Der neue Drittmittelprozess (3MP) Wie werden die Drittmittel abgewickelt? Übersichtsinformationen und Informationen zu Mittelanforderungen/Verwendungsnachweise (FIMA) KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft www.kit.edu
Leistungen FIMA-Drittmittelverwaltung Die FIMA-DM übernimmt in ihrer Rolle als Front Office bei allen Projekten für interne Kunden: PSP-Anlage Mittelanforderungen, Verwendungsnachweise und Rechnungsstellung Projektabschluss Prüfungen 2 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ
Mittelanforderungen/Verwendungsnachweise Zentralisierung der Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise für Projekte der Kategorie A (Antrag/Zuwendung) auch für den Universitätsbereich Ansiedlung bei FIMA (Drittmittelverwaltung) als zuständigem Front Office Übernahme der Mittelanforderungen/Verwendungsnachweise erfolgt im Zeitraum 1.5.2015 bis 31.12.2016 gestaffelt nach Mittelgeber (DFG, Bund, Sonstige, EU) schrittweise für die einzelnen Bereiche 3 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ
FIMA Übergangsregelungen bei Förderprojektzuständigkeiten DFG Übernahme der Mittelanforderungen/Verwendungsnachweise schrittweise nach Instituten; jeder Instituts- und Projektleiter wird im Vorfeld informiert Es werden nur PSP-Elemente übernommen, deren Projektende nach dem 30.04.2015 liegt. Alle neuen Projekte werden bereits seit dem 01.05.2015 zentral bearbeitet. Die Übernahme der laufenden BUND-Projekte erfolgt schrittweise ab 01/2015 bis 04/2016. Früher als bisher geplant werden erste EU-Projekte bereits ab Oktober 2015 betreut. Die anderen Mittelgeber folgen voraussichtlich in 2016. 4 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ
Vorteile der Zentralisierung von MA/VN Durch die hohe Anzahl an Projekten liegen Kompetenzen zu den spezifischen Regularien der Zuwendungsgeber insbesondere zentral vor Einbindung der zentralen Einheiten aus rechtlicher und haushalterischer Sicht notwendig Rechtssicherheit geschaffen Haftungsrisiken gemindert Die Berichterstattung erfolgt KIT-weit einheitlich gegenüber den Zuwendungsgebern Die Institute werden administrativ entlastet: Die Drittmittelverwaltung erstellt Formulare für die Zuwendungsgeber und übernimmt den Eintrag in Online-Tools Die Einhaltung von Fristen und ein sach- und zeitgerechter Abschluss von Projekten wird gewährleistet Vermeidung des Verlusts von Projektmitteln und Verminderung des Aufwands durch bisher häufig falsch ausgefüllte Formulare und nicht hinreichendes Projektcontrolling 5 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ
Zeitplan für die Zentralisierung MA/VN Beispiel DFG Es werden nur PSP-Elemente übernommen, deren Projektende nach dem 30.04.2015 liegt. Alle neuen Projekte werden bereits seit dem 01.05.2015 zentral bearbeitet. Ab 01.05. ist FIMA damit Ansprechpartner für alle neuen Projekte. Die Zentralisierung der bereits bestehenden DFG-Projekte erfolgt bereichs- bzw. institutsweise entsprechend des Zeitplans. 6 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ
Information der Institute zur Zentralisierung der MA/VN Beispiel DFG Wir gehen schrittweise nach Instituten vor und informieren jeden Instituts- und Projektleiter im Vorfeld schriftlich über das neue Verfahren. Ein Informationsblatt zum DFG-Verfahren wird der Projektleitung zugesandt und kann auch im Intranet abgerufen werden. Das Schreiben beinhaltet die einzelnen Prozessschritte inklusive Austausch von Dokumenten und Informationen zwischen FIMA und der Projektleitung oder Kontaktperson. Bei Bedarf werden zusätzliche Termine zur Abstimmung vereinbart. 7 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ
Zeitplan für die Zentralisierung der MA/VN Andere Mittelgeber Ab 01.08.2015 beginnt die Bearbeitung der neuen BUND-Projekte durch die Drittmittelverwaltung. Die Übernahme der laufenden BUND- Projekte erfolgt schrittweise bis 04/2016. Früher als bisher geplant werden erste EU-Projekte bereits ab Oktober 2015 betreut. Die anderen Mittelgeber folgen voraussichtlich in 2016. 8 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ