Persönlich / vertraulich intern Musterschreiben Godeffroystraße 31 22587 Hamburg 3. August 2015 99900 / Bisherige Archivierung Ihrer Buchhaltungsdaten Sehr geehrte* *, Ihre Buchführungsdaten haben wir für die Jahre **** bis **** in der seit 1. Januar 2002 gesetzlich vorgeschriebenen Weise ( 147 Absatz 6 Abgabenordnung) in elektronischer Form für Sie archiviert und für etwaige Betriebsprüfungen im jeweils aktuellen Format lesbar gehalten. Seit dem 1. Januar 2015 gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), veröffentlicht vom Bundesministerium der Finanzen am 14. November 2014 (IV A 4 S 0316/13/10003) Von dieser Verwaltungsanweisung sind weite Teile der Buchführung aber auch der Archivierung betroffen. Wir nehmen dies zum Anlass, Sie mit dem beigefügten Merkblatt über die neuen Regelungen zu informieren und Sie auf die Wichtigkeit der Archivierung und der evidenten konsequent aller nicht Berücksichtigung hinzuweisen. Gleichzeitig erlauben wir uns, die bisher noch nicht abgerechneten Archivierungszeiträume bis einschließlich 31. Dezember 2014 mit der beigefügten Honorarnote abzurechnen. Bei Fragen zu diesem Thema sprechen Sie uns gern an. Unabhängig davon werden wir Sie in der nächsten Zeit ansprechen, um mit Ihnen abzustimmen, ob alle neuen Regelungen in Ihrer Buchführung umgesetzt wurden. Mit freundlichen Grüßen Satz + Satz Partnerschaftsgesellschaft mbb Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft - Torsten Satz -
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), veröffentlicht vom Bundesministerium der Finanzen am 14. November 2014 (IV A 4 S 0316/13/10003) Rechtslage Die GoBD sind kein Gesetz. Es handelt sich um eine Anweisung des Dienstherrn (Bundesministerium der Finanzen BdF ) an seine Mitarbeiter, wie die bestehenden gesetzlichen Regelungen hinsichtlich der Führung und Archivierung von Geschäftsbüchern umgesetzt werden sollen. Die einschlägigen gesetzlichen Regelungen finden sich im Wesentlichen in 239 Abs.4 und 257 Handelsgesetzbuch sowie in der Abgabenordnung 145 147 wieder. Auch wenn sich aus den GoBD keine unmittelbaren Rechte und Pflichten bzw. Sanktionen für den Steuerpflichtigen ableiten, ist es ratsam, diese Anweisungen zu befolgen. Ein Verstoß gegen die GoBD führt i.d.r. auch zu einem Verstoß gegen die vorgenannten gesetzlichen Regelungen. Zumindest macht es dem Finanzamt ganz erheblich leichter, dies zu behaupten. Folgen und Sanktionen bei Nichtbeachtung bzw. Verstoß Schätzung von Besteuerunsggrundlagen, Umkehr der Beweislast, evtl. steuerstrafrechtliche Folgen, Bußgeld, keine wirksamen Jahresabschlüsse, Wegfall von Subventionen, keine rechtliche Grundlage für Gewinnausschüttungen usw.. Das nichtordnungsmäßige Führen und Archivieren von Handelsbüchern kann viele Folgen nach sich ziehen. Es empfiehlt sich daher, die GoBD zu befolgen. Der Grundgedanke der GoBD Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gibt es schon lange. Vollständigkeit, das zeitnahe, lückenlose und korrekte Erfassen der Geschäftsvorfälle sind und bleiben die Grundprinzipien. Der BdF möchte aber das Netz ausweiten und die zunehmenden Möglichkeiten der elektronischen Datenverarbeitung zu Nutzen machen und möglichst alle Aspekte und Dokumente, die mit der Ermittlung der Besteuerungsgrundlagen stehen, in einem elektronischen Format sammeln und über 10 Jahre für Prüfungen zur Verfügung zu halten. Dabei geht es nicht nur um Bücher und Papiere: Der Begriff ist funktional unter Anknüpfung an die handelsrechtliche Bedeutung zu verstehen. Die äußere Gestalt (gebundenes Buch, Loseblattsammlung oder Datenträger) ist unerheblich. (BdF Erlass a.a.o.) unser Schreiben vom 28. Juli 2015 Seite 2 von 6
Bei der laufenden Buchhaltung stehen das zeitnahe Erfassen sowie mehr Transparenz im Mittelpunkt. Mit Hilfe der modernen Datenverarbeitung sind diese Ziele heutzutage erheblich leichter zu erreichen, als dies früher der Fall war. Verantwortlich für das korrekte Einhalten der GoBD ist ausschließlich der jeweilige Steuerpflichtige. Die wesentlichen Inhalte Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als Orientierung ("ist unbedenklich"). Erfassung von Kontokorrentbeziehungen (Waren- und Kostenrechnungen, kreditorisch) innerhalb von acht Tagen als Orientierung. Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen sowie die Erfassung im Sinne der beiden oben genannten Punkte kann auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden. Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) mit dem Zeitpunkt der erstmaligen Erfassung (nicht zwingend IT-gestützt) als unveränderbar. Das gilt auch für Vor- und Nebensysteme (z. B. Materialund Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Die buchungstechnische Erfassung unter Einsatz eines IT- Systems und deren Unveränderbarkeit (Festschreibung) unterliegt erstmals konkreten Fristen, die sich am Termin der Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) orientieren. Bestimmte Formate (Office) und Aufbewahrungsformen (Dateisystem) erfüllen ohne weitere Maßnahmen nicht die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen. Stammdaten mit Einfluss auf Buchungen oder ITgestützte Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein (z. B. durch Historisierung, Protokollierung, Verfahrensdokumentation). Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs-/aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der unser Schreiben vom 28. Juli 2015 Seite 3 von 6
Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Daten, Datensätze und elektronische Dokumente müssen für Zwecke des maschinellen Datenzugriffs durch die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung. Sonstiges Konkretisierte Anforderungen an den Umfang und die Felder von (Grund)buchaufzeichnungen und Buchungssätzen sind zu erfüllen. Umsetzung für unsere Mandanten Für die Buchungserfassung, -verarbeitung und Archivierung arbeiten wir mit der DATEV- Software. Damit sind alle durch die GoBD formulierten technischen Anforderungen erfüllt, wenn wir die Buchhaltung für den Mandanten erstellen. Dies betrifft auch die Archivierung und die jederzeitige Reproduzierbarkeit binnen der 10jährigen Aufbewahrungsfrist. Die erforderlichen materiellen Voraussetzungen sind vom Mandanten und von uns zu schaffen. Dies sind im Wesentlichen: Vollständigkeit Korrekte Belege Zeitnahe Verbuchung (binnen 1 Monats nach Ultimo) Soweit uns die Buchungsbelege i.d.s. zur Verfügung gestellt werden, ist eine korrekte Weiterbearbeitung inkl. der Archivierung gewährleistet (wenn wir mit der Archivierung beauftragt wurden). Mögliche Probleme sehen wir Mandant erstellt die Buchhaltung selbst Erfassen auch der neuen zusätzlich zur Buchführung gehörigen Belege und deren elektronischer Archivierung. Wenn der Mandant seine Buchhaltung mit einem eigenen Programm erfasst, können wir nicht beurteilen, ob das Programm und die praktische Umsetzung der Buchführung den GobD entsprechen. Hierzu zählt auch die Zulässigkeit und Sicherheit des Archivierungssystems. unser Schreiben vom 28. Juli 2015 Seite 4 von 6
Werden die Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen nicht ausreichend geschützt und können deswegen nicht mehr vorgelegt werden, so ist die Buchführung formell nicht mehr ordnungsmäßig. (BdF Erlass a.a.o.) Ein wesentliches Ziel der GoBD liegt darin, dem Finanzamt auf elektronische Wege einen möglichst vollständigen Überblick über sämtliche besteuerungsrelevanten Sachverhalte zu vermitteln: Somit sind alle Unternehmensbereiche betroffen, in denen betriebliche Abläufe durch DV-gestützte Verfahren abgebildet werden und ein Datenverarbeitungssystem (DV- System, siehe auch Rz. 20) für die Erfüllung der in den Rzn. 3 bis 5 bezeichneten außersteuerlichen oder steuerlichen Buchführungs-, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten verwendet wird (siehe auch unter 11.1 zum Datenzugriffsrecht). (BdF Erlass a.a.o.) sowie Unter DV-System wird die im Unternehmen oder für Unternehmenszwecke zur elektronischen Datenverarbeitung eingesetzte Hard- und Software verstanden, mit denen Daten und Dokumente im Sinne der Rzn. 3 bis 5 erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Dazu gehören das Hauptsystem sowie Vor- und Nebensysteme (z. B. Finanzbuchführungssystem, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltungssystem, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten-Management- System) einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen. (BdF Erlass a.a.o.) Hierzu zählen z.b. Verträge (insbesondere Arbeitsverträge und Darlehensverträge). Der Steuerpflichtige ist (noch) nicht verpflichtet, solche Dokumente, wenn sie noch in Papierform bestehen, zu digitalisieren und gemeinsam mit den übrigen Buchführungsunterlagen elektronisch zu archivieren. Wenn diese Dokumente allerdings elektronisch erstellt oder digitalisiert wurden, sind diese elektronisch zu archivieren: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt. (BdF Erlass a.a.o.) unser Schreiben vom 28. Juli 2015 Seite 5 von 6
In diesem Zusammenhang sehen wir das Problem, zum Einen alle relevanten Belege zu erfassen und zum Anderen diese elektronisch GoBD konform zu archivieren. Dies ist mit dem jeweiligen Mandanten im Einzelnen abzustimmen. Wir empfehlen, die Digitalisierung und Archivierung auch dieser Daten für den Mandanten im Rahmen unserer Buchführungsarbeiten vorzunehmen. Das Unterlassen dieser Verpflichtung mit dem Hinweis auf die mit der Umsetzung verbundenen Kosten ist nicht zulässig: Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt es nicht, dass Grundprinzipien der Ordnungsmäßigkeit verletzt und die Zwecke der Buchführung erheblich gefährdet werden. Die zur Vermeidung einer solchen Gefährdung erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich bringt (BFH-Urteil vom 26. März 1968,BStBl II S. 527). (BdF Erlass a.a.o.) unser Schreiben vom 28. Juli 2015 Seite 6 von 6