Öffnen und Hochladen von Dokumenten

Inhaltsverzeichnis 1 Öffnen und Hochladen von Dokumenten... 3 2 Öffnen von Dokumenten:... 3 3 Hochladen von einzelnen Dokumenten per Webbrowser:... 4 4 Hochladen von Dokumenten per Windows Explorer:... 5 Seite 2 von 6

1 Öffnen und Hochladen von Dokumenten Diese Anleitung beschreibt in wenigen Schritten, wie Sie bestehende Dokumente öffnen oder neue oder geänderte Dokumente und Ordner in den Datenraum hochladen. 2 Öffnen von Dokumenten: a. Melden Sie sich wie gewohnt am Datenraum an. Über den Datenraum Explorer auf der linken Seite des Bildschirms greifen Sie auf Ihre Dokumente zu. Klicken Sie auf das +-Zeichen vor einem Ordner, um die Ordnerstruktur zu erweitern, oder klicken Sie auf einen Ordner, um die darin enthaltenen Unterordner oder Dokumente zu sehen. Hinweis: Die Navigation ist identisch mit der Navigation im Windows Explorer (siehe Abb. 1.) b. Klicken Sie auf den Namen eines Dokuments, um das Dokument zu öffnen. Je nachdem, welche Berechtigungen Sie auf das Dokument haben, können Sie das Dokument auf unterschiedliche Arten herunterladen: i. Dokument editieren (für Office-Dokumente, siehe Abb. 1) ii. Original herunterladen (für jede Art von Datei, siehe Abb. 1) iii. Mit Brainmark herunterladen (geschützte Dokumentversion einer Office-Datei, z.b. als PDF oder Bilddatei dargestellt) Abbildung 1 Wenn es sich um ein Office-Dokument handelt, können Sie, nachdem sich das Dokument geöffnet hat, Änderungen im Dokument vornehmen und diese direkt in den Datenraum zurück speichern (Internet Explorer als Browser und MS Office Version 2002 oder höher vorausgesetzt). Speichern Sie das Dokument dafür wie gewohnt über die Speichern-Funktion Ihrer Office-Anwendung. Seite 3 von 6

Beim Herunterladen einer Original-Datei können Sie wählen, ob das Dokument sofort geöffnet oder auf Ihrem PC gespeichert werden soll. Die Brainmark Version eines Dokuments ist eine eingefrorene und geschützte Version des Original- Dokuments mit einer eindeutigen ID. Die Brainmark Version kann außerdem ein Wasserzeichen beinhalten, das z.b. den Namen des Benutzers aufweist. 3 Hochladen von einzelnen Dokumenten per Webbrowser: Um ein einzelnes neues oder geändertes Dokument in den Datenraum hochzuladen gehen Sie wie folgt vor (für das Hochladen mehrerer Dateien lesen Sie bitte Kapitel 3): Klicken Sie im Datenraum Explorer auf den Ordner, in den Sie das Dokument hochladen möchten Klicken Sie anschließend auf der rechten Bildschirmseite auf den Link Neues Dokument (Abb. 2) Abbildung 2 Klicken Sie auf Durchsuchen, um ein Dokument auszuwählen, das Sie hochladen möchten, und anschließend auf Hochladen, um das Dokument hochzuladen (Abb. 3) Abbildung 3 Seite 4 von 6

Existiert im Ordner bereits ein Dokument mit identischem Namen so erscheint der folgende Dialog (Abb. 4) Abbildung 4 Klicken Sie OK, wenn Sie die bestehende Datei überschreiben möchten. Klicken Sie Abbrechen, um den Vorgang abzubrechen. Sie können gleichzeitig auch eine Sicherheitskategorie oder eine Beschreibung hinzufügen. 4 Hochladen von Dokumenten per Windows Explorer: Um mehrere Dokumente oder ganze Ordnerstrukturen in den Datenraum hochzuladen gehen Sie wie folgt vor: Melden Sie sich wie gewohnt am Datenraum an. Klicken Sie im beliebigem Ordner oben im Aktionen Menü auf Öffnen in Windows (Abb.5) Abbildung 5 Seite 5 von 6

Wichtig: Diese Funktion ist nur mit Internet-Explorer v6 oder neuer verfügbar. Sollten Sie technische Probleme bei den folgenden Schritten haben kontaktieren Sie bitte Ihren Datenraum Administrator. Ein Windows-Explorer Fenster öffnet sich. Klicken Sie auf das Ordner-Symbol in der Symbolleiste, damit der Verzeichnisbaum auf der linken Seite des Fensters angezeigt wird. Sollten Sie kein Ordner-Symbol sehen wählen Sie den Menüpunkt Ansicht Explorer-Leiste Ordner. Die Ordner des Datenraums sehen Sie im unteren Bereich des Verzeichnisbaums unter Web Folders (Abb. 6). Abbildung 6 Sie können nun Dateien oder Ordner von Ihrer lokalen Festplatte oder von einem Netzwerklaufwerk in den Datenraum kopieren. Gehen Sie so vor wie Sie es vom Windows-Explorer gewöhnt sind. Markieren Sie die zu kopierende Datei/den Ordner, machen einen Rechtsklick und wählen Kopieren aus dem Kontext-Menü oder drücken Sie Strg+C auf Ihrer Tastatur. Markieren Sie anschließend den Zielordner des Datenraums, machen einen Rechtsklick und wählen Einfügen. Die Dateien werden nun per geschützter Verbindung in den Datenraum kopiert. Die Dateien/Ordner werden nach Abschluss des Kopiervorgangs im Datenraum angezeigt. Aktualisieren Sie ggf. die Ansicht, um die neuen Daten zu sehen. Die Dateien und Ordner sind nun für alle berechtigten Datenraummitglieder verfügbar. Wichtig: Die Berechtigungen für alle neuen Daten wurden vom übergeordneten Ordner übernommen. Seite 6 von 6