Administrations Handbuch Version A 1.00 DE Das Erstellen einer neuen Team Mailbox Hinweis: Signieren Sie das Template, um Probleme zu vermeiden. Am einfachsten geht dies mit dem Domino Administrator, welcher spezielle Funktionen zum Signieren aller Design Elemente bietet. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Domino Administrator. Kopieren Sie das Template auf Ihren Domino Mail Server (Datei - Anwendung - Neue Kopie). Eine neue Mailbox erstellen Erstellen Sie eine neue Anwendung auf Ihrem Domino Mailserver (Datei - Anwendung - Neu). Wählen Sie auf dem Server das Template "LN-TeamMail A 1.00 DE". Für den Titel wählen Sie eine passende Beschreibung. Wenn die Mailbox nur für eine einzelne Mailadresse verwendet wird, bietet sich die Mailadresse als Name an. Hinweis: Es empfiehlt sich, die neue Mailbox nicht im Mail-Verzeichnis abzulegen. Dort sollten sich idealerweise nur Maildateien von Benutzern und keine Sammelmailboxen befinden. Erstellen Sie zum Beispiel einen Ordner namens Teammail. Oeffnen Sie Ihren Mailserver mit dem Domino Administrator. Im Abschnitt Personen & Gruppen klicken Sie im Navigator auf Mail-In Datenbanken Erstellen Sie wie folgt einen neuen Eintrag für eine Mail-In Datenbank. Im Namensfeld tragen Sie einen eindeutigen Namen ein. Dieser kann beliebig gewählt werden. Wir empehlen Ihnen, diesen mit dem Zeichen # beginnen zu lassen, da der Name in Notes in der Adressenauswahl erscheint. Mit dem # als erstem Zeichen erscheint der Name ganz am Ende der Liste. Beispiel: #Mailbox-Verkauf. Achten Sie insbesondere darauf, dass der Name nicht schon als Gruppenname verwendet wird. Bei Bedarf ergänzen Sie eine passende Beschreibung. Im Internet-Adressfeld tragen Sie die Internetadresse ein. Beispiel: verkauf@firma.eu Für das Speichern der Mails wählen Sie am besten keine Vorgabe. Den Speicherort geben Sie so an, wie sie oben die Mailbox erstellt haben. Beispiel: Teammail\MB-Verkauf.nsf Wenn die Mailbox für mehrere Adressen gelten soll, müssen Sie für jede Adresse ein eigenes Mail-In Datenbank Dokument erstellen.
Oeffnen Sie die Datenbank. Damit Sie die Einstellungen der Datenbank vornehmen können, müssen Sie die Zugangskontrolle (ACL) anpassen und Ihnen die Rolle "Admin" zuteilen. Ohne diese Rolle können die Vorgaben der Datenbank nicht eingestellt werden. Bei dieser Gelegenheit tragen Sie alle Personen oder Gruppen ein, die Zugriff auf die Datenbank haben müssen. Danach klicken Sie auf den Titel "LN-TeamMail" und öffnen den Eintrag Mailbox Vorgaben Unter "Administration" müssen Sie alle Mailbox-Adressen eintragen, die von dieser Datenbank aus bedient werden. Damit sind die Grundeinstellungen gemacht und Sie können Ihre Benutzer benachrichtigen, dass die Datenbank benutzt werden kann. Weitere Einstellungen sind unten erklärt. Besonders nützlich können die Mailbenachrichtigung und die Auto-Antwort Funktion sein. Mailbenachrichtigung Oeffnen Sie die Vorgaben, indem Sie auf den Titel LN-TeamMail oben links klicken und Unter Benachrichtigung Maileingang kann diese Funktion aktiviert werden. Mit dieser Funktion können Personen oder Gruppen benachrichtigt werden, wenn neue Nachrichten angekommen sind. Wählen Sie Personen und Gruppen aus dem Domino Verzeichnis des Servers und aktivieren Sie den Agenten. Der Agent sollte von einem Administrator aktiviert werden oder nach dem Aktivieren wieder von der Server-ID oder einer besonderen Design ID signiert werden. Standardmässig wird bei jeder neuen Nachricht eine Benachrichtigung an alle Personen und Gruppen gesendet. Die Nachricht enthält einen Link und Angaben über den Absender, Datum, Betreff und den Ordner, in dem die Nachricht abgelegt wurde. Mit dem Ordnernamen ist es möglich, dass die Empfänger für den Eingang dieser Meldungen Regeln in ihrem Mailfile aktivieren. Auto Antwort
Oeffnen Sie die Vorgaben, indem Sie auf den Titel LN-TeamMail oben links klicken und Unter Autom. Antwort finden Sie die Einstellungen für diese Funktion. Normalerweise werden TeamMailboxen von mehreren Personen laufend überprüft. Wenn jedoch eine Weile keine Antwort gesendet worden ist, kann es wünschbar sein, dass eine automatische Antwort generiert wird. Wenn der Agent für diese Funktion aktiviert wird, läuft er alle 2 Stunden, was Sie ändern können. Der Agent sollte von einem Administrator aktiviert werden oder nach dem Aktivieren wieder von der Server-ID oder einer besonderen Design ID signiert werden. Die Antwort kann aus einfachem Text bestehen oder mit Hilfe von @Formula berechnet werden. Dabei müssen Sie aber selber sicherstellen, dass die Syntax dieser Formel auch korrekt ist. Wenn Sie HTML Text wählen, dann dürfen Sie die Tags <html>, <head>, oder <body> nicht verwenden. Andere Tags wie <a href..., <b>, <i>, <u>, etc., können verwendet werden. Bei HTML können Sie auch ein Stylesheet verwenden. Administration - Mailadressen einrichten Oeffnen Sie die Vorgaben, indem Sie auf den Titel LN-TeamMail oben links klicken und Unter Administration finden Sie die Einstellungen für die zu bedienenden Mailadressen. Sie geben den Namen und die jeweilige Internet Mailadresse für jede zu bediendende Mailadresse an. Beachten Sie, dass für jede einzelne Adresse im Domino Directory ein Mail-In Datenbankdokument vorhanden sein muss, welches auf die betreffende Mailboxdatei verweist. Bei mehreren Mailadressen gibt es also mehrere Dokumente für die gleiche Datenbank. Hier können Sie ebenfalls angeben, in welchem Format die Absenderangabe beim Empfänger erscheinen soll, die für Nachrichten aus dieser TeamMailbox heraus verwendet wird.
Vorgehen beim Upgrade Entfernen Sie das alte Template vom Server. Kopieren Sie das neue Template auf den Server. Signieren Sie das neue Template mit der Server ID oder einer speziellen Designer ID. Dies können Sie mit dem Domino Administrator Client machen. Wenn die Datenbank geöffnet ist, wählen Sie: Datei - Anwendung - Gestaltung ersetzen und wählen das neue Template. Optionale Textbausteine / Memo Clips Es ist möglich, Standardtexte in der Mailbox abzulegen und von anderen Notes-Anwendungen her in Texte einzusetzen. Sie brauchen nur den angehängten Code in einen Button zu kopieren und die Angaben für Server und Datenbank anzupassen, schon können Sie auf die in der Mailbox enthaltenen Memo Clips (Standard Textschnipsel) zugreifen. Archivierung Jede Domino Datenbank kann automatisch Dokumente archivieren. Bei Mailboxen ist dies besonders wichtig. Wie Sie die Archivierung aktivieren können, lesen Sie in der Hilfe zum Domino Administrator Client nach. Einschänkungen - Technisches Die Option "Nur senden" funktioniert nicht. Die Nachricht muss aus technischen Gründen gespeichert werden. Nachrichten können nicht verschlüsselt oder signiert werden. Dies geht nicht, weil die Nachrichten nicht mit der Mailadresse des Verfassers sondern mit derjenigen der Mailbox versandt wird. Keine Browserunterstützung. Nachrichten können zwar per Web gelesen werden, aber es können keine Antworten verfasst werden. Wenn Sie Mails von einer lokalen Replik senden statt von einer Server-Replika, wird Ihr persönlicher Absender im Mailheader verwendet. Credits Dieses TeamMail wurde einst auf OpenNTF ( http://www.openntf.org ) publiziert. Das ursprüngliche Konzept wurde als Domino TeamMailbox von Brian Green veröffentlicht. Eine spätere Ueberarbeitung wurde von Ben Rose als Notes TeamMailbox publiziert. Teile davon wurden von Ulrich Krause (aka eknori) ins Deutsche übersetzt. Die Memo Clips stammen von Alan Lepofski und seiner Applikation "Paste Information" http://www.alanlepofsky.net/alepofsky/alanblog.nsf/dx/paste-information-applicati
on Die deutsche Dokumentation Anpassungen und Korrekturen stammen von Jens-B. Augustiny, LIGONET GmbH Ausgegangen ist das Design vom Lotus Notes Mail 7.0.2 Copyright (C) 2012, Jens-B. Augustiny, ligonet.ch Teile dieses Templates Copyright (C) 2010 Ben Rose jaffacake.net LN-TeamMail ist freie Software; Sie kann unter den Bestimmungen der GNU General Public License gemäss Free Software Foundation, entweder unter Version 3 oder jeder späteren Version verwendet, verbreitet und verändert werden. LN-TeamMail wird verteilt in der Hoffnung, dass die Software von Nutzen ist, aber ohne jede Gewährleistung und unter Ausschluss jedweder Haftung für Schäden oder Folgeschäden. Beachten Sie die GNU General Public License für weitere Einzelheiten. Eine Kopie der Lizenz finden Sie im Internet oder Sie können Sie bei folgender Adresse anfordern: the Free Software Foundation, Inc., 59 Temple Place - Suite 330, Boston, MA 02111-1307, USA.