Aufgaben In 6 Stunden souveränalles im Griff Integrales Zeitmanagement HERZLICH WILLKOMMEN! Fangen Sie an, aktiv mit Ihrer neuen Infrastruktur (M, P, W) zu arbeiten, und zwar im Email Management und in den Listen (Kalender und je eine Liste für Planen und Warten) Schenken Sie Ihren Sprechgewohnheiten Aufmerksamkeit und halten Sie einfach mal fest, was Sie so zu sich sagen. Halten Sie bitte an zwei aufeinanderfolgenden Tagen fest, womit Sie sich beschäftigen (Übung 6) Umfrage Umfrage Wie hat es mit dem Email Management geklappt? Posteingang auf NULL? Neue Ordner Planen, Warten und Auf Antwort warten genutzt? Was war Ihre Erfahrung, wie ist es Ihnen damit ergangen? Was war Ihre Erfahrung bei der Arbeit mit den Ordnern Planen und Warten im ToDo Bereich? Welche Sprechgewohnheiten haben Sie erkannt? Wie wahr sind sie? Was ist Ihnen bei Festhalten Ihrer Zeiten aufgefallen? Grundlagen und Grundsätze für einen Durchbruch/Breakthrough in persönlicher Produktivität und Effektivität. Session 1: Kontext, Breakthrough, ToDo Liste, Capture Tool Session 2: Ein System für alles: das Wichtige und Dringende und alles andere Session 3: Umgang mit Email und modernen Organisationsmitteln Session 4: Tages- und Wochenplanung und das Ende der Aufschieberitis Session 5: Ziele, Projekte und wie man über sich hinausgehen kann Session 6: Ablage (digital und Papier) und Zusammenfassung Copyright productivity21 1
Zeit ist Ihre wichtigste Ressource In 6 Stunden souveränalles im Griff Tages- und Wochenplanung und das Ende der Aufschieberitis SESSION 4 Jeder hat gleich viel Zeit. Alle Arbeit braucht Zeit. Zeit können Sie nicht sparen; Zeit ist nicht ersetzbar. SIE können sich entscheiden, WIE Sie Ihre Zeit verbringen. Dazu gehört: NEIN zu sagen und die Reihenfolge der Abläufe zu wählen. Beziehungen wachsen nur, wenn mehr gemeinsame Zeit verbracht wird. Sie können Ihre ZEIT PLANEN. Was bedeutet Planen? Es dauert 10 12 Minuten, den Tag zu planen, aber es kann 100 bis 120 Minuten verschwendete Zeit sparen. Brian Tracy Wenn man es nicht schafft, zu planen, heißt das, dass man plant, es nicht zu schaffen. Winston Churchill In der Kampfvorbereitung habe ich immer gefunden, dass Pläne nutzlos sind, aber ohne Planen geht es nicht. Dwight Eisenhower Planen heißt, die Zukunft in die Gegenwart zu bringen, damit man jetzt etwas daran machen kann. Alan Lakein Ihr Terminkalender ist der Spiegel Ihrer Pläne Für die Dinge, die Sie sich entschieden haben zu MACHEN, haben Sie Zeit in Ihrem Kalender gemacht. Wenn Sie bereit sind, etwas WICHTIGES aus Ihrer PLANEN Liste zu MACHEN, dann schaffen Sie dafür einen Zeitpunkt und einen Zeitraum in Ihrem Kalender. Wenn Sie etwas MACHEN möchten, wo Sie sich bisher entschieden haben, zu WARTEN, dann machen Sie dafür Zeit in Ihrem Kalender und MACHEN es. Die A-L-P-E-N Methode Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben Länge (Dauer) der Aktivitäten schätzen Pufferzeit reservieren Entscheidungen treffen: Prioritäten, Kürzungen und Delegationsmöglichkeiten prüfen Nachkontrolle Unerledigtes übertragen nach Prof. Dr. Lothar Seiwert Übung 1 Planen Sie bitte den morgigen Tag in Ihrem Kalender Berücksichtigen Sie dabei Ihre Ordner MACHEN, PLANEN und AUF ANTWORT WARTEN. Bedenken Sie, was Sie erreichen wollen, inkl. der notwendigen Vorbereitungszeit. Wie viel Zeit verwenden Sie mit routinemäßigen Aufgaben und Tätigkeiten (Frühstück, zur Arbeit fahren, etc.)? Wie viel Zeit möchten Sie für sich selbst und mit der Familie verbringen? Planen Sie Zeit für Unterbrechungen und Notfälle mit ein. Und vergessen Sie nicht, jeden Tag einen Termin zu planen, Ihr Capture Tool zu leeren, Ihre Listen / Ordner zu checken und die Termine für den nächsten Tag zu planen. Copyright productivity21 2
Übung 2 Wie ist es Ihnen mit der Planung des nächsten Tages ergangen? Ist er lang genug? Haben Sie Zeit für Ihre Routinen vorgesehen? Haben Sie Zeit für Aktivitäten aus der PLANEN Liste vorgesehen oder spielen Sie nur Feuerwehrmann? Was ist Ihnen aufgefallen? Die 7 Wege zur Effektivität Pro-Aktivität Am Anfang das Ende im Sinn haben Das Wichtigste zuerst Gewinn/Gewinn denken Erst verstehen - dann verstanden werden Synergie Die Säge schärfen Nach Stephen R. Covey Die 7 Wege zur Effektivität Pro-Aktivität heißt, die Initiative übernehmen und planen. Am Anfang das Ende im Sinn haben heißt, das gewünschte Ziel im Auge haben und die Aufgabe/den Termin entsprechend formulieren. Das Wichtigste zuerst behandeln wir in den nächsten Folien mit dem Thema Aufschieberitis. Positive Ausrichtung Wenn Sie das gewünschte Ergebnis (= den Erfolg) einer Aufgabe / eines Termins positiv formulieren und sich mental darauf einstellen, dann Sind Sie energiegeladen, zielgerichtet und zuversichtlich in Bezug auf den Erfolg, der vor Ihnen liegt. Machen Sie sich zum Autor Ihrer Zukunft (und nicht zum Opfer). Sind Sie gefordert, zu bedenken, was zum Erfolg notwendig ist. Machen Sie sich schon zum Eigentümer des Ergebnisses, noch bevor Sie sich an die Arbeit machen. Positive Ausrichtung Als Formulierungshilfe zur positiven Ausrichtung beschreiben Sie bitte das Ziel, um das es geht, das Ergebnis in der aus Ihrer Sicht bestmöglichen Variante, das zu diesem Termin in dieser Zeitspanne erreicht werden soll und was Sie genau tun werden. Übung 3 Formulieren Sie einen Ihrer Termine um, so dass er eine positive Ausrichtung erhält. Berücksichtigen Sie dabei das Ziel, um das es geht, das Ergebnis in der aus Ihrer Sicht bestmöglichen Variante, das zu diesem Termin in dieser Zeitspanne erreicht werden soll und was Sie genau tun werden. Copyright productivity21 3
Übung 4 Was passiert, wenn Sie auf diese Weise die Zukunft in die Gegenwart bringen und sich zum Autor Ihres Lebens machen? Ihren Kalender managen Heute ist abgeschlossen und ich bin auf einen erfolgreichen nächsten Tag vorbereitet. 1. Ich habe alle meine Termine von heute durchgesehen und alle noch offenen Termine verschoben (auf einen anderen Tag (MACHEN) oder in PLANEN oder WARTEN. 2. Ich habe mein Capture Tool geleert und all das, was mir während des Tages durch den Kopf ging und wichtig erschien, in eine meiner Listen (M, P oder W) verschoben. 3. Mein Kalender für morgen ist auf Erfolg eingestellt und ich habe ausreichend Zeit für Unterbrechungen gelassen. 4. Ich habe meinen Kalender für die nächsten Tage im Blick und sichergestellt, dass nichts anbrennt. Daher habe ich auch die Ordner PLANEN, WARTEN und AUF ANTWORT WARTEN gecheckt. Ihren Kalender managen Sie haben (nur) EINEN Kalender Diese Woche ist abgeschlossen und die nächste Woche ist geplant und auf Erfolg eingestellt. 1. Ich habe alle Termine der letzten Woche durchgesehen und alle noch offenen Termine verschoben (auf einen anderen Tag (MACHEN) oder in PLANEN oder WARTEN. 2. Ich bin die PLANEN und WARTEN Ordner durchgegangen und habe sichergestellt, dass alle Einträge noch ihrer Bedeutung entsprechend zugeordnet sind. 3. Mein Kalender ist aus derzeitiger Sicht so vollständig wie möglich und voller Errungenschaften, die mich meinen Zielen näher bringen. Sie schaffen sich Ihren Kalender so, dass nicht die Umstände diktieren, was Sie zu tun haben, sondern Ihre Erfolge vorgeben, was Sie machen. Was Sie mit Ihrem Kalender erschaffen, ist ein System zur Übernahme von Verantwortung. Die Wahrheit über die Zeit, die zur Erledigung einer Aufgabe notwendig ist, wird nicht mehr unter den Teppich gekehrt. Sie machen sich selbst nichts vor bzgl. der Zeit, die Sie haben. Sie können authentisch nein sagen zu Dingen, die Sie nicht geplant haben, weil Sie mit der Wahrheit der Ihnen verfügbaren Zeit umgehen anstatt mit Illusionen darüber. Übung 5 Richten Sie bitte sich wiederholende Termine (Terminserien) in Ihrem Kalender ein für: Das Tagesende. Das Wochenende. Ihr Emailmanagement. Das Ende der Aufschieberitis Samuel Langhorne Clemens (1835 bis 1910) besser bekannt unter seinem Pseudonym Mark Twain war ein US-amerikanischer Schriftsteller. Wenn du jeden Morgen einen lebendigen Frosch isst, kannst du mit der Gewissheit durch den Tag gehen, dass dir wahrscheinlich nichts Schlimmeres mehr passieren wird. Copyright productivity21 4
Das Ende der Aufschieberitis Die erste Regel des Froschessens: Wenn Sie zwei Frösche zu essen haben, essen Sie den hässlicheren zuerst. Die zweite Regel des Froschessens : Wenn Sie tatsächlich einen lebendigen Frosch essen müssen, dann hilft es wenig, ihn lange anzuschauen Aus EAT THAT FROG von Brian Tracy Übung 6 Ihre Baustellen / Frösche Wählen Sie eine Ihrer Baustellen / Frösche; notieren Sie bitte, welchen Einfluss diese Baustelle hat auf: a) Ihre Lebensqualität? b) Ihre Lebenseinstellung? c) Ihr Gefühl von Effektivität? d) Ihre Gesundheit? e) Die anderen Menschen in Ihrem Leben? f) Ihren Ruf? Übung 7 Nehmen Sie eine Ihrer Baustellen / Frösche, die Sie besonders nervt. Ordnen Sie sie als erstes in Ihr Raster von Wichtigkeit und Dringlichkeit ein und werden Sie sich darüber klar, in welchen Quadranten dieses Ding gehört. Wenn es wichtig ist, werden Sie sich bitte darüber klar, was Sie bisher davon abgehalten hat, das Ding zu erledigen. Es kann auch damit zusammenhängen, wie Sie diese Aufgabe gesehen haben. Dann beginnen Sie mit der Erledigung. Wenn es nicht wichtig ein, werden Sie sich darüber klar, ob Sie sich damit weiter belasten wollen. Schließen Sie auf jeden Fall diese Baustelle! Es gibt verschiedene Typen von Aufschiebern Der Perfektionist: Entweder richtig oder gar nicht. Weil die Zeit nicht reicht, es richtig zu machen, bleibt alles beim alten. Abhilfe: Aufgaben und Projekte in überschaubare Ziele unterteilen und mit einem konkreten Termin versehen. Der Auf-den-letzten-Drücker-Typ: Unter Druck kann ich wirklich super arbeiten. Mit der Folge, dass er ständig unter Hochspannung steht. Abhilfe: Selbst-überlistung, Deadline für Aufgaben und Projekte einige Tage vorverlegen. Der Zauderer: Überlegt ständig, wann er was machen soll und fängt vor lauter Grübeln gar nicht erst an. Abhilfe : Einfach machen, einfach anfangen. Der Macher: Er weiß, wie alles geht, fängt vieles an, verliert aber schnell die Lust, so dass die Erfolge auf der Strecke bleiben. Abhilfe: Arbeit und Spaß miteinander verbinden. Also: erst aufräumen, dann mit Freunden essen gehen. Der Hilfsbereite: Will es allen recht machen, übernimmt jeden Job und die eignen Projekte und Aufgaben bleiben unerledigt. Abhilfe : Nein sagen, Prioritäten setzen und selber delegieren. Jeder schiebt auf! Der Unterschied zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Menschen besteht darin, dass erstere nie die wichtigen Dinge aufschieben. Treffen Sie eine Entscheidung darüber, welche weniger wichtigen Dinge Sie aufschieben werden. Es kann befreiend sein, Dinge bewusst aufzuschieben oder sogar ganz aufzugeben (aus Ihren Listen zu streichen), die man immer aus Gewohnheit getan hat, ohne dass sie einen näher an die eigenen Ziele bringen. Aufgaben Richten Sie sich wiederkehrende Termine für das Tagesende, das Wochenende und Ihr Emailmanagement ein. Planen Sie ab sofort jeden Tag am Ende des vorhergehenden Tages so gut wie möglich (durch Einträge in Ihrem Kalender). Essen Sie jeden Tag einen Frosch, d.h. machen Sie bewusst jeden Tag zuerst die Aufgabe, die wirklich wichtig ist oder die Sie schon lange vor sich hergeschoben haben. Copyright productivity21 5
Ausblick auf Session 5 Wie Sie sich mit Zielen ausrichten. Wie Sie Projekte so führen, dass Sie sie erfolgreich zu Ende bringen und wie Sie über sich hinausgehen können. Copyright productivity21 6