Peter Wies, Ortrun Grill. Ausgabe, Mai 207 ISBN 978-3-86249-709-6 ICT Advanced-User SIZ AU4K/M Tabellen mit Excel 206 SIZAU4-EX206
I ICT Advanced-User SIZ AU4K/M Tabellen Bevor Sie beginnen 4 Schnelleinstieg Excel kennenlernen 6. Was ist Excel? 6.2 Excel starten 7.3 Daten eingeben und berechnen 8.4 Daten formatieren 3.5 Diagramm erstellen 4.6 Tabelle und Diagramm drucken 5.7 Excel beenden 6 Erste Schritte mit Excel 2 Grundlegende Techniken 7 2. Excel-Fenster im Überblick 7 2.2 Menüband verwenden 8 2.3 Feld Was möchten Sie tun? nutzen 9 2.4 Daten im Tabellenblatt eingeben 2 2.5 Datums- und Zeitangaben eingeben 22 2.6 Zellinhalte verändern und löschen 23 2.7 Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern 23 2.8 Zellen markieren 24 2.9 Aktionen rückgängig machen 25 2.0 Arbeitsblätter drucken 26 2. Arbeitsmappen speichern und schliessen 28 2.2 Arbeitsmappen erzeugen und öffnen 29 2.3 Übung 33 3 Mit Formeln arbeiten 34 3. Aufbau und Eingabe von Formeln 34 3.2 Funktion SUMME 36 3.3 Zellbezüge durch Zeigen in Formeln einfügen 39 3.4 Formeln bearbeiten 40 3.5 Übung 4 Tabellengestaltung und -aufbau 4 Zellen formatieren 42 4. Basiswissen Formatierung 42 4.2 Schriftarten und Schrifteigenschaften festlegen 44 4.3 Zellinhalte ausrichten, einrücken und drehen 46 4.4 Zeilenumbrüche und verbundene Zellen 47 4.5 Rahmen und Linien nutzen 48 4.6 Füllfarbe bzw. -muster zuweisen 50 4.7 Zahlen formatieren 5 4.8 Datums- und Uhrzeitformate zuweisen 54 4.9 Tipps zum Formatieren 54 4.0 Übung 55 5 Ausfüllen, Kopieren und Verschieben 56 5. Wiederholen und automatisches Vervollständigen 56 5.2 Verschieben und Kopieren mit der Maus 57 5.3 Verschieben und Kopieren mittels Zwischenablage 58 5.4 Ausfüllfunktion nutzen 59 5.5 Mit der Blitzvorschau arbeiten 62 5.6 Relative, absolute und gemischte Bezüge 64 5.7 Übungen 66 6 Tabellenansicht und -struktur bearbeiten 70 6. Spalten bzw. Zeilen aus- oder einblenden 70 6.2 Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen 7 6.3 Zellen einfügen oder löschen 72 6.4 Übung 73 Funktionen 7 Mit einfachen Funktionen arbeiten 74 7. Aufbau und Eingabe von Funktionen 74 7.2 Auswahl einfacher Funktionen 76 7.3 Mit einfachen Funktionen rechnen 77 7.4 Texte kombinieren 80 7.5 Funktionsbibliothek verwenden 8 7.6 Übung 82 8 Fehler in Formeln finden und korrigieren 83 8. Fehler in Formeln finden 83 8.2 Fehlerwerte in Formelzellen 85 8.3 Formelüberwachung verwenden 86 8.4 Übung 88 9 Spezielle Funktionen einsetzen 89 9. Verschachtelte Funktionen erstellen 89 9.2 Mit der WENN-Funktion arbeiten 9 9.3 Verschachtelte WENN-Funktionen einsetzen 92 9.4 SVERWEIS und WVERWEIS 93 9.5 SUMMEWENN und ZÄHLENWENN 95 9.6 RANG.GLEICH 97 9.7 Nützliche mathematische Funktionen 98 9.8 Übungen 0 0 Zeitberechnungen durchführen 03 0. Basiswissen Zeitberechnungen 03 0.2 Mit Datums- und Uhrzeitfunktionen arbeiten 04 0.3 Praktische Anwendungen 06 0.4 Übung 08 Professionelle Darstellung von Daten und Tabellen Diagramme erstellen und gestalten 09. Basiswissen Diagramme 09.2 Empfohlene Diagramme erstellen.3 Diagramm mit bestimmtem Diagrammtyp erstellen 3.4 Anordnung der Diagrammdaten vertauschen 4.5 Grösse und Position eines Diagrammobjekts ändern 5.6 Diagramm auf ein Diagrammblatt verschieben 7 2 HERDT-Verlag
Inhalt I.7 Diagramm mit einem Schnelllayout gestalten 8.8 Diagrammformatvorlagen verwenden 8.9 Übung 20 2 Diagramme individuell bearbeiten 2 2. Basiswissen Diagrammbearbeitung 2 2.2 Diagrammelemente markieren und bearbeiten 22 2.3 Diagrammelemente formatieren 23 2.4 Diagramme beschriften 26 2.5 Datenreihen bzw. Datenpunkte beschriften 27 2.6 Inhalt/Formatierung von Beschriftungen ändern 29 2.7 Diagramme mit Formen ergänzen 30 2.8 Diagrammdarstellung bzw. -struktur ändern 32 2.9 Diagramme drucken 34 2.0 Übung 35 3 Professionell mit Diagrammen arbeiten 36 3. Beschriftung der Wertachse formatieren 36 3.2 Einteilung der Wertachse ändern 37 3.3 Kategorieachse formatieren 39 3.4 Sekundärachse einblenden 40 3.5 Trendlinien anzeigen 4 3.6 Fehlerindikatoren für Datenreihen anzeigen 43 3.7 Diagrammvorlagen 45 3.8 Übung 47 4 Spezielle Gestaltungsmöglichkeiten 48 4. Basiswissen bedingte Formatierung 48 4.2 Zellen abhängig von Bedingungen formatieren 49 4.3 Werteverteilung mit bedingter Formatierung darstellen 50 4.4 Basiswissen Formatvorlagen 5 4.5 Mit Formatvorlagen arbeiten 52 4.6 Benutzerdefinierte Zahlenformate 54 4.7 Formatcodes 56 4.8 Datenüberprüfung bei der Eingabe 58 4.9 Übungen 60 Tabellen und Arbeitsmappen 5 Tabellen mit individuellen Einstellungen drucken 62 5. Druckseiten mit der Druckvorschau kontrollieren 62 5.2 Grundlegende Seitenlayouteinstellungen vornehmen 63 5.3 Erweiterte Druckeinstellungen festlegen 65 5.4 Seitenumbrüche definieren 66 5.5 Kopf- und Fusszeilen 67 5.6 Spalten- und Zeilentitel festlegen 70 5.7 Übung 7 6 Arbeitsmappen effektiv nutzen 72 6. Mit Arbeitsmappen arbeiten 73 6.2 Arbeitsblätter verschieben und kopieren 74 6.3 Anzeige der Arbeitsblätter festlegen 75 6.4 Zellbezüge auf andere Tabellenblätter 76 6.5 Zellbezüge auf andere Arbeitsmappen 77 6.6 Arbeitsmappen schützen 79 6.7 Arbeitsblätter und Zellen schützen 8 6.8 Übungen 83 7 Daten importieren bzw. exportieren 85 7. Access-Daten importieren 85 7.2 Textdateien importieren 86 7.3 Weitere Fremdformate importieren 89 7.4 Excel-Daten exportieren 90 7.5 Übung 93 Tipps und Tricks 8 Daten sortieren und filtern 94 8. Tabellen sortieren 94 8.2 Tabellen nach Formatierungen sortieren 96 8.3 Basiswissen AutoFilter 97 8.4 Vordefinierte Suchkriterien im AutoFilter nutzen 99 8.5 Liste des AutoFilters nutzen 20 8.6 Nach Formatierungen filtern 203 8.7 Übung 204 9 Grosse Tabellen bearbeiten 205 9. Schnell bestimmte Zellen markieren 205 9.2 Tabellen zoomen 206 9.3 Ansicht einer Tabelle in Ausschnitte teilen 206 9.4 Zeilen und Spalten fixieren 207 9.5 Bestimmte Zellinhalte suchen und ersetzen 208 9.6 Übung 2 20 Tabellen gliedern 22 20. Gliederungen erstellen 22 20.2 Mit gegliederten Tabellen arbeiten 24 20.3 Gliederungen entfernen 24 20.4 Mit Teilergebnissen arbeiten 25 20.5 Übungen 28 2 Pivot-Tabellen erstellen 220 2. Basiswissen Pivot-Tabellen 220 2.2 Empfohlene Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen 222 2.3 Individuelle Pivot-Tabelle aus Excel-Daten erstellen 223 2.4 Berechnungen im Wertebereich ändern 226 2.5 Vorgefertigte Berichtslayouts und Formate nutzen 228 2.6 Daten einer Pivot-Tabelle filtern 230 2.7 PivotCharts erstellen 234 2.8 Übung 235 A So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen 236 Stichwortverzeichnis 240 HERDT-Verlag 3
Bevor Sie beginnen Bevor Sie beginnen BuchPlus unser Konzept: Problemlos einsteigen Effizient lernen Zielgerichtet nachschlagen (weitere Infos unter www.herdt.ch/buchplus) Nutzen Sie dabei unsere massgeschneiderten, im Internet frei verfügbaren Medien: Rufen Sie im Browser die Internetadresse www.herdt.ch auf. 2 Geben Sie den folgenden Matchcode ein: SIZAU4-EX206. Wählen Sie Codes. Für einen optimalen Lernerfolg verfügen Sie über folgende Kompetenzen: Sie arbeiten sicher mit Maus und Tastatur. Sie beherrschen den Umgang mit Windows. Um die Lerninhalte des Buches praktisch nachzuvollziehen, benötigen Sie: Windows 0 Excel 206 Haben Sie eine andere Bildschirmauflösung als 280 x 024 Pixel festgelegt, kann das Aussehen des Excel-Fensters auf Ihrem Bildschirm von den Abbildungen im Buch abweichen. 4 HERDT-Verlag
Bevor Sie beginnen ICT Advanced-User SIZ Kursziele des Moduls AU4K/M Tabellen Sie führen in einem Tabellenkalkulationsprogramm Berechnungen mit Formeln und Funktionen durch. Sie bereiten Daten und Werte in Tabellen auf und stellen diese zweckmässig dar. Sie analysieren Daten, filtern Angaben heraus und erstellen Auszüge. Sie bereiten Zahlenmaterial auf und stellen die Resultate grafisch in Form von Diagrammen dar. Die Inhalte des vorliegenden Buchs gehen teilweise über die für das Modul AU4K/M Tabellen geforderten Lernziele hinaus, um dem Leser mit diesem Buch ein komplettes Nachschlagewerk zu den Themen dieses Levels bieten zu können. HERDT-Verlag 5
Excel kennenlernen. Excel kennenlernen Beispieldateien: Umsätze 205.xlsx, Umsätze 205-E.xlsx. Was ist Excel? In der Tabellenkalkulations-App Excel (App = englische Bezeichnung für Programm) können Sie komfortabel Daten, z. B. Zahlen oder Text, in Tabellenform erfassen, auswerten und berechnen. Die Daten lassen sich als Diagramm grafisch darstellen. Beispiel: Sie geben die monatlichen Umsätze verschiedener Filialen ein und berechnen schnell die Gesamtumsätze für die einzelnen Monate. Die Ergebnisse stellen Sie mit wenigen Klicks übersichtlich als Diagramm dar. Wenn Sie in der Tabelle einen Umsatzwert ändern, z. B. im April einen anderen Umsatz für die Filiale Basel eingeben, wird der Gesamtumsatz für den April von Excel automatisch neu berechnet und das Diagramm automatisch aktualisiert. Eine Excel-Datei wird als Arbeitsmappe bezeichnet, da sie aus einem bzw. mehreren Arbeitsblättern (Tabellenblätter oder Diagrammblätter) bestehen kann. Standardmässig enthält eine neu erstellte Arbeitsmappe zunächst nur das Tabellenblatt Tabelle. Tabellenblatt einer Arbeitsmappe 6 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen.2 Excel starten Excel über das Suchfeld starten 2 Auf Excel 206 klicken Neue leere Arbeitsmappe erzeugen Nach dem Start wird der Excel-Startbildschirm angezeigt. Im Suchfeld die ersten Buchstaben des App-Namens eingeben, z. B. exc Hier klicken, um eine neue leere Arbeitsmappe zu öffnen Im Excel-Fenster wird ein leeres Tabellenblatt (Tabelle) angezeigt. Register Aktuelles Tabellenblatt Alle wichtigen Befehle lassen sich über das Menüband aufrufen. Die Befehle sind auf verschiedene Register verteilt. HERDT-Verlag 7
Excel kennenlernen Falls das Menüband nicht vollständig angezeigt wird, klicken Sie am rechten oberen Rand des Excel-Fensters auf und wählen Sie Registerkarten und Befehle anzeigen..3 Daten eingeben und berechnen Im Folgenden erstellen Sie in der Beispieldatei Umsätze 205.xlsx auf einem neuen Tabellenblatt die am Anfang des Kapitels abgebildete Tabelle inklusive Säulendiagramm. Dabei lernen Sie unter anderem, wie Sie in Excel Arbeitsmappen öffnen, speichern und drucken, Daten eingeben, formatieren und mit einer Summenfunktion berechnen, schnell ein empfohlenes Diagramm erstellen. Vorhandene Arbeitsmappe öffnen Öffnen Sie die Beispieldatei Umsätze 205.xlsx, die bereits ein Tabellenblatt mit den Umsätzen des ersten Quartals enthält. Klicken Sie auf das Register Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen. Auf Öffnen klicken 2 Auf Durchsuchen klicken 3 Ordner mit Beispieldateien des ersten Kapitels öffnen 4 Beispieldatei Umsätze 205.xlsx doppelt anklicken 8 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen Namenfeld Spaltenbuchstabe Zeilennummer Aktive Zelle Beispieldatei Umsätze 205.xlsx, Tabellenblatt Umsätze im. Quartal (Ausschnitt) Eine Tabelle ist, ähnlich einem karierten Blatt, in einzelne Felder (Zellen) aufgeteilt. Sie können nur in die aktive Zelle Daten eingeben. Jede Zelle kann durch ihre Koordinaten bzw. ihren Zellbezug (Spaltenbuchstabe und Zeilennummer) genau lokalisiert werden. In der oben abgebildeten Tabelle besitzt die aktive Zelle beispielsweise den Zellbezug C. Der Zellbezug der aktiven Zelle wird im Namenfeld angezeigt. Neues Tabellenblatt einfügen und benennen Um die Umsätze für das zweite Quartal zu erfassen, fügen Sie in der geöffneten Beispieldatei ein neues Tabellenblatt Umsätze im 2. Quartal ein: Hier klicken, um ein neues Tabellenblatt einzufügen 2 Name doppelt anklicken 3 Umsätze im 2. Quartal eingeben und Ü drücken Daten eingeben bzw. löschen Geben Sie im neu eingefügten Tabellenblatt die Überschriften der Tabelle und die Umsatzwerte des zweiten Quartals ein. Klicken Sie auf die Zelle B, um diese Zelle zu aktivieren. April eingeben und Eingabe mit Ü abschliessen Tippfehler können Sie während der Dateneingabe durch Drücken von R beheben. Zellen lassen sich auch mithilfe der Pfeiltasten I W Y V aktivieren. HERDT-Verlag 9
Excel kennenlernen Die Monatsnamen Mai und Juni geben Sie nicht manuell ein. Sie nutzen stattdessen die Ausfüllfunktion, mit der sich schnell Datenreihen (beispielsweise aus Tages-bzw. Monatsnamen oder Datumsangaben) erstellen lassen. Ausfüllkästchen Zelle mit Ausgangswert aktivieren 2 Ausfüllkästchen in die gewünschte Richtung ziehen Geben Sie in der Spalte A die abgebildeten Zeilenüberschriften ein. Falls Sie den Inhalt einer Zelle löschen möchten, gehen Sie folgendermassen vor: Gewünschte Zelle aktivieren, _ Tragen Sie nun in den Spalten B, C und D entsprechend der neben stehenden Abbildung die Umsatzwerte des zweiten Quartals ein. Geben Sie in Zelle A5 Summe ein. Damit die Filialnamen in Spalte A vollständig angezeigt werden, passen Sie die Spaltenbreite an den jeweils längsten Eintrag innerhalb der Spalte an: Im Spaltenkopf doppelt auf die rechte Begrenzungslinie der Spalte A klicken Spaltenkopf 0 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen Zahlen summieren In Excel stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung, mit deren Hilfe sich schnell unterschiedliche Berechnungen durchführen lassen. Im Beispiel nutzen Sie die Funktion SUMME, um die in den einzelnen Monaten erzielten Gesamtumsätze zu ermitteln. Markieren Sie zunächst den Zellbereich mit den Umsatzzahlen inklusive der Zellen, in der die Ergebnisse erscheinen sollen: In Zelle B2 klicken, Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste bis zur Zelle D5 ziehen Klicken Sie im Menüband im Register Start, Gruppe Bearbeiten, auf. Excel fügt in die Zellen B5, C5 und D5 die Funktion SUMME ein und zeigt in diesen Zellen die Ergebnisse der Summenberechnungen an. Wenn Sie eine Zelle aktivieren, in der das Ergebnis einer Funktion angezeigt wird, erscheint in der Bearbeitungsleiste die zugrunde liegende Funktion. Bearbeitungsleiste mit angezeigter Funktion SUMME Aktive Zelle mit angezeigtem Ergebnis der Summenberechnung Im oben abgebildeten Beispiel werden in Zelle B5 mithilfe der Funktion =SUMME(B2:B4) die Werte addiert, die sich in den Zellen B2, B3 und B4 befinden. Ein Bezug auf einen zusammenhängenden Zellbereich wird in Excel durch die erste und letzte Zelle des Bereichs, getrennt durch einen Doppelpunkt, angegeben (im Beispiel B2:B4). Wenn in einer Funktion Zellbezüge angegeben werden, werden die Ergebnisse der Funktion automatisch neu berechnet, sobald ein Wert in den betreffenden Zellen nachträglich geändert wird. Testen Sie die automatische Neuberechnung, indem Sie in Zelle B2 einen neuen Wert, z. B. 50000, eingeben. Durch die Eingabe des neuen Wertes wird der ehemalige Wert 699000 überschrieben und das Ergebnis der Summe in Zelle B5 wird entsprechend angepasst. HERDT-Verlag
Excel kennenlernen Um den ursprünglichen Wert in Zelle B2 wiederherzustellen, machen Sie die zuletzt ausgeführte Aktion, also die Eingabe des neuen Wertes, rückgängig. Hierzu nutzen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff, die sich am oberen linken Rand des Excel-Fensters befindet. Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf. Symbolleiste für den Schnellzugriff QuickInfo Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf eine Schaltfläche in der Symbolleiste für den Schnellzugriff (bzw. im Menüband) zeigen, wird eine QuickInfo eingeblendet. Hier erhalten Sie Informationen über die Funktion der Schaltfläche. Kann die entsprechende Funktion auch mithilfe einer Tastenkombination ausgeführt werden, wird diese innerhalb der QuickInfo in Klammern angezeigt. Arbeitsmappe speichern Damit die Beispieldatei Umsätze 205.xlsx im Originalzustand erhalten bleibt, speichern Sie die von Ihnen bearbeitete Arbeitsmappe unter einem neuen Namen. Klicken Sie im Menüband auf das Register Datei. Speichern unter wählen 2 Auf Durchsuchen klicken 3 4 Gewünschten Speicherort wählen, z. B. den Ordner Dokumente Umsätze 205-E als Dateinamen eingeben 5 Auf Speichern klicken Ist die Arbeitsmappe unter dem gewünschten Namen gespeichert, klicken Sie in der Symbolleiste auf, um Änderungen an der Datei ohne weitere Rückfragen schnell zu speichern. 2 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen.4 Daten formatieren Zahlen im Buchhaltungsformat formatieren Damit die Umsatzwerte in der Beispieltabelle als Schweizer Franken angezeigt werden, weisen Sie den entsprechenden Zellen das Buchhaltungsformat zu. Hierzu nutzen Sie die Schaltfläche, die sich im Register Start in der Gruppe Zahl befindet. Register sind in Gruppen unterteilt. In der Gruppe Zahl finden Sie die wichtigsten Befehle für die Formatierung von Zahlen. Damit Sie Zellen formatieren können, müssen Sie diese vor Zuweisung der gewünschten Formate wie zuvor erläutert markieren. Markieren Sie den Bereich B2:D5. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Zahl, auf. Zellinhalte fett formatieren und zentrieren Um die Tabelle ansprechender zu gestalten, formatieren Sie die Spaltenüberschriften sowie die Zeile mit den Gesamtumsätzen fett und richten die Monatsnamen horizontal zentriert aus. Markieren Sie den Bereich B:D. Klicken Sie im Register Start, Gruppe Schriftart, auf, um die Schrift in den markierten Zellen fett zu formatieren. Um die Inhalte der markierten Zellen horizontal zu zentrieren, klicken Sie im Register Start, Gruppe Ausrichtung, auf. Formatieren Sie anschliessend die im Bereich A5:D5 vorhandenen Einträge fett. HERDT-Verlag 3
Excel kennenlernen.5 Diagramm erstellen Sie können sich von Excel verschiedene Diagrammtypen empfehlen lassen, mit denen sich Ihre Daten anschaulich visualisieren lassen. Markieren Sie den Bereich, der als Diagramm dargestellt werden soll, und zwar inklusive der Zeilen- und Spaltenüberschriften. Im Beispiel markieren Sie den Bereich A:D4. Klicken Sie im Register Einfügen, Gruppe Diagramme, auf Empfohlene Diagramme. Vorschau auf das im linken Fensterbereich gewählte Diagramm Hier klicken, um das entsprechende Säulendiagramm auszuwählen 2 Diagramm mit OK einfügen Das Diagramm wird als Diagrammobjekt in der Mitte des aktuellen Tabellenblatts eingefügt. 4 HERDT-Verlag
Excel kennenlernen Verschieben Sie das Diagrammobjekt an die abgebildete Position: Auf eine freie Stelle des Diagramms zeigen und Diagramm mit gedrückter Maustaste an die neue Position ziehen Geben Sie einen aussagekräftigen Diagrammtitel ein: Diagrammtitel anklicken, Text eingeben (dieser erscheint in der Bearbeitungsleiste) und Ü drücken.6 Tabelle und Diagramm drucken Klicken Sie auf das Register Datei. Auf Drucken klicken In der Druckvorschau wird angezeigt, wie die Tabelle und das Diagramm auf der Druckseite erscheinen. HERDT-Verlag 5