Anwendungsbeschreibung des ReNoStar-Druckers Stand September 2007
Inhalt Inhalt... 2 Anforderung aus der Praxis... 3 Die ReNoStar Drucker-Leiste... 3 Erstellen einer Vorlage... 3 Reihenfolge der Vorlagen bestimmen... 9 Drucken über den ReNoStar Drucker... 10 Erstellen eines Wasserzeichens... 10 Löschen einer Vorlage... 11 Erstellen einer Schablone... 12 Drucken über eine Schablone... 14 Bearbeiten einer Schablone... 15 Löschen einer Schablone... 16 2
Anforderung aus der Praxis Folgende Anforderungen aus der Praxis sollen über den ReNoStar Drucker bedient werden:» es wird im Netzwerk auf mehreren Druckern und / oder Multifunktionsgeräten gedruckt» es werden bestimmte Dokumente auf bestimmten Druckern aus einem definierten Schacht gedruckt» es sind verschiedene Papierarten in verschiedenen Druckerschächten deponiert, z.b. Briefpapier, Originalpapier Seite 1, Originalpapier Folgeseiten, Blankopapier, Entwurfspapier, farbiges Papier etc.» es soll nur einmalig fest definiert werden, welcher Drucker und welcher Schacht mit welchem Papier bestückt wird» jeder Arbeitsplatz definiert für sich, über welchen Drucker und welche besonderen Dokumente gedruckt werden» jeder Arbeitsplatz definiert für sich, welche Stempel zum Einsatz kommen sollen» die Definition soll sowohl für Netzwerkdrucker als auch für lokale Drucker erfolgen können Die ReNoStar Drucker-Leiste Die ReNoStar Drucker-Leiste besteht aus den Komponenten die nachfolgend sukzessive beschrieben werden. Erstellen einer Vorlage Zur Erstellung einer neuen Vorlage öffnen Sie ein leeres Worddokument. Der Vorlage einen Drucker zuweisen Wählen Sie über die Word-Menüleiste Datei -> Drucken den Drucker aus, den Sie für Ihre Vorlage ansteuern möchten und schließen den Dialog anschließend mit <Abbrechen>, damit nicht eine leere Seite auf dem gewählten Drucker ausgegeben wird. 3
Der Vorlage Druckerschächte zuweisen Im diesem Schritt definieren Sie den Druckerschacht, aus dem die Vorlage später immer gedruckt wird. Gehen Sie dazu über die Word-Menüleiste Datei -> Seite einrichten Wählen Sie die Karteikarte Papierzufuhr Sie bekommen die verfügbaren Druckerschächte des ausgewählten Druckers angezeigt und können an dieser Stelle unterschiedliche Ausgänge für den Ausdruck der ersten Seite und der Folgeseiten in der Vorlage definieren. Im unserem Beispiel wird die erste Seite aus Fach 1 gedruckt, die Folgeseiten aus Fach 2 des Druckers.!!! Dieser Dialog im Bereich Seite einrichten hängt von den Eigenschaften des ausgewählten Druckers ab und kann daher von Druckertyp zu Druckertyp variieren. Im Zweifelsfall setzen Sie sich bitte mit unserem Hause in Verbindung. Wir sind gern bereit, Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlagen fachkundig zu unterstützen!!! 4
Speichern Sie die Einstellung in diesem Dialog mit. In der Vorlage einen Stempel erstellen Sie können die Vorlage nun mit einen Stempel versehen, indem Sie über die Menüleiste Einfügen -> Textfeld auswählen. Positionieren und ziehen Sie den Cursor in Ihrer Vorlage in den Bereich, in dem der Stempel erscheinen soll.!!! Das Textfeld darf nicht im Kopf bzw. Fußzeilenmodus positioniert werden!!! Geben Sie den gewünschten Text ein, z.b. und formatieren Sie diesen mit beliebiger Schriftart, Größe, Ausrichtung etc. Dazu markieren Sie den Text, klicken anschließend mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich und wählen Zeichen aus. Im Folgemenü können Sie die Schriftart, Größe und evtl. Effekte auswählen und mit 5
speichern. Entfernen Sie nun den Rahmen des Textfeldes sowie den weißen Hintergrund. Dazu markieren Sie den Rahmen des Feldes mit der rechten Maustaste und wählen aus. Auf der Karteikarte <Farben und Linien> wählen Sie in der Rubrik Farbe keine Farbe und in der Rubrik Linie keine Linie, 6
wechseln anschließend auf die Karteikarte <Layout> und stellen dort auf die Umbruchart Hinter den Text um. Speichern Sie die Einstellung mit in diesem Dialog. Das Textfeld wird abschließend in den Hintergrund gelegt. Das erreichen Sie, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Rand des Textfeldes klicken und dort Reihenfolge -> In den Hintergrund auswählen. Als Ergebnis präsentiert sich die Vorlage nun wie folgt: Vorlage speichern 7
Um das Druckmakro zu speichern, wählen Sie aus der ReNoStar Drucker-Leiste den Button. Sie erhalten einen Dialog, über den Sie die Position des Stempels festlegen können. Je nach getroffener Auswahl wird der Stempel auf der gewünschten Seite / den gewünschten Seiten eingefügt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl in diesem Dialog mit. Sie erhalten denselben Dialog, wenn Sie den Button der ReNoStar Drucker-Leiste auswählen. Über diesen Programmbereich können Sie zusätzlich bereits die Anzahl der Kopien festlegen, die Sie mit dem Ausdruck der Vorlage verbinden wollen. Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen Namen, z.b. Abschrift. Dieser wird später auf dem Druckbutton Ihrer Druckerauswahl erscheinen. Neben dem Stempel wird auch der angesteuerte Drucker in der Vorlage eingeblendet. Diese Druckerinformation ist Teil des internen Speichervorgangs und fließt selbstverständlich nicht in den Ausdruck des Textes ein. Über den Button ist die neu erstellte Vorlage nun jederzeit auswählbar: 8
Sie können diesen Vorgang zur Erstellung von Vorlagen beliebig oft wiederholen. Zu Demonstrations- und Dokumentationszwecken sind hier weitere Vorlagen für Original, beglaubigte Kopie, Handaktenbogen und Rechnung definiert: Reihenfolge der Vorlagen bestimmen Die erstellten Vorlagen werden über den angeordnet. in alphabetischer Reihenfolge Sie können die Reihenfolge ändern, in dem Sie bei der Namensvergabe Nummern voranstellen, die auf den Button selbst nicht dargestellt werden. Falls Sie nachträglich eine entsprechende Änderung wünschen, so rufen Sie innerhalb des jeweiligen Privatverzeichnisses den Ordner Drucker auf und ändern dort die gespeicherten Vorlagen wie im nachfolgenden Beispiel: 9
Ihr Druckmenü wird daraufhin entsprechend umgestellt:!!! Sofern Sie sich für diese Art der Sortierung über Ordnungsziffern entscheiden, sollten Sie diese auch stringent fortführen. Namensvergaben für Vorlagen wie z.b. 01 Abschrift für eine Vorlage und Abschrift für eine weitere Vorlage sind betriebssystembedingt zwar zulässig, führen aber innerhalb des ReNoStar Druckers unweigerlich zur Darstellung Drucken über den ReNoStar Drucker und somit zur Unübersichtlichkeit!!! Erstellen Sie nun ein Dokument im Word oder über die ReNoStar Textverarbeitung. Zum Ausdruck rufen Sie Ihr zuvor definiertes Druckmenü über den Button auf. Sie bekommen nun folgende Auswahl eingeblendet (falls keine Ordnungsziffern verwendet werden): Ein Klick auf den gewünschten Button, z.b., startet den Druck in der vordefinierten Form. Der Stempel erscheint nicht auf Ihrem Dokument am Bildschirm, sondern nur auf dem Ausdruck. Sie können den Druck für ein Dokument beliebig oft mit verschiedenen Button wiederholen. Sie schließen das Druckmenü über. Erstellen eines Wasserzeichens Sie können zu jeder Vorlage ein Wasserzeichen erstellen. So soll z.b. die Vorlage zusätzlich mit einem Wasserzeichen versehen werden. Sie wählen aus der ReNoStar Drucker-Leiste über den Button aus. die gewünschte Vorlage Die gewählte Vorlage wird Ihnen in der Menüleiste der Textverarbeitung Word für Windows angezeigt:. 10
Über die Word-Menüleiste rufen Sie den Bereich Ansicht -> Kopf- und Fußzeile auf: Es öffnet sich der Kopfzeilenbereich Ihrer Vorlage, in der Sie im rechten Bereich des Ausdrucks ein Paragraphenzeichen platzieren möchten: Sie können das Paragraphenzeichen wie unter In der Vorlage einen Stempel erstellen beschrieben auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Nach dem Speichern wird das gewählte und bearbeitete Zeichen als Wasserzeichen im Kopfbereich der Vorlage dargestellt. Über den Button weisen Sie der bereits existierenden Vorlage die Änderung zu. Löschen einer Vorlage Um eine gespeicherte Vorlage zu löschen, klicken Sie auf den Button. Es erscheint ein Fenster mit allen vorhandenen Vorlagen.. Danach erfolgt eine ent- Sie Wählen die zu löschende Vorlage aus, z.b. sprechende Bestätigung vom ReNoStar Drucker: 11
Die gelöschte Vorlage ist anschließend entfernt. Erstellen einer Schablone Sinn einer Schablone im ReNoStar Drucker ist es, existierende einzelne Vorlagen zu einem Druckauftrag zu kombinieren. Das Prinzip ähnelt den Abrechnungsschablonen, die Sie aus der Honorarabrechnung kennen, wo verschiedene Gebührenansprüche nach RVG zusammengefasst sind. Einer Schablone eine vorhandene Vorlage zuweisen Zur Erstellung einer Schablone im ReNoStar Drucker öffnen Sie ein beliebiges Worddokument. Sie klicken auf den Button. Es erscheint ein Fenster mit den Spalten Vorhandene Vorlagen (links), in der die existierenden Vorlagen aufgelistet sind und Ausgewählte Vorlagen (rechts), die diejenigen Vorlagen aufnehmen wird, die Sie über die Schablone ausführen möchten. 12
Zur Bearbeitung in diesem Fenster stehen folgende Bedienfelder zur Verfügung: -> übernimmt eine markierte vorhandene Vorlage in die ausgewählte Vorlage -> übernimmt alle vorhandenen Vorlagen in die ausgewählten Vorlage -> entfernt eine markierte ausgewählte Vorlage -> entfernt alle ausgewählten Vorlagen Sie möchten die Vorlagen Original, Abschrift und beglaubigte Kopie dieser Schablone zuweisen. Um dieses Ziel zu erreichen markieren Sie zunächst die Vorlage Abschrift und übernehmen diese über das Bedienfeld in die ausgewählten Vorlagen. Mit den Vorlagen beglaubigte Kopie und Original verfahren Sie entsprechend, so dass Ihre Schablone anschließend folgendes Aussehen hat: Die Vorlagen in der Spalte Ausgewählte Vorlagen spiegeln so einen kompletten Workflow eines Dokumentenstapels wieder. Sie können einer Schablone eine vorhandene Vorlage auch mehrfach zuweisen mit dem Ziel, mit einem Workflow mehrere gleichartige Dokumente erstellen zu können. So sollen über den Druck einer Schablone ein Original, eine Abschrift und drei beglaubigte Kopien erzeugt werden. In diesem Fall weisen Sie die Vorlage beglaubigte Kopie der Schablone dreimal zu, so dass diese anschließend folgendes Aussehen hat: 13
Schablone speichern Zur Speicherung der Schablone im ReNoStar Drucker vergeben Sie einen Namen, anhand dessen Sie den gewünschten Workflow schnell erkennen können. In unserem Beispiel bietet sich folgende Bezeichnung an: Sie speichern die Schablone abschließend über den Button. Drucken über eine Schablone Sie haben das gewünschte Dokument über die Schnittstelle ReNoStar / Winword erstellt und möchten dieses nun über die vorhandene Druckschablone verarbeiten Für den Ausdruck des Dokumentes, rufen Sie Ihre definierte Schablone über den Button auf. Sie erhalten die Übersicht aller gespeicherten Schablonen Ein Klick auf den Button druckt für jede hinterlegte Vorlage innerhalb der Schablone das gewünschte Dokument auf den konfigurierten Druckern sowie den konfigurierten Schächten aus. 14
Bearbeiten einer Schablone Um eine vorhandene Schablone zu bearbeiten, klicken Sie auf den Button. Es erscheint das Auswahlmenü aller vorhandenen Schablonen: Wählen Sie die gewünschte Schablone aus. Es erscheint der Inhalt der Schablone mit den zugeordneten Vorlagen: Löschen einer Vorlage aus einer Schablone Sie möchten mit dieser Schablone nur zwei beglaubigte Kopien verarbeiten. Sie markieren in der rechten Spalte die gewünschte Vorlage beglaubigte Kopie und löschen diese über das Bedienfeld aus der Schablone heraus. In unserem Beispiel hat die Schablone nun folgendes Aussehen: 15
Speichern der Änderung Beim Speichern dieser Änderung haben Sie nun folgende Möglichkeiten: Variante 1: Wenn Sie dieser Schablone einen neuen Namen geben auf Basis der Änderung bietet sich der Name 1xOri 1xAbschr. 2x begl. Kopie an wird diese Schablone mit dem geänderten Inhalt unter der neuen Bezeichnung gespeichert. Auf diese Weise können Sie über die Modifizierung einer bestehenden Schablone sofort eine weitere Schablone erzeugen, denn über den Button eine erweiterte Auswahl: erhalten Sie nun Variante 2: Sie bestätigen den Namen der Schablone mit. Somit haben Sie keine neue Schablone erstellt, sondern lediglich die Änderung des Inhalts der bestehenden Schablone unter der alten Bezeichnung gespeichert. Löschen einer Schablone Um eine gespeicherte Schablone zu löschen, klicken Sie auf. Es erscheint ein Fenster mit allen vorhandenen Schablonen. 16
Sie wählen die zu löschende Schablone aus, z.b. Text1. Danach erfolgt eine entsprechende Bestätigung vom ReNoStar Drucker: Die gelöschte Schablone ist anschließend entfernt. 17