Funktionen und Anbieter Tools für Projektmanagement im Überblick von Tobias Hagenau Foto: HQLabs Seite 1 von 7
Inhalt Projektmanagement-Software muss einfach zu bedienen, flexibel und integrierbar sein... 4 4 Segmente - ein Markt aus Tools, Speziallösungen und Generalisten... 4 1. Einfache Tools... 4 2. Speziallösungen... 5 3. Gesamtsysteme/ERP... 5 4. Hybride Lösungen... 6 Fazit: Ohne Projektmanagement-Software geht nichts mehr... 6 Seite 2 von 7
Funktionen und Anbieter Tools für Projektmanagement im Überblick von Tobias Hagenau Der Markt für Projektmanagementsoftware teilt sich in vier Segmente: einfache Tools, Speziallösungen sowie ERP-Anwendungen und Hybrid-Lösungen. Eine Übersicht. Tobias Hagenau ist Geschäftsführer von HQLabs, einem Hamburger Unternehmen, das sich auf Business- Software in den Bereichen ERP, CRM und Projektmanagement spezialisiert hat. Foto: HQLabs Moderne Unternehmen funktionieren immer seltener so, wie wir es von früher kennen: Organisationen mit festen Hierarchien und intransparenten Prozessen haben ausgedient, auch wenn es noch immer viele davon gibt. Erfolgreich wird stattdessen und auf Dauer sein, wer sein Business in Projektteams mit flachen Hierarchien organisiert, in denen das Sagen hat, wer fachlich durchblickt. Projektteams, die die besten Mitarbeiter mit ihren speziellen Fähigkeiten jenseits von Abteilungsgrenzen und festen Aufgabenverteilungen einsetzen. Chefs wird es dann immer noch geben - für strategische Entscheidungen und Krisenmanagement zum Beispiel, aber ihre Rolle wird eine andere sein. Ein Unternehmen, das sich projektorientiert aufstellt, muss sich, seine Prozesse und Zuständigkeiten verändern, und das ist bei vielen schon das erste Projekt. Damit es erfolgreich über die Bühne geht, bedarf es bewährter Methoden für das Management dieses und weiterer Projekte, die aufgrund der Komplexität der Materie den Rahmen dieses Beitrags sprengen würden. IT im Unternehmen hat, nachdem sie über viele Jahre und in weiten Teilen den Status eines Selbstzwecks eingenommen hat, längst eine unterstützende Funktion für das Business eingenommen und muss täglich beweisen, welchen Beitrag sie zum Unternehmenserfolg leistet. Beides gilt auch für Projektmanagement-Software: Sie kann Projektteams in den Unternehmen bei ihrer Arbeit unterstützen und trägt so dazu bei, Projekte zum Erfolg zu führen. Seite 3 von 7
Projektmanagement-Software muss einfach zu bedienen, flexibel und integrierbar sein Gängige Tools für das Projektmanagement bewegen sich zwischen drei Polen: Funktionsumfang, Funktionstiefe und Bedienkomfort. Hybride Lösungen treten mit dem Anspruch an, das beste dieser Welten zu vereinen. Foto: HQLabs Wie für jede andere Art von Unternehmenssoftware gilt auch für Projektmanagementprogramme: Sie müssen einfach, wenn nicht intuitiv zu bedienen sein, flexibel mit individuellen Aufgabenstellungen und Managementmethoden umgehen können und sich gut mit der anderen Business-Software vertragen. Das gilt umso mehr, als nicht mehr nur die Fachleute der IT-Abteilungen für die Implementierung von Lösungen für die Lines of Business (LoB) zuständig sind, sondern immer häufiger auch Finanzressorts sowie die Fachabteilungen selber. Loslassen kann der CIO 1 dennoch nicht: Anbindung an die Infrastruktur und die Absicherung der Lösung obliegen seiner Abteilung. Und wenn die Applikationen nicht laufen oder sich mit der ERP- Lösung des Unternehmens nicht vertragen, ist wer schuld? Die IT-Abteilung. 4 Segmente - ein Markt aus Tools, Speziallösungen und Generalisten Der Markt für Projektmanagementsoftware teilt sich in vier Segmente: einfache Tools mit sehr speziellen Aufgaben, Speziallösungen, die oft unlösbar mit bestimmten Managementmethoden verknüpft sind, ERP-Anwendungen, bei denen Projektmanagementtools als Module mitgeliefert werden sowie Programme, die von allem etwas bieten. 1. Einfache Tools Einfache Tools treten nicht mit dem Anspruch an, die komplette Prozesskette im Projektmanagement abzubilden, sondern bieten sich stattdessen für simple Basis- und Standardaufgaben an. Da sie oft mit herausragender Usability aufwarten, in Form von Apps häufig auch mobil nutzbar sind und 1 http://www.cio.de/ Seite 4 von 7
grundsätzlich nicht mehr versprechen als sie halten, eignen sie sich absolut für Einzelaufgaben. Sie können Projektmitarbeiter beispielsweise bei Termin- und Aufgabenverteilung sowie -kontrolle unterstützen und decken damit wichtige Standardanforderungen ab. Die einfache, intuitive Benutzung ist für diese Apps erfolgskritisch, denn bei Anwendungen von der Stange sind persönliche Einführungen in die Funktionsweise oder gar Schulungen durch kompetente Mitarbeiter nicht vorgesehen. Dafür sind sie im Vergleich zu den Spezialisten und Generalisten in der Regel konkurrenzlos günstig. In diese Kategorie der kleinen Helferlein gehören Apps von: - Trello - Basecamp - 5pm bambam! - Zoho Projects 2. Speziallösungen Projektmanagement war über viele Jahre (und ist es immer noch) ein Thema für spezialisierte Beratungsunternehmen, die ihr professionelles Know-how über Methodik und Change Management in die Unternehmen getragen haben. Oft sind im Umfeld dieser Beratungsdienstleistungen eigene Software-Lösungen entstanden, manchmal auf Basis von Standardanwendungen wie Microsoft Office oder SAP. Mitunter haben große Unternehmen aber auch solche Anwendungen zu den ihren gemacht und per Übernahme in das eigene Portfolio integriert. Der Vorteil mancher Speziallösungen kann auch ihr Nachteil sein: Manche dieser Tools haben einen riesigen, auf spezielle Projektmanagementmethoden wie zum Beispiel PRINCE2 angepassten Funktionsumfang, der intuitives Arbeiten mit den Programmen ausschließt. Wer seinen speziell geschulten Mitarbeitern diese Methoden und diesen Funktionsumfang bieten möchte, ist damit natürlich am besten bedient. Wer mehr Wert auf Flexibilität und freie Methodik legt, sollte sich bei den Modulen der Gesamtsysteme umschauen. Beispiele für Speziallösungen: - Projektron - Blue Ant - Project Place - Genius Project - Microsoft Project - Clarity - Planta Project 3. Gesamtsysteme/ERP Große, aber durchaus auch viele mittelständische Unternehmen setzen für die digitale Abbildung ihrer Prozesse auf integrierte ERP-Lösungen, die grundsätzlich in der Lage sind, alle Anforderungen der Prozesskette zu befriedigen. Module für Projektmanagement sind hier optional erhältlich. Seite 5 von 7
Da die großen ERP-Systeme in der Regel in eine funktionierende und aktive Partnerlandschaft eingebunden sind, gibt es mit einiger Wahrscheinlichkeit eine ganze Reihe von Speziallösungen mit unterschiedlicher Funktionalität oder Methodenunterstützung. Die Integration der Projektmanagementlösung in andere ERP-Anwendungen wie Buchhaltung, CRM, Warenwirtschaft oder Personalverwaltung ist aufgrund der Abhängigkeit und der Schnittstellen zum Gesamtsystem fast immer sehr gut. Probleme kann es aber bei der Funktionstiefe geben, weil der Fokus der Module oft auf den Finanzanteilen des Projektmanagements liegt. Zudem bedingt die oft recht hohe Betriebszugehörigkeit der Applikationen mitunter Schwächen in der Usability und der Bedienung. Schließlich dürften die durch individuelle Beratung und Implementierung bedingten hohen Anschaffungskosten Tools dieser Kategorie nicht für jedes Unternehmen erschwinglich machen. Beispiele für ERP-Anwendungen: - SAP - SAGE - Microsoft Dynamics - proalpha - abas 4. Hybride Lösungen Hybride Lösungen wie von HQLabs, WeClapp oder easysys orientieren sich auf der einen Seite in Richtung ERP- und Projektmanagement-Software, sind aber auf der anderen Seite so benutzerfreundlich wie Web-Apps. Der Bereich für die Steuerung von Projekten etwa bei HQ Simplified Business bietet grafisch ansprechend aufbereitete Zeit-, Aufgaben- und Ressourcenplanung und gleichzeitig Funktionen für Dokumentenmanagement, CRM, Warenwirtschaft und Zeiterfassung an. Die Einfachheit der Anwendung macht sie auch für ungeschulte Benutzer geeignet, zumal es sich bei den hybriden Lösungen um Standardsoftware handelt, die im Gegensatz zu vielen ERP- Systemen nicht aufwändig an vorhandene Firmen-IT angepasst werden muss. Die Konfiguration der Hybriden etwa mit Bezeichnungen, Benutzerrollen, Rechten, Datenfeldern, automatischen Aufgaben und Projektvorlagen sowie die Anbindung an vorhandene ERP-Systeme lassen sich direkt im Programm und vom Kunden selber durchführen. Einführungen und Schulungen dafür sind zwar ratsam, aber unaufwändig. Fazit: Ohne Projektmanagement-Software geht nichts mehr Die eine Software, die Unternehmen beim Managen alltäglicher Projekte genauso unterstützt, wie das Gesamtunternehmen bei der Transformation zu einer projektorientierten Organisation, gibt es nicht. Um eine sorgfältige Evaluation einer auf die individuellen Bedürfnisse angepassten Lösung wird daher kein Unternehmen herumkommen. Das wiederum ist gut für die IT-Abteilung, denn sie wird bei der Auswahl der geeigneten Anwendung ein wichtiges Wort mitreden. Seite 6 von 7
Aber egal, ob die Software als Modul Teil der ERP-Lösung sein wird, als Spezialist eine tief integrierbare, aber für sich alleine funktionale Anwendung oder als kleines Helferlein die Mitarbeiter bei Teilaufgaben unterstützt: Um eine professionelle Lösung für die Unterstützung von Projekten kommt kein Unternehmen herum. Und da ist es gut, dass es für alle Unternehmensgrößen und Branchen Lösungen auf dem Markt gibt. Tobias Hagenau ist Geschäftsführer von HQLabs, einem Hamburger Unternehmen, das sich auf Business-Software in den Bereichen ERP, CRM und Projektmanagement spezialisiert hat. 20.08.2014 IDG Business Media GmbH Alle Rechte vorbehalten. Jegliche Vervielfältigung oder Weiterverbreitung in jedem Medium in Teilen oder als Ganzes bedarf der schriftlichen Zustimmung der IDG Business Media GmbH. DPA-Texte und Bilder sind urheberrechtlich geschützt und dürfen weder reproduziert noch wiederverwendet oder für gewerbliche Zwecke verwendet werden. Für den Fall, dass in CIO unzutreffende Informationen veröffentlicht oder in Programmen oder Datenbanken Fehler enthalten sein sollten, kommt eine Haftung nur bei grober Fahrlässigkeit des Verlages oder seiner Mitarbeiter in Betracht. Die Redaktion übernimmt keine Haftung für unverlangt eingesandte Manuskripte, Fotos und Illustrationen. Für Inhalte externer Seiten, auf die von CIO aus gelinkt wird, übernimmt die IDG Business Media GmbH keine Verantwortung. http://www.cio.de/projektmanagement/denken/2967110/ Seite 7 von 7