Webinterface für

Webinterface für E-Mail Version 1.1 Juni 2002 backslash artists of new media Seite 1 von 26

Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeines... 3 2. Ordner... 5 2.1 erstellen... 5 2.2 unbenennen... 6 2.3 löschen... 6 2.4 Mitteilungen lesen... 7 3. Mitteilungen schreiben... 9 3.1 Attachments... 10 4. Einstellungen... 11 4.1 Passwort ändern... 12 5. Adressbuch... 13 4.1 Schnelleintrag ins Adressbuch... 14 6. Filter... 15 6.1 Übersicht... 16 6.2 Regel... 16 6.3 Aktion... 17 6.4 Beispiele... 18 7. Autoreplay... 21 8. Kalender... 22 8.1 Ansichten... 22 8.1 Einträge erstellen... 23 9. LogOut... 26 backslash artists of new media Seite 2 von 26

1. Allgemeines In der folgenden Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Ihr persönliches Webinterface-E-Mail handhaben. Sie können von jedem Computer aus Ihre E-Mails abrufen und verschicken, ohne dass dazu ein E-Mail-Programm nötig ist. Die einzige Vorraussetzung dafür ist lediglich ein Internetzugang. Bei einem IMAP-Konto wird zudem das Webinterface mit Ihrem persönlichen E-Mail-Programm identifiziert. D.h. ein neues E-Mail wird sowohl in Ihrem eingerichteten E-Mail-Client als auch im Webinterface angezeigt. Bitte beachten Sie, dass einfachheitshalber immer mit dem Beispiel von «Hans Muster» gearbeitet wurde. Dies hat jedoch keine Auswirkungen auf Ihre persönlichen Angaben und dient lediglich zur Hilfe. 1. Starten Sie einen Browser und rufen Sie die Seite «http://pop.backslash.ch» oder «http://imap.backslash.ch» auf. 2. Sie befinden sich nun auf der LogIn-Seite. Geben Sie den Benutzernamen (Ihre E-Mail-Adresse) und das dazugehörige Passwort ein und drücken Sie «Login». (Auf diese Seite gelangen Sie wieder, wenn Ihr Zeitlimit (10 Minuten) abgelaufen ist oder sich die IP Adresse geändert hat. Dies kann geschehen, wenn Sie via Modem auf diese Seiten zugreifen und sie kurzzeitig von der Verbindung getrennt wurden. Identifizieren Sie sich einfach wieder neu.) backslash artists of new media Seite 3 von 26

3. Nach dem Einloggen befinden Sie sich im Kapitel «Ordner». Auf der linken Seite sehen Sie alle Menu-Punkte. In den folgenden Kapiteln wird auf jeden einzelnen Punkt eingegangen und alle möglichen Funktionen erklärt. backslash artists of new media Seite 4 von 26

2. Ordner Sie haben die Möglichkeit, neue Ordner zu erstellen, zu löschen oder umzubenennen. Die 4 Ordner «Posteingang», «Entwürfe», «Gesendet» und «Papierkorb» sind fix und können weder unbenannt noch gelöscht werden. Die Funktionen der einzelnen Ordner: Posteingang: für eingegangene E-Mails Enwürfe: für entworfene, aber noch nicht gesendete E-Mails Gesendet: für gesendete E-Mails Papierkorb: für gelöschte E-Mails 2.1 Ordner/Unterordner erstellen Schreiben Sie ins leere Feld «Neuer Ordner» die Bezeichnung des neuen Ordners und drücken Sie auf «erstellen». Gleichzeitig haben Sie die Möglichkeit, den neuen Ordner in einem neuen Verzeichnis zu erstellen. backslash artists of new media Seite 5 von 26

2.2 Ordner umbenennen Markieren Sie den zu unbenennenden Ordner, schreiben Sie die neue Bezeichnung ins Feld «Neuer Name» und drücken Sie den Button «Unbenennen». 2.3 Ordner löschen Markieren Sie den zu löschenden Ordner und drücken Sie den Button «Löschen». Es erscheint eine Meldung, wenn der Ordner nicht leer ist. Um ihn und den gesamten Inhalt zu löschen, kreuzen Sie zudem «Ordnerinhalt löschen» an. backslash artists of new media Seite 6 von 26

2.4 Mitteilungen lesen Neue Mitteilungen werden immer direkt im Ordner «Posteingang» abgelegt. Ungelesene Nachrichten werden immer auf dieser Ebene schon angezeigt. Um neu eingegangene Nachrichten zu lesen, klicken Sie auf «Posteingang». Im Posteingang haben Sie die Übersicht von allen eingegangenen E-Mails. Um ein bestimmtes E-Mail zu löschen, kreuzen Sie die gewünschte Nachricht an und drücken Sie auf den Button «Löschen». Um ein bestimmtes E-Mail in einen anderen Ordner zu verschieben, kreuzen Sie es an, wählen Sie den Zielordner und drücken Sie auf den Button «ausführen». Um es zu lesen, klicken Sie auf den Absender. backslash artists of new media Seite 7 von 26

Sie sehen nun die Mitteilung. Mit einem Klick auf die E-Mail-Absender-Adresse kommen Sie direkt in das Adress-Buch. siehe Kapitel 5, Adressbuch Sie können die Mitteilung in einen anderen Ordner verschieben. Dazu wählen Sie den Zielordner und drücken «verschieben». Die Bedeutung der Pictogramme: vorherige Mitteilung lesen nächste Mitteilung lesen Mitteilung löschen zurück in den Ordner Antworten Weiterleiten Weiterleiten als Attachment Vollständige Kopfzeile Nachricht Drucken Download Mitteilung Allen antworten An Liste antworten Die Pictogramme sind jeweils vor und nach jeder Mitteilung aufgelistet, damit wird Ihnen bei einer grossen Nachricht das Scrollen erspart. Die Bedeutung ist jedoch die gleiche. backslash artists of new media Seite 8 von 26

3. Mitteilung schreiben Markieren Sie eine Adresse aus Ihrem Adressbuch ( siehe Kapitel 5, Adressbuch) und klicken Sie «An:», «Cc:» oder «Bcc:». Die E-Mail-Adresse wird automatisch aus Ihrem persönlichen Adressbuch entnommen und eingefügt. Haben Sie eine Adresse noch nicht gespeichert, schreiben Sie sie direkt in das Feld «An:». Bedeutung der Felder: An: Cc: Bcc: Antwort an: Betreff: Empfänger, an die Sie eine Nachricht senden wollen Empfänger, an die Sie eine Kopie der Nachricht senden wollen anonyme Empfänger, an die Sie eine Kopie der Nachricht senden wollen Rücksendeadresse Betreff/Stichwort der Nachricht Schreiben Sie ins Feld «Mitteilung» den Text. Im Moment sind keine Attachments zugefügt. Klicken Sie auf «0 Attachments», um eine Datei zuzufügen. siehe Kapitel 3.1, Attachments Setzen Sie ein Häkchen, um die gesendete Meldung automatisch im Ordner «Gesendet» abzulegen. Klicken Sie auf «Vorschau», wenn Sie vor dem Senden zuerst eine Vorschau sehen möchten. Klicken Sie auf «Senden», um die Nachricht zu senden. Klicken Sie auf «Als Vorlage speichern», wenn Sie die Nachricht geschrieben haben aber noch nicht senden möchten. Die Nachricht wird dann automatisch im Ordner «Entwürfe» abgelegt. Sie können sie jederzeit editieren, verschieben, löschen oder senden. backslash artists of new media Seite 9 von 26

3.1 Attachments Pro Nachricht können zudem beliebig viele Attachments (Word-, Exceldateien, Bilder etc.) zugefügt werden. Es sollte allerdings darauf geachtet werden, dass das Gewicht nicht zu hoch wird (max. 10 MB). Klicken Sie auf «Browse...» und wählen Sie auf Ihrer Harddisk oder direkt aus einem Laufwerk eine Datei. Klicken Sie auf «zufügen», um die Datei der Meldung zuzufügen. Sie sehen die Auflistung aller Dateien, die Bezeichnung und die Grösse der Files, die Ihrer Meldung zugefügt werden. Um sie zu löschen, setzen Sie ein Häkchen und drücken Sie auf den Button «Löschen». Auch hier können Sie wiederum zuerst die Vorschau sehen, die Meldung mit den Attachments direkt senden oder sie speichern. backslash artists of new media Seite 10 von 26

4. Einstellungen In diesem Menu können Sie allgemeine Einstellungen eingeben. 1. Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie den kompletten E-Mail Header immer angezeigt haben möchten. (Gleiche Funktion wie im Menu «Mitteilung» das Zeichen für «Kopfzeile anzeigen». 2. Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie HTML-E-Mails angezeigt haben möchten. (Viele E-Mail-Programme verschicken die Mails in der Programmiersprache HTML, darum ist es von Vorteil, diese E-Mails auch anzuzeigen.) 3. Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie den Fliesstext in E-Mails nicht angezeigt haben wollen. (D.h. Sie möchten in einer beantworteten Nachricht die ursprüngliche Nachricht nicht speziell ausgezeichnet haben.) 4. Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie gesendete Mails nicht im Ordner «Gesendet» ablegen möchten. Es besteht aber die Möglichkeit, diese Funktion im Menu «Mitteilung schreiben» individuell zu deaktivieren und gesendete Mails trotzdem in den Ordner «Gesendet» fliessen zu lassen. Hier können sie wählen, wann für Sie die Woche beginnt: Samstag, Sonntag oder Montag (auf den Kalender bezogen), nach welchen Kriterien die Mitteilungen sortiert und wie viele pro Seite angezeigt werden. Setzen Sie ein Häkchen, wenn die älteste Mitteilung zuerst angezeigt werden soll. Sie haben die Möglichkeit, sich ein persönliche Signatur zu gestalten, die in jedes E-Mail beim Erstellen automatisch eingefügt wird. Geben Sie hier den Text ein, den Ihre Signatur enthalten soll. Dieser Text steht dann automatisch schon in der Textbox einer neuen Nachricht. backslash artists of new media Seite 11 von 26

Im Feld der Mailing Listen geben Sie die E-Mail-Adressen der Mailing Listen ein, die Sie abonniert haben. Bitte beachten Sie, dass die neuen Einstellungen erst aktiv sind, wenn Sie sie gespeichert haben. 4.1 Passwort ändern Hier besteht die Möglichkeit, das Passwort zu ändern. Geben Sie hierzu das alte und das neue Passwort ein und drücken sie «Passwort ändern». Beachten Sie, dass Sie in Ihrem E-Mail-Client das Passwort auch ändern. backslash artists of new media Seite 12 von 26

5. Adressbuch Im Webinterface können Sie Ihr eigenes Adressbuch zusammenstellen, indem Sie beliebig viele Mail-Adressen und Mailing-Listen eingeben. Um eine neue Adresse einzufügen, geben Sie einen Nicknamen ins leere Eingabefeld ein und drücken Sie «Einfügen». Auf dem folgenden Menu können Sie die Angaben mit dem Namen und der E-Mail-Adresse noch vervollständigen. Drücken Sie «Zufügen». Die Eingaben können selbstverständlich wieder editiert und gelöscht werden. backslash artists of new media Seite 13 von 26

Für Mailing-Listen ist das Vorgehen gleich. Geben Sie statt einem Nicknamen einer Person einen Namen für die Mailingliste ein und klicken Sie «Einfügen». Füllen Sie nun beliebig viele Adressen ein. Im Pulldown-Menu «Auswahl» sehen Sie jederzeit alle schon eingetragenen Adressen und Listen, die jederzeit wieder editiert, erweitert oder gelöscht werden können. 5.1 Schnelleintrag ins Adressbuch Mit einem Klick auf die Absenderadresse im Menu Mitteilung lesen gelangen Sie direkt ins Adressbuch. Auf diesem Weg der Adressspeicherung wird Ihnen die Angabe des Namens und der E-Mail-Adresse erspart. Sie brauchen also nur noch den Niknamen und/oder den Eintrag einer Mailingliste einzugeben. backslash artists of new media Seite 14 von 26

6. Filter In diesem Menu besteht die Möglichkeit, sich Filter einzurichten, z. B. um E-Mails eines bestimmtens Absenders oder Inhalts abzufangen und direkt zu löschen, oder um ein Autoreplay aufgrund einer Ferienabwesenheit einzurichten. Der Aufbau dieses Menus gliedert sich in folgende Teile: die Übersicht der Filter die Regel (Vorraussetzung) die Aktion (wenn die Vorraussetzung erfüllt wird) backslash artists of new media Seite 15 von 26

6.1 Übersicht Hier haben Sie die Übersicht über alle verfügbaren Filter. Um die Reihenfolge zu ändern, zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie einen Filter und drücken sie entsprechenden Button. Drücken Sie auf «Zufügen», um einen neuen einzurichten. Es können beliebig viele Filter eingerichtet werden. WICHTIG: Drücken Sie nach jeder Änderung «Speichern und Anwenden». Ansonsten ist der Filter nicht aktiv und wird nicht funktionieren. 6.2 Regel Geben Sie zuerst eine Filter Bezeichnung ein. Um den Filter zu aktivieren, müssen Sie dazu eine Regel eingeben. Die Regel gibt immer an, was das E-Mail für eine Vorraussetzung mitbringen muss, damit überhaupt eine Aktion ausgeführt werden kann. Diese kann sich entweder auf den Header oder auf den Body beziehen. Header: (Kopfzeile) Body: (Inhalt) backslash artists of new media Seite 16 von 26

Header: Die Aktivierung des Filters bezieht sich auf den Inhalt des Headers. Ausschlaggebend sind vor allem der Absender (From), die eigene E-Mail-Adresse (To) und der Betreff (Subject). Body: Die Aktivierung des Filters bezieht sich auf den Inhalt der Nachricht. Weiter geben Sie im Pulldown-Menu an, womit der Suchbegriff oder ein ganzer Suchtext beginnt, beinhaltet, endet, nicht beginnt, nicht beinhaltet oder nicht beendet. (Meistens wird der Punkt «beinhaltet» gebraucht.) Setzen Sie ein Häkchen, wenn es sich beim Suchbegriff um einen regulären Posix-Ausdruck handelt. Ferner kann angegeben werden, wohin eine Nachricht gesendet oder nicht gesendet wurde. Markieren Sie, wenn nur eine reine Text Nachricht, keine reine Text Nachricht, eine Multipart MIME Nachricht oder keine Multipart Nachricht berücksichtigt werden soll. Ausserdem besteht die Möglichkeit, E-Mails bis zu einer bestimmten Grösse oder ab einer bestimmten Grösse speziell zu berücksichtigen. 6.3 Aktion Die Aktion gibt an, welche Funktion der Filter auslöst, wenn die Regel oder die Vorraussetzung erfüllt wurde. Speichern im Ordner: Sie können das E-Mail direkt in einen Ihrer selbst erstellten Ordner fliessen lassen. Wählen Sie einfach im Pulldown-Menu den gewünschten Ordner. Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie mehr als einen Filter definiert haben. Weiterleiten nach: Sie können das E-Mail direkt an eine weitere Adresse weiterleiten, das E-Mail bleibt aber zudem in Ihrem Posteingang. Empfang ablehnen mit Fehlermeldung: Das E-Mail wird direkt abgelehnt und fliesst nicht in Ihre Mailbox. Der Absender erhält eine «Mail Delivery System»-Nachricht mit Ihrer eingetragenen Fehlermeldung. (Das wäre eine ideale Lösung für unerwünschte Werbemails.) Sende ein Autoreply: Sie können jedem eingegangenen Mail, das die Anforderungen einer Regel erfüllt, eine automatische Antwort zukommen lassen. Definieren Sie dafür zuerst ein Auto Replay siehe Kapitel 7, Auto Replay Wählen Sie im Pulldown-Menu Ihr definiertes Auto Replay. Setzen Sie ein Häkchen, wenn die Antwort ein DSN-Format benutzen soll. Setzen Sie ein Häkchen, wenn Sie mehrfache Autoreplies unterbinden möchten. Zudem können Sie definieren, für wieviele Tage dies gelten soll. WICHTIG: Drücken Sie immer «Speichern», wenn Sie neue Angaben oder Änderungen gemacht haben. backslash artists of new media Seite 17 von 26

6.4 Beispiele Bsp.1: Hans Muster möchte aus einem bestimmten Grund alle Nachrichten von Peter Muster direkt an seinen Kollegen Stefan weiterleiten. Dazu erstellt er einen neuen Filter mit der Bezeichnung «Weiterleiten». In der Regel gibt er folgendes ein: Er markiert den Header und gibt im ersten leeren Feld «From» ein und im zweiten Feld die E-Mail-Adresse von Peter. Die Vorraussetzung ist also, dass der Absender in der Kopfzeile «peter@muster.ch» enthalten soll. In der Aktion markiert er «Weiterleiten nach» und schreibt ins leere Feld die E-Mail-Adresse seines Kollegen Stefan. Er drückt «Speichern», um die Eingaben zu sichern. Um den Filter zu aktivieren, drückt er in der Übersicht zudem «Speichern und Anwenden». Es erscheint eine Meldung, dass die Filter erfolgreich gespeichert wurden. Nun werden alle E-Mails von Peter an Stefan weitergeleitet, zudem bleiben die Nachrichten von Peter auch in der Mailbox von Hans. backslash artists of new media Seite 18 von 26

Bsp.2: Hans ist in die Ferien. Um diesbezüglich alle zu informieren, die ihm eine Nachricht senden und eine Antwort erwarten, richtet er sich vor seiner Abreise einen Filter mit einem Auto Replay ein. In der Regel gibt er folgendes ein: Er wählt im Pulldown-Menu «wurde gesendet an» und schreibt ins leere Feld seine E-Mail-Adresse. Es werden also alle E-Mails an ihn berücksichtigt. In der Aktion markiert er «Sende ein Auto Replay» und wählt im Pulldown-Menu «Ferienabwesenheit», das er vorher im Menu «Auto Replay» definiert hat. siehe Kapitel 7, Auto Replay Er drückt «Speichern», um die Eingaben zu sichern. Um den Filter zu aktivieren, drückt er in der Übersicht zudem «Speichern und Anwenden». Es erscheint eine Meldung, dass die Filter erfolgreich gespeichert wurden. Nun werden alle eingehenden, an ihn adressierten E-Mails automatisch mit dem Text beantwortet, den er vorher im Menu «Auto Replay» definiert hat. backslash artists of new media Seite 19 von 26

Bsp.3: Hans Muster möchte keine Nachrichten mit dem Inhalt «Sex for free» erhalten. Dazu erstellt er einen neuen Filter mit der Bezeichnung «Sperren». In der Regel gibt er folgendes ein: Er markiert den Body und wählt im Pulldown-Menu «beinhaltet». Im zweiten Feld gibt er «Sex for free» ein. Die Vorraussetzung ist also, dass der Inhalt im E-Mail irgendwo diesen Text enthalten soll. In der Aktion markiert er «Empfang ablehnen mit Fehlermeldung» und schreibt ins leere Feld die Meldung «Empfang abgelehnt». Er drückt «Speichern», um die Eingaben zu sichern. Um den Filter zu aktivieren, drückt er in der Übersicht zudem «Speichern und Anwenden». Es erscheint eine Meldung, dass die Filter erfolgreich gespeichert wurden. Nun werden alle E-Mails mit dem Inhalt «Sex for free» automatisch abgelehnt und gelangen nicht in den Posteingang. Der Absender erhält eine «Mail Delivery System»-Nachricht mit Ihrer eingetragenen Fehlermeldung. backslash artists of new media Seite 20 von 26

7. Auto Replay Hier können Sie Auto Replies, d.h. automatische Antworten definieren, die Sie mit einer Filter-Funktion aktivieren können. siehe Kapitel 6, Filter Erstellen Sie ein neues Auto Replay, indem Sie ihm eine Bezeichnung geben und auf «Erstellen» drücken. Geben Sie den Text ein, den Sie mit dem Auto Replay senden möchten. Zudem ist es möglich, Attachments beizufügen. Klicken Sie dazu auf «Browse...» und wählen Sie auf Ihrer Harddisk oder direkt aus einem Laufwerk eine Datei. Klicken Sie «Speichern». Es können beliebig viele Auto Replies erstellt werden, die Sie jederzeit bearbeiten oder löschen können. backslash artists of new media Seite 21 von 26

8. Kalender Der Kalender befindet sich im Menu Ordner. 8.1 Ansichten Der Kalender beinhaltet eine Tages-, eine Wochen- und eine Monatsansicht: backslash artists of new media Seite 22 von 26

8.2 Einträge erstellen Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf «Neuer Event». Sie befinden sich nun auf dem Menu «Kalendereintrag». Geben Sie das Datum und die Zeit Ihres Termines ein. Achtung! Es wird ein amerikanisches Format verwendet! (Monat/Tag/Jahr, die Zeit wird mit einem Doppelpunkt getrennt.) Wählen Sie im Pulldown-Menu «Wöchentlich», «Monatlich» oder «Jährlich», wenn es sich um wiederholende Kalendereinträge handelt. Geben Sie die Dauer des Termines an und klicken Sie «zufügen». backslash artists of new media Seite 23 von 26

Im unteren Teil sehen Sie nun Ihr eingetragenes Datum und die Zeit. Bei gleichem Inhalt sind auch mehrere, verschiedene Daten möglich. Geben Sie einen Betreff und die Bescheibung ein. Zudem ist es möglich, Attachments beizufügen. Klicken Sie «Vorschau», um sich den Eintrag zuerst anzuschauen. Klicken Sie «Speichern», um den Eintrag in den Ordner «Entwürfe» zu speichern. Der Eintrag wird aber im Kalender noch nicht angezeigt. Klicken Sie «Eintragen», um den Eintrag im Kalender zu aktivieren. Sie sehen nun Ihren Eintrag in der Tagesansicht. Um die genaueren Informationen zu lesen, klicken Sie ihn an. backslash artists of new media Seite 24 von 26

Der Event kann jederzeit editiert oder gelöscht werden. backslash artists of new media Seite 25 von 26

9. Log Out Um sich auszuloggen oder den Benutzer zu wechseln, drücken Sie Log Out. Sie gelangen dann wieder zur LogIn-Seite. Beachten Sie auch, dass Sie nach Ablauf der Zeitlimite oder nach einer Verbindungstrennung automatisch ausgeloggt werden. backslash artists of new media Seite 26 von 26