Handbuch für das Kassen Verwaltungsbackend Version 3.2 1
Inhaltsverzeichnis Start und Anmeldung... 3 Willkommensseite... 4 Statistik... 5 Ausdrucke... 6 Rechnungskopie & Bewirtungsbeleg drucken... 6 Kellnerabschlag... 7 Umsätze stornieren... 8 Guthaben... 10 Gutscheine/Guthaben anlegen...10 Monatliche Guthaben anlegen...11 Kategorien und Artikel... 12 Baumstruktur...12 Schnittpunkte der Kategorien mit dem MY POS Frontend...13 Kategorien löschen...13 Artikel suchen...14 Erweiterte Artikelsuche...14 Bearbeiten von Artikeln...17 Sammeländerung von Artikeln...18 Kategorie Zusatzinformation...20 Verkaufsstellen... 21 Anzeige von Verkaufsstellen...21 Suche nach Verkaufsstellen...21 Neue Verkaufsstelle anlegen/ Verkaufsstelle bearbeiten...21 Verknüpfung mit anderen Hotel Systemen...24 Artikel einer Verkaufsstelle verwalten...24 Administration... 26 Steuersätze festlegen...26 Externe Zahlarten bestimmen...27 Warengruppen bearbeiten...27 Drucker anlegen...28 Gästekarten verwalten...29 Benutzerkonten, Mitarbeiternummern und Rechte... 30 Spa-Kasse... 32 Tipps & Tricks... 35 Rechnung anteilig durch Gutschein zahlen...35 Support... 36 2
Das MY POS Kassensystem wurde für Hotels, Restaurants und Resorts entwickelt, eignet sich aber auch für Clubs und Einzelverkaufsstellen. Es gibt zwei MY POS -Versionen: 1. Schnellkasse - MY POS easy für die schnelle Abwicklung von Einzelumsätzen an Bars, für den Verkauf von Zusatzartikeln in All-inclusive Betrieben und Kiosks 2. Restaurantkasse - MY POS à la carte für den klassischen internationalen Restaurant-Betrieb mit Tischverwaltung An einem Point-of-Sale kann zwischen den Funktionen von MY POS easy und MY POS à la carte einfach umgeschaltet werden. Start und Anmeldung Öffnen Sie einen Webbrowser zum Beispiel den Internet Explorer oder Mozilla Firefox und geben Sie die Server- Adresse XXX.XXX.X.XX/MY POS ein, auf der Ihr MY POS System installiert ist. Wenn die Anmeldemaske angezeigt wird, geben Sie bitte Ihren persönlichen Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf den Button Login. 3
Willkommensseite Im oberen rechten Bereich finden Sie eine Schnell-Navigationsleiste: 1. Online-Hilfe für MY POS: Benutzerhandbücher für Servicekräfte/Backend 2. Öffnen eines neuen Fensters des MY POS Backends 3. Anpassung der persönlichen Einstellungen 4. Abmelden vom MY POS Backend 1. 2. 3. 4. Zusätzlich finden Sie Informationen über den aktuellen Anmeldestatus: das Unternehmen, für das die Kasse registriert ist das Kürzel des angemeldeten Benutzers die Zugriffsberechtigung (alle Verkaufsstellen/Outlets) die Kellnernummer des angemeldeten Benutzers (1843) 4
In den persönlichen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, Ihr Passwort, die Systemsprache und ihre persönliche Stornonummer (CIN) zu ändern. Statistik Über den Reiter Statistik im Hauptmenü (beziehungsweise über den Punkt Umsatzauswertung auf der Willkommensseite) sehen Sie eine Maske, in die Sie die Kriterien für Ihre gewünschte Statistik eingeben können. MY POS lässt Auswertungen nach Umsatzzeitpunkt, Kartennummer, Mitarbeiter, Verkaufsstelle, Kasse, Haupt- und Unterkategorie, sowie nach einzelnen Artikeln zu. Geben Sie die Kriterien im oberen Bereich ein und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit einem Klick auf OK. Sie finden dann im unteren Bereich der Maske die gefilterten Umsatzdaten. 5
Beim Importieren von Daten haben Sie die Möglichkeit, zwischen den Trennzeichen Semikolon und Komma zu wählen, um die Datei beim Öffnen richtig darzustellen (in der Regel Semikolon). Man kann zwei verschiedene Listen in Excel importieren, zum Einen die Repräsentationsliste und zum Anderen den CSV-Export. Der Unterschied zwischen den beiden Listen ist, dass der CSV-Report in der Excel-Tabelle alle Spalten und jeden Artikel einzeln abbildet, während in der Repräsentationsliste zum Beispiel für Kartennummern alle Artikel, die gleich sind und in der gleichen Verkaufsstelle gebucht wurden, zusammengefasst werden. Ausdrucke Möchten Sie Rechnungen erneut drucken, Bewirtungsbelege oder Kellnerabschläge ausgeben? Wählen Sie den Menüpunkt Ausdrucke. Rechnungskopie & Bewirtungsbeleg drucken Klicken Sie bitte auf Rechnungskopie & Bewirtungsbeleg drucken und geben Sie die entsprechende Belegnummer ein. Klicken Sie anschließend bitte auf Vorgang suchen. Sie erhalten nun eine Übersicht mit den Einzelheiten zur gewünschten Rechnung. Hier finden Sie neben der Rechnungsnummer die Verkaufsstelle, das Datum, die Uhrzeit und den Mitarbeiternamen. Zu jedem Artikel sind Bruttopreis, Menge und Gesamtbrutto angegeben. 6
Wählen Sie nun einen Drucker aus und klicken Sie auf Rechnungskopie drucken Bewirtungsbeleg drucken oder PDF. Ein Klick auf Abbruch klicken führt Sie zurück in die Übersicht. Tagesabschlag Um den Umsatz eines Mitarbeiters eines bestimmten Tages auszudrucken, klicken Sie bitte auf den Reiter Ausdrucke und dann auf Kellnerabschlag. Nun wählen Sie die Verkaufsstelle, den Drucker, den Mitarbeiter, das Datum und die Art des Abschlages aus und klicken Sie auf Drucke Kellnerabschlag. Mit Klick auf Abbruch kommen Sie wieder zur Übersicht. Nur wenn Sie als Admin angemeldet sind, haben Sie das Recht, die Abschläge aller Servicekräfte auszudrucken. 7
Umsätze stornieren Wenn im Tagesgeschäft zu viele Artikel gebucht wurden - sei es durch Fehleingaben oder reklamierte Ware - kann auf die Stornofunktion zurückgegriffen werden: wählen Sie den Menüpunkt Storno. Geben Sie bitte die Nummer des Vorgangs ein, der storniert werden soll und klicken Sie auf Vorgang suchen. Die Vorgangsnummer finden Sie auf dem Rechnungsbeleg oder auch im CSV-Export, den Sie in der Umsatzauswertung erzeugen können. Wenn ein Vorgang zu der angegebenen Nummer existiert, wird dieser angezeigt. Falls der Gast nicht mehr eingecheckt ist, erhalten Sie einen Hinweis. Der Umsatz kann dann nicht mehr storniert werden. Ist der Gast noch eingecheckt, kann der Vorgang vollständig oder teilweise storniert werden. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button oder auf Abbruch. Beim vollständigen Storno werden alle Artikel des Vorgangs storniert. 8
Im Gegensatz dazu können Sie beim teilweisen Storno entscheiden, wie viele Artikel jeder Position storniert werden sollen. Wenn Sie die Artikelzahlen eingetragen haben, bestätigen Sie bitte Ihre Änderungen mit Klick auf Storno ausführen. 9
Guthaben Im Karteireiter Guthaben haben Sie die Möglichkeit über verschiedene Arten Geldkonten anzulegen. Hier können Sie zum Beispiel Gutscheine buchen oder ihren Mitarbeitern ein Guthaben pro Monat gewähren. Gutscheine/Guthaben anlegen Ein einmaliges Guthaben richten Sie ein, indem Sie in dem Karteireiter Guthaben auf Neuen Eintrag anlegen klicken. Tragen Sie die Informationen ein: Die Kartennummer, für welchen Gast bzw. für welche Gastkarte das Guthaben vorgesehen ist, den Wert über den das Guthaben gehen soll, die Gültigkeit und in welchen Verkaufsstellen das Guthaben anwendbar ist. Wenn Sie auf 10
Guthaben neu anlegen klicken, werden die Informationen gespeichert und das Guthaben erstellt. Wenn Sie ihre Änderungen verwerfen möchten, klicken Sie auf Abbruch. Monatliche Guthaben anlegen Sie möchten Ihren Mitarbeitern oder Stammkunden ein monatliches Kontingent einrichten? Auch hier geben Sie als erstes die Kartennummer ein um das Guthaben eindeutig einer bestimmten Karte zuzuordnen. Jetzt geben Sie den Guthabenwert ein, also über wie viel Euro das Guthaben gehen soll und dann legen Sie fest in welchen Kategorien und somit in welchen Verkaufsstellen es möglich ist, das Guthaben einzulösen. Entscheiden Sie nun für welche Jahre und Monate das Guthaben sich wiederholen soll. Um mehrere Jahre oder Monate auswählen zu können, halten Sie die Strg -Taste gedrückt und klicken Sie auf alle Monate und Jahre, die Sie auswählen möchten. 11
Kategorien und Artikel Baumstruktur Über den Reiter Artikel im Hauptmenü (beziehungsweise über den Punkt Artikelverwaltung auf der Willkommensseite) rufen Sie die Verwaltung von Hauptkategorien, Unterkategorien und Artikeln auf. Im linken Teil der Seite ist der Kategorienbaum abgebildet. Ein Rechtsklick auf ein Baumelement öffnet ein Untermenü, in dem Sie weitere Optionen finden. Das Baummenü ist dabei abhängig vom gewählten Element: Nach einem Rechtsklick auf den Hauptknoten ( Kategorien und Artikel ) des Baumes legen Sie neue Hauptkategorien an. Nach einem Rechtsklick auf eine Hauptkategorie legen Sie neue Unterkategorien zu der gewählten Hauptkategorie an. Nach einem Rechtsklick auf eine Unterkategorie legen Sie neue Artikel zu der gewählten Unterkategorie an. 12
Schnittpunkte der Kategorien mit dem MY POS Frontend Es bestehen Zusammenhänge bei den Kategorien im Back- und Frontend in MY POS. Diese sollte man beim Anlegen beachten. Die Kategorien die man im Backend anlegt, erscheinen ebenfalls im MY POS Frontend als Haupt- und Unterkategorien. Deshalb sollte man darauf achten, nicht zu viele Kategorien anzulegen. Im Frontend ist es sinnvoll, pro Verkaufsstelle vier Hauptgruppen zu haben und jeweils darunter vier Untergruppen anzulegen. Dies macht die Bedienung für Kellner übersichtlicher und dadurch auch wesentlich einfacher. Wie viele Haupt- und Untergruppen im Frontend zu sehen sind, setzt man fest, indem man den Artikeln zuweist, in welcher Verkaufsstelle sie zu verkaufen sind. Selbst, wenn man nur einen Artikel aus einer Untergruppe in einer bestimmten Verkaufsstelle verkaufen lassen möchte, wird dessen Haupt- und Unterkategorien im Frontend angezeigt werden. Da aber nicht immer alle Hauptgruppen in jeder Verkaufsstelle verfügbar sind, muss der Verzeichnisbaum nicht nur aus vier Haupt- und darunter vier Untergruppen bestehen, man sollte darauf achten, welche Artikel man für welche Verkaufsstelle anlegt, damit es nicht zu viele Gruppen werden. Kategorien löschen Um im Kassensystem auch historische Daten nachvollziehen zu können, ist das Löschen von Kategorien an gewisse Bedingungen geknüpft: Löschen von Unterkategorien ist nur möglich, falls dieser noch keine Artikel zugeordnet sind. Löschen von Hauptkategorien ist nur möglich, falls dieser noch keine Unterkategorien zugeordnet sind. Wenn das der Fall ist und die ausgewählte Kategorie keine Inhalte hat, klickt man mit der rechten Maustaste auf die zu löschende Kategorie und wählt löschen aus. Wenn Sie mit der linken Maustaste auf eine Unterkategorie klicken, werden Ihnen die zugehörigen Artikel angezeigt, die Sie durch einen Klick auf die Lupe links des Artikels einsehen, bearbeiten und löschen können. 13
Artikel suchen Geben Sie bitte den vollständigen Namen oder Teile des Namens des zu suchenden Artikels in das Eingabefeld ein und klicken auf den Button Artikel suchen. Sie erhalten zu Ihrem Suchwort alle Treffer und haben die Möglichkeit, sich diese anzeigen zu lassen und dann auch zu bearbeiten. Erweiterte Artikelsuche Bei der erweiterten Suche verfeinern Sie Ihre Suche, indem Sie zusätzlich zum Namen des Artikels noch nach Eigenschaften suchen können. Mit einem Klick auf Erweiterte Suche öffnet sich eine Maske mit allen Suchoptionen. Geben Sie dazu den Bonnamen und/oder den Küchennamen ein und/oder wählen Sie einen Steuersatz, die Warengruppe, die Unterkategorie und/oder Inaktive aus. Anschließend klicken Sie auf den Button Erweiterte Suche starten. Das System zeigt Ihnen dann alle Artikel auf, die den Einschränkungen gerecht werden und es ist wesentlich leichter den gewünschten/gesuchten Artikel zu finden, da die Auswahl in der Regel deutlich geringer ist. 14
Artikel anlegen Zum Anlegen eines neuen Artikels wählen Sie bitte zuerst eine Kategorie und anschließend eine Unterkategorie (nur dort können Artikel angelegt werden). Sie erhalten nun eine Übersicht mit sämtlichen Artikeln, die in dieser Unterkategorie hinterlegt sind und können nun den Artikel anlegen, indem Sie auf den Button Artikel anlegen klicken. 15
Füllen Sie die Maske mit allen Einzelheiten des Artikels aus und klicken Sie dann auf den Button Artikel anlegen : Bonname: Kurzname des Artikels zur Anzeige in der Kasse und auf dem Bon nach Möglichkeit maximal elf Buchstaben Küchenname: Alternativer Name des Artikels, der auf dem Küchenbon stehen soll Bruttopreis des Artikels Einkaufspreis des Artikels All Inclusive Preis des Artikels Steuersatz des Artikels Reduzierbarkeit des Artikels (VIP, Happy Hour, Manuell, All Inclusive) Abweichende Reduzierungen von Gästekarten: Wenn Sie einen Artikel mit dem VIP Haken markiert haben, können Sie die in den Gästekarten hinterlegten Reduktionssätze manuell für jeden Artikel bestimmen. Hierbei ist der Hinterlegte Reduktionssatz in Klammern angegeben, Sie können durch die Angabe von abweichenden Sätzen die Reduktionen überschreiben. Bitte beachten Sie: Falls Sie mit den Reduktionen der Gästekarten für diesen Artikel einverstanden sind, sollten Sie nichts eingeben. per Gutschein bezahlbar Allgemeiner Küchendrucker falls das Buchen dieses Artikels einen Ausdruck in der Küche oder an der Bar auslösen soll, geben Sie hier den Drucker an, der unter dem Reiter Verkaufsstellen angelegt wurde. Barcode / EAN des Artikels Warengruppe Unterkategorie Deaktivieren: Sie schließen den Artikel vom Verkauf aus, indem Sie ihn deaktivieren Erhältlich bei: Verkaufsstellen / Outlets, in denen der Artikel verfügbar sein soll. 16
Bearbeiten von Artikeln Sie möchten Artikel bearbeiten? Klicken Sie hierfür bitte auf die Lupe links neben einem Artikel auf der Übersichtsseite. Sie erhalten eine Übersicht mit allen Einzelheiten zu diesem Artikel. Wenn Sie dann auf den Button Artikel bearbeiten klicken können Sie alle gewünschten Daten ändern. Erklärungen der einzelnen Punkte finden Sie unter Anlegen von Artikeln hier in der Anleitung. Bestätigen Sie Ihre Änderungen mit Klick auf Änderungen übernehmen oder verwerfen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf Abbruch. Brutto-Preisänderungen können im Verwaltungsbackend vom Mitarbeiter mit Administrator Rechten direkt in der Liste ausgeführt werden. Fügen Sie die neuen Preise ein (mit dem Tab bewegen Sie sich schnell in der Liste weiter) und bestätigen Sie Ihre Eingaben mit Klick auf den Button Preis ändern. Hinweis: Das Löschen von Artikeln ist nur möglich, falls diese noch nicht in Gastumsätzen vorkommen. Sie können in jedem Fall Artikel deaktivieren, damit diese nicht mehr an der Kasse angezeigt werden. Diese Artikel werden vom Verkauf ausgeschlossen, sind aber noch in der Historie auffindbar. 17
Sammeländerung von Artikeln Um die Bearbeitung von allen Artikeln innerhalb einer Kategorie zu ermöglichen, klicken Sie bitte auf Sammeländerung und wählen Sie die gewünschten neuen Eigenschaften aus. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Kick auf Änderungen übernehmen. Möchten Sie Artikel einer anderen oder neuen Verkaufsstelle zuweisen? Das geht schnell und komfortabel innerhalb der Verkaufsstellen-Verwaltung. Gehen Sie bitte zum Karteireiter Verkaufsstellen und wählen Sie die neue Verkaufsstelle mit Kick auf die Lupe aus. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf Artikel für diese Verkaufsstelle verwalten. Wählen Sie eine Artikelkategorie und Unterkategorie und haken alle bisher in MY POS bereits angelegten Artikel an, die Sie in der Kasse der neuen Verkaufsstelle sichtbar machen möchten. 18
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Kategorie Zusatzinformation MY POS hat eine spezielle Funktion mit der man Zusatzinformationen an einen Artikel anhängen kann. Diese hilft zum Beispiel Garzustände bei Fleisch, Beilagen und/oder Sonderwünsche direkt in die Buchung zu integrieren. Natürlich müssen auch diese Zusatzartikel im MY POS Backend eingegeben werden. Um dies zu tun gibt es eine spezielle Kategorie im Kategorienbaum unter dem Karteireiter Artikel, diese nennt sich Zusatzinformationen. Hier legt man genauso wie bei normalen Kategorien, Unterkategorien an (zum Beispiel Garzustände oder Beilagen ) und darunter legt man dann die Zusatzartikel an (zum Beispiel medium oder Zwiebeln ). Diese Zusatzartikel können immer nur in Verbindung mit einem normalen Artikel verwendet werden. Deshalb kann man ihnen auch nur weniger Informationen zuweisen als normalen Artikeln (zum Beispiel welche Umsatzsteuer genommen wird, übernimmt das System schon von den normalen Artikeln und muss deshalb nicht nochmal eingetragen werden). Auch die Zusatzartikel müssen Verkaufsstellen zugeordnet werden, um sie dort auswählen zu können. Sie werden aber nicht an spezielle Artikel gebunden. 20
Verkaufsstellen Welche Verkaufsstellen gibt es in Ihrem Betrieb? Welche Kassen sind an die Verkaufsstellen angebunden? Bestimmen Sie selbst, welche Kasse an welchen Drucker gebunden ist und welche Kopf- und Fußtexte auf dem Bon stehen soll. Sie möchten die Happy-Hour Zeit bestimmen und diese auch aktivieren bzw. deaktivieren? Jeder Verkaufsstelle können mehrere Kassen (mindestens jedoch eine) hinzugefügt werden. In der Kasse wird der Drucker festgelegt, auf dem der Ausdruck erfolgen soll (ebenfalls mindestens einer). Über den Reiter Verkaufsstellen im Hauptmenü (beziehungsweise über denselben Punkt auf der Willkommensseite) rufen Sie die Verwaltung von Verkaufsstellen und Kassen auf. Anzeige von Verkaufsstellen Um eine existierende Verkaufsstelle zu öffnen klicken Sie auf die kleine Lupe links neben dem Namen. Daraufhin öffnet sich die ausgewählte Verkaufsstelle und Sie haben die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Suche nach Verkaufsstellen Oben links in der Maske befindet sich ein Suchfeld, in das Sie den Namen einer Verkaufsstelle eingeben können. Klicken Sie bitte auf den Button Suche starten. Alle Suchtreffer werden angezeigt und die Verkaufsstellen können ggf. bearbeitet werden. Neue Verkaufsstelle anlegen/ Verkaufsstelle bearbeiten 21
Wenn Sie eine neue Verkaufsstelle anlegen möchten, klicken Sie auf Neuen Eintrag anlegen. Jetzt können Sie den Namen (erscheint auf dem Touchscreen), den Kurznamen (erscheint auf dem Touchscreen, dem Küchendrucker und dem Kassenbon), die Kopfzeile und die Fußzeile des Bons oder die Zugehörigkeit der Verkaufsstelle eingeben. 22
Hier wird ebenfalls die Kassenart festgelegt, genauso wie die Öffnungszeit und die Schnittzeit. Die Schnittzeit bedeutet, dass ab der Uhrzeit rechnerisch und buchhalterisch der nächste Tag beginnt. Einstellungen zur Happy-Hour nehmen Sie vor, indem Sie die Uhrzeiten festlegen und die Reduktion der Artikelpreise angeben. Das Feld Trinkgeld ist ein Pflichtfeld. Es gibt an, auf welche Warengruppe der Verkaufsstelle das Trinkgeld gebucht werden soll. Sie deaktivieren diese Verkaufsstelle, indem sie ein Häkchen bei Deaktiviert setzen. Außerdem können Sie hier der Verkaufsstelle, zusätzlich zu dem normalen Drucker, mehrere Küchendrucker zuordnen. Darunter finden sind die Warengruppen aufgeführt. Diese benötigen alle eine feste eindeutige Nummer, damit die Artikel in der Kasse erscheinen und abgerechnet werden können. Neue Warengruppen erstellen Sie unter dem Reiter Administration. Warengruppen, die in der Verkaufsstelle nicht angeboten werden, benötigen keine Nummer. Sie legen außerdem die möglichen Zahlungsmethoden, die an dieser Verkaufsstelle akzeptiert werden sollen, durch anhaken fest. Nach dem Anlegen einer Verkaufsstelle ordnen Sie ihr bitte eine Kasse zu. Hierzu klicken Sie auf Neue Kasse anlegen und füllen die erscheinende Maske aus. Jeder Verkaufsstelle muss mindestens eine Kasse zuordnet sein, um Artikel zum Verkauf anlegen zu können. Beachten Sie bitte, dass die maximale Anzahl aktiver Kassen von Ihren Lizenzen bestimmt wird. Falls Sie zusätzliche aktive Verkaufsstellen und Kassen für eine Kassenart erstellen möchten, wenden Sie sich bitte an uns (Anschrift und E-Mailadresse finden Sie auf der letzten Seite des Handbuches). Deaktivierte Verkaufsstellen können jederzeit und unbegrenzt erstellt werden. Um Änderungen an vorhandenen Verkaufsstellen vorzunehmen, klicken Sie zunächst auf die kleine Lupe neben der zu ändernden Verkaufsstelle. In der Detailansicht der Verkaufsstelle, gelangen Sie über den Button Verkaufsstelle Nr. X bearbeiten in eine sehr ähnliche Maske wie beim Neuanlegen von Verkaufsstellen. Hier können Sie dann die gewünschten Änderungen vornehmen. Über Verkaufsstelle neu anlegen bzw. Änderungen übernehmen können Sie dann die neue Verkaufsstelle oder die eingegebenen Änderungen abspeichern oder Sie klicken auf Abbruch, um die Eingaben zu verwerfen. Zum Löschen einer Verkaufsstelle klicken Sie auf den Papierkorb zwischen Verkaufsstellenname und der kleinen Lupe. Der Papierkorb ist nur dann zu sehen, wenn die Verkaufsstelle nicht in die Umsätze involviert ist und wenn keine Artikel in ihr abgelegt sind, da sie nur dann gelöscht werden darf. Ein anderer Weg, um die Verkaufsstelle nicht mehr sichtbar zu machen, ist sie zu deaktivieren. So wird sie in der Historie weiterhin angezeigt kann aber zukünftig nicht mehr ausgewählt werden. Wichtig: Betriebseigene Verkaufsstellen sollten als solche im Feld Zugehörigkeit kenntlich gemacht werden, Verkaufsstellen von Drittanbietern entsprechend als Fremd-Verkaufsstelle. 23
Verknüpfung mit anderen Hotel Systemen In der neuen Version verknüpfen Sie die Steuersätze mit Ihren Fidelio Warengruppen. Die Reihenfolge bestimmt hierbei den Export. Einen Haken bei Cross Selling benötigt man für Fidelio V7, wenn man mehr als einen Anbieter miteinander vereinen möchte. Er muss angehakt sein, damit Gäste von Fremdbetreibern auch in den eigenen Verkaufsstellen kaufen können und man selbst die Artikel abbuchen kann. Soll zum Beispiel der Thermengast auch in das hoteleigene Restaurant gehen können, muss das Häkchen bei Cross Selling, bei der Verkaufsstelle Restaurant gesetzt sein, damit der Gast dort etwas essen kann. Artikel einer Verkaufsstelle verwalten Um die Artikel für eine bestimmte Verkaufsstelle zu verwalten gehen Sie über die kleine Lupe in die Verkaufsstelle und klicken dann auf Artikel für diese Verkaufsstelle verwalten. In dieser Maske wählen Sie dann eine Kategorie aus und klicken auf Artikel anzeigen. Nun wird eine Übersicht aller Artikel aus der gewählten Kategorie in dieser Verkaufsstelle angezeigt. Zu jedem Artikel ist der zugehörige Preis und Steuersatz angegeben. Zusätzlich können Sie die Reduktion bestimmen, indem sie ein Häkchen bei VIP, HH (Happy Hour Reduktion), AI (All Inclusive) oder MAN (manuelle Reduktion) setzen. 24
Um alle vorgenommenen Änderungen abzuspeichern, klicken Sie auf den Button Änderungen übernehmen oder auf Zurück zur Verkaufsstelle, um Ihre Änderungen zu verwerfen. 25
Administration Über den Reiter Administration im Hauptmenü (beziehungsweise über denselben Punkt auf der Willkommensseite) nehmen Sie zentrale Änderungen vor. Steuersätze festlegen Bereits vorhandene Steuersätze sehen Sie, wenn Sie auf Steuersätze bearbeiten klicken. Sie können neue Steuersätze anlegen, indem Sie auf Neuen Eintrag anlegen klicken, dort einen Namen und den Prozentbetrag eintragen und auf Steuersatz neu anlegen klicken. 26
Externe Zahlarten bestimmen Sie möchten alle vorhandenen Zahlungsarten sehen? Klicken Sie bitte auf Externe Zahlungsarten bearbeiten. Sie legen Zahlarten an, indem Sie auf Neuen Eintrag anlegen klicken und dort den Paymaster und den Namen der Zahlart angeben. Bestätigen Sie bitte Ihre Eingaben durch Klick auf Zahlungsart neu anlegen. Sie können festlegen, in welchen Verkaufsstellen die Zahlungsarten akzeptiert werden sollen. Warengruppen bearbeiten Lassen Sie sich bereits vorhandene Warengruppen anzeigen, indem Sie auf Warengruppen bearbeiten klicken. Um eine neue Warengruppe für das Hotelsystem Fidelio anzulegen, klicken Sie auf Neuen Eintrag anlegen und geben Sie den Namen der neuen Warengruppe ein. Klicken Sie zum Speichern auf Warengruppe neu anlegen. 27
Drucker anlegen Mit Klick auf Drucker bearbeiten sehen Sie alle bereits angelegten Drucker und den lokal angeschlossenen Drucker. Mit einem Klick auf die Lupe links des Druckers können Sie den Drucker bearbeiten oder klicken Sie auf den Papierkorb um den Drucker zu löschen. Dieser ist nur sichtbar, wenn dieser Drucker noch keiner Kasse zugeordnet ist. Um einen Drucker anzulegen, muss zunächst festgelegt werden, um welches Betriebssystem es sich handelt, an dem der Drucker angeschlossen ist: Windows: Der Pfad setzt sich aus folgenden Teilen zusammen: [Arbeitsgruppe des Rechners]/[Freigabename des Rechners]/[Freigabename des Druckers] Linux: Der Pfad besteht nur aus einem Teil: [Freigabename des Druckers] Netzwerkdrucker: Eingabe der IP-Adresse 28
Gästekarten verwalten Sie können neue Gästekarten anlegen oder bestehende Gästekarten bearbeiten. Klicken Sie hierzu auf Gästekarten bearbeiten, es werden Ihnen die bestehenden Gästekarten angezeigt. Durch einen Klick auf die Lupe links neben dem entsprechenden Eintrag können Sie die Gästekarten bearbeiten, durch einen Klick auf den Papierkorb wird der Eintrag gelöscht. Klicken Sie auf Neuen Eintrag anlegen, wenn Sie eine neue Gästekarte anlegen wollen. Geben Sie im Feld Name ein bis zu 5 Zeichen langes Kürzel für die Gästekarte an (bspw. PL für Gästekarte Platin ). Geben Sie der Gästekarte noch eine kurze Beschreibung (bspw. Gästekarte Platin ) und geben Sie die Standardreduktion an. Mit dem Haken bei Aktiv können Sie festlegen, ob die Gästekarte aktiviert ist oder nicht. 29
Benutzerkonten, Mitarbeiternummern und Rechte Über den Reiter Benutzer im Hauptmenü (beziehungsweise über den Punkt Benutzerverwaltung auf der Willkommensseite) legen Sie Benutzer an und richten die Systemberechtigungen ein. Einen neuen Benutzer legt man an, indem man auf das Feld Neuen Benutzer anlegen klickt und ihm folgende Informationen anhängt: Kürzel: Mit dem Benutzerkürzel meldet sich der Benutzer im Backend von MY POS an. Berechtigung: Je nach Aufgabenfeld des Mitarbeiters weisen Sie ihm Sie die passenden Rechte zu: o Der Benutzer mit der Berechtigung Statistik hat nur Zugriff auf die Statistikansicht. Zusätzlich ist hier eine Einschränkung auf bestimmte Artikelkategorien möglich. o Der Benutzer mit dem Status Kellner hat nur Zugriff auf seine Umsatzauswertung o Der Benutzer mit dem Status Storno kann darüber hinaus Umsätze stornieren und Guthaben erstellen o Der Artikelverwalter kann zudem noch Artikel anlegen, diese in Kategorien einordnen und Steuersätze pflegen o Der Kassenverwalter verfügt über die Möglichkeit, Verkaufsstellen und Kassen anzulegen, den passenden Drucker für diese auszuwählen und den Ausdruck auf dem Bon anzupassen o Der Admin hat die volle Systemberechtigung und darf sämtliche Einstellungen bearbeiten und Benutzer verwalten. Mitarbeiter-Loginbutton: Ist diese Funktion aktiviert, gibt es für den Benutzer in jeder für ihn zugänglichen Verkaufsstelle einen Button zum Einloggen. Die Eingabe seiner Mitarbeiternummer ist nicht mehr notwendig. Minusbuchung: Durch Anhaken der Minusbuchung wird dem Benutzer erlaubt auch negative Artikel in der Kasse zu buchen. Sprache: Für die Anzeige des Backend und der Kasse für diesen Benutzer Zugriff auf: die entsprechenden Verkaufsstellen Anrede, Vor- und Nachname: Persönliche Benutzerdaten Gesperrt: Benutzern kann der Zugang zum Backend und zur Kasse gesperrt werden, indem das entsprechende Häkchen gesetzt wird. CIN: persönliche Stornonummer 30
Passwort: Das Passwort steuert in Kombination mit dem Benutzerkürzel den Zugang zum Backend von MY POS. Das Passwort muss zur Sicherheit zwei Mal eingegeben werden. Nach aktiven Benutzern kann gesucht werden, indem der Anfang des Namens oder das Kürzel im Suchfeld oben auf der Seite eingegeben wird und auf Suche starten geklickt wird. Mit Klick auf die Lupe links des Benutzers öffnen sich die detaillierten Informationen, unter anderem wird die Mitarbeiternummer angezeigt. Wichtig: Mit dieser Nummer melden Sie sich an der MY POS Kasse (Frontend) an. 31
Spa-Kasse Die Abrechnung von gebuchten Wellnessbehandlungen ist denen der Restaurantkasse ähnlich. Um die Funktionen für den Wellness-Desk vorzubereiten, wählen Sie bitte für die Wellness-Mitarbeiter, welche die Spa-Kasse bedienen dürfen, die Spracheinstellung Spa deutsch : Am Wellnessdesk können Sie die mit MY SPA gebuchten Termine zur Abrechnung an MY POS übergeben. 32
Diese Termine erscheinen in der Kasse und können dort abgerechnet werden. Auch am Wellness-Desk können Sie mit der Schnellkasse außerhalb von Behandlungen Zusatzverkäufe abrechnen. Mit der Auswahl Spa Kasse gelangen Sie in die Übersicht aller von MY SPA an die Kasse übergebenen Wellness-Behandlungen. Hier können Sie zwei Termine für die Abrechnung zusammenführen oder Vorgänge von Kollegen übernehmen.. In der Spa-Kasse werden sie Vorgangsfunktionen genannt, inhaltlich sind sie gleich. 33
Vor der Abrechnung können noch Zusatzverkäufe, z.b. Kosmetik-Artikel hinzugefügt, oder Behandlungen abgerechnet werden, die nicht über MY SPA reserviert wurden. Ist eine Spa-Behandlung über die Kasse abgerechnet, ist dort die MY POS Vorgangsnummer zu sehen. 34
Tipps & Tricks Rechnung anteilig durch Gutschein zahlen Falls Sie Fidelio nutzen, legen Sie in Fidelio bitte eine Warengruppe Gutscheine an. Legen Sie dann in MY POS bitte unter Administration Warengruppen ebenfalls eine neue Warengruppe Gutscheine an sowie einen neuen Steuersatz Gutschein mit 0 %. Gehen Sie dann zur Bearbeitung Ihrer Verkaufsstelle, in der Gutscheine akzeptiert werden sollen und tragen Sie hier für die Gutscheine die entsprechende Fidelio Warengruppe ein. Legen Sie dann einen neuen Artikel Gutschein an, der entweder einen festen Wert (50,- ) haben kann, oder auch ohne Wert (Haken setzen bei Reduzierbar - manuelle Reduktion) eingetragen werden kann. Als Steuersatz wählen Sie bitte 0 % und haken Sie die Verkaufsstelle auch hier an. In der Kasse gehen Sie bitte so vor: Möchte ein Gast seine Rechnung zum Teil mit Gutschein zahlen, nehmen Sie eine Minusbuchung am Tisch vor (Sie benötigen die Berechtigung hierfür): Klicken Sie bitte bevor Sie auf Zahlen gehen, auf das Minuszeichen des Nummerfeldes, klicken auf den Artikel Gutschein und geben Sie dann die Gutscheinhöhe ein. Oder: Haben Sie feste Gutscheinpreise eingeben, klicken Sie auf das Minus und dann auf den Artikel Gutschein in der entsprechenden Höhe. Sie erhalten zwei Bons: einen über den kompletten Verzehr und einen separaten Bon über die Teilzahlung durch Gutschein (Stornierung in Höhe des Gutscheinbetrags). Durch diese Vorgehensweise wird der Gutscheinbetrag ausgewiesen, aber der Verzehr in voller Höhe belegt und auch auf dem Bewirtungsbeleg korrekt dargestellt. 35
Support Jedes Programm lebt erst durch die Menschen, die mit ihm arbeiten. Wir freuen uns über Ihre Erfahrungsberichte und Anregungen. Die Kasse MY POS ist bereits ein leistungsfähiges System, das sich problemlos um individuelle Funktionen, die Sie für Ihre Arbeitserleichterung benötigen, erweitern lässt. based on IT GmbH Dornkratz 1 WP 65207 Wiesbaden E-Mail info@based-on-it.de Telefon +49-(0)611-950005-0 Icons Onlinehilfe Zweites Fenster Persönliche Einstellungen Logout VIP HH MAN AI Repräsentationsliste erzeugen CSV-Export erzeugen Rabatt für Stammgäste und VIP s Happy Hour Manuelle Reduktion All-inclusive Eintrag anzeigen Eintrag löschen 36