Verwaltung digitalisieren. Register modernisieren. Jetzt anfangen.

Verwaltung digitalisieren. Register modernisieren. Jetzt anfangen. WORKSHOP ZUR DISKUSSION NÄCHSTER SCHRITTE AUF DEM WEG ZU BESSEREN VERWALTUNGSLEISTUNGEN Berlin 24. November 2017

Agenda 08:45 09:00 Get-together 09:00 09:10 Einleitende Worte (Dr. Johannes Ludewig, Vorsitzender des Nationalen Normenkontrollrats) 09:10 09:30 Vorstellungsrunde und Überblick über den Tag (McKinsey) 09:30 11:00 Vorstellung und Diskussion der Kernergebnisse des Gutachtens: Mehr Leistung für Bürger und Unternehmen: Verwaltung digitalisieren. Register modernisieren. (McKinsey, Statistisches Bundesamt, Univ. Speyer) 11:00 11:15 Kaffeepause 11:15 12:45 Parallele Workshops in Gruppen Beispielfragen zur vertiefenden Diskussion 1 Stammzahlen 2 Basisdatenprogramm 3 Pilotprojekte und Digitalisierungsprogramm und Datenschutz und Datenarchitektur des IT-PLR Mit welchen Adaptionen kann das Stammzahlensystem hierzulande aufgebaut werden? Wie kann die Transparenz für Bürger erhöht werden (Datencockpit/Servicekonto)? Welche Basisdaten werden hierzulande gebraucht? Wie muss eine fachübergreifende Datenarchitektur gestaltet sein? Wie wird das koordiniert? Welche Pilotprojekte bieten sich an (z.b. Kindergeld, Elterngeld)? Gibt es Herausforderungen jenseits der Register? Welche Stellen müssen eingebunden werden? 12:45 13:45 Mittagspause 13:45 15:00 Reflexion und Abschluss Gegenseitige Vorstellung der Workshop-Ergebnisse Was sollte Bestandteil eines Registermodernisierungsgesetzes sein und wie kann das Arbeitsprogramm zur Registermodernisierung geschärft werden? Welche Themen sind offen geblieben und was muss als nächstes vertiefend diskutiert werden? Anmerkung: In Abhängigkeit von der Teilnehmeranzahl werden die Workshops ggf. weiter geteilt 2

Contents Vorstellung Kernergebnisse Leitfragen parallele Workshops Poster parallele Workshops

Das Gutachten zur Registermodernisierung hat ein sehr positives Presseecho ausgelöst und hohe Erwartungen geweckt Positive Berichterstattung in den meisten überregionalen Zeitungen Wichtigkeit von modernen Registern als "Maschinenraum" der digitalen Verwaltung fest im politischen Diskurs verankert Hohe Erwartungen an die zügige Umsetzung der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen 4

Rechtsgutachterliche Bewertung eines Stammzahlensystems nach dem Vorbild Österreichs Ist-Zustand der Registerlandschaft Statistisches Bundesamt, Gruppe A3 (Bürokratiekostenmessung) Statistisches Bundesamt, Projekt Registerbasierte Ermittlung der Bevölkerungszahlen Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer (Prof. Dr. Mario Martini, David Wagner, Michael Wenzel) Beispiele anderer Länder (insb. Schweiz und Österreich) zur Registernutzung in Zensus und Bevölkerungsstatistik 5

Die bisher ungenutzten Chancen von E-Government: Beispiel Elterngeld Heute: Antrag auf Elterngeld (meistens per Post) Zeitnah möglich: Hochladen von Scans Zukünftig: Registerabrufe Bis zu 17 Nachweise Postalisch oder persönlich einreichen Einscannen und hochladen Automatischer Abruf 6

Moderne Register sind ein zentraler E-Government-Baustein Nutzer 1 Login Nutzerportal 2 Informationseingabe 3 Bescheid Nutzung neuer Personalausweis (z.b. mit Smartphone) Komplettieren des soweit wie möglich vorbefüllten Formulars Auswahl Dienstleistung im Portal Minimale Wartezeit Verwaltung Nutzerportal Servicekonto Modernisierte Registerlandschaft Vorbefüllung Formular Daten senden Behörde Automatische Verarbeitung Datenschutzkonformer behördenübergreifender Austausch Aufruf von Daten zu Person Zentrale E-Government-Infrastruktur Registrierung der Ergebnisse des Verwaltungsverfahren Dezentrale E-Government-Lösungen 7

Top-35-Verwaltungsleistungen Bürger Top-30-Verwaltungsleistungen Unternehmen Unterhaltsvorschussantrag Einkommensteuererklärung Änderung Kfz- und Halterdaten Kindergeldantrag Schengen - Visum Antrag Aufenthaltserlaubnis Kfz-Zulassung, An- und Abmeldung, Außerbetriebsetzung Personalausweis Hundesteueran- und abmeldung Halterauskunft Nationales Visum Wohnsitzänderung Antrag Arbeitslosengeld II Antrag Ausbildungsförderung Feinstaubplakette Anwohnerparkausweisausstellung Elternbeitragserklärung Anhörung Bußgelder Straßenverkehr Kindertagesstättensuche und -vormerkung Antrag Schwerbehindertenausweis Elterngeldantrag Antrag Wohnberechtigungsschein Antrag Auszug Geburtenregister Eheschließung Melderegisterauskunft Hygienebelehrung Reisepass Führerschein Fundsachensuche/Verlustmitteilung Kinderzuschlagsantrag Geburtsanzeige Umsatzsteuererklärung Gaststättenerlaubnis Gewerbesteuererklärung Ein- und Ausfuhr von Waren Gewerberegisterauskunft Ursprungszeugnisantrag Kfz-Zulassungsbescheinigungen Kfz-Zulassung, An- und Abmeldung, Außerbetriebsetzung Übermittlung Lohnsteuerbescheinigung Betriebsnummer nach DEÜV Umsatzsteuervoranmeldung Baugenehmigung Unterstützung Antrag Schengen-Visum Steuerliche Anmeldung Gewerbezentralregisterauskunft Zulassung des Auszubildenden zur Abschlussprüfung Anmeldung Reisegewerbe Anmeldung Berufsgenossenschaft Fahrzeugund Halterdatenänderung Handwerksrolleneintrag Fahrerkarte Gewerbemeldung Körperschaftssteuererklärung Sozialversicherungsmeldung Melderegisterauskunft Kurzzeitkennzeichen Zulassung zu einer Fortbildungsprüfung Lehrlingsrolleneintrag Sondernutzungserlaubnis Handelsregistereintrag 8

Nutzenpotenziale moderner Register SCHÄTZUNG Aufwand heute und mit wirksamem E-Government, was durch moderne Register ermöglicht wird Bürger: bis zu 84 Mio. Stunden pro Jahr Unternehmen: bis zu 1 Mrd. EUR pro Jahr Verwaltung: bis zu 64 Mio. Stunden pro Jahr Amtliche Statistik: 0,6 Mrd. EUR (nur Zensus) 178 Mio. h 1.996 Mio. EUR 109 Mio. h 667 Mio.EUR 94 Mio. h 914 Mio. EUR 45 Mio. h 89 Mio. EUR 9

Register in Deutschland: Ist-Zustand Vorgehen Bundesrecht Register, Kataster, Datei, Liste, Verzeichnis Hausabfrage Normenscreening Fachbereiche im Statistischen Bundesamt Untererfassung bei: Daten zu über 200 Registern und registerähnlichen Daten EU- und landesrechtlichen Registern spezialrechtlich nicht regulierten Verwaltungsdaten Statistisches Bundesamt Gruppe A3 10

Vielfalt bestehender Register XÖV / extra Elster Bund / Land Föderal Kammern KV / SV hoch / niedrig öffentlich / nicht öffentlich Technische Standards Zuständigkeit Vernetzung Zugang Register Zweck Regulierung/ Transparenz Typ Erfasste Einheiten hoch / niedrig Dokumentation Überwachung Datenaustausch Statistik Verwaltungsregister Statistikregister Nachweisregister Personen Unternehmen Statistisches Bundesamt Gruppe A3 11

"Sphären" von Registern Große Register zu Personen und Unternehmen (Auszug): Inneres "Registerrecht" (Justiz) Sozialversicherungen Steuerdaten Melderegister Personenstandsregister Ausländerzentralregister Handelsregister Partnerschafts-, Genossenschafts-, Vereinsregister Patent- und Markenregister Betriebsdatei der BA Kundendaten der SGB-II Stellen Bestandsdateien der Einzugsstellen Stammsatzdatei der DRV Personenbezogene Daten (einschl. ELStAM) Unternehmensbezogene Daten (mit Wirtschafts- ID, im Aufbau) XÖV, DVDV, OSCI AZR-Nummer EGVP, Aktenzeichen extra, https Betriebs-/Kunden-/ Versichertennummer Elster, Zertifikat Steuer-ID, Wirtschafts-ID Statistisches Bundesamt Gruppe A3 12

Die aktuelle Registerlandschaft ist zersplittert 13

Die 3 Säulen des Zielbilds für Deutschland: Digitaler Registerzugriff, datenschutzkonforme Identifikationsnummern und übergreifende Steuerung Wirksames E-Government in Deutschland Zielbild modernisierte Registerlandschaft Gesamtstaatliche Infrastruktur für digitalen Registerzugriff Basisdaten ("Once Only") Ergänzender anwendungsbezogener Datenaustausch Datenschutzkonforme Identifikationsnummern (zentral verwaltet bei einer unabhängigen Stelle) Bereichsspezifische Personenkennzahlen Unternehmens-ID Übergreifende Steuerung durch zentrale Stelle für Registermodernisierung Administrative Koordination Bündelung fachlicher Kompetenzen, technisches Knowhow Modernisierung der technischen Infrastruktur Immobilien-ID Aufgaben: Architektur und Standards, Umsetzungsprojekte, Optimale Nutzung sicherstellen 14

Das europäische Datenschutzrecht (die DS-GVO) Öffnungsklausel des Art. 87 S. 1 DS-GVO: die Mitgliedstaaten entscheiden über Einführung einer PKZ In der Art und Weise der Ausgestaltung sind sie grds. frei Die Persönlichkeitsrechte Betroffener sind aber zu schützen (vgl. Art. 87 S. 2 DS-GVO) Erforderlich ist ein der DS-GVO vergleichbares Schutzniveau Berlin, 24.11.2017 Michael Wenzel 16

Das deutsche Verfassungsrecht Die Problemstellung Der Vorteil der PKZ macht gleichzeitig ihr Gefahrenpotential aus Die durch sie eröffneten Verknüpfungsmöglichkeiten geraten mit dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung in Konflikt Zu einer "Registrierung und Katalogisierung des Einzelnen" (BVerfGE 65, 1 [48]) darf es nicht kommen Berlin, 24.11.2017 Michael Wenzel 17

Das deutsche Verfassungsrecht Die Verhältnismäßigkeitsprüfung Registermodernisierung ist legitimer Zweck Erforderlichkeit: PKZ ist ein Mittel zur Registeroptimierung Hierneben können und sollten weitere Maßnahmen ergriffen werden Angemessenheit: Verfassungsrechtliche Tabuzone: Bildung umfassender Persönlichkeitsprofile Deshalb: Gesetzgeber muss mit Hilfe organisatorischer, rechtlicher und technischer Mittel geeignete Sicherungsmechanismen vorsehen Organisatorisch und technisch: "Modell Österreich" Rechtlich: klare und strikte Regelungen für Daten(weiter)verarbeitung; Sanktionen; Transparenz Berlin, 24.11.2017 Michael Wenzel 18

Die Einführung einer Unternehmenskennziffer Weil und soweit keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, deutlich weniger problematisch als PKZ Einführung und Verarbeitung einer UKZ kann aber in die unternehmerischen Freiheitsrechte eingreifen (z.b. Eigentumsfreiheit) Dann: Rechtfertigungsdruck für den Gesetzgeber Der Gefahr einer Offenbarung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen muss durch hinreichende rechtliche, technische und organisatorische Maßnahmen entgegen gewirkt werden Berlin, 24.11.2017 Michael Wenzel 19

Um den Gesamtnutzen zu heben, sind nur verhältnismäßig geringe Investitions- und Betriebskosten notwendig SCHÄTZUNG Nutzen in Mrd. EUR Jährlich Kosten in Mio. EUR Jährlich Einmalig Kosten weiterer E-Government Bausteine über 5 Jahre 6,3 Mrd. Bürger 1,4 Koordination und Governance Betriebskosten Basisdatenprogramm Technische Standards Stammzahlensystem Pilotprojekt Unternehmen 1,0 Verwaltung 3,9 ca. 1.700 Mio. 160-200 Mio. 155-185 5-15 600-800 Mio. 450-550 70-100 60-100 20-50 Gesamtnutzen Kosten Kosten Kosten 20

Mögliches Arbeitsprogramm für die Registermodernisierung Verwaltung Arbeitsstränge Grundlagen 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Politik Regierungsprogramm Koalitionsvertrag Politische Steuerung und föderale Koordination Umsetzung Gesetze vorbereiten Einzelgesetze Zentrale Stelle Legislative Registermodernisierungsgesetz Offene und transparente Kommunikation Basisdatenprogramm Pilotprojekt "Elterngeld ohne Papiernachweise" und weiterer Pilotprojekte Register katalogisieren Koordination und Governance sicherstellen Technische Grundlagen und Schnittstellenmanagement Stammzahlensystem Zensus und amtliche Statistik Anforderungen der Statistik an ein Stammzahlensystem und neu zu schaffende Register ausarbeiten Übergang auf jährlichen Registerzensus vorbereiten Registerverknüpfung weiterentwickeln 21

Was haben wir aus bisherigen Reaktionen und Diskussionen schon gelernt? Voraussetzungen für ein erfolgreiches Gelingen Schnelle gesetzliche Änderungen Die Bedeutung moderner Register ist erkannt. Jetzt gilt es, anzufangen! Ausreichend Budget Frühzeitige Erfolgsbeispiele Nutzen bestehender Infrastruktur Pragmatische föderale Zusammenarbeit Frage heute: Wie genau kann das funktionieren? 22

Leitfragen Stammzahlen und Datenschutz 1 Welche Vorteile entstehen durch datenschutzkonforme Identifikationsnummern für Personen, Unternehmen, Gebäude und ggf. weitere Datenobjekte? Sind diese primär für die amtliche Statistik wichtig oder auch aus Sicht der Verwaltung hilfreich? 2 Mit welchen Anpassungen könnte ein Stammzahlensystem für Personen in Deutschland umgesetzt werden (analog Vorbild Österreich)? Welche gesetzlichen Änderungen wären nötig? 3 Wie kann Transparenz für Bürger erhöht werden (Datencockpit / Servicekonto)? Welche Implikationen hat das für das Digitalisierungsprogramm des IT-PLR? 24

Leitfragen Basisdatenprogramm und Datenarchitektur 1 2 3 Welche Basisdaten werden gebraucht? Nach welchen Kriterien werden diese ausgewählt? Aus welchen bestehenden Registern können die Daten gewonnen werden? Welchen Anforderungen müssen sie genügen (z.b. Qualität, Verfügbarkeit)? Wie kann eine fachübergreifende Architektur zum Austausch von Basisdaten aussehen? Welche Institution(en) sollte(n) die fachübergreifende Architektur aufbauen und betreiben? Welche Aufgaben und Kompetenzen sollte(n) die Institution(en) haben? Welche gesetzlichen Anpassungen sind erforderlich, um die Nutzung von Basisdaten in allen Verwaltungsprozessen zu ermöglichen? 25

Leitfragen Pilotprojekte und Digitalisierungsprogramm IT-PLR 1 2 Welche Pilotprojekte bieten sich an (z.b. Kinder-/Elterngeld)? Welche Stellen müssen eingebunden werden? Welches sind die wichtigsten Register hierfür? Welche Herausforderungen über den Registerzugang hinaus sind für die erfolgreiche Umsetzung von Pilotprojekten zu überwinden? Welche weiteren, anwendungsbezogenen Datenquellen sind zu erschließen (z.b. Einkommensnachweise)? Welche Querschnittskomponenten sind erforderlich (z.b. eid bei mehr als einem Antragsteller)? 3 Welche gesetzlichen Änderungen sind erforderlich, um Pilotprojekte und Digitalisierungsprogramm erfolgreich umzusetzen (Registermodernisierungsgesetz, weitere legislative Maßnahmen)? Und wie kann ein verstärkter Datenaustausch für Piloten schon vor Verabschiedung neuer Gesetze erreicht werden)? 26

Wir haben eine mögliche technische Infrastruktur für den Registerzugriff skizziert Bürger und Unternehmen Verwaltung Web-Client und Drittanbieterprogramme (z.b. Steuersoftware) Web-Client und Drittanbieterprogramme (z.b. ERP-Systeme) Rich- oder Web-Client Fachverfahren Abruf über Servicekonto Standardisierte Schnittstelle Die eigenen Daten und ihre Nutzung in der Verwaltung sind frei für Bürger und Unternehmen einsehbar Portal Synchronisierter Datenaustausch (24/7 Verfügbarkeit) Basisdaten Anschrift Rentenversicherung Steuerdaten Service-Gateway Asynchroner Datenaustausch (Batchbetrieb möglich) Sonstige Register (anwendungsbezogener Datenaustausch) Krankenversicherung Transparenzplattform Staatsbürgerschaft Querschnittssysteme Datenschutzkonforme Identifikationsnummern (z.b. Stammzahlensystem) Nachrichtenformate (z.b. XÖV) Datensicherheitsstandard (z.b. OSCI) Schnittstellenverzeichnis (z.b. DVDV) 28

Dänemarks "Grunddata-Programm" kann Vorbild sein für ein deutsches Basisdatenprogramm ergänzt um Kfz-Daten Personen Sind Eigentümer von Arbeiten bei Dänemarks Basisdaten Mögliche Ergänzung für Deutschland Unternehmen Sind Eigentümer von Immobilien Sind Eigentümer von Leben an Gehören zu Adressen, Straßen, Orten Liegen an Sind Eigentümer von Wasser und Klimadaten Geoinformationen Zeigt Standorte von KfZ Sind Eigentümer von 29

ABBILDUNG 5 Top-10-Register nach Nutzung für behördliche Dienstleistungen Anzahl von Topverwaltungsleistungen, bei denen auf das Register zugegriffen werden muss Unternehmen 1 Bürger 2 Örtliches Melderegister 9 Zentrales Fahrzeugregister 8 Handelsregister Gewerberegister 6 6 Örtliches Personenstandsregister Ausländerzentralregister 5 5 Bundeszentralregister ELStAM-Datenbank Steuer-ID-Nr.-Datenbank 3 3 3 Gewerbezentralregister 3 1 Nutzung in Top-30-Verwaltungsleistungen für Unternehmen 2 Nutzung in Top-35-Verwaltungsleistungen für Bürger QUELLE: Statistisches Bundesamt; McKinsey 30

TABELLE 2 Mögliche Auswahl von Basisdaten für Deutschland Bürger Unternehmen Orte und Immobilien 1 Die Bundesagentur für Arbeit führt Daten zu Betrieben im Sinne örtlicher Einheiten, jedoch ohne direkten Unternehmenszusammenhang. Darüber hinaus liegen dort nur Daten zu beschäftigten aber nicht allen tätigen Personen vor (es fehlen z.b. Inhaber und mithelfende Familienangehörige). Für die Nutzung als Basisdaten wäre ein entsprechendes Datenmodell zu erarbeiten QUELLE: McKinsey Datenpunkte Datenspeicherung heute Behörde Geburtsdatum und -ort Örtliches Personenstandsregister Standesamt Vor-, Zu- und Geburtsname Örtliches Personenstandsregister Standesamt Anschrift Örtliches Melderegister Meldebehörde Staatsangehörigkeit Daten Ehe-/Lebens-partner/minderjährige Kinder Register Entscheidungen in Staatsangehörigkeitsangelegenheiten/örtliches Personenstandsregister Örtliches Melde-/ Personenstandsregister Bildungsstand Kein Register vorhanden Staatsangehörigkeitsbehörde/ Standesamt Meldebehörde (Anschrift)/Standesamt (Geburtsdatum und -ort, Namen) Fahrzeugdaten Zentrales Fahrzeugregister Örtliche Zulassungsbehörde Daten von nicht meldepflichtigen Personen Kein Register vorhanden Daten von Personen mit ausländischer Staatsangehörigkeit Ausländerzentralregister Ausländerbehörde Zahl der tätigen Personen Zentrale Betriebsdatei der BA 1 Bundesagentur für Arbeit Rechtsform Unternehmensregister Amtsgericht Tätigkeiten Zentrale Betriebsdatei der BA 1 Bundesagentur für Arbeit Anzahl der Niederlassungen Zentrale Betriebsdatei der BA 1 Bundesagentur für Arbeit Gesetzliche Vertreter Unternehmensregister Amtsgericht Anschrift/Sitz Unternehmens-/örtliches Gewerberegister Amtsgericht/Gewerbeamt Gründungs-, Insolvenzdatum Unternehmens-/örtliches Gewerberegister Amtsgericht/Gewerbeamt Gebäudetyp und -funktion Liegenschaftskataster Katasteramt Anzahl der Wohneinheiten Kein Register vorhanden Art der Nutzung Liegenschaftskataster Katasteramt Adressen Anschriftenregister (nur für Statistikzwecke) Statistisches Bundesamt Eigentumsverhältnisse Grundbuch Grundbuchamt Geoinformationen Liegenschaftskataster Katasteramt 31

Für einen eindeutigen Abruf von Registerdaten kann ein datenschutz- und grundgesetzkonformes Modell nach österreichischem Vorbild dienen Merkmale: Name, Geburtsdatum, Geschlecht Nicht-umkehrbare Ableitung des bereichsspezifischen Personenkennzeichens (bpk) aus der Stammzahl und dem Bereichskürzel (Hash-Verfahren) Behörde Bereich A Zentrales Melderegister I 1 I 1 I 6 I bpk_a I 5 I 3 I 5 I Stammzahl Stammzahlenregister der Datenschutzbehörde Ableitung der Stammzahl über einen Algorithmus (starke Verschlüsselung) Direkte Umrechnung unmöglich Ergänzungsregister für nicht in Österreich gemeldete Personen I 9 I 8 I 3 I bpk_b Behörde Bereich B Für Deutschland hängt "die Verfassungsmäßigkeit der PKZ ( ) von ihrer konkreten Ausgestaltung ab. ( ) In Bezug auf technischen und organisatorischen Datenschutz dient Österreich als Bestpractice-Beispiel." Gutachten "Rechtliche Grenzen einer Personen- bzw. Unternehmenskennziffer" von Prof. Dr. Mario Martini, David Wagner, Michael Wenzel (Deutsche Universität für Verwaltungswissenschaften Speyer) 32

Am Beispiel eines Elterngeldantrags wird die Funktionsweise des datenschutzkonformen Systems bereichsspezifischer Kennzahlen deutlich In Österreich bei Datenschutzbehörde angesiedelt 1 2 3 Stammzahlenregister Elterngeldstelle (ES) Stammzahlenregister Elterngeldstelle (ES) Elterngeldstelle (ES) Gesetzliche Krankenkasse (GK) Elterngeldstelle identifiziert Mutter Stammzahlenregister übermittelt verschlüsselte bpk_gk Elterngeldstelle fragt Bescheinigung zur Person an 4 5 6 Gesetzliche Krankenkasse (GK) Gesetzliche Krankenkasse (GK) Elterngeldstelle (ES) Elterngeldstelle (ES) Krankenkasse kann mit ihrem Schlüssel die bpk_gk entschlüsseln und die Mutter eindeutig identifizieren Krankenkasse schickt Bescheinigung mit verschlüsselter bpk_es zurück Elterngeldstelle kann ihre bpk_es entschlüsseln: Bescheinigung wird eindeutig zugeordnet Elterngeldstelle und Krankenkasse kennen nur eigene bereichsspezifische Kennzahl dennoch eindeutige Identifikation möglich 33