Abschlussprüferrichtlinie/-verordnung Juni 2016/Gesellschaftsrecht Auswirkungen der Umsetzung der europarechtlichen Vorgaben zur Abschlussprüfung für Aufsichtsrat und Prüfungsausschuss I. Neue gesetzliche Vorgaben für die Abschlussprüfung Am 17. Juni 2016 traten die neuen Vorgaben zur Abschlussprüfung in Kraft. Seit diesem Zeitpunkt gilt die neue europäische Abschlussprüfer- Verordnung (VO (EU) 537/2014) sowie das Abschlussprüferaufsichtsreformgesetz (APAReG) und das Abschlussprüfungsreformgesetz (AReG), die jeweils die europarechtlichen Vorgaben der geänderten Richtlinie über Abschlussprüfungen von Jahresabschlüssen und konsolidierten Abschlüssen (Abschlussprüfer-Richtlinie, RL 2014/56/EU) umsetzen. Der europäische Normgeber erhofft sich durch die Reform der Abschlussprüfung insbesondere eine Erhöhung der Qualität der Abschlussprüfung und eine weitere Stärkung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers. Die neuen gesetzlichen Regelungen haben wesentliche Änderungen für die Abschlussprüfung von Unternehmen von öffentlichem Interesse zur Folge. Bei der Überwachung der ordnungsgemäßen Abschlussprüfung im Unternehmen sehen sie vor allem neue Aufgaben und eine verstärkte Beteiligung des Prüfungsausschusses vor. Durch das AReG und APAReG werden vor allem Regelungen im HGB, im AktG und in der Wirtschaftsprüferordnung geändert bzw. ergänzt und eine Abschlussprüferaufsichtsstelle beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle geschaffen. Im Folgenden geben wir einen kurzen Überblick über die wesentlichen Änderungen und gehen auf erforderliche Umsetzungen bei den betroffenen Unternehmen sowie neue Anforderungen für Aufsichtsrats- und Prüfungsausschussmitglieder ein. Ein Kurzüberblick über die wesentlichen Neuerungen findet sich am Ende dieser Mandanteninformation. II. Inkrafttreten und Anwendungsbereich Die Regelungen der Abschlussprüfer- VO sowie des AReG und APAReG gelten jeweils mit Wirkung zum 17. Juni 2016, wobei teilweise Übergangsvorschriften vorgesehen sind. Die wesentlichen Änderungen zur Auswahl des Abschlussprüfers gelten erst für die nach dem 17. Juni 2016 beginnenden Geschäftsjahre. Unternehmen sollten sich jedoch bereits heute mit den Änderungen vertraut machen und identifizieren, welche Regelungen in Zukunft zu beachten sind.
- 2 - Die Änderungen zur Abschlussprüfung betreffen sämtliche Unternehmen von öffentlichem Interesse (sog. public interest entities), d.h. in erster Linie kapitalmarktorientierte Gesellschaften, also solche Unternehmen, die mit von ihnen ausgegebenen Wertpapieren einen organisierten Markt in Anspruch nehmen bzw. dies beantragt haben. Besondere Regelungen gelten für Versicherungen und Kreditinstitute (jedoch mit weitgehenden Ausnahmen für Genossenschaften und Sparkassen). III. Gewährung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers Besonderes Anliegen der Abschlussprüferreform ist die Stärkung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers, sodass wesentliche Neuregelungen diesem Ziel insbesondere durch erweiterte Anforderungen an die Auswahl und das Auswahlverfahren des Abschlussprüfers dienen. 1. Interne und externe Rotation der Abschlussprüfer Neben der Verschärfung der Vorgaben zur bereits bestehenden sogenannten internen Rotation des Abschlussprüfers sehen die neuen gesetzlichen Regelungen zur Stärkung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers auch eine externe Rotation vor. a) Interne Rotation Nach der Abschlussprüfer-Verordnung dürfen verantwortliche Prüfungspartner spätestens sieben Jahre nach ihrer Bestellung nicht mehr an der Abschlussprüfung teilnehmen. Vor einer erneuten Teilnahme an der Abschlussprüfung ist eine mindestens dreijährige Cooling-off-Periode einzuhalten. Welche Wirtschaftsprüfer im Einzelnen von der internen Rotation betroffen sind, ist bislang nicht eindeutig geklärt. Während teilweise auf alle an der Prüfung teilnehmenden Wirtschaftsprüfer abgestellt wird, ist zudem denkbar, dass lediglich wie nach der bisherigen deutschen Regelung die Wirtschaftsprüfer umfasst sind, die während der Prüfung eine Leitungsfunktion einnehmen (sogenannte Key Audit Partner ). Mangels Übergangsregelung zur internen Rotation muss die neue Coolingoff-Periode von drei Jahren für die Bestellung von Abschlussprüfern nach dem 17. Juni 2016 eingehalten werden. Dabei ist vorsorglich davon auszugehen, dass Prüfungszeiträume vor dem 17. Juni 2016 in die Berechnung der internen Rotationsfristen einzubeziehen sind. b) Externe Rotation Die Tätigkeit als Abschlussprüfer darf nach den neuen gesetzlichen Regelungen grundsätzlich nicht länger als zehn Jahre im geprüften Unternehmen ausgeübt werden. Anschließend müssen die Abschlussprüfer bzw. die Prüfungsgesellschaft oder Mitglieder aus deren Netzwerk eine Cooling-off- Periode von vier Jahren einhalten. Eine Verlängerung der Grundrotationszeit von zehn auf zwanzig Jahre ist möglich, sofern bei der Verlängerung nach zehn Jahren ein Ausschreibungsverfahren durchgeführt wird, bzw. auf 24 Jahre, wenn es nach Ablauf der Höchstlaufzeit von zehn Jahren durchgängig zu einer Beauftragung von zwei Abschlussprüfern bzw. Abschlussprüfergesellschaften und einer gemeinsamen Abschlussprüfung (sogenanntes Joint Audit) kommt. Bislang wird in Deutschland von der Möglichkeit eines Joint Audit nur vereinzelt Gebrauch gemacht. In Zukunft könnte sich ein Joint Audit als probates Mittel zur Abfederung möglicher Wissensverluste bei der Rotation der Abschlussprüfer erweisen. Hierbei müssen Unternehmen jedoch die höheren Kosten der Abschlussprüfung
- 3 - berücksichtigen. Zudem ist zu beachten, dass die Beschränkungen für Nichtprüfungsleistungen in diesem Fall für beide Prüfungsgesellschaften gelten. Bei der Abschlussprüfung von Kreditinstituten und Versicherungen hingegen muss aufgrund der besonderen Bedeutung für den Finanzmarkt der Abschlussprüfer spätestens nach zehn Jahren gewechselt werden. Eine frühzeitige Befassung mit der Frage der externen Rotation ist zu empfehlen. Mangels Verlängerungsmöglichkeit gilt dies insbesondere für Kreditinstitute und Versicherungen. Für die erste externe Rotation bestehen differenzierte Übergangsregelungen, die vom bisherigen Prüfungszeitraum abhängen. Erste Bestellung (aufeinanderfolgende Jahre der Abschlussprüfung am 16. Juni 2014) Erste Bestellung vor oder am 16. Juni 1994 (20 oder mehr) Erste Bestellung zwischen 17. Juni 1994 und 16. Juni 2003 (11 bis 19) Erste Bestellung zwischen 16. Juni 2003 und 17. Juni 2006 (8 bis 10) Erste Bestellung nach dem 17. Juni 2006 und bis zum 17. Juni 2014 (weniger als 8) Erstmalige Erteilung nach dem 17. Juni 2014 Zeitpunkt, ab dem keine Erneuerung des Prüfungsmandats mehr möglich ist/erste zwingende externe Rotation 17. Juni 2020 17. Juni 2023 17. Juni 2016 mit der Möglichkeit der Verlängerung auf insgesamt 20 bzw. 24 Jahre maximal 10 aufeinanderfolgende Abschlussprüfungen mit der Möglichkeit der Verlängerung auf insgesamt 20 bzw. 24 Jahre Anwendung der neuen Regelungen (zehn Jahre mit der Möglichkeit der Verlängerung auf insgesamt 20 bzw. 24 Jahre) Der Zeitpunkt der ersten zwingenden externe Rotation für Prüfungsmandate, die zum 16. Juni 2014 weniger als 11 Jahre bestanden und bis zum 17. Juni 2016 noch bestehen (sogenannte Kurzläufer), ist bislang nicht abschließend geklärt. Die Europäische Kommission geht davon aus, dass die Regelungen zur externen Rotation erst ab dem 17. Juni 2016 gelten, sodass die erste Rotation erst für Geschäftsjahre erfolgt, die nach dem 17. Juni 2016 beginnen. Der Beginn der Berechnung der zehnjährigen Höchstlaufzeit soll jedoch zumindest nach Ansicht der Kommission retrospektiv erfolgen, sodass diese mit der ersten Mandatierung des Abschlussprüfers in der Vergangenheit zu laufen beginnt. Es besteht dabei die Möglichkeit der Verlängerung auf insgesamt 20 (bei Ausschreibung) bzw. 24 (bei Joint Audit) Jahre. 2. Beschränkung von Nichtprüfungsleistungen Die Erbringung von sogenannten Nichtprüfungsleistungen durch den Abschlussprüfer für das geprüfte Unternehmen, dessen Mutterunternehmen und beherrschte Unternehmen wird durch die neuen europäischen Vorgaben weiter beschränkt. Die Beschränkungen beziehen sich auf alle Mitglieder eines Netzwerks, dem der Abschlussprüfer bzw. die Prüfungsgesellschaft angehört. Die Liste der verbotenen Nichtprüfungsleistungen (sogenannte Blacklist ) nach der Abschlussprüfer- Verordnung umfasst unter anderem verschiedene Steuerberatungsleistungen, die Gestaltung und Umsetzung interner Kontroll- und Risikomanagementverfahren, die Erbringung von Bewertungsleistungen sowie juristische Leistungen etwa im Zusammenhang mit allgemeiner Beratung und Verhandlungen im Namen des geprüften Unternehmens. Welche Nichtprüfungsleistungen von der Blacklist umfasst sind, lässt sich nicht in jedem Fall mit hinreichender Sicherheit feststellen, da die verwendeten Begrifflichkeiten einen gewissen Interpretationsspielraum lassen. Solange keine Kriterien der Europäischen Kommission bzw. der Abschlussprüferaufsichtsstelle veröffent-
- 4 - licht werden oder Rechtssicherheit durch gerichtliche Entscheidungen besteht, sollten sich die Unternehmen an Veröffentlichungen der Wirtschaftsprüferorganisationen orientieren bzw. sich anwaltlich beraten lassen. Das Verbot bezieht sich jeweils auf den Zeitraum zwischen Beginn des Prüfungszeitraums und der Abgabe des Bestätigungsvermerks. In Bezug auf Leistungen, die die Gestaltung und Umsetzung interner Kontroll- oder Risikomanagementverfahren betreffen, gilt das Verbot auch für das der Prüfung vorausgehende Geschäftsjahr. Der deutsche Gesetzgeber hat von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, Steuerberatungsleistungen durch den Abschlussprüfer auch weiterhin zuzulassen. Dem Abschlussprüfer sind lediglich solche Steuerberatungsleistungen untersagt, die sich auf den zu prüfenden Abschluss unmittelbar und nicht nur unwesentlich auswirken. Dies ist etwa bei der sogenannten aggressiven Steuerplanung der Fall. Ebenso sind nach deutschem Recht künftig auch solche Bewertungsleistungen zulässig, die sich nicht unmittelbar und nur unwesentlich auf den zu prüfenden Jahresabschluss auswirken. Erbringt der Abschlussprüfer zulässige Steuerberatungs- oder Bewertungsleistungen, sind deren Auswirkungen im Prüfungsbericht darzustellen und zu erläutern. Erbringt der Abschlussprüfer bzw. die Prüfungsgesellschaft (nicht jedoch Mitglieder des Netzwerks) für einen Zeitraum von drei oder mehr aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren zulässige Nichtprüfungsleistungen, darf die Vergütung 70 % des Durchschnitts des in den letzten drei aufeinanderfolgenden Jahren gezahlten Abschlussprüferhonorars nicht überschreiten (sogenannte Cap-Regelung ). Die Abschlussprüferaufsichtsstelle (vgl. hierzu unten V.) kann auf Antrag des Abschlussprüfers die Cap-Regelung für ein Geschäftsjahr auf maximal 140 % des Durchschnitts erhöhen. Um die Einhaltung der strengen Anforderungen an die Erbringung von Nichtprüfungsleistungen und die Honorarbeschränkung sicherzustellen, empfiehlt sich, insbesondere bei der Beratung von Konzernen, eine umfassende und zentrale Dokumentation aller Leistungen des Abschlussprüfers. Im Hinblick auf die Sicherstellung der Einhaltung der von der Blacklist umfassten Leistungen ist wohl auch eine konzernweite Erfassung der Leistungen der Mitglieder des Netzwerks erforderlich. Die Regelungen zu verbotenen Nichtprüfungsleistungen und der Honorargrenze für zulässige Nichtprüfungsleistungen gelten zumindest nach der Auffassung der Kommission bereits für die Geschäftsjahre, die nach dem 17. Juni 2016 beginnen. Daher ist für die Berechnung der durchschnittlichen Honorarhöhe auf die drei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahre vor dem 17. Juni 2016 abzustellen. Folge eines Verstoßes gegen die CAP-Regelung ist die Unwirksamkeit des der Nichtprüfungsleistung zugrundeliegenden Beratervertrags. Die neuen Regelungen zu Nichtprüfungsleistungen erfordern längerfristige und vorausschauende Überlegungen. Dies gilt insbesondere im Hinblick auf eine anstehende Rotation, da die infrage kommenden Abschlussprüfer bzw. Prüfungsgesellschaften sowohl die Cap-Regelung als auch das Verbot bestimmter Steuerberatungsleistungen und solchen Leistungen, die die Gestaltung und Umsetzung interner Kontroll- oder Risikomanagementverfahren betreffen, für das die Prüfung vorausgehende
- 5 - Geschäftsjahr einhalten müssen. 3. Verbot sogenannter Big Four-only - Klauseln Zukünftig sind Vereinbarungen, die die Auswahl des Unternehmens auf bestimmte Kategorien oder Listen von Abschlussprüfern einschränken (sogenannte Big Four-only -Klauseln), für alle prüfungspflichtigen Unternehmen unzulässig und nichtig. Unternehmen von öffentlichem Interesse sind verpflichtet, jeden Versuch zur Durchsetzung einer solchen Klausel der Abschlussprüferaufsichtsstelle zu melden. Gesellschaften haben in Zukunft darauf zu achten, dass entsprechende Klauseln, z.b. im Kontext von M&A- Transaktionen und Joint-Venture- Verträgen, nicht vereinbart werden. 4. Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Unabhängigkeitsvorschriften Die neuen Regelungen zu Honorarobergrenzen, der Erbringung von Nichtprüfungsleistungen sowie zur externen Rotation stellen Verbotsgesetze dar, sodass ein Verstoß hiergegen zur Nichtigkeit der Beratungs-, bzw. Prüfverträge führt. Die Bestandskraft der Abschlussprüfung bleibt bei Verstößen gegen die Unabhängigkeitsvorschriften gewahrt, da in diesen Fällen ein Ersetzungsverfahren (gerichtliche Bestellung eines anderen Abschlussprüfers) durchgeführt werden kann. Der Abschlussprüfer ist mithin wirksam bestellt und kann nur mit Wirkung für die Zukunft ausgetauscht werden. Zudem führt ein Verstoß gegen die Abschlussprüfer-VO sowie ein Verstoß gegen die Zustimmungspflicht des Prüfungsausschusses bei zulässigen Prüfungsleistungen (s. dazu unten IV. 3. b)) nicht zur Nichtigkeit des Jahresabschlusses. IV. Erweiterte Aufgaben und Pflichten für Prüfungsausschuss bzw. Aufsichtsrat Ein weiteres wichtiges Augenmerk der Abschlussprüferreform liegt auf der Verantwortung des Aufsichtsrats und Prüfungsausschusses für die Qualität der Abschlussprüfung. 1. Pflicht zur Errichtung eines Prüfungsausschusses Die Einrichtung eines Prüfungsausschusses bleibt auch in Zukunft fakultativ, sofern im Unternehmen ein Verwaltungs- oder Aufsichtsrat besteht. Bei kapitalmarktorientierten Unternehmen, Kreditinstituten und Versicherungen, die in der Regel als Aktiengesellschaft organisiert sind, nimmt bei Fehlen eines (freiwilligen) Prüfungsausschusses der Aufsichtsrat dessen Aufgaben wahr. Besteht bei Unternehmen von öffentlichem Interesse hingegen kein Verwaltungs- oder Aufsichtsrat, muss ein Prüfungsausschuss eingerichtet werden. Dies betrifft vor allem nicht mitbestimmte GmbHs und Personengesellschaften. In vielen Unternehmen existiert bereits heute ein Prüfungsausschuss, der sich oftmals auch mit Fragen der Abschlussprüfung, der internen Revision sowie vermehrt mit Compliance- Themen befasst. Die Einrichtung eines Prüfungsausschusses ist vor allem vor dem Hintergrund der immer komplexer werdenden Regelungen, nicht nur im Bereich der Abschlussprüfung, zu empfehlen, da in diesem Gremium Entscheidungen für den Aufsichtsrat effizient vorbereitet werden können. Prüfungsausschüsse müssen auch in Tochtergesellschaften, die kapitalmarktorientiert oder ein Kreditinstitut bzw. eine Versicherung sind, errichtet werden. Die Existenz eines Prüfungs-
- 6 - ausschusses auf der Ebene der Konzernspitze reicht hingegen nicht aus. Insbesondere Konzerne werden in Zukunft im Rahmen des Beteiligungsmanagements genau prüfen müssen, in welchen Tochtergesellschaften (vor allem GmbHs) Prüfungsausschüsse eingerichtet werden müssen. 2. Zusammensetzung von Aufsichtsrat und Prüfungsausschuss Durch das AReG wird das Erfordernis der Unabhängigkeit des Finanzexperten im Aufsichtsrat gestrichen, da bereits die Trennung von Geschäftsleitung und Aufsichtsgremium die Unabhängigkeit aller Mitglieder des Aufsichtsrats, auch die der Arbeitnehmer, sicherstellt. Zu beachten bleibt jedoch (jedenfalls für einen Übergangszeitraum), dass der DCGK weiterhin die Unabhängigkeit des Vorsitzenden des Prüfungsausschusses, der zumeist zugleich Finanzexperte ist, vorsieht. Die Streichung des Unabhängigkeitserfordernisses im AktG dürfte daher in der Praxis keine weitreichenden Änderungen mit sich bringen. Zur Stärkung der fachlichen Kompetenz des Aufsichtsrats müssen zukünftig dessen Mitglieder in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor, in dem das Unternehmen tätig ist, vertraut sein. Sofern ein Prüfungsausschuss eingerichtet wird, muss diesem wie bisher der Finanzexperte angehören und zudem der Ausschuss in seiner Gesamtheit über Sektorenkenntnisse verfügen. Die neuen Regelungen gelten für alle Neuwahlen ab dem 17. Juni 2016. Zur Sicherstellung der Sektorenkenntnisse des Aufsichtsrats ist nicht erforderlich, dass alle Mitglieder über praktische Sektorenkenntnisse verfügen. Es ist jedenfalls nach den gesetzlichen Bestimmungen ausreichend, wenn einzelne Mitglieder die Kenntnisse durch intensive Weiterbildungen erworben oder im Beteiligungsmanagement oder langjährig als Angehörige der beratenden Berufe einen tiefgehenden Einblick in den entsprechenden Sektor gewonnen haben. Die weitergehenden Anforderungen an den Aufsichtsrat bzw. Prüfungsausschuss nach dem DCGK bleiben von den Neuregelungen unberührt. In Unternehmen, die über keinen Aufsichts- oder Verwaltungsrat verfügen (etwa nicht mitbestimmte GmbHs), aber zur Einrichtung eines Prüfungsausschusses verpflichtet sind, wird der Prüfungsausschuss unmittelbar durch die Gesellschafter gewählt. Die Mehrheit der Mitglieder, darunter der Vorsitzende, müssen unabhängig sein. Zudem muss ein Mitglied Finanzexperte sein und die Mitglieder in ihrer Gesamtheit über Sektorenkenntnisse verfügen. Diese Regelung gilt ebenfalls für alle Neuwahlen ab dem 17. Juni 2016. 3. Aufgaben des Prüfungsausschusses bzw. Aufsichtsrats im Bereich der Abschlussprüfung Die neuen Regelungen zur Abschlussprüfung sehen vor, dass der Prüfungsausschuss oder, sofern ein solcher nicht eingerichtet werden muss, der Aufsichtsrat an der Umsetzung und der Einhaltung der zahlreichen Änderungen im Bereich der Abschlussprüfung mitwirkt. Während einige der Aufgaben dem bereits geltenden Recht entsprechen und dieses lediglich modifizieren, sind auch neue Aufgaben für den Prüfungsausschuss hinzugekommen. Damit soll eine hohe Qualität der Abschlussprüfung sichergestellt werden. a) Auswahl des Abschlussprüfers Als wesentlichste Neuerung ist der Prüfungsausschuss bzw. bei dessen
- 7 - Fehlen der Aufsichtsrat für die Auswahl des Abschlussprüfers verantwortlich. Der Prüfungsausschuss ist für das vom Unternehmen durchzuführende Verfahren zur Auswahl eines Abschlussprüfers zuständig. In der Praxis können jedoch weiterhin Unternehmensmitarbeiter das Auswahlverfahren vorbereiten und unter der Verantwortung des Prüfungsausschusses durchführen. Der Prüfungsausschuss hat hierfür Ausschreibungsunterlagen zu erstellen, welche die Geschäftstätigkeit des Unternehmens und die Art der durchzuführenden Abschlussprüfung erkennen lassen und zudem transparente und diskriminierungsfreie Auswahlkriterien enthalten müssen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass (kleine) Prüfungsgesellschaften, die im vergangenen Kalenderjahr weniger als 15 % der von Unternehmen von öffentlichem Interesse für die Abschlussprüfung gezahlten Gesamthonorare erhalten haben (hierzu veröffentlich die Abschlussprüferaufsichtsstelle in Zukunft eine Liste), vom Ausschreibungsverfahren nicht ausgeschlossen werden. Das Auswahlverfahren kann darüber hinaus vom Prüfungsausschuss frei gestaltet werden. Eine öffentliche Ausschreibung ist nicht erforderlich. Sofern die Abschlussprüfung in der Vergangenheit von einer der großen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften durchgeführt wurde, sollte in das Ausschreibungsverfahrens auch eine nicht zu den Big-Four gehörende Prüfungsgesellschaften einbezogen werden. Das Unternehmen hat einen Bericht über die Schlussfolgerungen des Auswahlverfahrens zu verfassen, der vom Prüfungsausschuss zu validieren ist, wobei unklar bleibt, was mit diesem Begriff gemeint ist. Dies kann von einer formalen Anerkennung bis hin zu einer inhaltlichen Prüfung reichen. Hier wird es zunächst der Praxis vorbehalten sein, diesen Spielraum auszufüllen. Das Unternehmen und der Prüfungsausschuss haben hierbei die Kontrollberichte, die in Zukunft von der Abschlussprüferaufsichtsstelle veröffentlicht werden, zu berücksichtigen. Das Auswahlverfahren muss dokumentiert werden, da der Aufsichtsbehörde auf deren Verlangen dargelegt werden muss, dass das Auswahlverfahren auf faire Weise durchgeführt wurde. Im Rahmen des Auswahlverfahrens hat der Prüfungsausschuss die oben beschriebenen Vorgaben zur Unabhängigkeit des Abschlussprüfers (Einhaltung der externen Rotation und der Cooling-Off-Perioden, Verbot von Nichtprüfungsleistungen, Einhaltung der Cap-Regelung) zu beachten sowie darauf zu achten, dass kleine Unternehmen nicht aus dem Verfahren ausgeschlossen werden. Der Prüfungsausschuss hat dem Aufsichtsrat im Anschluss an das durchgeführte Auswahlverfahren eine Empfehlung für die Bestellung des Abschlussprüfers abzugeben. Diese ist bei der Erstbestellung zu begründen und muss mindestens zwei Vorschläge einschließlich einer begründeten Präferenz für das Prüfungsmandat enthalten. Fraglich bleibt, ob dem Aufsichtsrat ebenfalls eine solche Pflicht zur Abgabe zweier Vorschläge zukommt, wenn das Unternehmen keinen Prüfungsausschuss eingerichtet hat, oder ob ein einfacher Wahlvorschlag genügt. Für eine Gleichstellung von Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat, der demnach der Hauptversammlung ebenfalls zwei Vorschläge vorlegen muss, spricht die Intention des europäischen Gesetzgebers, dass eine echte Auswahlentscheidung getroffen werden soll.
- 8 - Der Aufsichtsrat unterbreitet weiterhin der Hauptversammlung einen Vorschlag einschließlich der Empfehlung und Präferenz des Prüfungsausschusses für den zu bestellenden Abschlussprüfer. Ein Abweichen des Vorschlags von der Präferenz des Prüfungsausschusses ist zu begründen. Der vorgeschlagene Abschlussprüfer muss am Auswahlverfahren teilgenommen haben. Das besondere Auswahlverfahren findet immer dann Anwendung, wenn ein Abschlussprüfer erstmals bestellt wird. Ein solches ist zum ersten Mal nach Ablauf der Grundrotationsperiode durchzuführen. Demgegenüber ist ein solches Verfahren nicht erforderlich, wenn der bisherige Abschlussprüfer lediglich wiederbestellt wird. Etwas anderes gilt, wenn im Rahmen der externen Rotation von der Verlängerungsmöglichkeit auf 20 Jahre Gebrauch gemacht werden soll. In diesem Fall ist ebenfalls ein Auswahlverfahren durchzuführen. Bei kleineren und mittleren Unternehmen (Unternehmen die mindestens zwei der folgenden Kriterien erfüllen: weniger als 250 Mitarbeiter, Gesamtbilanzsumme von höchstens EUR 43. Mio. oder Jahresnettoumsatz von höchstens EUR 50. Mio.) und Unternehmen mit geringer Marktkapitalisierung (durchschnittliche Marktkapitalisierung der vergangenen drei Jahre von weniger als EUR 100 Mio.) ist die Durchführung eines Auswahlverfahrens hingegen nicht erforderlich. Die europäischen Vorgaben erheben den Prüfungsausschuss zum zentralen Akteur bei der Auswahl des Abschlussprüfers. Eine längerfristige Planung der Bestellung des Abschlussprüfers ist notwendig, um den neuen Anforderungen an die Auswahl gerecht werden zu können. Zudem sind vom Prüfungsausschuss verschiedene Dokumentationspflichten zu beachten. b) Überwachung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers Des Weiteren kommen dem Prüfungsausschuss neue Aufgaben bei der Überwachung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers zu. Zunächst hat der Abschlussprüfer den Prüfungsausschuss zu informieren, wenn das mandantenbezogene Honorar in jedem der letzten drei Geschäftsjahre 15 % der Gesamthonorareinkünfte des Abschlussprüfers/ der Prüfungsgesellschaft übersteigt. In diesem Fall hat der Prüfungsausschuss die Pflicht mit dem Abschlussprüfer bzw. der Prüfungsgesellschaft Unabhängigkeitsgefahren und Schutzmaßnahmen zu diskutieren. Der Prüfungsausschuss hat sodann zu erwägen, ob das Prüfungsmandat einer auftragsbegleitenden Qualitätssicherungsprüfung unterzogen werden soll. Überschreiten die weiteren Honorare weiterhin diese Schwelle, hat der Prüfungsausschuss anhand objektiver Gründe zu entscheiden, ob das Prüfungsmandat jedoch allenfalls für zwei weitere Jahre fortgesetzt werden darf. Zum anderen sieht die Verordnung vor, dass zulässige Nichtprüfungsleistungen (siehe dazu oben III. 2.) durch den Prüfungsausschuss nach gebührender Beurteilung der Gefährdung der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers und der angewendeten Maßnahmen zum Schutz der Unabhängigkeit zu billigen sind. Dem Prüfungsausschuss bei dessen Fehlen dem Aufsichtsrat kommt daher von nun an die Pflicht zu, der Erbringung von Steuerberatungsleistungen, die keine verbotenen Nichtprüfungsleistungen darstellen, im Vorhinein zuzustimmen. Dadurch wird die Rolle des Prüfungsausschusses bzw. des Aufsichtsrats bei der Vergabe von Steuerberatungsleistungen an den Abschlussprüfer gestärkt. Die
- 9 - Verordnung legt dem Prüfungsausschuss dabei nahe, gegebenenfalls interne/eigene Leitlinien zu zulässigen Steuerberatungs- und Bewertungsleistungen zu erstellen. Zudem hat der Prüfungsausschuss bzw. der Aufsichtsrat zu überwachen, dass die vom Abschlussprüfer erbrachten Nichtprüfungsleistungen nicht gegen die von der Blacklist umfassten Verbote verstoßen und die CAP- Grenze von 70 % nicht überschritten wird. Die Abgrenzung der zulässigen und unzulässigen Nichtprüfungsleistungen bedarf einer Konkretisierung und birgt für den Prüfungsausschuss einen erheblichen Arbeitsaufwand. Die Möglichkeit der Erstellung von Leitlinien dürfte dazu beitragen, den Arbeitsaufwand längerfristig zu verringern. Insbesondere kann der Prüfungsausschuss eine Liste mit solchen Nichtprüfungsleistungen erstellen, die er per se genehmigt. Im Konzern müssen zudem die Umsetzung der europäischen Regelungen im ausländischen Recht beachtet werden, sofern ausländische Tochterunternehmen des inländischen Unternehmens von öffentlichem Interesse betroffen sind. c) Sonstige Neuregelungen zum Prüfungsausschuss Zukünftig ist der Prüfungsausschuss neben dem Aufsichtsrat Adressat des Prüfungsberichts. Damit soll ein zu befürchtendes organisatorisches Auseinanderfallen von Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat und ein damit einhergehendes Informationsgefälle zu Lasten des Aufsichtsrats verhindert werden. Auf Verlangen des Abschlussprüfers bzw. der Prüfungsgesellschaft oder des Prüfungsausschusses haben diese die Pflicht, über die im Prüfungsbericht genannten wichtigsten Sachverhalte, insbesondere über die bedeutsamen Mängel im internen Finanzkontrollsystem, zu beraten. Zudem hat der Prüfungsausschuss den Aufsichtsrat über das Ergebnis der Abschlussprüfung zu unterrichten und darzulegen, wie die Abschlussprüfung zur Integrität der Rechnungslegung beigetragen und welche Rolle er in diesem Prozess gespielt hat. Diese Pflicht kann zur Folge haben, dass bisherige eher informelle Feedback-Gespräche mit dem Prüfungsausschuss in Zukunft stärker formalisiert werden müssen, z.b. in Form von Bewertungsbögen über die Abschlussprüfung. V. Informationsrecht der Abschlussprüferaufsichtsstelle Erstmalig wird durch das AReG eine Informationspflicht für sämtliche Unternehmen von öffentlichem Interesse gegenüber der Abschlussprüferaufsichtsstelle, die durch das APAReG als berufsstandsunabhängige Behörde beim Bundesamt für Wirtschaft- und Ausfuhrkontrolle geschaffen wurde, eingeführt. Die Befugnis der Aufsichtsbehörde, Informationen einzuholen, bezieht sich auf die notwendige Darstellung und Erläuterung der vom Prüfungsausschuss vorgenommenen Arbeiten und ihrer Resultate. Die klare Begrenzung der Auskunftspflicht auf Informationen, die zur Überwachung der Marktentwicklungen für die Bereitstellung von Abschlussprüfern benötigt werden, sollte verhindern, dass die neue Regelung in Zukunft zu einem Einfallstor für eine allgemeine Kontrolle der Arbeit des Prüfungsausschusses gerät. Zudem gilt die Informationspflicht sekundär, die Aufsichtsstelle ist zunächst gehalten, sämtliche öffentlichen Informationen auszuwerten.
- 10 - VI. Sanktionen und öffentliche Bekanntmachung Durch das AReG ergeben sich erhöhte Haftungsrisiken für Aufsichtsrats- und Prüfungsausschussmitglieder. Zum einen werden neue Ordnungswidrigkeitentatbestände geschaffen. Diese sanktionieren Verstöße von Mitgliedern des Prüfungsausschusses und des Aufsichtsrats gegen die ihnen obliegende Pflicht zur Überwachung der Unabhängigkeit der Abschlussprüfer sowie gegen Pflichten, die im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Auswahl und Bestellung des Abschlussprüfers stehen. Erhalten die Aufsichtsrats- und Prüfungsausschussmitglieder für diese Verstöße einen Vermögensvorteil oder lassen sich einen solchen versprechen oder wiederholen sie die Verstöße beharrlich, ist dieses Verhalten strafbewehrt. Über eine Geldstrafe oder eine Freiheitsstrafe hinaus kann in besonders schweren Fällen sogar ein Berufsverbot verhängt werden. Ein weiteres Novum ist die Veröffentlichung rechtskräftig verhängter Sanktionen im Internet durch die Abschlussprüferaufsichtsstelle. Eine Veröffentlichung personenbezogener Daten ist damit jedoch nicht verbunden. Besteht durch die Bekanntmachung die Gefahr eines unverhältnismäßig großen Schadens für das betroffene Unternehmen, soll zudem eine Anonymisierung möglich sein.
- 11 - Überblick Wichtigste Neuerungen durch die europarechtlichen Vorgaben zur Abschlussprüfung und das AReG Externe Rotation: Unternehmen dürfen einen Abschlussprüfer/eine Prüfungsgesellschaft höchstens 10 aufeinanderfolgende Geschäftsjahre bestellen; es besteht jedoch eine Verlängerungsmöglichkeit auf 20 (öffentliche Ausschreibung) bzw. 24 Jahre (Joint Audit). Beschränkung von Nichtprüfungsleistungen: Die Abschlussprüferverordnung enthält eine umfangreiche Liste an verbotenen Nichtprüfungsleistungen; zulässig bleibt nach nationalem Recht aber die Erbringung von Steuerberatungsleistungen, sofern sich diese auf den zu prüfenden Abschluss nicht unmittelbar und nur unwesentlich auswirken. Zulässige Prüfungsleistungen sind zudem zu maximal 70 % des Durchschnitts der in den letzten drei aufeinanderfolgenden Jahren gezahlten Abschlussprüferhonorare zulässig. Verbot der Big Four-only - Klauseln: Vertragsklauseln, die die Auswahl des Unternehmens auf bestimmte Kategorien oder Listen von Abschlussprüfern einschränken, sind fortan unzulässig und nichtig. Die Bildung eines Prüfungsausschusses für Unternehmen mit Verwaltungs- oder Aufsichtsrat bleibt weiterhin fakultativ. Besetzung des Prüfungsausschusses: Das Erfordernis der Unabhängigkeit des Finanzexperten im Aufsichtsrat besteht nicht mehr. Sowohl die Mitglieder des Prüfungsausschusses als auch des Aufsichtsrats müssen in ihrer Gesamtheit mit dem Sektor, in dem das Unternehmen tätig ist, vertraut sein. Bei Unternehmen, die über keinen Aufsichts- oder Verwaltungsrat verfügen, muss die Mehrheit der Mitglieder des Prüfungsausschusses, darunter der Vorsitzende, unabhängig und ein Mitglied Finanzexperte sein und die Mitglieder in ihrer Gesamtheit über Sektorenkenntnisse verfügen. Erweiterte Aufgaben des Prüfungsausschusses: Dem Prüfungsausschuss kommt insbesondere Aufgabe zu, ein komplexes Auswahlverfahren des Abschlussprüfers durchzuführen und die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers zu überwachen. Hierbei kommt ihm vor allem ein Zustimmungsvorbehalt hinsichtlich zulässiger Nichtprüfungsleistungen zu. Weiterhin hat der Prüfungsausschuss den Aufsichtsrat über das Ergebnis der Abschlussprüfung und seine Rolle hierin zu unterrichten. Er kann zudem künftig Empfehlungen oder Vorschläge zur Gewährleistung der Integrität des Rechnungslegungsprozesses unterbreiten. Informationsrecht der Abschlussprüferaufsichtsstelle: Der Abschlussprüferaufsichtsstelle kommt künftig das Recht zu, von Unternehmen des öffentlichen Interesses eine Darstellung und Erläuterung des Ergebnisses sowie der Durchführung der Tätigkeit des Prüfungsausschusses zu verlangen. Sanktionen: Für Verstöße gegen die Pflichten zur Überwachung der Unabhängigkeit der Abschlussprüfer und Pflichten, die im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Auswahl und Bestellung des Abschlussprüfers stehen, sind neue Ordnungswidrigkeitenund Straftatbestände geschaffen worden. Die verhängten Sanktionen werden zudem öffentlich bekannt gemacht.
- 12 - Diese Mandanteninformation beinhaltet lediglich eine unverbindliche Übersicht über das in ihr adressierte Themengebiet. Sie ersetzt keine rechtliche Beratung. Als Ansprechpartner zu dieser Mandanteninformation und zu Ihrer Beratung stehen gerne zur Verfügung: Dr. Michaela Balke Dr. André Resch Rechtsanwältin Rechtsanwalt +49 (0)621 42 57 205 +49 (0)621 42 57 205 michaela.balke@sza.de andre.resch@sza.de SZA SCHILLING, ZUTT & ANSCHÜTZ RECHTSANWALTS AG D-68165 Mannheim, Otto-Beck-Straße 11 D-68027 Mannheim, Postfach 10 27 50 Telefon: + 49 (0) 621 4257 0 Telefax: + 49 (0) 621 4257 280 info@sza.de www.sza.de D-60329 Frankfurt am Main, Taunusanlage 1 Telefon: + 49 (0) 69 9769601 0 Telefax: + 49 (0) 69 9769601 102 info@sza.de www.sza.de B-1000 Brüssel Square de Meeûs 23 Tel: +32 (0) 2 8935 100 Fax: +32 (0) 2 8935 102 info@sza.de www.sza.de