INTEGRA Lohn + Gehalt

ELStAM Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale Viele Jahre wurde für die Dokumentation der Lohnsteuerabzugsmerkmale die allseits bekannte Lohnsteuerkarte ausgestellt und vom Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber ausgehändigt. Der Arbeitgeber übernahm die Angaben auf der Lohnsteuerkarte in seine Entgeltabrechnungssoftware und konnte somit die korrekte Steuerberechnung für seinen Arbeitnehmer durchführen. Mit Einführung der ELStAM-Datenbank hat die alte Lohnsteuerkarte nun endgültig ausgedient. Als Einführungszeitraum hat der Gesetzgeber das Jahr 2013 festgelegt. Spätestens im Dezember 2013 müssen alle Arbeitgeber ihre Arbeitnehmer bei der ELStAM-Datenbank anmelden und die Lohnsteuerabzugsmerkmale vor jeder Abrechnung von der zentralen Datenbank abrufen. In der folgenden Dokumentation werden die Erweiterungen in INTEGRA Lohn + Gehalt, die mit der Einführung von ELStAM beachtet werden müssen, beschrieben. Lohn-Firmenstamm Im Lohn-Firmenstamm muss das ELStAM-Startdatum erfasst werden. Das Programm sieht die Auswahlmöglichkeiten 01.11.2013 oder 01.12.2013 vor. Anmeldungen zu einem früheren Datum sind nicht möglich. Das Startdatum darf auch nicht in der Zukunft liegen, d.h. Anmeldungen zum 01.12.2013 können erst ab dem 01.12.2013 erfolgen und nicht früher. Wird die Abrechnung des Monats November 2013 gegen Ende des Monats oder Anfang Dezember durchgeführt, so kann noch zum 01.11.2013 angemeldet werden. Ist die November-Abrechnung bereits erfolgt, so sollte als Startdatum der 01.12.2013 ausgewählt werden. In der Regel werden die Anmeldungen innerhalb eines Tages von der ELStAM-Datenbank bestätigt. Es ist jedoch auch möglich, dass die Bestätigung bis zu 5 Tage dauern kann. Erst mit bestätigter ELStAM-Anmeldung und den zurückgemeldeten Lohnsteuerabzugsmerkmalen ist die Abrechnung mit ELStAM möglich. Melden Sie Ihre Arbeitnehmer deshalb frühzeitig vor dem geplanten Abrechungstermin an. Seite 1

Personalstamm Voraussetzung für die Anmeldung der steuerpflichtigen Arbeitnehmer ist das Vorhandensein der steuerlichen Identifikationsnummer. Arbeitnehmer ohne ID-Nummer können nicht bei der ELStAM-Datenbank angemeldet werden. Deshalb sollte diese Angabe bei allen Arbeitnehmern im Personalstamm überprüft und gegebenenfalls nachgepflegt werden. Um entscheiden zu können, welche Mitarbeiter zukünftig mit ELStAM, ohne ELStAM (mit manueller Vorgabe), mit einer Besonderen Bescheinigung oder mit Pauschalversteuerung abgerechnet werden sollen, wurde im Personalstamm das neue Feld Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt. Das Feld wird automatisch an Hand des bereits vorhandenen Steuerschlüssels vorbelegt: Bei Steuerschlüssel = 0 wird das Feld mit Besondere Bescheinigung vorbelegt. Bei Steuerschlüssel = 1 bis 6 wird das Feld mit Manuelle Vorgabe vorbelegt. Bei Steuerschlüssel = 7 bis 9 wird das Feld mit Pauschalversteuerung vorbelegt. Die Auswahl ELStAM wird vom Programm bei der Erstellung der Erstanmeldungen (Eintritte vor Startdatum) automatisch eingestellt. Sind noch keine Startmeldungen erstellt, gilt bei allen Mitarbeitern mit gültiger Steuerklasse Manuelle Vorgabe als Vorbelegung. Weitere Hinweise zum Feld Lohnsteuerabzugsmerkmale finden Sie weiter unten unter dem Thema Nach dem Start des Meldeverfahrens. Für die Anmeldung bei der ELStAM-Datenbank sind noch zwei weitere neue Felder maßgebend: - Beschäftigungsverhältnis ( Hauptbeschäftigung oder Nebenbeschäftigung ) - und Wunschfreibetrag Das Feld Beschäftigungsverhältnis wird vom Programm wie folgt vorbelegt: Hauptbeschäftigung bei Steuerschlüssel = 1 bis 5 Nebenbeschäftigung bei Steuerschlüssel = 6 Der Wunschfreibetrag gilt nur für Nebenbeschäftigungen und ist bei der Auswahl Hauptbeschäftigung deaktiviert. Vor der Erstellung der ELStAM-Startmeldungen muss für alle Nebenbeschäftigungen geprüft werden, ob der Arbeitnehmer für die aktuelle Beschäftigung einen Freibetrag berücksichtigt haben möchte und in welcher Höhe. In den FAQs für Hersteller von Lohnbuchhaltungssoftware gibt es dazu folgende Beschreibung : Da man mehreren Nebenbeschäftigungen gleichzeitig nachgehen kann, ist es nicht möglich, programmgesteuert zu entschieden, welcher von ggf. mehreren Nebenarbeitgebern welchen Freibetrag berücksichtigen soll. Diese Entscheidung trifft der Arbeitnehmer, in dem er den Nebenarbeitgeber beauftragt, den Freibetrag in der von ihm gewünschten Höhe abzurufen. Soll in Fällen mehrerer gleichzeitiger Nebenbeschäftigungen eine Änderung Seite 2

der Aufteilung des Freibetrags erfolgen, sind hierfür bei den betreffenden Arbeitgebern Ab- und erneute Anmeldungen mit Angabe des vom Arbeitnehmer gewünschten Freibetrags erforderlich. WICHTIG: Arbeitnehmer können pro Arbeitgeber nur einmal an der ELStAM-Datenbank angemeldet werden. Mehrfache Anmeldungen werden abgewiesen. Dieses ist zu beachten, wenn ein Arbeitnehmer gleichzeitig über zwei verschiedene Personalnummern abgerechnet wird, wie zum Beispiel bei Versorgungsbeziehern mit gleichzeitiger aktiver Beschäftigung. In diesem Fall darf nur eine Personalnummer bei ELStAM angemeldet werden. Bei der anderen Personalnummer muss das Feld Lohnsteuerabzugsmerkmale vor der Erstellung der ELStAM-(Start)meldungen auf Besondere Bescheinigung gestellt und durch Eingabe von Steuerklasse 6 ohne Nutzung von ELStAM abgerechnet werden. ELStAM-Programm Das Programm für die Übermittlung der An-, Ab- und Ummeldungen und für den Abruf der Antwortdateien findet sich im Menü unter \8. Lohn\E. Elektr. Datenaustausch\E. ELStAM (=> 8.E.E.): Seite 3

Als erstes müssen nun die Startmeldungen zum 01.11.2013 oder zum 01.12.2013 (je nach Auswahl des Startdatums im Lohn-Firmenstamm) erstellt werden. Dies erfolgt über den Menüpunkt \Bearbeiten\ELStAM- Startmeldungen erstellen : Die Meldungen werden erstellt und es erscheint ein Hinweis nach Ende des Durchlaufs: Bei allen erstellten Startmeldungen hat sich nun das Feld Lohnsteuerabzugsmerkmale im Personalstamm von Manuelle Vorgabe zu ELStAM geändert: Seite 4

Sollten Sie nach Durchlauf der Erstellung der Startmeldungen den Hinweis erhalten, dass das Abrechungsprotokoll auf Fehler und Hinweise überprüft werden soll, so schauen Sie bitte im Protokoll nach, bei welchen Personalnummern welche Fehler aufgetreten sind und korrigieren Sie die Stammdaten: Nach Korrektur der Stammdaten kann der Menüpunkt zur Erstellung der Startmeldungen erneut aufgerufen und die noch fehlenden Meldungen erstellt werden. Alle Startmeldungen werden im oberen Teil des Programms angezeigt: Prüfen Sie vor dem Versand bitte alle Angaben. Es muss die korrekte Identifikationsnummer und das richtige Geburtsdatum in der Meldung stehen. Die Elster-Steuernummer (Arbeitgeber-Steuernummer) muss korrekt sein und die Werte in den Feldern Haupt-AG (= Ja bei Hauptbeschäftigung, = Nein bei Nebenbeschäftigung) und Wunschfreibetrag (evtl. bei Nebenbeschäftigung anzugeben) müssen stimmen (siehe Personalstamm). Mit diesen Werten wird der Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank angemeldet. Sind die Werte nicht korrekt oder kann der Steuerpflichtige wegen fehlerhafter Angaben nicht in der ELStAM-Datenbank gefunden werden, wird die Anmeldung mit einem entsprechenden Fehler abgelehnt und es muss manuell eingegriffen werden (siehe Abschnitt Abholung der Antwortdateien ). Seite 5

Sind alle Meldungen mit den richtigen Werten vorhanden, können Sie an die ELStAM-Datenbank übermittelt werden. Dies erfolgt über die Schaltfläche Übermitteln. WICHTIG: Die Übermittlung erfolgt (wie bei den Lohnsteueranmeldung und den Lohnsteuerbescheinigungen) authentifiziert. D.h. es wird das Software-Zertifikat (pfx-datei) verwendet, welches im Elster- Online-Portal beantragt wurde und in INTEGRA bei den Stammdaten des elektronischen Datenaustauschs hinterlegt worden ist. Für die Kommunikation mit der ELStAM-Datenbank können jedoch nicht alle Zertifikatsdateien verwendet werden. Laut Elster-Internetseite können zum Beispiel solche Zertifikate nicht genutzt werden, die mit einer Arbeitgeber-Steuernummer beantragt worden sind, die mittlerweile stillgelegt worden ist. In diesen Fällen muss zuvor ein neues Zertifikat beim Elster-Online-Portal beantragt werden. Ob das vorhandene Zertifikat funktioniert oder nicht stellt sich leider erst nach der ersten Übermittlung und der anschließenden Abholung der Antworten heraus. Sie sollten deshalb, falls Sie mehrere Mandanten abrechnen, die Anmeldungen lediglich für einen Mandant erstellen, übermitteln und abholen. Wurden die Anmeldungen für diesen Mandant nicht abgelehnt, dann können die weiteren Mandanten an der ELStAM-Datenbank angemeldet werden. Wie bereits erwähnt werden die Meldungen über die Schaltfläche Übermitteln verschickt. Nach Eingabe der PIN (für die Authentifizierung) und des Passworts für das Elster-Zertifikat werden die Daten an die zentrale ELStAM- Datenbank übermittelt. Seite 6

Die Meldungen sind nun im mittleren Bereich des Programms unter Übermittelte Meldungen zu finden: Die Daten werden von der ELStAM-Datenbank verarbeitet und es sollte nach ein bis zwei Werktagen eine Anmeldebestätigungsliste zur Abholung bereitstehen. Wenn nach 5 Werktagen noch keine Antwortdatei abgerufen werden kann sollten Sie sich an den Support von Elster wenden. Abholung der Antwortdateien (Bestätigungslisten) Die Antwortdateien können über die Schaltfläche Abholen abgerufen werden. Die Dateien mit den Bestätigungslisten oder den Monatslisten werden von INTEGRA eingelesen, die Datensätze den einzelnen Mitarbeitern zugeordnet und verarbeitet. Im Idealfall werden alle Anmeldungen von der ELStAM-Datenbank bestätigt und die Lohnsteuerabzugsmerkmale, die ab dem Startdatum gültig sind, zurückgeliefert. Die Anmeldungen werden in diesem Fall grün und die Bestätigungs- bzw. ELStAM-Datensätze werden hellgrün angezeigt: Zum Abschluss muss der Abruf der Dateien noch quittiert werden. Hierzu dient die Schaltfläche Quittieren. Seite 7

Abweichende Steuermerkmale Es kommt relativ häufig vor, dass die in der ELStAM-Datenbank gespeicherten Merkmale nicht mit den vorhandenen Daten im Programm übereinstimmen. Zum Beispiel kann es sein, dass Kinderfreibeträge noch nicht in der ELStAM-Datenbank eingetragen sind oder dass auf der Lohnsteuerkarte vorhandene Steuerfreibeträge nicht erneut beantragt wurden und somit ebenfalls nicht in der zentralen Datenbank vorhanden sind oder dass die Konfessionsmerkmale abweichend sind. Beim Verarbeiten der zurückgelieferten ELStAM-Datensätze werden die Angaben deshalb mit den Werten im Personalstamm abgeglichen. Sofern mindestens ein Merkmal abweichend ist, wird der ELStAM-Datensatz nicht automatisch vom Programm aktiviert. Sie erhalten einen Hinweis auf dem Bildschirm, der zusätzlich im Abrechnungsprotokoll festgehalten wird. Der Hinweis könnte bei abweichenden Steuerfreibeträgen zum Beispiel wie folgt aussehen: Der Datensatz wird im Programm in hellblauer Farbe dargestellt, um zu kennzeichnen, dass in diesem Fall eine Klärung erfolgen muss. Beim Verlassen des Programms wird geprüft, ob nicht aktivierte/deaktivierte Datensätze vorhanden sind. Wenn ja, wird ein Hinweis angezeigt, dass hier noch Handlungsbedarf besteht. Zum Start des ELStAM-Verfahrens gilt eine Kulanzregel von sechs Monaten. D.h. Sie können bis zu sechs Monate die von der ELStAM-Datenbank gelieferten Lohnsteuerabzugsmerkmale zurückstellen und nicht anwenden (den Datensatz manuell deaktivieren). Die Abweichungen könnten aber auch korrekt sein und der Datensatz müsste dann manuell aktiviert werden Dies setzt allerdings voraus, dass der Arbeitnehmer dem zugestimmt hat. Sie müssen sich deshalb auf jeden Fall mit dem betroffenen Mitarbeiter in Verbindung setzen. Seite 8

Nun könnte es sein, dass für den Mitarbeiter tatsächlich in der ELStAM-Datenbank neuere Steuermerkmale gespeichert sind, die dann auch tatsächlich angewandt werden müssen. Wenn der Mitarbeiter dies bestätigt und in die Anwendung der ELStAM-Merkmale einwilligt können Sie den Datensatz im Programm markieren und mit der rechten Maustaste aus dem Kontextmenü den Punkt ELStAM-Datensatz aktivieren anklicken. Der Datensatz wechselt dann die Farbe von blau nach grün. Er ist somit aktiviert und wird bei der nachfolgenden Abrechnung verarbeitet und bei der Steuerberechnung berücksichtigt. Sollten die in der ELStAM-Datenbank gespeicherten Steuermerkmale nicht korrekt sein, hat der Mitarbeiter die Möglichkeit zu seinem Finanzamt zu gehen und die Steuerabzugsmerkmale in der ELStAM-Datenbank korrigieren zu lassen. Für diesen Fall existiert ein Formular, das vom Arbeitgeber ausgefüllt werden sollte: Bescheinigung zur Überprüfung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) -> https://www.formulare-bfinv.de/printout/034901.pdf Hat der Arbeitnehmer zugestimmt, dass die von der ELStAM-Datenbank zurückgelieferten (falschen) Werte nicht für die Abrechnung herangezogen werden sollen, so können Sie mit einem Mausklick (rechte Maustaste) auf der betreffenden Zeile den ELStAM-Datensatz deaktivieren. Der Datensatz ändert bei Deaktivierung die Farbe von blau nach rot. Sollte sich der Arbeitnehmer später anders entscheiden oder sich der Sachverhalt ändern, kann dieser Datensatz jederzeit auch wieder aktiviert werden (Die Farbe würde sich dann von rot nach grün ändern). HINWEIS: Wenn ein aktivierter Datensatz in der Abrechnung berücksichtigt wurde, kann er danach nicht mehr deaktiviert werden. Im Normalfall wird der Arbeitnehmer falsche ELStAM-Daten korrigieren lassen, so dass evtl. bei Abholung der aktuellen Daten vor der Abrechnung des nächsten Monats ein neuer ELStAM-Datensatz zurückgeliefert wird. Es kann auch sein, dass der (falsche) Datensatz wiederholt geliefert wird. Entscheiden Sie dann bitte jedes Mal erneut, ob auch der neu gelieferte Datensatz aktiviert oder deaktiviert werden soll. Dies können Sie solange machen bis von der ELStAM-Datenbank die laut Arbeitnehmer korrekten Werte geliefert wurden. Längstens jedoch im Rahmen der Kulanzregel bis zu sechs Monate. Danach muss der Datensatz zwingend aktiviert und für die Abrechnung verwendet werden. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht dazu verpflichtet rückwirkende Korrekturen durchzuführen. Es reicht wenn die Lohnsteuerabzugsmerkmale ab dem siebten Monat angewandt werden. HINWEIS: Die von der ELStAM-Datenbank zurückgelieferten Lohnsteuerabzugsmerkmale werden nicht direkt in den Personalstamm übernommen, denn kurz vor der Abrechnung könnten durch die Abholung der aktuellen Änderungsliste noch einmal neue Merkmale von der ELStAM-Datenbank geliefert werden. So kann es passieren, dass mehrere ELStAM-Datensätze mit Gültig ab innerhalb desselben Monats von der Datenbank zurückgeliefert werden, teilweise sogar mit demselben Gültig ab -Datum. Welcher Datensatz dann letztendlich für die Abrechnung und den Personalstamm herangezogen wird, kann somit nur zum Zeitpunkt der Abrechnung verlässlich bestimmt werden. Deshalb werden die ELStAM-Merkmale nur während des Abrechnungslaufs geprüft auch nur durch die Abrechnung in das Lohnkonto und den Personalstamm übernommen. Seite 9

Abrechnung (Abholung von Monatslisten) Kurz vor der Abrechnung sollten immer die aktuellsten ELStAM-Änderungen abgerufen werden. Ab dem 5. Werktag jedes Monats stehen sogenannte Monatslisten zum Abruf bereit, sofern sich Änderungen der Freibeträge, der Steuerklasse, des Faktors usw. ergeben haben. Sollte eine Abrechnung ohne vorherigen Abruf der aktuellen Änderungsliste gestartet werden erscheint folgender Hinweis: Bei der Abrechnung werden die im Programm vorhandenen (von ELStAM abgerufenen) Steuerabzugsmerkmale herangezogen und statt der bislang manuell vorgegebenen Steuermerkmale für die Berechnung der Steuerabzüge verwendet. Damit die Arbeitnehmer vom Start des ELStAM-Verfahrens Kenntnis erhalten, wird im Monat der erstmaligen Anwendung nach dem Startdatum (in der Regel der Monat des Startdatums) folgender Hinweis auf der Abrechnung gedruckt: Seite 10

Es kann durchaus möglich sein, dass geänderte ELStAM-Datensätze für bereits abgerechnete Monate zurückgeliefert werden. In diesem Fall vergleicht das Programm die im Lohnkonto vorhandenen Steuerabzugsmerkmale mit den von der ELStAM-Datenbank gelieferten Merkmalen. Bei Abweichungen werden bei der nächsten Originalabrechnung automatisch entsprechende Korrekturerfassungen angelegt und abgerechnet. Ob Korrekturen angelegt und abgerechnet wurden und welche Abweichungen das Programm erkannt hat, können Sie nach der Abrechnung im Abrechnungsprotokoll kontrollieren. Nach dem Start des ELStAM-Meldeverfahrens Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, gehen Sie wie gewohnt vor und erfassen im Personalstamm das Austrittsdatum. Sofern das Austrittsdatum nicht in der Zukunft liegt (Meldungen für die Zukunft werden von der ELStAM-Datenbank abgelehnt) kann danach das ELStAM-Programm aufgerufen werden. Das Programm erkennt automatisch, dass ein Austritt erfasst wurde und eine Abmeldung erstellt werden muss. Sie erhalten einen Hinweis, den Sie mit <Ja> bestätigen können: Liegt das Austrittsdatum in der Zukunft können Sie das Datum zwar schon im Personalstamm erfassen, für die Abmeldung müssen Sie jedoch warten, bis dieser Tag erreicht ist. Frühestens am Tag des Austritts wird vom Programm eine Meldung erstellt, die übermittelt werden kann. Sind die Meldungen erstellt, sollten Sie auch umgehend übermittelt werden. Im Rahmen des ELStAM-Verfahrens sind alle Arbeitgeber verpflichtet ihre Arbeitnehmer unverzüglich an- und abzumelden, sofern es Neueintritte, Austritte oder Änderungen im Besteuerungsverfahren gibt. Bei Neueintritten gehen Sie wie gewohnt vor und erfassen den Personalstamm inkl. Eintrittsdatum, sowie das Geburtsdatum und die Identifikationsnummer. Im Feld Lohnsteuerabzugsmerkmale muss ELStAM ausgewählt werden. Erfassen Sie zusätzlich die Art des Beschäftigungsverhältnisses (Haupt- oder Nebenbeschäftigung) und evtl. den vom Arbeitnehmer gewünschten Teil-Freibetrag bei einer Nebenbeschäftigung. HINWEIS: Die Auswahl ELStAM bitte nur wählen wenn der Arbeitnehmer steuerpflichtig und ohne Besondere Bescheinigung abgerechnet werden soll. Bei pauschal zu versteuernden Mitarbeitern muss Pauschalversteuerung und im Feld Steuerklasse eine der möglichen Schlüssel 7, 8 oder 9 erfasst werden. Bei Mitarbeitern, die bei ELStAM nicht angemeldet werden können (wegen nicht vorhandener ID- Nummer z. Bsp. bei Grenzgängern, wegen einer Abruf-Sperre bei ELStAM, o.ä.) muss entweder Besondere Bescheinigung oder Manuelle Vorgabe eingestellt werden. Dies kommt darauf an, ob vom Finanzamt eine Besondere Bescheinigung der Steuerabzugsmerkmale vorliegt oder nicht. Bei diesen Einstellungen wird der Arbeitnehmer NICHT bei der ELStAM-Datenbank angemeldet. Ansonsten wird bei Aufruf des ELStAM-Programms erkannt, dass ein Neueintritt (mit ELStAM ) vorliegt und dass eine Anmeldung erstellt werden muss. Diese sollte umgehend am Tag des Eintritts oder ein paar Tage später übermittelt werden. Wie beim Austritt können Anmeldungen ebenfalls frühestens am Tag des Eintrittsdatums erstellt und übermittelt werden. Seite 11

Manuelle Meldungen Bei Neueintritten und Austritten kann das Programm über die Erfassung von Eintritts- und Austrittsdatum erkennen, ob entsprechende Meldungen zu erstellen sind. Es gibt jedoch Sonderfälle, bei denen manuelle Meldungen erstellt werden müssen. Ein Beispiel könnte sein, dass ein Arbeitnehmer bislang Geringfügig Beschäftigt (mit 2% Pauschsteuer) beschäftigt war und ab sofort eine Vollzeitstelle erhält, die nicht mehr pauschalversteuert werden kann sondern mit einer gültigen Steuerklasse abgerechnet werden muss. In diesem Fall muss im Personalstamm vor der Abrechnung des ersten Vollzeit -Monats das Feld Lohnsteuerabzugsmerkmale von Pauschalversteuerung auf ELStAM umgestellt werden. Danach muss das ELStAM-Programm aufgerufen und dort der Menüpunkt \Bearbeiten\Manuelle Meldung erstellen gewählt werden: Geben Sie die Personalnummer, die Art der Meldung (An- oder Abmeldung) und das Meldedatum an und klicken Sie dann auf Erstellen. Anschließend kann diese Meldung - wie schon beschrieben an die ELStAM-Datenbank übermittelt werden. Im umgekehrten Fall (zum Beispiel wenn ein Arbeitnehmer von einer normal besteuerten in eine pauschalversteuerte Geringfügige Beschäftigung wechselt) ist natürlich auch eine Abmeldung zum Datum des Wechsels zu erstellen. Bitte beachten Sie auch hier, dass Meldungen nicht für die Zukunft erstellt werden können, sondern frühestens am Tag des zu meldenden Datums. ORGA-SOFT GmbH November 2013 Seite 12