Presseinformation. Kosten sparen und Produktivität steigern. Strategisches Informations- und Wissensmanagement macht Geschäftsprozesse effizienter

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1 Kosten sparen und Produktivität steigern Strategisches Informations- und Wissensmanagement macht Geschäftsprozesse effizienter Der aktuelle Wirtschaftsabschwung und der zunehmende globale Wettbewerbsdruck erfordern von Unternehmern neue Strategien. Ganz oben auf der Agenda stehen daher Kosteneinsparungen und Flexibilisierung bei gleichzeitigem Erhalt des Leistungs- und Wachstumspotenzials. Laut der Düsseldorfer GMVK Consulting Group könnten Firmen allein bis zu 50 Prozent ihrer Kosten in einzelnen Unternehmensbereichen sparen, wenn sie ihre Geschäftsprozesse optimierten. Wesentlich seien dafür in erster Linie die strategische Organisation der internen und externen Informationsflüsse sowie der systematische Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen. Viele Unternehmer können den Begriff Geschäftsprozessoptimierung einfach nicht mehr hören. Für sie steht dahinter schlicht die Auswahl und Einführung eines neuen IT-Systems. Häufig mussten sie erfahren, dass die oftmals von ihren IT-Abteilungen initiierten Veränderungen nicht den gewünschten Erfolg brachten. Und sie haben recht damit. Denn wie zahlreiche Studien zeigen, läuft mindestens ein Drittel der rein technikorientierten Optimierungsmaßnahmen ins Leere. Zu oft werden Insellösungen installiert, die mit anderen, im Unternehmen verwendeten Systemen nicht kompatibel sind. Und: Häufig wird der Mensch als Handelnder im Prozess vergessen und die Praktikabilität der neu zu installierenden Maßnahmen im Tagesgeschäft vernachlässigt. Prozessoptimierung ist Sache der Unternehmensleitung und nicht allein der IT. Denn Geschäftsprozesse können nur dann erfolgreich optimiert werden, wenn die Zusammenhänge übergeordnet betrachtet werden und die Geschäftsführung davon überzeugt ist, sagt Ulrich Rehrmann, Geschäftsführer der GMVK Consulting Group GmbH (GMVK). Deren spezialisierte Berater analysieren Geschäftsprozesse, richten sie strategisch neu aus und optimieren sie operational. Das heißt: Sie begleiten ihre 1

2 Auftraggeber bei der Einführung der optimierten Prozesse bis diese einwandfrei funktionieren und quantifizierbare Ergebnisse zeigen. Von zentraler Bedeutung für optimale Abläufe ist, dass interne und externe Informationsflüsse reibungslos funktionieren und die für den jeweiligen Prozess erforderlichen Daten jederzeit in der gewünschten Form für den Prozessbeteiligten nutzbar sind. Unserer Erfahrung nach ist der größte Effizienzfresser der interne Informationsfluss, so Rehrmann. Unklare Zuständigkeiten und umständliche Informationsbeschaffung verursachen häufig Doppel- und Mehrarbeit und unnötige Kosten. Meist haben sich die lähmenden Abläufe bereits über Jahre verfestigt. Oftmals könne da nur ein objektiver, externer Berater Ordnung schaffen. Um ein wirksames, strategisches Informations- und Wissensmanagement bei ihren Auftraggebern einzuführen, arbeitet die GMVK mit ICM Information Chain Management. Diese Methode systematisiert den Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen. Das Ergebnis: Arbeitsabläufe werden vereinfacht, teilweise automatisiert, Mitarbeiter entlastet und somit effizienter. Zwar spielt auch hierbei die richtige IT eine Rolle, allerdings rein in Prozess unterstützender Funktion. Software und moderne IT-Lösungen seien ja schließlich kein Selbstzweck, meint Rehrmann. Hebelwirkung für die Produktivität Großes Optimierungspotenzial liegt laut GMVK in den Unternehmensbereichen Einkauf und Beschaffung der so genannten Buy- Side und bei Produkt- und Dienstleistungsinformationen sowie in Marketing und Vertrieb der Sell-Side. Hier gibt es in der Regel sehr komplexe Prozesse. In diesen Bereichen ist auch die Hebelwirkung Einsparungen erzielen bei gleichzeitiger Effizienzsteigerung am größten. Bei der Produktion von Kommunikationsmedien beispielsweise sind häufig in einem einzigen Prozessabschnitt mehr als die Hälfte der Schritte unnötig. Die Gründe dafür: aufwändige Informationsbeschaffung, mehrfache Übersetzungen sowie Medienbrüche in der Zusammenarbeit von Abteilungen und Dienstleistern, aber auch unklare Aufgabenverteilung und Herrschaftswissen. Ulrich Rehrmann: Bei einem unserer Mandanten konnten wir die Schritte innerhalb eines einzigen Prozessabschnitts von 54 auf zehn reduzieren, nur durch ein zentrales und strukturiertes Produktinformationsmanagement und die weitestgehende Automatisierung 2

3 des Übersetzungsprozesses. Das brachte Einsparungen von über 60 Prozent. Langfristiger Effekt: Die Mitarbeiter hatten wieder mehr Ressourcen, um sich ihren originären Aufgaben zu widmen. Zusätzlich konnten zwei Stellen für Redakteure geschaffen werden. Es geht nicht darum, Arbeitsplätze zu rationalisieren, sondern darum, den Mitarbeitern Freiraum zu verschaffen und die Produktivität zu fördern. So bleibt das Wachstumspotenzial eines Unternehmens erhalten. Die Beschleunigung dieser Prozesse bedeutet auch, dass Unternehmen ihre Produkte schneller an den Markt bringen und bewerben können ein weiterer Wettbewerbsvorteil. Auch im Beschaffungsmanagement realisiert die GMVK für ihre Auftraggeber deutliche Einsparungen. Im Schnitt zehn bis 20 Prozent pro Jahr, so Rehrmann. In vielen Unternehmen gibt es eine unübersichtliche Lieferantenvielfalt, Bestellung und Warenbestand werden nicht automatisch abgeglichen, Preisvergleiche und Kostentransparenz sind unzureichend. Mit einer strategischen Ausrichtung des Einkaufs, transparenter Datenhaltung und modernen, den Einkäufer vom operativen Geschäft entlastenden E-Procurement-Lösungen können deutliche Renditesteigerungen erzielt werden. Mit innovativen elektronischen Kataloglösungen beispielsweise können 65 Prozent der Bestellprozesse automatisiert werden, weiß Martin Goerke. Er ist Consultant bei der GMVK und auf Einkaufsoptimierung spezialisiert. Besonders eklatant sind Optimierungsbedarf und -potenzial im Unternehmensbereich Marketing. Hier sind sehr viele Disziplinen gefordert von Produktentwicklung und Vertrieb über Marktforschung bis hin zu Werbung und PR. Entsprechend vielfältig sind die Spezialkompetenzen der Mitarbeiter. Dies begünstigt ein separatistisches Abteilungs- und Zuständigkeitsdenken und damit ein Aneinandervorbeilaufen verschiedenster Prozesse. Bei einem Kunden der GMVK aus der Dienstleistungsbranche ergab eine eingehende Analyse, dass die Ablauforganisation grundsätzlich neu gestaltet werden musste. Die einzelnen Prozesse wurden zielorientiert und abteilungsübergreifend ausgerichtet unabhängig vom bisherigen Anspruchs- und Abteilungsdenken. Wenn es den Prozess verbesserte, wurden auch fremde 3

4 Disziplinen herangezogen. Auf kürzeren Wegen mit geringerem Aufwand entstanden so qualitativ bessere Ergebnisse. Heute verzeichnet dieser Kunde eine messbar gesteigerte Produktivität bei gleichem Personalstand. Kurzer Return-on-Invest Erster Schritt bei jedem Projekt ist immer die Analyse der relevanten Prozesse. Dabei werden das tatsächlich vorhandene Optimierungspotenzial im Unternehmen evaluiert, die damit verbundenen, möglichen Kosteneinsparungen berechnet und konkrete Handlungsempfehlungen gegeben. Diese Analysephase bietet die GMVK zu individuell kalkulierten und fest vereinbarten Konditionen an. So haben Auftraggeber eine verlässliche Basis für eine Kosten-Nutzen-Rechnung und können über die Umsetzung des Projekts entscheiden. Wir wissen, wie wichtig unseren Kunden eine verlässliche Kostenplanung ist, so Ulrich Rehrmann. Daher arbeiten wir sozusagen mit einem Festpreis auch, wenn es sich für uns in manchen Fällen nicht rechnet. Denn wir können vorher nie genau wissen, welcher Analyseaufwand uns erwartet. Oft zeige sich das ganze Ausmaß erst, wenn man in die Detailabläufe einsteige. In der Regel seien die Analyseergebnisse sehr überzeugend, berichtet Ulrich Rehrmann. Zeigen sie doch deutlich, dass die Arbeit der GMVK einen kurzen Return-on-Invest hat und sich im wörtlichen Sinn in jedem Fall lohnt. Über GMVK Consulting Group GmbH Die GMVK Consulting Group GmbH (GMVK) mit Sitz in Düsseldorf wurde 2004 gegründet. Das Beratungsunternehmen optimiert Geschäftsprozesse in Unternehmen mit Hilfe der eigens entwickelten Methode ICM Information Chain Management. Dabei werden interne und externe Informationsströme optimal organisiert und der Umgang mit dem im Unternehmen vorhandenen Wissen systematisiert. Ziel ist es, Kosten und Aufwand deutlich und nachhaltig zu reduzieren. Tätigkeitsschwerpunkte der GMVK sind die Unternehmensbereiche Produkt- und Dienstleistungskommunikation, Einkauf und Beschaffung sowie Marketing und Vertrieb. Im Bereich Einkauf und Beschaffung verfügt die GMVK über ein internationales Lieferantennetzwerk mit über verhandelten Verträgen bei mehr als 200 Kunden unterschiedlichster Branchen und Größen. GMVK berät schwerpunktmäßig größere mittelständische Unternehmen aus Handel, Industrie und Dienstleistung, die aufgrund umfangreicher Produktpaletten und komplexer internationaler Unternehmensstrukturen einen hohen Kommunikationsbedarf haben oder die ihr Wachstumspotenzial in internationalen 4

5 Märkten nutzen wollen. Je nach Ausgangssituation erzielt die GMVK für ihre Auftraggeber Kosteneinsparungen zwischen zehn und 50 Prozent. Pressekontakt: GMVK Consulting Group GmbH, Königsallee 48, Düsseldorf, Telefon 0211/ , 5