GRUNDSÄTZE ZUR ORDNUNGSGEMÄßEN FÜHRUNG UND AUFBEWAHRUNG VON BÜCHERN, AUFZEICHNUNGEN UND UNTERLAGEN IN ELEKRONISCHER FORM SOWIE ZUM DATENZUGRIFF (GOBD) NEOPOST BUSINESS BRUNCH 27.9.2017 Rechtsanwalte Guido Theißen Telefon: +49 221 55400-130 E-Mail: guido.theissen@llr.de LLR Legerlotz Laschet Rechtsanwälte Partnerschaft mbb Mevissenstraße 15 50668 Köln
Ihre Referenten 2 Rechtsanwalt Guido Theißen Fachanwalt für Steuerrecht als Rechtsanwalt tätig seit 1993 Partner bei LLR Legerlotz Laschet Rechtsanwälte, Köln (www.llr.de), zuständig für Steuerrecht, Gesellschaftsrecht und Unternehmensübertragungen LLR Legerlotz Laschet Rechtsanwälte ist eine wirtschaftsrechtliche Kanzlei mit knapp 30 Rechtsanwälten
Inhaltsübersicht 3 I. Rechtliche Grundlagen II. III. IV. Inhaltliche Anforderungen Folge von Verstößen Handlungsempfehlungen
Rechtliche Grundlagen 4 Steuerliche Buchführungspflicht 140, 141 AO Inhaltliche Anforderungen 146 AO Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. keine Pflicht zur elektronischen Buchführung (Ausnahme Bargeschäfte - 146a AO Registrierkassenpflicht ) Aufbewahrungspflicht 147 AO (2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: nur teilweise kodifiziert unbestimmter Rechtsbegriff (wie der ordentliche Kaufmann ) BMF Schreiben vom 14. November 2014 (GoBD) Zusammenfassung von Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführung (GoBS) und der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
Rechtliche Grundlagen 5 Zulässigkeit der elektronischen Rechnung 14 UStG Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird Hinweis: keine Pflicht zur elektronischen Rechnungserstellung aus GoBD aber: Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU => 4a EGovG ab 27.11.2018 eventuell Pflicht zur elektronischen Rechnung gegenüber bestimmte Behörden.
Inhaltliche Anforderungen 6 Nachvollziehbarkeit: progressive und retrograde Prüfbarkeit (Beleg-Indexierung statt Kontierungsvermerk möglich) Verfahrensdokumentation für Buchungsabläufe erforderlich (schon nach GoB) Belegprinzip Elektronische Rechnung muss elektronisch gespeichert und aufbewahrt werden was gilt bei Versand mit E-Mail? Bei Ausdruck und Bearbeitungsvermerken muss Ausdruck gescannt und mit elektronischem Beleg verlinkt werden Papierrechnung kann digitalisiert werden Digitalisierungsverfahren muss dokumentiert sein Sicherstellung, dass auf Papierbeleg keine weitere Bearbeitung stattfindet Verfahrensdokumentation erforderlich insbesondere auch zur Digitalisierung von Papierbelegen
Inhaltliche Anforderungen 7 Unveränderbarkeit: technische Sicherstellung der Unveränderbarkeit des Belegs bei Änderungen muss ursprünglicher Inhalt erkennbar bleiben Zeitstempel auch bei Änderungen Problem: Reproduzierbarkeit bei Ausgangsrechnungen (besser pdf/tiff) bei Konvertierung des Datenformats sind beide Fassungen zu speichern (konvertierte Version muss als solche erkennbar sein) Ordnung: Systematisches Ablagesystem ( Ordner ) Einheitliche Vorgaben zur Dateibezeichnung (bei nachträglicher Digitalisierung) Vollständigkeit Einzelaufzeichnungspflicht mit allen Angaben nach 14 UStG (Ausnahme bei Unzumutbarkeit) keine Doppelerfassung (Bsp.: Lieferschein und Rechnungseingang) Verfahrensdokumentation erforderlich
Inhaltliche Anforderungen 8 Zeitgerechte Verbuchung: Bargeschäfte sind taggleich zu erfassen unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen unbedenklich bei nur periodischer Buchung auch Erfassung bis zum Ablauf des Folgemonats zulässig Festschreibung der Buchungen (spätestens zum USt-Voranmeldungszeitpunkt) dokumentierte organisatorische Vorkehrung erforderlich, dass Belege in der Zwischenzeit nicht verloren gehen können (unverzügliche Speicherung). Internes Kontrollsystem(IKS): die Einhaltung der Verfahrensdokumentation muss durch ein internes Kontrollsystem geprüft werden Erfassungskontrollen mit Plausibilitätsprüfungen Verarbeitungskontrollen Schutzmaßnahmen gegen Verfälschungen IKS muss in der Verfahrensdokumentation niedergelegt sein Durchführung der Kontrollen ist zu dokumentieren Datensicherheit: Pflicht zur Datensicherung gegen Unauffindbarkeit und Verlust Zugangs- und Zugriffsschutz Ablauf der Datensicherheit muss dokumentiert sein
Inhaltliche Anforderungen 9 Datenzugriff: Finanzverwaltung kann bei BP auf die Daten in elektronischer Form zugreifen keine Verkürzung der Auswertbarkeit (Bsp.: Excel- Tabelle als PDF) 3 Möglichkeiten nach Wahl des Betriebsprüfers unmittelbare Datenzugriff am System des Unternehmens Vorgabe der Auswertungskriterien durch BP und Durchführung durch Unternehmen Datenträgerüberlassung Kosten trägt das Unternehmen
Folge von Verstößen 10 Steuerliche Folgen: Schätzung der Besteuerungsgrundlagen 162 II 2, 158 AO Ablehnung von Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen ( 14,15 UStG) Ordnungswidrigkeit ( 130 OWiG): Wer als Inhaber eines Betriebes oder Unternehmens vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterläßt, die erforderlich sind, um in dem Betrieb oder Unternehmen Zuwiderhandlungen gegen Pflichten zu verhindern, die den Inhaber treffen und deren Verletzung mit Strafe oder Geldbuße bedroht ist, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird, die durch gehörige Aufsicht verhindert oder wesentlich erschwert worden wäre. Zu den erforderlichen Aufsichtsmaßnahmen gehören auch die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen. Geldbuße bis zu 1 Mio. Ordnungswidrigkeit ( 378 AO): Leichtfertige Verkürzung von Steuern Geldbuße bis 50.000,-
Folge von Verstößen 11 Straftat: Steuerhinterziehung 370 AO wenn bedingter Vorsatz Vorliegen eines IKS als Indiz gegen Vorsatz und Leichtfertigkeit (BMF- Schreiben vom 23.05.2016 AEAO zu 153 AO) Freiheitsstrafe bis 5 Jahre (besonders schwerer Fall: 6 Monate bis zu 10 Jahren kann schon ab 50.000,- bis 100.000,- vorliegen) Verletzung der Buchführungspflicht 283b StGB GoBD als Konkretisierung auch der handelsrechtlichen Buchführungspflicht? strafbar, wenn es zur Insolvenz des Unternehmens kommt Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren
Empfehungen 12 Verfahrensdokumentation nach GoBD erstellen IKS einführen Datensicherheit gewährleisten
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