Strategie im Handwerksbetrieb Der Weg von der Strategie zur erfolgreichen Umsetzung Referent: Kurt Assfalg Assfalg & Collegen GmbH, Unternehmensberatung 26655 Westerstede
Vorstellung des Referenten Kurt Assfalg (63) Betriebsberater im Handwerk seit 1974 Schwerpunkte: Unternehmenskonzepte Produktivität und Leistung Sanierungskonzepte Navigation und Steuerung von Handwerksbetrieben Begleitung bei der Umsetzung von Umstrukturierungen
Was ist Strategie? Alle Realitäten / Gegenstände haben einen gemeinsamen Anfang: Die Idee Neue Wege findet man nicht mit alten Gedanken Die Zukunft morgen wird nur so gut wie die Ideen von heute Strategie ist, Gedanken und Ideen zielgerichtet zu materialisieren
Was bedeutet Materialisierung in diesem Zusammenhang? Die Verwirklichung von Visionen/Träumen (Tagträume) ist der Antrieb für Innovation und Strategie Die Materialisierung von Träumen läuft immer gleich ab: 1. Kreativer Impuls / Idee / Vision / Traumbild 2. Klare Zielsetzung 3. Planung 4. Umsetzung und Navigation 5. Ergebniskontrolle
Anwendung von Materialisierungsprozessen im täglichen Leben Bewusste Verfolgung der Zusammenhänge zwischen immateriellen und materiellen Faktoren Beispiel: Idee / Gedanke Ziel Plan Aktion Ergebnis Bankgespräch wieder mal führen Vertrauensbildung; Information; Verbesserung der Konditionen, Rating, Liquidität Situations- und Lagebericht, Unternehmensplan, Nutzen für Bank definieren Bilanz- und Betriebsanalyse, Schwachstellen, Stärkenprofil, Handlungsplan, Künftige Zusammenarbeit, Information Standortbestimmung, Aktualisierung Unterlagen, Protokoll über Gesprächsfazit, Verbesserung der Beziehung
Erforderliche Voraussetzungen für Materialisierung Blindflug Stoppen Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung einer Strategie ist die laufende, zeitnahe Information über den Umsetzungsprozess und die Einflussparameter Materie ist das Endergebnis der Umsetzung von Strategie Eine erfolgreiche Landung erfordert die Kontrolle des gesamten Bewegungsprozesses, vor allen Dingen jedoch akute Informationen und weniger die Daten des Startvorganges Dafür nötig ist eine Systematische Navigation und Steuerung
Praktische Vorgehensweise für Materialisierung Auswahl der Einfluss-Parameter für die Zielerreichung (welche Parameter behindern oder befördern den Zielerreichungsprozess?) Vorgehen: 1. Endergebnis schriftlich festlegen 2. Sammlung aller Punkte / Aspekte, die dafür nötig sind 3. Steuerungsparameter (Prozessverfolgung) wählen, die mit der Zielerreichung zusammenhängen 4. Organisation für Einsatz von Navigations- und Steuerungsinstrumenten (so wenig Blindflug wie möglich)
Beispiel: Welches Ergebnis soll erreicht werden? Verdoppelung der abrechenbaren Arbeitszeiten!! Was brauchen wir dazu? Zeiterfassungssystem Organisationskonzept Mitarbeiter Ablenkungen Welche Steuerungsparameter sind relevant? 1.Anzahl abrechenbarer Stunden 2.Anzahl unproduktiver Stunden 3.Plan-/Vorgabestunden 1.Gliederung Arbeitsschritte/-gänge 2.Häufigkeit Zeiterfassung 3.Genauigkeit der Vorgaben 4.Lfd. Soll-/Ist-Zeitvergleich 1.Information Belegschaft 2.Vorschlagswesen, Leistungs-kontrolle 3.Motivation, Leistungslohn 1.Materialfluss-Organisation 2.Arbeitsvorbereitung, Terminplanung Rang
Vom Kernproblem zum Lösungssystem Grundlegender Engpass im System und Anwendung von Steuerungsparametern Kernproblem: Permanente Ebbe in der Kasse Zu hohe Ausgaben zu wenig Einnahmen Zu wenig Umsatz keine Kreditwürdigkeit Zu wenig Auftragseingänge Mangel an Lieferungen/Ware Mangel an Kapazität Keine Nachfrage zu teuer zu wenig Vertrieb zu schlechte Qualität zu wenig Präsentation zu wenig Angebote zu wenig Akquisition
Schritte eines Teilprojektes zum Erreichen des Projektzieles, um Materialisierungsprozess bewusst zu steuern. Problem: Ziel: Schritt 1 Zu wenig Aufträge Verbesserung der Auftragslage Arbeitstitel für das konkrete Projekt Verbesserung der Auftragslage Schritt 2 Auflistung aller relevanten Faktoren für diesen Bereich Produktqualität, Bekanntheitsgrad (X), Produktnachfrage, Produktverständlichkeit, Preis des Produkts, Mitbewerberaktivitäten,Vertriebsaktivitäten (X), etc. Schritt 3 Steuerungsparameter der vermuteten Engpassfaktoren (=X) Eingehende Telefonate, vereinbarte Kundentermine, erfolgte telefonische Kaltakquisen, eingehende Aufträge, tatsächlich erfolgte Kundentermine, erfolgte Präsentationen, ausgehende Angebote etc.
Schritt 4 Erfassen und Beobachten ausgewählter Parameter: Parameter Mo Di Mi Do Fr Sa Summe Tel. eingehend 32 Präsentationen 8 Schritt 5 Schritt 6 Schritt 7 Schritt 8 Schritt 9 Sammeln und Auswerten der gewonnenen Daten (Häufigkeiten etc.) Visualisierung (z.b. nach längerer Periode) mit Hilfe von grafischen Verläufen Erarbeiten von Zielvorgaben (Gesamtziel aufgliedern in Teilziele) z.b. Kaltakquise verdoppeln, Präsentationen um 50% erhöhen etc. Entwickeln von Maßnahmen für Teilziele Durchführung und Kontrolle der Maßnahmen und deren Zielauswirkungen
Sag mir, wohin die Reise geht Nichts passiert zufällig, sondern ist das Ergebnis eines Prozesses Die ZUKUNFT ist IMMER die logische Folge aus den Faktoren der Gegenwart PLUS dem Trend ihrer Entwicklung. Also müssen wir die Faktoren finden, die DIESE ZUKUNFT beeinflussen. Je besser wir die entscheidenden Indikatoren (= Steuerungsparameter) eines bestimmten Bereiches/Aufgabe definieren und je exakter die gewonnenen Informationen sind, desto genauer wird die Vorhersage für die Zukunft dieses Bereiches möglich sein.
Erster Schritt: Fragen an die Zukunft (je konkreter, desto besser die Suche nach Parametern) Zweiter Schritt: Welche Steuerungsparameter/Indikatoren gibt es zu diesen Fragen? Dritter Schritt: Wertigkeit der Steuerungsparameter bestimmen ZUKUNFT wohin? - Die spezifische heutige Situation führt automatisch zu einer potenziellen Zukunft. - Das Handeln im Heute setzt also Impulse, die die Zukunft gestalten. (z.b. Sparen monatlich 10 führt zum Besitz von 120 in einem Jahr). - Ändert man dieses Handeln, so ändert sich automatisch (und fließend) die potenzielle Zukunft. - Mit jeder Änderung der Gegenwart tatsächliche Handlung vorausgesetzt verändere ich die Zukunft.
Faktoren über die Genauigkeit von Vorhersagen 1. Der Zeitfaktor: Je weiter die vorherzusagende Zukunft entfernt ist, desto unschärfer wird das Bild. 2. Die Komplexität: Je mehr Faktoren beeinflussen können, desto schwieriger die Vorhersage. 3. Die Veränderungsdynamik: Häufigkeit und Geschwindigkeit der laufenden Veränderungen erschweren die Vorhersage. Deshalb - Bereich der Vorhersage genau eingrenzen und definieren - Komplexität eingrenzen durch definieren und beobachten der Steuerungsparameter - Je nach Zeitraum den richtigen Schärfefokus einstellen, mit dem diese Parameter zweckmäßig zu erfassen und zu beobachten sind. - Veränderungsdynamik einschätzen, d.h. wie viele Veränderungen finden voraussichtlich im zu untersuchenden Zeitraum statt?
Vorhersage-Matrix 1. Fragen an die Zukunft, die Sie interessieren, formulieren 2. Zeitpunkt in der Zukunft, der vorhergesagt werden soll, je Frage bestimmen 3. Komplexität dieses Bereiches einschätzen (Durch 2. und 3. lässt sich nun ein Feld einer Matrix definieren) 4. Bestimmung der Veränderungsdynamik bei jeder Frage einschätzen (1=niedrig, 2=mittel, 3= hoch) z.b. Frage an die Zukunft: Ich werde im April 100 T Umsatz machen! Fazit: Je mehr Auswirkungen eine gegenwärtige Handlung (z.b.verkaufsaktivität heute) auf die Zukunft hat, desto bewusster wird die damit verbundene Entscheidung getroffen. Die Selbstbestimmung der Entscheidung hängt davon ab, in welchem Maß ich frei von Zwängen bin.
Nutzen Sie die HANDLUNGSSPIELRÄUME! Ein Gestaltungsraum entsteht zwischen dem Heute und dem gewünschten Ziel morgen. Der unternehmerische SpielRAUM liegt zwischen Gegenwart und Zielpunkt in der Zukunft. Er besteht aus der Interaktion bzw. aus dem Wettbewerb zwischen den beeinflussbaren internen und den nicht beeinflussbaren externen Faktoren. Wenn ich einen Zielkorridor habe und ich nutze den dazugehörigen Gestaltungsspielraum NICHT, dann findet Zukunft ohne mich bzw. ohne mein Zutun statt. Visualisieren Sie den Gestaltungsraum mit Eingang (Zeitpunkt der Zielsetzung), Boden, Decke, Wände, Ausgang (Zielerfüllung). Ist der Raum leer oder mit Menschen gefüllt, welche Stimmung herrscht?, sind die Konturen scharf oder verschwommen, wie sieht der Einstieg aus? Welches Gefühl macht sich breit bei der Betrachtung der Tür am Ende des Raumes?
Zusammenfassung 1. Jeder Gegenstand war am Anfang eine Idee, die mit Strategie PLUS konsequente Umsetzung materialisiert wurde. Der Prozess läuft immer gleich ab: Kreativer Impuls/Idee/Vision Zielsetzung - Planung Umsetzung Ergebniskontrolle. 2. Steuerung des Materialisierungsprozesses erfordert laufend ZEITNAHE Informationen über Entwicklung der Steuerungsparameter. Hierzu sind einfache Navigationsinstrumente (wie z.b. AS-MehrWert ) zwingend erforderlich. 3. Engpässe im Entwicklungsprozess werden analysiert und in die Faktoren zerlegt. Kernproblem ist der gegenwärtige Minimumfaktor.
Zusammenfassung (2) 4. Vorhersage des Prozesses erfordert exakte Definition der entscheidenden Indikatoren (= Steuerungsparameter). 5. Jede Veränderung der Gegenwart verändert automatisch die potenzielle Zukunft. Bestimmung der drei Faktoren der Vorhersage: Zeitraum Komplexität Veränderungsdynamik des jeweiligen Bereiches. 6. Visualisierung des unternehmerischen SpielRAUMES zwischen Gegenwart und Zukunft als Gestaltungskorridor zwischen beeinflussbaren ( internen ) und nicht beeinflussbaren ( externen ) Faktoren.
Die Checkliste 1. Kreativer Impuls: Sie haben eine Idee zu einem Produkt oder zu einem Ziel, das Sie tun oder erreichen wollen! 2. Visualisieren Sie bewusst, wie diese Idee/Vision/Traum von Ihren Gedanken zur Materie wird und gehen Sie entspannt und locker gedanklich den Weg dahin durch. 3. Überlegen Sie nun, welche internen von Ihnen direkt beeinflussbaren Faktoren die tatsächliche Umsetzung Ihrer Vision beeinflussen und leiten Sie die entscheidenden Steuerungsparameter ab. Folgende Knackpunkte sind klarzustellen: o o Sicherstellung des tatsächlichen Kundennutzens Sicherung des eigenen Nutzens
4. Legen Sie fest, wie Sie diese Parameter messen wollen (laufende Navigation), um während des Prozesses zeitnahe Informationen zu bekommen (z.b. AS-MehrWert ). 5. Messen Sie den Status Quo dieser Parameter und legen Sie Zielvorgaben fest (je genauer, desto besser). 6. Machen Sie dasselbe für die externen von Ihnen nicht beeinflussbaren Faktoren, die sich auf die Umsetzung Ihrer Vision auswirken, und machen Sie eine Zukunftsvorhersage. 7. Überlegen Sie sich für JEDEN der (internen und externen) Steuerungsparameter Handlungsschritte, die Sie einleiten werden, wenn er sich negativ entwickeln sollte, mit dem Ziel, den Prozess aufrechtzuerhalten.
8. Visualisieren Sie den Zielkorridor innerhalb Ihres Handlungsspielraumes. Stellen Sie sich den Raum plastisch vor je detaillierter desto besser (ggf. ein Bild dazu malen). 9. Machen Sie nun ein klassisches Projektmanagement mit allen Maßnahmen, die Sie durchführen müssen. Vergessen Sie nicht, die Umsetzung der Projektschritte selbst als Steuerungsparameter aufzunehmen. Denn es wird gar nichts passieren, wenn Sie es nicht TUN! 10. Betreten Sie Ihren Gestaltungsraum und durchschreiten Sie ihn so lange, bis das Ziel erreicht ist dieses Mal in der Praxis! Gehen Sie diesen Prozess anhand der Checkliste mindestens dreimal durch einmal in Gedanken als Visualisierung einmal konzeptionell (Arbeitsblätter, Checklisten etc. erstellen) beim dritten Mal in der konkreten Umsetzung.
Eigene Verbesserungspotenziale erkennen und nutzen Wo sind hinsichtlich dieser Umsetzungsstrategie und dieses Materialisierungsprozesses eigentlich Ihre eigenen Stärken und Schwächen? In den verschiedenen Phasen sind unterschiedliche Fähigkeiten und Kenntnisse erforderlich. Die Ermittlung des Minimumfaktors für einzelne Teilprojekte oder auch hinsichtlich der eigenen Fähigkeiten und Präferenzen ist der erste Schritt zur Verbesserung des eigenen Umsetzungspotenzials. Wann können eigene Stärken ausgebaut werden, eigene Schwächen durch Kooperationspartner kompensiert werden, wann muss ich aber auch an meinen eigenen Schwächen selbst arbeiten ( innerer Schweinehund, Zielsetzung, Visualisierung, TUN.. etc. ).
Analyse Strategie - Umsetzungspotenzial Schritt Was Kann ich (Schulnoten) Mache ich (+++ ++ + 0) 1 Ideen Kreative Impulse, Ideen zulassen, Herumspinnen 1 ++ 2 Visualisierung Phantasie, Einsicht in Notwendigkeit, Zusammenhänge 2 + 3 Informationsbedarf ermitteln Steuerungsparameter intern, extern, bewusst machen 2 0 4 Information Befragung, Gespräche, Interviews, Fragebögen 2 ++ 5 Parameter zeitnahes Informationssystem 3 +
Analyse Strategie Umsetzungspotenzial (2) Schritt Was Kann ich (Noten) Mache ich (+++ ++ + 0) 6 Notfallplan Potentielle Engpässe von vorneherein ausräumen 4 0 7 Handlungsraum Bewusst machen, dass dieser Raum existiert 2 0 8 Projektmanagement Aufgaben, Handlungsschritte, Planung, Zeitplan, Administration 2-3 + 9 Durchführung Tun, Korrigieren, Dranbleiben, Selbstmotivation, Durchhalten 2 ++ 10 Abschluss Gedanklicher und praktischer Abschluss. Nicht nachhängen 1 +++
Fazit für den Inhaber/Geschäftsführer des Handwerksbetriebes Erfolg kommt nicht von allein, sondern ist das Ergebnis eines zielorientierten Handelns, das man auch STRATEGIE nennt. Das Ziel muss möglichst konkret formuliert sein und auch mit aller Konsequenz gewollt sein. Es steht auf der Prioritätenliste (Zeitmanagement) des Chefs ganz oben. Der Weg zum Ziel erfordert Veränderungen, stets aktuelle Informationen und konsequentes Handeln. Dafür muss der Chef sich ausreichend Zeit nehmen. Tägliche Frage am Morgen: Was mache ich heute in Richtung Zielerreichung? Abends: Bin ich heute einen Schritt weitergekommen?
Periodische Navigation (wöchentlich/monatlich/quartalsweise/jährlich) und systematischer Soll/Ist-Abgleich der Teilziele und ggf. Zielkorrektur. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter/Familienmitglieder teilhaben an der Erreichung der Teilziele und der Endziele. Motivieren Sie damit Ihre Belegschaft und sich selbst. Schenken Sie Freude am Erfolg. Lassen Sie sich bei Rückschlägen nicht entmutigen, sondern eher dadurch bestärken, an der Zielerreichung hart zu arbeiten. Es ist eigentlich ganz einfach und immer gültig:
IDEE/GEDANKE/TRAUM/VISION KLARE ZIELSETZUNG PLANUNG / TEILZIELE UMSETZUNG / NAVIGATION ERGEBNISKONTROLLE VIEL SPASS AM ERFOLG UND BEI DER UMSETZUNG!!
Vielen Dank für Ihr Interesse!