Digitaler Campus - Einführung eines integrierten Campus Management Systems mit SAP

Digitaler Campus - Einführung eines integrierten Campus Management Systems mit SAP ZKI-Tagung AK Verzeichnisdienste, FH Frankfurt 10. März 2011 Prof. Dr. Christoph Thomas

Übersicht Ziele Digitaler Campus Kernprozesse einer Hochschule ein kurzer Überblick Beispiel Lehrbetriebsmanagement Portale Semesterplanung Lehrauftragsvergabe: Synergien zwischen Campus Management und ERP Folie 2

Ziele Digitaler Campus Vernetzung von Forschung, Lehre und Verwaltung in einem standardisierten und integrierten IT-System auf Basis SAP SLCM (Student Lifecycle Management) In Zukunft sollen Studierende, Dozentinnen, Dozenten und Verwaltung über eine digitale Service-Plattform auf die für sie relevanten IT-Leistungen selbständig zugreifen können. Folie 3

Kernprozesse einer Hochschule Bildung und Qualifizierung in Studium und Weiterbildung Lehrbetriebsmanagement Studiengangsentwicklung, Modulmanagement Studiengangsentwicklung Erstakkreditierung/Akkreditierung Prüfungsordnungsverwaltung Vorlagen Prüfungsordnung / Modulhandbuch Ressourcenprozesse Semesterplanung Raummanagement Deputatsabrechnung Kapazitätsbericht Berufspraktische Phase Lehrauftragsvergabe Quelle: Projekt QuaM2010, FH FFM, 2009Folie 4

Beispiel-Prozess... Lehrauftragsvergabe Folie 5

Bsp. Lehrbetriebsmanagement Curricularer Plan, Planung von Veranstaltungen, Terminen, Räumen, Lehrenden Fortschreibung der Deputate Beantragung und Genehmigung von Minderungen Soll-Lehre Prognose, Budget Bedarf Lehrende, Deputatskonten, Lehrbeauftragte Lehraufträge, Abrechnungen, Buchungen, Workflow, Genehmigungen, Berichte Erf. des gel. Lehrdeputats Ist Plan Kontierung, Genehmigung, Beauftragung, Abrechnung und Abnahme der Leistungen Semesterplanung Lehrauftragsvergabe Deputatsplanung Studium/ Deputatsplanung Lehre Ausfall, Vertretungen, Planungsänderungen Prüfung Reisekosten, Zahlläufe, Obligo, Jahresübertrag Auszahlung von Honoraren Fortschreibung der Deputatskonten, Korrekturen, Zusatzaufwände Folie 6

Prozessabschnitte Semesterplanung Lehrangebot bearbeiten Veranstaltungen bearbeiten Selfservice Lehrende: Wünsche erfassen Ressourcen zuordnen Gruppen anlegen Stundenpläne erstellen Planung fixieren Ergebnisse veröffentlichen Folie 7

Prozess Semesterplanung neue Planungssicht (Fb, Studiengang, Modulgruppe) aus einem Vorsemester kopieren Planung weiter bearbeiten Folie 8

Semesterplanung Interaktive Videosequenzen Folie 9

Prozess Lehrauftragsvergabe Soll-Lehre Bedarf Lehrende, Deputatskonten, Lehrbeauftragte Lehraufträge, Abrechnungen, Buchungen, Workflow, Genehmigungen, Berichte Plan Kontierung, Genehmigung, Beauftragung, Abrechnung und Abnahme der Leistungen Semesterplanung Lehrauftragsvergabe Deputatsplanung Studium/ Deputatsplanung Lehre Prognose, Budget Erf. des gel. Lehrdeputats Ist Prüfung Reisekosten, Zahlläufe, Obligo, Jahresübertrag Auszahlung von Honoraren Folie 10

Lehrauftragsvergabe Akquise eines/r neuen Lehrbeauftragten Erfassung oder Änderung der Daten eines/r geeigneten Lehrbeauftragten inklusive potenzieller Eignung/Vergütung Überprüfung und Anpassung der Semesterplanung Erstellung und Zustellung des Lehrauftragentwurfs Ausstellung des Lehrauftrags Durchführung des Lehrauftrags Stornierung/Änderung eines ausgestellten Lehrauftrags Abrechnung des Lehrauftrags Hochschulstatistik Lehraufträge Jahresabschlüsse Lehraufträge Folie 11

Lehrauftragsvergabe Akquise eines/r neuen Lehrbeauftragten (HCM) Erfassung oder Änderung der Daten eines/r geeigneten Lehrbeauftragten inklusive potenzieller Eignung/Vergütung (SLCM, HCM) Überprüfung und Anpassung der Semesterplanung (SLCM) Erstellung und Zustellung des Lehrauftragentwurfs (SLCM, HCM) Ausstellung des Lehrauftrags (MM-SRV) Durchführung des Lehrauftrags (SLCM) Stornierung/Änderung eines ausgestellten Lehrauftrags (MM- SRV) Abrechnung des Lehrauftrags (MM-SRV, FI) Hochschulstatistik Lehraufträge (SLCM, HCM) Jahresabschlüsse Lehraufträge (SLCM, HCM, FI) Folie 12

Lehrauftragsvergabe Interaktive Videosequenzen Folie 13

Portale Ein Zugang für alle Nutzergruppen Über Rollen & Rechte werden entsprechende Funktionalitäten und Informationen zugeschaltet Folie 14

Portal Bereich Startseite Folie 15

Portal Bereich Startseite Folie 16

Portal Bereich Meine Arbeit Folie 17

Portal Bereich Meine Lehre Folie 23

Portal Bereich Meine Lehre Folie 24

Stand Digitaler Campus Einbindung Prozesse ins Portal Qualitätssicherung Tests mit Nutzergruppen Konsolidierung/Abstimmung des Datenaustauschs mit SAP HCM, FI, etc. Vorbereitung Vorabkontrolle Folie 25

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Besonderer Dank an Dr. Dirk Pape als Quelle einiger Folien Dipl.-Inf. (FH) Frank Hochberger für die Erstellung der Prozessvideos Partner im Projekt Digitaler Campus: SAP AG, Walldorf VEGA Deutschland GmbH & Co. KG, Köln MG Consulting GmbH & Co. KG, Berlin Folie 26