WISO Lohn & Gehalt Autoren: Günter D. Alt, Horst-Dieter Radke www.wiso-kaufmann.de/lohn 1
WISO Lohn & Gehalt 2010 Liebe Leserin, lieber Leser, schön, dass Sie sich für eine WISO Software entschieden haben! Das Programm wurde unter Berücksichtigung neuester Erkenntnisse hinsichtlich Benutzerführung und Software-Ergonomie entwickelt und genügt höchsten qualitativen Ansprüchen. Das dazu gehörige Handbuch ist ebenfalls sorgfältig und gewissenhaft erstellt. Druck- und Übertragungsfehler sind trotzdem nicht ganz auszuschließen. Eine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernehmen wir daher nicht. Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software werden nur in Lizenz vergeben und dürfen nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden. Außerdem ist dieses Handbuch urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in elektronische Systeme. Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu beachten. Lizenz durch ZDF Enterprises Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH 2
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Wie Sie WISO Lohn & Gehalt 2010 installieren... 9 Lese-Ausflug 1: Vom Abakus zum Blechtrottel... 11 Welche Maschine muss her?... 16 Nicht kompatibel?... 17 Eine kurze Begriffsklärung... 18 Lese-Ausflug 2: Ein Tag wie viele im Personalbüro... 21 Jetzt rechnen wir ab!... 21 Ein typischer Arbeitstag... 22 Wer macht es? das ist hier die Frage.... 25 Nicht für Jederfrau und Jedermann... 26 Organisation ist alles... 28 WISO Lohn & Gehalt 2010... 28 Mitarbeiter verwalten... 30 Firmen/Mandanten-Einstellungen... 32 Einzugsstellen (Krankenkassen) erfassen... 34 Lese-Ausflug 3: Zettelwirtschaft... 37 Belege und Informationen... 37 Stammhalter... 39 Einfach umgelegt!... 41 Genossen von Berufs wegen...... 43 Krank, und doch bei Kasse... 44 Der Lohn ist die Steuer... 53 Personality Show... 58 Machen Sie Meldung!... 63 Den richtigen Tarif... 64 Mitarbeiter erfassen mit WISO Lohn & Gehalt... 66 Wie sicher ist das Verfahren?... 75 Nicht beliebt aber im Kommen: die elektronische Signatur... 75 Lese-Ausflug 4: Gering und fügig Beschäftigte... 83 Nur nebenbei?... 83 Was heißt hier geringfügig?... 85 3
WISO Lohn & Gehalt 2010 Endlich frei!... 88 Alles für die Rente... 89 Geringfügig beschäftigt oder nicht?... 90 Was heißt hier berufsmäßig?... 91 Wer zahlt die Steuer?... 91 Gleitend über die Grenze... 94 Was tun, wenn...?... 95 Im Sommer schwärmen die Studenten aus... 97 Viel getan, nix verdient... 98 Urlaub woll n Sie auch noch?... 99 Kranke Stütze...... 101 Meldung machen... 101... gefallene Hilfe... 102 Per Handschlag oder mit Notar?... 102 Eine oder zwei?... 104 Minijob in WISO Lohn & Gehalt... 105 Lese-Ausflug 5: Vom Brutto zum Netto... 111 Was bleibt?... 111 In die eigene Tasche...... 112 Lass mich mal an die Steuer!... 114 Und das ist noch nicht alles... 118 Sozial versichert auch abgesichert?... 118 Jetzt wird abgerechnet!... 120 Brutto-Netto in WISO Lohn & Gehalt... 122 Lese-Ausflug 6: Kinder, Auto, Freibetrag...... 123 Nichts als Besonderheiten... 123 Kein Vermögen ohne Steuer... 124 Wie komme ich hin?... 125 Den Porsche vom Chef... 128 Kinder, Kinder...... 130 Und was machen Sie nachts?... 132 Direkt versichert... 134 Frei und vorweg... 136 Das ist so eine Sache... 140 Bingo! Ich hab nen Freibetrag... 145 Und das war s dann auch schon... 145 Lese-Ausflug 7: Krank und weg: Ein Verhältnis geht zu Bruch... 147 Komme gleich zurück... 147 Für immer und ewig... 149 Für den Fiskus...... 150 4
Inhaltsverzeichnis... und die Krankenkasse... 151 Vertrag ist Vertrag... 152 Die letzte Frist... 153 Nichts bleibt, wie es war... 155 Ein weites Feld... 156 Lese-Ausflug 8: Auf wie viel Konten kommt der Lohn denn noch?... 157 Zahlen ist nicht alles... 157 Einfach zweifach... 158 Kleine Leistungen... 160 Ein Schuss ins Portemonnaie... 162 Allerhand Sachen... 163 Lese-Ausflug 9: Mehr Schein als Sein... 167 Die Entfernung macht s... 167 Machen Sie einen Antrag!... 169 Aber so ähnlich...... 170 Handelsvertreter... 172 Was tun?... 173 Die Menüs von WISO Lohn & Gehalt... 175 Menü Datei... 175 Menü Bearbeiten... 177 Menü Ansicht... 177 Menü Listen... 179 Menü Optionen... 180 Menü Extras... 180 Menü Fenster... 180 Menü?... 180 Kurzbedienungsanleitung zu WISO Lohn & Gehalt 2010... 183 Stammdatenerfassung... 183 Stammdaten: Abteilungen... 185 Stammdaten: Mitarbeiter... 187 Familie/Urlaub/Bank... 192 SV-Angaben/Eintritt/Tätigkeit... 196 Lohn-Abrechnungsdaten... 199 Fehlzeiten... 203 Abrechnungen... 204 Durchschnittsdaten... 205 SV-Meldungen... 206 Bescheinigung... 208 Schaltflächen der Mitarbeiterverwaltung... 212 Extra-Ansichten der Mitarbeiterverwaltung... 215 5
WISO Lohn & Gehalt 2010 Stammdaten Einzugsstellen... 217 Anschrift... 220 Bank/Lfz/Fibu... 220 Beitragssätze... 221 Gültig in Bundesländern... 224 Verteiler/Gesperrt... 224 Info... 224 Extra Ansicht... 224 Schaltflächen in der Übersicht der Einzugsstellen... 225 Stammdaten Lohnarten... 228 Weitere Kennzeichen... 237 Info... 239 Extra Ansicht der Lohnartenverwaltung... 239 Schaltflächen der Lohnarten... 241 Beispiele für Lohnarten... 243 1. Gehalt (normales Festgehalt für Angestellte):... 243 2. Stundenlohn - mit Stundensatz 1... 244 3. Überstunden 50 % (mit Stundensatz 1)... 245 4. Urlaubsgeld... 246 5. VWL Arbeitgeberzuzahlung... 247 6. Aushilfslohn pauschal versteuert, z.b. für kurzfristig Beschäftigte... 247 7. Lohnart für den Abzug der pauschalen Lohnsteuer zu Lasten des Arbeitnehmers... 248 8. Geldwerter Vorteil (+)... 249 9. Geldwerter Vorteil (-)... 250 10. Lohnart für eine Abfindung, die nach der Fünftelregelung ermäßigt besteuert wird... 251 11. Lohnart für steuer- und sozialversicherungsfreie Beträge des Arbeitgebers... 252 12. In der Lohnart 11 wurde die Pensionszuzahlung definiert... 252 13. Lohnart für eine Nachzahlung an den Arbeitnehmer... 253 14. Lohnart für eine Rückerstattung vom Arbeitnehmer... 254 15. Lohnart für eine Informationsangabe auf der Lohntasche... 254 16. Direktversicherung (Zuzahlung SV-pflichtig)... 255 17. Direktversicherung (Zuzahlung SV-frei)... 257 18. Direktversicherung (Abzug)... 258 6
Inhaltsverzeichnis 19. Zuschlag Nacht 1 (20.00-6.00 Uhr) - ausschließlich Zuschlag... 259 20. Fortzahlung Lohn bei Krankheit (Std.-Satz 1)... 259 21. Zuschuss Mutterschaft... 260 Abschluss... 262 Lohnabrechnung für alle Mitarbeiter durchführen... 262 Sozialversicherungsmeldung verwalten... 263 Lohn Buchungsliste... 268 Lohn Monatsabschluss/Lohn Jahresabschluss... 269 Druckübersicht... 271 Druckgruppen drucken... 273 Lohnsteueerbescheinigung drucken/übertragen... 275 Beitragsabrechnung drucken... 276 Lohnsteueranmeldung drucken/übertragen... 282 Lohntaschen drucken... 283 Buchungsübersicht drucken... 285 Berufsgenossenschaft drucken... 285 Zahlungsverkehr im Lohn... 287 Glossar... 291 Stichwortverzeichnis... 309 7
WISO Lohn & Gehalt 2010 8
Installation Wie Sie WISO Lohn & Gehalt 2010 installieren Sobald Sie die Installations-CD in das Laufwerk gelegt haben, sehen Sie sich einem Startfenster gegenüber. Wählen Sie Jetzt installieren, um den Installationsassistenten zu starten. Klicken Sie auf Weiter und lesen Sie den Lizenzvertrag aufmerksam durch. Bestätigen Sie bitte, dass Sie mit dem Inhalt des Vertrages einverstanden sind, und klicken Sie danach auf Weiter. Der Installationsassistent prüft automatisch, ob genügend Speicherplatz auf dem Ziellaufwerk vorhanden ist. Anschließend legen Sie fest, ob das Programm nur von Ihnen selbst oder allen Benutzern des Computers genutzt werden darf. Außerdem wählen Sie das Laufwerk, auf dem WISO Lohn & Gehalt 2010 installiert werden soll. Als Zielordner ist Programme/Buhl/Lohn & Gehalt 2010 voreingestellt. Sie können stattdessen aber auch einen anderen Ordner vorgeben: Dazu klicken Sie auf Ändern, wählen einen anderen Ordner oder geben einen Pfad von Hand ein. Klicken Sie dann auf OK und Weiter. Zu guter Letzt entscheiden Sie dann noch, ob Verknüpfungen zu WISO Lohn & Gehalt 2010 auf dem Desktop und/oder der Schnellstartleiste angelegt werden sollen. Klicken Sie abschließend auf Weiter und starten Sie den Installationsprozess per Mausklick auf die Schaltfläche Installieren. 9
WISO Lohn & Gehalt 2010 10
Lese-Ausflug 1: Vom Abakus zum Blechtrottel Lese-Ausflug 1: Vom Abakus zum Blechtrottel Der Computer wurde erfunden, weil die Mathematiker und Statistiker es leid waren, umfangreiche Berechnungen vorzunehmen. Diese Meinung zur Geschichte und Erfindung des Computers hört man immer wieder - und sie ist ja zumindest nicht ganz falsch. Aber auch wieder nicht ganz richtig, denn im Wirtschaftsleben gab es ebenfalls eintönige Arbeit, die nach Automatisierung und Erleichterung verlangte und dies führte zu Automatisierung von Produktionsanlagen (der Jacquardsche Webstuhl mag als Beispiel dienen), zur Schreibmaschine und zu Buchungsapparaten. Mechanische Rechenmaschinen fanden in den Büros und Fabriken eine viel größere Verbreitung als an Universitäten und wissenschaftlichen Instituten. 1970 hielten elektronische Tischrechner Einzug in die Bürowelt. Auf vielen Schreibtischen standen aber noch mechanische Rechenmaschinen und die wurden oft in einer Geschwin- digkeit und Perfektion benutzt, die beeindruckend war. Beide Richtungen - die wissenschaftliche und die praktische - führten zur Entwicklung und Perfektionierung des Computers. In den dreißiger und vierziger Jahren war überall eine Aufbruchsstimmung in der Welt hinsichtlich des Baues mechanischer und elektronischer Rechenmaschinen zu finden, die zur Realisierung des Computers nach dem zweiten Weltkrieg führte. Bereits 1937 stellte in Berlin Konrad Zuse seinen ersten, mechanischen Relaisrechner fertig: im Wohnzimmer seiner Eltern und ohne staatliche Unterstützung. Weitgehend allein konzipiert, war dies der erste funktionsfähige Computer, der fertig gebaut wurde. Er funktionierte nicht sonderlich gut, was nicht verwunderlich war, da viele Bauteile noch nicht mit der nötigen 11
WISO Lohn & Gehalt 2010 Präzision hergestellt werden konnten. Konrad Zuse sägte viele Relaisbleche mit der Laubsäge selber aus - bei den restlichen halfen ihm Freunde. Aber bereits die Variante Z3 war ein funktionierendes Modell, das leider bei einem Bombenangriff zerstört wurde. Unverdrossen baute Zuse ein weiteres Gerät, das er von Berlin unter teils abenteuerlichen Umständen in den Allgäu transportierte und erfolgreich vor den Alliierten in einem Pferdestall versteckte. Hier führte er es auch Professoren von der berühmten ETH (Eidgenössischen Technischen Hochschule) in Zürich vor, die daraufhin den Rechner mieteten und bis 1959 einsetzten. In der ersten Zeit war es der einzige in Europa arbeitende Computer an einer Hochschule. In Frankreich wurde zur gleichen Zeit ebenfalls an einem mechanischen Relaisrechner gearbeitet, der aber nie fertig gestellt wurde. In den USA und in England dagegen wurde bereits länger an elektronischen Rechnervarianten gebastelt. Zu nennen wären hier Atanasoff, der ab 1937 ein Computermodel mit Röhren entwickelte (ABC, 1940 - USA), Mauchly und Eckert (ENIAC, 1945; UNIVAC 1951 - USA), von Neumann (EDVAC, 1952 - USA) und Wilkes (EDSAC, 1949 - GB). Einen erheblichen Entwicklungsschub brachte die Erfindung des Transistors im Jahre 1947 durch das amerikanische Entwicklertrio Bardee, Brattain und Shockley. Die Computer, die in den fünfziger Jahren damit entwickelt wurden, waren schneller und etwas kompakter. Der richtige Durchbruch kam aber erst, als 1957/58 der integrierte Schaltkreis erfunden wurde. Immer mehr Transistoren und Bauelemente brachte man auf einem Chip unter, bis es 1971 gelang eine komplette Recheneinheit darauf zu platzieren. Zunächst waren diese Computer nur an Forschungseinrichtungen zu finden. Sie wurden aber während des Krieges bereits beim Militär (für ballistische Berechnungen) und später in der Industrie für spezielle (beispielsweise statische) Kalkulationen eingesetzt. Nachdem die Geräte kleiner, fehlertoleranter und dabei auch preiswerter wurden, eroberten sie sich die Unternehmen, insbesondere die Mittlere Datentechnik sorgte in den siebziger Jahren für den Einzug auch in Unternehmen mittlerer Größe und den Aufstieg des deutschen Computerpioniers Nixdorf. Die Erfindung des Personal Computer in den 80er Jahren brachte schließlich die elektronische Datenverarbeitung auch in den Kleinbetrieb. Ein Computer ist nichts ohne Software. In der Anfangszeit musste für jede Anwendung ein Programm neu erstellt werden. Die Einsatzvarianten in den großen Unternehmen 12
Lese-Ausflug 1: Vom Abakus zum Blechtrottel waren so unterschiedlich wie die Betriebe selbst und mussten deshalb individuell erarbeitet werden. Je mehr Betriebe Computer einsetzten und gebrauchten, umso mehr kamen Situationen vor, die sich wiederholten. Deshalb setzte bald die Standardisierung von Software ein. Für viele Fälle kann heute ein Programm erworben werden, das in zahlreichen Situationen auf die gleiche Art und Weise eingesetzt werden kann. Standardisierte Software heißt übrigens nicht, dass nicht individuelle Einstellungen möglich wären. Ein solches Produkt haben Sie mit WISO Kaufmann oder WISO Lohn & Gehalt vor sich. Sie können das gleiche Programm auf Ihrem Computer installieren wie viele andere Betriebe auch. Ihre Anwendung unterscheidet sich aber je nachdem was Sie für einen Betrieb haben: Dienstleistung, Handwerk, Handel oder andere doch von vielen Einsatzvarianten anderer Unternehmen. Der Vorteil, der auch einem Kleinbetrieb aus der Computernutzung erwächst, ist erst nach einiger Zeit richtig einzuschätzen. Die ersten Lieferscheine und Rechnungen werden nicht unbedingt schneller geschrieben, als mit der Schreibmaschine. Wenn dann aber einmal ein Ordner voll ist und ein ganz bestimmter Beleg neu gesucht werden muss, wird der Nutzen vielleicht zum ersten Mal deutlich. Noch effektiver ist aber die Weiterverarbeitung der Daten: etwa die automatische Übergabe der Belegdaten an die Buchhaltung oder die Auswertung der Umsätze. Der Blick auf noch nicht gezahlte Rechnungen und die noch offenen Außenstände ist viel leichter möglich und so ergibt der Einsatz des Computers eine Effektivität für das kleine Unternehmen, das dieses auch dringend braucht, da der Einsatz von Personal doch in der Regel sehr begrenzt und kostenträchtig ist. Um diese Vorteile richtig zu nutzen, sind aber zwei Dinge Voraussetzung: dass die richtigen Geräte (der Fachmann spricht von Hardware) vorhanden sind und dass das Programm (die Software) passend eingerichtet wurde. WISO Lohn & Gehalt kann vieles, benötigt dafür aber auch die richtige Hardware. Es muss zwar nicht die allerneuste Technologie sein, aber eine Grenze sollte doch gezogen werden: Mindestens ein Pentium II Prozessor und eine nicht zu knappe Hauptspeicherausstattung (wenigstens 256 MByte) sowie genügend freier Festplattenplatz sollten vorhanden sein (siehe dazu auch die Ausführungen unter Welche Maschine muss her? ). Stehen Sie vor einer Neu- 13
WISO Lohn & Gehalt 2010 anschaffung, so sollten Sie sich nach einem preiswerten (nicht billigen!) Markengerät umsehen. Die in Zeitschriften angebotenen, selbst zusammengebauten Billig-Rechner diverser Werkstätten und Discounter sollten sie besser meiden. So etwas ist für Bastler durchaus geeignet, nicht aber für Ihren Betrieb, in dem der Computer einwandfrei und möglichst ohne Störungen laufen soll. Da ist einer der in regelmäßigen Abständen angebotenen Rechner mit Garantie aus dem Fachhandel oder einem Elektronikmarkt oft die bessere Wahl. PCs, die in Lebensmittelketten angeboten werden, zielen eher auf den privaten Anwender, da sie mit Funktionen voll gestopft sind, die im Büroalltag selten gebraucht werden. Ein Markengerät im Fachhandel gekauft, ist meist eine gute Wahl, auch wenn es etwas teurer ist. Fachhandel ist aber nicht gleich Fachhandel. Wenn Sie den Eindruck haben, dass der Fachhändler in ihrer Nähe nach der Devise arbeitet: Der deutsche Handwerker bringt sich nicht durch Eile und übertriebenen Service in Gefahr!, dann schauen Sie besser nach einem Direktanbieter mit einer Vor-Ort-Garantie, das heißt mit der Schadensbehebung durch einen Werkskundendienst innerhalb angemessener Zeit bei Ihnen im Büro üblicherweise innerhalb von 48 Stunden. Erfahrungsgemäß bleibt ein Computer nicht von alleine ohne Probleme arbeitsfähig. Es sind Wartungsaufgaben zu erfüllen und immer wieder auch kleinere Probleme zu bewältigen. Haben Sie ein Netzwerk installiert, so trifft dies in besonderem Maße zu. Kaum ein Kleinbetrieb wird eine EDV-Abteilung einrichten (können). Besser ist es, wenn eigene Mitarbeiter dies nebenher übernehmen und sich entsprechend schulen und weiterbilden. Die Investition in diese Weiterbildung ist meist gut angelegt und in der Regel nicht zu aufwendig. In den angelsächsischen Ländern gibt es kleine Serviceunternehmen, die die Betreuung solcher Installationen übernehmen. Ein Techniker kann sich leicht um vier bis sechs Unternehmen (je nach Größe) langfristig kümmern und für einen reibungslosen Betrieb sorgen. Diese Servicetechniker übernehmen dann in der Regel auch die Einrichtung der Software mit. Auch bei uns sind solche Dienstleistungsunternehmen immer häufiger zu finden. Schauen Sie ins Branchenbuch oder fragen Sie etwas im Kollegenkreis herum. Wahrscheinlich sind solche Servicefirmen auch schon in Ihrer Nähe zu finden. 14
Lese-Ausflug 1: Vom Abakus zum Blechtrottel w WISO Tipp w WISO Tipp Fragen Sie auch die Berufsvertretungen (Industrieund Handelskammern sowie die Handwerkskammern), die über solche Dienstleistungen oft gut informiert sind und die Informationen gerne weitergeben. Wenn gar nichts mehr geht, hilft häufig nur noch ein professioneller Computer-Notdienst- eine Art ADAC für den PC. Wo der nächste Notdienst ist, können Sie aus den Anzeigen in der örtlichen Tageszeitung, aus den Gelben Seiten oder durch Nachfrage bei einem großen Händler erfragen (etwa MediaMarkt), die sich nicht selten selbst solcher Dienstleister bedienen. Neben bundesweit agierenden Servicehotlines gibt es eine Reihe PC-Notdienste, deren Einsatzgebiet begrenzt ist oder die nur Computer reparieren, die bei ihnen gekauft wurden. Solche Notdienste sind selbstverständlich kostenpflichtig eine Stunde kostet mindestens 50 Euro (bei Netzwerkproblemen auch mehr). Dazu kommen eventuell Anfahrtspauschalen und bei einigen auch ein Schnellservicezuschlag. Also: Vor dem Auftrag genau nachfragen! Es gibt übrigens eine spezielle Variante des WISO Kaufmann, den WISO Webkaufmann. Zusätzlich hat er eine Synchronisierungs-Schnittstelle zu Strato- Webshops. Der Online-Shop ist damit sofort mit einer Offline-Warenwirtschaft inkl. Buchhaltung ergänzt. Komfortabler kann man das als Online- Händler nicht haben. Für die zweite Voraussetzung die richtige Einstellung dieser Software haben Sie dieses Begleitbuch. Sie finden im ersten Teil viele Hinweise auf die passende Einrichtung für unterschiedliche Situationen. Außerdem steht Ihnen aber in einem zweiten Teil eine detaillierte Beschreibung der Software samt Installation und Einrichtung zur Verfügung. Wir haben uns bemüht, so zu schreiben, dass Sie auch ohne Informatik-Ausbildung mit den Handbüchern klar kommen. Wenn doch einmal ein Problem ungelöst bleibt, schauen Sie auf den Internet-Seiten von Buhl-Data Service (www. buhl.de) nach; möglicherweise liegt schon eine Lösung parat, beispielsweise bei den so genannten FAQs häufig gestellten Fragen. 15
WISO Lohn & Gehalt 2010 Welche Maschine muss her? Natürlich braucht es nicht nur das Programm. Um dieses nutzen zu können, muss auch ein Computer vorhanden sein. Da in der Praxis noch die unterschiedlichsten Geräte zu finden sind und durchaus für bestimmte Aufgaben auch noch ihren Zweck erfüllen, sollte kurz darauf geschaut werden, was denn wirklich benötigt wird. Nicht immer wird man einen Computer neu anschaffen müssen, ebenso ist aber der alte nicht immer sinnvoll einzusetzen. Wenn Sie einen alten Pentium III PC mit mindestens 1 GHz Taktfrequenz haben, der mit wenigstens 512 MB Arbeitsspeicher ausgestattet ist, ein DVD-Laufwerk enthält und etwa 200 MB freier Platz auf der Festplatte vorhanden ist, dann können Sie fast loslegen. Vielleicht ist es aber besser, vorher noch etwas nachzudenken. Diese Mindestanforderungen reichen aus, das Programm zu installieren und zu nutzen. Nur ist zugegebenermaßen die Nutzung nicht sehr effektiv. Deshalb empfehlen wir als Voraussetzung für ein angenehmes Arbeiten mindestens: Einen PC mit Pentium III Prozessor (oder kompatibel) mit 1 GHz Taktfrequenz, besser schneller Einen Hauptspeicher mit 1 GB Freien Festplattenplatz von mindestens 500 MB DVD- Laufwerk er Grafik: Super VGA mit mind. 1024 x 768 Bildpunkten Auflösung (und den dazu passenden Monitor) Ach ja, Windows 2000 (oder höher) sollte installiert sein Einen Drucker brauchen Sie natürlich auch. Mit solch einer Ausstattung werden Sie gut mit WISO Lohn & Gehalt arbeiten können. Passt es bei einzelnen Details nicht, so können Sie vor der Neuinvestition überlegen, ob Sie Ihr Gerät nicht aufrüsten. Arbeitsspeicher ist z.b. nicht sehr teuer. Auch eine zu kleine Festplatte kann mit wenig Kapital gegen eine größere ausgetauscht werden. Da werden Sie auch schnell merken, dass größere Platten im Verhältnis billiger sind, als kleine hier zu knausern macht also kei- 16
Lese-Ausflug 1: Vom Abakus zum Blechtrottel nen Sinn. Stimmt es aber in fast allen Details nicht (Prozessor zu langsam, Hauptspeicher zu knapp, die Festplatte war vorher schon überfüllt und das CD-Laufwerk ist eines von den alten, langsamen), dann sollten Sie nicht ans Aufrüsten denken, sondern an eine Neuinstallation. Das ist wenig teurer und hat mehr Zukunft. Nicht kompatibel? Sie arbeiten mit einem Apple Computer und dem Betriebssystem Mac OS X oder haben auf Ihrem PC Linux installiert? Dann läuft WISO Lohn & Gehalt nicht, denn es wurde nur für das Betriebssystem Windows entwickelt. Möglich ist der Einsatz aber trotzdem, wenn Sie Virtualisierungssoftware einsetzen. Davon gibt es inzwischen eine ganze Reihe, die mit unterschiedlichen Betriebssystemen arbeiten, etwa VMWare etc. Beachten Sie aber, dass Support nur für reine Windows Lösungen gewährt werden kann. Auf Apple Computern mit Intel-Prozessor kann sogar mit dem von Apple gelieferten Programm Boot Camp wahlweise mit Mac OS X oder Windows gebootet werden. Die Software Parallels erlaubt sogar das parallele ausführen beider Betriebssysteme. 17
WISO Lohn & Gehalt 2010 Eine kurze Begriffsklärung Bevor es richtig losgeht, noch eine kurze Begriffsklärung. Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft, diese beiden Bezeichnungen für ein computergestütztes kaufmännisches Abrechnungssystem wurden bereits in den vorangegangenen Abschnitten erwähnt und spielen in der Praxis auch immer wieder eine Rolle. Handelt es sich um zwei Begriffe für ein und dieselbe Sache? Oder gibt es tatsächlich Unterschiede? Ganz abgesehen davon, dass normalerweise auch unterschiedliche Leistungskategorien damit gemeint sind, können wir uns für dieses Buch und die zugrunde liegende Software so einigen: Eine Auftragsbearbeitung speichert alle Daten, die nötig sind, um Aufträge zu verwalten und alle nötigen Belege (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen und so fort) damit zu drucken. Natürlich lassen sich die dazu nötigen Daten (Kunden, Lieferanten, Artikel) auch entsprechend verwalten, so dass durchaus Merkmale einer Warenwirtschaft in der Auftragsverwaltung zu finden sind. Bei einem Warenwirtschaftssystem stehen die Daten im Mittelpunkt. Meist geht es um größere Mengen und die Verwaltung muss von einem leistungsfähigen Datenbanksystem übernommen werden. Möglicherweise hängt auch noch eine Produktion mit dran und es müssen unterschiedliche Waren (Fertigerzeugnisse, Halbfertigerzeugnisse, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) verwaltet werden. Natürlich kann solch eine Warenwirtschaft auch Angebote und Rechnungen schreiben. Die Mahnungen kommen dann aber meist schon aus der Buchhaltung. 18
Lese-Ausflug 1: Vom Abakus zum Blechtrottel Übrigens...... finden Sie im gesamten Text dieses Buches immer wieder hervorgehobene Abschnitte, die Sie besonders beachten sollten. w WISO Tipp Achten Sie auf die Einträge in den Pulldown-Menüs. Hier werden neben vielen Befehlen auch die zugehörigen Hotkeys angezeigt. Bei einigen Menü- oder Schaltbefehlen finden Sie einen unterstrichenen Buchstaben. Diese Buchstaben sind ebenfalls Hotkeys. Sie aktivieren ihn, wenn Sie die Alt -Taste gedrückt halten und zusätzlich die Taste für den (unterstrichenen) Buchstaben betätigen. Wichtig: In den folgenden Kapiteln erfahren Sie Grundsätzliches zum Umgang mit WISO Lohn & Gehalt. Dabei wird auch auf das Programm Bezug genommen. Eine vollständige Beschreibung des Moduls ist dies aber nicht. 1. Öffnen sie das Menü mit dem Fragezeichen (?). 2. Wählen Sie Hilfe > Inhalt & Index (oder Hilfe > Hilfe). 3. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Inhalt die Auftragsverwaltung. 19
WISO Lohn & Gehalt 2010 20 In der Hilfe ist ein vollständiges Bedienhandbuch zu WISO Lohn & Gehalt enthalten.
Lese-Ausflug 2: Ein Tag wie viele im Personalbüro Lese-Ausflug 2: Ein Tag wie viele im Personalbüro Jetzt rechnen wir ab! Fast jedes Unternehmen ob groß oder klein beschäftigt Angestellte, Arbeiter oder Aushilfskräfte. Diese wollen entlohnt werden und das ist nicht einfach mit einem Griff in die Kasse oder die Geldbörse getan. Legale Entlohnung und davon gehen wir in dieser Beschreibung ausschließlich aus bedingt die Berücksichtigung vieler Gesetze und Vorschriften. Sowohl der Staat als auch die Sozialversicherungsträger haben Anteil an jeder Lohnabrechnung. Die zahlreichen Gesetze, Regelungen und Vorschriften müssen berücksichtigt werden und außer der Zahlung an den Lohn- oder Gehaltsempfänger sind noch an andere Stellen bei jeder Entlohnung Gelder abzuführen. Auf den ersten Blick ist das undurchschaubar und problematisch. Mit etwas Grundwissen und vor allem der Hilfe vorbereiteter Organisationsmittel (Formulare oder Computerprogramme) wird die korrekte Lohnabrechnung jedoch zum Kinderspiel. Dieses Handbuch führt in die Grundlagen der Lohn- und Gehaltsabrechnung ein. Beachten Sie, dass für manche Fälle weiteres Detailwissen nötig ist. Sie können dieses über die Hilfefunktionen des Programms abrufen, über die Homepage http://www.buhl.de und aktuelle Regelungen auch von den Sozialversicherungsträgern erfahren. 21
WISO Lohn & Gehalt 2010 Ein typischer Arbeitstag Hannelore klappt Ihre Mappe zu, lehnt sich zurück und atmet spürbar aus. Das war wieder ein Tag. Zuerst kam der Chef wütend und schnaubend und mit hochrotem Kopf in das Büro und gab, nur mühsam beherrscht an, dass Franz Mehringer mit sofortiger Wirkung fristlos entlassen sei. Als sie vorsichtig nachfragte, warum, sah es für einen Augenblick so aus, als würde er explodieren und sie ebenfalls entlassen. Dann holte er tief Luft und sagte: Ja, ich weiß. Eine fristlose Entlassung müssen wir begründen, sonst bekommen wir Ärger mit dem Arbeitsgericht. Er ist zum wiederholten Male erst am späten Vormittag an seinem Arbeitsplatz erschienen. Zwei schriftliche Abmahnungen hat er in den letzten sechs Wochen erhalten. Sie wissen dass, denn Sie haben sie ja geschrieben. In der letzten haben wir ihm für den Wiederholungsfall die fristgerechte Kündigung angedroht. Heute ist er aber nicht nur zu spät, sondern auch noch sturzbetrunken gekommen. Er hat mich, als ich ihn darauf ansprach, beleidigt und ist dann wieder nach Hause gegangen. Reicht das? Hannelore nickte und der Chef verschwand aus dem Büro. Sie hatte das Schreiben noch nicht im Umschlag, als die Tür aufging und Peter Koszlowski hereinstürmte. Ich kündige, sagte er und blieb vor ihr stehen. Ja? sagte Hannelore und sah ihn an. Peter verunsicherte Hannelores Blick. Nach einigen Sekunden betretenen Schweigens, begann er zu erzählen: Hab was Besseres. Bei Müller & Malzahn. Werde dort der mobilen Technikergruppe zugeordnet. Komme dabei auch rum, sogar im Ausland. Verdiene viel besser als hier und außerdem ist der Chef dort sehr ausgeglichen, nicht so wie... er verstummte, denn er hatte plötzlich das Gefühl, schon viel zu viel gesagt zu haben. Weiß er das schon? fragte Hannelore. Wer? Der alte Malzahn? kam es von Peter zurück. Ja, der hat mich doch eingestellt! Nein, nicht der. Hannelore nickte mit dem Kopf schräg rechts zur Tür hinüber. Ach so, der! sagte Peter betreten. Nein, der nicht. Muss der das denn erfahren? 22
Lese-Ausflug 2: Ein Tag wie viele im Personalbüro Wie stellst du dir das anders vor? Du kommst eines Tages einfach nicht mehr. Und glaubst, der Chef akzeptiert das mal eben so. Sagt sich dann, ach der Koszlowski ist heute nicht gekommen? Na der hat bestimmt eine neue Arbeit gefunden. Hannelore sah ihn eindringlich an. So geht das natürlich nicht. Du kannst eine schriftliche Kündigung bei mir abgeben. Ich helfe dir sogar, sie richtig zu formulieren. Aber vorher gehst du zu ihm rüber und sagst es ihm persönlich. Au weh, der wird toben! sagte Peter. Muss das denn wirklich sein? Hannelore nickte und Peter verschwand seufzend aus der Tür. Später hatte sie ihm geholfen, die Kündigung aufzusetzen. Gleich nach Mittag kam der Chef wieder ins Büro, diesmal freudestrahlend. Hinter ihm kam eine etwas reserviert aussehende, ein wenig zu fein angezogene Dame herein. Frau Schmitt mit Doppel-T, erklärte er. Eine neue Mitarbeiterin für die Abteilung Marketing. Fängt nächste Woche bei uns an. Am besten nehmen Sie schon mal alle Personalien auf, machen die Verträge fertig na, und sie wissen schon. Damit wollte er sich verdrücken. Wie viel? fragte Hannelore schnell. Er kam noch einmal zurück und legte ihr einen Zettel auf den Tisch, den er die ganze Zeit in der Hand gehalten hatte. Darauf, erkannte sie sofort, waren alle für Sie wichtigen Informationen enthalten: Name, Alter, Familienstand, Anfangsgehalt, Krankenkasse. Sie lächelte die Neue an und fragte: Ihr Name?...: Später kam der Chef noch einmal herein. Wir bekommen übrigens auch einen Werkstudenten für ein paar Wochen. Aha, dachte Hannelore. Da kriegen wir wieder einmal sein Patenkind zu sehen. Carola Steinnitz, heißt die junge Dame. Doch nicht! Hannelore war überrascht. Ist übrigens die Tochter meiner Schwester. Ich erwarte natürlich, dass sie angemessen eingeführt wird. Ha kenn ihn also doch ganz gut, dachte Hannelore zufrieden und machte sich ein paar Notizen. Dann kam auch noch der Lagerleiter und brachte eine neue Fachkraft mit. Die hatte schon angefangen, gleich am 23