Virtual Roundtable Produktinformationsmanagement PIM Herausforderungen & Chancen

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1 Produktinformationsmanagement PIM Herausforderung und Chancen für die Stärkung der Wettbewerbsposition von Lieferanten Das Produkt-Informations-Management (PIM) besitzt für den Vertrieb in weltweit vernetzten Märkten und die Marktpositionierung der Lieferanten wettbewerbsentscheidende Bedeutung! Die umfassende Information der (potenziellen) Kunden auf elektronischem Wege im richtigen Format oder mit den wichtigen Inhalten ist eine große Herausforderung. Leider finden sich eine Vielzahl von Produktinformationen und Katalogdaten als unsystematisch abgespeicherte Friedhöfe in diversen Warenwirtschafts- und Datenbanksystemen. Ziel des Produktinformationsmanagements (PIM) ist es, die Bereitstellung von Produktinformationen, die gesamte Abwicklung der Transaktionen und insb. die Pflege, Verwaltung und Modifikation der Produktinformationen über verschiedenste Medien, Schnittstellen und Standorte hinweg optimal zu gestalten. Optimierung bedeutet folglich: schnell, korrekt, mit geringem Ressourcenaufwand und einfachem Handling. Wieviel Kostensenkungs- und Absatzsteigerungspotenzial bietet PIM? Sowohl auf der Kostenseite in der Umsetzung als auch auf der Absatzseite zur Steuerung der Distribution ist PIM wichtig. Trotz dieser Bedeutung und Potentiale sind nach neuesten Studien (u.a. LN:C, Juni 2005) bisher nur zu geringem Anteil der Fälle, in denen PIM wirtschaftlichen Nutzen stiften könnte, entsprechende Installationen zu finden - weniger noch auf der Sell-Side als auf der Buy-Side (!) Warum das so ist, welche Anforderungen und Kriterien für PIM entscheidend sind und wie die Anwendung von PIM wirtschaftlich messbare Erfolge bringen kann, soll dieser Roundtable erhellen. Von Interesse sind auch die Kriterien, mit denen die Eignung und der mögliche Nutzen eines PIM Systems bewertet werden kann und wohin die technologische Entwicklung des PIM Marktes vor dem Hintergrund der Medienvielfalt und hoher Änderungsgeschwindigkeit von Produktdaten führt Vorstellung des Gesprächspartners [Univ.-Prof. Dr.-Ing. Norbert Gronau, Lehrstuhlinhaber des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik und Electronic Government der Universität Potsdam] [Prof. Gronau ist Lehrstuhlinhaber an der Universität Potsdam. Seine Forschungsinteressen liegen in den Bereichen Betriebliches Wissensmanagement und Wandlungsfähige ERP- Systeme. Er ist Mitherausgeber der wissenschaftlichen Fachzeitschriften Industrie Management, PPS Management und ERP Management und Verfasser bzw. Herausgeber zahlreicher wissenschaftlicher Veröffentlichungen und mehrerer Bücher.] [Prof. Gronau studierte Maschinenbau und Betriebswirtschaftslehre an der Technischen Universität Berlin. Er promovierte 1994 über die Konzeption eines strategieorientierten Führungsinformationssystems zur Entscheidungsunterstützung des Produktionsmanagements am Fachbereich Informatik der TU Berlin. Bis März 2000 leitete er die Lehrund Forschungsgruppe Produktionsorientierte Wirtschaftsinformatik am Institut für Wirtschaftsinformatik der TU Berlin. Dort habilitierte er sich im Oktober 2000 mit dem Thema

2 "Nachhaltige Architekturen industrieller Informationssysteme bei organisatorischem Wandel" für das Lehrgebiet Wirtschaftsinformatik. Zum Wintersemester 2000/2001 wurde er auf diese Professur Wirtschaftsinformatik an der Universität Oldenburg berufen, die er bis März 2004 innehatte. Seit April 2004 ist er Lehrstuhlinhaber an der Universität Potsdam.]

3 Der Markt für PIM-Lösungen Wie sieht der aktuelle Markt für PIM heute aus: volumenmäßig, strukturell, in Deutschland und international? Warum sind erst so wenige PIM-Installationen festzustellen und wo fehlen diese am meisten? Wie stellen sich die PIM-Anbieter strategisch auf, wo liegt die Abgrenzung zu Enteprise Content Management und den Lösungen dort? Viele PIM-Lösungen unterstützen die existierenden SAP-Standards, somit richtet sich der Markt vor allem auch an SAP-Anwender. PIM-Lösungen bedienen derzeit noch einen recht kleinen Markt in Deutschland. Jedoch wird hinsichtlich des steigenden internationalen Wettbewerbs und der Verwendung von internationalen Standards der Druck auf Lieferanten zunehmend stärker. Das Produktinformationsmanagement stellt ein recht neues Feld im ERP-Bereich dar. Es werden teilweise auch unterschiedliche Abkürzungen verwendet. Unter PIM wird in der gängigen Literatur auch häufig Personal Information Management verstanden. Die Entwicklung des Produktinformationsmanagements lässt sich gegenwärtig nur ungenau abschätzen. Die Abgrenzung zu Enterprise Content Management (ECM) lässt sich mit der Zielstellung verdeutlichen. Ziel von ECM ist es, alle Unternehmensdaten inkl. der Produktdaten einheitlich zu integrieren. Dazu gehören u.a. das Erstellen, Verwalten, Übertragen und Speichern von Daten und Content. Damit zielt ECM auf die Erschließung aller Informationen eines Unternehmens ab. Allgemein bekannt ist, dass das Management strukturierter Informationen in Form von Stamm- und Bewegungsdaten, zu denen auch Transaktionen gehören, nicht im Fokus von ECM liegt. Jedoch sind Überschneidungen wie z.b. bei der Pflege von Produktkatalogen möglich. PIM kann somit auch als Teil von ECM in Hinblick auf Dokumenten- und Content-Management von Produktinformationen betrachtet werden.

4 Bedeutung und Eignung von PIM-Lösungen Worin liegt das größte Potenzial für PIM-Lösungen, wie weit wird es bisher ausgeschöpft? Welchen Bezug hat PIM zur Geschäftsstrategie? Woran kann ein Unternehmen festmachen, welcher Nutzen von PIM zu erwarten ist? Welche Erfahrungen liegen bereits vor, was Nutzen in Form von Einsparungen, Mehrumsatz etc. betrifft? Gibt es besonders geeignete Unternehmenstypen und Branchen? Ein zentrales Produktinformationsmanagement soll ein einfaches Handling von Produktinformationen ermöglichen. Dabei ist vor allem eine medienneutrale und zentrale Datenhaltung wichtig, die Datenredundanzen verhindert und so Außendienstmitarbeitern eine schnelle und aktuelle Erstellung von Angeboten ermöglicht. In vielen Unternehmen befinden sich Produktinformationen bisher noch in Systemen verschiedener Abteilungen bzw. Tochtergesellschaften. Dies hat Inkonsistenzen und eine doppelte Datenhaltung zur Folge. Durch den Einsatz von PIM-Lösungen soll die Qualität, Aktualität und Verfügbarkeit der Produktinformationen sichergestellt werden. Dies ermöglicht gleichzeitig eine schnelle Erstellung von individuellen Angeboten entsprechend den Kundenanforderungen und führt dadurch zu Zeitersparnissen, Produktivitätssteigerungen und eine höhere Kundenzufriedenheit. Besonders geeignet für die Einführung einer PIM-Lösung, sind Unternehmen mit einem großen Produktsortiment. Gerade hier können Außendienstmitarbeiter von den Vorteilen einer PIM-Lösung profitieren. Die typische Branche für PIM-Lösungen ist natürlich der Handel. Seit einiger Zeit versuchen Handelsunternehmen ihre Prozesse entlang der Wertschöpfungskette mit ihren Handelspartnern stärker zu verzahnen. Große Handelsketten, wie z.b. Walmart haben ihren Zulieferern sogar die Frist gesetzt, innerhalb der nächsten Jahre internationale Standards zu unterstützen.

5 Umfang und Organisation einer PIM-Implementierung Wie sollte ein PIM-Implementierungsprojekt angegangen werden? Was sind grundsätzliche Vorgehensweisen, unterscheiden sich diese nach SAP- und Nicht-SAP-Nutzer? Welche Erfahrungen aus Projekten können Ihrer Meinung nach besonders hilfreich sein, den unternehmensindividuellen Weg hier zu finden? Was tun die Anbieter, um die Erfolgsrate und Entscheidungssicherheit der Unternehmen zu fördern? Bei PIM-Projekten sollte analog zu anderen Einführungsprojekten von Standardsoftware ein Vorgehensmodell genutzt werden. Eine geeignete Vorgehensweise mit entsprechenden Arbeitsschritten ist in meinem Buch Industrielle Standardsoftware Auswahl und Einführung (erschienen im Oldenbourg Verlag) beschrieben. Ein entscheidender Faktor bei der Einführung einer PIM-Lösung ist wie bei fast allen Softwareeinführungsprojekten der Faktor Mensch. Es ist schon beim Auswahlprozess darauf zu achten, dass die späteren Nutzer der PIM-Lösung informiert werden müssen und rechtzeitig in das Implementierungsprojekt mit einbezogen werden. Nur dies kann die Akzeptanz und Nutzung der Software fördern. Anbieter haben zum Teil die neuen Anforderungen im Rahmen der Entwicklung von e- Business hinsichtlich der Verfügbarkeit und Qualität von Produktinformationen erkannt und versuchen mit ihren Produkten den Anwender eine Sicht auf das Gesamtsortiment zu ermöglichen. Um die Erfolgssicherheit der PIM-Projekte zu erhöhen bieten Anbieter zunehmend auch Beratungs- und Projektmanagementdienstleistungen an. Dennoch sollte die Softwareauswahl durch qualifiziertes und neutrales Personal erfolgen.

6 Chancen für den Mittelstand Wie immer muss gefragt werden, ob und wie kleine und mittelgroße Unternehmen, die nur über sehr beschränkte Ressourcen verfügen, von PIM profitieren können. Was ist mit ASP-Modellen und On-Demand Nutzung von PIM Lösungen? Bei kleineren Unternehmen stellt sich die Frage, ob es aus finanzieller Sicht notwendig ist, eine PIM-Lösung einzuführen. Eine Kosten-Nutzen-Abschätzung könnte im Vorfeld diese Frage beantworten. Bei mittelgroßen Unternehmen besteht bei einer Abhängigkeit von großen Handelsunternehmen, schon eher eine Notwendigkeit eine PIM-Lösung einzusetzen. Auch hier ist eine Abwägung der Kosten und erwarteten Nutzen sinnvoll. Hierbei ist natürlich auch die Schwierigkeit, den nicht monetär bewertbaren Nutzen, wie z.b. eine schnellere Reaktionsfähigkeit, zufriedenere Kunden, schnellerer Zugriff der Außendienstmitarbeiter über das Web, höhere Anwenderproduktivität bei der Verarbeitung von großen Datenmengen, etc. den zu erwartenden Kosten gegenüberzustellen. Unternehmen, die auf dem globalen Markt agieren, können dem internationalen Wettbewerb nur standhalten, wenn sie ihre Prozesse bei der Verarbeitung und Verteilung ihrer Produktinformationen strukturiert und einheitlich organisieren. Hierfür ist die Entscheidung für eine PIM-Lösung durchaus sinnvoll und zum Teil auch notwendig. Nach dem Hype des E-Commerce hat die Verbreitung von ASP-Modellen deutlich nachgelassen. Eine On-Demand Nutzung einer PIM-Lösung würde bedeuten, dass diese IT- Ressource zu einem vordefinierten Preis und auf einem bestimmten Perfomance-Level ständig beziehbar sein wird..??

7 Ihre Prognose und Strategie Wo stehen wir mit diesem Thema PIM in 2 und in 5 Jahren? Wie werden Sie mit Ihrer Organisation den diskutierten Herausforderungen des IT- Infrastruktur Management begegnen? Welche strategischen Leitlinien verfolgen Sie dabei? Welche langfristigen Entwicklungslinien sehen Sie für PIM? Was sind aus Ihrer Sicht die nächsten Entwicklungsstadien dieses Marktes? Wer sind die Gewinner, wer die Verlierer in den Unternehmen und auf Anbieterseite? Ob sich PIM-Lösungen etablieren bleibt abzuwarten. Sie stellen zunächst einen Schritt in Richtung Enterprise Content Management, also ganzzeitliches Content- und Informationsmanagement dar. Es ist zu erwarten, dass die Abgrenzung zu ECM zunehmend schwächer wird und ECM zukünftig auch Produktdaten verwalten wird und somit auch das Management strukturierter Informationen in Form von Stamm- und Bewegungsdaten ermöglicht.??? Vielen Dank für die Teilnahme am Virtual Roundtable!