Handbuch OP-Abfrage Zusatzprogramm zur HS Auftragsbearbeitung & HS Finanzbuchhaltung Version 1.12

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1 Handbuch OP-Abfrage Zusatzprogramm zur HS Auftragsbearbeitung & HS Finanzbuchhaltung Version 1.12 tps techno-partner Sachse Dipl.-Ing. Uwe Sachse Breiter Weg Lutherstadt Eisleben Bearbeiter: Marco Mallack (Programm) Sascha Globig (Handbuch) Stand:

2 Inhalt 1. Funktionsumfang Systemvoraussetzungen Installation Installation der Software Integration in die Datenbank der HS Auftragsbearbeitung Anlegen eines Benutzers mit Schreibzugriff für Fremdprogramme Ersteinrichtung der Datenbank Bedienung des Programms Start der Anwendung Datenbankanmeldung Menüpunkt Datei Beenden Menüpunkt OP-Abfrage Kunden / Kundeninformationen Registerkarte Kundenstammdaten Registerkarte Lieferadresse / Rechnungsadresse Registerkarte Ansprechpartner Registerkarte Offene Posten Registerkarte Offene Aufträge Registerkarte Nicht fortgeschriebene Belege Registerkarte Wirtschaftsauskunft Extras Einstellungen Registerkarte Anzeige Registerkarte Anmeldung (Fibu) Registerkarte Offene Aufträge Registerkarte Nicht fortgeschr. Belege Registerkarte Wirtschaftsauskunft Registerkarte Datenbankeinrichtung Abbildungsverzeichnis Seite 2 von 18

3 1. Funktionsumfang Dieses Programm stellt in übersichtlicher Form Kundendaten bereit. Dabei liegt der Schwerpunkt auf einer Anzeige eines freien Limits. Dieses freie Limit wird wie folgt errechnet: Kreditlimit (aus HS Finanzbuchhaltung)./. Offene Posten./. Wert offener Aufträge (+ noch nicht fortgeschr. Rechnungen) = Freies Limit Eine Überschreitung des Limits wird optisch hervorgehoben. Zusätzlich ist es möglich, die Offenen Posten sowohl als Gesamtsaldo als auch einzeln (mit Teilzahlungen und Angabe der Mahnstufe) einzusehen. Es ist frei einstellbar, welche Belegarten aus der HS Auftragsbearbeitung (AB) die offenen Aufträge repräsentieren und ob diese überhaupt zu Lasten des Kreditlimits gehen sollen. Analog dazu sind Einstellungen bezüglich der noch nicht fortgeschriebenen Rechnungen möglich. Anzeige der Stammdaten aus der HS Auftragsbearbeitung Anzeige der Offenen Posten aus der HS Finanzbuchhaltung Anzeige und Berechnung des freien Limits aus Kreditlimit - Offene Posten - Wert der offenen Aufträge HS Finanzbuchhaltung HS Auftragsbearbeitung Seite 3 von 18

4 2. Systemvoraussetzungen PC mit Betriebssystem Windows 2000 oder höher mindestens 512 MB Arbeitsspeicher ca. 100 MB freier Festplattenspeicher Laufzeitversion von MS-Access (im Lieferumfang enthalten) installierte HS Auftragsbearbeitung ab Version 2.10 Master 01/09 installierte HS Finanzbuchhaltung ab Version 1.60 Master 03/01 Hinweis! Die Version 1.12 dieses Programms unterstützt die oben angegebenen Versionen der HS Programme. Es kann unter Umständen sein, dass eine Anpassung des Programms nötig ist, wenn sich die Datenstruktur der Datenbank durch ein Update der HS Auftragsbearbeitung ändert! 3. Installation Hinweis! Bitte deinstallieren Sie eine ggf. vorhandene Installation einer älteren Version des Programms, bevor Sie die Installation starten! 3.1. Installation der Software Vor der Installation des Programms empfehlen wir Ihnen, alle anderen Programme zu beenden. So ist sichergestellt, dass während der Installation Aktualisierungen an Ihrem System vorgenommen werden können. Legen Sie die vorliegende CD in das CD-ROM-Laufwerk ein. Klicken Sie in Windows auf die Schaltfläche Start und wählen Sie in der Startmenüleiste den Eintrag Ausführen... aus. In dem folgenden Fenster tragen Sie <LW>:setup ein (<LW> steht dabei für den Laufwerksbuchstaben des CD-ROM-Laufwerks). Drücken Sie anschließend die Enter-Taste. Folgen Sie nun den Anweisungen auf dem Bildschirm. Bitte beachten Sie, dass die Installation einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Seite 4 von 18

5 3.2. Integration in die Datenbank der HS Auftragsbearbeitung Anlegen eines Benutzers mit Schreibzugriff für Fremdprogramme Zunächst muss innerhalb aller von Ihnen verwendeten Datenbanken der HS Auftragsbearbeitung ein neuer Benutzer angelegt werden, um die korrekte Funktion des Programms sicherzustellen. Das Programm verwendet einen internen Benutzer, der das Recht für den Schreibzugriff für Fremdprogramme besitzen muss. Dieser Benutzer muss den Namen tps tragen. Bitte gehen Sie hierzu folgendermaßen vor: - Melden Sie sich, wie gewohnt, an Ihre Datenbank der HS Auftragsbearbeitung an. - Wechseln Sie in das Arbeitsgebiet Berechtigungsprofil. Dieses erreichen Sie über einen Klick auf die Menüpunkte Datei -> Berechtigungsprofil -> Benutzer. Abb. 1 - Arbeitsgebiet Berechtigungsprofile (AB) - Legen Sie nun, wie in Abb. 1 ersichtlich, den Benutzer tps an. Die Bezeichnung und das Kennwort kann von Ihnen frei gewählt werden. - Wechseln Sie anschließend auf die Registerkarte Allgemeine Rechte und aktivieren Sie den Punkt Schreibzugriff für Fremdprogramme (s. Abb.2). Hinweis: Alternativ können Sie dem Benutzer tps natürlich auch eine Benutzergruppe zuweisen, die bereits die Berechtigung Schreibzugriff für Fremdprogramme besitzt. Seite 5 von 18

6 Abb. 2 - Schreibzugriff für Fremdprogramm (AB) - Speichern Sie die von Ihnen gemachten Änderungen nun über die Schaltfläche Speichern ab und schließen Sie anschließend das Arbeitsgebiet Berechtigungsprofil. Wichtig! Der Benutzer tps darf nicht gelöscht werden! Ersteinrichtung der Datenbank Hinweis! Die Anwendung integriert sich in die Datenbank der HS Auftragsbearbeitung. Bitte sichern Sie zuvor alle Datenbank(en)! Erst nachdem der Benutzer mit dem Namen tps angelegt wurde, kann das Programm eingerichtet werden. Zur Ersteinrichtung starten Sie nun bitte das Programm. Eine kurze Beschreibung, wie Sie das Programm starten, finden Sie unter Punkt -> 4.1. Start der Anwendung. Wählen Sie im Login-Fenster die Datenbank aus, für die Sie das Programm einrichten möchten. Zur Ersteinrichtung muss sich der Benutzer tps mit dem von Ihnen vergebenen Passwort an der Datenbank anmelden. Seite 6 von 18

7 Abb. 3 - Datenbankanmeldung Klicken Sie auf Anmelden. Das Programm erkennt nun, dass das Programm noch nicht in der Datenbank eingerichtet ist. Abb. 4 - Hinweismeldung zur Ersteinrichtung Klicken Sie auf Ja, um mit der Einrichtung fortzufahren. Klicken Sie auf Nein, um die Einrichtung vorzeitig zu beenden. Sie sollten die Meldung ausschließlich mit Ja bestätigen, wenn tatsächlich eine aktuelle Datensicherung vorliegt! Nach dem ersten Anmelden erhalten Sie eine Hinweismeldung, die Sie darauf hinweist, dass keine Verbindung zur Datenbank der HS Finanzbuchhaltung / des HS Finanzwesens (HSFX) hergestellt werden konnte. Bitte gehen Sie nach der Ersteinrichtung daher zunächst in das Menü Extras/Einstellungen und geben Sie die Anmeldeinformationen für den Zugriff auf HSFX ein. Vervollständigen Sie dabei auch gleich alle weiteren notwendigen Informationen im Arbeitsgebiet Einstellungen. Abb. 5 - Hinweismeldung - "Einrichtung Anmeldedaten Finanzbuchhaltung" Seite 7 von 18

8 4. Bedienung des Programms 4.1. Start der Anwendung Zum Starten des Programms gehen Sie über das Windows-Startmenü in Start -> Programme. Klicken Sie hier mit der linken Maustaste auf. Es öffnet sich die Anwendung und Sie müssen sich zunächst an der Datenbank anmelden Datenbankanmeldung Nachdem die Anwendung, wie unter Punkt 4.1. beschrieben, gestartet wurde, erhalten Sie die Aufforderung zur Anmeldung an die Datenbank. Abb. 6 - Datenbankanmeldung Bitte beachten Sie, dass bei der Erstanmeldung nur der von Ihnen neu in der verwendeten Datenbank angelegte Benutzer tps (mit dem von Ihnen zugewiesenen Kennwort) die Berechtigung zur Anmeldung besitzt. Sind die verwendeten Anmeldedaten fehlerhaft, so erhalten Sie die nachfolgend aufgeführte Fehlermeldung. Abb. 7 - Fehlgeschlagene Anmeldung Nach der erfolgreichen Anmeldung befinden Sie sich im Hauptfenster der Anwendung. Abb. 8 - Menüleiste Hier können Sie über die Menüleiste die nachfolgend beschriebenen Arbeitsgebiete bearbeiten und verwenden. Seite 8 von 18

9 4.3. Menüpunkt Datei Beenden Über diesen Menüpunkt ist es möglich, die Anwendung zu schließen Menüpunkt OP-Abfrage Kunden / Kundeninformationen Um die gewünschten Informationen über einzelne Kunden zu erhalten, wechseln Sie in das Arbeitsgebiet Kundeninformation. Dieses Arbeitsgebiet erreichen Sie über die Menüpunkte OP-Abfrage -> Kunden. Auf den Registerkarten wird Ihnen abhängig von den anzuzeigenden Daten auch die Anzahl der Datensätze rechts neben dem Namen der Registerkarte angezeigt Registerkarte Kundenstammdaten Auf dieser Registerkarte finden Sie alle grundlegenden Adress- und Kontaktdaten des aufgerufenen Kunden auf einen Blick. Um die angezeigten Daten zu aktualisieren, können Sie auf die vorhandene Schaltfläche klicken oder eine automatische Aktualisierung in den Einstellungen festlegen. Abb. 9 - Registerkarte Kundenstammdaten Der angezeigte Teilbereich Bonität ermittelt das Kreditlimit aus HSFX und stellt es den Offenen Posten, den offenen Aufträgen und den nicht fortgeschriebenen Belegen gegenüber. Das freie Limit errechnet sich aus diesen Werten. Welche der erfassten Belegarten jeweils in diese Kategorien aufgenommen werden, definieren Sie über das Arbeitsgebiet Einstellungen (Extras/Einstellungen) Registerkarte Lieferadresse / Rechnungsadresse Auf der Registerkarte Lieferadresse wird die Standard-Lieferadresse aufgelistet. Auch alle weiteren Lieferadressen, welche in der HS Auftragsbearbeitung angelegt wurden, werden übersichtlich inkl. der weiteren Kontaktdaten, wie beispielsweise der Telefonnummer und der -Adresse aufgelistet. Seite 9 von 18

10 Die Registerkarte Rechnungsadresse bildet analog dazu die hinterlegte Rechnungsadresse ab. Abb Registerkarte Lieferadresse Registerkarte Ansprechpartner Es werden auf dieser Registerkarte alle Ansprechpartner und deren Daten angezeigt, die in der HS Auftragsbearbeitung für einen Kunden hinterlegt wurden. Abb Registerkarte Ansprechpartner Registerkarte Offene Posten Die Registerkarte Offene Posten listet Ihnen übersichtlich alle offenen Posten und alle dazu notwendigen zusätzlichen Informationen des gewählten Kunden auf. Klicken Sie innerhalb der ersten Spalte auf das Plus -Symbol zum Erweitern der Anzeige. Anschließend werden Ihnen zu dem jeweiligen offenen Posten alle zugehörigen Belege aufgelistet. Abb Registerkarte Offene Posten Seite 10 von 18

11 Registerkarte Offene Aufträge Hinweis! Die Registerkarte Offene Aufträge wird nur dann angezeigt, wenn diese Option im Arbeitsgebiet Einstellungen aktiviert wurde. Auf dieser Registerkarte erhalten Sie eine Übersicht über alle offenen Aufträge. Welche Belege bzw. Belegarten auf dieser Registerkarte aufgeführt werden, entscheiden Sie im Arbeitsgebiet Einstellungen (Extras/Einstellungen). Hier legen Sie auf der Registerkarte Offene Aufträge fest, welche Belegarten ausgewertet werden sollen. Abb Registerkarte Offene Aufträge Registerkarte Nicht fortgeschriebene Belege Hinweis! Die Registerkarte Nicht fortgeschriebene Belege wird nur dann angezeigt, wenn diese Option im Arbeitsgebiet Einstellungen aktiviert wurde. Analog zu den Daten auf der Registerkarte Offene Aufträge erhalten Sie auf dieser Registerkarte eine Übersicht über noch nicht fortgeschriebene Belege. Welche Belege bzw. Belegarten auf dieser Registerkarte aufgeführt werden, entscheiden Sie im Arbeitsgebiet Einstellungen (Extras/Einstellungen). Hier legen Sie auf der Registerkarte Nicht fortgeschriebene Belege fest, welche Belegarten auf dieser Registerkarte ausgewertet werden sollen. Abb Registerkarte Nicht fortgeschr. Belege Seite 11 von 18

12 Registerkarte Wirtschaftsauskunft Daten der Wirtschaftsauskunft werden Ihnen hier nur angezeigt, wenn im Arbeitsgebiet Firma (Stammdaten/Weitere Stammdaten/Firma) der HS Auftragsbearbeitung im Bereicht Einstellungen Wirtschaftsauskunft Angaben zu den Verbindungsdaten zur CrefoScore-Datenbank gemacht wurden. Weiterhin muss in der Anwendung im Arbeitsgebiet Einstellungen (Extras/Einstellungen) auf der Registerkarte Wirschaftsauskunft das Kontrollkästchen Inhalt der Wirtschaftsauskunft anzeigen aktiviert sein. Ihnen werden hier alle Daten, die die Bonität des Kunden betreffen, angezeigt, die durch die Abfrage in der HS Auftragsbearbeitung übermittelt wurde. Abb Registerkarte Wirtschaftsauskunft 4.5. Extras Einstellungen Im Arbeitsgebiet Einstellungen nehmen Sie grundsätzliche Einstellungen an der Anwendung vor Registerkarte Anzeige Auf der Registerkarte Anzeige geben Sie zunächst an, welche Registerkarte beim Öffnen des Arbeitsgebietes Kundeninformation angezeigt werden soll. Zusätzlich legen Sie auch fest, ob Registerkarten, die keine Daten enthalten, ausgeblendet werden. Aktivieren Sie hierzu das entsprechende Kontrollkästchen. Weiterhin stellen Sie hier ein, ob die Anzeige der Stammdaten und somit auch der offenen Posten in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden sollen. Geben Sie die Anzahl der Sekunden an, die zwischen der Aktualisierung liegen soll. Wünschen Sie dies nicht, geben Sie eine 0 ein. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zurücksetzen können Sie die Fensterpositionen und größen zurücksetzen. Dies kann insbesondere dann notwendig werden, wenn es einmal zu Fehldarstellungen der Dialogfenster kommt. Seite 12 von 18

13 Abb Einstellungen - Registerkarte Anzeige Hinweis! Bitte beachten Sie, dass alle nachfolgend aufgeführten Registerkarten nur angezeigt werden, wenn Sie sich mit dem Benutzer tps angemeldet haben Registerkarte Anmeldung (Fibu) Geben Sie auf der Registerkarte Anmeldung (Fibu) an, mit welcher Datenbank der HS Finanzbuchhaltung / des HS Finanzwesens sich die Anwendung verbinden soll. Dies ist u.a. für die Verwendung des dort hinterlegten Kreditlimits notwendig. Seite 13 von 18

14 Abb Einstellungen - Registerkarte Anmeldung (Fibu) Seite 14 von 18

15 Registerkarte Offene Aufträge Die Registerkarte Offene Aufträge bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, welche Belegarten für die Berechnung der offenen Aufträge herangezogen werden. Nur die hier hinterlegten Belegarten werden anschließend als Auftragswerte aufgelistet. Außerdem wählen Sie hier, ob diese offenen Aufträge das berechnete Kreditlimit vermindern sollen und ob zusätzlich eine Registerkarte mit diesen offenen Belegen angezeigt werden soll. Abb Einstellungen - Registerkarte Offene Aufträge Registerkarte Nicht fortgeschr. Belege Die Registerkarte Nicht fortgeschr. Belege bietet Ihnen die Auswahlmöglichkeit, welche Belegarten für die Berechnung der offenen Rechnungen/Gutschriften herangezogen werden. Außerdem wählen Sie hier, ob diese noch nicht fortgeschriebenen Belege das berechnete Kreditlimit vermindern sollen und ob zusätzlich eine Registerkarte mit diesen Belegen angezeigt werden soll. Seite 15 von 18

16 Abb Einstellungen - Registerkarte Nicht fortgeschr. Belege Registerkarte Wirtschaftsauskunft Geben Sie auf dieser Registerkarte an, ob die Abfrageergebnisse der Wirtschaftsauskunft (aus der HS Auftragsbearbeitung) auf einer gesonderten Registerkarte aufgeführt werden sollen. Abb Einstellungen - Registerkarte Wirtschaftsauskunft Seite 16 von 18

17 Registerkarte Datenbankeinrichtung Hinweis! Bitte beachten Sie, dass Sie zum Durchführen der nachfolgenden Aktion mit dem in der HS Auftragsbearbeitung zuvor angelegten Benutzer tps angemeldet sein müssen! Auf der Registerkarte Datenbankeinrichtung gibt es verschiedene Einstellungsmöglichkeiten, die sich auf die verwendete Datenbank der HS Auftragsbearbeitung beziehen. Abb Einstellungen - Registerkarte Datenbankeinrichtung - Um allen Benutzern der Datenbank der HS Auftragsbearbeitung die Berechtigung zur Verwendung der hinzugefügten tps-tabellen zu geben, gibt es eine einfache Möglichkeit die Berechtigungen hinzuzufügen. Klicken Sie dazu in diesem Bereich auf die Schaltfläche Ausführen. - Klicken Sie in diesem Bereich auf die Schaltfläche Ausführen, so werden alle bereits gemachten Angaben wieder zurückgesetzt. Hinweis: Vor dem Durchführen dieser Aktion sollten Sie eine Datensicherung der verwendeten Datenbank der HS Auftragsbearbeitung erstellen! - Klicken Sie in diesem Bereich auf die Schaltfläche Ausführen, so werden die Datenbanktabellen der Anwendung komplett entfernt. Hinweis: Vor dem Durchführen dieser Aktion sollten Sie eine Datensicherung der verwendeten Datenbank der HS Auftragsbearbeitung erstellen! Seite 17 von 18

18 5. Abbildungsverzeichnis Abb. 1 - Arbeitsgebiet Berechtigungsprofile (AB)... 5 Abb. 2 - Schreibzugriff für Fremdprogramm (AB)... 6 Abb. 3 - Datenbankanmeldung... 7 Abb. 4 - Hinweismeldung zur Ersteinrichtung... 7 Abb. 5 - Hinweismeldung - "Einrichtung Anmeldedaten Finanzbuchhaltung"... 7 Abb. 6 - Datenbankanmeldung... 8 Abb. 7 - Fehlgeschlagene Anmeldung... 8 Abb. 8 - Menüleiste... 8 Abb. 9 - Registerkarte Kundenstammdaten... 9 Abb Registerkarte Lieferadresse Abb Registerkarte Ansprechpartner Abb Registerkarte Offene Posten Abb Registerkarte Offene Aufträge Abb Registerkarte Nicht fortgeschr. Belege Abb Registerkarte Wirtschaftsauskunft Abb Einstellungen - Registerkarte Anzeige Abb Einstellungen - Registerkarte Anmeldung (Fibu) Abb Einstellungen - Registerkarte Offene Aufträge Abb Einstellungen - Registerkarte Nicht fortgeschr. Belege Abb Einstellungen - Registerkarte Wirtschaftsauskunft Abb Einstellungen - Registerkarte Datenbankeinrichtung Seite 18 von 18