JOB MANAGEMENT MIT DEM SAP SOLUTION MANAGER. Whitepaper

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1 JOB MANAGEMENT MIT DEM SAP SOLUTION MANAGER. Whitepaper Wussten Sie, dass lediglich der kleinere Teil der Datenverarbeitung in Ihrem System von End-Anwendern generiert wird? Der größere Teil der Informationen wird durch Hintergrundverarbeitung erzeugt und stellt damit die wichtigste Grundlage für Ihre Geschäftsprozesse dar. Wer überprüft die richtige Abfolge solcher im Hintergrund laufenden Aktivitäten? Wie können Sie sicher sein, dass die Daten rechtzeitig und komplett zur Verfügung stehen? Solche und ähnliche Fragen werden Sie sicher schon öfters gestellt haben, oder? Wie auch schon im alten Rom gibt es viele Wege und Möglichkeiten, die Hintergrundverarbeitung zu optimieren. Ein empfehlenswerter Weg kann die Integration des Job Managements mit dem SAP Solution Manager sein, mit dem Sie in den Bereichen: Dokumentieren Einplanen Überwachen Optimieren Strukturieren Dieses Whitepaper zeigt Ihnen auf, dass das Thema Job Management mehr bedeutet als nur den Einsatz eines Werkzeugs zur Job-Automatisierung. auf etablierte Best Practises der SAP zurückgreifen können.

2 Dokumentieren Häufig fehlen bei Entscheidungen im täglichen Job Management Informationen, welche geschäftsrelevante oder andere Abhängigkeiten eines Jobs oder einer Job-Kette zu anderen Objekten und Prozessen beschreiben. Damit ergibt sich die Notwendigkeit, geschäftsrelevante- und technische Informationen gleichermaßen zu speichern und an einem zentralen Ort abzulegen. Eine solche zentrale Informationsablage, idealerweise über die komplette Lebenszeit des Jobs geführt, ermöglicht die Abfrage über alle Daten. Zugang zu den Informationen erlangen Sie von einer zentralen Benutzeroberfläche, welche auch als Einstieg zu allen anderen JM-Aufgaben dient. Die Benutzeroberfläche kann über anpassbare Sichten konfiguriert und damit aufgabenspezifisch angepasst werden. Übersicht über Job-Dokumentationen im SAP Solution Manager Ein wichtiger Vorteil ist, dass Informationen mit Job-Ausführungen verbunden werden können. Sie sind für das Vorfall-Management unmittelbar verfügbar, d.h. Sie können z.b. aus der SM37 oder einer Automatisierungs-Anwendung direkt in die Job Dokumentation abspringen.

3 Einplanen Das Einplanen von Jobs wird zum Problem, wenn zu viele Jobs in zu engen Zeitfenstern abgearbeitet werden sollen. Diese kritischen Situationen treten häufig bei Periodenabschlüssen und begrenzten technischen Ressourcen auf. Damit besteht die Notwendigkeit, das Ein- /Ausplanen bzw. Ändern nach standardisierten Prozessen abzuwickeln. Daher empfieht sich die Verwendung von IT-Servicemanagement-Prozessen. Änderungen an Jobs sind prinzipiell Änderungen am System, die einer Genehmigung bedürfen. Es geht vor allem um die Beeinflussung der Jobs, die durch Endnutzer ausgelöst werden, und die Übergabe der Verantwortung an ein zentrales JM-Team. Mit dem Jobantrag eine Namenskonvention umsetzen Die Kontrolle der eigentlichen Hintergrund-Verarbeitung wird natürlich durch eine Automatisierungs-Plattform realisiert. Überwachen Sobald im Unternehmen eine zentrale Verantwortung für das Einplanen von Jobs etabliert ist, ist es auch relativ einfach, ein Überwachungskonzept zentral zu entwickeln. Die Überwachung von technischen Objekten und Kennzahlen gewährleistet, dass ein weites Spektrum an Fehlern bzw. kritischen Situation erkannt wird. Überwachung bedeutet auch Alarmierung, Benachrichtigung, und auch Anbindung an IT-Servicemanagement-Prozesse für die Fehleranalyse und beseitigung.

4 Überwachen wichtiger Jobs mit Geschäftsprozess-Monitoring Technisch flexibel, je nach Notwendigkeiten anwendbar, leitet das Überwachungskonzept zum Fehlermanagement über. Das Einhalten von SLA ist damit kein Problem. Optimieren Hinter Optimieren verbirgt sich ein Konzept, das es Ihnen ermöglicht, im täglichen Betrieb Optimierungspotentiale im Job Management zu finden. Dafür benötigen Sie den Überblick über die Auslastung der technischen Systeme, spezifische Hintergrund-Prozesse sowie Nutzer, welche die meiste Last generieren. Neben einer technischen Überwachung werden diese Informationen durch Auswertungs-Werkzeuge und technische Reports sowie Analysen spezifischer Objekte geliefert.

5 Last-Analyse per Nutzer Basierend auf diesen Informationen lassen sich Maßnahmen ableiten, deren Resultat dann Verbesserungen im Überwachungs-Konzept, Laufzeit-Optimierung einzelner Objekte oder generelle Verbesserungen am Job Management-Konzept sein können. Strukturieren Die Einführung eines Job Management-Konzeptes bedeutet, die bereitgestellten Funktionalitäten nur den Nutzern in die Hand zu geben, die sie auch wirklich benötigen. Durch die Vielzahl der unterschiedlichen Aufgabenbereiche können die Erfordernisse sehr komplex werden. Modernes Job Management bedeutet, dass Sie diese funktionalen Unterschiede auch in den relevanten Systemen abbilden können. Da Sie Rollen flexibel definieren bzw. zuordnen können, verfügen Sie hier über alle notwendigen Freiheitsgrade. Natürlich können Sie die Integration beschleunigen, indem Sie auf vorhandene und auf das Job Management zugeschnittene Rollen-Vorlagen zurückgreifen. Einsatzfälle Wie lange dauert es, um eine Aussage zu treffen, was ein Job macht? Mit anderen Worten: Sie haben festgestellt, dass ein Job im System fehlerhaft ist. Wie entscheiden Sie, mit welcher Priorität und in welcher Reihenfolge Sie Korrektur-Maßnahmen ergreifen? Mit dem SAP Solution Manager können Sie die tatsächlichen Job-Ausführungen, die Sie in Ihrem SAP-System oder der Automatisierungs-Plattform (z.b. SAP CPS) sehen, mit einer Dokumentation verbinden. Somit stehen Ihnen mit einem Klick alle verfügbaren Informationen zu diesem Job zur Verfügung. Diese Job-Dokumentation ist zentral gespeichert, idealerweise gewachsen (Job-Lebenszyklus) und enthält alle Information (technische und Geschäftsprozess-relevante). Durch die unmittelbare Verfügbarkeit lassen sich sehr gut Fehlermanagementprozesse optimieren.

6 Welche Möglichkeiten haben Sie, die Ausführung von durch End-Anwendern eingeplanten Jobs zu beeinflussen? Können Sie bestimmen, wann welche Jobs in welcher Reihenfolge abgearbeitet werden? End-Anwender und Anwendungen müssen für die Durchführung ihrer Aufgaben Hintergrund-Jobs einplanen. Das Einplanen dieser Aufgaben wird durch den Geschäftsrhythmus bestimmt. Normalerweise gibt es keine Möglichkeit, dieses Lastverhalten umzusteuern. Typischerweise kommt es während der Periodenabschlüsse zu einem erhöhten Abarbeitungsaufkommen. Stehen ausreichend Abarbeitungsressourcen zur Verfügung, ist das kein Problem. Aber muss man immer Hardware für den Maximal-Fall einsetzen? Warum also nicht ein Konzept implementieren, um Jobs nach festgelegten Prioritäten so ausführen, dass allen geholfen ist? Durch die Kombination des SAP Solution Manager mit einer Automatisierungs-Plattform (z.b. SAP CPS) können Sie eingeplante Jobs auffangen und gemäß einem zentralen Konzept ausführen. Sie befreien sich damit von Ressourcen-kritischen Situation! Wie stellen Sie sicher, dass End-Anwender neue Jobs gemäß Ihrer Standards einplanen? Wenn Sie zulassen, dass End-Anwender ihre Jobs selbst einplanen, müssen Sie damit rechnen, dass in der Regel das gemacht wird, was für eine Arbeitsaufgabe erforderlich ist. Der End-Anwender plant den Job nach seinen Kriterien ein, vergibt seinen Namen, dokumentiert nach seinen Gesichtspunkten. Das ist normal aber nicht optimal. Mit diesem dezentralen Ansatz haben Sie es schwer, Ihr Job Management zu strukturieren. Für eine unternehmensweite Optimierung benötigen Sie ein zentrales Konzept und entsprechende Abarbeitungsmechanismen für das Einplanen. Wenn Sie jetzt das Gefühl haben, dass es sich lohnt, diesen Ansatz weiter zu verfolgen, sollten Sie auch den nächsten Schritt tun und die Anwendbarkeit des beschriebenen Szenarios näher untersuchen. BIT.Group GmbH Preuschwitzer Straße Bautzen T F Alle Rechte vorbehalten Markenhinweis: Alle Marken sind eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer und sind unter Umständen nicht gesondert gekennzeichnet. Aus dem Fehlen der Kennzeichnung kann nicht geschlossen werden, dass es sich bei einem Begriff oder einem Bild nicht um eine eingetragene Marke handelt. Stand: 06/14

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