GFI-Produkthandbuch GFI MailArchiver-Archivierungsassistent
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Inhaltsverzeichnis 1 Einführung 4 1.1 Informationen zu GFI MailArchiver 4 1.2 Informationen zu GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 4 2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 5 2.1 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent für Outlook 2003 5 2.2 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent für Outlook 2007 6 2.3 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent für Outlook 2010/2013 7 2.4 Dateiarchivierung 8 3 Konfigurieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 11 4 Fehlerbehebung und Support 14 4.1 Einführung 14 4.2 GFI SkyNet 14 4.3 Webforum 14 4.4 Technischen Support anfragen 14 4.5 Dokumentation 14 4.6 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent Probleme 15 5 Glossar 16 6 Index 21
1 Einführung 1.1 Informationen zu GFI MailArchiver GFI MailArchiver ist eine leistungsstarke, benutzerfreundliche E-Mail-Archivierungslösung, mit der Sie alle internen und externen E-Mails in einem zentralen Archivspeicher archivieren können. Über die webbasierten Oberfläche von GFI MailArchiver können Sie die E-Mail-Archivspeicher komfortabel verwalten und als autorisierter Benutzer nach archivierten E-Mails suchen. 1.2 Informationen zu GFI MailArchiver-Archivierungsassistent Der GFI MailArchiver-Archivierungsassistent ist ein Plug-In, das in Microsoft Outlook installiert wird, um Benutzern die manuelle Archivierung von E-Mails und Kalenderelementen aus Microsoft Outlook in GFI MailArchiver zu ermöglichen. Die in GFI MailArchiver gespeicherten Elemente werden standardmäßig in derselben Ordnerstruktur wie im Microsoft Outlook-Postfach des Benutzers angeordnet. Die Option Manuelle Archivierung muss in GFI MailArchiver aktiviert sein, damit GFI MailArchiver-Archivierungsassistent funktioniert. Wenden Sie sich bezüglich weiterer Informationen an den Systemadministrator. Der GFI MailArchiver-Archivierungsassistent kann in Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 und 2013 installiert werden. GFI MailArchiver 1 Einführung 4
2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent GFI MailArchiver-Archivierungsassistent wird bei der Installation automatisch mit Microsoft Outlook registriert. Microsoft Outlook versucht, über die bei der Installation angegebene URL eine Verbindung mit GFI MailArchiver aufzubauen. GFI MailArchiver-Archivierungsassistent fügt in den Symbolleisten, Menübändern und/oder Menüs in Microsoft Outlook Schaltflächen für die manuelle Archivierung hinzu. Standardmäßig ist der GFI MailArchiver-Archivierungsassistent so eingestellt, dass alle manuell archivierten Elemente aufbewahrt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent (Seite 11). 2.1 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent für Outlook 2003 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent installiert in Microsoft Outlook 2003 eine zusätzliche Symbolleiste. Die Funktionen von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent stehen erst nach einem Neustart von Microsoft Outlook zur Verfügung. So können Sie eine E-Mail manuell archivieren: 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine E-Mail, ein Kalenderelement oder eine Datei zur Archivierung aus. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 1: Manuelle Archivierung OPTION Archivieren Archiviert die ausgewählten Elemente unter Beibehaltung derselben Ordnerstruktur. Datei(en) archivieren in Ermöglicht es dem Benutzer, lokal gespeicherte Dateien wie Microsoft Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien und andere auszuwählen und zu archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dateiarchivierung (Seite 8). Archivieren in Archiviert die ausgewählten Elemente in einem angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Outlook-Ordner archivieren Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. GFI MailArchiver 2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 5
OPTION Outlook-Ordner archivieren in Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner im angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. 2.2 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent für Outlook 2007 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent installiert in Microsoft Outlook 2003 und 2007 eine zusätzliche Symbolleiste. Die Symbolleiste steht erst nach einem Neustart von Microsoft Outlook zur Verfügung. So können Sie ein Element manuell archivieren: 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine E-Mail, ein Kalenderelement oder eine Datei zur Archivierung aus. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 2: Manuelle Archivierung OPTION Archivieren Archiviert die ausgewählten Elemente unter Beibehaltung derselben Ordnerstruktur. Datei(en) archivieren in Ermöglicht es dem Benutzer, lokal gespeicherte Dateien wie Microsoft Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien und andere auszuwählen und zu archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dateiarchivierung (Seite 8). Archivieren in Archiviert die ausgewählten Elemente in einem angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Outlook-Ordner archivieren Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. GFI MailArchiver 2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 6
OPTION Outlook-Ordner archivieren in Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner im angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. 3. (Optional) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, und wählen Sie die Archivierungsbefehle im Kontextmenü aus. 2.3 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent für Outlook 2010/2013 In Microsoft Outlook 2010 und 2013 erstellt GFI MailArchiver-Archivierungsassistent im Microsoft Outlook-Menüband auf der Registerkarte Start eine Registerkarte. Die Optionen von GFI MailArchiver stehen erst nach einem Neustart von Microsoft Outlook zur Verfügung. So können Sie ein Element manuell archivieren: 1. Wählen Sie in Microsoft Outlook eine E-Mail, ein Kalenderelement oder eine Datei zur Archivierung aus. 2. Wählen Sie in der Symbolleiste eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 3: Manuelle Archivierung OPTION Archivieren Archiviert die ausgewählten Elemente unter Beibehaltung derselben Ordnerstruktur. Datei(en) archivieren in Ermöglicht es dem Benutzer, lokal gespeicherte Dateien wie Microsoft Office-Dokumente, Bilder, PDF-Dateien und andere auszuwählen und zu archivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Dateiarchivierung (Seite 8). Archivieren in Archiviert die ausgewählten Elemente in einem angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Outlook-Ordner archivieren Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. GFI MailArchiver 2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 7
OPTION Outlook-Ordner archivieren in Archiviert den gesamten ausgewählten Outlook-Ordner im angegebenen Verzeichnis. Mithilfe dieser Option kann der Benutzer: Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie auf Postfach hinzufügen. Hinzufügen eines Ordners zur vorhandenen Ordnerstruktur Klicken Sie auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. Falls der Ordner Unterordner enthält, werden Sie gefragt, ob diese auch archiviert werden sollen. 3. (Optional) Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, und wählen Sie die Archivierungsbefehle im Kontextmenü aus. 2.4 Dateiarchivierung Mithilfe der Dateiarchivierungsfunktion können Sie Dateien von jedem Speicherort auf Ihrem Computer (einschließlich Microsoft Office-Dokumente) in GFI MailArchiver archivieren. Diese Funktion dient der Bereitstellung eines zentralen Speicherorts für Benutzerdaten. Mithilfe der Dateiarchivierung können Benutzer: Wichtige Dateien einfach verfügbar machen Ein IMAP-Konto verwenden, um von verschiedenen Orten auf Dateien zugreifen. Dateien in einem anderen Benutzerpostfach archivieren. Dateien in der gewünschten Ordnerstruktur in GFI MailArchiver organisieren. 2.4.1 Archivieren einer Datei mit GFI MailArchiver-Archivierungsassistent Der Dateiarchivierungsprozess umfasst folgende Aktionen: Bei der Archivierung mit GFI MailArchiver-Archivierungsassistent wird die betreffende Datei in einer E-Mail verpackt und archiviert. Die archivierte Datei wird unter dem gleichen Dateinamen in GFI MailArchiver gespeichert. Das Archivierungsdatum stimmt mit dem Datum überein, an dem die Datei letztmalig geändert wurde. GFI MailArchiver-Archivierungsassistent kann auch in Microsoft Outlook gespeicherte Dateien archivieren. In diesem Szenario stimmt das Archivierungsdatum mit dem Datum überein, am dem die Datei in Outlook gespeichert wurde. Bei der Archivierung von Dokumenten aus Microsoft Outlook übernimmt GFI MailArchiver standardmäßig die Ordnerstruktur von Microsoft Outlook. Die Benutzer können jedoch optional mit der Funktion Archivieren in... oder Outlook-Ordner archivieren in... eine andere Ordnerstruktur erstellen. So archivieren Sie eine Datei: GFI MailArchiver 2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 8
1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf Dateien archivieren in. 2. Wählen Sie im Windows Explorer eine zu archivierende Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen. Screenshot 1: Dialogfeld Dateiarchivierung 3. Wählen Sie im Fenster Dateien archivieren in einen vorhandenen Zielort aus und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Tabelle 4: Optionen für Dateien archivieren in OPTION Postfach hinzufügen Neuer Ordner Geben Sie in das Feld Postfach suchen den Namen eines Benutzerpostfachs ein, auf das Sie Zugriff haben, und klicken Sie anschließend auf Postfach hinzufügen. Durch die Verwendung dieser Option können Sie Dateien im Postfach eines anderen Benutzers archivieren. Klicken Sie zum Hinzufügen eines Ordners in die vorhandene Ordnerstruktur auf den Knoten, in dem die Datei gespeichert werden soll. Klicken Sie anschließend auf Neuer Ordner, und geben Sie bei Aufforderung einen Ordnernamen an. 4. Prüfen Sie, ob der Zielordnerpfad korrekt ist, und klicken Sie auf OK. GFI MailArchiver 2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 9
Die maximal zulässige Größe für zu archivierende Nachrichten und Dateien beträgt 100 MB. Dateien, welche diese Größe überschreiten, werden nicht hochgeladen und verursachen Sende- und Empfangsfehler. WICHTIG Dateitypen, die als Anhang unzulässig sind, werden auch beim Archivieren in GFI MailArchiver blockiert. GFI MailArchiver 2 Verwenden von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 10
3 Konfigurieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent Nachdem GFI MailArchiver-Archivierungsassistent installiert wurde, kann das Add-In bereits mit den Standardeinstellungen ausgeführt werden. Sie können jedoch verschiedene Einstellungen an die Bedürfnisse des Benutzers anpassen. So ändern Sie die Standardeinstellungen: 1. Öffnen Sie Microsoft Outlook. 2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste von Microsoft Outlook auf Archivierungsassistent. 3. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf Einstellungen. Screenshot 2: GFI MailArchiver-ArchivierungsassistentKonfigurationseinstellungen für. 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Verbindung. 5. Legen Sie im Bereich Authentifizierung eine oder beide Authentifizierungsmethoden fest: OPTION Windows-Authentifizierung GFI MailArchiver-Archivierungsassistent verwendet Ihre Windows -Anmeldeinformationen für die Verbindungsherstellung mit dem GFI MailArchiver-Server. Diese Methode wird verwendet, wenn Sie in einer Intranet-Umgebung arbeiten und mit derselben Active Directory -Domäne verbunden sind wie der GFI MailArchiver-Server. GFI MailArchiver 3 Konfigurieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 11
OPTION Benutzerdefinierte Authentifizierung Wählen Sie diese Authentifizierungsmethode aus, wenn Sie von einem Remote- Standort außerhalb des Unternehmensnetzwerks eine Verbindung mit GFI MailArchiver herstellen möchten. Der Benutzername und das Kennwort, die Sie hier angeben, werden auf dem GFI MailArchiver-Server authentifiziert. WICHTIG Wenn die Formularauthentifizierung auf dem Server konfiguriert ist, erfordert die GFI MailArchiver-Archivierungsassistent eine benutzerdefinierte Authentifizierung. 6. Wählen Sie im Bereich Dienstadresse für GFI MailArchiver aus den folgenden Optionen aus: OPTION Standard Benutzerdefiniert SSL-Richtlinienfehler ignorieren Dieses Feld enthält die Serveradresse, wenn GFI MailArchiver-Archivierungsassistent über Gruppenrichtlinienobjekte (GPO) installiert wird und Ihr Systemadministrator die Serveradresse bereitgestellt hat. Ist das Feld leer, so erhalten Sie eine Fehlermeldung, sobald Sie versuchen, eine E-Mail zu archivieren. Geben Sie manuell die Adresse an, unter der GFI MailArchiver installiert ist. Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sie ermöglicht die Verbindungsherstellung zwischen GFI MailArchiver- Archivierungsassistent und GFI MailArchiver, wobei SSL-Richtlinienfehler bei der Überprüfung des Remote-Zertifikats von GFI MailArchiver zur Authentifizierung ignoriert werden. Auf diese Weise können Benutzer eine SSL-Verbindung mit dem GFI MailArchiver-Server herstellen, auch wenn der Server ein selbstsigniertes, abgelaufenes, zurückgezogenes, kompromittiertes oder anderweitig ungültiges Zertifikat verwendet. WICHTIG Die Option Dienstadresse für GFI MailArchiver ist immer auf Standard eingestellt, auch wenn GFI MailArchiver-Archivierungsassistent manuell installiert wird. Falls das Feld leer ist, führen Sie folgende Schritte durch: 1. Fragen Sie den Systemadministrator nach der Serveradresse. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefiniert, und geben Sie die erhaltene Adresse im Adressfeld ein. 7. Klicken Sie auf die Registerkarte Manuelle Archivierung. Konfigurieren Sie unter Allgemein die folgenden Optionen für Archivierungsvorgänge: OPTION Vorgang bei behebbarem Fehler wiederholen Dialog nach Fertigstellung schließen Bei Auswahl versucht GFI MailArchiver-Archivierungsassistent automatisch, die ausgewählte E-Mail zu archivieren, wenn ein Problem erkannt und behoben wurde. Wählen Sie diese Option, um das Dialogfeld Archivierungsfortschritt automatisch nach der Archivierung der ausgewählten E-Mail zu schließen. 8. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen löschen. 9. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen für E-Mail-Nachrichten und Kalenderelemente in Microsoft Outlook: GFI MailArchiver 3 Konfigurieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 12
OPTION Archivierte Nachrichten nicht löschen Archivierte Nachrichten sofort dauerhaft löschen Archivierte Nachrichten dauerhaft löschen nach XX Tagen Löschrichtlinie für bereits archivierte Nachrichten jetzt ausführen Wählen Sie diese Option aus, um das Löschen von E-Mails oder Kalenderelementen nach deren Archivierung zu verhindern. Wenn Sie diese Option auswählen, werden die E-Mails oder Kalenderelemente gelöscht, sobald sie archiviert wurden. Geben Sie an, für wie viele Tage eine lokale Kopie der archivierten Nachrichten oder Kalenderelemente gespeichert werden soll (standardmäßig 30 Tage). Ist diese Option aktiviert, wird die ausgewählte Aufbewahrungsmethode auf alle alten E-Mails oder Kalenderelemente angewandt, die archiviert, aber noch nicht gelöscht wurden. Ist diese Option nicht aktiviert, gilt das Löschen nur für E-Mails/Kalenderelemente, die ab diesem Zeitpunkt archiviert werden. Diese Einstellungen gelten nicht für E-Mails und Kalenderelemente im Archivspeicher von GFI MailArchiver und sind nicht von den in GFI MailArchiver konfigurierten Aufbewahrungsrichtlinien betroffen. 10. Klicken Sie auf OK. GFI MailArchiver 3 Konfigurieren von GFI MailArchiver-Archivierungsassistent 13
4 Fehlerbehebung und Support 4.1 Einführung Dieser Abschnitt enthält Informationen zur Lösung von Problemen, die bei der Verwendung dieses Produkts auftreten können. Die wichtigsten verfügbaren Informationsquellen zum Lösen dieser Probleme sind die folgenden: Dieses Handbuch GFI SkyNet-Artikel Webforum Technischer Support von GFI 4.2 GFI SkyNet GFI Software Ltd pflegt ein umfangreiches Knowledge Base-Repository, in dem Lösungen für die häufigsten Probleme beschrieben sind. GFI SkyNet enthält immer die aktuelle Liste der Fragen, die an den technischen Support gerichtet wurden, sowie die neuesten Patches. Wenn die Informationen in dieser Anleitung nicht ausreichen, um Ihre Probleme zu lösen, sehen Sie bitte unter GFI SkyNet nach. 4.3 Webforum Über das GFI-Webforum erhalten Sie technischen Support von Benutzer zu Benutzer. 4.4 Technischen Support anfragen Wenn Sie mit keiner der oben angegebenen Ressourcen Ihre Probleme beheben können, wenden Sie sich bitte an das technische Supportteam von GFI. Füllen Sie dazu ein Online-Support-Formular aus, oder rufen Sie an. Online: Füllen Sie das Formular für technischen Support aus, und folgen Sie den Anweisungen auf dieser Seite, um Ihre Supportanfrage zu übermitteln. Telefon: Die korrekte Telefonnummer des technischen Supports für Ihre Region finden Sie auf unserer Website. Halten Sie bitte Ihre Kundennummer bereit, wenn Sie sich an den technischen Support wenden. Ihre Kundennummer entspricht der Online-Kontonummer, die Sie bei der ersten Registrierung Ihrer Lizenzschlüssel im GFI Kundenbereich erhalten haben. Für die Beantwortung Ihrer Anfrage benötigt GFI in Abhängigkeit von Ihrer Zeitzone maximal 24 Stunden. 4.5 Dokumentation Wenn diese Anleitung Ihren Erwartungen nicht entspricht oder Sie der Meinung sind, dass die Dokumentation verbessert werden kann, senden Sie uns bitte eine E-Mail an: documentation@gfi.com. GFI MailArchiver 4 Fehlerbehebung und Support 14
4.6 GFI MailArchiver-Archivierungsassistent Probleme Tabelle 5: Häufige Probleme AUFGETRETENES PROBLEM Archivierungsschaltfläche wird nicht angezeigt GFI MailArchiver-Archivierungsassistent Error_ManualArchivingDisabledException Error_ServerCertificateValidationException Error_UpgradeRequiredException Die Adresse des GFI MailArchiver-Servers wurde nicht korrekt konfiguriert. LÖSUNG Ursache: Dieses Problem kann auftreten, wenn GFI MailArchiver-Archivierungsassistent (oder dessen Startprogramm) einen unbehandelten Fehler verursacht, der an Microsoft Outlook weitergegeben wird. Lösung: 1. Gehen Sie in Microsoft Outlook zu Datei > Optionen > Add-Ins. 2. Wählen Sie Verwalten > Deaktivierte Elemente aus, und klicken Sie auf [OK...]. 3. Aktivieren Sie GFI MailArchiver-Archivierungsassistent. 4. Starten Sie Outlook neu. Ursache: Die manuelle Archivierung ist auf dem GFI MailArchiver-Server nicht aktiviert. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator, um die manuelle Archivierung zu aktivieren. Ursache: Das vom GFI MailArchiver-Server bereitgestellte SSL-Zertifikat konnte nicht überprüft werden. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Ursache: GFI MailArchiver-Archivierungsassistent muss aktualisiert werden, um Kompatibilität mit der aktuellen Version des GFI MailArchiver-Servers zu gewährleisten. Lösung: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Ursache: Die auf der Seite Einstellungen angegebene Serveradresse ist nicht korrekt. Lösung 1: Wenden Sie sich an den Systemadministrator. Lösung 2: Wenn Sie die Adresse kennen, unter der GFI MailArchiver installiert ist, gehen Sie wie folgt vor: 1. Gehen Sie in Microsoft Outlook zur GFI MailArchiver-Archivierungsassistent- Symbolleiste, und klicken Sie auf Einstellungen. 2. Wählen Sie Benutzerdefiniert aus, und geben Sie die Serveradresse im vorgesehenen Feld ein. 3. Klicken Sie auf OK. GFI MailArchiver 4 Fehlerbehebung und Support 15
5 Glossar A Active Directory AD Eine Technologie, die verschiedene Netzwerkdienste bereitstellt (darunter LDAP-ähnliche Verzeichnisdienste). Siehe Active Directory Archivspeicher Eine Sammlung von E-Mail-Quellen, E-Mail-Metadaten und Suchindizes in GFI MailArchiver. Archivspeicher-Verwaltung Eine Technologie von GFI MailArchiver, mit der die zu verwendenden Archivspeicher anhand unterschiedlicher Zeiträume in eine Warteschlange gestellt und zeitlich geplant werden können. Aufbewahrungsrichtlinien Ein System, mit dem Sie festlegen können, wie lange bestimmte E-Mails in Ihren Archivspeichern aufbewahrt werden. D Datenbankschema Die Struktur einer Datenbank, die die Tabellen, die darin enthaltenen Felder und die Beziehungen zwischen Feldern und Tabellen festlegt. Diskussions-Thread Eine Liste mit E-Mails, die eine Diskussion zwischen zwei oder mehr Benutzern darstellt. E Exchange OLE DB-Provider Eine Methode für den Zugriff auf den lokalen Microsoft Exchange Server-Speicher mittels OLE DB und Microsoft ADO. Exchange System-Manager Eine spezielle MMC-Konsole, mit der Sie Ihre Exchange-Organisation verwalten können. ExOLEDB Siehe Exchange OLE DB-Provider F Firebird-Datenbank Ein relationales Open-Source-Datenbanksystem. GFI MailArchiver 5 Glossar 16
G Gemischter Authentifizierungsmodus Eine Authentifizierungsmethode von SQL Server, die sowohl eine Windows- als auch eine SQL Server-Authentifizierung ermöglicht. GFI MailArchiver Import Service Ein Tool von GFI MailArchiver, das E-Mail-Daten aus einer Datei in GFI MailArchiver importiert. GFI MailArchiver Outlook Connector Ein Tool von GFI MailArchiver, mit dem Microsoft Outlook-Ordner mit den von GFI MailArchiver archivierten E-Mail-Daten synchronisiert werden können. GFI MailInsights Eine in GFI MailArchiver integrierte Reporting-Funktion, mit der Informationen über die Nutzung von E-Mails und Tendenzen anhand archivierter E-Mails gesammelt werden können. GPO Siehe Gruppenrichtlinienobjekte Gruppenmanager Eine Gruppe von Benutzern in GFI MailArchiver, deren Mitglieder nach allen Benutzern in ihrer Active Directory-Gruppe suchen können. Gruppenrichtlinienobjekte Ein zentrales Verwaltungs- und Konfigurationssystem für Active Directory, mit dem festgelegt wird, was Benutzern in einem Computernetzwerk erlaubt und untersagt ist. H Header Informationen, die dem E-Mail-Text(feld) vorausgehen. Hierzu gehören Absender, Empfänger, Betreff, Sende- und Empfangszeitstempel usw. I IMAP Siehe Internet Message Access Protocol Internet Message Access Protocol Eines der beiden häufigsten Standardprotokolle im Internet für das Abrufen von E-Mails. Das andere ist POP3. J Journalfunktion Eine Funktion von Microsoft Exchange Server, mit der Kopien von E-Mails in einem zentralen Postfach zu verschiedenen Zwecken (einschl. E-Mail-Archivierung) gespeichert werden können. GFI MailArchiver 5 Glossar 17
K Kategorisierungsrichtlinien Ein Kategorisierungssystem in GFI MailArchiver, durch das es möglich ist, E-Mails aufgrund ihrer Kennzeichnung zu kategorisieren. M MAIS Siehe GFI MailArchiver Import Service MAPI Siehe Message Application Programming Interface Message Application Programming Interface Eine Messaging-Architektur für Microsoft Windows, mit deren Hilfe Sie E-Mails aus einer Windows-Anwendung senden und ein Dokument an die E-Mail anhängen können. Metadaten Daten mit Informationen zu in GFI MailArchiver archivierten E-Mails. Microsoft SQL Server Ein relationales Datenbankverwaltungssystem von Microsoft. MIME Siehe Multipurpose Internet Mail Extensions Multipurpose Internet Mail Extensions Ein Standard, der das E-Mail-Format erweitert, um Nicht-ASCII-Zeichen in Texten und Kopfzeilen, Nicht-Text-Anhänge und Textnachrichten mit mehreren Teilen zu unterstützen. Ö Öffentliche Ordner Ein gemeinsamer Ordner von Microsoft Exchange und einem Benutzer, der das gemeinsame Nutzen von Informationen ermöglicht. O OneClick Restore Eine benutzerfreundliche Methode, mit der archivierte E-Mails im Posteingang des Benutzers wiederhergestellt werden können. Die E-Mails können entweder wieder in den Zustand zum Zeitpunkt des Löschens versetzt oder dem Benutzer als E-Mail-Anhang zugesendet werden. Outlook Web Access Microsoft Exchange Server-Webmaildienst. Wird verwendet, um auf E-Mails, Kontakte, Aufgaben usw. mittels einer Weboberfläche zuzugreifen, wenn Microsoft Office Outlook nicht verfügbar ist. GFI MailArchiver 5 Glossar 18
OWA Siehe Outlook Web Access P POP3 Siehe Post Office Protocol 3 Post Office Protocol 3 Ein Protokoll, das von lokalen E-Mail-Clients verwendet wird, um E-Mails über eine TCP/IP-Verbindung von Postfächern abzurufen. Postfach Ein Verzeichnis oder Ordner für Empfang, Ablage und Speicherung von E-Mail-Nachrichten. Postfachordnerstruktur-Abfrage Ein Funktion von GFI MailArchiver, mit der die Postfachordnerstruktur in Microsoft Exchange mit GFI MailArchiver synchronisiert werden kann. PST Exporter Ein Agent-basiertes Tool, das nach der Bereitstellung auf Zielcomputern E-Mails aus PST- Dateien für die Verarbeitung durch den GFI MailArchiver Import Service extrahiert. PST-Datei Eine Datei für die Speicherung von lokalen Kopien von E-Mails, Kalendern, Ereignissen, Kontakten und anderen Elementen in Microsoft Office Outlook. S Single-Instance-Storage-Funktionalität Liefert die Möglichkeit, eine Kopie einer E-Mail aufzubewahren, die für mehrere Benutzer freigegeben ist. Dadurch können doppelte Daten vermieden und die Effizienz erhöht werden, indem die Menge des zum Speichern von E-Mails benötigten Speicherplatzes reduziert wird. Suchindex Ein System zum Sammeln, Analysieren und Speichern von Daten für eine schnelle und korrekte Abfrage von Informationen. Ü Überwachung der Benutzerinteraktion Ein System, mit dem Sie sämtliche Benutzeraktivitäten aufzeichnen können, während diese die Weboberfläche von GFI MailArchiver verwenden. Überwachung der Datenbankaktivität Ein System, das die Suchfunktionen von Microsoft SQL Server nutzt, um sämtliche Aktivitäten in einer Archivdatenbank aufzuzeichnen. GFI MailArchiver 5 Glossar 19
Z Zugriffsberechtigungen Berechtigungen, die Benutzer oder Benutzergruppen erhalten, um bei verschiedenen E-Mails unterschiedliche Aktivitäten durchführen zu können. GFI MailArchiver 5 Glossar 20
6 Index A Active Directory 11 Aufbewahrungsrichtlinien 13 D Dokumentation 14 G Glossar 16 I IMAP 8 K Knowledge Base 14 L Lizenzschlüssel 14 T Technischer Support 14 W Webforum 14 Z Zeitzone 14 GFI MailArchiver Index 21