EXCEL TEIL 2 ERSTE FORMELN... 3

Transkript

1 EXCEL TEIL 2 ERSTE FORMELN... 3 Grundrechenarten... 3 Rechnen mit konstanten Werten... 3 Rechnen mit Zellbezügen... 4 Addieren mit der Zeigemethode:... 4 Subtrahieren... 5 Multiplizieren... 6 Prozentrechnen... 7 Prozentformat zuweisen... 9 Dividieren Zinsen ausrechnen mit Multiplizieren und Dividieren Autosumme Rechnen mit Datum Übungsteil Grundrechenarten Übungsteil: Addieren, Subtrahieren, Dividieren, Multiplizieren, Prozentrechnung Übungsteil Kassenstand Einfache Formeln, bedingte Formatierung Weiteres Formelwissen Fehler in Formeln Formeln kopieren Überträge erzeugen Absolute Bezüge Rechnen mit Uhrzeiten Übungsteil Rechnen mit UHRZEITEN EXCEL Tipps & Tricks Nützliche Einstellungen in den Optionen Zellinhalt auf mehrere Spalten verteilen Text aus Zellen trennen Zellen zusammenführen Werte einfügen Symbolleiste für den Schhnellzugriff anpassen Identisches Ausfüllen aller Zellen leere Zellen einer Tabellen ausfüllen Eingabe von Brüchen: Vorangehende Nullen Text in Zellen als Zahl definieren Textinhalt einer Zelle auf mehrere Zellen aufteilen Schnelles Einfügen von Zeilen und Spalten Negative Zeitwerte anzeigen lassen Negative Uhrzeiten rot darstellen: Datum und Uhrzeit schnell anzeigen: Rechnen ohne Formeln Gleichheitszeichen vor der Formel Transponieren Tabellen schnell formatieren Die Suchfunktion Formeln anzeigen lassen Zeiten summieren PDF umwandeln Bedingte Formatierung Übungsteil Bedingte Formatierung... 58

2 Zusammenfassende Grundlagenübung mit ausführlicher Anleitung... 59

3 Excel TEIL 2 Erste Formeln Grundrechenarten Formeln sind Gleichungen und beginnen somit stets mit einem ISTGLEICH: =. Das Gleichheitszeichen informiert Excel Darüber, dass jetzt eine Formel folgt. Welche mathematische Operation wir ausführen möchten, also ob wir addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren möchten, geben wir mit Hilfe von Operatoren ein. Nachfolgender Tabelle entnehmen Sie bitte die wichtigsten mathematischen Operatoren: Addition (plus) + Pluszeichen Subtraktion - Minuszeichen (minus) Multiplikation Sternchen (mal) Division (teilen) / Schrägstrich Prozent % Prozentzeichen Excel rechnet in einer bestimmten Reihenfolge. Excel rechnet von links nach rechts. Dabei geht Punktrechnung vor Strichrechnung! Um die Reihenfolge der Berechnung zu verändern, können Klammern gesetzt werden. Setzen Sie den Teil, der zuerst berechnet werden soll, in eine Klammer. RECHNEN MIT KONSTANTEN WERTEN Konstante Werte sind Zahlen oder Text, die direkt in die Formel eingeben werden. In der nachfolgenden Tabelle sollen die 3 Werte in A1, A2 und A3 addiert werden. Um die Berechnung durchzuführen, wird zunächst die ausgewählte Ergebniszelle angeklickt. Dann wird das ISTGLEICH-Zeichen eingetippt und genauso wie man es von einem Taschenrechner kennt, die Formel wie in der Abbildung angezeigt, eingegeben. Mit ENTER bestätigen. Abbildung 1- Addition Nachteil: Tippfehler sind vorprogrammiert und Korrekturen können später nur in der Bearbeitungsleiste vorgenommen werden. Diese Methode ist also möglich, aber weniger empfehlenswert. Konstante Werte sind also Zahlen, die Sie direkt in die Formel eingeben. Die Nachteile wurden bereits weiter oben beschrieben. Übung Addieren Geben Sie in eine Zelle =10+5 ein, Drücken Sie auf ENTER

4 Sie erhalten den Wert 15 Addieren Sie: Geben Sie in die Zelle, in der später das Ergebnis stehen soll, ein Gleichheitszeichen ein. Geben Sie den Wert (100) ein Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Geben Sie den zweiten Wert ein (200) Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Geben Sie den nächsten Wert ein (300) Die Eingabe der Formel können Sie in der Bearbeitungsleiste mit verfolgen Drücken Sie ENTER. Jetzt wird anstelle der Formel die Summe angezeigt. RECHNEN MIT ZELLBEZÜGEN Wenn möglich nutzt man bei der Formeleingabe die Möglichkeit, mit Zellbezügen zu rechnen, da diese sich automatisch aktualisieren sobald der Zellwert innerhalb der Zelle verändert wird. Spalten tragen Buchstaben und Zeilen Ziffern. Aus den Buchstaben und Ziffern ergibt sich die Zelladresse, dies ist der Zellbezug. Ein Zellbezug setzt sich also aus dem Buchstaben des Spaltenkopfes und aus der Zahl des Zeilenkopfes zusammen. Die folgende markierte Zelle hat folgenden Zellbezug (Zelladresse): A1 Aus den Buchstaben im Spaltenkopf und Ziffern Zeilenkopf ergibt sich die Zelladresse In unserem Beispiel befindet sich die Zahl 600 in der ersten Spalte A und in der Zeile 3. Die Zelladresse lautet also A3 ADDIEREN MIT DER ZEIGEMETHODE: Mit der Zeigemethode klickt man einfach die Zellen, die Excel in die Berechnung mit einbeziehen soll, mit der Maus an. Nun werden in der Formel die Zellbezüge angezeigt, nicht die Zellwerte. Dies hat den Vorteil, dass Sie sich erstens nicht vertippen können. Die Werte können Sie jederzeit in der Zelle ändern. So geht s: Um eine Formel zu erstellen, klicken Sie zunächst auf die Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll, also auf die gewünschte Ergebniszelle. Wir üben anhand der unten dargestellten Tabelle:

5 Erste Addition 1 Geben Sie das Gleichheitszeichen ein = Klicken Sie auf die Zelle, in welcher der Wert steht, der in die Formel soll, im Beispiel ist das die Miete von 900,00 Geben Sie den Operator ein, also plus+, minus-, geteilt/, mal* Tippen Sie auf den nächsten Wert, also auf 200,00, Operator eingeben, also +, dann auf die Nebenkosten Bestätigen Sie mit ENTER. In der Ergebniszelle, die wir vorher angeklickt haben, wird nun die Summe ausgewiesen. Vorteil der Zeigemethode: Kein Vertippen, Änderungen in der Zelle jederzeit möglich Microsoft Excel aktualisiert Formeln, auch beim Verschieben von Zellen Die Bezüge werden entsprechend angepasst. Eine Formel, die sich auf eine gelöschte Zelle bezieht, zeigt jedoch den Fehlerwert #BEZUG! an. Excel ermittelt anhand der Zellbezüge die Zahlenwerte, mit denen Excel rechnen soll, somit wird jeder geänderte Wert einer Zelle automatisch bei der Berechnung neu berücksichtigt und das Ergebnis entsprechend korrekt aktualisiert. Addieren Sie die Ausgaben mit der Zeigemethode: Geben Sie in die Zelle, in der später das Ergebnis stehen soll, ein Gleichheitszeichen ein. Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B2 Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B3 Geben Sie den mathematischen Operator ein (+) Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle B4 Anstelle der Werte werden jetzt Zellbezüge angegeben. Drücken Sie ENTER. Jetzt wird anstelle der Formel die Summe angezeigt. SUBTRAHIEREN Geben Sie in einer Zelle =10-5 ein, um das Ergebnis 5 anzuzeigen. Oder rechnen Sie mit Zellbezügen Beispiel: Sie kaufen ein Auto und möchten vom Verkaufspreis den Preisnachlass abziehen.

6 LÖSUNG: Klicken Sie die Zelle an, in der später das Ergebnis ausgewiesen werden soll, Geben Sie das Zeichen ISTGLEICH (=) ein Klicken Sie mit der Maus auf die Zelle, deren Wert Sie in die Formel übernehmen möchten, in unserem Beispiel unten ist das der Preis. Geben Sie den Operator ein, also das MINUSZEICHEN (-) Klicken Sie jetzt auf die 2. Zelle, deren Wert Sie in die Formel übernehmen möchten. In unserem Beispiel ist das der Wert des Preisnachlasses, weil Sie ausrechnen möchten, wie hoch die Rechnung nach Abzug des Preisnachlasses ist. Drücken Sie jetzt ENTER. Das Ergebnis wird angezeigt Übung: Subtrahieren. Rechnen Sie aus, wie viel Ihnen nach Abzug der bisherigen Ausgaben im Budget übrig bleibt LÖSUNG: MULTIPLIZIEREN Geben Sie in einer Zelle =5*10 ein, um das Ergebnis 50 anzuzeigen. Oder zeigen Sie einfach auf die Zahlen, die Sie miteinander multiplizieren möchten. Das Sternchen dient als Operator:* Formel-Beispiel: =A1*A2*A3 Übung Multiplizieren Schreiben Sie die Tabelle bis auf die Ergebnisse in Spalte E ab, Berechnen Sie die Spalte E. Erstellen Sie die notwendige Formel in Zeile E3, Kopieren sie die Formel, nach unten, Bilden Sie die Summe in Zeile E9, Kopieren Sie die Formel anschließend nach unten Lösung

7 Übung: Berechne Spalte E und F PROZENTRECHNEN Prozent ist der 100ste Teil einer Zahl. In Excel wenden wir die Multiplikation an, wenn wir Prozente berechnen möchten. Wir multiplizieren den Wert mit der gewünschten Prozentzahl im Prozentformat: Angenommen wir möchten von 1.000,00 EUR den MWST-Wert von 19% berechnen, dann sieht die Formel wie folgt aus: =1000*19% Ich möchte von dem Wert % ausrechnen. Die Rechnung lautet: Übung Prozent Ich möchte von dem Wert 1000 den Mehrwertsteuersatz von 19% ausrechnen. Die Formel lautet dann =1000*19%. Klick auf die Zelle, in der das Ergebnis später ausgewiesen werden soll ISTGLEICH eingeben = Klick auf den Betrag, von dem der Prozentsatz, wie z. B. die MWST berechnet werden soll Sternchen eingeben (für die Multiplikation) 19% eingeben (oder auf die Zelle klicken, in der der Prozentwert steht) Enter drücken. Schreibe die Tabelle ohne die Werte in D und E ab und berechne die Felder D und E bei einer MWSt von 19%.

8 Lösung Übung Prozent Lösung: Übung Prozent Erstelle die Formel zur Berechnung der Provision. Lösung: Übung Prozent Erstelle die Formeln zur Berechnung der schattierten Zellen:

9 Lösung: Übung Prozent Erstelle die Formeln zur Berechnung der schattierten Felder. PROZENTFORMAT ZUWEISEN Der Wert 0,01 in einer Zelle soll als Prozentzahl formatiert werden, indem man einfach auf das %-Zeichen klickt: Der Zell wert 0,01 formatiert sich dann zu 1 %. den Wert mit 100 multipliziert.. Excel hat also Man muss wissen, dass Excel 100% mit dem Wert 1 verwaltet. Wenn man nun von einem Betrag z.b. 5% abziehen möchte, dann muss man, um zum Ergebnis zu gelangen, eine Zwischenrechnung erstellen. Im Beispiel wurde eine Spalte eingefügt für die Berechnung von 5% und in einer weiteren Spalte wurde

10 dann die Rechnung Betrag minus 5% durchgeführt um zum Ergebnis zu gelangen. Die Formel hätte auch wie folgt lauten können:. Warum? Wir haben zuvor gesagt, dass von dem Ausgangsbetrag 5 % subtrahiert werden soll. In dieser Rechnung haben wir durch die Formel 1-5% Excel angewiesen, den Ausgangsbetrag mit 95 % anzugeben: 1-5%=95%, denn wir haben ja gelernt, dass Excel 100% mit dem Wert 1 verwaltet Übung Multiplikation/Prozent Schreiben Sie die Tabelle ab ohne die Ergebnisse in Spalte D. Erstellen Sie alle notwenigen Formeln und kopieren Sie die Formeln soweit erforderlich nach unten. Berechnen Sie die Zwischensumme netto Berechnen Sie die Mehrwertsteuer (Lebensmittel 7%) Berechnen Sie die Bruttosumme (Rechnungsbetrag netto + MWSt) Berechnen Sie 3 % Skonto vom Rechnungsbruttobetrag Berechnen Sie die Endsumme (Rechnungsbruttobetrag minus Skontobetrag) LÖSUNG: Formel: Monatszinsen=Kapital x Zinssatz x Monate/12 DIVIDIEREN Geben Sie =10/5 in einer Zelle ein, um das Ergebnis 2 anzuzeigen.

11 Übung: Sie haben Einkäufe in Höhe von 658,00 getätigt. Dafür kochen Sie ein Gericht für 12 Personen. Wie viel kostet das Gericht pro Person? Orientieren Sie sich am Beispiel SUBTRAKTION. Gehen Sie genauso vor, allerdings denken Sie daran, das der Operator für die Division der Schrägstrich ist. Alternativ können Sie auch das Geteilt-Zeichen im Nummernblock anwenden. Die Formel in unserem Beispiel lautet also =B1/B2 Formelbeispiel: Übung Dividieren Sie kaufen für 6 Personen ein. Wie hoch ist der Betrag pro Person? Schreiben Sie die Einkaufsliste ab ohne das Ergebnis in Zeile B12 und ohne das Ergebnis in Zeile B13. Erstellen Sie die Einkaufssumme mit der entsprechenden Formel Dividieren Sie den Einkaufsbetrag durch die Anzahl der Personen um den Betrag pro Person zu ermitteln. LÖSUNG Übung Bruttopreis aus Nettopreis berechnen Erstelle die Formel zur Berechnung des Nettopreises bei bekanntem Bruttopreis (Bruttopreis geteilt durch 1,19 (bei 19% MWST)) : Lösung:

12 ZINSEN AUSRECHNEN MIT MULTIPLIZIEREN UND DIVIDIEREN Berechne die Tageszinsen des eingesetzten Kapitals wenn ,00 Euro angelegt wurden zu einem Zinssatz von 3% für 90 Tage. Formel: Tageszinsen=Kapital x Zinssatz x Tage/360 Lösung: AUTOSUMME Sie haben bereits gelernt, wie einfache Formeln erstellt werden. Sie beherrschen die Formeleingabe zu den Grundrechenarten Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren und Dividieren, aber auch Prozentrechnen. Nun ist die am häufigsten verwendete Berechnung die Addition, darum haben sich die Programmierer hier etwas ganz Besonderes einfallen lassen, nämlich die Funktion AUTOSUMME. Nun ist die am häufigsten verwendete Berechnung die Addition, darum haben sich die Programmierer hier etwas ganz Besonderes einfallen lassen. Es gibt eine einfachere Methode, Zahlen zu addieren, nämlich mit der sogenannten Funktion Summe. Man markiert den Bereich, den man addieren möchte einschließlich der noch leeren Ergebniszeile und dann klickt man auf das Symbol für die Autosumme. Das Symbol für die Autosumme befindet sich ebenfalls in der Gruppe Bearbeiten des Registers Start. Man kann hier mit der Funktion rechnen aber auch im Register FORMELN, FUNKTIONSBIBLIOTHEK Register FORMELN, Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK Multifunktionsleiste: Markieren Sie einfach den Bereich, der addiert werden soll einschließlich der leeren Ergebniszelle und wählen Sie im Register START Gruppe bearbeiten

13 oder geben Sie folgende Tastenkombination ein: ALT +=. Drücken Sie anschließend ENTER Es gibt über 350 Funktionen, die Sie aber nicht kennen müssen, sofern Sie nicht in die tiefere Finanzmathematik, Mathematik oder Statistik usw. eindringen möchten. Die Funktion AUTOSUMME ist eine dieser vielen Funktionen und für diese Funktion gibt es sogar ein eigenes Symbol: Übung Autosumme: Markieren Sie einfach den kompletten Zellbereich, den Sie addieren möchten einschließlich der Ergebniszelle. wählen Sie im Register START Gruppe bearbeiten oder geben Sie folgende Tastenkombination ein: ALT +=. Drücken Sie anschließend ENTER. Im gleichen Moment erscheint das Ergebnis In der Bearbeitungsleiste erkennen Sie, dass Excel die Formel selbständig gesetzt hat. Excel hat dabei den Funktionsnamen SUMME verwendet und en zu addierenden Bereich in Klammern gesetzt. Der Doppelpunkt weist auf den Bereich (von..bis). Übung: Auch im folgenden Beispiel markieren Sie die komplette Tabelle einschließlich aller Zellen, die berechnet werden sollen. Klicken jetzt auf und alle leeren Zellen und Spalten sind berechnet. Denken Sie daran, dass möglicherweise die Zellenbreite nicht ausreicht, um die hohen Zahlen anzuzeigen. Sie erhalten Zäune. Ziehen Sie entweder manuell mit gedrückter Maustaste die Spaltentrennlinie (im Spaltenkopf!)zwischen den Spalten auf die richtige Größe oder klicken Sie ganz einfach doppelt auf diese Spaltenlinie.

14 Übung Addieren unter Verwendung verschiedener Möglichkeiten Schreiben Sie die Tabelle bis auf das Ergebnis ab (ohne Tausender Trennzeichen und ohne Eurosymbol. Diese Formatierung wird anschließend durch Klick auf das Euro-Symbolzeichen erzeugt) Geben Sie die Formel in Zelle B6 ein, so dass Sie dieses Ergebnis erhalten. Es gibt drei mögliche Formeln!! Verwenden Sie zuerst konstante Werte, die Sie direkt in die Zelle eingeben LÖSUNG: Löschen Sie das Ergebnis und benutzen Sie jetzt die Zeigemethode LÖSUNG: Löschen Sie das Ergebnis und benutzen Sie jetzt die Funktion AUTOSUMME LÖSUNG: RECHNEN MIT DATUM Auch hier lassen sich alle bereits beschriebenen Regeln anwenden. Datumsangaben werden in Excel als fortlaufende Zahlen angesehen. Uhrzeitangaben als Dezimalbrüche (Bruchteile eines Tages, ein Tag hat den Wert 1, ein Stunde den Wert 1 geteilt durch 24 = 0, ). Jeder Datumswert stellt für Excel also eine fortlaufende Zahl dar. Man kann z. B. zu einem Datumswert einfach eine Zahl dazu addieren, um z. B. das Zahlungsziel einer Rechnung zu berechnen ( = ). Zeitdifferenzen lassen sich übrigens nur in Tagen berechnen. In Formeln wird ein Datum in Anführungszeichen gesetzt! Die ältere Zeit ist übrigens die Kleinere Zahl und die jüngere Zeit ist die größere Zahl. Also immer ältere Zeit minus jüngere Zeit. Beispiel zum THEMA Rechnen mit Datum Im folgenden Beispiel wird das ältere Datum vom jüngeren Datum abgezogen. Das Ergebnis weist die Anzahl der Nächte einer Hotelrechnung aus. Hotelrechnung ÜBUNG zum THEMA Rechnen mit Datum

15 Übung: Die folgenden Rechnungen werden 14 Tage später fällig. Schreiben Sie die Tabelle ohne Ergebnis ab. Decken Sie die Lösung ab! Erstellen Sie die Formel zur Berechnung der Fälligkeit. Tipp: Verwenden Sie eine einfache Addition. Übung: Wir fahren in die Jugendherberge und wollen uns ausrechnen, wie viele Nächte wir zu bezahlen haben: Mit der Formel =B3-B2 erhalten wir das richtige Ergebnis

16 Übungsteil Grundrechenarten ÜBUNGSBLATT Erste Formeln Berechne den Kassenistrest

17 ÜBUNGSTEIL: ADDIEREN, SUBTRAHIEREN, DIVIDIEREN, MULTIPLIZIEREN, PROZENTRECHNUNG Lösung: Formeln kann man sich anstelle von Werten anzeigen lassen, indem man die Taste Strg gedrückt hält und dann die Raute auf der Tastatur gedrückt hält. Möchte man wieder zurück zu der normalen Anzeige, die gleiche Tastenkombination STRG+Raute wiederholen.

18 ÜBUNGSTEIL KASSENSTAND EINFACHE FORMELN, BEDINGTE FORMATIERUNG Bürokasse. Lerninhalt: einfache Formel erstellen; bedingte Formatierung Wir haben eine Bürokasse und verwalten diese mit Excel. Wir möchten die Tabelle so führen, dass wir jeweils mit einem Blick sehen, wie hoch der Kassenistrest ist. Zunächst erstellen wir das Grundgerüst mit folgenden Angaben: Wieviel befindet sich aktuell in der Kasse (Anfangsbestand) Spalten für Vorgangsnr., Datum, Art der Einnahme bzw. Ausgabe, Spalte für Einnahmen und Ausgaben, Spalte für den Kassenistrest. Die Formatierung beherrschen wir ja bereits. Nun klicken wir auf die 1 (für den ersten Vorgang) in Zeile A6 und kopieren den Eintrag mit Hilfe des Ausfüllkästchens bei gedrückter Maustaste. Den Smarttag klicken wir an und wählen Datenreihe ausfüllen! Nun tragen alle Ausgaben und Einnahmen ein, einschließlich in Spalte B das entsprechende Datum.

19 Die Tabelle sieht nun so aus! Was noch fehlt sind die Formeln, damit Excel uns den Kassenistrest anzeigt. Das erste Ergebnis soll natürlich in der Zelle E 6 stehen. Wir wollen Excel folgendes mitteilen: Nimm den Anfangsbestand (3000,99 Euro) und ziehe davon unsere Ausgaben ab. Da wir erst einmal n u r für die erste Zelle, also die Zelle E6 eine Formel erstellen möchten, interessiert uns auch nur der erste Eintrag in D6. Wenn die Formel nämlich einmal steht, können wir sie für die weiteren Zeilen einfach kopieren. Die Formel muss also heißen 3000,00-100,00. Aber wir haben ja bereits gelernt, dass Excel mit Zellbezügen rechnet, wir erinnern uns, wir geben die Zahlen nicht als Konstanten ein, sondern wir klicken einfach die Zellen, die Excel für uns berechnen soll, an. Das heißt, zunächst geben wir das = ein, denn wir wissen, jeden Formel beginnt mit = dann klicken wir auf die Zelle E4, geben das Minuszeichen ein und klicken auf die Zelle D6. Wir bestätigen mit ENTER Nun soll Excel von dem aktuelle Restwert, nämlich 2.900,00 alle weitere Ausgaben bzw. Einnahmen berechnen. Wir müssen nochmal eine Formel erstellen, vor wir die Formel endgültig nach unten ziehen können. Wir müssen in die Zelle E7 klicken und = eingeben. Jetzt klicken wir in E6, weil dort unser aktueller Restbestand steht. Jetzt geben wir das Minuszeichen ein und klicken auf die nächste Ausgabe D7. Wir bestätigen mit Enter. Jetzt ziehen wir die Formel nach unten bis zur Zelle E11. ACHTUNG: Uns fällt auf, dass Excel den Zahlungseingang in D11 vom Anfangsbestand subtrahiert hat, dabei erhöht ein Zahlungseingang doch den Kassenbestand! Aber n i c h t Excel hat den Fehler gemacht! Woher soll Excel wissen, dass wir die 1000,00 Euro addiert haben möchten, Excel kann den Eintrag in Zelle C11 doch nicht lesen. Wir müssen also einen Befehl eingeben, der Excel veranlasst, den Rechnungseingang, also den Zahlungseingang auch als einen solchen zu addieren. Wenn wir nur eine Spalte für Einnahmen/Ausgaben haben, dann müssen wir Zahlungseingänge als negative Zahl eintragen, also mit einem Minuszeichen versehen. Dann lautet die Formel nämlich : 3000,00 minus minus 1000,000 und da zweimal minus in der Mathematik plus ergeben, ist das Ergebnis wieder richtig. Bedingte Formatierung Wir stellen über die Zahlenformatierung ein, dass alle negativen Beträge rot ausgewiesen werden (Register START, Gruppe ZAHL, Register Zahlen, Kategorie Währung). Die gleiche Aufgaben, das Budget aber etwas anders angeordnet erfordert allerdings auch eine andere Formel (siehe Bearbeitungsleiste):

20 Weiteres Formelwissen FEHLER IN FORMELN Häufig kommt es vor, dass eine Formel einen Fehler enthält. Die verschiedenen Fehlerarten werden auf unterschiedliche Weise angezeigt: Fehlerhafte Formel: Korrekte Formel: HEUTE vergessen. FEHLERART KEIN ZELLBEZUG/FALSCHE ZELLBEZUG #NULL! Hier kann Excel den Zellbezug nicht finden. #BEZUG! FEHLERART LEERE ZELLEN #NV die Zelle auf die sich die Formel bezieht, ist leer! Wir hatten also das Klammernpaar hinter FEHLERART ZAHLENBEREICH #ZAHL! Hier liegen die Argumente außerhalb der korrekten Zahlenbereiche. Übrigens: Unterschiedliche Zellbezüge erhalten auch verschiedenartige Rahmenfarben in der Formel! FEHLERART ZIRKELBEZUG Bei einem Zirkelbezug verweist ein Zellbezug in der Formel auf die eigene Zelle, also wenn die Formel sich auf die Zelle bezieht, in der die Formel steht. Zirkelbezüge haben eine Fehlermeldung zur Folge. Werden in einer Tabelle Änderungen vorgenommen, wie das Löschen oder Einfügen von Zellbereichen, kann es schnell zu Fehlern in Formeln kommen, die nicht korrekt angepasst werden konnten. Ein häufiger Fehler entsteht, wenn Zelleninhalte eines Tabellenbereichs, der Bestandteil einer Formel ist, gelöscht werden. Viele Anwender schließen gelöschte Bereiche, indem die Zelle, die die Formel und das Berechnungsergebnis enthält, einfach z. B. weiter nach oben auf die Lücke verschoben wird. Hier kommt es zu einer Fehlermeldung Zirkelbezug. Denn der gelöschte Zelleninhalt ist nach wie vor Bestandteil der Formel. Die Formel wird aber gerade auf die Zelle geschoben, deren Inhalt zwar leer ist, deren Zelladresse aber noch in der Formel enthalten ist. Excel kann in den meisten Fällen den Fehler selbständig korrigieren, indem man das Fehlerfenster mit OK bestätigt. FEHLERART SYNTAX:FEHLER #WERT! Jeder Formel liegt eine festgelegte Syntax: zugrunde, das bedeutet, der Formelaufbau, also Anzahl, Art und Reihenfolge der Argumente sind festgelegt. Folgende

21 Syntax: hat z. B. die Funktion SUMEMWENN:. Hält man sich nicht genau an diese Syntax:, kommt es zum SYNTAX:FEHLER. FEHLERART DIVISION DURCH NULL #DIV/0! Im Beispiel haben wir eine Kostenaufstellung. Die Gesamtkosten sollen durch die Anzahl der Mieteinheiten dividiert werden, um den Anteil jeder Mieteinheit zu berechnen. doch hier wurde vergessen, einen Wert einzutragen. Im Ergebnisfeld wird sofort eine Fehlermeldung angezeigt. Da die Zelle B13 leer ist, wird angezeigt: DIV/0!: Excel kann nicht nur 0 dividieren! LÖSUNG: Wir klicken auf die Formel und erhalten einen Smart Tag. Im Listenfeld des Smarttags wird uns der Fehler angezeigt, wir haben auch die Möglichkeit, Hilfe für diesen Fehler anzeigen zu lassen oder den Fehler zu ignorieren. FEHLERART ZU GERINGE SPALTENBREITE ##### Einfach die Spaltenbreite vergrößern! FEHLERART FORMELNAME #NAME? Excel bietet auch die Formelüberwachung an, mit deren Hilfe wir die Spur zum Fehler verfolgen können. Die Formelüberwachung finden wir im Register FORMELN Gruppe Es gibt auch eine Formelüberwachung! Formelüberwachung Im folgenden Beispiel haben wir eine Tabelle mit Geburtsdaten erstelle, Excel soll mit der Funktion DATEDIF das jeweilige Alter berechnen. IN B2 wurde die richtige Formel eingetragen, C2 enthält einen Fehler

22 Wir klicken im Register Formeln auf Formelüberwachung und auf dieses Symbol, klicken im sich öffnenden Fenster auf Berechnungsschritte anzeigen und erhalten sofort den Hinweis auf den Fehler FORMELN KOPIEREN Formeln können kopiert werden, um sie nicht jedes Mal wieder neu eingeben zu müssen. Geben Sie die Formel ein Bewegen Sie den Mauszeiger so, dass der Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen zeigt. Das Ausfüllkästchen sehen Sie am rechten unteren Ecke der Zelle. Wenn der Mauszeiger sich in ein Pluszeichen verwandelt, dann ziehen Sie mit gedrückter Maustaste die Formel nach unten. Jetzt werden alle Zellen automatisch angepasst und berechnet. ÜBERTRÄGE ERZEUGEN Werte aus anderen Tabellenblättern übernehmen Angenommen Sie erstellen ein Budget. Sie benutzen für jeden Monat ein Tabellenblatt. Sie möchten jeweils den Saldo des Vormonats übernehmen. Klicken Sie in die Ergebniszelle (Zelle in die der Zellbezug übernommen werden soll) Tippen Sie ein Gleichheitszeichen = ein, denn schließlich handelt es sich hier um eine Formel

23 Wechseln Sie jetzt auf das Tabellenblatt, das den zu übernehmenden Zellbezug enthält Klicken Sie auf die Zelle, dessen Eintrag Sie übernehmen möchten Drücken Sie jetzt auf ENTER ABSOLUTE BEZÜGE Werden Zellbezüge absolut gesetzt, so werden Sie beim Kopieren von Formeln nicht dem aktuellen Zellbereich angepasst. Das kann wünschenswert sein, wenn Excel innerhalb einer Berechnung jeweils auf eine bestimmte Zelle zurückgreifen soll, die nicht verändert werden darf. Bezüge setzt man absolut indem man direkt nach der Eingabe eines Zellbezugs die Funktionstaste F4 drückt. Der Zell Bezug wird von Excel in Dollarzeichen $ gesetzt, diese weisen auf einen absoluten Zellbezug hin. Denken Sie daran, den Gesamtverbrauch (Zelle D20) absolut zu setzen (in der Bearbeitungsleiste markieren und F4 drücken, ENTER) Absolute Bezüge werden beim Kopieren bzw. Verschieben von Formeln nicht angepasst. Das ist wünschenswert, wenn Excel innerhalb einer Berechnung immer auf ein und dieselbe Zelle zurückgreifen soll. Möchte man einen Zellbezug absolut setzen, drückt man direkt nach der Eingabe des Zellbezugs die Funktionstaste F4. Dann wird der Zellbezug in Dollarzeichen gesetzt, diese kann man natürlich auch manuell setzen. Relative Bezüge nennt man übrigens die Bezüge, die beim Kopieren bzw. Verschieben einer Formel angepasst werden. Es gibt auch gemischte Bezüge. Manchmal ist es erforderlich, dass nur eine Spalte oder nur eine Zeile absolut gesetzt wird. Beispiel: $F2 (Gemischter Bezug, die Spalte ist absolut gesetzt. F$2 (Gemischter Bezug, die Zeile wurde absolut gesetzt). Beispiel: Im folgenden Beispiel soll berechnet werden, ob der Kunde mit seiner Zahlung im Rückstand ist bzw. wenn ja, um wie viele Tage. Dabei wird natürlich vom aktuellen Datum ausgegangen, welches in einer bestimmten Zelle eingetragen ist. Für die Berechnung wird also immer der Zellbezug, der Datumzelle zugrunde gelegt, daher wird diese Zelle absolut gesetzt: Formel: Die Zelle B1 wurde daher absolut gesetzt. Übung: Absolute Werte Sie erhalten die Aufstellung für den Stromverbrauch. Sie möchten gerne wissen, wie hoch der Verbrauchsanteil in Prozent der verschiedenen Räumlichkeiten ist. Schreiben Sie die Tabelle ab aber ohne die Ergebniswerte Geben Sie zuerst die Formel in Zeile D20 ein, um den Gesamtverbrauch in Einheiten zu ermitteln Geben Sie jetzt die Formel ein um den Raumanteil des Schulungsraumes zu ermitteln

24 Formel: Verbrauch in D3 geteilt durch Gesamtverbrauch in D20 nicht vergessen, die Gesamtsumme, also absolut zu setzen! Denken Sie daran, dass Sie vorher immer in die Zelle klicken müssen, in der das Ergebnis stehen soll Jetzt das Ergebnis mit dem %-Zeichen formatieren und dann die Formel einfach nach unten kopieren. Wie hoch ist der prozentuale Anteil eines jeden Mitarbeiters an den Gesamteinheiten?

25 Rechnen mit Uhrzeiten Auch Uhrzeitangaben können in Berechnungen verwendet werden. Das Rechnen mit Datum und Zeit ist in Excel ziemlich einfach. Die Werte von zwei Uhrzeitangaben können z. B. voneinander subtrahiert werden, um den Abstand zwischen den beiden Angaben zu ermitteln. Allerdings kann es zu Schwierigkeiten kommen, sowohl beim Rechnen mit negativen Uhrzeiten, also auch beim Rechnen mit der 24-Stunden-Überschreitung. Hinter jeder Uhrzeit verbirgt sich ein Dezimalwert. 0,50 = ½; 0,75 = ¾; 0,25 = ¼ Diese Dezimalwerte sind als Teil des 24-Stunden-Tages zu betrachten, also steht 0,50 für die Hälfte von 24 Stunden, also 12 Stunden bzw. 12:00 Uhr, 0,75 für Dreiviertel von 24, also für 18 Stunden bzw. 18:00 Uhr und 0,25 für ein Viertel, also für 6 Stunden des Tages bzw. 6:00 Uhr Somit ist das Rechnen mit Uhrzeiten einfach. Im untenstehenden Beispiel kann man daher ganz einfach vom Arbeitsende den Arbeitsanfang subtrahieren und erhält als Ergebnis die gearbeiteten Stunden. Es handelt sich hier um eine einfache Subtraktion. PROBLEME BEIM RECHNEN MIT UHRZEIT Was man wissen muss: Jeder Tag ist für Excel eine ganze Zahl. Die Zeitrechnung beginnt unter Excel mit dem Dies entspricht also der Zahl 1, die sich mit jedem Tag um 1 erhöht. Der entspricht also der Zahl Uhrzeiten dagegen stellen für Excel Dezimalzahlen dar (sie sind ja lediglich Teil des Ganzen). Wenn Excel mit der Uhrzeit 12:00 Uhr mittags rechnet soll, dann rechnet Excel intern mit der Dezimalzahl 0,5. Als Zahlenformat muss 37:30:55 bzw. "[h]:mm" verwendet werden (dies ist wichtig, damit Ergebnisse korrekt dargestellt werden und auch über 24 Stunden hinaus korrekt angezeigt werden können. Die jüngere Uhrzeit wird von der älteren Uhrzeit subtrahiert. Gibt man eine Uhrzeit ein und formatiert diese mit dem Format STANDARD, dann wird die Uhrzeit als Dezimalzahl angezeigt. ADDIEREN VON UHRZEITEN Wenn ein Tag der Zahl 1 entspricht, dann entspricht eine Stunde dem 24. Teil, also 1/24=0, Beim Addieren von Uhrzeiten ist es wichtig, auf die korrekte Formatierung zu achten. Denn wenn die Summe der Stunden, z. B. bei der Ermittlung Ihrer Dienstzeiten die 24-Stunden-Grenze überschreitet, rechnet Excel zwar korrekt, ist aber mit der korrekten Ausgabe überfordert. Warum? Excel rechnet wie bereits angegeben mit Bruchteilen von Tagen. Sobald die 24-Stunden-Grenze erreicht wird, schneidet Excel diese in der Anzeige ab und weist nur den Rest aus. Daher ist beim Rechnen mit Zeit darauf zu achten, dass die Formatierung umgestellt wird: Die Formatierung des Ergebnisses muss wie folgt eingegeben werden: [h]:mm

26 Beispiel: Wenn man ausrechnen möchte, wie viel man gearbeitet hat, lautet die Formel wie folgt: Ende minus Anfang = Ergebnis, also B3-A3. Beispiel und Übung: Sie beschäftigen die Aushilfe Tim Braun zu einem Stundenlohn von 10,00 Euro. Herrn Braun hat vom bis zum für Sie gearbeitet. Entnehmen Sie die Zeiten der untenstehenden Tabelle und berechnen Sie den Lohn mit Hilfe der entsprechenden Formeln Beachten Sie folgende Formate: Zu Berechnung des Lohns ist zu beachten, dass die Anzahl der gearbeiteten Stunden in eine Dezimalzahl umgewandelt werden muss. Dies kann man ganz einfach, indem man die gearbeiteten Stunden mit 24 multipliziert und anschließend das Format STANDARD oder ZAHL zuweist. Jetzt kann die Dezimalzahl mit dem Stundensatz multipliziert werden. Formelansicht:

27 Lösung: Die Uhrzeit wird in A3 als Uhrzeit formatiert dargestellt, dahinter verbirgt sich eine Dezimal-Zahl. Daher kann sowohl mit dem Arbeitsanfang als auch mit dem Arbeitsende gerechnet werden. Rechnet man mit dem Ergebnis weiter um z.b. den Stundenlohn auszurechnen, muss zuvor das Ergebnis (gearbeitete Zeit 10:00 Uhr!) in eine Dezimalzahl umgewandelt werden, indem die Uhrzeit mit 24 multipliziert wird (Ein Tag hat 24 Stunden). Anschließend mit dem Format ZAHL oder STANDARD formatieren. Formelansicht Übung Im nachfolgenden Beispiel kommt der Mitarbeiter um 08:00 Uhr zur Arbeit. Von 12:00 Uhr bis 12:30 Uhr, also 30 Minuten macht der Mitarbeiter Pause. Um 17:00 Uhr geht er nach Hause. Zunächst wird die Anwesenheit berechnet D3 A3. Dann muss von der Anwesenheit noch die Pause abgezogen werden, also das Ergebnis von B3-C3. Damit Excel weiß, in welcher Reihenfolge gerechnet werden soll, werden Klammern gesetzt. Da der Mitarbeiter jeden Tag zu einer anderen Zeit kommt und geht, gibt es auch unterschiedliche Ergebniswerte. Aber keine Angst, die Formel muss nur ein einziges Mal eingegeben werden und kann dann mit Hilfe des Ausfüllkästchens wie im Kapitel FORMELN KOPIEREN beschrieben nach unten kopiert werden.

28 UHRZEITEN IN EINE DEZIMALZAHL UMWANDELN Wenn wir z. B. für die Arbeitszeit den Lohn aufgrund des Stundenlohns ausrechnen möchten, dann geht das nur, wenn zuvor die Zeit in eine Dezimalzahl umgewandelt wurde. Wenn wir uns also das obige Beispiel ansehen und das Ergebnis von 04:00 abgeleisteten Stunden mit 10 Euro multiplizieren möchten, ist Excel mit der korrekten Darstellung erstmal überfordert. Wir multiplizieren die Stunden einfach mit 24 und weisen dem Ergebnis die Formatierung ZAHL zu Format ZAHL dem Ergebnis zuweisen, dann stimmt's wieder. RECHNEN MIT SOLL- BZW. IST-STUNDEN Wenn das Resultat eine negative Zahl ist, weil wir z. B. Minusstunden gemacht haben, hat Excel Schwierigkeiten mit der Darstellung, da Minusstunden grundsätzlich nicht dargestellt werden können. Excel kann keine negativen Zeiten, z. B. Minusstunden, darstellen. In dem Fall werden Zäune ausgegeben:#########. Möglichkeit 1 negtive Uhrzeiten zu umgehen Um dieses Problem zu lösen, kann man in den Excel Optionen eine Einstellung vornehmen: Menü DATEI (ab Version 2010, bei älteren Versionen auf die Office-Schaltfläche links oben klicken), OPTIONEN, Kategorie ERWEITERT Häkchen bei 1904-Datumswerte Office-Schaltflche, Excel-Optionen (unten rechts), Kategorie ERWEITERT, mit dem Balken nach unten scrollen bis "beim Berechnen dieser Arbeitsmappe" und dann das Häkchen setzen: Die einfachste Lösung ist in den Excel-Optionen das Häkchen bei 1904-Datumswerten anzuklicken. Excel unterstützt sowohl das 1900 (1. Tag 1. Januar 1900) als auchdas 1904 Datumssystem (1. Tag 1. Januar 1904). Jedem Datum wird in eine fortlaufende Zahl zugrunde gelegt, als im Datumssystem 1900 ist z.b. der 08. Juni 2012 der Tag und im Dateisystem 1904 ist es der Tag Achtung: bei dieser Methode springen alle bereits vorhandenen Datumswerte um 4 Jahre weiter, beim Rechnen mit Uhrzeiten muss diese Einstellung daher zuvor, also vor dem Eintragen von Datumswerten, vorgenommen werden! Für jede Arbeitsmappe kann über die Optionen ein anderes Dateisystem festgelegt werden, Standard ist ds System Ausführliche Informationen finden Sie unter

29 Übung Im folgenden Beispiel wird die Soll-Stundenzahl nicht erreicht. Da Excel Negativ-Zeiten nicht darstellen kann, kann unter Excel/Optionen/Erweitert das Häkchen bei Datumswerten gesetzt werden In der oberen Tabelle wurden genau 40 Stunden gearbeitet, dies entspricht der SOLL-Zeit In der unteren Tabelle wurden nur 38 Stunden gearbeitet, der Mitarbeiter hat also 2 Minusstunden gemacht!! Möglichkeit 2 dieses Problem zu umgehen: Excel stellt das Ergebnis richtig dar, wenn man das negative Ergebnis mit 24 multipliziert und dem Ergebnis dann die Formatierung STANDARD zuweist Der einfachste Weg, negative Uhrzeiten darzustellen, ist daher folgender: In einer Hilfszelle (Zelle daneben) negative Uhrzeit mit 24 multiplizieren Format ZAHL oder STANDARD zuweisen (man kann dies auch mit einer mehr oder weniger komplizierten Formel lösen, darauf wird im Unterricht jedoch nicht eingegangen). Legen Sie in Ihrer Arbeitsmappe eine Hilfsspalte an, in der die negativen Uhrzeitwerte positiv dargestellt werden. Negatives ergebnis mit 24 multiplizieren und Formatierung STANDARD zuweisen

30 STANDARD Zelle C9 wurde mit 24 multipliziert, Format Möglichkeit 3 Mit Hilfe einer Formel (Wenn-Dann-Sonst-Bedingung) die Rechenoperation umzudrehen. 4: Möglichkeit 4 mit der ABS-Funktion

31 RECHNEN ÜBER TAGESGRENZE Schwierig ist es, wenn die 24-Stunden-Grenze überschritten wird. Hier hat Excel Schwierigkeiten mit der Darstellung. Dies ist z.b. der Fall beim Berechnen der Arbeitszeiten z. B. Arbeitsanfang 22:00 Uhr, Arbeitsende 02:00 Uhr. Hier gibt es eine Formel, aber auch zwei sehr einfache Tricks, Excel zu überlisten : So sieht das Ergebnis aus, wenn man die Anzahl der Stunden bei der 24- Tagesüberschreitung berechnen möchte: Hier hilft außer einer komplizierten Formel ein einfacher Trick: Ab der 24-Stunden Grenze wird einfach weitergezählt. Wir geben n i c h t 2:00 Uhr ein, sondern 26:00 Uhr! Jetzt wandelt Excel die Uhrzeit selbständig richtig um und kann auch noch damit rechnen. Excel bekommt Problem beim Überschreiten der 24-Stunden-Grenze. Eine andere Lösung: Man gibt einfach das Datum mit in die Zelle ein! Die Zellen werden umformatiert, sodass man das Datum in der Zelle nicht mehr sieht: Jetzt sieht die Tabelle so aus:

32 ÜBUNGSTEIL RECHNEN MIT UHRZEITEN Lösung: Übung: Berechnung der gearbeiteten Stunden Übung: Berechnung der Arbeitszeiten Hier kommt es auf die korrekte Zellenformatierung an, damit die richtigen Ergebnisse angezeigt werden können. Problemhinweis: Excel hat ein Problem mit der Anzeige von Minusstunden. Eine Lösungsvariante: über Excel-Optionen-Erweitert ganz unten in der Kategorie "Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe" bei 1904-Datumswerte ein Häkchen zu setzen. Dann kann Excel wieder "Negativstunden" anzeigen.

33 Lösung: Übung Berechne die geleisteten Stunden und wandle das Ergebnis in Dezimalstellen um (mit 24 multiplizieren und als Zahl formatieren) Lösung:

34 2 Übungen: Schreibe die untenstehende Tabelle Arbeitsbeginn.. Gearbeitete Stunden ohne Ergebnisfelder ab und berechne die Arbeitszeit. Addiere die gearbeiteten Stunden, denke dabei daran, dass das Format umgestellt werden muss. Berechne dann den Auszahlungsbetrag.

35 EXCEL Tipps & Tricks NÜTZLICHE EINSTELLUNGEN IN DEN OPTIONEN Seitenumbrüche dauerhaft anzeigen lassen: Excel-Optionen, Kategorie ERWEITERT, Bereich Optionen für dieses Arbeitsblatt anzeigen, Häkchen bei Seitenumbrüche einblenden ZELLINHALT AUF MEHRERE SPALTEN VERTEILEN Häufig erhält man Tabellen, die zur Weiterbearbeitung ungeeignet sind, da Inhalte in eine Zelle geschrieben wurden, die eigentlich auf mehrere Spalten aufgeteilt sein sollten. Klassisches Beispiel sind Adressen, die, wenn sie in einer Zelle erfasst sind, sich nur schwer nach unterschiedlichen Kriterien sortieren lassen, oft sind auch Text und Zahlen zusammen in eine Zelle geschrieben. Angenommen wir erhalten die folgende Tabelle: Hier ist Text mit Zahlen vermischt worden, es ist unmöglich, die Zahlen zu addieren. Lösung: Tabelle markieren Klick auf das Register DATEN Klick auf das Symbol Text in Spalten in der Gruppe DATENTOOLS Im Textkonvertierungsassistenten die Option Getrennt anklicken und auf WEITER klicken.

36 Häkchen dort setzen, wo getrennt werden soll Auf WEITER klicken Dann erhält man nochmals eine Datenvorschau Jetzt auf Fertig stellen klicken und unsere Tabelle sieht nun so aus: Nun kann die Tabelle weiterbearbeitet und berechnet werden. TEXT AUS ZELLEN TRENNEN Spalte markieren Register DATEN Symbol TEXT in Spalten Option GETRENNT WEITER Trennzeichen eingeben, meistens ist dies ein Komma oder Leerzeichen Fertigstellen ZELLEN ZUSAMMENFÜHREN Aus den beiden Zellen Nachname und Vorname möchten wir eine einzige Zelle machen, in welcher Nachname und Vorname zusammen stehen: Klick in die Ergebniszelle

37 Klick auf die 1. Zelle, die zusammen geführt werden soll Das kaufmännische UND eingeben & Anführungszeichen oben Leertaste Anführungszeichen oben Kaufmännisches UND & Klick auf die zweite Zelle, die zusammengeführt werden soll. Fertig! WERTE EINFÜGEN Ganz häufig möchte man Formelergebnisse kopieren und das Ergebnis als Wert in ein andere Zelle kopieren und nicht als Formelergebnis. Vorteil: Die Formel kann nicht mehr versehentlich geändert werden, unerwünschtes Einsehen er Formel wird verhindert usw. So geht s: Klick auf die Zelle, deren Ergebnis kopiert werden soll, kopieren (STRG+C), Zielzelle auswählen, Symbol EINFÜGEN, den kleinen nach unten weisenden Pfeil anklicken,, auf das Symbol Werte klicken.. Wenn dieser Vorgang des Öfteren zu erledigen ist, sollte man sich das Symbol auf die Symbolleiste für den Schnellzugriff legen: SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHHNELLZUGRIFF ANPASSEN Klick auf weitere Befehle. Im Bereich Befehle auswählen auf Alle Befehle stellen, ddann in der alphabetische Liste nach dem gewünschten Befehl suchen, diesen anklicken und auf HINZUFÜGEN klicken. Mit OK Bestätigen. Fertig. Das Symbol befindet sich nun in der Symbolleiste für den Schnellzugriff, sobald man etwas kopiert hat, ist es aktiv. IDENTISCHES AUSFÜLLEN ALLER ZELLEN Angenommen alle Zellen sollen den gleichen Inhalt erhalten, z.b. sollen Zellbereiche, die keine Zahlen enthalten mit einer 0 (Null) gefüllt werden: Zellbereich markieren, dann Text oder Zahl einfach eintippen, die Eingabe erscheint in der ersten Zelle des markieren Bereichs, dann STRG drücken und gedrückt halten, ENTER. LEERE ZELLEN EINER TABELLEN AUSFÜLLEN Angenommen ich habe eine Tabelle mit Zahlen erstellt, jedoch nicht alle Zellen enthalten Zahlen, diese möchte ich mich Nullen füllen, ich möchte also, dass Excel automatisch die leeren Zellen ausfüllt.

38 Ich öffne über die Tastenkombination STRG+G das Fenster Gehe zu und klicke auf den Button Inhalte. Nun wähle ich Leerzellen und bestätige mit ok Alle leere Zellen sind nun markiert, ich tippe einfach die Eingabe, die jede Zelle erhalten soll ein und bestätige mit STRG und ENTER. EINGABE VON BRÜCHEN: Man tippt am besten eine 0 plus Leerzeichen voran. Z.B. 0 1/3 ergibt 1/3. Ansonsten wandelt Excel den Bruch in ein Datum um. VORANGEHENDE NULLEN Vorangehende Nullen, etwa bei der Eingabe einer Telefonvorwahl werden nicht angezeigt. In den Excel-Optionen. Kategorie Erweitert, kann man das Häkchen bei In Zellen mit Nullwert eine 0 anzeigen aktivieren. Alternativ kann auch ein Hochkomma voran eingetippt werden oder die Zelle vorab als TEXT formatiert werden. TEXT IN ZELLEN ALS ZAHL DEFINIEREN Angenommen in einer Zelle habe ich den Text WAHR oder FALSCH stehen. Dieser hat sich möglicherweise aus einer Bedingung heraus ergeben. Möchte ich mit diesem Zellinhalt rechnen, dann muss ich den Text in eine Zahl konvertieren. Dies kann ich durchführen, indem ich vor dem Zellbezug in der Formel 2 Minuszeichen eingebe. Bei WAHR wird dann mit 1 gerechnet, bei FALSCH mit 0.

39 TEXTINHALT EINER ZELLE AUF MEHRERE ZELLEN AUFTEILEN Angenommen wir führen eine Adressdatenbank. Leider befindet sich die komplette Adresse unserer Kunden jeweils in einer einzigen Zelle. Um mit der Tabelle arbeiten zu können, soll der Inhalt auf mehrere Spalten aufgeteilt werden. Unterrichtsübung Wir schreiben folgenden Text in die Zelle A1: Wir möchten den Text aufteilen auf die Spalten Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort Klick auf das Register DATEN Klick in der Gruppe DATENTOOLS auf das Symbol Text in Spalten Im nun folgenden Fenster aktivieren wir die Option getrennt, da wir unseren Text trennen möchten Wir bestätigen unten rechts den Button WEITER Immer vor hinter jedem Leerzeichen soll der Text getrennt und in die nächste Spalte transportiert werden, daher klicken wir die Option Leerzeichen an Mit WEITER bestätigen Wir erhalten eine Vorschau, die wir mit Fertig stellen bestätigen.

40 Ergebnis: SCHNELLES EINFÜGEN VON ZEILEN UND SPALTEN Am schnellsten geht es mit der Tastenkombi STRG und +(Plus). Löschen mit STRG und (Minus) NEGATIVE ZEITWERTE ANZEIGEN LASSEN Wir haben gelernt, das Excel keine negativen Zeitwerte darstellen kann. Auch hier gibt es einen Trick. In den Excel-Optionen finden wir in der Kategorie ERWEITERT den Eintrag Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe. Hier aktivieren wir das Häkchen bei Datumswerte verwenden. NEGATIVE UHRZEITEN ROT DARSTELLEN: Formatierung Uhrzeit benutzerdefiniert: [h]:mm;[rot]-[h]:mm So soll das Ergebnis sein: So geht s: Tabelle komplett markieren und Kopieren Zwischenablage öffnen (Register START, kleiner Pfeil rechts Gruppe ZWISCHENABLAGE) Zelle des gewünschten Zielbereichs anklicken Pfeil unter dem Symbol EINFÜGEN anklicken Transponieren auswählen Fertig DATUM UND UHRZEIT SCHNELL ANZEIGEN: Wir drücken STRG+UMSCHALT plus. (Punkt) Sofort erscheint die Uhrzeit Wir drücken STRG+.(Punkt) Sofort erscheint das Datum. RECHNEN OHNE FORMELN Manchmal möchte man einfach schnell eine Summe erhalten und auf lästige Formeln gerne verzichten. Tipp: Einfach den Bereich, der addiert werden soll, markieren und ganz unten in die Statusleiste schauen: Dort wird nicht nur die Summe, sondern auch Anzahl und Mittelwert ausgegeben.

41 GLEICHHEITSZEICHEN VOR DER FORMEL Wem es zu lästig ist, das Gleichheitszeichen einzutippen, tippt einfach ein +-Zeichen oder ein Minuszeichen zu Beginn einer Formel ein: Excel wandelt automatisch ins Gleichheitszeichen um. TRANSPONIEREN Ich kann Zeilen- und Spalten miteinander vertauschen. Diese Funktion benötige ich, wenn ich eine Tabelle erstelle habe, aber im Nachhinein bemerke, dass die Anordnung doch nicht ideal ist. Die Anordnung dieser Tabelle möchte ich vertauschen: So soll das Ergebnis sein: So geht s: Tabelle komplett markieren und Kopieren Zwischenablage öffnen (Register START, kleiner Pfeil rechts Gruppe ZWISCHENABLAGE) Zelle des gewünschten Zielbereichs anklicken Pfeil unter dem Symbol EINFÜGEN anklicken Transponieren auswählen Fertig TABELLEN SCHNELL FORMATIEREN Excel verfügt zwar über im Register START in der Gruppe FORMATVORLAGEN über Formatvorlagen, mit denen man markierte bzw. aktive Tabellen formatieren kann, doch vielfach wird die Funktion aus der Vorversion vermisst, die zwar noch vorhanden, nur leider sehr versteckt ist. Mit dem Symbol für AUOTOFORMAT zaubern wir in Kürze eine ansprechende Tabelle. Dieses Symbol integrieren wir auf unsere Symbolleiste für den Schnellzugriff: Klick auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil neben der Symbolleiste für den Schnellzugriff Klick auf WEITERE BEFEHLE Im Feld BEFEHL AUSWÄHLEN geben wir ALLE BEFEHLE ein Jetzt Scrollen wir soweit nach unten bis wir das Symbol AUTOFORMAT finden und klicken auf HINZUFÜGEN. Mit OK bestätigen fertig. Wenn wir jetzt eine Tabelle formatieren möchten, markieren wir diese und klicken auf das Symbol. Sofort werden uns viele

42 Formatvorlagen angezeigt. Über das Feld Optionen kann man noch auswählen, welche Formateigenschaften eventuell deaktiviert werden sollen. DIE SUCHFUNKTION Angenommen wir haben eine große Tabelle, in der alle Kunden, Rechnungsnummern, Beträge, Kundennummern usw. eingetragen sind. Wenn wir zum Beispiel nach einem bestimmten Betrag suchen, gehen wir einfach im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Feld suchen. Wenn wir auf das Feld Optionen klicken, können wir sogar die komplette Arbeitsmappe mit allen Tabellenblättern durchsuchen lassen FORMELN ANZEIGEN LASSEN Um die Formeln einer Tabelle anzeigen zu lassen gehen wir auf das Register FORMELN und wählen in der Gruppe Formelüberwachung Formeln anzeigen. Ältere Versionen zeigen mit STRG+# Formeln an. ZEITEN SUMMIEREN Wer mit Uhrzeiten rechnet, merkt irgendwann, dass Excel anscheinend nicht korrekt addiert. Das stimmt nicht ganz, die Darstellung von addierten Stunden ist möglicherweise nur nicht ganz richtig. Warum? Excel beginnt bei der Zeitüberschreitung von 24 Stunden für die Anzeige wieder bei 0 an zu zählen. Das bedeutet, Excel rechnet zwar richtig, verschluckt aber

43 Stunden bei der Darstellung. Daher einfach das Ergebnis markieren und mit folgendem Format formatieren: 37:30:55 (START, Gruppe ZAHL, Zahlen, Uhrzeit) PDF UMWANDELN AKTIVES TABELLENBLATT IN PDF UMWANDELN: Einfach als PDF abspeichern: Klick auf Datei speichern unter oder Tastenkombi STRG+S Nun ganz rechts auf den kleinen Pfeil klicken um den aktuellen Dateityp *.xlsx zu ändern und zwar auf, findet man in der Liste der Dateitypen ziemlich weit unten. Fertig. Jetzt wird das Tabellenblatt als PDF gespeichert, man muss noch einen entsprechenden Namen vergeben, sonst nennt Excel dieses Mappe 1. GANZE ARBEITSMAPPE IN PDF UMWANDELN: Datei>Speichern und Senden>PDF/XPS-Dokument erstellen > Namen geben > veröffentlichen > > > >

44 Bedingte Formatierung Mit der bedingten Formatierung kann man Zellen formatieren, wenn eine zuvor definierte Bedingung erfüllt ist. Beispiel: Alle Ergebnisse, die größer als 100 sind, sollen in roter Schrift erscheinen oder alle Kunden mit Namen Meyer-Schmitz sollen orange hinterlegt werden oder die besten 3 Ergebnisse sollen farblich hervorgehoben werden. EINFACHE BEDINGTE FORMATIERUNG Die bedingte Formatierung wird im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN abgerufen indem man auf das entsprechende Symbol klickt. Zellbereich, der mit der bedingten Formatierung formatiert werden soll, markieren Das Symbol anklicken Die entsprechende Auswahl treffen In unserem Beispiel möchten wir alle Einträge mit x farbig hinterlegen. Wir wählen Regeln zum Hervorheben von Zellen Angenommen Sie verwalten eine Urlaubsliste. Für jeden Urlaubstag tragen Sie ein X ein. Zur besseren Übersichtlichkeit aber möchten Sie, dass Excel alle X farbig hinterlegt Dann klicken wir auf Textinhalt Tippen in dem Feld das X ein Bestätigen mit OK

45 FORMATIERUNG BEI BEDINGTER FORMATIERUNG ÄNDERN Wenn man eine andere Formatierung wünscht, klickt man den kleinen Peil an und wählt benutzerdefinierte Formatierung. PROBLEME BEI DER BEDINGEN FORMATIERUNG In untenstehender Tabelle möchten wir alle Zellen mit Zahlen größer 50 grün formatieren, alle Zellen mit Zahlen größer 100 gelb und alle Zellen mit Zahlen größer 200 rot. Wir wählen Bedingte Formatierung, Regeln zum Hervorheben von Zellen, größer als und geben die Bedingungen ein, z.b. sieht die erste Bedingung wie folgt aus: Wir bestätigen jedes Mal mit OK und geben die folgenden Bedingungen ebenfalls ein, die bestehende Markierung heben wir NICHT auf. Das Ergebnis fällt leider nicht wie gewünscht aus, denn alle Zahlen sind grün formatiert. Natürlich, denn alle Zahlen sind größer als 50. Excel arbeitet die Regeln von oben ab, wenn wir auf Bedingte Formatierung und in der Liste ganz unten Regeln verwalten klicken,

46 werden uns die von uns für den Bereich erstellten Regeln angezeigt. Die Lösung des Problems ist, dass wir die Regelreihenfolge verschieben. Wir klicken auf die erste Regel, Zellwert > 50 und verschieben diese mit Hilfe des Pfeils nach unten, die Regel Zellwert> 200 schieben wir ganz nach oben. Wenn wir jetzt mit OK bestätigen, stimmt die bedingte Formtierung: DATENBALKEN UND FARBSKALEN Wir schauen uns weitere Möglichkeiten an folgendem Beispiel an. Wir erstellen folgende Tabelle, deren Werte wir mit Hilfe von Datenbalken und Farbskalen darstellen möchten. So geht s: Bereich Hochsprung markieren, danach mit der Spalte Weitsprung einen Datenbalken erzeugen

47 Auf das Feld Farbskala/Datenbalken klicken Gewünschte Skala/gewünschten Datenbalken anklicken Wir erhalten folgendes Ergebnis: Um den höchsten Wert grafisch hervorzuheben wähle ich Obere/untere Regeln aus und dann Obere 10 Elemente Im sich öffnenden Dialogfenster setze ich die Auswahl auf 1 und bestimme die Formatierung. Wenn ich mir die 3 größten Werte anzeigen lassen möchte, setze ich die Auswahl auf 3 usw. Das Ergebnis sieht so aus:

48 WERTE ÜBER DEM DURCHSCHNITT FORMATIEREN Angenommen wir möchten in obiger Tabelle alle Werte hervorheben, die über dem Durchschnitt liegen. Excel bietet viele bereits vorgefertigte Einstellungen. In dem Fall markieren wir einfach den Bereich, dem wir die Bedingte Formatierung zuweisen möchten und klicken auf Neue Regel damit sich das Fenster Neue Formatierungsregel öffnet, denn hier finden wir alles was wir benötigen! Einfach gewünschte Option aktivieren Fertig, alle über dem Durchschnitt liegenden Werte sind nun markiert. Den Durchschnitt hat Excel im Hintergrund berechnet. WERTEVERTEILUNG MIT SYMBOLSÄTZEN Werteverteilung Übung 1 Als bedingte Formatierung lassen sich auch Symbolsätze auf die Daten anwenden. Im Beispiel haben wir eine Umsatztabelle. Die Umsätze sollen gemäß der kleinen nebenstehenden Tabelle mit der bedingten Formatierung gekennzeichnet werden. Das Ergebnis sieht man in Spalte C. So geht s: Tabellenbereich markieren (also Spalte B)

49 Bedingten Formatierung aufrufen und auf die Ampelsymbole klicken.. Nun werden unsere Zellen mit Ampel belegt, die noch einer vordefinierten Bedingung entsprechen. Wenn wir erneut auf Bedingte Formatierung klicken und ganz unten auf Regeln verwalten und dann auf Regel bearbeiten klicken, dann sehen wir, welcher Regel die bedingte Formatierung zugrunde liegt. Die Prozentwerte geben an, dass, wenn die Zahl größer ist als 67 % von dem Gesamt, das grüne Ampelsymbol angewendet wird, bei 33 das gelbe und darunter das rote. Die Aufteilung entspricht also unserer Vorstellung, die höchsten Werte bekommen eine grüne Ampel und die kleinsten eine rote. Wenn wir dies umgekehrt wünschen würden, dann könnten wir auf das Feld Symbolreihenfolge umkehren klicken, was aber für unser Beispiel nicht erforderlich ist. Wir möchten aber die bedingte Formatierung nach festen Werten ausrichten, also klicken wir im Feld Typ auf den Pfeil und stellen um auf Zahl Jetzt können wir das Feld Wert überschreiben und tippen einfach unsere Zahl ein, im Beispiel die Darunter für die gelbe Ampel tippe n wir ein und alles was darunter liegt, erhält die rote Ampel. Beinhaltet die Tabelle Prozentwerte, diese bitte in der Formel als Dezimalzahl eingeben. Falls wir keine Zahlen, sondern nur Symbole darstellen möchten, dann können wir auch auf das Häkchen bei klicken. Nur Symbol anzeigen Werteverteilug Übung 2 Im folgenden Beispiel gilt es eine Werteverteilung mit Hilfe von Symbolsätzen grafisch darzustellen. Wir haben eine Tabelle mit verschiedenen Schulformen und die dazugehörige

50 Abbruchquote von Auszubildenden. - Bei einer Abbruchquote mehr als 15 Auszubildenden auf 100 soll der Wert mit einem roten Kreuz gekennzeichnet werden. - Bei einer Abbruchquote mehr als 8 Auszubildenden auf 100 soll der Wert mit einem gelben Ausrufezeichen gekennzeichnet werden. - Bei einer Abbruchquote darunter soll der Wert mit einem grünen Haken gekennzeichnet werden. So geht s: Werte markieren, Bedingte Formatierung, Neue Regel, Zellen basierend auf ihren Werten formatieren, Formatstiel und Symbolsatz auswählen. Einstellungen vornehmen, also gemäß der Aufgabe den Typ auf Zahl umstellen und den Wert eintragen (>15, >8). Und jetzt Achtung Wenn man genau hinsieht, ist standardmäßig grün für den höchsten Wert vorgesehen, gelb für den zweitgrößten und rot für den kleinsten, in unserer Aufgabe soll es aber genau umgekehrt sein, die höchste Abbruchquote soll das rote Kreuz erhalten, die niedrigste den grünen Haken, darum jetzt unbedingt noch die Option Symbolreihenfolge umkehren anklicken. Fertig.. Ergebnis ist bereits in der obigen Tabelle zu sehen.

51 TENDENZ/ABWEICHUNG MIT BEDINGTER FORMATIERUNG ERMITTELN Wir haben eine Notentabelle mit Noten aus 2013 und Mit Hilfe der Bedingten Formatierung sollen nun die Abweichungen markiert werden. - Wenn die Noten gleich geblieben sind, soll ein gelber Pfeil gesetzt werden, - wenn sich die Noten verschlechtert haben, soll dies mit einem roten Pfeil gekennzeichnet werden und - bei einer Verbesserung soll der Pfeil grün sein. Wir können NICHT den Bereich markieren und über die Bedingte Formatierung die Symbolsätze (Pfeile) anklicken. Optisch würde dies zwar funktionieren, doch das Ergebnis wäre nichtssagend: So also nicht! Wir müssen hier anders vorgehen und zwar: Zunächst klicken wir in die neue Spalte Abweichung und geben einfach eine Formel zur Berechnung der Abweichung ein, nämlich im Beispiel die erste Note minus der zweiten Note, also wie in der Abbildung zu sehen B3-C3. Wir kopieren die Formel nach unten, so dass alle Zeilen ausgefüllt sind.

52 Jetzt markieren wir den Bereich, dem die bedingte Formatierung zugewiesen werden soll. Klick ganz unten auf Neue Regel Im Fenster Neue Formatierungsregel auf den ersten Eintrag klicken Weiter unten müssen wir die Symbolsätze aktivieren Da als Symbolart die Ampel standardmäßig eingestellt sind, müssen wir diese jetzt wechseln, einfach die gewünschte Symbolart anklicken, in unserem Beispiel sind es die Pfeile. Wenn wir das Häkchen bei Nur Symbole anklicken, verschwinden die Werte, lassen wir das Häkchen weg, bleiben die Werte neben den Symbolen erhalten. In unserem Beispiel lassen wir das Häkchen weg! Mit OK bestätigen, das Ergebnis sieht jetzt so aus: MIT BEDINGTER FORMATIERUNG VERGLEICHEN Angenommen Sie haben eine Tabelle und geben diese weiter. Sie erhalten die Tabelle zurück und möchten alle vorgenommenen Änderungen markiert haben. Hier sind unsere beiden Tabelle, die zweite Tabelle weicht von der ersten in einer Zelle ab, diese möchten wir mittels der bedingten Formatierung ausfindig machen. Die Tabellen müssen dafür NICHT auf dem gleichen Tabellenblatt angelegt sein, sondern können sich auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden.

53 So geht s Bereich markieren, im Beispiel nehmen wir den Bereich E1. Klick auf Bedingten Formatierung, neue Regel Klick auf Nur Werte die enthalten Im Feld Nur Zellen formatieren mit: über das Häkchen Zellwert einstellen Weiterhin ungleich einstellen Und jetzt Klick auf die 1. Zelle der Tabelle, mit der verglichen werden soll, das ist in unserem Beispiel die Zelle A1. Excel setzt automatisch das Gleichheitszeichen davor und setzt die Zelle absolut, also in Dollarzeichen. Achtung: Jetzt ist ganz wichtig, in das Feld hinein zu klicken um die Dollarzeichen zu entfernen, denn wir haben ja gelernt, dass absolute Bezüge nicht angepasst werden, bliebe der Zellbezug also in Dollarzeichen, würde sich die Bedingte Formatierung ausschließlich auf diese Zelle beziehen, dabei soll sich diese doch auf die ganze Tabelle beziehen, also Dollarzeichen entfernen. Jetzt müssen wir das Format, also die bedingte Formatierung auf alle anderen Zellen unserer Vergleichstabelle übertragen, am besten geht das wenn wir in die Zelle E1 klicken, dann auf den Formatübertragungspinsel und die Tabelle E1 bis G9 markieren (damit überpinseln). Jetzt bezieht Excel die bedingte Formatierung automatisch auf die gesamte Tabelle. Alternativ kann man auch so vorgehen, dass man anfangs direkt die komplette Vergleichstabelle, also E1 bis G9 im Beispiel markiert und die bedingte Formatierung zuweist. Die Tabelle lässt sich übrigens jetzt auch beliebig erweitern! Jetzt noch auf den Button FORMATIEREN klicken und eine Formatierung auswählen, sonst klappt es natürlich nicht, denn standardmäßig ist kein Format festgelegt, dann mit OK betätigen. Fertig.

54 Ergebnis: Nun können Sie ausprobieren, wann immer man in den beiden Tabellen eine Zelle ändert, wird dies sofort angezeigt. BEDINGTE FORMATIERUNG MIT FORMELN Bevor Sie die bedingt Formatierung mit Formeln anwenden, sollten Sie das Kapitel Erste Formeln durchgearbeitet haben. Die bedingte Formatierung kann noch mehr als oben beschrieben. Angenommen, wir möchten den Sieger im 100m-Lauf in der obigen Tabelle ermitteln, indem der Schüler mit dem besten Lauf farblich hervorgehoben wird. Das bedeutet, in der Spalte A, wo die Teilnehmer des Laufwettbewerbs stehen, soll ein Name markiert werden, wenn zu diesem Namen der höchste Wert des 100m-Laufs passt. Siehe Spalte F der untenstehenden Tabelle. Hier müssen wir eine Formel eingeben: Wir markieren zunächst die Zelle F2, weil wir diese Zelle formatieren möchten und war abhängig davon, ob dieser Teilnehmer den höchsten Wert erreicht hat oder nicht Nachdem wir in die Zelle geklickt haben, klicken wir auf das Symbol Bedingte Formatierung und wählen Neue Regel Klick auf Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden Dann Klick in das Feld Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist, hier haben wir die Möglichkeit mit Hilfe eines Befehls Excel genau zu definieren, welcher Name nun farblich hervorgehoben werden soll, zur Erinnerung: der Sieger, also der Teilnehmer mit dem höchsten Wert in der Spalte, also der Teilnehmer mit dem Maximum (MAX).

55 Wir geben also ein: Wenn die Zelle I2 (das ist da, wo der erste Wert des 100m-Laufs steht) dem Maximum der Werte entspricht (=MAX(I2:I13)), dann markiere mir den Namen farblich, wie die Formel genau eingetippt wird, siehe Abbildung. NUN AUFGEPASST: Wenn wir uns die Formel anschauen, dann handelt es sich bei dem Zellbezug $I2, das ist ja die Zelle, in der der Name steht, der wenn der Maximum Wert dazugehört, farblich hinterlegt werden soll, also dann sehen wir, dass es sich hier um einen sogenannten gemischten Zellbezug handelt. KLEINER EXKURS - GEMISCHTE ZELLBEZÜGE Wir haben gelernt, dass es relative Zellbezüge gibt, diese Zellbezüge werden beim Kopieren einer Formel immer angepasst. Dann gibt es absolute Zellbezüge, diese Zellbezüge werden nicht angepasst und es gibt auch gemischte Zellbezüge, also wenn z. B. eine Spalte absolut aber eine Zeile nicht absolut gesetzt wird. Wir erinnern uns, absolute Bezüge setzt man mit der Funktionstaste F4. In unserer Formel benötigt Excel tatsächlich einen gemischten Bezug. Den Spaltenbuchstaben setzt Excel automatisch als absolut fest, allerdings soll der Zeilenbuchstabe nicht absolut sein, sonst passt sich der Bezug ja nicht an beim Kopieren auf die Zellen nach unten. Daher ändern wir die Eingabe auf =$I2 ab (siehe Abbildung). Jetzt klicken wir auf den Button FORMATIEREN, wählen die gewünschte Formatierung aus, klicken auf OK, nochmal auf OK und die Formel steht! Nun gilt es, die Formel auf die unteren Zellen zu übertragen, denn noch haben wir ja erst die Formel für die erste Tabellenzeile erstellt. Wir klicken erneut auf das Symbol Bedingte Formatierung und nun auf den Eintrag ganz unten Regel verwalten. Es öffnet sich der Manager für Regeln zur bedingten Formatierung. Im Feld Wird angewendet auf erweitern wir den Anwendungsbereich, wir wollen ja, dass die Regel auf alle Namen in Spalte F angewendet ist also tippen wir ein =F2:F13. Excel setzt die Bezüge automatisch absolut, das können wir so stehen lassen. Wir klicken auf übernehmen und dann auf ok und jetzt sollte der Teilnehmer mit der höchsten Punktzahl, also dem maximalen Wert (MAX) als Sieger gekennzeichnet sein.

56 MEHRERE BEDINGTE FORMATIERUNGEN GLEICHZEITIG ZUWEISEN Man kann einem Bereich natürlich mehrere bedingte Formatierungen zuweisen. Allerdings gerät Excel in Konflikt, wenn beide Bedingungen eintreffen und Excel nun beide Formatierungen zuweisen muss, z. B. sollen alle Zellen >100 gelb formatiert werden und alle Zellen >200 rot. Da alle Zellen > 200 aber auch >100 sind, wendet Excel die Regel an, die zuerst eingegeben wurde! Hier nochmal die Ergebnistabelle: Übung: Sie möchten alle Werte, die über liegen, rot schattieren. Markieren Sie den Zellbereich, auf den der Befehl angewendet werden soll. Klicken Sie auf BEDINGTE FORMATIERUNG und dann auf Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster Ihre Bedingung ein: Bestätigen Sie mit OK. Alle Zellen mit Werten über sollten jetzt hellrot hinterlegt sein. Anwendung findet die bedingte Formatierung natürlich nicht nur in Urlaubslisten. Sie können sich auch im Budget anzeigen lassen, wann eine bestimmte Restgeld- Untergrenze erreicht ist. Auch bei der Inventur findet die bedingte Formatierung Anwendung. Wenn der Vorrat eines bestimmten Produkts zur Neige geht, kann Excel rechtzeitig den Bestand entsprechend markieren. Oder stellen Sie sich vor, Sie führen eine Kundenliste mit Umsätzen. Alle Umsätze, die über einen bestimmten Betrag hinausgehen, können Sie sich markieren lassen. REGEL WIEDER LÖSCHEN Über diese Schaltfläche kein Problem!

57 Übung: Bedingte Formatierung Erstellen Sie eine Liste,, wie z. B. in Spalte J und lassen Sie alle Noten, die größer oder gleich 4,5 sind, rot hinterlegen Übung: Bedingte Formatierung Erstellen Sie eine Liste,, wie z. B. in Spalte J und lassen Sie alle Noten, die größer oder gleich 4,5 sind, rot hinterlegen

58 ÜBUNGSTEIL BEDINGTE FORMATIERUNG Hochsprung Weitsprung 100 m-lauf Marcel 1,7 4,8 13,2 Björn 1,54 5,85 13,1 Daniela 1,69 5,3 12,2 Lisa 1,08 5,2 12,9 1. Aufgabe: Wende die Bedingte Formatierung an: Lisa soll farbig hervorgehoben werden. Prüfe das Ergebnis indem du Lisa überschreibst und in eine andere Zelle Lisa einträgst. Lasse dir im Hochsprung den höchsten Wert in roter Schrift anzeigen Lasse dir im Weitsprung die beiden niedrigsten Werte farbig hinterlegen Werte den 100 m-lauf mittels Datenbalken aus Lösung 2. Aufgabe nur für Fortgeschrittene Werte die Reklamationshäufigkeit mit Hilfe von Symbolsätzen aus und wende für die Tabelle die nebenstehende Bedingung an: ACHTUNG: Es sollen lediglich die Symbole LÖSUNG: angezeigt werden!! Produktgruppe Reklamationen /100 Stck. Milch 2 Käse 11 Fleisch 1 Fisch 8 Gemüse 1 Obst 4 Brot 1

59 Zusammenfassende Grundlagenübung mit ausführlicher Anleitung Aufgabenteil 1: Umgang mit Arbeitsmappen und Tabellen, Summenfunktion Arbeitsmappen anlegen, Arbeiten mit Tabellenblättern, Eingabe- und Korrektur, Zeichenformatierung Aufgabe: Es soll eine Arbeitsmappe angelegt werden, mit den Kosten der Abteilungen einer Firma in den Quartalen 1 bis 4 Auf einem zweiten Tabellenblatt sollen die Gesamtkosten ersichtlich sein Auf der zweiten Tabelle sollen die Überträge der Tabellen Quartal 1,2,3 und 4 von Excel übernommen werden Arbeitshinweis: Wir benötigen also 4 Tabellenblätter für die Quartale 1 bis 4 Mehrfachmarkierung - Gruppenmodus Um nicht jedes Tabellenblatt einzeln anlegen zu müssen, markieren Sie 4 Tabellenblätter mit Hilfe der Mehrfachmarkierung. So geht s: Erstes Tabellenblatt anklicken Taste STRG drücken und gedrückt halten Weitere Tabellenblätter anklicken Tipp: So geht s noch einfacher:

60 Rechtsklick auf ein beliebiges Tabellenblatt und im aufklappenden Kontextmenü den Befehl "Alle Blätter auswählen" anklicken. Arbeitshinweis: Nun werden die Einträge, die auf jedem Tabellenblatt identisch sind, vorgenommen: TEXT UND ZAHLENEINGABE Füllen Sie wie in der oben stehenden Abbildung die Zellen aus, indem Sie einfach die Zelle, die einen Eintrag erhalten soll anklicken. Dass die Breite der Spalte A für den Eintrag Kostenaufstellung nicht ausreicht, stört Excel nicht, solange die angrenzende Zelle leer ist! Der Eintrag wird in voller Länge angezeigt, auch wenn die angrenzende Zelle dabei überdeckt wird. Drücken Sie sich anschließend die Enter-Taste, jetzt ist die nächste Zelle unten zur Eingabe markiert. Navigieren Mit der TAB-Taste bewegen Sie sich nach rechts. Auch mit den Pfeiltasten im mittleren Tastenblock können Sie im Tabellenblatt in die angezeigten Richtungen navigieren. Die Taste Pos 1 bringt Sie immer wieder zum Anfang Ihrer Tabelle. Arbeitshinweis: Nun werden die Monate Februar und März eingetragen. Excel verfügt über eine automatische Ausfüllfunktion, so können wir uns viel überflüssige Schreibarbeit ersparen. In diesem Fall kann Excel selbständig die noch fehlenden Monate Februar und März eintragen: AUSFÜLLFUNKTION NUTZEN (1) Klicken Sie auf den Eintrag Januar Die Zelle ist jetzt aktiv und daher schwarz umrahmt, also aktiv. Rechts unten im Rahmen sehen Sie ein kleines Kästchen, das sogenannte Ausfüllkästchen. Fahren Sie mit dem Mauszeiger so auf das Ausfüllkästchen, sodass ein Plus-Zeichen (+) erscheint. Jetzt drücken Sie die linke Maustaste, halten diese gedrückt und ziehen die Maus nach rechts

61 Beim Ziehen zeigt Excel die Ausfülleinträge an. Lassen Sie die Maustaste los, sobald Sie den letzten Ausfülleintrag lesen. Excel hat jetzt automatisch die noch fehlenden Monate Februar und März eingesetzt. Tabelle formatieren die Überschrift soll über der Tabelle zentriert erscheinen die Höhe der Überschriftenzeile soll verändert werden die Spalten und Zeilenüberschriften sollen fett formatiert werden und das Ergebnis eine doppelte Rahmenlinie erhalten! Wir erinnern uns, noch sind alle Tabellenblätter markiert, so dass alle Eingaben und Formatierungen sich auf alle Tabellenblätter auswirken. Abb. Markierung ÜBERSCHRIFT ZENTRIEREN: ZELLEN VERBINDEN Um die Überschrift zu zentrieren, müssen wir zunächst die Zellen A1 bis E1 verbinden. Klicken Sie in die Zelle A1 und ziehen Sie die Maus bei gedrückter linker Maustaste bis hin zur Zelle E1. Dieser Bereich erhält jetzt einen Rahmen, das heißt, dieser Bereich ist aktiv. Alle Zellen bis auf die erste Zelle A1 sind außerdem farblich markiert. Nun weiß Excel, dass der nachfolgende Befehl sich genau auf diesen Bereich auswirken soll. Sie müssen jetzt nur noch den entsprechenden Befehl, also den Befehl zum Verbinden der Zellen eingeben. Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste: SCHRIFT FORMATIEREN Jetzt markieren wir die Überschrift und den Bereich A2 bis E2 und A 1 bis A 11, also den Bereich, wo die Monate sowie die Überschrift Gesamtkosten eingetragen ist und den Bereich der Abteilungen und Quartalskosten. Dies können wir wieder mit der Mehrfachmarkierung durchführen. Also zunächst die Maus über die Überschrift ziehen, dann die Taste STRG drücken und gedrückt halten und die Maus über die Spaltenüberschriften Januar bis Gesamtkosten ziehen und anschließend über die Zeilenüberschriften (Personal bis Quartalskosten) ziehen. Wer hier noch Schwierigkeiten hat, führt die nachfolgenden Schritte einfach nacheinander und einzeln durch. Vorausgesetzt die entsprechenden Bereiche sind nun markiert, klicken Sie einfach in der Symbolleiste auf das Symbol für die fette Formatierung im Register START, Gruppe Schriftart. Jetzt sollte die fette Formatierung zu sehen sein.

62 MARKIERUNG DEAKTIVIEREN Klicken Sie einfach auf eine freie Zelle, um die Markierung zu deaktivieren ZEILENHÖHE VERÄNDERN Um die Zeilenhöhe der Überschrift zu verändern, markieren wir die Zeile oder klicken einfach in die Zeile hinein. Im Register START (das sowieso standardmäßige aktive Register) in der Gruppe ZELLEN finden wir das Symbol FORMAT Wir klicken auf das Symbol und dann auf Zeilenhöhe. In dem eingeblendeten Assistenten können wir die Zeilenhöhe manuell überschreiben. In diesem Beispiel wird die Zeilenhöhe auf den Wert 28,5 gesetzt. HINTERGRUND EINFÄRBEN Um die Tabelle ansprechender und übersichtlicher zu gestalten, werden wir jetzt den mit farbigen Hintergründen arbeiten. Die Überschriftenzeile erhält ein helles blau, die Spalten und Zeilenüberschriften erhalten ein helles Grau. Markieren Sie die Überschrift Klicken Sie jetzt auf den winzigen nach unten weisenden Pfeil neben dem Symbol für Hintergrundfarbe im Register START, Gruppe Schriftart und wählen Sie aus den Designfarben ein beliebige Farbe, z. B. ein helles Blau durch Anklicken mit der linken Maustaste aus Markieren Sie jetzt mit Hilfe der Mehrfachmarkierung die übrigen Bereiche, die einen Hintergrund erhalten sollen und gehen Sie vor wie unter Punkt 2 beschrieben. Wählen Sie eine andere beliebige Farbe aus, z. B. ein helles Grau. Orientieren Sie sich bei der Markierung an oder obenstehenden Abbildung Abb. Markierung. RAHMENLINIEN ERZEUGEN Um die Rahmenlinie zu setzen markieren Sie die letzte Zeile A 11 bis E 11. Klicken Sie im Register START, Gruppe Schriftart auf den Pfeil neben dem Symbol für Rahmenlinien

63 Wählen Sie aus dem Menü Rahmenlinie oben und doppelte unten indem Sie darauf klicken. Fertig! Arbeitshinweis: Nun ist das Grundgerüst unserer Tabelle erstellt. Es fehlen aber noch Einträge der Kosten und die Formeln zur Berechnung der Kosten. Die Formeln können wir bereits ohne Zahlenmaterial eingeben. Damit unser Beispiel aber besser nachvollziehbar ist, geben wir die Kosten zuerst ein. Tippen Sie die Beträge wie in der nachfolgenden Abbildung zu sehen, ein, aber ohne Komma und Nachkommastellen, auch ohne Eurosymbol! Wir geben lediglich 3 Beträge ein, um uns Zeit und Arbeit zu ersparen, den Rest lassen wir Excel mit Hilfe der Ausfüllfunktion erledigen. Es ist uns doch im Beispiel egal, welche Zahlen hier stehen. Warum geben wir nur die vier Beträge ein? Damit wir die Ausfüllfunktion nutzen von Excel kennen lernen: - So geht s: Excel berechnet die Differenz von zwei Werten, wenn wir diese markieren und kopieren wie bereits weiter oben unter Ausfüllfunktion nutzen (1) beschrieben. Geben Sie wie in der Abbildung gezeigt die entsprechenden Werte ein Markieren Sie nun diese 4 Zellen also B3 bis C2. Fahren Sie mit der Maus auf das Ausfüllkästchen von Zelle C2 und ziehen Sie die Maus bei gedrückter Maustaste nach rechts auf die Zelle D3.

64 Jetzt sieht der Bereich wie folgt aus: jetzt noch in N eintippen und mit Hilfe des Ausfüllkästchens nach rechts bis D 3 ziehen SMARTTAGS Beim Ausfüllen wird rechts wird ein sogenannter Smart-Tag eingeblendet. Sie können Smart-Tags unbeachtet lassen, sie verschwinden bei der nächsten Aktion von selbst. Sie können aber auch den Smart-Tag öffnen: Wird ein Smarttag eingeblendet, klicken Sie den kleinen, nach unten weisenden Pfeil an. Excel möchte mit Ihnen kommunizieren und bietet Ihnen deshalb verschiedene Optionen an. Im Fall unseres Beispiels sieht das so aus: Klicken Sie die gewünschte Option an. ZELLEN KOPIEREN Wenn Sie Zellen kopieren anklicken, dann werden die markierten Zellen nach rechts kopiert. DATENREIHE AUSFÜLLEN Diese Option bedeutet, dass Excel die Differenz zwischen den markierten Zellen berechnet und diese addiert. In unserem Fall ist bereits Datenreihe ausfüllen aktiviert, das bedeutet, Excel hat bereits die Differenz der markierten Zellen berechnet und diese Differenz aufaddiert, so dass in unseren Zellen die entsprechend größere Zahl eingetragen ist. NUR FORMAT AUSFÜLLEN Diese Option ist nützlich, wenn nur die Formatierung von Zellen, nicht aber deren Inhalt übertragen werden soll OHNE FORMATIERUNG AUSFÜLLEN Der Zelleninhalt wird mit der Standardformatierung übertragen, die eventuell den Zellen zuvor zugewiesene Formatierung wird nicht mit übertragen. In unserm Fall lassen wir den Smart-Tag unbeachtet und füllen auch die nächsten leeren Zellen mit Hilfe der Ausfülloption nach unten aus

65 . B3 bis D4 markieren und auf das Ausfüllkästchen unten rechts fahren. Mit gedrückter linker Maustaste nach unten ziehen. Arbeitshinweis Nun sollten die Zahlen formatiert werden. Jetzt sind alle Zellen mit Zahlen gefüllt: ZAHLEN FORMATIEREN Markieren Sie den Bereich, dem Sie eine Formatierung zuweisen möchten, in unserem Fall ist es der Bereich, in den wir unsere Werte eingetragen haben, einschließlich der Bereich, der zwar jetzt noch leer ist, der aber später auch Werte erhalten soll, also B3 bis E11. Schauen Sie jetzt auf die Symbolleiste START, Gruppe Zahl und klicken Sie auf das Euro-Symbol. Sofort erhalten alle Werte die gewünschte Formatierung. Werden später in die noch leeren Zellen Zahlen eingetragen, werden diese sofort mit der gerade zugewiesenen Formatierung dargestellt. Arbeitshinweis Noch immer ist unsere Tabelle nicht fertig. Es fehlen noch die Ergebnisse. Excel bietet natürlich auch hier komfortable Lösung an. Mit einem Mausklick können wir die gewünschte Summe berechnen lassen: Mit Hilfe der Funktion Autosumme! AUTOSUMME Markieren Sie alle Zellen, die aufaddiert werden sollen, einschließlich der leeren Zellen, in denen später das Ergebnis ausgewiesen werden soll. In unserem Beispiel ist das der Bereich

66 B3 bis E11. Klicken Sie jetzt im Register START in der Gruppe BEARBEITEN auf das Autosummenzeichen So sollte jetzt das Ergebnis aussehen: Arbeitshinweis: Jetzt stören noch die komischen Zäune, die zu sehen sind, wenn eine Spalte für den Eintrag in der Breite nicht ausreicht. Das bedeutet, wir müssen die Spaltenbreite der Spalten B, C und D verändern. SPALTENBREITE ANPASSEN Fahren Sie mit der Maus auf die Trennlinie zwischen Spalte B und Spalte C im Spaltenkopf, weil Sie die Spalte B verbreitern möchten. Klicken Sie, sobald sich der Mauszeiger verwandelt in ein Kreuz mit Pfeilenden rechts und links. Die Spaltentrennlinie wird eingeblendet und die aktuelle Spaltenbreite wird angezeigt. Halten Sie die Maustaste gedrückt, ziehen Sie jetzt mit gedrückter Maustaste die Maus nach rechts. Jetzt wird die Spaltenbreite vergrößert. Tipp: So geht s einfacher: Klicken Sie einfach doppelt auf die Spaltentrennlinie im Spaltenkopf und die Spalte passt sich automatisch dem längsten Eintrag an. Sie können auch die komplette Tabelle mit einem Mausklick anpassen: Dazu klicken Sie in das freie Feld wo sich Spalte A und Zeile 1 kreuzen:.jetzt ist die komplette Tabelle markiert. Alle Spalten werden gleichzeitig angepasst, wenn Sie auf eine beliebige Trennlinie zwischen zwei Spalten im Spaltenkopf doppelt klicken. ZEILEN UND SpALTEN EINFÜGEN Im Register START, Gruppe ZELLEN werden Zeilen und Spalten mit Hilfe des rechten Mausklicks eingefügt.

67 In die Zelle bzw. Spalte, über der bzw. neben der eine Zeile bzw. Spalte eingefügt werden soll, rechtsklicken und aus dem Kontextmenü gewünschte Option auswählen. FERTIG! Arbeitshinweis: Wir stellen fest, dass wir eine Abteilung vergessen haben, die Abteilung Service. Die Kosten dieser Abteilung müssen auch noch erfasst werden. Das bedeutet, wir müssen eine zusätzliche Zeile einfügen. ZEILEN UND SPALTEN NACHTRÄGLICH EINFÜGEN Wir klicken Sie in die Zeile Betriebstechnik A3 (Anmerkung Grundsätzlich klickt man auf die Zeile, über der man eine zusätzliche Zeile einfügen möchten, in unserm Beispiel klicke wir aber auf A3). Im Register START, in der Gruppe ZELLEN klicken Sie auf die Option EINFÜGEN und dann auf Blattzeilen einfügen oder wir fügen die Zeile über den rechten Mausklick ein: Wir haben jetzt die Zeile Service eingefügt und tippen einfach noch die Kosten ein wie oben in der Abbildung ersichtlich. Jetzt müssen wir aber die Zeile noch entsprechend formatieren, denn die Zeile Service soll natürlich nicht grau hinterlegt sein, das sind die anderen Zeilen der Kostenabteilungen ja auch nicht. SCHNELLE FORMATÜBERTRAGUNG Wir nehmen einfach das Format einer Zelle, die die richtige Formatierung trägt, in unserem Beispiel auf die Zelle B4 Nun klicken wir im Register START in der Gruppe ZWISCHENABLAGE auf den Pinsel Unser Mauszeiger enthält nun einen Pinsel, das sehen wir, wenn wir mit dem Mauszeiger über unsere Tabelle fahren Nun fahren wir mit dem Mauszeiger genau auf die Zelle B3, weil diese Zelle die gleiche Formatierung erhalten soll, wie die Zelle B4, die wir angeklickt haben bevor wir auf den Pinsel geklickt haben. Wir klicken auf die Zelle B3 und halten die Maustaste gedrückt. Wenn wir versehentlich die Maustaste losgelassen haben, müssen wir den Vorgang wiederholen.

68 Jetzt ziehen wir mit gedrückter Maustaste den Pinsel über den Bereich B3 bis D3 und unsere Zahlen sollten nun das gleiche Format wie alle anderen Zellen auch haben. Sollte dies nicht geklappt haben formatieren wir einfach auf herkömmliche Art, das haben wir ja bereits gelernt, also Bereich markieren, Schattierung entfernen über den Farbeimer (keine Füllung) und auf das Euro-Symbol klicken. Jetzt weist die eingefügte Zelle aber noch keine Summe auf. Die möchten wir automatisch von Excel ermitteln lassen. Das können wir, indem wir einfach wieder in die leere Zelle, in der das Ergebnis ausgewiesen werden soll, hinein klicken und auf das uns bereits bekannte Summensymbol klicken. Etwas Fortgeschrittene können versuchen, die Formel der darunter liegenden Zelle E4 auf die Zelle E3 zu kopieren, einfach mit Hilfe des Ausfüllkästchens, wie wir es schon gelernt haben. Klicken Sie einfach in die Zelle, die die Formel, die Sie kopieren möchten, beinhaltet, in unserem Beispiel auf die Zelle E4. Fahren Sie mit dem Mauszeiger auf das Ausfüllkästchen und ziehen Sie die Maus mit gedrückter Taste nach oben. So geht s noch einfacher: Man hätte auch den gesamten Zahlenbereich noch einmal markieren können, um dann auf das Symbol AUTOSUMME zu klicken. Die Ergebnisse werden sofort neu berechnet. TABELLENZEILEN SORTIEREN Dadurch dass wir eine Zeile eingefügt haben, stimmt jetzt die Sortierung nicht mehr. Markieren Sie den Bereich A3 bis E 11 und wählen Sie im Register START, Gruppe BEARBEITEN den Filter aus Jetzt gewünschte Richtung auswählen. Fertig. Tipp: So geht s einfacher: Wenn unsere Tabelle keine Ergebniszeile erhielte, hätte es auch gereicht, wenn Sie in eine beliebige Tabellenzelle geklickt hätten. Unsere fertige Tabelle

69 Arbeitshinweis Alle notwendigen Eingaben und Formeln sind nun erledigt. Das bedeutet, wir können die Mehrfachmarkierung für die Tabellenblätter aufheben. Allerdings müssen wir jetzt auf den Tabellenblättern für die 3 anderen Quartale Korrekturen vornehmen, denn aus Gründen der Übersichtlichkeit haben wir auf dem ersten Tabellenblatt Zahlen eingetragen, doch diese Zahlen sollen nicht für alle Quartale gelten. Außerdem benötigen wir noch zwei weitere Tabellenblätter, eines für das vierte Quartal und eines für die Übersichtstabelle der Gesamtumsätze der Quartale 1 bis 4. Und natürlich müssen auch die Monatsnamen mit Hilfe der Ausfüllfunktion aktualisiert werden, denn noch steht überall Januar, Februar und März! MEHRFACHMARKIERUNG AUFHEBEN Klicken Sie einfach auf ein beliebiges Tabellenblatt. in der Titelleiste sollte der Eintrag [Gruppe] verschwunden sein) Alternativ rechtsklicken Sie auf eine Tabellenblatt und wählen Sie anschließend im aufgeklappten Kontextmenü die Option Gruppierung aufheben Tabellenblätter einfügen Klicken Sie auf dieses Symbol. Sofort erhält Ihre Tabelle ein weiteres Tabellenblatt. Fügen Sie insgesamt zwei Tabellenblätter ein. NAMEN UND FARBE FÜR TABELLENBLÄTTER Und aus Gründen der Übersichtlichkeit geben wir unseren Tabellenblättern jetzt Namen. Wenn wir mit der Mausspitze auf eines der Tabellenregister zeigen und rechtsklicken, dann erhalten wir ein Kontextmenü mit Befehlen. Wenn wir dem Tabellenblatt einen Namen geben möchten, wählen wir Umbenennen und überschreiben einfach den vorgegebenen Namen. Rechtsklicken Sie auf das erste Tabellenblatt und klicken Sie im Kontextmenü auf umbenennen. Tippen Sie ein: 1. Quartal Verfahren Sie genauso mit den zwei weiteren Tabellenblättern und vergeben Sie die Namen 2. Quartal, 3. Quartal und 4. Quartal. Das 5. Tabellenblatt benennen Sie: Kosten für Quartal 1 bis 4 TABELLENBLÄTTER EINFÄRBEN Rechtsklicken Sie auf das Tabellenblatt und wählen Sie im Kontextmenü Registerfarbe. Klicken Sie auf eine beliebige Farbe in der Palette. In unserem Beispiel soll jedes Quartal eine eigene Farbe erhalten.

70 TABELLENBLÄTTER LÖSCHEN Rechtsklick auf das Tabellenblatt, aus dem Kontextmenü Löschen auswählen. Quartalsnamen ändern (Korrektur) der fertigen Tabellen Klicken Sie auf das Tabellenblatt, in dem Sie Korrekturen vornehmen möchten, in unserem Fall zunächst auf das Tabellenblatt 2. Quartal. Klicken Sie einfach im auf den Monat Januar und überschreiben diesen mit dem Monat April. Mit Hilfe der Ausfüllfunktion füllen Sie die Namen der beiden weiteren Monate, also Mai und Juni für das zweite Quartal aus. Führen Sie diese Korrekturen auch für die Tabellenblätter 3. und 4. Quartal durch Nun geben Sie folgende Werte für die Quartale 2 bis 4 ein und nutzen Sie die Ausfüllfunktion: Quartal 2: Wir überschreiben die korrekten Monate für die entsprechenden Quartale Arbeitshinweis Wir sind nun fertig mit den Tabellen für die 4 Quartale. Jetzt möchten wir die Kosten des ganzen Jahres auf einem Tabellenblatt übersichtlich zusammenfassen, das bedeutet, wir müssen die Beträge der Tabellenblätter 1. bis 4. Quartal auf das letzte Tabellenblatt übertragen. WERTE AUS ANDEREN TABELLENBLÄTTERN ÜBERNEHMEN Wir erstellen zunächst folgende kleine Tabelle auf dem Tabellenblatt Kosten Quartale 1 bis 4: Denken Sie daran, für die Zeilen A4 bis A6 die Ausfüllfunktion zu nutzen.

71 Nun übertragen wir die noch fehlenden Werte. Klicken Sie auf das Tabellenblatt, auf welches Sie Werte anderer Tabellenblätter übertragen möchten, in unserem Beispiel Kosten für Quartale 1 bis 4. Klicken Sie in die Zelle, in der der gesuchte Wert ausgewiesen werden soll, in unserem Beispiel ist das B3. Wir müssen an dieser Stelle eine Formel erstellen, die Excel den Befehl gibt, auf den Wert einer anderen Tabelle zuzugreifen. Aber keine Angst, Excel schreibt die Formel ganz alleine. Sie müssen lediglich den Befehl zum Schreiben einer Formel eintippen und das ist das Gleichheitszeichen. Das Gleichheitszeichen leitet eine Formel ein. Anders ausgedrückt, vor jede Formel gehört ein Gleichheitszeichen. Los geht s: Tippen Sie ein Gleichheitszeichen ein (ISTGLEICH =). Wechseln Sie zum Quell-Tabellenblatt, in unserem Beispiel ist es das Tabellenblatt 1. Quartal, da dieses Tabellenblatt ja den ersten Wert, nämlich die Kosten für das erste Quartal, enthält Klicken Sie jetzt einfach auf die Zelle, in der die Kosten ausgewiesen sind, in unserem Beispiel ist es die Zelle E12. In dieser Zelle sind ja die Gesamtkosten des 1. Quartals aufaddiert worden. Die Zelle erhält jetzt einen Laufrahmen. Bestätigen Sie mit der ENTER-Taste. Sofort wird das aktuelle Tabellenblatt angezeigt, der Wert wurde bereits in die zuvor markierte Zelle übertragen. Verfahren Sie mit den übrigen Quartalen genauso. Arbeitshinweis Fast ist die Aufgabe geschafft. Was fehlt ist die Summe Gesamtkosten in Zelle B7. Das können Sie bereits. Klicken Sie einfach in die Zelle B7 und Klicken Sie anschließend auf das Symbol für Autosumme im Register START Gruppe BEARBEITEN. Arbeitshinweis: Nun fehlt noch die abschließende Gestaltung unserer Tabelle.

72 Oft ist es sinnvoll, Kopf- oder Fußzeilen einzugeben, aus denen z. B. ersichtlich ist, welcher Bearbeiter diese Tabelle erstellt hat, aus welcher Abteilung sie stammt, wann sie erstellt wurde. Oder ganz einfach kann auch die Tabellenüberschrift in der Kopfzeile stehen oder ein Logo Außerdem möchten wir manchmal die Randeinstellung oder das Format ändern. Die meisten Tabellen werden im Querformat erstellt. Häufig sollen Tabellen auf der Seite vertikal oder horizontal zentriert werden, auch dafür hat Excel eine Lösung parat. Auch ganz häufig sind sogenannte Gitternetzlinien gewünscht, die dem Druck eine bessere Übersichtlichkeit geben. Natürlich erstrecken sich viele Tabellen über mehrere Seiten, dann ist es sinnvoll, das sich bestimmte Zeilen auf jeder Seite wiederholen, das nennt man Drucktitel Häufig bearbeiten mehrere Personen eine Tabelle. Dafür gibt es die Möglichkeit, Kommentare einzufügen. Kommentare sind auch sehr nützlich, um bestimmte Dinge festzuhalten, damit man sie nicht vergisst, z. B. dass in einer ganz bestimmte Zelle noch ein Wert fehlt, der zum Zeitpunkt der Erstellung noch nicht vorlag. KOPF- ODER FUßZEILEN Markieren Sie alle Tabellenblätter gleichzeitig Wechseln Sie jetzt auf das Register EINFÜGEN und klicken Sie in der Gruppe TEXT auf das Symbol Kopf- und Fußzeile Excel wechselt zur Seitenlayout-Ansicht und sofort werden sogenannte Kopf- und Fußzeilentools eingeblendet Geben Sie in das für die Kopfzeile vorgesehene Feld den gewünschten Text ein, in unserem Beispiel: Wechseln Sie über dieses Zeichen zur Fußzeile Geben Sie hier in der Gruppe KOPF- UND Fußzeilen-ELEMENTE den Befehl zum

73 ERZEUGEN DER SEITENANZAHL Klicken Sie auf eine freie Stelle und kontrollieren Sie Ihre Eingaben. Tipp: An dieser Stelle gehen wir wieder zur Normalansicht zurück. Klicken Sie einfach auf das Register ANSICHT und dann in der Gruppe ARBEITSMAPPENANSICHT auf NORMAL. Entscheiden Sie selbst, welche Ansichtsform Ihnen eher gefällt. Tipp: Schauen Sie mal im Register SEITENLAYOUT auf die Gruppe Seite einrichten. Schauen Sie nach rechts unten auf den kleinen Pfeil, klicken Sie diesen an. Hier finden Sie das Register, das Sie aus früheren Excel Versionen kennen und können auch ganz leicht Seitenrandeinstellungen und Hoch- oder Querformat einstellen. Sogar die Gitternetzlinien und Wiederholungszeilen finden Sie hier im Kopf- und Fußzeilen lassen sich auch ganz leicht auf herkömmliche Art und Weise, also ähnlich wie in früheren Versionen einfügen: Einfach auf das Register SEITENLAYOUT klicken und dann in der Gruppe SEITE EINRICHTEN auf das Startprogramm SEITE EINRICHTEN, so nennt man den winzigen kleinen Pfeil rechts unten Jetzt wird das bereits aus vorherigen Versionen bekannte Fenster SEITE EINRICHTEN eingeblendet mit 4 Registern. Im Register Kopfzeile/Fußzeile klicken Sie nun auf den entsprechenden Button und geben hier den gewünschten Text ein Mit OK bestätigen, fertig

74 TABELLE AUF DEM BLATT ZENTRIEREN Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie das Register Seitenränder. Unten links gibt es die Option Auf Seite zentrieren. In unserem Beispiel klicken wir auf HORIZONTAL und bestätigen mit OK GITTERNETZLINIEN AKTIVIEREN Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie auch das Register Tabelle. Setzen Sie das entsprechende Häkchen HOCH- ODER QUERFORMAT Im Register SEITENLAYOUT Gruppe SEITE EINRICHTEN Startmenü SEITE EINRICHTEN finden Sie auch das Register Papierformat. Setzen Sie das entsprechende Häkchen, in unserem Beispiel klicken Sie bitte auf Querformat DRUCKANSICHT Natürlich interessiert uns, wie unsere Tabelle nun im Druck aussehen würde. Wir klicken einfach auf. Rechts wird die Tabelle in der Druckansicht gezeigt. So sollte unsere Tabelle 1. Quartal in der Seitenansicht angezeigt werden. DRUCKVORSCHAU SCHLIEßEN Über dieses Symbol verlassen wir die Druckvorschau Kommentare

75 Register ÜBERPRÜFEN, Gruppe Kommentare auf das Symbol NEUER KOMMENTAR klicken Im Feld einfach den Kommentar eintippen - Fertig! In unserm Beispiel schreiben wir : Wir möchten nun ein weiteres Tabellenblatt erzeugen, welches alle Kostenaufstellungen beinhaltet. Dazu müssen wir die Tabellen der Quartale 1 bis 4 kopieren und auf einem neuen Tabellenblatt dem wir den Namen Gesamtkostenaufstellung geben, einfügen. Da uns die Zahlen der Energiekosten bei der Erstellung unserer Kostentabellen noch nicht vorlagen, möchten wir, dass auf jeder Seite, der Vermerk Die Aufstellung beinhaltet keine Energiekosten angezeigt wird, damit keine Missverständnisse entstehen. Das bedeutet, wir werden eine Wiederholungszeile einrichten. TABELLENBEREICHE KOPIEREN UND EINFÜGEN In unserem Beispiel klicken wir das Tabellenblatt 1. Quartal an und kopieren den Tabellenbereich indem wir die Maus bei gedrückter Maustaste über den Bereich ziehen. Klicken Sie jetzt auf das Symbol für kopieren im Register START Gruppe ZWISCHENABLAGE und wechseln Sie auf ein leeres Tabellenblatt. Lassen Sie die erste Zeile frei und klicken Sie auf die Zielzelle A2. Wählen Sie jetzt das Symbol Lassen Sie nun 3 Zeilen frei Wiederholen Sie diesen Schritt so lange, bis alle Tabellen auf dem neuen Tabellenblatt, welchem Sie den Namen Gesamtkostenaufstellung geben, eingefügt wurden. KOPIEREN UND EINFÜGEN ÜBER DIE ZWISCHENABLAGE Tipp: Viel einfacher geht das Kopieren und Einfügen mit Hilfe der Zwischenablage. Klicken Sie auf das Tabellenblatt 1. Quartal Markieren Sie den Tabellenbereich Wählen Sie in der Gruppe ZWISCHENABLAGE das Symbol kopieren Öffnen Sie die Zwischenablage über das Startprogramm Die erste kopierte Tabelle befindet sich bereits in der Zwischenablage