Gemeindebrief Druckerei Satzhilfe für Microsoft Publisher 2010 www.gemeindebriefdruckerei.de
Liebe GemeindebriefDruckerei-Kunden, dieses Heft soll Ihnen eine Hilfe beim einfachen und richtigen Erstellen Ihres Gemeindebriefes sein. Wenn Sie durch das Heft blättern, wird Ihnen auffallen, dass sich im Text rote und gelbe Markierungen befinden. Die rote Textmarkierung weist auf Dinge hin, die Sie unbedingt vermeiden sollten und die zu Problemen im Druck führen könnten. Bei der gelben Textmarkierung handelt es sich um eine Orientierungshilfe. Wenn man beispielsweise einen Anleitungstext gelesen hat, hat man sich nicht unbedingt gemerkt, über welche Menüpunkte und Klicks man zu bestimmten Fenstern gelangt. Folgen Sie dann einfach der gelben Textmarkierung, diese führt Sie über die einzelnen Klicks zu dem Fenster, das Sie öffnen möchten. Nun wünschen wir Ihnen viel Freude und gutes Gelingen bei der Gestaltung Ihres Gemeindebriefs. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns gern an unter 0 58 38 99 08 99. Unsere Mitarbeiter sind stets bereit, Ihnen beim Satz Ihres Gemeindebriefs behilflich zu sein. Ihr Team der GemeindebriefDruckerei Impressum: Herstellung: GemeindebriefDruckerei Produktname: Dennis Layout: Nelli Schwarz Redaktion: Marcel Epp Titelbild: Nutzung mit Genehmigung von Microsoft 2. Auflage 2012, Nr. 21091 2
Satzhilfe für Microsoft Publisher 2010 Inhaltsverzeichnis 1. 1. 1. Seitenformat einrichten... 4 1. 2. Gestaltungsvorlage anpassen... 8 1. 3. Gestaltungsrichtlinien... 9 1. 4. Transparente Objekte.... 12 1. 5. Transparente Objekte vermeiden (Bilder)... 13 2. Bilder und Text einfügen 2. 1. Text einfügen... 14 2. 2. Bilder einfügen... 15 2. 3. Bilder beschneiden und vergrößern... 16 2. 4. Bilder mit transparentem Hintergrund... 18 3. Gestaltung 3. 1. Titelseite mit farbigem Hintergrund... 20 3. 2. Gestaltungsvorlage Publisher A5.... 21 3. 3. Beispiel für randlose Gestaltung: DIN A5 Gemeindebrief, Datei für den Druck (Dateiformat)... 24 3. 4. Beispiel für randlose Gestaltung: DIN A5 Gemeindebrief, fertig gedruckt und beschnitten (Endformat)... 25 4. Häufig gestellte Fragen 4. 1. Schwierigkeiten in Publisher / ClipArt... 26 4. 2. Schwierigkeiten in Publisher Transparenz... 26 4. 3. Ist mein Bildmaterial gut oder schlecht?... 27 3
1. 1. 1. Seitenformat einrichten Als erstes richten Sie das Seitenformat ein. Das Ziel ist, ein Dokument anzulegen, das 3 mm Anschnitt hat und in dem Bilder auf der einen Seite beginnen und bis auf die Folgeseite überlaufen können. In diesem Beispiel legen Sie ein Dokument mit 16 Seiten A5 an. Gehen Sie auf Datei Neu und danach, falls A5 nicht angezeigt wird auf Weitere Formate für leere Seiten. Dort wählen Sie A5 aus. 4
Jetzt klicken Sie bitte mit einem Rechtsklick auf Ihre erstellte Seite. Sie wählen Seite einfügen aus. Es erscheint das Fenster Seite einfügen. Hier stellen Sie die Anzahl der neuen Seiten auf 15. Die Seiten sollen nach der aktuellen Seite eingefügt werden und es sollen leere Seiten sein. Danach klicken Sie auf OK. 5
Jetzt gehen Sie auf Seitenentwurf und klicken auf Größe. In diesem Menü klicken Sie auf Seite einrichten. 6
In diesem Fenster stellen Sie die Seitenbreite auf 14,8 cm und die Seitenhöhe auf 21 cm. Als Layouttyp wählen Sie Broschüre. Bei den Äußeren Führungslinien wird der Abstand vom Papier-Endformat zum Satzspiegel angegeben. In dem Reiter Ansicht, setzen Sie alle Haken bis auf Basislinien. In der Spalte Layout klicken Sie auf Zweiseitenansicht. 7
1. 2. Gestaltungsvorlage anpassen Im Reiter Ansicht klicken Sie nun bitte auf Gestaltungsvorlage. Hier werden die Gestaltungsvorlagen verwaltet. Für die Broschüre bitte auch hier Zweiseitige Gestaltungsvorlage anklicken. Jetzt sind rechte und linke Seiten in der Gestaltungsvorlage definiert. Die Elemente, die in der Vorlage platziert werden, erscheinen automatisch auf allen Seiten im Dokument, z.b.: Seitenzahlen, Textrahmen, Kopf- und Fußzeilen, gestalterische Elemente, Platzhalter für Bilder, usw. Tipp: Wenn Sie die Seitenzahlen individuell platzieren möchten, dann erstellen Sie in der Gestaltungsvorlage ein Textfeld mit dem # Zeichen. Dort werden die Seitenzahlen im Gemeindebrief dann angezeigt. So können Sie die Seitenzahlen z.b. links und rechts platzieren und nicht nur links oder rechts. Sie müssen das # Zeichen einfärben und unter Einfügen Seitenzahl In aktuelles Textfeld einfügen wählen. 8
1. 3. Gestaltungsrichtlinien Beim Positionieren der Bilder, die bündig zur Papierkante stehen sollen, ist darauf zu achten, dass diese 3 mm über die Papierkante hinaus platziert werden. Jetzt werden sie in der Verarbeitung angeschnitten und es kann kein weißer Blitzer entstehen. Genauso ist mit anderen gestalterischen Elementen wie z.b. Farbflächen oder Rasterverläufen zu verfahren. Text sollte mindestens 3 mm von der Papierkante, besser 5 mm entfernt sein. Bei möglichen Schwankungen in der Verarbeitung bleibt er so immer lesbar. 9
Bilder oder andere Elemente dürfen auch über zwei Seiten laufen. So etwas nennt man einen Überlaufer. Nach dem PDF-Export (siehe Anleitung PDF-Export Publisher 2010 ) hat die Seite ringsherum Anschnitt. Die Bilder in der Mitte wurden korrekt geteilt. 10
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1. 4. Transparente Objekte Was sind transparente Objekte? Transparente Objekte können z.b. Schatten, Kanten, Verlaufskanten, Word- oder Clipart sein. Oder, wie auf Seite 20 erwähnt, Objekte, bei denen die Transparenz eingestellt worden ist. Wieso ist das ein Problem? Wenn Sie transparente Objekte in eine PDF exportieren, können unter Umständen folgende Probleme auftreten: - Das Objekt zeigt möglicherweise ein Streifenmuster an. - Die Farbe des Objektes wird möglicherweise geändert. - Das Objekt kann unscharf angezeigt werden. - Das Objekt hat möglicherweise seine Transparenz verloren. - Wenn dieses Objekt ein anderes transparentes Objekt überlappt oder von diesem überlappt wird, kann ein unerwünschtes Muster (Moiré) angezeigt werden. Dies hat zur Folge, dass sich die Seiten in der PDF mit transparenten Objekten immer sehr langsam und zeilenweise aufbauen. In der Druckvorstufe gibt es erhebliche Probleme in der Weiterverarbeitung der PDF-Datei. Teilweise ist es sogar unmöglich, diese Seiten ohne Fehler zu verarbeiten. 12
1. 5. Transparente Objekte vermeiden (Bilder) Für dieses Objekt wird eine transparente Farbe für eine Linie oder Füllung verwendet. Bearbeiten Sie die Bilder vorher lieber mit einem Bildbearbeitungsprogramm. Dann können Sie aus dem Hintergrund und der Grafik ein Bild machen. Wenn Sie über kein Bildbearbeitungsprogramm verfügen, können Sie z.b. das kostenlose Programm Gimp verwenden. http://www.gimp.org/ Am besten benutzen Sie eine Auflösung von 300 dpi für den Druck. Legen Sie die Grafik, die Sie benutzen wollen, am besten über den Hintergrund. Speichern Sie das Bild z.b. als Bitmap ab. In Gimp müssen Sie dafür Datei Exportieren wählen. 13
2. Bilder und Text einfügen 2. 1. Text einfügen Wenn Sie Text in Ihr Dokument einfügen wollen, müssen Sie zunächst ein Textfeld aufziehen. Dazu wählen Sie das Symbol für die Texterstellung aus und ziehen einen Rahmen auf. Das Texterstellungswerkzeug finden Sie unter Start Textfeld erstellen. Bilder und Text einfügen 14
2. 2. Bilder einfügen Bilder dürfen nicht über den Zwischenspeicher in Ihr Publisherdokument eingefügt werden. Wenn Sie mithilfe der Tastenkombination Strg + C (Kopieren) und Strg + V (Einfügen) Ihre Bilder einbauen, gehen wichtige Bildinformationen verloren und die Bilder werden in den meisten Fällen für den Druck unbrauchbar. Bilder und Text einfügen Bitte wählen Sie stattdessen, wie auf dem Bild zu sehen, das Symbol unter Start Grafik aus. Dann suchen Sie Ihr Bild aus einem Ordner heraus und fügen es in Ihr Publisherdokument ein. Bilder und Text einfügen 15
2. 3. Bilder beschneiden und vergrößern Wenn Sie ein Bild vergrößern oder verkleinern möchten, ist es wichtig, dass die Proportionen erhalten bleiben und nicht plötzlich Personen mit langen Gesichtern auf Ihren Bildern auftauchen. Ändern Sie die Größe Ihres Bildes also folgendermaßen: Wie in der Abbildung zu erkennen ist, ziehen Sie bitte nur an den Eckpunkten (unten oder oben) Ihres Bildes, so können Sie es proportional vergrößern oder verkleinern. Sollte Ihr Bild zu groß werden oder Sie möchten unwichtige Details auf Ihrem Bild entfernen, dann verwenden Sie bitte das Beschneidungswerkzeug, welches Sie mit einem Rechtsklick auf Ihr Bild finden. Bilder und Text einfügen 16
Mit diesem Werkzeug kann das Bild nur stufenweise beschnitten werden. Für millimetergenaue Arbeit kann man mit einem Rechtsklick auf das Bild zu dem Eintrag Grafik formatieren gelangen. In der Registerkarte Grafik kann man dann unter dem Punkt Zuschneiden das Bild bearbeiten. Bilder und Text einfügen Bilder und Text einfügen 17
2. 4. Bilder mit transparentem Hintergrund Wenn Sie Ihre Grafik ohne weißen Hintergrund haben möchten, können Sie Ihr Bild anwählen und unter Formatieren Neu einfärben Transparente Farbe bestimmen das Werkzeug Transparente Farbe bestimmen wählen. Klicken Sie nun auf die Farbe im Bild, die eine neue Farbe bekommen soll. Danach klicken Sie auf die Farbe, die Sie möchten. Hier im Beispiel ist es Blau. Bilder und Text einfügen 18
Der weiße Hintergrund wird nun blau. Wenn Sie einen Farbverlauf benutzen, könnte das fertige Ergebnis so aussehen. Bilder und Text einfügen Bilder und Text einfügen 19
3. Gestaltung 3. 1. Titelseite mit farbigem Hintergrund Wenn Sie gerne einen farbigen Hintergrund für Ihre Vorder- und Rückseite möchten, dann gehen Sie bitte wie folgt vor. Gehen Sie bitte auf Seitenentwurf Hintergrund. Es erscheint ein Menü mit auswählbaren Farben. Durch Anklicken der Farbe wird diese auf die Seite übernommen. Mit einem Klick auf Hintergrund weitere Hintergründe können Sie noch weitere Farben und Muster auswählen. Bitte benutzen Sie keine Transparenz. Gestaltung Wichtig! Bitte wählen Sie keine Transparenz aus (siehe Seite 12). 20
Gestaltung Gestaltung 3. 2. Gestaltungsvorlage Publisher A5 Um Ihnen den Einstieg für die Gestaltung zu erleichtern, haben wir auf unserer Homepage eine Gestaltungsvorlage vorbereitet. Die Schriften, die in der Vorlage verwendet wurden, stammen alle aus dem Windows Betriebssystem und sollten somit alle zur Verfügung stehen. Die Publisher-Vorlage können Sie mit einem Doppelklick öffnen. Sie sollten jetzt, wie im Bild zu sehen, die Vorlage sehen können. 21
Alle Schriften sind für Sie in der Vorlage formatiert. Sie müssen also nur in eine Zeile klicken und die Formatvorlage auswählen. Die Formatvorlagen, die schon im Dokument angelegt sind: Überschrift, Überschrift 2, Fließtext und die Bildunterschriften. Natürlich können Sie auch gerne neue Formatvorlagen anlegen. Klicken Sie dazu in einen formatierten Text und danach wieder auf Formatvorlagen. Anschließend klicken Sie auf Neue Formatvorlage. Es erscheint das Fenster zum Erstellen einer Formatvorlage. Hier können Sie die Schrift nach Ihren Wünschen anpassen. Überall dort, wo der Text immer wieder gleich aussehen soll, kann eine Formatvorlage verwendet werden. Diese Arbeitsweise spart enorm viel Zeit. Wenn Sie eine neue Formatvorlage erstellen, erscheint dieses Fenster. Hier können Sie Ihre Formatvorlage formatieren. Sie können die Größe der Schrift einstellen oder auch den Zeichenabstand. Gestaltung 22
Gestaltung Die Seitenzahlen laufen automatisch weiter, wenn Sie neue Seiten hinzufügen. Objekte, die fest im Gemeindebrief bleiben, können auf den Musterseiten angelegt werden. Dazu gehen Sie bitte auf Gestaltungsvorlagen. Dort finden Sie schon einige angelegte Musterseiten. Die Seitenzahlen befinden sich in der Musterseite. Der Rubriktitel kann auf jeder Seite einzeln angelegt werden. Sie können sich aber auch für jede Rubrik neue Musterseiten anlegen. In der Vorlage wurden mehrere Musterseiten angelegt für die verschiedenen Rubriken. Die Gestaltungsvorlagen werden immer für beide Seiten übernommen. Möchten Sie auf der linken Seite eine andere Rubriküberschrift, müssen Sie ein neues Textfeld erstellen. Oder Sie schauen sich die Seite 2 in der Vorlage an. Dort wurde ebenfalls eine andere Überschrift über den Rubriktitel gesetzt. Es ist darauf zu achten, dass die Höhe der Schrift gleich ist. Gestaltung 23
Gestaltung 3. 3. Beispiel für randlose Gestaltung: DIN A5 Gemeindebrief, Datei für den Druck (Dateiformat) Textabstand zum Endformat = 3 mm 15,4 cm Unsere Gemeinde 26 Blechknacker-Suite in Groß Oesingen Am 15.12.2012 ist das Blechblasensemble Blechanfall mit seinem vorweihnachtlichen Programm zu Gast in der Immanuels-Gemeinde Groß Oesingen. Die Geburtsstunde des Ensembles ist auf das Jahr 2001 datiert, als sich fünf Jugendliche einen Kinobesuch durch Straßenmusik finanzieren wollten. Seitdem hat sich die Gruppe qualitativ und quantitativ weiterentwickelt und besteht nun aus 13 jungen Studenten, Vätern und Ehemännern. Neben der alljährlichen Sommertour treffen sich die Hobbymusiker auch in der Adventszeit, um ein Wochenende gemeinsam zu musizieren und Konzerte zu spielen, und sind nun zum ersten Mal in Groß Oesingen zu Gast. Blechanfall präsentiert sowohl weltliche als auch geistliche Werke rund ums Weihnachtsfest aus einem musikalischen Repertoire von Bach bis Krach. Klassiker, im Kontrast zu lockeren Spirituals und Swing, sorgen zusammen mit lustig-launischen Zwischenansagen für eine einmalige Konzertatmosphäre in der Immanuelskirche in Groß Oesingen. 21,6 cm Endformat Gestaltung Seitenränder = 1 cm 24
Gestaltung 3. 4. Beispiel für randlose Gestaltung: DIN A5 Gemeindebrief, fertig gedruckt und beschnitten (Endformat) 14,8 cm Unsere Gemeinde 26 21,0 cm Blechknacker-Suite in Groß Oesingen Am 15.12.2012 ist das Blechblasensemble Blechanfall mit seinem vorweihnachtlichen Programm zu Gast in der Immanuels-Gemeinde Groß Oesingen. Die Geburtsstunde des Ensembles ist auf das Jahr 2001 datiert, als sich fünf Jugendliche einen Kinobesuch durch Straßenmusik finanzieren wollten. Seitdem hat sich die Gruppe qualitativ und quantitativ weiterentwickelt und besteht nun aus 13 jungen Studenten, Vätern und Ehemännern. Neben der alljährlichen Sommertour treffen sich die Hobbymusiker auch in der Adventszeit, um ein Wochenende gemeinsam zu musizieren und Konzerte zu spielen, und sind nun zum ersten Mal in Groß Oesingen zu Gast. Blechanfall präsentiert sowohl weltliche als auch geistliche Werke rund ums Weihnachtsfest aus einem musikalischen Repertoire von Bach bis Krach. Klassiker, im Kontrast zu lockeren Spirituals und Swing, sorgen zusammen mit lustig-launischen Zwischenansagen für eine einmalige Konzertatmosphäre in der Immanuelskirche in Groß Oesingen. Gestaltung 25
4. Häufig gestellte Fragen 4. 1. Schwierigkeiten in Publisher / ClipArt Es besteht die Möglichkeit, mit Clipart z. B. effektvolle Überschriften zu gestalten. Dieses sollte unbedingt vermieden werden, da man spätestens bei der Umwandlung in eine PDF-Datei Schwierigkeiten bekommt, die auch in der Druckerei zu Problemen führen. 4. 2. Schwierigkeiten in Publisher Transparenz Mit Transparenz darf man im folgenden Fall niemals arbeiten: Sie fügen ein Textfeld oder eine Grafik ein und gelangen über Textfeld/Grafik formatieren zum Fenster Textfeld/Grafik formatieren. Bitte wenden Sie auf gar keinen Fall Transparenz an. Wenn ihr Textfeld durchsichtig werden soll, dann wählen Sie unter den Füllfarben eine Designfarbe, die heller ist. Häufig gestellte Fragen 26
4. 3. Ist mein Bildmaterial gut oder schlecht? Zunächst muss man wissen, dass Bilder, die aus dem Internet heruntergeladen werden können, grundsätzlich von schlechter Qualität sind. Sie haben in der Regel nicht mehr als 75 dpi eine Ausnahme bilden kostenpflichtige Bilder, z. B. vom Magazin Gemeindebrief. Häufig gestellte Fragen Wenn Sie Bilder selbst einscannen, tun Sie dies bitte mit 300 dpi. Bilder, die Sie mit Ihrer Digitalkamera machen, sollten möglichst mit der höchsten Auflösung aufgenommen werden, die mit Ihrer Kamera möglich ist. Ob Ihre Bilder für eine gute Druckqualität brauchbar sind, können Sie relativ leicht nachprüfen: Vergrößern Sie die Ansicht auf Ihrem Bildschirm auf 400 % (am besten in Ihrer PDF-Datei). Wenn das Bild nun noch sehr scharf zu erkennen ist, hat es mindestens die erforderlichen 300 dpi, sollte es aber verschwommen oder pixelig aussehen, ist es nur von minderer Qualität und kann auch im Druck nicht sehr gut wiedergegeben werden. 300 dpi 72 dpi Häufig gestellte Fragen 27