Brainloop Outlook Add-In

Handbuch Brainloop Outlook Add-In Version 3.5 Copyright 2004-2011, Brainloop AG. Alle Rechte vorbehalten. Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Besitzer. Brainloop Outlook Add-In V3.5 1

Inhalt 1 Überblick... 3 2 Release Notes... 3 2.1 Nutzungs-Voraussetzungen... 3 2.2 Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version... 4 2.3 Änderungen im Vergleich zu vorangehenden Versionen... 5 2.3.1 Service Package 3.05.010... 5 3 Installation und Konfiguration... 6 3.1 Das Installations-Programm... 6 3.1.1 Allgemeines zur Installation... 7 3.2 Der Konfigurations-Wizard... 7 4 Konfiguration... 8 4.1 Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers... 8 4.2 Das Brainloop Menü... 8 4.2.1 Filter Konfiguration... 9 4.3 Weitere Optionen des Brainloop Outlook Add-In s... 9 5 Sicheres Versenden von vertraulichen Dokumenten... 10 5.1 Optionen beim sicheren Versenden... 10 5.2 Nachverfolgen von versendeten Dokumenten... 12 5.3 Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden... 12 6 E-Mail Archivierung in einen Datenraum... 13 Brainloop Outlook Add-In V3.5 2

1 Überblick Das Brainloop Outlook Add-In ist eine PC-Software, die das Arbeiten im Microsoft Outlook nahtlos mit einem Brainloop Secure Dataroom verbindet. Es bietet folgende Funktionen Sicheres Verschicken von vertraulichen Dokumenten aus Microsoft Outlook heraus Wie gewohnt schreiben Sie Ihre E-Mail mit Microsoft Outlook, fügen die vertraulichen Dokumente als Attachment hinzu und klicken auf Senden. Nun öffnet sich das Brainloop Outlook Add-In. Sie wählen den Zielordner zur Ablage der Dokumente und der Nachricht aus, wobei sich das Add-In gemerkt hat, welche Ordner Sie zuletzt verwendet hatten. Ihre Empfänger erhalten nun anstatt der Original E-Mail eine E-Mail, in der die Dokumente durch Links, auf die im Datenraum abgelegten Dokumente, ersetzt wurden. Natürlich bietet das Brainloop Outlook Add-In auch an, das Dokument wie gewohnt als Anlage mit der Mail zu versenden. Nachverfolgen des Empfangs der per E-Mail versendeten Dokumente Über Ihren Nachrichten-Ausgang im Brainloop Secure Datenraum können Sie verfolgen, ob die Empfänger die Dokumente gelesen haben. Oder Sie lassen sich automatisch per E-Mail darüber informieren. Der Secure Dataroom erinnert Sie auf Wunsch auch daran, dass Sie bei Ihren Empfängern nachfragen, falls sie sich das Dokument noch nicht abgeholt haben. Ablegen empfangener E-Mails in einen Brainloop Secure Dataroom zur sicheren Aufbewahrung Selektieren Sie in Ihrem Outlook Posteingang alle E-Mails, die Sie in einen sicheren Datenraum ablegen wollen. Drücken Sie auf den Knopf Speichern im Datenraum und wählen Sie den Zielordner zur Ablage aus, wobei sich das Add-In gemerkt hat, welche Ordner Sie zuvor gewählt hatten. Fertig. Das Brainloop Outlook Add-In 3.5 arbeitet mit Microsoft Outlook 2003, 2007 und 2010. Es erfordert einen Brainloop Secure Dataroom, für den der Zugriff über die Web-Services Schnittstelle frei geschaltet ist. Fragen, die dieses Handbuch nicht beantwortet, oder auch einfach Anmerkungen und Hinweise können Sie gerne an support@brainloop.com richten. Wir freuen uns auf Ihr Feedback. 2 Release Notes 2.1 Nutzungs-Voraussetzungen Für den Einsatz des Brainloop Outlook Add-Ins sind folgende Voraussetzungen notwendig: Installationsrecht Der Benutzer muss das Recht haben, auf dem Arbeitsplatz-Rechner Software zu installieren. Softwarevoraussetzungen Auf dem Arbeitsplatz-Rechner muss eine der folgenden Konfigurationen vorhanden sein: Microsoft Windows XP mit Service Pack2 oder höher und Microsoft Outlook 2003 oder 2007 Brainloop Outlook Add-In V3.5 3

Microsoft Windows Vista und Microsoft Outlook 2007 Microsoft Windows 7 und Microsoft Outlook 2007 oder 2010 (aber als 32bit) Brainloop Secure Dataroom Server Voraussetzungen 7.00.50 oder höher Für einen Datenraum, der durch das Brainloop Outlook Add-In angesprochen werden soll, muss die Web-Services Schnittstelle freigeschaltet sein. Bitte wenden Sie sich ggfls. an Ihren Datenraum-Manager 2.2 Bekannte Einschränkungen in der aktuellen Version Microsoft Outlook 2003 unter Microsoft Vista wird nicht unterstützt Länge der E-Mail Texte E-Mail Texte die mehr als 1000 Zeichen enthalten, werden beim sicheren Versenden in verkürzter Form im Datenraum als Nachrichten-Objekt angelegt. Dateien bis 500MB Das Brainloop Outlook Add-In unterstützt das sicheren Versenden von einzelnen Dateien bis zu einer Größe von 500MB. Automatisches Deaktivieren des Brainloop Outlook Add-Ins In seltenen Fällen kommt es vor, dass das Outlook Add-In nicht mehr aktiv oder sichtbar ist und auch nach einem Neustart von Microsoft Outlook nicht wieder aktiviert wird. Gehen Sie dann wie folgt vor: In Microsoft Outlook 2003 Wählen Sie aus dem Menü? >..Info. Klicken Sie dann auf den Knopf Deaktivierte Elemente. Überprüfen Sie, ob ein Eintrag BrainloopOutlookAddIn aufgeführt ist. Falls ja, selektieren Sie diesen und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Aktivieren. Wählen Sie aus dem Menü Extras >..Optionen. Klicken Sie auf das Tab Weitere und dann auf die Schaltfläche Erweiterte Optionen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche COM-Add-Ins. Überprüfen Sie in der dann erscheinenden Liste, ob der Eintrag BrainloopOutlookAddIn mit einem grünen Haken markiert ist. Wenn nicht, klicken Sie auf das Kästchen, um es wieder zu aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung, indem Sie das Fenster mit Ok schließen. Bestätigen Sie weitere zweimal mit Ok. Überprüfen Sie nun, ob die Schaltfläche Speichern in den Datenraum wieder erscheint. Beenden Sie Microsoft Outlook und starten Sie es neu. Jetzt sollte das Add-In wieder ganz normal gestartet werden. In Microsoft Outlook 2007 Wählen Sie aus dem Menü Extras > Vertrauensstellungscenter, selektieren Sie dann Add-Ins in der Liste der Komponenten auf der linken Seite. Wählen Sie von der Auswahlliste am unteren Ende der rechten Seite den Wert COM-Add-Ins und klicken Sie dann auf Gehe zu. Überprüfen Sie in der dann erscheinenden Liste, ob der Eintrag BrainloopOutlookAddIn mit einem grünen Haken markiert ist. Wenn nicht, klicken Sie auf das Kästchen, um es wieder zu aktivieren. Bestätigen Sie die Änderung indem Sie das Fenster mit Ok schließen. Brainloop Outlook Add-In V3.5 4

Überprüfen Sie nun, ob die Schaltfläche Speichern in den Datenraum wieder erscheint. Beenden Sie Microsoft Outlook und starten Sie es neu. Jetzt sollte das Add-In wieder ganz normal gestartet werden. Versenden von Datenraum-Links an Externe Verschickt ein Benutzer ein Dokument über einen Ordner, der das Versenden an Externe zuläßt, wählt aber dann als Versandart Senden an Datenraummitglieder und adressiert die E- Mail sowohl an Datenraum-Mitglieder und Externe, so überprüft das Brainloop Outlook Add-In diese Fehlkonfiguration nicht und es wird den Externen beim Zugriff über den Link eine Zugriff verweigert Meldung angezeigt. 2.3 Änderungen im Vergleich zu vorangehenden Versionen 2.3.1 Service Package 3.05.010 Erweiterte Unterstützung von Proxy-Konfigurationen As of this version, support for both manual proxy configuration and automatic discovery of proxy script have been added. In the manual configuration, users can specify a proxy URL, username and password. Usernames that contain a domain name are also supported. Filter Konfiguration zugreifbar wenn Brainloop Toolbar deaktiviert Ab dieser Version bleibt das Menü zur Konfiguration der Filter sichtbar im Brainloop Menü, auch wenn der Brainloop Toolbar deaktiviert wurde. Zusätzliche Information in E-Mail-Kopie des Absenders Ab dieser Version umfasst die Kopie der E-Mail für den Absender auch die Information, welche Art von Link verschickt wurde. Die Empfänger sehen diese Information nicht. Versenden an Datenraum-Mitglieder in stark eingeschränkten Datenräumen Ab dieser Version können Dokumenten-E-Mails auch über Ordner, für die das Versenden von externen Links nicht zugelassen ist, mit Brainloop Outlook Add-In versendet werden. Vorangehende Versionen erforderten, dass immer ein Zielformat ausgewählt werden mußte, auch wenn die E-Mail nur an Datenraum-Mitglieder adressiert war. Die Zielformate waren jedoch nur in Ordnern auswählbar, für die das Versenden von externen Links zugelassen war. Das ist nun behoben. Unterstützung von Empfängern mit SMTP E-Mail Alias Ab dieser Version werden Empfänger auch erkannt, wenn Ihre E-Mail-Adressen als SMTP E-Mail Alias spezifiziert werden. Beschränkung auf Auswahl eines Auslieferformates Um die Benutzbarkeit für Empfänger zu vereinfachen, kann beim Versand nur entweder Original oder Brainmark nicht aber beides als Auslieferformat gewählt werden. Inkonsistenz in Konfigurationsdatei Unter bestimmten Bedingungen konnte es in vorangehenden Versionen dazu kommen, dass die Konfigurationsdatei settings.xml in einem inkonistenten Zustand abgespeichert wurde und daraufhin Brainloop Outlook Add-In nicht mehr starten konnte. Das ist in dieser Version behoben. Auslesen von Empfänger-Adressen aus einem Adressbuch Diese Version verbessert die Nutzung von Adressbüchern aus Outlook, deren Inhalt mit einem Microsoft Exchange-Server synchronisiert werden. In vorangehenden Versionen konnte es in seltenen Fällen bei der Nutzung solcher Adressen unter bestimmten Umständen zu einer Fehlermeldung Unbekannter Fehler kommen. Brainloop Outlook Add-In V3.5 5

Versenden einer neuen Version zu einem auto-versionierten Dokument In vorangehenden Versionen, konnte es vorkommen, dass ein bereits versendetes Dokument nicht erneut verschickt mit dem Brainloop Outlook-Add-In verschickt werden konnte, wenn die Version eingefroren war und das Dokument daher nicht überschrieben werden konnte. Das ist nun möglich. 3 Installation und Konfiguration 3.1 Das Installations-Programm Bitte bestehende 2.x Versionen vor der Neu-Installation deinstallieren! Speichern Sie die Installationsdatei lokal in ein temporäres Verzeichnis Desweiteren stellen Sie bitte vor der Installation sicher, dass die Microsoft Outlook Anwendung beendet ist. Denken Sie dabei auch an etwaige Anwendungen zur Synchronisation der E-Mail z.b. mit einem mobilen Gerät. Es gibt zwei Varianten der Installations-Funktion für das Brainloop Outlook Add-In. Bitte prüfen Sie Ihre Microsoft Office bzw. Ihre Microsoft Outlook Version (Menü Hilfe > Über Microsoft Outlook ). Wenn Sie Microsoft Outlook 2003 im Einsatz haben, verwenden Sie bitte die Datei boa_304_2k3_de.exe Wenn Sie Microsoft Outlook 2007 im Einsatz haben, verwenden Sie bitte die Datei boa_304_2k7_de.exe Öffnen Sie die Datei mit einem Doppelklick. Eventuell öffnet sich ein Fenster mit einer Sicherheits-Warnung. Klicken Sie auf Ausführen um die Brainloop Installations-Routine zu starten. Wenn eine der Installations-Voraussetzungen (siehe 2 oder 3.1.1) bei Ihnen nicht gegeben ist, dann lädt die Installations-Routine die Komponenten nach, soweit das möglich ist, oder die Installation wird mit einer entsprechenden Meldung abgebrochen (z.b. Unable to satisfy all prerequisites for Brainloop Outlook Add-In bzw. unter Details Installation failed because Microsoft Office SP2 is not installed. ) Sind alle Installationsvoraussetzungen erfüllt, erfolgt die Installation in den Schritten 1. Welcome to the Brainloop Outlook Add-In Setup Wizard : Bitte stellen Sie sicher, dass Microsoft Outlook bzw. der Prozess outlook.exe beendet ist (ggfls. im Task Manager überprüfen). Selektieren Sie dann die Schaltfläche Next> um mit der Installation zu beginnen 2. Select Installation Folder : nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor und klicken Sie auf Next >, wenn Sie fertig sind. o o Es wird nach dem Zielverzeichnis, in das installiert werden soll, gefragt. Wenn Sie nicht mit dem Standard-Vorschlag einverstanden sind, können Sie über die Schaltfläche Browse Ihr bevorzugtes Zielverzeichnis auswählen. Zusätzlich können Sie sich über Disk Cost über den benötigten Plattenplatz informieren. Brainloop Outlook Add-In V3.5 6

3. Confirm Installation : Wenn Sie sich sicher sind, dass Sie alle Einstellungen wunschgemäß vorgenommen haben, klicken Sie auf Next> um die eigentliche Installation zu beginnen. Über die Schaltfläche Back > können Sie zurückgehen, um Ihre Einstellungen zu überprüfen. Mit der Schaltfläche Cancel brechen Sie den Installationsvorgang ab. 4. Installing Brainloop Outlook Add-In : Das eigentliche Installationsprogramm läuft. Der blaue Balken zeigt den Fortschritt an. Sobald die Installation beendet ist, wird die Schaltfläche Next aktiviert. Klicken Sie auf Next um fortzufahren 5. Installation Complete Die Installation ist jetzt beendet. Klicken Sie auf Close um das Fenster zu schließen. Starten Sie nach der Installation des Brainloop Outlook Add-In MS Outlook neu. Erst nach einem Neustart wird die neue Funktionalität sichtbar. Bitte beachten Sie, dass nach dem Schließen von Microsoft Outlook manchmal nicht alle Microsoft Outlook Prozesse gestoppt werden, z.b. wenn Sie eine Synchronisierung mit einem mobilen Gerät verwenden. Erscheint nach dem Installieren und Neu-Start von Microsoft Outlook kein Brainloop Knopf auf der Outlook Symbol-Leiste, loggen Sie sich bitte vollständig aus und wieder ein bzw. starten Sie ihren Arbeitsplatz-Rechner neu. Erscheint die neue Funktionalität dann immer noch nicht, wenden Sie sich bitte an den Brainloop Support. 3.1.1 Allgemeines zur Installation Während der Installation, werden die notwendigen Voraussetzungen geprüft und gegebenenfalls fehlende Komponenten zusätzlich installiert bzw. Hinweise zur Installation angeboten Microsoft Office Automation Microsoft.NET Microsoft Office 2003 PIA (Primary Interop Assemblies) Redistributable Microsoft Visual Studio Tools for Office Runtime Redistributable 3.2 Der Konfigurations-Wizard Nach der erfolgreichen Installation des Brainloop Outlook Add-Ins, wird ein Wizard gestartet, wenn Sie das erste Mal Outlook aufrufen. Der Wizard hilft Ihnen, das Brainloop Outlook Add-In für das sichere Versenden vorzubereiten und die Einstellungen zu überprüfen. Im Einzelnen führt Sie der Wizard durch die Schritte Konfiguration einer Verbindung zu einem Datenraum-Server Auswahl eines Ordners, über den Sie E-Mail-Anhänge sicher ausliefern können Versenden einer Test-E-Mail zum Überprüfen der Einstellungen. Brainloop Outlook Add-In V3.5 7

4 Konfiguration 4.1 Konfiguration eines Brainloop Datenraum-Servers Beim Start von Microsoft Outlook, verbindet sich das Brainloop Outlook Add-In entsprechend Ihrer Konfiguration mit einem Datenraum-Server. Der Dialog zur Konfiguration eines Datenraum Servers erscheint automatisch, wenn Sie noch keinen Datenraum-Server konfiguriert haben und das Outlook Add-In zum sicheren Versand aktiviert wird, d.h. wenn Sie eine E-Mail mit Anhang verschicken, oder wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern in den Datenraum klicken, um eine E-Mail im Datenraum abzulegen. Neue Server-Konfigurationen anlegen: Klicken Sie auf Browse im Dialog zum sicheren Versenden von Anhängen oder zum Ablegen von E-Mails und wählen Sie dann das grüne. Bestehende Server-Konfiguration anpassen: Klicken Sie Browse im Dialog zum sicheren Versenden von Anhängen oder zum Ablegen von E-Mails und klicken Sie dort auf den anzupassenden Server. Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü Server-Konfiguration ändern oder das Icon. Im Dialog zur Konfiguration der Server-Verbindung, nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor: Server URL Wählen Sie einen der vorkonfigurierten Server-Pfade aus oder geben Sie einen vollständigen URL-Pfad neu ein (z.b. https://my.brainloop.net) Login Methode Wählen Sie eine Login Methode, mit der Sie sich normalerweise am Datenraum anmelden und tragen Sie die Login Details ein: Benutzername und Kennwort Tragen Sie die E-Mail Adresse ein, mit der Sie sich sonst am Datenraum-Server anmelden, und geben Sie das entsprechende Passwort ein. Bitte beachten Sie: Wenn Sie Ihr Passwort im Datenraum ändern, müssen Sie auch in der Konfiguration des Brainloop Outlook Add-In Ihr Passwort anpassen Zertifikat Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt. Ihnen werden die auf Ihrem Rechner verfügbaren Zertifikate angeboten. Bitte wählen Sie das Zertifikat aus, das auf dem Datenraum-Server für Ihren Benutzer hinterlegt ist. Windows-Login Diese Alternative können Sie wählen, wenn Ihr Ziel-Datenraum diese Login Methode zulässt. Löschen einer Server-Konfiguration Klicken Sie Browse im Dialog zum sicheren Versenden von Anhängen oder zum Ablegen von E-Mails und klicken Sie dort auf den zu löschenden Server. Dann wählen Sie entweder über die rechte Maustaste aus dem Menü Server-Konfiguration löschen oder das Icon. 4.2 Das Brainloop Menü Unter der Schaltfläche Brainloop finden Sie die folgenden Optionen. Brainloop Outlook Add-In V3.5 8

Speichern in den Datenraum Die Funktion ist in Abschnitt 6 beschrieben. Aktivieren der Brainloop Toolbar Durch Klicken auf diesen Menü-Eintrag, wird die Option ein- oder ausgeschaltet. Ist die Option ausgewählt, dann wird die Schaltfläche Speichern in den Datenraum in der Symbolleiste angezeigt. Aktivieren des sicheren Anhang-Versands Durch Klicken auf diesen Menü-Eintrag, wird die Option ein- oder ausgeschaltet. Ist die Option ausgewählt, dann wird das Brainloop Outlook Add-In aktiv, sobald ein E-Mail mit mindestens einem Anhang verschickt wird. Filter Konfiguration Über diesen Dialog können Sie feiner einstellen, wann das Outlook Add-In aktiv werden soll, wenn eine E-Mail mit einem Anhang verschickt wird. Senden Log-Dateien Durch Klicken auf diese Option, versenden Sie die Log-Dateien des Brainloop Outlook-Add-Ins an Ihren Support. 4.2.1 Filter Konfiguration Unter Filter Konfiguration können Sie über das Pflegen der zwei Listen Sicherer Versand an und Kein sicherer Versand an feiner einstellen, wann das Outlook Add-In aktiv werden soll oder wann nicht, wenn eine E-Mail mit einem Anhang verschickt wird. Wenn das Add-In immer aktiv werden soll, außer bei bestimmten Empfängern Pflegen Sie in der Liste Kein sicherer Versand an die E-Mail Adressen, bei denen das Add-In nicht aktiv werden soll, wenn Sie eine E-Mail mit Anhang ausschließlich an diese verschicken. Dabei reicht es, wenn Sie Teil-Zeichenfolgen eingeben, die die E-Mail Adressen charakterisieren. In der Liste Sicherer Versand an können Sie dann zusätzlich die Ausnahmen von den Ausnahmen pflegen. Beispiel: Enthält die Liste Kein sicherer Versand an die Zeichenfolge @brainloop.com, dann wird das Add-In beim Versand eines E-Mail Anhangs an mueller@brainloop.com nicht aktiv. Enthält die Liste Sicherer Versand an zusätzlich die Zeichenfolge schmidt, dann wird das Add-In aktiv, wenn Sie einen E-Mail Anhang an schmidt@brainloop.com oder auch an schmidt@brainloop.com und mueller@brainloop.com schicken. Wenn das Add-In ausschließlich bei bestimmten Empfängern aktiv werden soll Lassen Sie die Liste Kein sicherer Versand an leer und pflegen Sie in der Liste Sicherer Versand an die E-Mail Adressen der Empfänger, bei denen das Add-In bei Versand eines E- Mail-Anhangs aktiv werden soll. Dabei reicht es, wenn Sie Teil-Zeichenfolgen eingeben, die die E-Mail Adressen charakterisieren. Beispiel: Enthält die Liste Sicherer Versand an die Zeichenfolge @brainloop.com und ist die Liste Kein sicherer Versand an leer, dann wird das Add-In aktiv, wenn Sie einen E-Mail Anhang an schmidt@brainloop.com oder auch an schmidt@brainloop.com und mueller@brainloop.de schicken, aber nicht wenn Sie die E-Mail nur an mueller@brainloop.de schicken. 4.3 Weitere Optionen des Brainloop Outlook Add-In s Weitere Optionen des Brainloop Outlook Add-In s finden Sie über das Microsoft Outlook Menü Extras > Optionen auf dem Reiter Brainloop Outlook Add-In : Brainloop Outlook Add-In V3.5 9

Dialogfenster automatisch schließen Bei dieser Option wird beim Versenden einer E-Mail mit Anlage nach Ablauf der Zeit ohne Benutzeraktion im Add-In Dialog automatisch die Voreinstellung gewählt und automatisch ausgeführt. Die Option ist hilfreich bei der Verwendung von Outlook Regeln die E-Mails automatisch weiterleiten. Serververbindung aktiv halten das Brainloop Outlook Add-In hält die Verbindung aktiv, so dass Berechtigungsnachweise für den Zugriff auf den Datenraum wie eine SMS PIN pro Sitzung nicht mehrfach eingegeben werden müssen. Verbindung Hier können technische Parameter verändert werden, die nur der erfahrene und technisch versierte Benutzer anpassen sollte. Timeout Der Timeout gibt an wie lange ein einzelner Auftrag an den Server maximal dauern darf. Das Speichern großer E-Mail-Anhänge wird in der Regel auf mehrere Aufträge verteilt (siehe Puffer Größe ). Der Timeout bezieht sich dann auf die einzelnen Aufträge und nicht auf die Gesamtzeit der Datenübertragung. Puffer Größe Der Parameter definiert, welche Puffergröße für große Dateien verwendet werden soll. Dabei wird eine große Datei in kleinen Einzelstücken bzw. Einzel-Aufträgen übertragen und am Server wieder zusammengesetzt. Proxy aktivieren Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie über einen Proxy mit dem Internet verbunden sind. (Proxy) Einstellungen Wenn Sie diesen Knopf drücken, öffnet sich ein Dialog zur weiteren Konfiguration Ihrer Proxy- Einstellungen. Einstellungen automatisch bestimmen Mit dieser Option werden die Proxy Einstellungen vom Internet Explorer am lokalen PC aktiviert und mit diesen Einstellungen die Verbindung zum Server aufgebaut. Je nach Proxy Einstellungen müssen Sie hier evtl. Ihr Passwort für den Zugriff auf das Internet eingeben. Manuelle Konfiguration Hier können Sie im Detail spezifizieren welcher Host, Port, Benutername und Passwort für die Verbindung mit dem Proxy-Server verwendet werden soll. 5 Sicheres Versenden von vertraulichen Dokumenten 5.1 Optionen beim sicheren Versenden Sicheres Versenden von vertraulichen Dokumenten über das Brainloop Outlook Add-In bedeutet, dass die einer E-Mail angefügten Dokumente von dem Add-In aus der E-Mail entfernt werden und in einem Brainloop Datenraum abgelegt werden. Das Add-In ersetzt die Anhänge in der E-Mail mit sicheren Links auf die im Datenraum verwahrten Dokumente. Gehen Sie wie folgt vor, um Dokumente sicher zu versenden: Stellen Sie sicher, dass die Option Aktivierung des sicheren Anhang-Versands unter dem Menü Brainloop aktiviert ist. Brainloop Outlook Add-In V3.5 10

Erstellen Sie wie gewohnt mit Microsoft Outlook ein E-Mail mit angehängten Dokumenten und versenden Sie die E-Mail. Das Fenster des Brainloop Outlook Add-Ins öffnet sich, nachdem Sie mindestens eine Server- Konfiguration gepflegt haben (Siehe Abschnitt 4.1 ), und wenn die E-Mail Empfänger nicht durch die Filter-Konfiguration (Siehe 4.2.1) herausgefiltert werden. Geben Sie im Add-In Dialog die folgenden Optionen ein: Normaler Versand - Anhänge in der E-Mail belassen Wenn Sie diese Option wählen, wird die E-Mail unverändert mit Anlagen versendet. Sicherer Versand Anlagen über einen sicheren Datenraum versenden Auslieferung über Legt das Verzeichnis fest, in dem die Anlagen gespeichert werden und von wo die Empfänger die Dokumente abholen. Es wird das zuletzt verwendete Verzeichnis angezeigt und Sie können über die Auswahlliste bzw. über die Browse Funktion ein anderes Verzeichnis wählen. Abholfrist Hier wird festgelegt wie lange der Zugriff auf das Dokument ermöglicht wird. Nach Ablauf der Frist kann der Empfänger das Dokument nicht mehr über den Link in der E-Mail öffnen. Der vorgeschlagene Wert ist die maximal zulässige Frist des gewählten Ablage-Verzeichnisses für externe Links. Zustell-Nachweis bis Wenn Sie ein Datum für den Zustell-Nachweis wählen, dann werden Sie benachrichtigt, sobald alle Empfänger das Dokument abgeholt haben oder wenn die Zustellfrist abgelaufen ist, ohne dass alle Empfänger das Dokument abgeholt haben. Versandart Die Versandart bestimmt die notwendige Authentifizierung durch den Empfänger, um auf den E-Mail-Anhang zugreifen zu können. Die Werte, die angeboten werden, werden durch den ausgewählten Ablage-Ordner bestimmt. Der vorgeschlagene Wert erfordert den schwächsten Grad der Authentifizierung. Auslieferformat Es werden die Werte angeboten, die im Ablage-Ordner zugelassen sind. Der vorausgewählte Wert ist das am stärksten geschützte Format. o o Original Das Dokument wird in dem Format ausgeliefert, in dem es an die E-Mail angehängt wurde. Brainmark Das Dokument-Format wird beim Herunterladen mit zusätzlichem Brainmark - Schutz versehen. Die Art des Brainmark -Schutzes wird durch die Einstellungen des Ablage-Ordners (Sicherheits-Kategorie) bestimmt. Z.B. kann das Dokument in ein PDF Format konvertiert und mit einem Wasserzeichen versehen werden (siehe auch 5.3). Email Sprache Wählen Sie die Sprache, die für die automatisch generierten Texte verwendet werden soll. Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Optionen bzw. des gewünschten Ziel-Ordners auf OK Die E-Mail Empfänger erhalten nun eine E-Mail, in der die zuvor enthaltenen Dokumente durch Links auf den Datenraum ersetzt wurden. Die im Datenraum abgelegten Dokumente werden Brainloop Outlook Add-In V3.5 11

eingefroren, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, welche Dokumentenversion verschickt wurde. Existiert bereits ein Dokument mit demselben Namen und demselben Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so wird das Dokument nicht erneut im Datenraum abgelegt. Existiert ein Dokument mit demselben Namen aber anderem Inhalt im ausgewählten Verzeichnis, so wird für das Dokument im Datenraum eine neue Version angelegt, sofern Sie die entsprechende Berechtigung auf dem Dokument haben. 5.2 Nachverfolgen von versendeten Dokumenten Über zwei Wege können Sie nachverfolgen, ob und wann Ihre Empfänger die Dokumente gelesen haben: Nutzen der Option Zustell-Nachweis bis Im Outlook Add-In Dialog können Sie eine Frist für einen Zustell-Nachweis setzen (Siehe 6.1). Wenn Sie eine Frist für den Zustell-Nachweis wählen, werden Sie per E-Mail benachrichtigt, sobald alle Empfänger das Dokument abgeholt haben oder sobald die Zustellfrist abgelaufen ist, ohne dass alle Empfänger das Dokument abgeholt haben. Nutzen der Funktion Nachrichten > Mein Ausgang im Datenraum Das Outlook Add-In legt die an die E-Mail angehängte(n) Dateien im Datenraum als Dokument- Objekt in dem ausgewählten Verzeichnis ab. Der E-Mail Text wird als Nachricht dem Dokument im Datenraum zugeordnet und diese Nachricht erscheint dann auch in Ihrem persönlichen Nachrichten-Ausgang im Datenraum. Die Nachrichten im Nachrichten-Ausgang des Datenraums sind mit einem Status-Icon versehen, das sehr schnell vermittelt, ob die verbundenen Dokumente von den Empfängern gelesen wurden oder nicht. Falls es mehr als einen Empfänger gibt und das Dokument nicht von allen gelesen wurde, wird in der Detail-Information des Nachrichten-Objekts detailliert aufgelistet, welche Empfänger das Dokument gelesen haben. Enthält die E-Mail mehrere Dateien als Anhang, werden die einzelnen Dokumente in einer Dokumentensammlung zusammengefasst und die Nachricht wird der Dokumenten-Sammlung zugeordnet. 5.3 Datenraum-Einstellungen beim Sicheren Versenden Die Sicherheitsoptionen, die im Outlook Add-In Dialog zur Verfügung stehen, werden durch die Sicherheits-Einstellungen des Ablage-Verzeichnisses im Datenraum bestimmt. Diese werden durch die allgemeinen Sicherheits-Einstellungen des Datenraums, durch eine auf das Verzeichnis angewendete Sicherheits-Kategorie und durch die Berechtigungen auf das Verzeichnis konfiguriert. Um die notwendigen Eingaben beim sicheren Versand mit dem Outlook Add-In zu minimieren, empfiehlt es sich, Ordner im Datenraum anzulegen, die entsprechend den typischen Options- Kombinationen konfiguriert sind. Dies betrifft folgende Optionen: Auslieferung über Um ein Datenraum-Verzeichnis für das sichere Versenden verwenden zu können, müssen Sie im Datenraum auf diesem Verzeichnis die Berechtigung Unterobjekt anlegen haben. Versandart Von den im gewählten Verzeichnis verfügbaren Arten, wird jeweils die ausgewählt, die den schwächsten Authentifzierungsgrad erfordert: Brainloop Outlook Add-In V3.5 12

Senden an Datenraummitglieder Wird unter Versandart nur der Wert Senden an Datenraummitglieder angeboten, so sind die Funktionen zum Versenden an Nicht-Datenraum-Mitglieder in dem Verzeichnis deaktiviert. Wählen Sie Senden an Datenraummitglieder, dann muss der Empfänger Mitglied des Datenraums sein, Zugriffsberechtigung auf das Ablage-Verzeichnis haben und sich vor dem Zugriff auf das Dokument am Datenraum anmelden. Senden an Externe mit PIN Diese Versandart erfordert von dem Empfänger vor dem Zugriff auf das Dokument die Eingabe einer Einmal-PIN, die ihm per E-Mail zugesendet wird. In der Historie des Dokumentes wird die E-Mail Adresse des Empfängers registriert. Senden an Externe Wählen Sie diese Versandart, wenn Sie ein Dokument an einen Empfänger schicken möchten, der kein Mitglied des Datenraums ist oder der sich nicht als solcher authentifizieren muss, um auf das Dokument zuzugreifen. In der Historie des Dokumentes wird die E-Mail Adresse des Empfängers registriert. Auslieferformat Die verfügbaren Auslieferformate werden durch das Ablageverzeichnis und die gewählte Versandart bestimmt. Von den verfügbaren Formaten, wird das am stärksten geschützte vorausgewählt. Falls der Datenraum beide Formate zulässt, kann der Benutzer beide Formate gleichzeitig auswählen. Brainmark Welche Ausprägung das Brainmark-Format hat, wird durch die Datenraum-Konfiguration und durch die Sicherheitskategorie des Ablage-Ordners bestimmt. Nur bestimmte Datei- Formate können in ein Brainmark-Format konvertiert werden (Word, Excel, PowerPoint, PDF, XPS, TXT, und die Bildformate Tiff, Jpeg, Gif, Bitmap, Png). 6 E-Mail Archivierung in einen Datenraum Das Brainloop Outlook Add-In ermöglicht die einfache Ablage empfangener E-Mails in einen sicheren Datenraum. Selektieren Sie die zu archivierenden E-Mails in Ihrem Microsoft Outlook Posteingang mit der Maus und klicken Sie dann auf den Knopf Speichern in den Datenraum. Es öffnet sich ein Brainloop Outlook Add-In Dialog mit den folgenden Optionen: Auslieferung über Wählen Sie hier den Ordner im Datenraum, in dem Sie die E-Mail und/oder Anlagen speichern möchten. Es wird der zuletzt verwendete Ordner angezeigt. Über die Auswahlliste bzw. über die Browse Funktion können Sie einen anderen Ordner wählen. Nur Anlagen speichern Wählen Sie diese Option, wenn Sie nur die Anlagen ohne den E-Mail Text speichern wollen. Format für die Ablage der E-Mail Bestimmt in welchem Format der E-Mail Text als Dokument im Datenraum gespeichert wird. Wählen Sie:.msg um den E-Mail Text im nativen Microsoft Outlook Format abzuspeichern Brainloop Outlook Add-In V3.5 13

.html /.rtf /.txt um den E-Mail Text in dem Format zu speichern, das Sie beim Editieren der E-Mail verwenden. Klicken Sie nach Auswahl der gewünschten Optionen auf OK Die E-Mail und/oder die angehängten Dokumente werden als Einzeldokumente im ausgewählten Ordner gespeichert oder ggfls. in einem separaten Ordner zusammengefasst. Zusätzliche Informationen wie z.b. der Absender der E-Mail werden in das Beschreibungsfeld der neuen Dokumente geschrieben. Brainloop Outlook Add-In V3.5 14