Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter Teil 4: Dokumentation und Monitoring. Bei Unregelmäßigkeiten. Ergebnisse und Auswertung der Überwachungsmaßnahmen

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1 Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter Teil 4: Dokumentation und Monitoring Der folgende Artikel ist der vierte Teil einer Fortsetzungsreihe von sechs aufeinander aufbauenden Beiträgen, die einen Überblick sowohl über die Verfahrensaspekte als auch über die praktischen Auswirkungen des Status Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter geben. Thema des aktuellen Teils sind die Pflichten eines Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten. Mit anderen Worten: Welche Vorgaben muss er einhalten, um eine Aussetzung seines eingeräumten Status oder gar dessen Widerruf zu vermeiden. Allgemeines Wie Sie schon im Teil 2 der Artikelreihe lesen konnten, bietet der Status eines Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten (Authorized Economic Operator, AEO), je nach Art der Erteilung, verschiedene Vorteile für den Inhaber. Zusammenfassend lässt sich sagen: Die Vorteile greifen speziell bei der täglichen Zollabfertigung und Betriebsprüfungen. Bei Unregelmäßigkeiten droht eine Neubewertung des Status Um diese Vorteile zu erlangen, müssen Unternehmen, die den Zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten beantragen, bei Antragsverfahren eine Vielzahl von Voraussetzungen erfüllen (mehr dazu lesen Sie in Teil 3 der Artikelreihe). Die Pflicht, die Voraussetzungen zu erfüllen, beschränkt sich jedoch nicht nur auf das Antragsverfahren. Das ergibt sich aus der Vorschrift des Art. 14 q Zollkodex-Durchführungsverordnung (ZK-DVO), die Überwachungsmaßnahmen der Zollbehörden vorsieht: Die Zollbehörden überwachen, dass der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte die Voraussetzungen und Kriterien weiterhin erfüllt. Werden bei der vorgesehenen Überwachung Unregelmäßigkeiten mit Blick auf die zu erfüllenden Voraussetzungen festgestellt, können die Zollbehörden eine Neubewertung des Status vornehmen (Art. 14 q Abs. 5 ZK-DVO). Welche Überwachungsmaßnahmen eingeführt wurden und welche Befugnisse die Zollbeamten haben, lesen Sie in den folgenden Abschnitten. Ergebnisse und Auswertung der Überwachungsmaßnahmen sind entscheidend Monitoring Die in Art. 14 q Abs. 4 ZK-DVO vorgesehene Überprüfung des AEO durch die Zollbehörde wird allgemein als Monitoring bezeichnet (Dienstanweisung VSF Z 0250 Abs. 421). Dieser Begriff taucht erstmals im Zollrecht auf, obwohl bestehende Bewilligungen auch bisher durchaus überwacht werden. Das Monitoring umfasst dabei vier Bereiche: die Erhebung von Informationen durch das Fachsachgebiet der jeweiligen Zollbehörde die Aufforderung an den AEO, Unterlagen und Informationen vorzulegen die Auswertung der Informationen und Unterlagen durch das benannte Fachsachgebiet die Erarbeitung und Fortschreibung eines Monitoringplans

2 Seite 2 Der Monitoringplan wird vom Fachsachgebiet erstellt und umfasst alle Kenntnisse und Ergebnisse, die durch die Überwachungsmaßnahmen gewonnen wurden. Im Monitoringplan sind mindestens folgende Angaben nachvollziehbar aufzuführen: Restrisiken aus dem Antragsverfahren und Risiken aus der laufenden Überwachung geplante Überwachungsmaßnahmen mit konkreten Zeitvorgaben Ergebnisse und Auswertung der Überwachungsmaßnahmen Verweis auf die aktualisierte Bewertung im Fragenkatalog Änderungen müssen aktiv mitgeteilt werden Unterrichtungspflicht Nach Art. 14 w ZK-DVO hat der AEO das örtlich zuständige Bewilligungshauptzollamt zu unterrichten über alle Umstände, die nach Erteilung des Zertifikats eingetreten sind und die sich auf dessen Aufrechterhaltung oder Inhalt auswirken können. Aus dieser Vorschrift geht zunächst nicht hervor, welche Informationen der AEO im Einzelnen an das Hauptzollamt geben muss. In analoger Anwendung der Dienstvorschrift aus Absatz (424) Z lassen sich die Informationen, die in Art. 14 w ZK-DVO beschrieben werden, jedoch zumindest ansatzweise entnehmen. Denn nach dem zitierten Absatz fordert die zuständige Zollbehörde (die Fachabteilung des Statusinhabers) mittels eines Standardschreibens auf, mitzuteilen, ob die von ihm in den Feldern 1 bis 19 seines Antrags auf Erteilung des Zertifikats gemachten Angaben noch zutreffend oder vollständig sind. Bei neu gegründeten Unternehmen wird diese Abfrage in den ersten drei Jahren halbjährlich durchgeführt. Beachten Sie aber bitte: Diese Schreiben ergehen unbeschadet der in Art. 14 w Abs. 1 ZK-DVO beschriebenen Unterrichtungspflicht. Mit anderen Worten: Der AEO darf sich nicht darauf verlassen, dass das Schreiben der Zollbehörde irgendwann bei ihm eintrifft. Er selbst muss die Änderungen aktiv mitteilen, welche die Felder 1 bis 19 seines Antrags betreffen. Das Schreiben dient somit auch der Kontrolle, ob der Statusinhaber der Unterrichtungspflicht nachgekommen ist. Die Änderungen sind vor allem sehr zeitnah nach ihrem Eintreten anzuzeigen, um dem Hauptzollamt darzustellen, dass der Status intern einer regelmäßigen Kontrolle unterliegt. Versäumt der Inhaber eines AEO-Zertifikats die Unterrichtungspflicht, kann die Zollbehörde das als ein Indiz dafür werten, dass der Statusinhaber seinen Verpflichtungen nicht nachkommt. Allerdings muss nicht jede kleine Änderung der eben erwähnten Felder 1 bis 19 mitgeteilt werden. Nach Art. 14 w ZK-DVO sind ausschließlich Änderungen mitzuteilen, die sich auf die Aufrechterhaltung oder des Inhalts des Zertifikats auswirken können. Vielfältige Informationsquellen stehen den Zollbehörden zur Verfügung Weitere Informationsquellen Das Bewilligungshauptzollamt selbst bezieht die Informationen zur Durchführung des Monitorings jedoch nicht ausschließlich aus den Mitteilungen des AEO oder aus dem Informationsschreiben, das ihm jährlich zugeschickt wird. Vielmehr sind eine Vielzahl an Informationsquellen durch die Zollbehörden zu berücksichtigen und zu bewerten (Abs. [423] Z 02 50).

3 Seite 3 Hier für Sie alles Wichtige im Überblick: Informationen aus verschiedenen Sachgebieten der Zollbehörden, speziell aus den Arbeitsbereichen Abrechnung vereinfachter Verfahren Zollverfahren mit wirtschaftlicher Bedeutung (z. B. Zolllagerverfahren, aktive Veredelung etc.) Nacherhebung Erstattung und Erlass sowie die Auswertung von Prüfungsberichten Arbeitspapiere zur Untersuchung der betrieblichen Verhältnisse Vermerke zur Steueraufsicht/Überwachung Informationen aus anderen Sachgebieten, besonders Vollstreckung, Straf- und Bußgeldstelle Spontanmitteilungen des Abfertigungsdiensts (vergleichen Sie dazu zum Beispiel Absatz 6 a Unterabs. 2 Z 0701) sonstige Quellen Jährliche Abfrage relevanter Daten Gehen innerhalb eines Jahres keine Informationen zum AEO ein, hat das Sachgebiet die Informationen zu den ersten beiden Punkten oben einmal jährlich abzufragen. Die Dienstvorschriften führen allerdings nicht weiter aus, welche Informationen für den AEO als relevant zu behandeln sind der zuständige Beamte kann offenbar zunächst wohl im eigenem Ermessen Informationen einholen und bewerten. Außerdem erläutern die Vorgaben nicht, welche sonstigen Quellen befragt werden dürfen. Diese vage Beschreibung eröffnet dem Beamten grundsätzlich einen sehr breiten Ermessenspielraum, den er für die Durchführung des Monitorings theoretisch ausnutzen kann. Je nach Interpretation des zuständigen Beamten kann sich die tatsächliche Durchführung also von Hauptzollamt zu Hauptzollamt unterscheiden. Unabhängig von den eben erwähnten Informationsquellen führt das Fachsachgebiet der zuständigen Zollbehörde mindestens einmal jährlich Recherchen durch, und zwar in folgender Form: Recherchen in den Datenbanken der Dezentralen Beteiligtenbewertung (DEBBI, Risikobewertung von Unternehmen) des Informations- und Auskunftssystem des Zolls (INZOLL) d er Führung der Beleghefte der Sachbearbeiter (BISON) der Prüfungsfeststellungen (PRÜF) Internetrecherchen in Quellen wie Homepage des AEO Risiken identifizieren Auswertung Mit Hilfe der gewonnen Informationen überprüft die örtlich zuständige Zollbehörde, ob bereits bekannte Risiken behandelt wurden. Zudem identifiziert und bewertet sie neue Risiken mit Blick auf die weitere Einhaltung der Kriterien und Voraussetzungen. Die Auswertung der Informationen kann somit zu folgenden Fallkonstellationen führen: Die Kriterien und Voraussetzungen sind weiterhin erfüllt oder ihre Erfüllung lässt sich durch geringe Nachbesserungen gewährleisten.

4 Seite 4 Die Risiken sind so gravierend, dass eine Neubewertung erforderlich ist. Die sofortige (teilweise) Aussetzung des AEO-Status bei Gefahr in Verzug ist durchzuführen (Art. 14 r Abs. 1 letzter Unterabs. ZK-DVO). Neubewertung des Zertifikats Neubewertung Stellen die Auswertungen der zur Verfügung stehenden Informationen durch das Fachsachgebiet der örtlich zuständigen Zollbehörde Unregelmäßigkeiten fest, kann eine Neubewertung des Zertifikats notwendig sein. Zur Neubewertung des Zertifikats kann bei Notwendigkeit eine Prüfung durch den Zollprüfungsdienst angeordnet werden. In der Prüfungsanordnung werden als rechtliche Grundlage Art. 13 ZK (Zollkontrollen) in Verbindung mit Art. 14 q Abs. 5 ZK-DVO (Neubewertung) benannt. Die Beteiligten haben Mitwirkungspflichten nach Art. 14 ZK. Das bedeutet: Sie müssen den Zollbehörden alle Unterlagen und Informationen von allen Beteiligten, die mittelbar und unmittelbar an Vorgängen im Rahmen des Warenverkehrs beteiligt sind, zu Verfügung stellen. Außerdem müssen sie jede erforderliche Unterstützung leisten. Liegen die Voraussetzungen und Kriterien für den Fortbestand des AEO- Zertifikats nach einer Neubewertung nicht (mehr) vor, leiten die Behörden das Aussetzungs- oder Widerrufsverfahren ein. Aussetzungsverfahren Ist eine sofortige Aussetzung aufgrund der Art oder des Ausmaßes der Gefahr oder wegen des Schutzes und der Sicherheit der Bürger, der Gesundheit der Bevölkerung oder der Umwelt (Art. 14 r Abs. 1 vorletzter Unterabsatz ZK-DVO) nicht erforderlich, wird der Beteiligte zunächst nur über die Feststellungen der Behörde informiert (Mitteilung über die beabsichtigte Aussetzung des Status, Abs. [510] Z 02 50). Der betreffende Wirtschaftsbeteiligte ist dann berechtigt, Abhilfe zu schaffen oder innerhalb von 30 Tagen Stellung zu nehmen. Sollte der Wirtschaftsbeteiligte in der benannten 30-Tage-Frist keine Abhilfe schaffen, teilt die zuständige Zollbehörde dem Wirtschaftsbeteiligten mit, der Status werde für 30 Tage ausgesetzt (Art. 1 r Abs. 2 ZK-DVO), damit er die erforderlichen Abhilfemaßnahmen treffen kann. Aussetzungsverfahren Hat der Beteiligte die verlangten Maßnahmen ergriffen und umgesetzt, widerruft die Zollbehörde die Aussetzung des Status nach Art. 14 t Abs. 1 ZK-DVO. Nach dem Zollrecht kann das AEO-Zertifikat Zoll/Sicherheit teilweise ausgesetzt werden. Nach Art. 14 s Abs. 4 ZK-DVO wird das Zertifikat Zoll/Sicherheit aber nur dann teilweise außer Kraft gesetzt, wenn der Wirtschaftsbeteiligte nur die Voraussetzungen des Art. 14 k ZK-DVO (Sicherheitsstandards) nicht erfüllt. Das AEO-Zertifikat Zoll kann auf Antrag des Wirtschaftsbeteiligten erteilt werden. Sofern der Wirtschaftsbeteiligte die Voraussetzungen des Art. 14 k (in der gesetzten Frist) wiederum erfüllt, widerruft die Zollbehörde das erteilte Zertifikat Zollrechtliche Vereinfachungen (sofern das beantragt und bewilligt wurde) und setzt das ausgesetzte Zertifikat Zoll/Sicherheit wieder in Kraft (Art. 14 t Abs. 1 ZK-DVO).

5 Seite 5 Widerruf Sollte der Wirtschaftsbeteiligte die geforderten Maßnahmen innerhalb der 30- Tages-Frist, die sich nach Art. 14 r Abs. 4 ZK-DVO auch nochmals um 30 Tage (längstens) verlängern lässt, hingegen nicht durchgeführt haben oder durchführen können, widerruft die zuständige Zollstelle das AEO-Zertifikat (Art. 14 t Abs. 2, 14v Abs. 1 ZK-DVO). Der Widerruf wird am Tag nach seiner Bekanntgabe wirksam. Er erstreckt sich grundsätzlich nach Art. 14 v Abs. 4 ZK-DVO auf einen Zeitraum von drei Jahren, in denen der Wirtschaftsbeteiligte keinen AEO-Antrag mehr stellen darf. Erfüllt jedoch der Wirtschaftsbeteiligte im Falle eines AEO-Zertifikats Zoll/Sicherheit nach Art. 14 a Abs. 1 c ZK-DVO nur die Voraussetzungen des Art. 14 k nicht, widerruft die erteilende Zollbehörde das Zertifikat und erteilt ein neues AEO-Zertifikat nach Art. 14 a Abs. 1 lit. a ZK-DVO (Zertifikat Zollrechtliche Vereinfachungen). Fazit Auf der einen Seite hat der AEO im Zuge der täglichen zollrechtlichen Abwicklung, Prüfung von Bewilligungsvoraussetzungen oder Häufigkeit durchzuführender Außenprüfungen Vorteile: Die Prüfungsdichte des AEO nimmt in den genannten Bereichen merklich ab oder fällt vollständig aus (etwa Prüfung Bewilligungsvoraussetzungen bei zollrechtlichen Vereinfachungen). Auf der anderen Seite müssen Unternehmen diese Vorteile jedoch abwägen mit den internen Maßnahmen, die durch die Bestimmungen erforderlich werden, um den Anforderungen gerecht zu werden. Denn der AEO unterzieht sich einer laufenden Prüfung durch die Zollbehörden und muss sich regelmäßig neu beweisen. Ob die Vorteile des Status die internen Prüfungs- und Monitoringmaßnahmen aufwerten, sollten Unternehmen im konkreten Einzelfall bewerten. PwC-Ansprechpartner Wenn Sie Fragen haben oder beraten werden möchten, rufen Sie uns bitte an oder schicken uns einfach eine . Ihre Ansprechpartner Jochen Schmidt Tel.: jochen.schmidt@de.pwc.com Patrick Kalski Tel.: patrick.kalski@de.pwc.com 2009 PricewaterhouseCoopers bezeichnet die PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und die anderen selbstständigen und rechtlich unabhängigen Mitgliedsfirmen der PricewaterhouseCoopers International Limited.