So verbessern Sie Ihre PR mit dem Echobot

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1 #1 12 / 2011 So verbessern Sie Ihre PR mit dem Echobot "Durch den Echobot haben wir die Möglichkeit, ungenutztes Potential in unserer Kommunikation zu finden. Mit seiner Hilfe verbessern wir unsere Pressemeldungen und damit auch unseren Veröffentlichungserfolg." Jochen Schnabel Steuermann PR-Konzepte PR- und Öffentlichkeitsarbeit Seite 1 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

2 Einleitung Spürhund für das Internet Schon seit Karl dem Großen werden Spürhunde eingesetzt, um die Vorsuche bei der Jagd auf Wild zu verbessern. Unter Jägern gilt auch heute noch das Motto Jagd ohne Hund ist eine Schund, denn einen guten Spürhund zeichnet eine äußerst feine Nase aus, mit der er noch unentdecktes oder auch bereits angeschossenes Wild findet. Hunde sind uns im Riechen millionenfach überlegen. Zum Vergleich: Der Mensch besitzt circa fünf Millionen Riechzellen, der Hund hingegen über 220 Millionen. Für uns völlig geruchloses Kochsalz können Hunde sogar in einer Verdünnung von 1: wahrnehmen. Ganz ähnlich verhält es sich mit der Jagd nach Abdrucken Ihrer Pressemitteilung, nach Artikeln und Meinungen über Ihr Unternehmen oder nach Journalisten, die über Ihre Themen schreiben sollen: Bisher haben Sie das selbst getan, mit begrenztem Zeitbudget und dadurch auch mit eingeschränktem Potenzial. Warum also ohne Helfer auf die Jagd gehen? Der Echobot ist der perfekte Spürhund für Ihr Unternehmen. Er hat eine feine Internet-Nase, mit der er bis zu Quellen durchsucht, das können Nachrichtenseiten, Presseportale, Blogs, Organisationsseiten oder Finanznachrichten sein, und auch das durchstöbern von Social Media hat er drauf. Auf den nächsten Seiten lesen Sie, wie Sie mit diesem cleveren Spürhund Ihre PR verbessern können. Anhand von Fallbeispielen erhalten Sie Ideen für den Einsatz in Ihrem Unternehmen. Wer sein Ziel kennt, kann besser treffen! Der Echobot geht mit Ihnen auf die Jagd und beobachtet das Ziel: Ihren PR-Erfolg. Wie können Sie diesen erreichen? Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen drei Möglichkeiten vor: ❶ Einfach und effizient Presseverteiler erstellen ❷ Die Auswertung Ihrer PR-Maßnahmen optimieren ❸ Trendthemen für mehr Reichweite nutzen Falls Sie keinen Echobot-Account haben, können Sie gerne über unsere Homepage einen Testlogin anfordern. Seite 2 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

3 So können Sie ❶ Einfach und effizient Presseverteiler erstellen In Deutschland ist es, bei einem Volumen von mehr als 370 Tageszeitungen, Zeitschriften sowie unzähligen Online- und Fachportalen schwierig herauszufinden, auf welche Journalisten Sie im Zusammenhang mit der Berichterstattung über Ihr Unternehmen achten sollten. Gerade mit Online-Medien hat man es nicht einfach, denn neben den redaktionell geführten Webseiten und verschiedenen Presseportalen sorgen seit einigen Jahren auch Blogs und Social Media dafür, dass die Person selbst zum Medium oder zum sogenannten Influencer wird. Und nicht jede Pressemitteilung ist für alle Journalisten gleich interessant. Der Erfolg hängt also wesentlich von der Auswahl der Medien und Kontakte ab. Entsprechend kann ein Presseverteiler mit wenigen guten Kontakten sehr viel effektiver sein, als einer mit möglichst vielen Einträgen. Im Folgenden möchten wir Ihnen eine Möglichkeit zeigen, wie Sie mit Hilfe des Echobot die richtigen Medien und Journalisten identifizieren und so bessere Presseverteiler erstellen können. Schritt 1: So finden Sie die richtigen Medien a) Identifizieren Sie Medien, die schon einmal über Sie geschrieben haben Medien lieben Stories. Wie bei einer guten Fernseh-Soap ist für den Journalisten die Berichterstattung über die Entwicklungen einer Firma besonders dann interessant, wenn der Leser diese schon kennt. Tracken Sie daher unbedingt die Medien, die bereits über Ihr Unternehmen und Ihre Produkte geschrieben haben, und versorgen Sie diese auf künftig mit Informationen die Ihre Erfolgsgeschichte fortschreiben. Und so geht s am besten: Nutzen Sie ein bereits konfiguriertes Suchprofil zu Ihrer Firma, oder geben Sie in der freien Suche Ihren Unternehmensnamen ein (Beispiel hier Shopgate ): Seite 3 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

4 Richten Sie die Suchfilter richtig ein, indem Sie in der rechten Leiste unter Nachrichtenquellen ausschließlich die Typen Nachrichten und Blogs aktivieren. Selektieren Sie auch nur die Sprachen, welche für Ihre PR momentan relevant sind. Wählen Sie über der Ergebnisliste unter Zeitraum die letzten drei Monate aus. Klicken Sie dazu zunächst auf das Kalendersymbol und anschließend auf Anfangsund Enddatum in der Kalenderansicht. Tipp: Um einen noch besseren Überblick zu erhalten, wählen Sie aus der Navigationsleiste die Funktion Gruppieren nach Quelle aus. So wird jedes Medium nur einmal gelistet. Ergebnis: Der Echobot zeigt Ihnen nun Medien an, die sich bereits mit Ihrem Untenehmen oder Ihren Produkten beschäftigt haben. Die Zahl unter jedem Eintrag zeigt an, wieviele Artikel diese Quelle schon über Sie verfasst hat. Mit diesen Quellen arbeiten wir in Schritt 2 weiter. b) Quellen über die Echobot eigene Mediendatenbank auswählen Wussten Sie, dass der Echobot über eines der umfangreichsten und am besten gepflegten Quellenarchive für Online-Medien verfügt? Als Kunde des Echobot können auch Sie auf diese Datenbank uneingeschränkt zugreifen und profitieren so von aktuellen Einträgen, die von unserem Quality-Assurance-Team kontinuierlich gepflegt und erweitert werden. Und so geht s: Über die Funktion Quelle Suchen können Sie nicht nur die Namen der Quelle, sondern auch verschiedene Schlagwörter suchen. Geben Sie hierfür einen Begriff oder ein Branchenthema, z.b. Medizin oder Solar ein. In unserem Beispiel haben wir nach Medien gesucht, die sich mit Apps beschäftigen: Seite 4 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

5 Ergebnis: In der nun angezeigten Liste finden Sie sowohl Medien, die das Wort App im Namen tragen, aber auch andere, die zu diesem Thema zugeordnet wurden oder sich inhaltlich oft mit diesem Keyword beschäftigen. Auch mit diesen Medien können wir in Schritt 2 weiterarbeiten. c) Mehr Medienpotenzial aufspüren Kommen wir zum wichtigsten Teil: Jetzt geht es darum, wie Sie neue für Sie relevante Medien aufspüren. Hier gehen wir von der Überlegung aus, dass gerade solche Journalisten sich Ihrem Unternehmen und Ihren Produkte annehmen, die öfter oder gerade aktuell über dieselben oder ähnliche Themen berichtet haben. So geht s: Über die Freie Suche finden Sie heraus, welche Medien gerade über für Sie relevante Themen schreiben. Geben Sie dazu ein Schlagwort wie z.b. M-Commerce ein: Seite 5 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

6 TIPP: Nutzen Sie in der freien Suche den Minus-Operator, um Artikel auszuschließen, die Ihr Unternehmen schon nennen (diese sollten oben schon erfasst worden sein). Bsp.: M-Commerce Shopgate Ergebnis: Auch hier macht es wieder Sinn, nach Quelle zu gruppieren, um alle Medien nur einmal anzuzeigen. Die mit der höchsten Artikelzahl sind am relevantesten. Nachdem wir nun eine ausführliche Quellenliste zusammengestellt haben, ist der nächste Schritt, das Identifizieren der richtigen Kontaktdaten und Ansprechpartner. Schritt 2: So identifizieren Sie die für Sie relevanten Journalisten Rufen Sie nun interessante Artikel aus der jeweiligen Ergebnisliste auf, und suchen Sie nach der Angabe des Autors. Oft ist er namentlich oder unter dem Artikel als Kürzel angegeben. Diese Kürzel sind schnell zu übersehen, wie das unten genannte Beispiel zeigt: VORSICHT: Die Kürzel der Journalisten sind nicht mit den Kürzeln der Nachrichtenagenturen dpa, ddp, oder anderen zu verwechseln. Falls keine Angabe zu finden ist, finden Sie die persönliche oder die allgemeine Redaktionsadresse im Impressum der jeweiligen Seite. Seite 6 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

7 Noch besser ist es persönlich in der Redaktion anzurufen und sich nach dem richtigen Ansprechpartner zu erkundigen. Kontakt herstellen: Wenn Sie wissen, welcher Journalist sich mit ihren Themen beschäftigt, können Sie ihn zu Ihrem Presseverteiler hinzufügen. Es ist zwar nicht zwingend notwendig, gehört jedoch zum guten Ton, den Journalisten darauf hinzuweisen. Dies könnte wie folgt aussehen: Sehr geehrte/r Herr/Frau, mit großem Interesse habe ich Ihren Artikel auf gelesen. Unser Unternehmen ist ebenfalls in diesem Bereich tätig,. Gerne würden wir Sie auch in Zukunft über die Neuigkeiten zu unseren Produkten informieren, aktuell planen wir Tipp: Bieten Sie dem Journalisten immer konkret etwas an, das seine Berichterstattung verbessert. Dies können bestimmte Tipps zu Trends sein oder eine Expertenmeinung von Ihrem Geschäftsführer. Versuchen Sie, Ihn bei seiner Arbeit zu unterstützen, statt ihn mit Ihren Informationen zu bedrängen. Ergebnis: Die gewonnenen Kontakte der für Sie als relevant identifizierten Medien tragen Sie nun einfach in eine Excel-Datei ein. Folgende Felder sollten mindestens erfasst werden: o Name des Mediums o Anrede, Vor- und Nachname o Funktion (Redakteur, freier Mitarbeiter, Ressortleiter) o Ressort (zum Beispiel Lokales, Wirtschaft, Internet) o Durchwahl Telefon und Fax o -Adresse Wichtig: Achten Sie beim Versand von Meldungen an den Verteiler unbedingt darauf, dass die Empfänger nicht frei einsehbar sind. Dies erreichen Sie durch Nutzung der BCC Funktion; Besser ist jedoch die individuelle Einzelansprache. Um die Qualität des Verteilers sicher zu stellen, sollten die Kontakte regelmäßig spätestens alle sechs Monate überprüft werden. Seite 7 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

8 Erhalten Sie eine ❷ Die Auswertung Ihrer PR-Maßnahmen optimieren Sie haben eine Pressemitteilung abgesetzt, diese auf Ihrer Homepage online gestellt und an relevante Journalisten verteilt. Was nun - wie erfahren Sie, wie viele Leser Sie erreicht haben? Mit Hilfe des Echobot erhalten Sie einen Überblick darüber, wo Abdrucke Ihrer Pressemitteilung erschienen sind, welche Medien Ihre Meldung weiterverarbeitet haben und welchen Stellenwert diese Seiten jeweils haben. So kommen Sie zur besseren PR-Erfolgsauswertung in vier Schritten: Schritt 1: Ergebnisansicht auf die relevanten Treffer eingrenzen Wählen Sie das Suchprofil Ihrer Firma aus, und nutzen Sie die Funktion Suche im Ergebnis (oben rechts in der grauen Leiste). Um genau eine bestimmte Pressemitteilung und deren Abdrucke zu finden, geben Sie dort ein eindeutiges Schlagwort zum Thema, z.b. aus der Headline ihrer Pressemeldung ein. Vorsicht: Natürlich verwenden Journalisten nicht genau die gleiche Headline. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ein Schlagwort wählen, das bei einer abgeänderten Überschrift nicht verworfen wird: Beispiel hier: Überschrift Sicheres Mobile Shopping: Shopgate ist neu PCI zertifiziert. Gute Schlagwort: PCI Weniger eindeutig: Sicherheit Außerdem macht es nur Sinn, Artikel und Meinungen auszuwerten, die nach der Veröffentlichung Ihrer Meldung erschienen sind: Beobachten Sie über die Zeitauswahl ab einem Tag vor Veröffentlichung der Pressemeldung bis heute oder bis Monatsende. Seite 8 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

9 Schritt 2: Ergebnisreichweite ablesen Der Echobot liefert Ihnen nun die Zahl der gefundenen Artikel und eine Schätzung der damit erreichten Leser. Das Kreisdiagramm zeigt Ihnen, über welche Mediengattung Sie diese Leser erreicht haben: Schritt 3: Gruppieren und Filtern Gruppieren Sie nun Ihre Ergebnisse nach Titel, damit gleiche Artikel nicht wiederholt auftauchen, sondern in einer übersichtlichen Darstellung angezeigt werden: Entscheiden Sie nun, ob Sie die Abdrucke auf Presseportalen, Blogs, etc. im Ergebnis behalten wollen, und wählen Sie rechts die Filter-Häckchen entsprechend an oder ab. Seite 9 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

10 Ergebnis: Online Pressespiegel als PDF Den fertigen Pressespiegel erhalten Sie nun durch einfaches Drücken des Buttons Export PDF. Zudem steht ihnen das Ergebnis auch als Excel Liste zur Verfügung. Der Export enthält nur immer die Treffer der aktuell angezeigten Seite. Sie können die Seitengröße jedoch auf bis zu 500 Treffer pro Seite erweitern. Das fertige PDF sieht dann wie folgt aus: Es enthält den Namen der Quellen, die monatliche Gesamtanzahl der Visits des Portals, einen Anriss des Artikels, Datum und Uhrzeit der Veröffentlichung und die geschätzte Zahl der erreichten Leser: Seite 10 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

11 Nutzen Sie ❸ Trendthemen für mehr Reichweite Damit Ihr Unternehmen im Gespräch bleibt, empfiehlt es sich, regelmäßig Pressemeldungen und Newsletter zu versenden. Doch nicht immer gibt es etwas Neues zu berichten und so fällt es oft schwer, aktuelle und interessante Themen auszuwählen. Der Echobot kann Ihnen dabei helfen, die richtigen Themen für Ihre Kommunikation auszuwählen und alle wichtigen Hintergrundinformationen einzuholen. So können Sie als informierter Branchenexperte auftreten und Ihren Kunden Glaubwürdigkeit und Kompetenz in wichtigen Sachfragen vermitteln. Jeder Kunde des Echobot hat Zugriff auf die sogenannte Freie Recherche. Dort ist jederzeit das komplette Echobot Archiv (aktuell ca. 30 Mio. Artikel, Stand: Dez. 2011) abrufbar. Durch die einfache Eingabe eines Suchwortes - etwa wie bei Google - finden Sie zu nahezu jedem Thema die aktuelle Presseberichterstattung inklusive Hintergrundinformationen und Meinungen. Geben Sie nun zunächst das gewünschte Thema oder einen für Sie relevanten Branchenbegriff ein. Durch Aktivieren der Statistik erhalten Sie den Zeitverlaufsgraphen, den Sie wiederum durch vergrößern des Zeitfensters (Button Kein Zeitraum gewählt ) auf die letzten 3 Monate ausdehnen sollten: Achten Sie nun im Ergebnis auf sogenannte Peaks, also den Ausschlag der Balken zur Artikelanzahl an bestimmten Tagen. Seite 11 von 12 Echobot Media Technologies GmbH

12 In unserem Beispiel wollten wir wissen, welchen medialen Fingerabdruck die Einführung der Facebook Timeline hatte, um sicherzustellen, dass deren Einführung kein alter Hut ist. Wie man im Bild (oben) schön erkennen kann, gab es aktuell einige Artikel zur Einführung der Timeline für die deutsche Facebook-Nutzung, das Thema wurde aber vor drei Monaten (im September) schon einmal ausführlich diskutiert. Achten Sie besonders auf die Breite (die Anzahl an Tagen) eines solchen Peaks. Die Diskussion im September dauerte über ganze acht Tage an, während die Berichterstattung zur tatsächlichen Einführung der Timeline nach zwei Tagen schon deutlich nachgelassen hat. Fazit: Wählen Sie Ihre Themen mit Bedacht und auch wenn Sie noch kein bestimmtes Thema im Sinn haben, können Sie durch die Eingabe eines Branchenschlagwortes und die anschließende Identifikation solcher Peaks angeregte journalistische Debatten erkennen. Noch Fragen? Unsere Mission ist Ihr Erfolg. Dieses wie auch unsere weiteren Whitepaper und Case-Studies sollen Ihnen helfen, den Echobot noch besser und zielgerichteter einzusetzen. Wenn Sie gerne noch weitere Beispiele lesen möchten oder vielleicht sogar selbst eine tolle Einsatzmöglichkeit für Ihren Echobot gefunden haben, freuen wir uns auf Ihren Anruf oder Ihre . Erstellt von: Jennifer Burkart und Bastian Karweg Echobot Media Technologies GmbH Lorenzstraße Karlsruhe Deutschland Wir helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter! Telefon: Seite 12 von 12 Echobot Media Technologies GmbH