PERSÖNLICHE INFORMATIONSVERWALTUNG MIT E-MAIL Dietrich Kammer & Thomas Gladisch 11. Juli 2006 Hauptseminar Multimediatechnik
GLIEDERUNG 1. Motivation 2. Grundlegende Beobachtungen 3. Probleme und Herausforderungen 4. Beispielanwendungen 5. Eigener Ansatz 6. Fazit und Ausblick 2 / 15
MOTIVATION» PIM als Grundproblem Personal Space of Information ungenügend durch Computer umgesetzt» E-Mail als Habitat» E-Mail Overload Für reine asynchrone Kommunikation konzipiert Überfrachtung mit anwendungsfremden Nutzungsformen» Konsolidierung durch E-Mail Nutzer neigen zur Vereinheitlichung der Informationsformate 3 / 15
GRUNDLEGENDE BEOBACHTUNGEN I» One-Touch-Model versagt E-Mails sind schwer zu archivieren E-Mails fungieren als Erinnerungen» Es gibt vier Typen von E-Mails To-Dos To-Reads Korrespondenzen Unbekannter Status 4 / 15
GRUNDLEGENDE BEOBACHTUNGEN II» E-Mail-Programme müssen für PIM leisten Darstellen und Verwalten von vielen Aufgaben/Terminen - Dabei auch Behandlung von Aufgaben anderer Markierung von Dingen als ausstehend und wichtig Zusammenfassen von inhaltlich verwandten Informationen/Dateien Aufgabenspezifischen Überblick über Aktivitäten über längere Zeiträume geben» E-Mails geben Dateien erst durch den Kontext eine Bedeutung» Daraus folgt: E-Mail-Overload 5 / 15
PROBLEME UND HERAUSFORDERUNGEN I» Informationsflut durch Unübersichtlichkeit Zu langsame Abarbeitung der eingehenden E-Mails» Suche vs. Sortieren vs. Ordnerstrukturen Automatisches Einordnen von E-Mails funktioniert nicht Suchen sind zu unpräzise Sortieren nur beschränkt effizient» Sortieren von E-Mails (semi-)automatisch durch Filter Problem: Verzeichnisstruktur muss bereits gegeben sein 6 / 15
PROBLEME UND HERAUSFORDERUNGEN II» Ordnerstrukturen durch Stapelkonzept erweitern Inbox hat Charakter von Papierstapel und damit To-Do-Liste Herkömmliches Ablegen führt zu Vergessen der Daten» Daten ohne Kontext sind nur bedingt nutzbar E-Mail bringt Möglichkeiten für Metadaten E-Mail-Verläufe stellen Aktivitätskontext dar 7 / 15
BEISPIELANWENDUNGEN I» Raton Laveur» Nur gefilterte Ansichten durch Suchen Bestimmte Suchen vordefiniert» E-Mails und Anhänge werden durchsucht» Unterstützung von Aufgabenverwaltung Notizen Verläufen [Bello+00] 8 / 15
BEISPIELANWENDUNGEN II» TaskMaster» Kernelement: Thrasks Threaded Task-Centric Collections» Umsetzung Papierstapel-Metapher» Unterstützung von Flexible Thrasks Dynamische Kontaktlisten Dokumentenbrowser [Bello+03] Aufgabenverwaltung (mit visueller Repräsentation) 9 / 15
BEISPIELANWENDUNGEN III» MailCat» Einordnen unterstützen» Vorschlag von 3 Ordnern, die in Frage kommen» System lernt inkrementell auf Basis von Worthäufigkeiten» Einfach, messbare Erleichterungen, kein zusätzlicher Aufwand [Segal+99]» Kommerziell als SwiftFile bei Lotus Notes mitgeliefert 10 / 15
EIGENER ANSATZ I» E-Mail Application as Space of Information (EASI)» Alle Objekte im Informationsraum als E-Mail behandelt Verschmelzung von Dateisystemordnern und Mailordnern Integration von Funktionen zur Dateimanipulation Einbettung in Datei- und Betriebssystem Definition von Objekten als Termin, Aufgabe, etc.» Inbox als zentraler Ausgangspunkt, basiert auf Stapel-Metapher» Weitere Stapel sind möglich, müssen entsprechend visualisiert werden 11 / 15
EIGENER ANSATZ II» Klassifikation von Informationsobjekten nach Typ und Relevanz Daten < Informationen < Wissen Aktionsdateien < Arbeitsdateien < Archivdateien» Verwaltung aller Objekte im Informationsraum über Dateibrowser und Suche Spezielle vordefinierte Suchanfragen Markierung von Objekten als besonders wichtig 12 / 15
EIGENER ANSATZ III» Mock-Up einer Oberfläche mit EASI- Funktionalitäten 13 / 15
FAZIT UND AUSBLICK» E-Mail ist integraler Bestandteil des PIM» E-Mail hat Potential nicht nur Bestandteil sondern integrative Schnittstelle zu sein» Durch E-Mail auch Entwicklung von Group Information Management» Allerdings fast nur prototypische Umsetzungen von neuartigen E-Mail-Schnittstellen Größtenteils Lösungen für Teilaspekte» ABER: Wachsende Abneigung gegen E-Mail als Habitat Ungeklärte Probleme bei Visualisierung und Handhabung der Optionsfülle 14 / 15
LITERATUR [Bello+05] Bellotti V., Ducheneaut N., Howard M., Smith I. and Grinter R.E.: Quality Versus Quantity: E-Mail- Centric Task Management and Its Relation With Overload. HDI 2005, Vol. 20, pp. 89-138, Palo Alto Research Center. [Bello+03] Bellotti V., Ducheneaut N., Howard M. and Smith I.: Taking Email to Task: The Design and Evaluations of a Task Management Centered Email Tool. CHI 2003, Vol. 5, No. 1, pp. 345-352, April 5-10, Ft. Lauderdale, Florida, USA, 2003. [Bello+00] Bellotti V. and Smith I.: Informing the Design of an Information Management System with Iterative Fieldwork DIS '00, pp. 227-237, Brooklyn, New York. [Board04] Boardman R.: Improving Tool Support for Personal Information Management. London, 2004. [Duche+01] Ducheneaut N. and Bellotti V.: E-mail as Habitat: An exploration of Embedded Personal Information Management. Interactions, September and October, 2001. [Jones05] Jones W.: Personal Information Management. Information School Technical Report Repository, Washington, 2001. [Segal+99] Segal R.B. and Kephart J.O.: MailCat: An Intelligent Assistant for Organizing E-Mail. Proceedings of the ACM Agents '99, May 1-5, Seattle, Washington, 1999. [Whitt+03] Whittaker S., Bellotti V. and Gwizdka J.: Email in Personal Information Management Communications of the ACM, Vol. 49, No. 1, pp. 68-73, January 2003. [Whitt+96] Whittaker S. and Sidner C.: Email overload: exploring personal information management of email. CHI 96, April 13-18, pp. 276-283, Vancouver, BC Canada, 1996. 15 / 15