Excel-Kurs Wiederauffrischung und mehr 1 Erstes Rechnen mit Excel... 1 Rechnen mit konstanten Werten... 1 Rechnen mit Zellbezügen... 2 Rechnen mit der Zeigemethode... 2 Summenfunktion... 3 Prozentrechnen... 4 Prozentformat zuweisen... 5 Absolute Bezüge... 5 Namen anstelle von Zellbezügen... 6 ABEND 1 1 Erstes Rechnen mit Excel Formeln sind Gleichungen und beginnen somit stets mit einem ISTGLEICH: = Welche mathematische Operation wir ausführen möchten, also ob wir addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren möchten, geben wir mit Hilfe von Operatoren ein. Nachfolgender Tabelle entnehmen Sie bitte die wichtigsten mathematischen Operatoren: Addition (plus) + Pluszeichen Subtraktion (minus) - Minuszeichen Multiplikation Sternchen (mal) Division (teilen) / Schrägstrich Prozent % Prozentzeichen Excel rechnet von links nach rechts. Dabei gilt Punktrechnung vor Strichrechnung! Um die Reihenfolge der Berechnung zu verändern, können Klammern gesetzt werden. Setzen Sie den Teil, der zuerst berechnet werden soll, in eine Klammer. Rechnen mit konstanten Werten Konstante Werte sind Zahlen oder Text, die direkt in die Formel eingeben werden. Um die Berechnung durchzuführen, wird zunächst die ausgewählte Ergebniszelle angeklickt. Dann wird das ISTGLEICH-Zeichen eingetippt Mit ENTER bestätigen. Nachteil: Tippfehler sind vorprogrammiert und Korrekturen können später nur in der Bearbeitungsleiste vorgenommen werden. Diese Methode ist also möglich, aber weniger empfehlenswert. 1
Rechnen mit Zellbezügen Wenn möglich nutzt man bei der Formeleingabe die Möglichkeit, mit Zellbezügen zu rechnen, da diese sich automatisch aktualisieren, sobald der Zellwert innerhalb der Zelle verändert wird. Spalten tragen Buchstaben und Zeilen Ziffern. Aus den Buchstaben der SPALTENKÖPFE und ZEILENKÖPFEN ergibt sich die Zelladresse, dies ist der Zellbezug. Die folgende markierte Zelle hat folgenden Zellbezug (Zelladresse): A1 Zahl 600 in der ersten Spalte A und in der Zeile 3. Die Zelladresse lautet also A3. Zellbezüge kann man manuell eingeben. BESSER: Addieren mit der Zeigemethode! Mit der Zeigemethode klickt man einfach die Zellen, die Excel in die Berechnung mit einbeziehen soll, mit der Maus an. Nun werden in der Formel die Zellbezüge angezeigt, nicht die Zellwerte. Rechnen mit der Zeigemethode So geht s: Um eine Formel zu erstellen, klicken Sie zunächst auf die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll, also auf die gewünschte Ergebniszelle. Gleichheitszeichen eintippen = Zelle anklicken, damit Excel den Zellbezug übernimmt Operator eingeben, also plus+, minus-, geteilt/, mal* Nächste Zelle anklicken Operator eingeben (also +, -, /, *) je nachdem welche Berechnung stattfindet So lange bis alle Zellen (Zellbezüge) in der Formel erscheinen Formel abschließen mit ENTER Vorteil der Zeigemethode: Kein Vertippen, Änderungen in der Zelle jederzeit möglich Microsoft Excel aktualisiert Formeln, auch beim Verschieben von Zellen, die Bezüge werden entsprechend angepasst. Eine Formel, die sich auf eine gelöschte Zelle bezieht, zeigt jedoch den Fehlerwert #BEZUG! an. Excel ermittelt anhand der Zellbezüge die Zahlenwerte, mit denen Excel rechnen soll, somit wird jeder geänderte Wert einer Zelle automatisch bei der Berechnung neu berücksichtigt und das Ergebnis entsprechend korrekt aktualisiert. 2
Summenfunktion Nun ist die am häufigsten verwendete Berechnung die Addition, darum haben sich die Programmierer hier etwas ganz Besonderes einfallen lassen. Das Symbol für die Autosumme befindet sich in der Gruppe BEARBETEIN des Registers START. Man findet die Funktion aber auch Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK. Die Zelle, in der das Ergebnis stehen soll, anklicken. Jetzt den Bereich, der addiert werden soll, mit gedrückter linker Maustaste markieren Mit ENTER bestätigen Alternativ: Tastenkombination ein: ALT +=. Drücken Sie anschließend ENTER 3
Prozentrechnen Prozent ist der 100ste Teil einer Zahl. In Excel wenden wir die Multiplikation an, wenn wir Prozente berechnen möchten. Mathematisch lautet die Lösung, wenn wir den Prozentanteil an einem Wert ausrechnen möchten wie folgt: =Wert * 19/100 Bei 100 EUR Nettobetrag lauter die Formel für die Berechnung der Mehrwertsteuer in Höhe von 19% also wie folgt: 100 * 19 / 100 In Excel multiplizieren wir den Wert einfach mit der gewünschten Prozentzahl im Prozentformat: Angenommen wir möchten von 1.000,00 EUR den MWST-Wert von 19% berechnen, dann sieht die Formel wie folgt aus: =1000*19% Dies entspricht Oder 19/100=0,19 ACHTUNG: Evtl. dem Ergebnis das Prozentformat zuweisen!! ÜBUNG 4
Prozentformat zuweisen Der Wert 0,01 in einer Zelle soll als Prozentzahl formatiert werden, indem man einfach auf das %-Zeichen klickt: Register START, Gruppe ZAHL: Der Zell wert 0,01 formatiert sich dann zu 1 %. Absolute Bezüge. Excel hat also den Wert mit 100 multipliziert. Werden Zellbezüge absolut gesetzt, so werden Sie beim Kopieren von Formeln nicht dem aktuellen Zellbereich angepasst. Das kann wünschenswert sein, wenn Excel innerhalb einer Berechnung jeweils auf eine bestimmte Zelle zurückgreifen soll, die nicht verändert werden darf. Bezüge setzt man absolut indem man direkt nach der Eingabe eines Zellbezugs die Funktionstaste F4 drückt. Der Zellbezug wird von Excel in Dollarzeichen $ gesetzt, diese weisen auf einen absoluten Zellbezug hin. Die $-Zeichen kann man natürlich auch manuell setzen. Absolute Bezüge werden beim Kopieren bzw. Verschieben von Formeln nicht angepasst. Das ist wünschenswert, wenn Excel innerhalb einer Berechnung immer auf ein und dieselbe Zelle zurückgreifen soll. Relative Bezüge nennt man übrigens die Bezüge, die beim Kopieren bzw. Verschieben einer Formel angepasst werden. Es gibt auch gemischte Bezüge. Manchmal ist es erforderlich, dass nur eine Spalte oder nur eine Zeile absolut gesetzt wird. Beispiel: Im folgenden Beispiel ist der Mehrwertsteuersatz in der Zelle H4 hinterlegt. Die Formel um den MWST-Betrag auszurechnen lautet: 5
Nettobetrag mal MWST-Satz (in Prozent). Also G6*H4. Da der Zellbezug H4 jedoch beim Kopieren der Formel nicht angepasst werden darf, muss man direkt nach Eingabe des Bezugs die F4-Taste EINMAL drücken. Spalte und Zeile erhalten jeweils ein Dollar-Zeichen. Somit ist der Zellbezug nun absolut gesetzt. Namen anstelle von Zellbezügen Im Berufsalltag rechnet man immer wieder mit gleichen Werten, z. B. Berechnung der Mehrwertsteuer oder anderer festgelegter Zinssätze, Kilometerpauschalen u.v.a. Dies ist ein Fall für das Rechnen mit Namen anstelle von Zellbezügen. Denn es ist viel einfacher, praktischer und übersichtlicher, anstelle dieser Zahlen oder Zellbezüge, Namen einzutippen. Die Namen werden dann anstelle der Werte/der Zellbezüge in den Formeln verwendet. Das hat u.a. den Vorteil, dass Ihre Formeln leichter lesbar sind. Diese Namen muss man natürlich vorher festlegen und zwar verknüpft mit der Zelle, in welcher sich die Werte, mit denen man rechnet, befinden. Hört sich aber viel komplizierter an als es ist, in Wahrheit kann mit Namen mit einem einzigen Mausklick festlegen. Im Namensmanager kann man die Liste der gespeicherten Namen einsehen und diese hier auch bearbeiten Lösung: Markiere A1 bis B2 6
Klick im Register FORMELN,Gruppe Definierte Namen auf Aus Auswahl erstellen Bestätige das Fenster mit OK Verfahren ebenso mit dem Bereich B2 bis B8. Also jeweils die Zelle mit der Überschrift und den dazugehörigen Wert oder die Werte markieren und über Auswahl erstellen den Namen zuweisen. Beim Eingeben der Formel über die Funktionstaste F3 die Namenliste aufrufen und einfach per Doppelklick den gewünschten Namen in die Formel eingeben. Alternativ einfach den Namen in die Formel eintippen, bereits beim ersten Buchstaben bietet Excel Namenvorschläge an. 7