DEUTSCHER INDUSTRIE- UND BUNDESVERBAND DER HANDELSKAMMERTAG E. V DEUTSCHEN INDUSTRIE E. V Breite Str. 29 Breite Str. 29 10178 Berlin 10178 Berlin ZENTRALVERBAND DES BUNDESVEREINIGUNG DER DEUTSCHEN DEUTSCHEN HANDWERKS E. V. ARBEITGEBERVERBÄNDE E. V. Mohrenstr. 20/21 Breite Str. 29 10117 Berlin 10178 Berlin BUNDESVERBAND DEUTSCHER GESAMTVERBAND DER DEUTSCHEN BANKEN E. V. VERSICHERUNGSWIRTSCHAFT E. V. Burgstr. 28 Wilhelmstr. 43/43 G 10178 Berlin 10117 Berlin HANDELSVERBAND DEUTSCHLAND (HDE) BUNDESVERBAND GROSSHANDEL, DER EINZELHANDEL E. V. AUSSENHANDEL, DIENSTLEISTUNGEN E. V. Am Weidendamm 1A Am Weidendamm 1A 10117 Berlin 10117 Berlin Herrn MDg Jörg Kraeusel Bundesministerium der Finanzen Wilhelmstraße 97 10117 Berlin Vorab per Email: IVD2@bmf.bund.de 24. Februar 2012 Entwurf eines einführenden BMF-Schreibens zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 (IV D 2 - S 7287-a/09/10004 :003) Sehr geehrter Herr Kraeusel, wir danken Ihnen für Ihr Schreiben vom 1. Februar 2012 und die darin eingeräumte Möglichkeit, zum Entwurf eines einführenden BMF-Schreibens zur Neuregelung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 Stellung zu nehmen. Die Gelegenheit hierzu nehmen wir gern wahr. Wir begrüßen nachdrücklich die mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 erfolgte Neuregelung der Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung, mit der einer langjährigen Forderung der Wirtschaft nach Vereinfachung und Bürokratieabbau Rechnung getragen wurde. Mit der frühzeitigen Umsetzung der Vorgaben der Richtlinie 2010/45/EU und insbesondere durch die technologieneutrale Ausgestaltung der Vorschriften in 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) haben Gesetzgeber und Finanzverwaltung gezeigt, dass ihnen an einer Erleichterung der elektronischen Rechnungsstellung für die Unternehmen gelegen ist, zumal damit eine Bürokratiekostenentlastung der Wirtschaft von rund 4 Mrd. Euro bewirkt werden soll. Für den Erfolg und die Akzeptanz der Neuregelung in der Praxis ist es entscheidend, dass die Unternehmen Rechtsicherheit darüber erhalten, unter welchen Voraussetzungen elektronische 1/7
Anmerkungen im Einzelnen Zu Abschnitt 14.4 Abs. 1-3 UStAE-E (Echtheit und Unversehrtheit von Rechnungen) Übertragung von Computer-Fax an Standard-Fax Nach Abschnitt 14.4 Abs. 2 UStAE-E können elektronische Rechnungen auch per Computer-Fax oder Faxserver übermittelt werden. Im Interesse der Rechtsicherheit bedarf es einer Klarstellung für den Fall des Rechnungsversands per Computer-Fax oder Fax-Server. Wenn ein Austausch von Rechnungen per Fax vereinbart wird, hat weder der Sender noch der Empfänger Informationen darüber geschweige denn Einfluss darauf ob die jeweilige Gegenseite ein Computer-Telefax/Fax-Server oder ein Standard-Telefax benutzt. Insofern unterscheidet sich dieses Verfahren von allen anderen Übertragungsformen, bei denen der Empfang immer nur elektronisch erfolgen kann. So ist die Rechnung für den Versender ein elektronisches Dokument, da er einen Faxserver benutzt, während die Rechnung beim Empfänger, der ein Standard-Telefax benutzt, als Papierrechnung ankommt. Petitum: Es sollte eine Klarstellung dahingehend erfolgen, dass in diesen Fällen eine unterschiedliche Archivierung, je nach Versand- bzw. Empfangsart, beim Rechnungsaussteller und beim Rechnungsempfänger möglich ist. Verlässlicher Prüfpfad auch bei Rechnungen mit elektronischer Signatur oder bei EDI In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Unternehmen (insbesondere Telekommunikationsdienstleister, Speditionsunternehmen) Rechnungen im PDF-Format mit eingebetteter qualifizierter elektronischer Signatur übermitteln, auch wenn der Leistungsempfänger in der Regel aus technischen Gründen die Gültigkeit der Signatur nicht überprüfen kann. Die PDF-Rechnung ist jedoch unabhängig von der Signatur auch ohne maschinelle Hilfe lesbar. Unseres Erachtens ist es aus umsatzsteuerlichen Gründen nicht erforderlich, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts in diesen Fällen zwingend mittels technisch aufwändiger Überprüfung der qualifizierten elektronischen Signatur sicher zu stellen. Vielmehr müssen die Unternehmen diese Anforderung an die Rechnung (auch bei Gutschriften) alternativ auch mittels innerbetrieblichem Kontrollverfahren prüfen dürfen. Petitum: Es sollte klargestellt werden, dass auch mit qualifizierter elektronischer Signatur versehene Rechnungen anhand des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens überprüft werden können. Insoweit sollte Abschnitt 14b.1 Abs. 6 und 10 UStAE entsprechend ergänzt werden. Zu Abschnitt 14.4 Abs. 4-6 UStAE-E (Innerbetriebliche Kontrollverfahren) Wir halten die Erläuterungen insbesondere im einleitenden Teil des BMF-Schreibens für sehr klar. Sie lassen die Absicht der Finanzverwaltung deutlich erkennen, einfache Rege- 3/7
lungen für die betriebliche Praxis zu schaffen. Positiv hervorzuheben ist ebenfalls, dass das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad keiner gesonderten Dokumentationspflicht unterliegen. Das gilt nach unserem Verständnis sowohl für das generelle Bestehen als auch für die konkrete Durchführung des Kontrollverfahrens im Einzelfall. In diesem Punkt herrscht bei den Unternehmen gleichwohl noch große Verunsicherung. Um der elektronischen Rechnung zu großflächiger Akzeptanz zu verhelfen, muss für den Anwender eindeutig feststehen, dass bei der Verwendung von elektronischen Rechnungen keine höheren Anforderungen an die Dokumentation gestellt werden, als es bislang bei Papierrechnungen der Fall war. Übernahme von Erläuterungen in den Anwendungserlass Derzeit besteht bei den Unternehmen zudem erhebliche Rechtsunsicherheit aufgrund der gesetzlichen Verankerung der innerbetrieblichen Kontrollverfahren, die zur Gewährleistung von Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit von Rechnungen notwendig sein sollen. Umso mehr würden wir es daher begrüßen, wenn die sehr klaren Formulierungen aus der Einleitung in den UStAE übernommen würden. Eine Präzisierung regen wir insbesondere bei folgenden beiden Punkten an: Innerbetriebliches Kontrollverfahren und Vorsteuerabzug Wir begrüßen die ausdrückliche Klarstellung im einleitenden Text des BMF-Entwurfes, dass die innerbetrieblichen Kontrollverfahren im Sinne des 14 Abs. 1 UStG nicht dazu dienen, die materiell-rechtlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG zu überprüfen. Petitum: Wir regen daher an, folgenden Satz in den UStAE selbst zu übernehmen: Ist der Nachweis erbracht, dass die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nach 15 UStG gegeben sind, kommt der Frage der Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens in dem konkreten Einzelfall keine eigenständige Bedeutung mehr zu und kann insbesondere nicht mehr zur Versagung des Vorsteuerabzugs führen. Anforderungen an das innerbetriebliche Kontrollverfahren Wir verstehen Abschnitt 14.4 Abs. 5 und 6 UStAE-E dahingehend, dass keine neuen Prüfsysteme geschaffen werden müssen, sondern die bereits auch unabhängig von den umsatzsteuerlichen Erfordernissen bestehenden Rechnungsprüfsysteme und -verfahren den geforderten Vorgaben im Grundsatz genügen. Petitum: Ein expliziter Hinweis auf die Möglichkeit, auf im Unternehmen bereits bestehende Rechnungsprüfsysteme und -verfahren zurückgreifen zu können, würde die Rechtsicherheit für die Praxis weiter erhöhen. Zu Abschnitt 14b.1 Abs. 5, 6 und 10 UStAE-E (Archivierung) Wir begrüßen die ausdrückliche Klarstellung, dass die Einhaltung der Aufbewahrungspflichten gemäß 14b UStG nicht Voraussetzung für den Vorsteuerabzug nach 15 Abs. 1 4/7
UStG ist. Das ergibt sich zwar bereits aus dem Gesetzestext selbst; die Klarstellung ist aber gleichwohl geboten. Zudem besteht hinsichtlich folgender Punkte noch weiterer Klärungsbedarf: Archivierung elektronischer Rechnungen Die Archivierung der elektronischen Rechnungen stellt weiterhin ein Hindernis für eine flächendeckende Akzeptanz von elektronischen Rechnungen dar. So ist es zwar möglich, Papierrechnungen einzuscannen und elektronisch aufzubewahren. Elektronische Rechnungen dürfen aber nicht ausgedruckt und in Papierform aufbewahrt werden. Diese sind vielmehr in dem Format zu archivieren, in dem sie empfangen wurden. In Abschnitt 14b.1 Abs. 6 UStAE-E wird zu Anforderungen an die Archivierung elektronischer Rechnungen schlicht auf die Vorschriften der Abgabenordnung, GoBS und GDPdU verwiesen. Danach sind Rechnungen insbesondere unveränderbar und maschinell auswertbar zu speichern. Die Anforderungen an eine elektronische Rechnungsstellung sind somit höher als im herkömmlichen Papiersystem. Es muss jedoch gewährleistet werden, dass die Anforderungen von kleinen und mittleren Unternehmen auch ohne zusätzliche Softwareanforderungen und -umstellungen erfüllt werden können. Es sollte daher in den UStAE der Hinweis aufgenommen werden, dass auch die Speicherung auf nicht veränderbaren CDs, DVDs oder sonstigen Datenträgern ausreicht wie dies im Übrigen in dem vom BMF bereits veröffentlichten Fragen-Antworten-Katalog in Aussicht gestellt worden war. Zumindest für kleinere Unternehmen mit einem überschaubaren Rechnungs- und Datenvolumen würde dies eine Lösung bieten. Für die Gruppe der ganz kleinen, vielfach nur im Nebengewerbe tätigen Unternehmen sprechen wir uns für eine Erleichterung dergestalt aus, dass auch ein Rechnungsausdruck auf Papier für eine ordnungsgemäße Archivierung ausreichen würde. Den Hinweis, dass eine Verletzung der Aufbewahrungspflichten lediglich als Ordnungswidrigkeit nach 26a UStG geahndet werden kann, während der Vorsteuerabzug unberührt bleibt, halten wir insoweit für nicht hilfreich, als kein Unternehmen elektronische Rechnungen akzeptieren wird, wenn es gleichzeitig eine Ordnungswidrigkeit riskiert. In diesem Zusammenhang ist anzumerken, dass weder Art. 247 Abs. 2 MwStSystRL noch 147 Abs. 2 AO eine ausschließliche Aufbewahrung der Rechnung im Originalformat vorschreiben. Petitum: Der UStAE sollte um den Hinweis ergänzt werden, dass die Speicherung von elektronischen Rechnungen auf nicht veränderbaren CDs, DVDs oder sonstigen Datenträgern ausreichend ist. Für kleine Unternehmen sollte der Rechnungsausdruck auf Papier ausreichend sein. Es muss zudem akzeptiert werden, wenn bei einer auf elektronischem Weg erhaltenen Rechnung das ursprüngliche Dokument aus innerbetrieblichen Gründen ausgedruckt, anschließend gelöscht, der mit einem Prüfvermerk versehene Ausdruck wieder eingescannt und die Scan-Datei aufbewahrt wird. 5/7
Archivierung bzw. Löschung von E-Mails Bislang ungeklärt und in der Praxis umstritten ist die Frage, inwieweit auch E-Mails aufbewahrt und archiviert werden müssen, mittels derer die elektronische Rechnung bzw. der Rechnungsinhalt übermittelt wurde. Unstrittig dürfte sein, dass dann, wenn die E-Mail selbst die Rechnung oder einen Teil der Rechnung darstellt, auch eine Archivierung notwendig ist. In den Fällen, in denen eine Rechnung jedoch per E-Mail als angehängte Text- oder Bilddatei oder als strukturierter Datensatz übermittelt wird, sollte eine Archivierung der E-Mail selbst nicht notwendig sein. Hier ist die E-Mail vergleichbar mit dem Briefumschlag bei Papierrechnungen, also nur eine Hülle für die übertragene Datei. Die Möglichkeit, die jeweiligen E-Mails zu löschen, würde zu einer Verwaltungsvereinfachung für die betroffenen Unternehmen führen und die Einführung der elektronischen Rechnung nachhaltig fördern. Eine Klarstellung ist zwingend geboten. Nach Abschnitt III Frage 9 des Fragen-Antworten- Katalogs des BMF zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung vom 22. Januar 2009 soll die E-Mail, mit der eine Reisekostenabrechnung in einem Tabellenkalkulationsformat übermittelt wird, aufbewahrt werden. Damit stellt sich zwangsläufig die Frage, ob dies auch dann gilt, wenn eine Rechnung als E-Mail-Anhang verschickt wird. Petitum: Um auch in diesem Punkt Rechtsicherheit zu schaffen, sollte eine Klarstellung dahingehend erfolgen, dass die E-Mail, mit der der Rechnungsanhang verschickt wurde, nicht archiviert werden muss. Enthält die E-Mail selbst notwendige Rechnungsangaben sollte eine Archivierung auch in anderen Datei-Formaten als dem Originalformat akzeptiert werden. Vermeidung der Doppelausstellung von elektronischen Rechnungen In der Praxis gibt es zahlreiche Fälle, in denen die elektronische Rechnung in doppelter Ausführung vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger übermittelt wird. Exemplarisch können etwa die folgenden Konstellationen aufgeführt werden: Fall 1: Rechnung wird als strukturierter Datensatz und zusätzlich als PDF übermittelt. Fall 2: Rechnung wird als PDF und zusätzlich als Text in der E-Mail übermittelt (z. B. bei Flugtickets). Fall 3: Eine Rechnung wird doppelt übertragen, da es einen Fehler in der ersten Übertragung gab (es handelt sich jedoch eindeutig um dieselbe Rechnung). Fall 4: Rechnung steht über ein Web-Portal zum Download zur Verfügung und wird zusätzlich per E-Mail mit angehängter PDF-Datei übermittelt. Aktuell wird zudem von vielen Unternehmen im Rahmen der Umstellung der Prozesse für eine Testphase das Ausstellen von Papier- und elektronischen Rechnungen parallel geplant. 6/7
Von den genannten Fällen sind zahlreiche weitere Variationen denkbar, die in der Praxis ebenfalls häufig vorkommen (etwa mehrfacher Download einer Rechnung). Aufgrund der Identität der Rechnungsnummer halten wir eine Kennzeichnung einer der Rechnungen z. B. als Kopie nicht für zwingend erforderlich. Vielmehr nehmen wir eine Behandlung wie bei einem Rechnungsdoppel an. Wir gehen daher davon aus, dass eine Mehrfachübermittlung in dem vorstehend beschriebenen Sinn nicht zu einer doppelten oder gar mehrfachen Umsatzsteuerschuld führt, da die tatbestandlichen Voraussetzungen des 14c UStG nicht erfüllt sind. Gleichwohl halten wir eine entsprechende Klarstellung für sinnvoll. Petitum: Um bestehenden Unsicherheiten in der Praxis wirksam zu begegnen, bedarf es einer entsprechenden Klarstellung im BMF-Schreiben, dass eine bloße Mehrfachübermittlung derselben Rechnung nicht zu einer mehrfachen Umsatzsteuerschuld führen kann. 7/7