** Facility - Management 21.05.2003/FH Merseburg Vorwort Eine vorrangige Aufgabe jedes Managers ist es, optimale Deckungsbeiträge zu erwirtschaften. Über die Anhebung der Bruttomargen ist das im derzeitigen Wettbewerbsdruck nicht mehr machbar. Bruttomargen sind eher rückläufig. Spielräume bestehen nur noch über Maßnahmen zur Kostensenkung: Einkauf Rationalisierung Automatisierung Personalreduktion Outsourcing Produktentwicklung Produktionsverlagerung (z.b. ins Ausland) Allg. Betriebskosten (fix / variabel) etc. Unter die allgemeinen Betriebskosten fallen auch die Bewirtschaftungskosten der Immobilie. Die Betrachtung der Bewirtschaftungskosten der Immobilie wurde bisher meist vernachlässigt. Insofern besteht hier generell noch sehr hohes Potenzial. Begründet ist dies auch darin, dass bei der Beschaffung der Immobilie vorrangig der Kaufpreis, also die Investitionskosten betrachtet werden und die Folgekosten des Betriebs, der Bewirtschaftung meist unberücksichtigt bleiben. * Einleitung "Lean Management" steht für eine beispiellose Rationalisierungswelle, die in Produktionsbetrieben ihren Anfang nahm und auf andere Großunternehmen der Wirtschaft, z.b. Banken, Versicherungen, Dienstleister etc. übergriff. Im Zuge dieser Maßnahmen wurde bewusst, dass die Liegenschaften, in denen diese Unternehmen tätig sind, mit einem absolut unbefriedigenden Wirkungsgrad genutzt sind. Um diese Situation zu optimieren, bedient man sich einer relativ jungen Disziplin: Facility - Management 21.05.2003 EXPRO Dipl.-Ing. Wilfrid Camen Seite 1 von 7
* Begriffs - Definition "Management" entspringt nicht der deutschen Unternehmenskultur. Den Begriff "Management" gab es im deutschen Wortschatz nicht, man hat vielmehr "verwaltet" oder "geregelt", bestenfalls "organisiert", also mit starren Vorschriften und Vorgaben versucht, etwas lebendiges in ein Korsett zu zwängen - mit den bekannten negativen Auswirkungen auf die Wirtschaftlichkeit, bzw. den Nutzen. "Management" ist ein Importprodukt, dessen vollinhaltliche Bedeutung noch durchgehend zu verinnerlicht ist. Management: Bestimmung, Optimierung und Umsetzung der strategischen und operativen Maßnahmen, um die Zielstellungen mit einer bestmöglichen Aufwand-/ Nutzen-Relation zu erreichen. Facility: hier: Liegenschaft = Grundstück und Gebäude mit allen Strukturen Generelles Ziel von FM : Kosten- / Nutzen - Optimierung bzgl. - Bewirtschaftung - Betrieb und - gewerbliche Nutzung der Immobilie * Ist - Situation heute Erst etwa seit 1985 wurde die Immobilie als für das operative Geschäft wesentlicher Teil des Anlagevermögens und damit einer strategischen Unternehmenspolitik erkannt. Einfache Nutzungsanalysen ergaben eine erschreckend geringe Nutzungsintensität der Immobilie: Beispiel Bürokomplex - bezogen auf einen Arbeitsplatz: 1 Jahr = 365 x 24 Std. = 8.760 Std. 8-Stunden-Tag, 40 Std./Woche, Urlaub, 220 Arbeitstage rd. 7.000 Stunden Leerstand = Auslastung 20 %. mit Krankheit + sozialen Aktivitäten deutlich unter 20 % -> 15 % 21.05.2003 EXPRO Dipl.-Ing. Wilfrid Camen Seite 2 von 7
- in EUR - Beträgen mtl. / qm: - Miete 13,- - sonstige Kosten: Miet-Nebenkosten 3,- Arbeitsplatz 10 qm mit Mobiliar, PC, Telefon etc. 10,- Empfang, Reinigung, Instandhaltung 8,- Sachkosten für die Aufrechterhaltung des Betriebes 13,- - 34,- 34,- 40-60 mtl. / qm realistisch (ohne Löhne!) 47,- - in EUR - Beträgen / Arbeitsplatz und Jahr: Beispiel: 2.000 qm = 100 Arbeitsplätze 2.000 qm x 50 = mtl. 100 T = p.a. 1,2 Mio. pro Arbeitsplatz 12.000 + AG-brutto-Gehalt rd. 60-80 T!!! TEUER!!! dringender Handlungsbedarf!!! (= vergleichbar mit Produktion!!!) FAZIT: Facility - Fixkosten - Block senken!!!! * FM - Historie - 1985 England, Architekt Francis Duffy greift den FM-Gedanken, Gründung der Association of Facility Managers ( AFM ) - 1987 Einführung in Holland - 1988 USA - 1989 Einführung in der BRD * FM - Definition / was ist FM? ursprünglich: US: Europa: FM ist die Praxis, den physischen Arbeitsplatz mit den Menschen und mit der Arbeit der Organisation zu koordinieren. FM integriert dabei die Grundlagen der wirtschaftlichen Betriebsführung, der Architektur und der Verfahrens- und Ingenieurwissenschaften. FM ist der ganzheitliche strategische Rahmen für koordinierte Programme, um Gebäude, ihre Systeme und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen Bedürfnisse anzupassen. 21.05.2003 EXPRO Dipl.-Ing. Wilfrid Camen Seite 3 von 7
heute: Facility Management ist die Analyse und Optimierung aller kostenrelevanten Vorgänge rund um ein Gebäude, ein bauliches Objekt oder eine im Unternehmen erbrachte Leistung, die nicht zum Kerngeschäft gehört. Facility Management ist ein unternehmerischer Prozess, der durch die Integration von Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung bei Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen, unter Berücksichtigung von Arbeitsplatz und Arbeitsumfeld, eine verbesserte Nutzungsflexibilität, Arbeitsproduktivität und Kapitalrentabilität zum Ziel hat. Facilities werden als strategische Ressourcen in den unternehmerischen Gesamtprozess integriert FM generiert Strategien und integrale Lösungen zur Steigerung und Sicherung des Marktwertes der Performance der Arbeitsplatzqualität sowie der Nutzungsoptimierung von Betriebs- und Anlageliegenschaften * Warum FM? Sie müssen über Ihre Kostenpositionen und Kostenhöhe Bescheid wissen, um eingreifen zu können. Allgemeine Forderung: Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen und Organisationen. Es gibt keine produktiven PC's, Schreibtische, Bürogebäude. Es gibt nur produktive Menschen, die in ihrer Kreativität und Effektivität abhängig sind von technischen Hilfsmitteln, ihrem Ausbildungsstand, ihrem Arbeitsumfeld und Arbeitsinhalten. Auch das Büro muss wie eine Fabrik als Produktionsstätte von Informationen behandelt und betrachtet werden. Immer noch werden die Chancen, durch FM nicht nur die Arbeitszufriedenheit und damit die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, sondern insbesondere die Finanz- und Liquiditätsresourcen im Anlagevermögen zu nutzen, weitgehend unterschätzt. Zudem zwingen ständig und rasch wechselnde Anforderungen des Marktes sowie dramatische Fortschritte in der Büro- und Informations- / Kommunikations-Technologie zu einer ständigen Anpassung des Arbeitsumfeldes. Die Facility = Liegenschaft wird zum "lebenden Organismus". 21.05.2003 EXPRO Dipl.-Ing. Wilfrid Camen Seite 4 von 7
Bekannt: Wechselwirkung zwischen Gebäude - Umfeld - Organisation - Arbeitsmittel - Effektivität - Produktivität - Ertrag - Kosten - negativ und positiv gestaltbar * Bedeutung des FM innerhalb eines Unternehmens: eigenständiges Profit-Center meist direkt der Geschäftsleitung unterstellt * Wie ist FM aufgebaut? * Wo bzw. wann setzt FM ein? in der Konzept-Phase, also noch vor der Planungs-Phase 21.05.2003 EXPRO Dipl.-Ing. Wilfrid Camen Seite 5 von 7
* Was leisten FM-Unternehmen? Listung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit Unternehmens bezogen weitere Dienstleistungen, z.b. Postwesen, Fuhrpark, Rechnungswesen etc., sowohl für das Unternehmen als auch für externe Dritte möglich * nochmals das Ziel von FM: FM soll: Dazu bedarf es kosten- / nutzen - optimierte Bewirtschaftung der Immobilie und periphären Strukturen Gebäude, Ausstattungen und technische Hilfsmittel eines Arbeitsplatzes mit den Menschen und dem Arbeitsablauf der Organisation koordinieren. Vernetzter Organisations- und Kalkulations-Schemen zu - kaufmännisches Gebäude - Management - technisches Gebäude - Management - Energie Management [Gebäude-Leittechnik] - Flächen - Management - Kommunikations - Systeme - Zentrale Dienste - sonstige Dienstleistungen (auch an Dritte) Beispiel Sparkasse-KO: Rechenzentrum erledigt bargeldlosen Zahlungsverkehr auch für VRB Diese ermöglichen o das Aufspüren von Rationalisierungs-Reserven. o die Generierung von Zusatznutzen (bezahlte Dienstleistungen) 21.05.2003 EXPRO Dipl.-Ing. Wilfrid Camen Seite 6 von 7
* FM - Organisations-Struktur * Eingliederung in Linien-Orga - strategisch / operativ - * Ganzheitliches Bewirtschaftungssystem - operative Ebene - * FM Rendite-Grenze für umfassendes FM nicht unter - 10.000 qm Bürofläche bzw. - 300 Büro-Arbeitsplätze für selektives FM auch bei wesentlich kleineren Strukturen über FM-Dienstleister * FM Zielgruppen vorrangig Organisationen und Konzerne, die in großem Umfang und überregional Immobilien betreiben: - Banken - Versicherungen - Industrie - Bund / Länder / Kommunen wobei heute FM-Dienstleister angetreten sind, auch kleinere Firmen und Einheiten zu bedienen * Schlussbemerkung Ein Facility Management System muss als ganzheitliches, interdisziplinäres Informations- und Planungsinstrument verstanden werden und auf das jeweilige Unternehmen abgestimmt werden Unternehmen neigen dazu, sich unter dem Druck von Ertragseinbußen und Kosten übereilt von Liegenschaften zu trennen, dies oft unter Wert. Sie wären besser beraten, professionelles FM zu betreiben, denn: FM bringt (Ertrags- und Substanz-) Werterhaltung unter guten physischen Arbeitsbedingungen sind die Mitarbeiter leistungsbereit andernfalls Frust, der alle CI - Anstrengungen konterkariert professionelles FM = Kulturbaustein, der die Identität eines Unternehmens prägt. Junges Berufsbild / Ihre Chance: Facility Manager: Verantwortlich für die Entwicklung und Umsetzung einer Facilities - Strategie, welche die Unternehmensziele optimal unterstützt 21.05.2003 EXPRO Dipl.-Ing. Wilfrid Camen Seite 7 von 7