ZAHLUNGSBEDINGUNGEN UND MAHNWESEN

ZAHLUNGSBEDINGUNGEN UND MAHNWESEN Inhalt 1 Einführung... 2 2 Ändern oder Anlegen einer Zahlungsbedingung auf Rechnung... 2 3 Skonto auf Rechnung darstellen... 6 4 Anlegen der Zahlungsbedingung Lastschrift... 7 5 Bankverbindung des Kunden hinterlegen... 10 6 Lastschriften ausführen... 12 7 Lastschriften ausführen Problembehebung... 14 8 Festlegen der Standard-Zahlungsbedingung... 18 9 Festlegen der Mahnstufen... 20 10 Texte der Mahnstufen ändern... 21 1

1 Einführung Unter orgamax können Sie eigene Zahlungsbedingungen anlegen, diese auf Wunsch bestimmten Kunden zuordnen oder in einzelnen Vorgängen auswählen. Auch das Ziehen von Lastschriften, die Skonto-Vergabe und das Mahnwesen gehen vom Bereich der Zahlungsbedingungen aus. 2 Ändern oder Anlegen einer Zahlungsbedingung auf Rechnung Öffnen Sie den Bereich Stammdaten -> Kleinstammdaten Zahlungsbedingungen. Hier sehen Sie folgendes Fenster (die Ansicht kann abweichen, je nachdem, ob dort schon Änderungen vorgenommen wurden): Im Reiter Alle werden alle Zahlungsbedingungen aufgelistet. 2

Oben rechts finden Sie die Auswahl der verschiedenen Zahlungsarten: Arbeiten Sie beispielsweise mit dem Lastschriftverfahren und möchten dort Änderungen vornehmen, so klicken Sie auf den Pfeil nach rechts und dann die entsprechende Karteikarte. Wir schauen uns im speziellen die erste Variante Debitorisch( Auf Rechnung ) an. Klicken Sie dazu auf die Karteikarte Debitorisch ( Auf Rechnung ): 3

Über einen Doppelklick können Sie eine bestehende Zahlungsbedingung öffnen oder unten über Neu eine neue Zahlungsbedingung anlegen. In diesem Beispiel bearbeiten wir aber eine vorhandene Zahlungsbedingung: Oben sehen Sie die Bezeichnung der Zahlungsbedingung. Diese Bezeichnung dient Ihnen später für die Auswahl der gewünschten Zahlungsbedingung unter orgamax und ist für den Kunden unsichtbar. 4

Der Text, der letztendlich auf Angebot, Auftrag oder Rechnung steht, sehen Sie unten. Hier können Sie den Text frei verändern. Über Variable einfügen können Sie weitere Informationen, wie beispielsweise die Kundennummer oder den Skonto-Betrag darstellen. Holen Sie eine Variable dazu, so wird diese später vom Programm automatisch gefüllt. Eine Besonderheit gibt es beim Erstellen von Schlussrechnungen. Um die verbleibende Restforderung (also die Gesamtsumme minus der Summe aller gezahlten Abschlagsrechnungen darzustellen), fügen Sie einfach die Variable <RESTFORDERUNG> ein. Diese Variable steht Ihnen nicht direkt in der Auswahl unter Variable einfügen zur Verfügung und muss manuell eingetragen werden. Über die Variablen Betrag Netto oder Betrag Brutto würde an dieser Stelle nicht die restliche Forderung, sondern die Gesamtsumme des Auftrags dargestellt. 5

3 Skonto auf Rechnung darstellen Sofern die Skontoinformationen noch nicht auf Ihrer Rechnung sichtbar sind, können diese einmalig als Variablen eingefügt werden. Später bei der Rechnungserstellung werden diese Daten automatisch gefüllt. Als Beispiel möchte ich auf der Rechnung den um das Skonto verminderten Rechnungsbetrag und das Datum, bis zu dem noch Skonto gewährt wird, ausgewiesen bekommen. Die Notwendigen Eingaben für das Skonto tragen Sie oben ein: Über Variable einfügen können Sie nun die Variablen skontierter Rechnungsbetrag und Skonto bis Datum im Schlusstext einfügen. Hier als Beispiel einmal der Schlusstext, der den skontierten Betrag und das das Skonto-Datum ausweist: Zahlungsbedingungen: 14 Tage./. 2% Skonto Zahlungsbetrag <RECHNUNGSBETRAG OHNE SKONTO> bis zum <SKONTO DATUM> oder 30 Tage netto Kasse 6

4 Anlegen der Zahlungsbedingung Lastschrift orgamax bietet die Möglichkeit, Lastschriften von Kunden einzuziehen. Hierzu sind ein paar kleine Vorbereitungen nötig, unter anderem das Anlegen einer entsprechenden Zahlungsbedingung. Im Großen und Ganzen gleicht dies dem Anlegen einer Zahlungsbedingung auf Rechnung. Begeben Sie sich zuerst unter Stammdaten -> Kleinstammdaten -> Zahlungsbedingungen und wählen den Reiter Lastschriftverfahren. Klicken Sie dann unten auf Neu : 7

Tragen Sie zuerst den Namen der Zahlungsbedingung ein: Direkt darunter können Sie festlegen, wann diese Lastschrift fällig ist. Die Lastschriften werden allerdings nicht automatisch ausgeführt, sondern nur mit dem entsprechenden Fälligkeitsdatum im Bereich Finanzen -> Lastschriften & Überweisungen -> offenen Lastschriften gelistet. Daneben kann ein mögliches Skonto festgelegt werden. Skonto wird nur beim ersten Einzugsversuch berücksichtigt. Darunter haben Sie die Möglichkeit, die Anzahl der Versuche bei Rücklastschrift, die zu vergehenden Tage und die jeweilige Gebühr für einen erneuten Lastschriftversuch festzulegen, sofern eine Lastschrift beispielsweise auf Grund eines nicht ausreichend gedeckten Kontos nicht eingezogen werden kann. 8

Darunter befindet sich der Verwendungszweck. Für beide Zeilen des Verwendungszwecks können Variablen eingesetzt und so beispielsweise der Betrag oder die Rechnungsnummer darin abgebildet werden. Klicken Sie dazu in den Textbaustein rechts neben dem Verwendungszweck und klicken auf Variablen : Unter dem Button Variablen befindet sich eine Vorschau, über die Sie sehen können, wie der Verwendungszweck letzten Endes aussehen würde. Unten im Bereich Texte sollte nun ein Textbaustein für die einzelnen Vorgangsarten Angebot, Auftrag und Rechnung verfasst werden. Dieser wird später auf dem Ausdruck, beispielsweise der Rechnung, für Ihren Kunden sichtbar sein. Auch hier können Sie durch Klick auf Variable Einfügen Informationen des jeweiligen Vorgangs darstellen, wie beispielsweise den skontierten Rechnungsbetrag: Zahlung per Lastschrift abzüglich <SKONTO PROZENT>% Skonto. 9

5 Bankverbindung des Kunden hinterlegen Falls Ihnen Ihr Kunde eine Einzugsermächtigung erteilt hat, können Sie Lastschriften über den jeweiligen Rechnungsbetrag direkt aus orgamax ziehen. Öffnen Sie dazu den entsprechenden Kunden und klicken auf den Reiter Konditionen -> Bankverbindungen (hier als Beispiel ein Kunde unserer Demodaten): Um eine neue Bankverbindung anzulegen, klicken Sie links unten auf Neu und tragen dann den Namen der Bankverbindung unter Interne Bezeichnung ein. Stellen Sie sicher, dass diese Bankverbindung aktiv ist (Häkchen am oberen Rand), als auch dass die automatische Verarbeitung (Online, Banking-Software oder DTA) angeklickt wurde. Füllen Sie die Felder und schließen das Fenster wieder. Zusätzlich muss im Rahmen der SEPA-Umstellung eine Mandatsreferenz des Kunden vorliegen. 10

Klicken Sie dazu auf Lastschriftdaten und prüfen Sie, ob eine solche Mandatsreferenz bereits vorliegt. Andernfalls können Sie an dieser Stelle eine neue Mandatsreferenz erstellen. Hinweis: Falls ein Kunde generell per Lastschrift zahlt, können Sie das Lastschriftverfahren als Standard- Zahlungsbedingung festlegen. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Punkt 8 ( Festlegen der Standard- Zahlungsbedingung ). 11

6 Lastschriften ausführen Begeben Sie sich dazu in den Bereich Finanzen -> Lastschriften & Überweisungen -> Offene Lastschriften : Hier sollten nun alle aktuell und zukünftig fälligen Lastschriften aufgeführt werden. Die Lastschriften können unabhängig vom Fälligkeitsdatum ausgeführt werden. Sollte hier eine oder mehrere Lastschriften fehlen, lesen Sie bitte beim nächsten Punkt 7 ( Lastschriften ausführen Problembehebung ) weiter. Sie können nun gezielt die Lastschriften auswählen, die Sie einziehen möchten. Darüber hinaus können Sie auch über einen Rechtsklick Alle Auswählen. Nachdem nun die gewünschten Lastschriften ausgewählt wurden, klicken Sie rechts unten auf Verarbeiten : Hinweis: Damit die Lastschriften auch von Ihrem Online-Konto aus verarbeitet werden, muss als Auftraggeber Konto Ihr tatsächliches Online-Konto ausgewählt werden: 12

Kontrollieren Sie die Angaben und klicken auf Ausführen. Je nach Sicherheitsverfahren der Bank durchläuft nun die PIN/TAN-Eingabe. Nach erfolgreicher Ausführung erscheint folgende Meldung: 13

7 Lastschriften ausführen Problembehebung Werden nicht alle fälligen Lastschriften aufgelistet, so sollte die entsprechende Rechnung dazu noch einmal kontrolliert werden. Öffnen Sie die entsprechende Rechnung und stellen Sie sicher, dass in der Eingabemaske die korrekte Zahlungsbedingung für das Lastschriftverfahren ausgewählt ist: Zusätzlich sollte kontrolliert werden, dass die Bankverbindung beim Kunden korrekt eingetragen wurde und das Konto aktiv ist. 14

Klicken Sie nun am linken oberen Rand auf Erweitert. Interessant ist hier der Bereich Lastschriftangaben in der Mitte des Bildes: Die zu verwendende Bankverbindung ist im Normalfall grau hinterlegt, sofern beim Kunden nur eine Bankverbindung eingerichtet wurde. Dies stellt kein Problem dar. Optional kann hier ein gewünschter Ausführungstermin eingetragen werden, letztendlich bleibt es aber Ihnen überlassen, wann Sie die Lastschrift verarbeiten. Wichtig ist hier in erster Linie, dass der Lastschrifteinzug nicht deaktiviert ist. Kontonummer und Bankleitzahl sollten an dieser Stelle erneut abgeglichen werden. 15

Ist auch dies sichergestellt, begeben Sie sich wieder in die Druckansicht, klicken auf den Kunden und dann auf weitere Daten : Die Kundenmaske öffnet sich. Klicken Sie auf den Reiter Konditionen und dann auf Bankverbindungen. Prüfen Sie, dass das Konto Aktiv ist, die automatische Verarbeitung aktiviert ist und im Reiter Lastschriftdaten eine aktive Mandatsreferenz hinterlegt ist: 16

Wurden diese Punkte beachtet, sollte die Lastschrift aufgelistet werden. Ist dies alles gegeben, stellen Sie sicher, dass die Rechnung den Druckstatus ausgedruckt besitzt. Sie können gegeben falls über einen Rechtsklick auf die Rechnung in der Rechnungsübersicht den Druckstatus auf ausgedruckt setzen. 17

8 Festlegen der Standard-Zahlungsbedingung Unter Stammdaten -> Meine Firma -> Einstellungen -> Grundeinstellungen können Sie die Standard- Zahlungsbedingung festlegen: 18

Wollen Sie bei einem bestimmten Kunden eine abweichende Zahlungsbedingung hinterlegen, so öffnen Sie den Kunden und klicken Sie unter den Reiter Konditionen. Dort können Sie die Standard- Zahlungskondition auswählen, die nur für diesen Kunden gelten soll: 19

9 Festlegen der Mahnstufen Das Mahnwesen in orgamax orientiert sich immer an dem Zahlungsziel, den Tagen der einzelnen Mahnstufen und natürlich dem Rechnungsdatum. Hinweis: Alle Änderungen, die Sie bezüglich der Mahnstufen in den Zahlungsbedingungen vornehmen, gelten erst für die Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt geschrieben werden. Schauen wir uns die Zahlungsbedingung 14 Tage./. 2% Skonto, 30 Tage netto einmal genauer an. Als Bespiel schreibe ich nun eine Rechnung am 1.01.2011. Das Zahlungsziel ist auf 30 Tage eingestellt, dementsprechend wäre Zahlung bis zum 31.01.2011 (1.01.2011 + 30 Tage Zahlungsziel fällig). 20

Die erste Mahnstufe (die Zahlungserinnerung) wäre nach weiteren 7 Tagen erreicht. Die Zahlungserinnerung würde also nach 30 Tagen Zahlungsziel + 7 Tagen für die Mahnstufe 1, also insgesamt 37 Tage nach dem Rechnungsdatum fällig. Die zweite Mahnstufe (sprich 1. Mahnung) wäre nach 44 Tagen nach Rechnungserstellung (30 Tage Zahlungsziel + 14 Tage für Mahnstufe 2) fällig. Falls Sie eine neue Zahlungserinnerung erstellen, orientieren Sie sich bei den Mahnstufen am besten nach denen, der bereits vordefinierten. 10 Texte der Mahnstufen ändern Die Texte, die Ihr Kunde im Fall einer Mahnung auf dem Ausdruck sieht, können Sie auf der rechten Seite unter Textbausteine der einzelnen Mahnstufen einrichten. 21

Die einzelnen Textbausteine können Sie per Doppelklick bearbeiten. Hinweis: Alle Änderungen, die Sie bezüglich der Mahntexte vornehmen, gelten erst für die Rechnungen, die ab diesem Zeitpunkt geschrieben werden. Um die Mahntexte für bereits generierte Mahnungen anzupassen, können Sie im Bereich Finanzen -> Mahnungen die Mahnungen über einen Rechtsklick einzeln bearbeiten. 22