WIE ARBEITE ICH MITARBEITER PROFESSIONELL EIN?

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1 WIE ARBEITE ICH MITARBEITER PROFESSIONELL EIN? W ELCHER N UTZEN BRINGT EINE GUTE E INARBEITUNG? Eine professionelle Einarbeitung bringt Ihnen nicht nur eine möglichst schnelle Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters sondern bestimmt in einem hohen Maße die grundsätzliche Einstellung und Leistungsbereitschaft des Neuen. Denn der erste Eindruck vom Unternehmen und dessen Kultur entscheidet über Motivation, Engagement und Grad der Eigeninitiative neuer Mitarbeiter. Innerhalb der ersten drei Monate treffen Mitarbeiter eine grundsätzliche Einstellung ihrer Qualität der Arbeitsund Integrationsbereitschaft. Aus Untersuchungen ist bekannt, dass ¾ aller Fach- und Führungskräfte die innerhalb des ersten Jahres die Firma wieder verlassen, diese Entscheidung innerhalb der ersten 100 Tage treffen. Die Fluktuation von Mitarbeitern im ersten Jahr ist unumstritten die teuerste für das Unternehmen. Denn es fallen nicht nur die doppelten Recruitings- und Einarbeitungskosten, sondern auch die schwer zu kalkulierenden Folgekosten für: entgangene Innovationen, verspätete Projekte, unzufriedene Kunden und frustrierten Kollegen an. Alle Umfragen zeigen, dass die Gründe für das schnelle Ausscheiden vor allem in der fehlenden Identifikation mit der neuen Aufgabe und dem Unternehmen liegen.

2 Nach Wiesner stellen Mitarbeiter vier wesentliche Fragen, die für die Bindung an das Unternehmen wichtig sind: 1. Lohnt sich das Engagement am Ende des Monats? 2. Wie werde ich persönlich behandelt? 3. Kann ich mich in den Unternehmenswerten wieder finden? 4. Ist meine Arbeit und Arbeitsweise sinnvoll? Studien belegen, dass Firmen mit hoher Mitarbeiteridentifikation bis zu 15mal höhere Renditen erzielen als der allgemeine Markt (Merkwitz/Peitz, 2007). Ein weiterer Effekt der positiven Identifikation mit dem Unternehmen zeigt sich auch in der gesteigerten Motivation der Mitarbeiter. Geringe Fluktuation und geringe Fehlzeiten sind die Folge. Wichtige Vermittler der Unternehmenskultur können erfahrene Mentoren sein, die schon längere Zeit erfolgreich im Unternehmen tätig sind und dem "Neuen" vermitteln können, wie dieses an verschiedenen Stellen "tickt". Aber auch die Kollegen und Kolleginnen, die unmittelbar mit dem neuen Kollegen zusammenarbeiten, sind wichtige Kanäle zur Vermittlung kultureller Besonderheiten. Daher müssen auch sie bereits im Vorfeld über die Aufgaben, Rolle und Unternehmensziele, die mit dem Engagement des neuen Kollegen verbunden sind, in Kenntnis gesetzt werden. Damit verbunden sein sollte darüber hinaus die Klärung der Anforderungen an das Team/die Kollegen im Rahmen des Onboardings. Z IELSETZUNG EINER GELUNGENEN M ITARBEITEREINFÜHRUNG MUSS SEIN: den neuen Mitarbeiter schnell zu einem leistungsfähigen Kollegen werden zu lassen seine besonderen Fähigkeiten und Fertigkeiten der Firma schnell verfügbar zu machen ein Zugehörigkeitsgefühl und eine gute Identifikation mit der Firma und deren Zielen aufzubauen Probleme, Frustrationen, Enttäuschungen zu vermeiden und eine gute Motivation für die Arbeit und die Zusammenarbeit zu schaffen.

3 DIE EINARBEITUNG LÄSST SICH IN VERSCHIEDENE SCHRITTE UNTERGLIEDERN Schritt 1: Für eine gute Vorinformation sorgen Schritt 2: Die Einführung vorbereiten / Die ersten Arbeitstage vorbereiten Schritt 3: Einarbeitung vorbereiten Schritt 4: Einarbeitung durchführen Schritt 5: Mit dem neuen Mitarbeiter im Gespräch bleiben S CHRITT 1: FÜR EINE GUTE V ORINFORMATION SORGEN Hier ist es das Ziel, dem Mitarbeiter bereits im Vorfeld möglichst viele Informationen zu kommen zu lassen, um damit neuen Mitarbeiter seine Unsicherheiten zu reduzieren. Im stellen sich zwei wesentliche Fragen. Kann ich sachlich-fachlich entsprechen? Komme ich bei den Kollegen an? Erwartungen berücksichtigen Der neue Mitarbeiter muss sich von Beginn an Bild von seiner Arbeit und den Arbeitsbedingungen machen können. Die meisten Neuen wissen vor dem ersten Arbeitstag viel zu wenig über ihre zukünftige Arbeitsstelle. Gespräche mit Kollegen und Besuche am zukünftigen Arbeitsplatz sind gute Hilfen, eine realistische Einstellung zu finden. Auch an die bereits vorhandenen Mitarbeiter denken Die Kollegen sollten früh und ausreichend über die Person des neuen Mitarbeiters und sein Kommen informiert sein: Wie heißt der Mitarbeiter, woher kommt er? Was ist seine Aufgabe, wo ist sein Arbeitsplatz? Schließlich sollte feststehen: Wer begrüßt den neuen Mitarbeiter? Wer stellt ihm seine Kollegen vor? Wer führt ihn in seine Arbeit ein?

4 S CHRITT 2: DIE E INFÜHRUNG VORBEREITEN / DEN ERSTEN T AG VORBEREITEN Neue Mitarbeiter sollen betreut werden und es sollte ein gut durchdachter Plan existieren, wie die ersten Tage der Einführung gestaltet werden. Je besser die Vorbereitung, desto weniger Arbeit, wenn der Neue kommt und desto reibungsloser dürfte die Einführung vonstatten gehen. Eine weitere gute Hilfe ist eine Willkommensmappe mit wichtigen Informationen zur Arbeitsstelle und zum Arbeitsplatz. Willkommensmappe vorbereiten Neue Mitarbeiter erhalten in den ersten Tagen meist sehr viele Informationen, oft zu viele, um sie sich alle zu merken. Andererseits gibt es auch eine Reihe von Informationen, die wichtig sind, aber sich mündlich schlecht vermitteln lassen. Deshalb ist eine Willkommensmappe sinnvoll. Ein Vorteil besteht zudem darin, dass man die Willkommensmappe gut vorbereiten kann und da sie auch viele allgemeine Informationen über die Firma enthält, für das ganze Haus nutzbar ist. In die Willkommensmappe gehören alle wichtigen Informationen über das Haus vom Geschäftsverteilungsplan über Hausmitteilungen bis zum Telefonverzeichnis, zusätzliche Informationen zur Arbeitsgruppe, zum Arbeitsplatz, Bedienungsanleitung des Telefons usw. Denken Sie bitte auch an ein Begrüßungsschreiben als erstes Blatt in der Mappe. Arbeitsplatz Zu einer guten Einführung gehört auch die Vorbereitung des Arbeitsplatzes. Der erste Arbeitstag Der neue Mitarbeiter muss wissen, was genau seine Aufgabe im Gesamtprozess darstellt. Wie ist er/sie eingebunden und wo sind die Abgrenzungen zu anderen Abteilungen und Aufgaben? Was sind die Erwartungen der Kunden und Lieferanten?

5 Vor allem die Erwartungen der Vorgesetzten sind für viele neue Mitarbeiter ein eher dunkles Kapitel. Entgegen allen Forderungen nach klaren Zielen, wird gerade bei einem so entscheidenden Ereignis, wie bei der Besetzung einer neuen Position, häufig auf die Präzisierung der Erwartungen verzichtet. Wenn überhaupt, dann konzentriert man sich auf die gewohnten quantitativen Ziele und nennt mehr Umsatz, besseren Deckungsbeitrag und geringere Kosten. Die Erwartungen des Unternehmens bzw. des Vorgesetzten hingegen werden als selbstverständlich vorausgesetzt und nur dann angesprochen, wenn ihnen nicht entsprochen wird. Ein Vorschlag: 1. Stunde: Begrüßung und Erstgespräch Der Vorgesetzte führt mit dem neuen Mitarbeiter ein Erstgespräch. 2. Stunde: Vorstellung Der Vorgesetzte stellt den neuen Mitarbeiter allen Personen vor, mit denen er (im wesentlichen) zu tun haben wird. 3. Stunde: Kennenlernen wichtiger Anlaufstellen Rest des Tages: Einweisung in die Besonderheiten des Arbeitsplatzes S CHRITT 3: EINARBEITUNG VORBEREITEN Es macht weder Sinn, wochenlang ein "Schonprogramm" zu fahren unter dem Motto Schauen Sie sich doch erst einmal in Ruhe um, noch ihn gleich mit Bergen von Arbeit und schwierigen Aufgaben zu überfordern nach dem Motto Da können Sie gleich mal zeigen, was Sie draufhaben. Sowohl andauernde Unterforderung als auch Überforderung führt mittel- und langfristig zu einer deutlichen Leistungsverschlechterung. Die Einarbeitung erfolgt in der Regel am Arbeitsplatz in Form von Unterweisungen nach dem Prinzip Vormachen, Nachmachen, Üben. Grundlage für das Einarbeitungsprogramm ist ein Einarbeitungsplan, in dem die Themen, Ziele, Inhalte, Vermittlungsmethoden und die Dauer der Schulung festgehalten sind.

6 S CHRITT 4: EINARBEITUNG DURCHFÜHREN Mitentscheidend für einen guten Einstieg ist natürlich auch die sorgfältige, schrittweise Einführung am neuen Arbeitsplatz. Falsche oder gefährliche Arbeitsweisen dürfen gar nicht erst zu Gewohnheiten werden. Bei der Schulung sind einige Vermittlungsprinzipien zu beachten. Werden sie vernachlässigt, leidet der Lernerfolg. Den Lernstoff strukturieren helfen Zu der Strukturierung gehören auch Zusammenfassungen: Sie sollten am Ende eines Lernabschnittes oder/und am Anfang des nächsten Lernabschnittes möglichst durch den Lerner selbst, erfolgen. Den Lernstoff anschaulich machen Lernen fördern statt belehren Inhalte mit Bekanntem verknüpfen Übertragungen fördern und Transferschwierigkeiten auffangen S CHRITT 5: MIT DEM NEUEN M ITARBEITER IM G ESPRÄCH BLEIBEN Fühlt sich der Neue gleichgültig oder abweisend aufgenommen, so verbleibt er in einer Spannungshaltung; er taut nicht auf. Das trifft für die ersten Tage zu, aber auch für die folgenden Wochen und Monate. Die Zeit, die man dem Neuen widmet, zahlt sich deshalb aus: Missverständnisse, Fehler und Unzufriedenheit werden vermieden, die Zusammenarbeit wird besser, die Einarbeitungszeit auf ein notwendiges Maß reduziert. Z EIT FÜR DEN N EUEN HABEN Die Betreuung des neuen Mitarbeiters muss sichergestellt werden. Sie beschränkt sich nicht auf ein paar Tage, sondern umfasst mehrere Monate. Ein wichtiger Schritt im Rahmen der gezielten Einarbeitung sind regelmäßige Gespräche mit den neuen Mitarbeitern. In den ersten Wochen bringt ein regelmäßiger und intensiver Feedbackprozess die größten Effekte. Der Vorgesetzte sollte immer wieder das Verhalten des Mitarbeiters und das seiner Umgebung ansprechen. So kann

7 unkompliziert vereinbart werden, wie der Neue mit den Unzulänglichkeiten oder Besonderheiten der Organisation umgehen sollte. Auch die persönlichen Beziehungen tragen maßgeblich zu einer effizienten Performance der neuen Mitarbeiter bei. Denn Mitarbeiter, die eine gute Beziehung zu ihrem Chef oder Chefin haben, sind in der Regel wesentlich effizienter als Mitarbeiter, die das nicht haben. Dieser Artikel wurde von Dr. Albrecht Müllerschön, Inhaber der Unternehmensberatung müllerschön verfasst. Interesse und Bedarf vorhanden? Dann setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Unternehmensberatung müllerschön Kirchsteige Starzeln Telefon: