundlagen, Korruptionsprävention und Kartellrecht über Themen wie Exportkontrolle, Datenschutz und Informationssicherheit bis hin zu Geldwäsche- und Betrugsbekämpfung sowie Arbeitssicherheit. Erfolgreich durch Compliance-Kommunikation Ob Sie in Ihrem Unternehmen noch ganz am Anfang eines Compliance-Programms stehen oder bereits mittendrin sind ein zielgruppenorientiertes, angemessenes Kommunikationskonzept sollte Ihre Compliance-Maßnahmen stets begleiten: Von Anfang an, konsequent und regelmäßig. Denn Kommunikation ist ein unverzichtbarer Bestandteil des Erfolgskonzeptes für wirksame Compliance-Arbeit. Ob online oder offline, ob Motivationstrailer, interaktive Präsentation, Informationsbroschüre, Plakat, kreatives Give-away oder Veranstaltungskonzept es gibt viele Möglichkeiten, den Compliance-Prozess in Ihrem Unternehmen kommunikativ, informativ und abwechslungsreich zu begleiten. Compliance Management Beratung Die Komplexität von Compliance wird zunehmend größer. So

72 kommt es, dass der Unterstützungsbedarf auf Unternehmensseite gestiegen ist. Vor allem mittelständische Unternehmen stehen neuen Anforderungen, u. a. auch in ihrer Funktion als Zulieferer, oft hilflos gegenüber. Auf viele Fragen haben sie keine Antworten parat: Was muss ich tun, um regelkonform zu handeln? Was passiert, wenn ich nichts mache? Wo fange ich an? Diese Unwissenheit und Unsicherheit in der täglichen Anwendung sind die größten Herausforderungen für Compliance. Hinzu kommt die Angst vor einer drohenden Compliance-Bürokratie, die Unternehmen davon abhält, aktiv zu werden. In vielen Fällen fehlen schlichtweg finanzielle und personelle Ressourcen. Wenn sich Unternehmen dann doch für Compliance entscheiden, sind wir bereit und haben die Antwort auf ihre Fragen und die Lösung für ihre Probleme. Compliance Tools und Plattformen Bei der Umsetzung Ihrer Compliance-Maßnahmen können Sie von unseren technischen Systemen und Lösungen profitieren. Sie sorgen für Transparenz und Dokumentation wesentliche Bestandteile einer sinnvollen, angemessenen und effektiven Compli ance- Strategie. Dazu zählen u. a. unsere Compliance-Lernplattform zum Roll-out und Dokumentation Ihrer Trainings, der Integrity Compass zur Messbarmachung Ihrer Compliance-Anstrengungen sowie unser Zuwendungsregister für Transparenz in Sachen Firmengeschenke. Sie haben Fragen? Dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme. Michael Kayser Idox Compliance Geschäftsführer Idox Germany GmbH Hauptstraße 65 12159 Berlin Telefon: +49 30 841914-0 Telefax: +49 30 841914-99 E-Mail: compliance@idoxgroup.com