teamware MWS Mailer Voraussetzungen Installation:

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1 teamware MWS Mailer Voraussetzungen Voraussetzungen für den Einsatz dieses Moduls sind 1. Installation von DKS Mahnwesen am PC 2. Installation eines PDF-Programmes (Desktop PDF Export, Acrobat PDF- Writer, Acrobat Distiller oder ein beliebiger PDF-Treiber, der als Druckertreiber installiert wird) 3. Installation eines Mail-Programmes, das die Windows-Mail-Schnittstelle (MAPI) unterstützt. Installation: Die Installationsroutine installiert selbständig die notwendigen Module. Nach Word- Neustart erscheinen bei korrekter Installation im Menü "Desktop" 4 neue Menüpunkte (Mahnungen mailen, Saldenbestätigung mailen, Aktuelles Dokument mailen, - Einstellungen). Sollten diese Menüpunkte nicht sichtbar sein, muss im Word- Menüpunkt "Extras - Vorlagen und Add-Ins" das Häkchen bei "mwsmail.dot" gesetzt werden.

2 WICHTIG: In den Optionen im Desktop-Menü darf NICHT die Option "Dokumente nach Erstellung sofort drucken" gewählt werden! Vor dem Aufruf des Mahn- oder SAB-Druckes muss der jeweiliger Mail (=Versenden)-Menüpunkt aufgerufen werden! Menüpunkte: "Mahnungen mailen" Die Mahnung jener Konten, bei denen eine -adresse erfasst wurde, werden dem installierten Mail-Programm übergeben. Dabei werden die Word- Dokumente in PDF-Dokumente übersetzt und an das angehängt. Text und Betreffzeile des Mails können im Menüpunkt " -einstellungen" definiert werden. Wichtig: Wenn die Funktion "Fax als Mail" in den Einstellungen aktiviert wurde, werden auch die Mahnungen mit Fax-Nummer versendet (nur sinnvoll bei sogenannten FaxMail-Servern). Das Programm verarbeitet die Mahnungen des jeweils letzten Mahnlaufes ( Mahnung durchführen muss vorher aufgerufen werden!). Gesendete Mahnungen werden als "gedruckt" markiert, werden also bei einem anschließenden Mahndruck nicht mehr berücksichtigt Die erzeugten PDF-Dokumente werden in einem Verzeichnis unter dem verarbeiteten Mahnverzeichnis gespeichert (Siehe Einstellungen.. ) "Saldenbestätigungen mailen Gleiche Funktionalität wie voriger Menüpunkt, jedoch werden Saldenbestätigungen verarbeitet.

3 Aktuelles Dokument mailen : Wenn Sie eine Mahnung oder Saldenbestätigung in Word öffnen, können Sie diese mit diesem Menüpunkt sofort absenden (z.b. bei notwendigen Änderungen des Mahntextes). Die -adresse muß dann eingegeben werden. -einstellungen PDF-Verzeichnisname: Beim Aufruf der Mail-Funktion wird unter dem jeweiligen Mahn- oder SAB-Verzeichnis ein neues Verzeichnis angelegt, in dem die versendeten PDF-Dokumente gespeichert werden. Betreff-Zeile Mahnung: Text für die Betreff-Zeile im Mail. Wird hier %Auto% eingegeben, wird der Mahn -Text automatisch erzeugt (mit jeweiliger Mahnstufe!). Betreff-Zeile Saldenbestätigung: Text für die Betreff-Zeile im Mail. Wird hier %Auto% eingegeben, wird der Text Saldenbestätigung automatisch erzeugt. Zusätzl. Anhang: Hier kann eine zusätzliche Datei angegeben werden, die an das Mail angehängt wird (z.b. Marketing-Infos). Durch Klicken auf den... - Knopf wird ein Dateisuche-Fenster angezeigt. PDF-Druckertreiber: Standardmäßig ist hier der Desktop-PDF Treiber eingetragen. Es kann hier aber jeder beliebige PDF-Pseudodrucker (z.b. Adobe PDFWriter) angegeben werden. Drucker, die im Namen oder Text PDF, Adobe oder Acrobat enthalten, werden zur Auswahl angeboten. Mails einzeln anzeigen: Jedes erzeugte wird vor Versand angezeigt (nicht empfohlen, nur für Problem-Analyse)

4 Protokoll erstellen: Eine Liste der versendeten Nachrichten (mit Adresse) wird erzeugt. Diese Liste entspricht einem Fax-Protokoll und wird im selben Verzeichnis wie die PDF-Dokumente abgelegt. Empfangsbestätigung: Diese Option aktiviert das Anfordern einer Empfangsbestätigung ( Rückmail), die je nach Mail-Einstellungen des Empfängers bei Empfang oder Öffnen der Nachricht automatisch erstellt wird. Achtung: Sie bekommen hier u.u. eine große Anzahl von Mails zurück! Empfängeradresse prüfen: Vor Senden der wird die Gültigkeit der Empfängeradresse überprüft, fehlerhafte Adressen werden am Protokoll vermerkt. Achtung: Manche Mail-Programme unterstützen diese Funktion nicht (z.b. Mozilla Firebird) Auf der zweiten Karteikarte kann der Text der Mahn-Nachricht bearbeitet werden. Durch Klicken auf Notepad kann der Windows-Editor für den Text aufgerufen werden, durch Aktualisieren wird danach der in Notepad bearbeitete Text wieder angezeigt. Auf der dritten Karteikarte kann der Text der Saldenbestätigungs-Nachricht bearbeitet werden. FaxMail-Einstellungen Die FaxMail-Funktionen ermöglichen den Einsatz sog.enannter FaxMail- Server, die Nachrichten als Mails empfangen und als Fax weiterleiten. Diese Programme erwarten in der Regel die Fax-Nummer in der Mail-Adresse oder in der Betreff-Zeile.

5 Fax als Mail: Mahnungen oder Saldenbestätigungen, die eine Faxnummer und keine -adresse erhalten, werden an den FaxMailer weitergeleitet. Nur Faxmails senden: Es werden nur Mahnungen/Saldenbestätigungen versendet, die eine Faxnummer, jedoch keine Mail-Adresse aufweisen. Fax-Nummer in Adresse: Die Faxnummer wird in den Adress-Bereich der Mail übergeben Fax-Nummer in Betreff: Die Faxnummer wird im Betreff der Mail übergeben Mail-Adresse für Fax: Die IP-Adresse des Fax-Servers (nur bei Option Fax- Nummer in Adresse!) Fax-Nummer Aufbereiten: Faxnummern werden wie folgt aufbereitet: Die Landeskennzahl und Ortsvorwahl werden mitgegeben und nichtnumerische Zeichen entfernt. Bereits eingegeben Vorwahlen werden berücksichtigt. + statt 00 in Vorwahl: Die Doppelnull bei Landesvorwahlen wird durch ein + ersetzt. Eigene Landesvorwahl: Die Landesvorwahl des Absenders (z.b. 43), ohne führende Nullen Eigene Ortsvorwahl: Die Ortsvorwahl des Absenders ohne führende 0. Info-Seite

6 Versions- und Registrierungshinweise des Programmes, durch Klick auf das teamware-symbol kann zur Internet-Seite der teamware Beratungsgesellschaft verzweigt werden. Durch Klick auf das PDF-Symbol wird das Produkthandbuch angezeigt (Voraussetzung: Acrobat Reader). Klicken Sie auf Produkt registrieren, um Ihre Registrierungsdaten einzugeben: Die Registrierungsdaten erhalten Sie bei der teamware Beratungsgesellschaft (www.teamware.at). Ohne Eingabe der Registrierungsdaten können Sie das Produkt 20 Tage ab Installation ohne Einschränkung testen.

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